1. Spuštění a přihlášení do modulu

Transkript

1

2 1. Spuštění a přihlášení do modulu 1.1 Spuštění programu Program modulu Autopůjčovna lze jednoduše spustit pomocí zástupce na ploše pomocí dvojkliku. V případě, že zástupce modulu Autopůjčovna z nějakého důvodu chybí, lze se k zástupci dostat v příslušné složce, kde je program nainstalován. Dle standartní instalace složku je možné nalézt v C:\KLIENT\auto\PUJCOVNA\pujcovna.exe. V případě, že program v této složce není, je vhodné kontaktovat správce vaší firemní sítě nebo jinou osobu odpovědnou za instalaci nových verzí. V případě, program je nainstalován v dané složce, ale na ploše zástupce chybí, lze zástupce vytvořit standartní způsobem: a) Nalézt pujcovna.exe b) Pravý klik myší c) Odeslat d) Plocha (vytvořit zástupce) e) 1.2 Přihlášení do programu Po dvojkliku na zástupce programu se zobrazí přihlašovací tabulka, kde je nutné zadat přihlašovací jméno a heslo. Dále je vhodné zkontrolovat aktuální rok a přihlásit se. V případě nezdárného přihlášení je doporučeno zkontrolovat nastavení připojení (pokud je skryté, pomocí šipky v levém dolním rohu rozkrýt). Server/ODBC je propojení lokálního počítače se serverem. Pole Databáze obsahuje název databáze, do které se modul přihlašuje. nedostanete, kontaktujte náš hotline. Pokud se opětovně nelze přihlásit do modulu, je vhodné kontaktovat správce vaší sítě nebo jinou pověřenou osobu a provést kontrolu přihlášení či přihlašovacích údajů. V případě že ani potom se do modulu Po přihlášení do modulu Autopůjčovna se může po instalaci nové verze objevit informační okno s novinkami. Toto okno lze bez problému zavřít. 1 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

3 Po novinkách se mohou zobrazit dle nastavení Kontroly vozidel (to co by se mělo ten den udělat). 2 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

4 2. Práce s modulem www. softapp.cz hotline@softapp.cz tel.: Pro celý modul servis platí používání klávesových zkratek levý alt + podtržené písmeno na tlačítku. 2.1 Hlavní obrazovka Po přihlášení do modulu Servis a po zobrazení novinek se zobrazí hlavní obrazovka dle nastavení programu. Standardně je nastaven formulář pro práci v autopůjčovně, ale dle nastavení programu lze jako první obrazovku zvolit kontroly vozidel (kontrola vracejících se vozidel, rezervovaných vozidel pro půjčení v daný den, atd.). Hlavní formulář je rozdělen na dvě části. Horní část obsahuje vozidla registrované v seznamu vozidel pro půjčení, který se specifikuje v tomto modulu (více informací v kapitola Práce s vozidlem. V tomto seznamu se barevně rozlišují volná (bílá barva řádku), rezervovaná (modrá barva řádku), zapůjčená (žlutá barva řádku) a opravovaná (zelená barva řádku) vozidla. Je možné pracovat s vozidlem, na kterém je otevřená zakázka v autoservise a je prosvíceno zeleně, jakožto vozidlo v opravě. Ve spodní části obrazovky je následně prostor pro funkční tlačítka, které umožňují manipulaci s jednotlivými vozidly. Mezi těmito tlačítky jsou i tlačítka pro vytvoření a editaci vozidla určeného pro zapůjčení, tlačítka pro samotnou rezervaci, půjčení nebo prodloužení půjčení vozidla. Dále zde spadají tlačítka pro evidenci interních jízd (např.: služební jízdy, tankování atd.). V této sekci je možné kategorické filtrování volných a půjčených vozidel nebo vozidel v opravě (lze zobrazit i vyřazené vozidla ze seznamu vozidel pro zapůjčení pomocí zatržítka vyřazená vozidla v levé spodní části formuláře) pomocí tlačítek Vozy k dispozici, Vozy půjčené a Vozy v opravě. Pro bližší filtraci vozidel, která se orientuje na obsah dat v tabulce, se používá filtr přes pravý klik v hlavičce tabulky v horní části formuláře. Tento filtr lze uplatnit na jednotlivé sloupce a filtry jsou na sloupcích kombinovat. Použití filtru je následující: 3 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

5 a) Pravý klik na záhlaví sloupce b) Zvolit Vyhledání/Filtr c) Zobrazí se formulář filtru, kde je možné: o Odtrhnout vše co, vyhledat uživatel nechce vyhledat o Použít matematicko - logický filtr v rozbalovacím menu (navolí se: obsahuje, začíná, rovná se, <, >) a do volného pole se vyplní hledaná hodnota Tyto filtry lze použít na více sloupců najednou - Typ vozidla se rovná ****** - Datum předběžného vracení je rovno nebo menší ****** - Aktuální nájemce se rovná ****** 4 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

6 Rezervace vozidla Rezervace se dá na vozidlo vytvořit dvěma hlavními způsoby: 1) Nová rezervace z úvodní obrazovky 2) Nová rezervace z přehledu rezervací na vozidlo www. softapp.cz hotline@softapp.cz tel.: Nová rezervace z úvodní obrazovky 3) V hlavní obrazovce se klikem vybere vozidlo z horního seznamu vozidel 4) Pomocí tlačítka REZERVACE se zobrazí formulář pro vyplnění rezervačních údajů (rezervaci lze vytvořit na jakékoliv aktivní vozidlo) 2) Horní část formuláře slouží jako informace k vozidlu, které uživatel pro rezervaci vybral. Lze v něm také vybrat jiné vozidlo, na které se následně rezervace plánuje. Vozidlo je vhodné změnit před vyplněním rezervaci, pokud se změní v průběhu vyplnění rezervace, vyplněné údaje se zruší. 3) V další části obrazovky je nutné vybrat zákazníka. Z číselníku zákazníků se vybere zákazník nebo se vytvoří nový (viz kapitola práce se zákazníkem) o Zákazníka lze vybrat z CELÉHO číselníku, který se vyvolá, když kurzor stojí v kolonce IČ/RČ, přes dvojklik levým tlačítkem myši nebo klávesou F2. o Zákazníka lze vybrat z ÚŽENÉHO číselníku, který se vyvolá, když se do kolonky IČ/RČ vepíše část jména zákazníka a po stisku klávesy Enter se zobrazí všichni zákazníci, kteří mají ve jméně zadanou část jména. o Pokud zákazník v seznamu zákazníků není je potřeba vytvořit nového (dle kapitola práce se zákazníkem) 4) Následně je nutné zadat od kdy do kdy je vozidlo rezervováno a to jak datum, tak i čas. Pokud se datum a čas nevyplní, rezervace se neuloží. 5 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

7 5) Po vyplnění datumu a času je možné doplnit doplňující informace k rezervaci, jako například jaké doklady budou potřeba k zapůjčení vozidla a jiné informace. Je možné zadat výši smluvené zálohy nebo vyplnit poznámku k rezervaci. 6) Je vhodné zkontrolovat, zda v kolonce rezervoval je správný uživatel. 7) Po vyplnění údajů je nutné rezervaci uložit pomocí tlačítka Uložit rezervaci. Pokud by uživatel stiskl tlačítko Zpět rezervace se vynuluje a neuloží se. Ve spodní části obrazovky je viditelný seznam rezervací na dané vozidlo, který slouží pro informativní účely. Je možné, že se datum rezervace bude křížit s jinou rezervací stejného vozidla. V tomto případe program zobrazí následující hlášení a uživatel bude muset data v rezervaci přepsat nebo určit jinou prioritu rezervací (zrušit jednu nebo druhou rezervaci). Nová rezervace z přehledu rezervací na vozidlo Pokud je rezervace uložena v seznamu je možné v rámci daného formuláře změnit vozidlo nebo zákazníka a pokračovat v další rezervaci dle předešlého postupu. Editace rezervace Přes tlačítko REZERVACE na dané vozidlo v hlavní obrazovce lze zobrazit seznam rezervací na vybrané vozidlo. Pokud v tomto seznamu uživatel vybere potřebnou rezervaci a pomocí tlačítka Editovat rezervaci zobrazí se formulář pro editaci a uživatel může provést úpravy na dané rezervaci. Nelze však měnit vozidlo. 6 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

8 Po potřebných úpravách je nutné rezervaci opět uložit za pomocí tlačítka Uložit rezervaci Zrušení rezervace Přes tlačítko REZERVACE na dané vozidlo v hlavní obrazovce lze zobrazit seznam rezervací na vybrané vozidlo. Pokud v tomto seznamu uživatel vybere potřebnou rezervaci a pomocí tlačítka Zrušit rezervaci se zobrazí následující hlášení, po jehož potvrzení se vybraná rezervace zruší. 7 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

9 Zapůjčení vozidla Zapůjčení vozidla se dá vytvořit dvěma hlavními způsoby: 1) Zapůjčení vozidla bez rezervace 2) Zapůjčení vozidla s rezervací Zapůjčení vozidla bez rezervace Při zapůjčení vozidla bez předešle rezervace se postupuje následovně www. softapp.cz hotline@softapp.cz tel.: ) V hlavní obrazovce se klikem vybere vozidlo z horního seznamu vozidel 2) Pomocí tlačítka PŮJČENÍ se zobrazí formulář pro vyplnění údajů pro zapůjčení vozidla. 3) Horní část formuláře slouží jako informace k vozidlu, které uživatel pro rezervaci vybral. 4) Pod informacemi o vozidle se nastavuje sazba (pokud nevyhovuje ta, která je přednastavena). Je možné změnit sazbu na hodinovou, denní nebo měsíční dle zatrženého zatržítka. Lze také určit interní cenu pomocí zatržítka Interní. Sazba Jiná slouží pro individuální nastavení sazby pro dané zapůjčení vozidla. Při zatržení individuální (jiné) sazby se zobrazí vedle zobrazená tabulka, kde se cena vyplní a uloží pomocí tlačítka OK jen pro dané zapůjčení vozidla. Dále je viditelné zda se jedná o zápůjčku jako náhradní vozidlo zákazníkovi na servise. Tato informace je viditelná se zatržítkem K zakázce autoservisu a pod tímto zatržítkem je číslo zakázky v modulu autoservis, se kterou je zapůjčení spárováno. Párování lze provést i z modulu autopůjčovna a to zatržením daného zatržítka a zadáním čísla zakázky. Také je viditelné jestli se jedná o asistenční službu. Tu je možné aktivovat pomocí zatržení zatržítka Asistenční služba a zadání čísla případu. 8 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

10 5) Následně je nutné zadat od kdy do kdy je vozidlo zapůjčené a to jak datum, tak i čas. Pokud se datum a čas nevyplní, zapůjčení se neuloží. 6) V další části obrazovky je nutné vybrat zákazníka. Z číselníku zákazníků se vybere zákazník nebo se vytvoří nový (viz kapitola práce se zákazníkem) o Zákazníka lze vybrat z CELÉHO číselníku, který se vyvolá, když kurzor stojí v kolonce Kód, přes dvojklik levým tlačítkem myši nebo klávesou F2. o Zákazníka lze vybrat z ÚŽENÉHO číselníku, který se vyvolá, když se do kolonky Kód vepíše část jména zákazníka a po stisku klávesy Enter se zobrazí všichni zákazníci, kteří mají ve jméně zadanou část jména. o Pokud zákazník v seznamu zákazníků není je potřeba vytvořit nového (dle kapitola práce se zákazníkem) K zákazníkovi je nutné přiřadit řidiče, který je bude vozidlo obsluhovat. Je možné vybrat ze seznamu řidičů o Řidiče lze vybrat z CELÉHO číselníku, který se vyvolá, když kurzor stojí v kolonce Řidič, přes dvojklik levým tlačítkem myši nebo klávesou F2. o o Řidiče lze vybrat z ÚŽENÉHO číselníku, který se vyvolá, když se do kolonky Řidič vepíše část jména řidiče a po stisku klávesy Enter se zobrazí všichni zákazníci, kteří mají ve jméně zadanou část jména. Pokud řidič v seznamu řidičů není je potřeba vytvořit nového pomocí tlačítka Nový řidič vedle údajů o zákazníkovi ve formuláři pro zapůjčení nebo pomocí tlačítka Přidat v číselníku řidičů. U nového řidiče je vhodné vyplnit: - IČ pokud uživatel chce, aby se řidič automaticky přednabízelo při dalším vyplněním zapůjčení vozidla. - Příjmení - Jméno - Adresu - Popřípadě: - Číslo občanského průkazu - Číslo řidičského průkazu - Datum a místo vydání řidičského průkazu. - Zaměstnanec Pokud má zákazník navedeného řidiče automaticky se přednabízí již při vyplnění zákazníka. 9 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

11 7) Po vyplnění zákazníka a jeho řidiče je možné doplnit doplňující informace k zapůjčení, jako například stav nádrže vozidla. Je možné zadat výši zálohy nebo kauce a jakým se bude záloha nebo kauce hradit (PD pokladní doklad, ZFA zálohová faktura). Popřípadě vyplnit poznámku k zapůjčení vozidla, která se propisuje na konec smlouvy o pronájmu vozidla. Je možné zapsat i trasu, která je s vozidlem plánována. 8) Pomocí tlačítka Detail >> ve spodní části formuláře se zobrazí podformulář s doplňujícími údaji potřebné ve smlouvě o pronájmu vozidla. 9) Je vhodné zkontrolovat kde a kdo zapůjčení sepisoval, aby v kolonkách byli správné hodnoty. 10) Po vyplnění údajů je nutné zapůjčení vozidla uložit pomocí tlačítka OK. Pokud by uživatel stiskl tlačítko Zpět zapůjčení vozidla se vynuluje a neuloží se. Po uložení se nabídne tiskový formulář pro tisk smlouvy o pronájmu vozidla. 10 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

12 Zapůjčení vozidla s rezervací Pokud je vytvořena rezervace vozidla a je potřeba provést zapůjčení vozidla provádí se tento úkon přes tlačítko REZERVACE na vybraném vozidle. Pokud v tomto seznamu uživatel vybere potřebnou rezervaci a pomocí tlačítka Půjčení zobrazí se formulář pro zapůjčení vozidla s předvyplněnými údaji. Následně je možné doplnit jen doplňující informace k zapůjčení vozidla jako například stav nádrže vozidla. Je možné zadat výši zálohy nebo kauce a jakým se bude záloha nebo kauce hradit (PD pokladní doklad, ZFA zálohová faktura). Popřípadě vyplnit poznámku k zapůjčení vozidla, která se propisuje na konec smlouvy o pronájmu vozidla. Je možné zapsat i trasu, která je s vozidlem plánována. Pomocí tlačítka Detail >> ve spodní části formuláře se zobrazí podformulář s doplňujícími údaji potřebné ve smlouvě o pronájmu vozidla. Je vhodné zkontrolovat kde a kdo zapůjčení sepisoval, aby v kolonkách byli správné hodnoty. Po vyplnění údajů je nutné zapůjčení vozidla uložit pomocí tlačítka OK. Pokud by uživatel stiskl tlačítko Zpět zapůjčení vozidla se vynuluje a neuloží se. Po uložení se nabídne tiskový formulář pro tisk smlouvy o pronájmu vozidla. 11 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

13 Prodloužení smlouvy o pronájmu vozidla Pokud je zapotřebí prodloužit zapůjčení vozidla, je možné tento úkon provést označením klikem potřebného vozidla, na kterém je smlouva, kterou je zapotřebí prodloužit a pomocí tlačítka Prodloužení ve levé spodní části hlavního formuláře. Po odkliknutí se zobrazí formulář pro zapůjčení vozidla s údaji, které jsou předvyplněné ze smlouvy, která je již uzavřená na daného zákazníka a vozidlo. V tomto formuláři je potřeba jen změnit datum a čas do kdy je vozidlo zapůjčeno na prodloužený termín a následně danou smlouvu uložit pomocí tlačítka OK. Po uložení je možné novou smlouvu vytisknout z tiskového formuláře, který se po uložení zobrazí. Přehled smluv na daném vozidlu Při stisku tlačítka SMLOUVY ve střední spodní části formuláře se zobrazí seznam smluv vystavené na vozidla. Tyto smlouvy se dají znovu vytisknout nebo prodloužit, uzavřít, obnovit nebo smazat smlouvu dle různých kritérii. Např.: smlouva, která je uzavřená a jsou na ni vystaveny doklady nelze smazat. V horní části formuláře lze filtrovat na vozidla nebo zákazníka či řidiče atd. Vrácení vozidla Při označení vybraného vozidla a stisku tlačítka VRÁCENÍ v levé spodní části formuláře se zobrazí formulář pro vrácení zapůjčeného vozidla. Kde horní a prostřední část formuláře slouží jako přehled co vše bylo ve smlouvě specifikováno. 12 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

14 Ve spodní části formuláře se vyplňují doplňující informace k vrácení vozidla jako například stav nádrže, stav tachometru, poznámka, poškození nebo zda se bude fakturovat s nebo bez uzavření smlouvy zle zatržení zatržítka Fakturovat bez uzavření smlouvy. Dále se vyplňuje datum a čas vrácení vozidla z čehož se počítá cena zapůjčení. Fakturace zapůjčení vozidla Také se zde specifikuje se financování zapůjčení vozidla. Uzavření na fakturu U vytváření faktury je zapotřebí přiřadit správnou číselnou řadu, formu úhrady a datum vystavení, UZP a splatnosti, popřípadě KS (konstantní symbol). Dále je potřeba zkontrolovat text na faktuře a cenu. Zákazníkovi je možné fakturovat i dotankování nádrže pomocí tlačítka Dotankování ve spodní části formuláře. Po odkliknutí se vloží další řádek do položek faktury, kde se vyplní počet jednotek (litrů) a cena za jednotku. 13 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

15 Následně je možné fakturu uložit a vytisknout pomocí tlačítka Uložit (Tisk). Po uložení faktury se zobrazí dodatkový formulář, ve kterém se specifikuje bankovní účet (rozbalovací okno Účet ), tisková sestava faktury (rozbalovací okno Faktura ), počet kopií nebo zda tisknout položky faktury. Na fakturu lze první jen nahlédnout a zkontrolovat pomocí tlačítka listu papíru s lupou a následně vytisknout pomocí tlačítka Tisk. 14 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

16 Uzavření na pokladní doklad U vytváření pokladního dokladu je zapotřebí přiřadit správnou pokladnu, středisko a datum vystavení. Dále je potřeba zkontrolovat text na pokladního dokladu a cenu. Následně je možné pokladní doklad uložit a vytisknout pomocí tlačítka Uložit (Tisk). Ruční uzavření U ručního uzavření se nic nevyplňuje, jen se zobrazí hláška, která se uživatele zeptá, zda i s vrácením uzavřít i smlouvu. Uzavření na interní fakturu Toto uzavření musí být povoleno v nastavení programu. Následně se postupuje stejně, jako je tomu u uzavření fakturou. Je zapotřebí přiřadit správnou číselnou řadu, formu úhrady a datum vystavení, UZP a splatnosti, popřípadě KS (konstantní symbol). Zvlášť je potřeba věnovat pozornost typu dokladu (ten je potřeba smluvit s účetní), který by měl být Interní a také je viditelně zaškrtlé zatržítko Interní. Dále je potřeba zkontrolovat text na faktuře a cenu. 15 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

17 Následně je možné fakturu uložit a vytisknout pomocí tlačítka Uložit (Tisk). Po uložení interní faktury se zobrazí dodatkový formulář, ve kterém se specifikuje bankovní účet (rozbalovací okno Účet ), tisková sestava faktury (rozbalovací okno Faktura ), počet kopií nebo zda tisknout položky faktury. Na interní fakturu lze první jen nahlédnout a zkontrolovat pomocí tlačítka listu papíru s lupou a následně vytisknout pomocí tlačítka Tisk. 16 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

18 Založení zakázky do servisu Pro založení zakázky do servisu je potřeba označit potřebné vozidlo a pomocí tlačítka Zakázka do servisu ve spodní části obrazovky spustit formulář pro založení zakázky. Po odkliknutí se zobrazí formulář pro zadání základních informací pro zakázku. V tomto formuláři se zkontroluje datum vytvoření zakázky, datum požadovaného ukončení, název zakázky a kdo zakázku objednává. Je potřeba vybrat správný typ zakázky pomocí rozbalovacího menu Typ zakázky servisu a je zapotřebí vypsat požadované úkony, které v servise mají provést do kolonky Požadované úkony. Po vyplnění všech potřebných údajů je možné zakázku uložit pomocí tlačítka Uložit. 17 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

19 Interní jízda Pro interní jízdu slouží tlačítko Interní jízda ve spodní části obrazovky. Po odkliknutí se zobrazí formulář pro zadání interní jízdy. Tato jízda se neeviduje do přehledu, ale slouží pro sledování skutečného stavu kilometrů. V tomto formuláři se zadá datum a čas předání a vrácení, stav tachometru při předání a vrácení, řidič (zaměstnanec), popřípadě poznámku trasu apod. Po vyplnění všech údajů pak následně uživatel pomocí tlačítka OK uloží interní jízdu. 18 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

20 Rozbory a vyhodnocení Rozbory, vyhodnocení a různé tiskové sestavy související se zapůjčením vozidla nebo jiné ekonomické výstupy jsou v záložce Sestavy v horním menu. Po zvolení formuláře si uživatel může uživatel zúžit zobrazení dat pomocí použití filtrů. 19 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

21 Práce se zákazníkem www. softapp.cz tel.: Nový zákazník V případě, že obchodní partner není v systému a je potřeba vytvořit nového lze to provést dvěma způsoby. 1) Přes rezervaci, zapůjčení nebo jiné vyvolání číselníku obchodních 2) Přes číselník obchodních partnerů (záložka Číselníky a volba Obchodní partneři ) Obě metody pracují se stejným číselníkem. Postup vytvoření nového obchodního partnera je následující: 1) Pokusit se ve vyhledávání obchodního partnera najít (jedná se o zabezpečení proti duplicitám) 2) V číselníku pomocí tlačítka Přidat se zobrazí formulář pro nového zákazníka 20 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

22 3) V novém formuláři se určí, zda je zákazník soukromá osoba nebo firma 4) V první řadě je zapotřebí vyplnit buďto rodné číslo (soukromá osoba) nebo IČO (firma). Toto číslo se stane identifikačním kódem zákazníka. Pokud soukromá osoba odmítne dát rodné číslo, stačí dvojklikem levým tlačítkem myši kliknout do pole kód a vygeneruje se automatický identifikační kód 5) Když se vyplní IČO (bez mezer) a stiskne se tlačítko ARES a pokud je připojení k internetu funkční a IČO je správné, tak se vyplní jméno firmy a její adresa. U soukromé osoby se musí jméno a adresa vyplnit ručně do příslušných kolonek. 6) Dále je zapotřebí vyplnit kontaktní údaje zákazníka a u firmy i odpovědná osoba, která za firmu jedná. Pokud se pole s kontaktními údaji rozsvítí červeně je v hodnot něco špatně Pokud se objeví žlutá tabulka ve spodní části, modul zjistil duplicitu s jiným zákazníkem a ten je zobrazen ve žluté tabulce 7) Pokud zákazník má více kontaktních osob, přidání je možné přes tlačítko Přidat v levém dolním rohu formuláře. Po stisknutí tlačítka se aktivuje volný řádek, který uživatel může vyplnit. 8) Pokud je vše v pořádku, lze kartu zákazníka uložit. Při prvním uložení se po stisknutí tlačítka uložit zobrazí formulář pro informaci, zda zákazník souhlasí nebo nesouhlasí s poskytnutím osobních údajů V tomto formuláři se buďto uživatel zaklikne křížek (neposkytuje) nebo fajfku (poskytuje) a formulář uloží. Popřípadě pomocí tlačítka Zpět uživatel nezvolí ani jednu hodnotu. Souhlas je vhodné vytisknout a nechat podepsat zákazníkem 21 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

23 Editace zákazníka Editace zákazníka je v tom samém číselníku možná přes tlačítko Editovat. Je však zapotřebí mít označeného obchodního partnera, který má být editován. Práce s vozidlem Prací s vozidlem se myslí manipulace s kartou vozidla (Vytvoření, a editace). Do karty vozidla je možné vejít pomocí tlačítka Editace vozu (nové vozidlo je možné JEN z úvodní obrazovky vytvořit pomocí tlačítka NOVÝ VŮZ ) na úvodí obrazovce. Tato cesta vede do karty vozidla vybraného vozu v hlavní obrazovce. Nebo přes spuštění číselníku vozidel pomocí záložky Číselníky v horní liště záložek a volbu Vozidla. 22 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

24 Přidání nového vozu Nové vozidlo se zaeviduje vytvořením nové karty vozidla pomocí tlačítka NOVÝ VŮZ na úvodí obrazovce. Formulář pro nové vozidlo je rozdělen na různé záložky: Technické údaje V novém formuláři je zapotřebí zadat registrační značku vozidla (pokud existuje), VIN kód 1 (Pokud se jedná o vůz Peugeot po odentrování VIN kódu se provede rozkódování a vypíší se určité hodnoty, ale pokud se jedná o vozidlo jiné značky, že zapotřebí údaje o voze vyplnit ručně), značku, model a označení vozu, popřípadě další detailní informace o voze. Dále je zapotřebí vyplnit rok a datum výroby. Stav tachometru se po uložení karty doplňuje automaticky z nejaktuálnějších smluv. 1 Aktuální dekodér VIN kódu zasílá importér. Pokud se v kartě vozidla zobrazí u značky Peugeot v kolonkách modelu, karoserie, motorizace, atd. otazníky (???) je zapotřebí kontaktovat přímo importéra. 23 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

25 Ostatní údaje Karta obsahuje informace o leasingu, pojištění apod. www. softapp.cz hotline@softapp.cz tel.: Doplňky a poznámka V této kartě lze v horní části záložky zadat doplňky, které jsou ve vozidlu k dispozici nebo lze zadat či si prohlédnout poznámku k vozu ve spodní části formuláře. 24 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

26 Ceník V této kartě lze vozidlo propojit s nastavenými ceníky. Pomocí klávesy F2 v poli Kód ceníku. Pokud uživatel zná Kód ceníku z paměti lze hodnotu do pole zapsat i ručně. Náklady Jedná se o ruční evidenci dodatečných nákladů. Pomocí tlačítka Přidat se záznamy přidávají nebo pomocí tlačítka Smazat se záznamy mažou (před uložením změn se záznam jen přeškrtně, po uložení karty se záznam ztratí). 25 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

27 Poškození vozu V této kartě se zaznamenává poškození vozu a umístění poškození vozu v mřížce (po označení pole v mřížce poškození vozidla se vypíší do seznamu souřadnice požkození). Jedná se o ruční evidenci. Přílohy V této kartě se přidávají k danému vozidlu souborové přílohy. Je nutné dát pozor na velikost souboru, kterou je možné v systému velikostně omezit. Pomocí tlačítka Import přílohy se importují přílohy do systému, pomocí tlačítka Export přílohy se příloha k vozu uloží do počítače a pomocí tlačítla Smazat přílohy se vymaže vybraná přloha ze seznamu příloh. Editace vozu Editace vozidla se provádí v přímo z hlavní obrazovky pomocí tlačítka Editace vozu na konkrétní vybrané vozidlo nebo přes označení vozidla a stisknutí tlačítka Editace vozu v číselníku vozidel. Uživatel může zeditovat libovolné hodnoty v kartě vozidla, kromě VIN kódu, který je po prvotním uložení zablokován, jelikož je to jedinečná identifikace vozidla. 26 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

28 2.4 Nastavení programu Nastavení programu je možné spustit v záložce Servis v horním menu přes volbu Nastavení. V tomto nastavení programu se určuje, zda program povolí či zakáže některé operace, které mohou ulehčit práci či zvýšit úroveň kontroly při pořizování nových dat. Pokud jsou nastaveny ve firmě provozovny, musí se v autopůjčovně nastavit program na střediska pomocí zatržítka Nastavení programu je na střediska v horní části formuláře a pro každé středisko nastavit program zvlášť. Záložka Parametry 1 Denní sazby - počet: je možno zadat několik denních sazeb v závislosti na počtu dnů zapůjčení a každé sazbě v ceníku přiřadit jiné ceny (viz dále - vytvoření ceníku). Např. při zapůjčení auta na 1-2 dny zadáte denní sazbu 700Kč/den ale při zapůjčení auta na 3-7 dní zadáte sazbu již jen 500Kč/den. Penále za překročení času o 1 hod při jednodenní výpůjčce vozu nastavíte vyšší než při čtyřdenním zapůjčení apod. U první sazby je možné zadat hodnoty od 0 do 0 dnů pro zapůjčení kratší než jeden den. Automaticky mazat propadlé rezervace pokud ANO: při spuštění programu se po potvrzení mažou ty rezervace, jež jsou starší než aktuální datum. Nezobrazovat vyřazené a odcizené vozy pokud ANO: tyto vozy se nebudou zobrazovat v hlavní obrazovce. Vůz lze vyřadit z evidence (např. zcizení) a později jej do evidence opět zařadit (nalezen). 27 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

29 Používat penále za pozdní vrácení pokud ANO pokud není zatrženo, zadané penále z ceníku se nebere v potaz. Půjčovat vozy v opravě pokud ANO: je umožněno zapůjčit vozy, které jsou prosvícené zeleně a mají otevřenou servisní zakázku. IČ/RČ pro fakturaci asistenční služby vazba na číselník Obchodních partnerů pomocí klávesy F2, po vyplnění položky IČ/RČ se v šedém poli pod zadaným IČ/RČ objeví název obchodního partnera a tento partner se poté přednabízí v případě fakturace asistenční služby. IČ/RČ pro fakturaci zastoupení FORD (RENAULT, PEUGEOT atd.) vazba na číselník Obchodních partnerů pomocí klávesy F2, po vyplnění položky IČ/RČ se v šedém poli pod zadaným IČ/RČ objeví název obchodního partnera a tento partner se poté přednabízí v případě fakturace při zastoupení. Používat toleranci vrácení (denní či měsíční sazba) pokud ANO: je možno v dalších dvou polích zadat, kdy se nemá počítat den do výpůjční doby. Příklad: je nastaveno Nepočítat den, když je hodina půjčení větší než na 21:00 hod a zákazník si auto půjčí až ve 21:30. Do doby, na kterou si půjčil, auto se mu započítá až následující den. Tato funkce je možná pouze u denní či měsíční sazby, není možná u sazby hodinové. Nepoužívat toleranci vrácení u asistenční služby pokud ANO: pro asistenční služby výše uvedené tolerance neplatí. Počet hodin tolerance vrácení pokud je nastaveno Používat penále za pozdní vrácení a zákazník vrátí vůz do zadaného počtu hodin tolerance, neplatí penále. Příklad: jsou nastaveny 2 hodiny tolerance a zákazník vrátí vůz místo v 16:00 v 19:00 (3 hodiny zpoždění), pak zaplatí penále pouze za 1 hodinu. Pokud by vůz vrátil v 17:00, neplatí nic. Automaticky používat měsíční sazbu při půjčení vozu na více než N dnů pokud ANO: funkce automatického přepínání mezi denní a měsíční sazbou. V nastavení je možno zatrhnout tuto volbu a vyplnit počet (N) dnů. Pokud při vrácení vozidla ve smlouvě s denní sazbou bude počet dnů větší než N dnů (dle nastavení), automaticky se sazba přepne na měsíční a částka bude přepočítána. Pokladna, Číselná řada vydaných faktur, Číselná řada zálohových faktur, Středisko vozů autopůjčovny výběr z již nastavených hodnot v KLIENTU pomocí rozbalovacího menu. Typ zakázky servisu projeví se při vytváření Zakázky do servisu při předání vozu do opravy. Vybraný typ zakázky se bude přednabízet, ale lze ho změnit. Profese autopůjčovny výběr z již nastavených hodnot v KLIENTU, případně možno doplnit v číselnících. Zaměstnanci spadající pod profesi se budou nabízet v poli Sepsal při zadávání Půjčení, Vrácení či Rezervace vozu. Interní sazba výběr hodinová, denní či měsíční. Bude se automaticky přednabízet při zadání interního Půjčení vozu. Provádět kontrolu platnosti STK, další prohlídky, platnosti pojistky pokud jsou nastaveny kontroly (včetně počtu dnů a km) a splněny podmínky pro kontrolní hlášení při srovnání s hodnotami v Údajích o voze, objeví se upozornění pro dané vozy hned při spuštění programu, následně potom je možnost spuštění kontrol vyvoláním menu na hlavní obrazovce pravým klikem myši, volbou Kontrola prohlídky, pojištění fakturace, nebo v horním menu Servis a ve volbě Kontroly. Spouští se však jen kontroly, které jsou nastaveny. Provádět kontrolu fakturace je možnost zatrhnout tuto volbu a vyplnit za kolik dnů po půjčení vozidla se má kontrolovat fakturace. Kontrolní hlášení je přidáno k hlášení o propadlých rezervacích, STK, atd., které se zobrazuje při spuštění programu. Pokud je např. určitá smlouva uzavřena před X dny (dle nastavení) a více, hlášení upozorní, že dosud nebyla provedena fakturace této smlouvy. Spolupracovat se servisem při sestavení (ruční uzavření) pokud ANO: při zatržení této volby se zadá druh práce, číslo práce a mechanika. Při vrácení vozu a ručním uzavření smlouvy v případě vyplněného typu a čísla zakázky autoservisu se částka za nájemné přiřadí do ostatních prací k zadané zakázce autoservisu s druhem, číslem práce a mechanika dle nastavení. 28 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

30 Pořizovat záznam o tom, kdo smlouvu dohodl pokud ANO: při půjčení vozu bude navíc možnost vyplnit jméno pracovníka půjčovny, který smlouvu dohodl (vedle jména, kdo smlouvu sepsal). Záložka Parametry 2 Kód textu na konci faktury vazba na číselník volitelných textů výběr přes klávesu F2. Tímto nastavením se na konci faktury vždy objeví předem definovaný text. Lze rovněž do číselníku přidávat nové texty a upravovat je (jen texty vytvořené v modulu Autopůjčovna). Kód textu na konci smlouvy nadefinovaný text z číselníku volitelných textů se tiskne na konci smlouvy o pronájmu. Kód textu volitelné smlouvy 1 a 2 další dva možné nadefinované texty pro tisk na konci smlouvy o pronájmu s volitelnými texty, pomocí tlačítka Test se zobrazí náhled jakékoliv již uložené smlouvy po zadání jejího čísla. Umožnit fakturaci smlouvy bez uzavření zadáno ANO: umožní vystavit fakturu bez uzavření smlouvy. Je nutné zatrhnout tuto volbu ještě ve formuláři o vrácení. Umožnit hromadnou fakturaci po firmách zadáno ANO: umožní vystavení hromadné faktury na firmu, která má zapůjčených více vozidel. Umožnit interní fakturaci zadáno ANO: ve vrácení je zpřístupněno políčko interní faktura, ta umožňuje fakturovat bez DPH. 29 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

31 Nekontrolovat stav nádrže při vrácení vozidla zadáno ANO: pokud se při vrácení vozidla nezadá stav nádrže, program při vystavení faktury či pokladního dokladu neupozorní, že auto bylo vráceno s jiným stavem nádrže, než půjčeno. Smluvní pokuta za pozdní vrácení částka je editovatelná v sestavě pro SK. Smluvní pokuta při zásahu na vozidle částka je editovatelná v sestavě pro SK. IČ/RČ pro interní sazbu zadává se obchodní partner, kterému se poskytuje interní půjčení, tedy půjčení zdarma. Používat měsíční limit km při měsíční sazbě (ne denní limit) zadáno ANO: při překroční limitu km se používá sazba na 1 km pro měsíční sazbu, která je zadána v ceníku. Používat standardní sestavu smlouvy (pro SK) zadáno ANO: ve výběru sestav se zobrazí jen jedna sestava pro SK. Řidič nabízený v případě nevyplnění při půjčení z číselníku řidičů pomocí klávesy F2 je možné vybrat univerzálního řidiče, který se bude přednabízet když nebude v zapůjčení vozidla řidič vyplněn. Vyplňovat středisko i při ručním uzavření zadáno ANO: středisko se bude automaticky přednabízet i u ručního uzavření zapůjčení. Používat sestavy pro značku PEUGEOT zadáno ANO: v modulu se budou zobrazovat jen standardizované sestavy pro značku Peugeot. Poplatek za přistavení vozu, výše spoluúčasti při nehodě, pokuta za nedotankování nádrže, pokuta za výjezd do zahraničí bez povolení, výše částky opravy bez souhlasu majitele, sankce za porušení smlouvy čl.viii odst.1, pokuta za porušení čl.v odst.3 pokud jsou tyto sankce, pokuty a poplatky nastaveny jsou viditelné ve smlouvě, která se tiskne při zapůjčení vozidla. Po kolika minutách aktualizovat obrazovku půjčovny nastavení minut pro aktualizaci hlavní obrazovky. 30 MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1

32 2.5 Přístupová práva Přístupová je možné spustit v záložce Servis v horním menu přes volbu Přístupy. Pro každého uživatele lze zvlášť nastavit přístupová práva tak, aby nedocházelo k nežádoucím manipulacím s daty ze strany neoprávněných uživatelů. Uživatel, který má toto právo provádět změny v databázi jako např.: pořízení nebo editaci záznamů, manipulaci s číselníky nebo manipulaci s konfigurací. Uživatel, pro kterého se budou přístupové práva nastavovat, se vybere v horní části z rozbalovacího menu. Následně se u uživatele nastaví práva, kdy zatržení zatržítka u daného oprávnění dané právo potvrzuje. Je nutné nastavení pro každého uživatele uložit zvlášť pomocí tlačítka Uložit. www. softapp.cz hotline@softapp.cz tel.: MANUÁL Autopůjčovna Verze v. 1