MS Excel - Superpokročilí

Transkript

1 MS Excel - Superpokročilí Materiály ke kurzu Jiří Benedikt Lektor Microsoft Excel jiri@jiribenedikt.com

2 Rychlá práce v MS Excel ve Windows 1 Základní práce s klávesnicí Použití klávesových zkratek vám ušetří klidně hodinu denně. nemusíte jich umět moc, stačí jich zvládat několik: 1. Základní klávesové zkratky Těchto pár základních zkratek funguje ve všech programech a dokáže šetřit čas. CTRL + C Kopírovat do schránky CTRL + X Vyjmout a vložit do schránky CTRL + V Vložit ze schránky CTRL + S Uložit aktuální dokument CTRL + Z Krok zpět CTRL + A Vybrat vše (v případě Excelu aktuální tabulku) ALT + TAB Přepínání mezi programy Rozdělení obrazovky na dvě půlky: Windows: Klávesa Windows+ šipka doprava/doleva Mac: Podržte zelené maximalizační tlačítko vlevo nahoře a přetáhněte doleva/doprava 2. Rychlý pohyb v rámci listu Toto je úplně nejdůležitější dovednost, která dělí začátečníky od pokročilých. Ušetří vám moře času. CTRL + šipkové klávesy Představte si, že list je moře a popsané buňky jsou pevnina. Zmáčknutím Ctrl + šipková klávesa (dolů, nahoru, doprava, doleva) vás posune na nejbližší pláž v daném směru. Opakované zmáčknutí vás pak přesune na další pláž, případně na konec sešitu. SHIFT + šipkové klávesy V tomto případě se spolu s aktuálně vybranou buňkou vybere buňka vedle daným směrem. Klávesy SHIFT a CTRL můžete společně s šipkami kombinovat. A mačkat vícekrát. Vše si vyzkoušejte. Zde jsou příklady: CTRL + šipka dolu SHIFT + šipka dolu CTRL +SHIFT + šipka doprava 3. Posun mezi listy CTRL + PgUp CTRL + PgDn Tato klávesová zkratka funguje i ve většině prohlížečů na posun mezi kartami. 4. Důležité zkratky přímo pro Excel CTRL + plus (+) Přidání řádku. Pokud máte ale označený celý sloupec, pak se přidá sloupec. F2 Možnost upravení vzorce ve vybrané buňce. Stejné jako dvojklik do buňky. F4 Automatické přidání dolarů do vzorce vytvoření absolutního odkazu na buňku (např. $A$1). Postupné mačkání pak volí i pokročilé typy odkazů. smíšené odkazy (např. A$1) F12 Uložit jako (Na některých noteboocích je potřeba s klávesou F2, F4 zároveň držet klávesu fn vlevo dole.) Máte Mac? Pak místo CTRL použijte klávesu command. Místo PgUp/PgDn je fn+šipka nahoru/dolu

3 Rychlá práce v MS Excel ve Windows 2 Práce s pásem karet Pás karet je horní část okna Excel s ikonami seřazenými do jednotlivých karet. 1. Posouvání se kolečkem mezi kartami Stačí najet myší kdekoli do prostoru pásu karet. Nyní můžete točením kolečka přepínat mezi jednotlivými kartami. Pokud máte touchpad, většinou stejnou funkci plní pohyb dvou prstů nahoru a dolu. 2. Skrývání pásu karet Pokud chcete vidět co nejvíce řádků tabulky, nebo pokud prezentujete, je dobré pás karet dočasně schovat. To uděláte nejjednodušeji dvojklikem na ouško kterékoli karty. Stejným způsobem pás karet zase vrátíte. 3. Pás rychlého přístupu* Nejoblíbenější ikonky vždy po ruce. Stačí na pás pravým tlačítkem, kliknout na Přizpůsobit panel nástroj rychlý přístup a vybrat si, jaké ikonky tam chcete mít: 4. Sekvenční klávesové zkratky Key tips Umožňuje zvolit kteroukoli ikonky z pásu karet zmáčknutím levé klávesy alt a poté písmenka přiřazenému k dané kartě a ikoně. a) Stiskněte levý ALT a pusťte ho. Objeví se čtverečky s písmenky. Například pro aktivaci karty Data musím nyní stisknout písmenko W. a b) Stísněte písmenko funkce, které chcete zvolit. Například pro seřazení aktuální oblasti podle abecedy stiskněte tlačítko S * Funguje i na Macu

4 Pokročilé kontingenční tabulky Seskupování dat V kontingeční tabulce lze seskupit data třemi způsoby intervalově, podle data a času a ručně. Intervalové seskupení - Vložte do pole řádků jakékoli číselné pole (např. příjem, věk atd.) - Klikněte do jakékoli buňky popisku řádků na kartě Analýza/Možnosti klikněte na Seskupit pole / Skupinové pole Seskupování podle data - Vložte do řádků pole, které obsahuje datum a/nebo čas - Klikněte na libovolnou hodnotu v daném poli v tabulce - Na kartě Analýza/Možnosti klikněte na Seskupit pole nebo Skupinové pole Ruční seskupení popisků řádků - Označte hodnoty, které chcete seskupit (přetáhnutím přes středy buněk) - Na kartě (Analýza/Možnosti) klikněte na Seskupit výběr nebo Výběr skupiny

5 Makra v MS Excel: Základní triky Zobrazení karty vývojář (potřebné pro ovládání maker) Excel 2010 a novější: Soubor > Možnosti > Přizpůsobit pás karet > Vpravo zaškrtnout Vývojář Excel 2007: Kolečko vlevo nahoře > Možnosti aplikace Excel> Oblíbené > Zaškrtnout Zobrazit kartu vývojář Excel 2016 pro Mac: Excel (vlevo nahoře) > Nastavení > Zobrazení > Dole zaškrtnout Vývojář Na kartě vývojář ovládáte makra: Programovací prostředí maker. Tam se upravuje zdrojový kód. Proměnné Proměnné jsou jako paměti na kalkulačce, akorát jich můžete vytvořit a používat kolik chcete. Samotné vytvoření není povinné, ale doporučované. Pomůže počítači pochopit, co chceme do proměnné ukládat. dim a as integer / double / string (vytvoř proměnnou s názvem a pro celé číslo / desetinné číslo /text) Smyčky Slouží k opakování části programu. Nejpraktičtější je smyčka FOR/NEXT: for i = 1 to 10 (začátek smyčky s počítadlem i, která proběhne pro 1 od 1 do 10) next (konec smyčky, vrať se zpět na další kolo, nebo konec) Větveni Slouží pro rozvětvení kódu podle podmínky. Vždy musí mít tuto strukturu: if a = ahoj then (pokud v proměnné a je uloženo ahoj, pak vykonej toto) elseif a = čau then (jinak pokud v proměnné a je čau, pak vykonej toto) Příkazů elseif může být několik za sebou, nebo žádný. else ( ve všech ostatních případech vykonej toto) end if (konec větvení, program pokračuje normálně) Nejčastější příkazy Začátek a konec makra Sub nazevmakra() End sub Seznam maker. Zde je možné je vytvářet, spustit a upravovat. Vytvořit nové makro nahráváním. Komentář ' Vše v programu za apostrofem je pro vás, ne pro počítač Vyskalovací okno se zprávou MsgBox("Ahoj!") Vyskakovací okno se zprávou a vstupním oknem a = InputBox("Ahoj") (zobrazí vyskakovací okno a obsah uloží do proměnné a) Spuštění makra v makru Call Nazevmakra Skok v rámci sešitu 1. Vytvořte značku: Zprava: 2. V jiném místě dejte povel na skok na toto místo: GoTo Zprava Zápis z buňky do proměnné a naopak b = Range("A1").Value (vezme hodnotu z buňky A1 a uloží ji do proměnné b) Range("A1").Value = b (vezme hodnotu z proměné b a založí ji do buňky A1 Aktivní list - Activesheet Activesheet.name ="Ahoj" (Přejmenuje aktivní list na Ahoj )

6 Nejdůležitější funkce v MS Excel 1 Průměr Average Mittelwert Suma Sum Summe Zaokrouhlit Round Runden Dentýdne Weekday Wochentag Dnes Today Heute Den, Měsíc, Rok Day, Moth, Year Tag,Monat,Jahr Edate Edate Edatum Zleva, Zprava Vlevo, Vpravo Left, Right Lnks,Rechts Spočítá průměr čísel. Může obsahovat jeden vstup rozsah, nebo víc vstupů. =PRŮMĚR(A1:A10) spočítá průměr buněk od A1 do A10 Spočítá součet čísel. Může obsahovat jeden vstup rozsah, nebo víc vstupů. =SUMA(A1:A10) spočítá součet buněk od A1 do A10 Zaokrouhlí na daný počet desetinných míst. První vstup je zaokrouhované číslo, druhý vstup je počet desetinných míst, na které chcete číslo zaokrouhlit. Pokud chcete zaokrouhlovat na desítky, stovky, tisíce, pak zadejte záporné číslo (např. -3 pro tisíce). =ZAOKROUHLIT(A1;2) zaokrouhlí buňku A1 na 2 desetinná místa Funkce ukazuje pořadové číslo dne v týdne daného data. První vstup je datum, druhý vstup je systém. Aby týden začínal pondělkem, volte systém 2. Výstupem funkce je číslo od 1 (pondělí) do 7 neděle. (Funkce nefunguje na starších verzích na Macu) =DENTÝDNE(A1;2) ukáže den týdne k datu, který je v buňce A1 Funkce ukáže dnešní datum. Nemá žádné vstupy. Datum zůstává vždy aktuální. Zítra tedy bude ukazovat zítřejší datum. =DNES() Tyto funkce ukazují pořadové číslo dne, měsíce nebo roku od daného data. =DEN(A1) ukáže číslo dne v měsíci (1-31) z data v buňce A1 =MĚSÍC(A1) ukáže číslo měsíce (1-12) z data v buňce A1 =ROK(A1) ukáže rok z data v buňce A1 Tato funkce dokáže přičítat a odečítat měsíce. Má stejný název v češtině i angličtině. První vstup je počáteční datum, druhý vstup je počet měsíců, který chcete přičíst nebo odečíst. =EDATE(A1;2) zobrazí datum v buňce A1 + 2 měsíce. Pokud je například datum , pak funkce ukáže datum Funkce ustřihne daný počet písmenek zleva nebo zprava. Ve starších verzích Excelu se funkce jmenuje vlevo a vpravo. =ZLEVA(A1;3) zobrazí tři znaky zleva z buňky A1. Pokud je v buňce A1 slovo Vímvíc, pak výsledkem bude Vím Když If Wenn Svyhledat Vlookup Sverweis Funkce zvolí jednu ze dvou možností podle toho, jestli je splněna podmínka. První vstup je podmínka, druhý vstup je výsledek při splnění podmínky a třetí vstup je vstup při nesplnění podmínky. =Když(A1>0; Nemrzne ; Mrzne ) pokud je číslo v buňce A1 (např. teplota) větší než 0, ukáže slovo Nemrzne Jinak ukáže slovo Mrzne ). Funkce, která vyhledá určitou hodnotu v tabulce a vrátí příslušnou jinou hodnotu. Funkce Svyhledat je těžká na pochopení a vysvětlení, doporučuji video návod. 1. Vstup = co hledám. 2. Vstup = tabulku, ve které hledám (rozsah, zamčený dolary $$) 3. Číslo sloupce z tabulky, ze které chci výstup 4. Povinný parametr 0, který nastavuje přesné hledání. =SVYHLEDAT(A1;$D$1:$F$100;3;0) vyhledá obsah buňky v poli A1 v tabulce D1 až F100 v prvním sloupci a poté zobrazí obsah třetího sloupce. Pokud například v buňce A1 máte kód nějakého výrobku a v tabulce D1 až F100 databázi výrobků, funkce SVYHLEDAT vyhledá obsah buňky A1 v prvním sloupci. Poté na vyhledaném řádku přejde na třetí sloupec tabulky (sloupec F) a z něj vezme hodnotu, např. popis výrobku

7 Nejdůležitější funkce v MS Excel 2 SUMIFS() Slouží pro sečtení všech hodnot ve sloupci, které splňují podmínky v jiných sloupcích Příklad s jedním kritériem: =SUMIFS(B1:B100;C1:C100; Brno ) Funkce má 3 vstupy 1. vstup: Sečti všechny buňky v oblasti B1 až B100 (Oblast, kde sčítáme) 2. vstup: Mají ve stejném řádku v oblasti C1:C100 (Oblast 1. kritéria) 3. vstup: Hodnotu Brno. (1. kritérium) Příklad s více kritérii: =SUMIFS(B1:B100;C1:C100; Brno ;D1:D100; Muž ;E1:E100; >50 ) Funkce má 7 vstupů 1. vstup: Sečti všechny buňky v oblasti B1 až B100 (Oblast, kde sčítáme) 2. vstup: které mají ve stejném řádku v oblasti C1:C100 (oblast 1. kritéria) 3. vstup: hodnotu Brno (1. kritérium) 4. vstup: a které zároveň mají ve stejném řádku v oblasti D1:D vstup: hodnotu Muž 6. vstup: a které zároveň mají ve stejném řádku v oblasti E1:E vstup: číslo větší než 50 Jak jdou tedy vstupy popořadě? První je vždy sloupec, kde je číslo, které sčítáme Následuje dvojice vstupů: Sloupec a kritérium, podle kterého vybrat hodnoty Těchto dvojic vstupů může být několik (v příkladech výše jedna dvojice a dvě dvojice) COUNTIFS() Tato funkce funguje úplně stejně jako SUMIFS(), akorát místo součtu vám napíše počet buněk, které splňují všechny podmínky. AVERAGEIFS Tato funkce funguje úplně stejně jako SUMIFS(), akorát místo součtu vám napíše průměr buněk, které splňují všechny podmínky. SUMIF COUNTIF AVERAGEIF KDYŽ IF Toto jsou starší verze funkcí výše. Jednodušší je se tak naučit pouze 3 funkce výše a těmito se nezabývat. Nejsou v ničem lepší, jen mají jiné pořadí vstupů. A umí jen jedno kritérium. Funkce slouží jako přepínač na základě podmínky. Příklad =Když(A1>10; Ano ; Ne ) když je hodnota buňky větší než 10, napiš Ano, jinak napiš Ne SUBTOTAL Švýcarský nůž mezi funkcemi. Nahrazuje spoustu jiných funkcí, má však dvě speciální vlastnosti: Ignoruje hodnoty, které jsou skryté filtrováním Ignoruje jiné funkce SUBTOTAL To se hodí při vytváření rozpočtů nebo souhrnů filtrovaných dat. Příklad: =SUBTOTAL(9;A1:A100) 1. vstup: Vyber funkci suma (číslo 9) 2. vstup: Použij ji na oblast A1:A100, kromě vyfiltrovaných řádků a jiných SUBTOTALů. První vstup tedy vybírá druh funkce, druhý je oblast, na kterou aplikovat. Nejčastější funkce: 1 = Průměr 2=Počet 4=Maximum 5=Minimum 9= Suma