elektronické archivace"

Transkript

1 DODATEČNÉ OTÁZKY ZÁJEMCŮ A ODPOVĚDI ZADAVATELE K VEŘEJNÉ ZAKÁZCE "Digitalizace dokumentů a indexace pro potřeby DMS a ke dni : elektronické archivace" V zadávací dokumentaci bod 6.5. Garantovaná úroveň chybovosti je 1% - můžete mi prosím upřesnit čeho konkrétně se úroveň chybovosti týká (skenů, indexů) aby bylo možné posoudit to Vámi uváděné 1%? Mírou chybovosti se rozumí součet částkových chybovostí v procesu digitalizace od přípravy dokumentů přes jejích třídění, skenování až po jejích předání v elektronické podobě. Je možnost skenovat přímo ve Vaší budově? (výrazně to celý proces zjednoduší a urychlí) Poptáváte DMS, které má být propojené se spisovou službou. Může být problém s částkou, kterou bude chtít ICZ za poskytnutí můstku. Navíc není jasné jakým způsobem má být propojeno/integrováno. Ano, ale vzhledem k omezené kapacitě prostor v prostorách úřadu MČ Praha-Petrovice je možné provádět skenování jen dle předchozí domluvy a za předem stanovených podmínek. Integrace do aplikace e-spis je na zvážení dodavatele. Zadavatel - MČ Praha-Petrovice - má následující představu: Smlouvy a jiné dokumenty, kterých účastníkem je MČ Praha-Petrovice, se povinně evidují přes aplikaci e-spis. Do evidence se mimo jiné zadává: a) označení druhé smluvní strany b) typ smlouvy - kupní, mandátní, zřízení věcného břemene apod. c) datum podpisu d) datum účinnosti e) předmět smlouvy tj. pod jakým názvem je v systému uložena Dle těchto údajů e-spis přidělí jedinečné číslo smlouvy resp. jiného dokumentu, pod kterým se jednak smlouva eviduje a pod kterým je možno smlouvu následně najít. Dodávaný DMS by měl vytvořit "most" do aplikace e-spis, prostřednictvím kterého by bylo možné najít smlouvu nebo dokument dle výše uvedeným možností a) až e) a zároveň čísla. Integrace do e-spisu by spočívala v tom, že po vyplnění výše uvedených údajů o smlouvě nebo

2 dokumentu, které budou v budoucnosti zaevidovány, by se tyto údaje automaticky objevili i v dodávaném DMS. Mohl by jste mně dát kontakt na někoho z ICZ, kdo Vás má jako zákazníka na starosti? My bychom s ním už dohodli, kolik by potřebovali financí na úpravy. Bohužel Městská část Praha-Petrovice nemá výslovně přidělenou žádnou konkrétní osoby. Veškeré problémy řešíme přes online helpdesk. Pro kontaktování příslušné osoby z ICZ doporučuji využít kontaktní informace na jejích webových stránkách: Uvádíte požadavek na skenování velkoformátů. O kolik jak velkých formátů se jedná z celkového výčtu kusů (např kusů A2 a kusů A3)? Všechny typy velkoformátů se budou převádět na A4? Rozsah dokumentů k digitalizaci najdete v příloze k VZ "Digitalizace dokumentů a indexace pro potřeby DMS a elektronické archivace" č. 2 - Specifikace zakázky Digitalizace dokumentů a indexace. Velkoformáty zůstanou v původním formátu resp. je lze zmenšit se zachováním kvality informace. Rádi bychom znali Vaši představu indexace, nebo alespoň podle čeho se chystáte digitalizované dokumenty v DMS systému vyhledávat. Nejlepší by asi bylo, kdyby jste mi zaslal příkladný dokument od každého typu (stavební, správní, historický) společně s vyznačením dat, která budou vytěžována a následně použita pro indexaci, případně popis informací, které se budou k dokumentům přikládat. Je otázkou výsledné ceny, zda-li si budete přát indexaci jen podle pořadového čísla dokumentu, nebo bodle několika čísel či popisů (čísla jednací, čísla parcel, adresy, atp.). Je pochopitelně možné indexovat dokumenty na několika úrovních. Další otázkou je formát a velikost indexů. DMS, které nabídneme, nemá v tomto ohledu téměř žádná omezení. Zadavatel očekává návrh řešení od dodavatele DMS. Vzhledem k tomu, že Úřad MČ Praha- Petrovice používá elektronickou spisovou službu e-spis, bylo by vhodné aby bylo vyhledávaní přibližně shodné. Viz také odpověď na dotaz výše. Jak moc historické (jak staré) jsou ony ručně psané historické kroniky?

3 Nejstarší kronika je z roku Skenování má proběhnout v kvalitě 300dpi ve formátech TIFF a PDF. Chápu dobře fakt, že digitalizace proběhne v černobílé barvě pro běžné tiskoviny, v barevné pro historické kroniky? Pokud ne, kolik kterých tiskovin bude v barvě a kolik černobíle? Výstup skenování dokumentů zejména prostého textu bude primárně černobílý. Ostatní dokumenty zejména historické kroniky, u kterých by se černobílým výstupem znehodnotil jejich obsah (nešlo by rozeznat odlišnosti, barvu kresby apod.) budou skenovány bvarevně. V ZD je uvedena chybovost. Co konkrétně charakterizujete jako chybu? Jedná se pouze například o rozmazaný dokument, nebo je za chybu považována i dílčí nesrovnalost, např. špatně vytěžené číslo stránky psané ručně? Definujte prosím tedy blíže "chybovost". Chybovostí se rozumí zejména pořízení výstupu digitalizace, který neodpovídá skutečnosti. Jde zejména o vynechání stránky, o její dvojí sejmutí, o neúplný nebo nečitelný výstup, nesprávné zařazení pořadí stránek atp. Pokud bude zhotovitel využívat metody OCR, rozumí se mírou chybovosti výstup neodpovídající původnímu textu s tím, že základem při výpočtu míry chybovosti bude ten-který digitalizovaný dokument, ne archiv jako celek. Zhotovitel by měl použít takovou technologii, u které je nižší pravděpodobnost vzniku chyby, např. sejmutí textu ve formě obrázku, ne za použití OCR. Co a jak by se mělo dvakrát verifikovat? Jak si představujete verifikaci? Co jsou "neshody" a jejich řešení? Zjednodušeně řečeno se jedná o kontrolu průběžnou a kontrolu následnou. Při zpracování dokumentů je důležité zkontrolovat vstupní dokument na možné poškození a toto poškození pokud možno odstranit ještě PŘED samotným zahájením zpracování. Může se např. stát, že rok listu papíru bude přeložen, nebo natržen, čímž by bez kontroly došlo k vadnému výstupu. Zhotovitel proto musí zajistit

4 kontrolu vstupních dokumentů a vady pokud možno odstranit. Výstupní dokument je pak důležité porovnat s dokumentem vstupním a zkontrolovat jejich soulad. Pokud výstupní dokument neodpovídá dokumentu vstupnímu, je důležité zajistit nápravu resp. zaprotokolovat důvod neodstranitelné vady. Rozbor legislativního rámce ČR pro potřeby archivace el. dokumentů by ve svém výsledku měl obsahovat razítko nějaké právní kanceláře např. pro potřeby soudu, nebo stačí jen náš rozbor? Každý zájemce posuzuje legislativní rámec dle vlastního uvážení. Zadavatel nevyžaduje ověření od advokátní kanceláře ani znalce. Kde přesně mají být vyvěšeny odpovědi na položené otázky? Na stránkách: jsem žádné nenašel, stejně jako na stránce Odpovědi budou vyvěšeny na stránkách OPPK ( na stránkách MČ Praha-Petrovice ( a na úřední desce ÚMČ Praha-Petrovice. Dále bude každému známému zájemci o VZ zaslána sumarizace otázek a odpovědí. Bylo by možné se v případě nutnosti upřesnění zadávací dokumentace přijet podívat na Váš archiv a probrat detaily zpracování? Ano, dle domluvy s kontaktní osobou. Dále bychom rádi měli bližší popis Vaší představy o rozboru legislativního rámce ČR pro potřeby archivace el. dokumentů, zejména představu o rozsahu a tematické hloubce požadovaného textu a za jakým účelem je tento rozbor potřeba.

5 Zhotovitel by se měl být seznámen jednak s právními předpisy upravující archivaci a dále s právy a zejména s povinnostmi vyplývajícími z práce s dokumenty archivu MČ Praha-Petrovice resp. ÚMČ Praha-Petrovice. Jedná se zejména o nakládání s osobními údaji, o zachování obchodního tajemství, listového tajemství atp. Zhotovitel by měl mít např. vnitřním předpisem upraveny požadavky na zaměstnance, kteří pracují s dokumenty, aby nedošlo k zneužití informací. Za tímto účelem bych zájemci doporučil nechat si zpracovat pro tento případ stanovisko advokátní kanceláře (AK), jehož náklady se následné promítnou do ceny VZ. Využití služeb AK je doporučení, ne podmínka. Pokud zhotoviteli z jeho činnosti tyto skutečnosti známy, resp. si uvědomuje případné rizika související s porušením právních předpisů souvisejících s prací s archivem, postačí jednoduchá zpráva, ve které zhotovitel vylíčí výše uvedené skutečnosti. Protože nedochází k vlastnímu zpracování archivu dle zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, nevyžaduje se rozbor tohoto zákona z hlediska archivace. Otázkou zůstává přehled indexace některých dokumentů, zejména smluv ve správní části archivu a v části finanční. Smlouvy se budou vyhledávat dle: a) druhé smluvní strany tj. jména příjmení nebo obchodní firmy b) název smlouvy dle klíčových slov např. kupní smlouva k pozemku - klíčové slova KUPNÍ SMLOUVA a POZEMEK c) datum podpisu Dokumenty ve finančním archivu dle: a) druhé strany tj. jména příjmení nebo obchodní firmy b) název dokumentu např. faktura, výzva k zaplacení nedoplatku c) datum vystavení Dalším dotazem je možnost rozešití (rozvázání) dokumentů na jednotlivé listy a v případě, že toto možné bude, zda je nutné jejich opětovná úprava do původního stavu (sešití, svázání), nebo je stačí po rozešití nechat volně uloženy v původním pořadí (a složkách či šanonech). Dokumenty lze rozešít jen bez jejich poškození. Zhotovitel je povinen dokumenty uvést do původního stavu.