Metodický list pro výběr sebehodnotícího nástroje určeného pro zlepšování systému řízení organizací zájmového a neformálního vzdělávání

Transkript

1 Metodický list pro výběr sebehodnotícího nástroje určeného pro zlepšování systému řízení organizací zájmového a neformálního vzdělávání CERT Kladno, s.r.o. Ing. Pavel Herink Březen 2012

2 Metodický list pro výběr sebehodnotícího nástroje určeného pro zlepšování systému řízení organizací zájmového a neformálního vzdělávání 1. ÚVOD Sebehodnocení (autoevaluace) se stalo neoddělitelnou součástí činnosti firem, organizací i zařízení různého typu. Cílem tohoto metodického listu je představit dvě varianty (nástroje) pro sebehodnocení organizace, které byly připraveny cíleně pro organizace zájmového a neformálního vzdělávání, tj. pro střediska volného času vč. domů dětí a mládeže (dále jen SVČ) a nestátní neziskové organizace dětí a mládeže nebo pracující s dětmi a mládeží (dále jen NNO). Tyto nástroje mohou výše uvedeným organizacím pomoci odhalit jejich dosud skryté rezervy a na základě toho zefektivnit fungování celé organizace. Dále mohou vedení dané organizace velmi dobře posloužit jako potvrzení kvality řízení při jednání s institucemi a třetími stranami nebo při srovnávání či sdílení zkušeností s ostatními organizacemi působícími v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání. Zde je na místě zdůraznit, že se jedná o zcela dobrovolné nástroje sebehodnocení, a je výhradně na vedení té které organizace, zda se rozhodne této nabídky využít či nikoliv. Smyslem obou předkládaných nástrojů je sebehodnocení, které pomáhá organizaci jednak identifikovat její silné stránky, jednak získat přehled aktivit vedoucích k trvalému zlepšování výkonnosti organizace. Aplikace, její způsob, míra a hloubka jsou dobrovolnou činností, o které rozhoduje výhradně vedení organizace. Pokud se organizace rozhodne zapojit do systému sebehodnocení, znamená to pouze, že chce zlepšit svůj systém řízení, zefektivnit řízení vlastních činností a tím zvýšit kvalitu poskytovaných služeb. 1

3 2. PROCES VÝBĚRU A PŘEDSTAVENÍ NABÍZENÝCH NÁSTROJŮ SEBEHODNOCENÍ PRO POTŘEBY ORGANIZACÍ POSKYTUJÍCÍCH ZÁJMOVÉ A NEFORMÁLNÍ VZDĚLÁVÁNÍ Předložení obou nástrojů předcházel v roce 2010 výběr z několika v praxi zavedených systémů sebehodnocení (např.: ISO, EFQM, ), které byly následně v rámci fáze Ověřování evaluačních systémů a nástrojů v organizacích poskytujících zájmové a neformální vzdělávání klíčové aktivity Standardizace Národního projektu Klíče pro život ověřovány v sedmi vybraných organizacích NNO a SVČ. Jako nejvhodnější pro další využití v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání se ukázaly být tyto dva nástroje: model CAF (Common Assessment Framework neboli Společný hodnotící rámec) Aplikační příručka pro školy interní audit (s využitím metodiky EN ISO Směrnice pro auditování systému managementu kvality). Pro zjednodušení používáme pro obě varianty pojem nástroj, byť se v případě CAF jedná o sebehodnotící model. Na přelomu let 2011 a 2012 byly v rámci navazující fáze Hodnocení organizace klíčové aktivity Standardizace sestaveny dvě skupiny konzultantů z řad SVČ a NNO z různých částí České republiky, které následně pracovaly na úpravách obou těchto nástrojů pro použití v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání. V následujícím textu vás nejprve stručně seznámíme s oběma připravenými variantami (nástroji) sebehodnocení a obecným přínosem jejich využívání a poté vám nabídneme výčet kritérií a doporučení pro výběr nástroje vhodného právě pro vaši organizaci. Pozn.: Pro použití obou předkládaných nástrojů byly zpracovány podrobné metodiky k jejich aplikaci (viz Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání a Model CAF - metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání). 2

4 3. MODEL CAF aneb systém řízení a činnosti organizace Jedná se o model, který byl původně vytvořen pro sebehodnocení organizací veřejného sektoru včetně škol s možností vzájemného porovnávání mezi podobnými organizacemi. Je využíván proto, že je zdarma přístupný a nenáročný na realizaci. Základním materiálem pro předkládaný model CAF se stala příručka pro školy vydaná v roce 2007 s tím, že při jeho úpravách pro podmínky zájmového a neformálního vzdělávání byla využita taktéž novější verze CAF 2009 CZ. Jednotlivé příklady (otázky) modelu, náměty a návrhy důkazů byly pro potřeby sebehodnocení organizací zájmového a neformálního vzdělávání upraveny tak, aby zohledňovaly činnosti těmito organizacemi zajišťované. Oblasti pro hodnocení jsou rozděleny do 9 kritérií, z nichž každé má svá subkritéria s příklady a náměty. V praxi to znamená, že na základě formulace daného kritéria je nutné v organizaci zhodnotit, zda je činnost prováděna, v jaké kvalitě, rozsahu apod. Pro ověření pravdivosti je nutné doložit důkaz, tzn. dokument, listinu, seznam, přehled, vnitřní předpis apod. Model CAF nabízí hodnocení v rozsahu bodů. O výši počtu bodů ke každému kritériu rozhoduje sama organizace, resp. hodnotící tým. V případě, že při sebehodnocení jsou zjištěny nedostatky, jejich odstranění (náprava) se uskutečňuje formou tzv. akčních plánů. Výsledkem celého sebehodnotícího procesu jsou sebehodnotící zpráva se záznamy o bodovém zisku a akční plán organizace (stanovené úkoly k realizaci odstranění zjištěných nedostatků). Schéma modelu CAF PŘEDPOKLADY VÝSLEDKY 3. PRACOVNÍCI (řízení lidských zdrojů) 7. PRACOVNÍCI (výsledky) 1. VEDENÍ 2. STRATEGIE A 1. VEDENÍ 5. PROCESY PLÁNOVÁNÍ 4. PARTNERSTVÍ A ZDROJE 6. KLIENTI (výsledky) 8. SPOLEČNOST (výsledky) 9. KLÍČOVÉ VÝSLEDKY VÝKONNOSTI INOVACE A UČENÍ SE 3

5 4. INTERNÍ AUDIT aneb zpětný pohled na nastavený systém Interní audit je systematický a nezávislý proces získávání důkazů na základě objektivního hodnocení s cílem stanovit rozsah plnění individuálně stanovených kritérií auditu. Interní audit je základní součástí všech systémů řízení. Pro potřeby organizací SVČ a NNO byl zpracován jednoduchý postup vycházející ze směrnice pro provádění interních auditů EN ISO Interní audit je použit jako nástroj zpětného pohledu na činnosti organizace s cílem nalézt nedostatky (příp. silné stránky organizace). Jako kritéria pro provádění auditu jsou stanoveny zásady základního řízení organizace a legislativy. Vytvořený katalog otázek (checklist) vychází z požadavků obecného managementu organizace a z obecných požadavků normy ISO 9001 využitelných pro všechny organizace. Bylo stanoveno 10 oblastí prověřování zahrnující přes 90 otázek. Postup a forma odstranění zjištěných nedostatků (neshod, nesouladu) jsou ponechány v kompetenci organizace vzhledem k jejím možnostem a k potřebám zdrojů (finanční prostředky, kapacitní možnosti). Přestože se jedná o audit interní, lze doporučit, aby organizaci prověřovali i externí auditoři, čili osoby nezávislé na dané organizaci. Ať se jedná o interní nebo externí auditory, důležitým požadavkem je jejich odborná způsobilost (znalost prostředí organizací zájmového a neformálního vzdělávání a samozřejmě metodiky provádění interního auditu). 4

6 5. CO VÁM SEBEHODNOCENÍ ZA VYUŽITÍ MODELU CAF NEBO INTERNÍHO AUDITU PŘINESE? zapojení pracovníků i dobrovolníků do sebehodnocení pracovníci se seznámí s dalšími činnostmi prováděnými v rámci organizace potvrzení, že řada činností funguje identifikace řady činností, které nefungují (doposud se jimi nikdo nezabýval, nebo upadly v zapomnění v rámci předchozího zjišťování slabých stránek) v případě působení a přítomnosti externího konzultanta pohled z jiného úhlu, nové náměty zlepšení systému řízení organizace konkurenční výhoda s možností prezentovat se na venek jako organizace pracující na své kvalitě 6. PŘEDPOKLADY PRO ÚSPĚŠNOU REALIZACI SEBEHODNOCENÍ Aktivní přístup a zájem ze strany vedení jde o klíčové a zásadní rozhodnutí celého vedení organizace, které svým aktivním přístupem musí jít příkladem ostatním. Stanovení týmu vedení organizace musí jmenovat (stanovit) skupinu pracovníků, kteří budou sebehodnocení realizovat; v případě modelu CAF jde o sebehodnotící tým, v případě interního auditu jde o interní auditory. Získání týmu - základní kámen úspěchu je výběr pracovníků, kteří budou do sebehodnocení zapojeni, a jejich motivace. Stanovení rozsahu sebehodnocení rozhodnutí, do jakých detailů bude sebehodnocení realizováno, a to nejen z pohledu stupně řízení, ale také z hlediska realizovaných činností. Znalost systémů řízení minimálně jeden pracovník z vedení organizace musí systém řízení znát, musí se umět orientovat v metodách kvality, terminologii (viz Slovník pojmů), přístupech a zásadách managementu, v metodice hodnocení, procesního řízení atd. Ten bude vedoucím týmu, na kterého se ostatní budou obracet s nejrůznějšími dotazy. Připravenost na negativní ohlasy uskutečnění sebehodnotícího procesu se v každé organizaci setkává s nechutí, obavami, negativními postoji. Vedoucí týmu musí být připraven vysvětlit potřebu tohoto klíčového rozhodnutí organizace. Cíl nebo prostředek sebehodnocení je třeba chápat jako prostředek, nikoliv jako cíl sám o sobě. Sebehodnotící nástroj je prostředkem, který organizaci pomůže zajistit kvalitu poskytovaných služeb klientům a zainteresovaným stranám, jejich zlepšení, zavedení nových služeb atp. Pro úspěšnou (jednodušší, rychlejší) realizaci, nikoliv pro lepší úspěch při sebehodnocení, je vhodné, aby si organizace na začátku vymezila klíčové pojmy, jako je např. klient, zainteresovaná strana. Dále je přínosné, aby vedení organizace stanovilo její cíle, aby umělo definovat hlavní (klíčové), řídící a podpůrné procesy uvnitř vlastní organizace. Pozn.: Jako podpora pro nastavení procesního řízení v organizaci byla zpracována metodika pro provedení procesní analýzy, která vychází z typizované mapy procesů organizací zájmového a neformálního vzdělávání (viz Procesní analýza postup zavádění procesního řízení v organizacích poskytujících zájmové a neformální vzdělávání). 5

7 7. KRITÉRIA PRO VÝBĚR SEBEHODNOTÍCÍHO NÁSTROJE Rozhodnutí o realizaci a výběru nástroje pro sebehodnocení je dáno různými individuálními hledisky. V následující tabulce jsou uvedeny náměty kritérií pro výběr sebehodnotícího nástroje ve vaší organizaci. Při zpracování tohoto metodického nástroje se konzultanti shodli, že tato kritéria nelze stanovit jednoznačně a že je nutné vždy přihlížet k individuálním potřebám konkrétní organizace. Členové konzultantských skupin k jednotlivým nástrojům se shodli také na tom, že obecně lze interní audit doporučit spíše pro organizace s jednou až dvěma úrovněmi řízení a s nižším počtem pracovníků, případně dalšími spolupracovníky na dobrovolnické úrovni, zatímco CAF je lépe využitelný pro organizace s vícestupňovým řízením. Tyto organizace mají vyšší počet pracovníků, případně i pobočky a další úrovně řízení. Je však třeba stanovit vedoucího CAF týmu se znalostí metodiky modelu CAF, pojmosloví (terminologie) a zásad systému managementu a další členy týmu zahrnující organizační a řídící úrovně organizace. Porovnávací kritéria Vhodnost použití jako nástroje řízení organizace Zahrnutí oblasti kvality realizovaných činností Zahrnutí oblasti ochrany životního prostředí Zahrnutí oblasti BOZP a PO Zahrnutí oblasti sociální odpovědnosti Zahrnutí oblasti zaměřené na ekonomické výsledky CAF Vhodný. Zahrnuje sebehodnocení a na základě zjištění a priorit nabízí možnost zlepšování. Zaměření na klienty IA Vhodný, jedná se o nástroj zpětného pohledu (posouzení souladu se stanovenými kritérii) s cílem odhalit nedostatky. Ano, podrobnost rozsahu závisí na cílech* a kritériích* auditu. Ano, podrobnost rozsahu závisí na cílech* a kritériích* auditu. Ne, podrobnost rozsahu závisí na cílech* a kritériích* auditu. Ano, podrobnost rozsahu závisí na cílech* a kritériích* auditu. Zaměření na další zainteresované strany Zahrnuje benchmarking Vhodnost pro trvalé zlepšování Přínos pro kvalitu služeb z obecného pohledu Přínos pro kvalitu služeb Obecně ano, závisí na stanovených prioritách pro zlepšování. Nastavení interních komunikačních vazeb, inspirace ke zlepšování v mnoha oblastech, inovace procesů, nalezení slabých stránek organizace, na které byly přijaty akční plány. Ano, podrobnost rozsahu závisí na cílech* a kritériích* auditu. Ne, závisí na cílech auditu. Ano, dle cílů zaměření. Možnost prověření činností s vazbou na poskytované služby hledání nedostatků a námětů na zlepšování. 6

8 Finanční náročnost aplikace metody Dále je třeba počítat s finančními náklady (zejména při prvotní aplikaci nebo hodnocení) pro konzultace při aplikaci u všech modelů. Časová náročnost (údaje závisí na velikosti organizace a rozsahu zavedení požadavků, předpokladů a nastavení cílů) Závisí na počtu pracovníků, kteří se sebehodnocení mohou věnovat. U malých organizací je třeba zvážit rozsah tohoto modelu k očekávané efektivitě. Mzdové náklady pro pracovníky, příp. náklady na ověření externím hodnotitelem. Školení týmu, příprava podkladů, hodnocení, zpracování sebehodnotící zprávy, akčního plánu: tým 3-15 lidí po dobu 8-12 dní v průběhu 3 měsíců. Další čas se odvíjí od rozsahu a realizace stanovených akčních plánu. Mzdové náklady pro pracovníky. Náklady na interního auditora (vyškolení interního auditora, případně náklady na zajištění externího interního auditora). Plánování, příprava na audit, provedení auditu, zpracování závěrů: prověřovaní dle rozsahu činností a procesů, audit tým 1-3 lidi, 3-5 dní v průběhu 1 měsíce. Další čas se odvíjí od rozsahu a realizace stanovených opatření. Důležitým předpokladem je, aby vedoucí skupiny CAF (případně externí konzultant) vysvětlil požadavky modelu CAF, pojmy (např. procesy, kvalita, efektivnost) členům CAF týmu a ostatním pracovníkům uvnitř organizace. Důležitým předpokladem je, aby prověřovaní (vlastníci procesů) znali základní požadavky systému managementu a pojmy (např. procesy, kvalita, efektivnost). Také interní auditor musí být odborně způsobilý z pohledu znalosti metodiky interního auditu, systému managementu, procesního řízení, činností organizací zájmového a neformálního vzdělávání. Personální zajištění Trvalý efekt Možnost dalšího marketingového využití Určení vedoucího CAF týmu (se znalostí základních pojmů a metod kvality, případně jeho vyškolení). Stanovení hodnotícího týmu CAF. Zajištění aktivního přístupu vedení organizace. Ano, v případě realizace akčních plánů a dalších cyklů hodnocení. Pokračovat v sebehodnocení s možností se zúčastnit Soutěže o Národní cenu kvality. Pozn.: V případě účasti v soutěži je třeba vycházet z oficiálního modelu CAF. Určení (zajištění) způsobilého interního auditora. Seznámení vlastníků procesů se základními pojmy v oblasti systému managementu organizací. Zajištění aktivního přístupu vedení organizace. Jedná se o nástroj, nikoliv systém řízení. Je třeba provádět opakovaně (např. každoročně) a realizovat nápravy. Použití pro vlastní zlepšování. Posílení systému řízení vlastní organizace. *Cíle auditu cílem auditu může být např. určení stupně shody s kritérii auditu, zhodnocení schopnosti zajistit shodu se zákonnými, předpisovými nebo smluvními požadavky, identifikace oblastí potenciálního zlepšování, efektivnost fungování systému řízení, atd. *Kritéria auditu - soubor požadavků, postupů, nastavení systému řízení organizace (např. manuál, příručka, normy, legislativní požadavky), smluvní požadavky, požadavky systému managementu, standardy kvality, 7

9 Před samotným výběrem nástroje je nutné zvážit: počet pracovníků, kteří budou do sebehodnocení zapojeni (počet interních auditorů, velikost týmu hodnotitelů CAF, zapojení dobrovolníků) velikosti vaší organizace z pohledu: zajišťování činností z hlediska počtu pracovníků a dobrovolníků, členů; organizačního členění pobočky, další organizační jednotky; stupňů řízení (dvoustupňové a vícestupňové řízení, ústředí-centrála, kraje, oddíly, ) celkového počtu aktivit finanční, časové (harmonogram realizace) a personální možnosti v případě sebehodnocení modelu CAF ve velké organizaci, která zahrnuje řízení (ústředí, kraje, oddíly), je nutné zvážit zapojení nižších úrovní řízení do sebehodnocení 8. ZÁVĚR Oba výše představené nástroje byly upravovány během expertních setkání konzultačních skupin z řad zástupců organizací poskytujících zájmové a neformální vzdělávání, která probíhala v období od ledna do února Tyto aktivity se uskutečnily v rámci fáze Hodnocení organizace klíčové aktivity Standardizace Národního projektu Klíče pro život. Cílem pracovních týmů bylo nabídnout vám uživatelsky příjemnou a jednodušší aplikaci obou nástrojů pro sebehodnocení, která byla vytvořena přímo na míru organizacím působícím v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání. V případě modelu CAF se vycházelo z Aplikační příručky modelu CAF pro školy (rok 2007) s přihlédnutím k verzi CAF CZ Pro potenciální uchazeče v rámci Národních cen kvality je nutné upozornit, že v případě plánované účasti je třeba aplikovat aktuálně platnou a nemodifikovanou verzi Modelu CAF. To je však pro začátečníky běh na delší trať. Přesto věříme, že v prvopočátku je hlavním smyslem sebehodnocení nalézt nedostatky a potenciály pro zlepšování řízení organizací a jejich odstraňování, nikoliv bodová úspěšnost v rámci sebehodnocení. Totéž platí i u interního auditu. Členové konzultačních skupin zdůrazňují, že oba nástroje mají přispět k tomu, aby byly uvnitř organizací definovány silné stránky a identifikovány oblasti pro zlepšování, případně aby byl odhalen nesoulad se stanovenými kritérii, postupy, metodikami. Na tyto nedostatky bude nutné pak reagovat formou náprav a akčních plánů tak, aby docházelo ke zlepšování systému řízení organizací ve vztahu k zajištění vyšší úrovně poskytovaných služeb. Během posuzování a modifikace obou nástrojů sebehodnocení pro potřeby organizací poskytujících zájmové a neformální vzdělávání dospěli členové konzultačních skupin k těmto doplňujícím doporučením: Předložené nástroje pro sebehodnocení organizace jsou využitelné pro malé, střední i velké organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání. Není třeba rozlišovat mezi NNO a SVČ ve vztahu k sebehodnotícím nástrojům. Při realizaci vybraného nástroje sebehodnocení je doporučeno zajistit externího člena týmů, eventuelně externího konzultanta. 8

10 Vždy je nutno provést osvětu v rámci organizace týkající se vybraného nástroje sebehodnocení včetně poučení všech pracovníků o terminologii, systému managementu, řízení kvality atd. Před provedením sebehodnocení je možno kontaktovat zástupce organizací, kteří tyto nástroje již využili (viz níže). Využití sebehodnotících nástrojů pro potřeby organizací poskytujících zájmové a neformální vzdělávání ověřovaly tyto organizace: CAF Lužánky Středisko volného času Dům dětí a mládeže Praha 8 Spirála Pionýr Středisko volného času Déčko, Náchod Interní audit o. s. Kadet Na následných úpravách obou nástrojů pro potřeby organizací poskytujících zájmové a neformální vzdělávání se ve spolupráci s CERT Kladno, s.r.o. podíleli zástupci těchto organizací: Dům dětí a mládeže Praha 8 Spirála Lužánky Středisko volného času YMCA v České republice Junák - svaz skautů a skautek ČR DDM Vila Doris Šumperk Pionýr o. s. Kadet 9

11 Metodický list pro výběr sebehodnotícího nástroje určeného pro zlepšování systému řízení organizací zájmového a neformálního vzdělávání Kontakt CERT Kladno Cyrila Boudy 1444 Kladno Březen 2012