Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice

Transkript

1 Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice 4. kolo V Konici, září 2009 Zpracoval za spolupráce členů CAF týmu: Mgr. Daniel Žouželka

2 OBSAH OBSAH... 2 SEZNAM ZKRATEK... 3 ZÁKLADNÍ ÚDAJE... 4 Zavádění modelu CAF... 5 V Ý S L E D K Y S E B E H O D N O C E N Í... 6 KRITÉRIUM 1: VEDENÍ... 6 Subkritérium 1.1 Nasměrování organizace vypracováním poslání, vize a hodnot... 6 Subkritérium 1.2 Vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení organizace, výkonnosti a změn... 9 Subkritérium Motivování a podpora zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem Subkritérium 1.4 Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost KRITÉRIUM 2: STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ Subkritérium Shromaţďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran Subkritérium Vypracování, rozvíjení, přezkoumání a aktualizace strategie a plánování s ohledem na potřeby zainteresovaných stran a dostupné zdroje Subkritérium Uplatňování strategie a plánování v rámci celé organizace Subkritérium 2.4 Plánování, uplatňování a přezkoumávání modernizace a inovace KRITÉRIUM 3: ZAMĚSTNANCI Subkritérium 3.1 Transparentní plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem na strategii a plánování Subkritérium 3.2 Zjišťování, rozvíjení a vyuţívání kompetencí zaměstnanců a slaďování cílů jednotlivců s cíli organizace Subkritérium Zapojení zaměstnanců rozvíjením otevřeného dialogu a udělováním pravomocí KRITÉRIUM 4: PARTNERSTVÍ A ZDROJE Subkritérium Rozvíjení a uplatňování klíčových partnerských vztahů Subkritérium Rozvíjení a uplatňování partnerství s občany/zákazníky Subkritérium Řízení financí Subkritérium Řízení informací a znalostí Subkritérium Řízení technologie Subkritérium Řízení prostředků a zařízení KRITÉRIUM 5: PROCESY Subkritérium Soustavné identifikování, navrhování, řízení a zlepšování procesů Subkritérium Rozvíjení a poskytování sluţeb / produktů orientovaných na občana/zákazníka Subkritérium 5.3 Inovování procesů zapojením občanů/zákazníků KRITÉRIUM 6: VÝSLEDKY ORIENTOVANÉ NA OBČANA/ZÁKAZNÍKA Subkritérium Výsledky měření spokojenosti občanů/zákazníků Subkritérium Ukazatele měření orientovaných na občana/zákazníka KRITÉRIUM 7: ZAMĚSTNANCI - VÝSLEDKY Subkritérium Výsledky měření spokojenosti pracovníků a motivace Subkritérium Ukazatele výsledků organizace ve vztahu k zaměstnancům KRITÉRIUM 8: SPOLEČNOST - VÝSLEDKY Subkritérium 8.1 Výsledky měření vlivu na společnost v oblastech důleţitých pro zainteresované strany Subkritérium 8.2 Ukazatele výkonnosti ve společenské oblasti stanovené organizací KRITÉRIUM 9: KLÍČOVÉ VÝSLEDKY VÝKONNOSTI Subkritérium 9.1 Externí výsledky: výstupy a dopady vztaţné k cílům Subkritérium 9.2 Interní výsledky S H R N U T Í V Ý S L E D K Ů

3 SEZNAM ZKRATEK BI 2005 Benchmarkingová iniciativa 2005 BESIP Bezpečnost silničního provozu BOZP Bezpečnost a ochrana zdraví při práci ID Invalidní důchodce IT Informační technologie MěÚ Městský úřad MV Ministerstvo vnitra MV ČR Ministerstvo vnitra České republiky OFSMM Odbor financí a správy majetku města ORP Obec s rozšířenou působností PR Public relation SPOKO Spokojené Konicko VCVSČR Vzdělávací centrum pro veřejnou správu České republiky ZOZ Zvláštní odborná způsobilost

4 ZÁKLADNÍ ÚDAJE Základní informace Městský úřad Konice je dle zákona č. 128/2000, Sb., o obcích (obecní řád) ve znění pozdějších předpisů orgánem Města Konice. Identifikační údaje Název města: Konice Sídlo: Masarykovo náměstí 27, Konice IČ: DIČ: CZ Telefon: Fax: Elektronická podatelna: podatelna@konice.cz Internetové stránky: Organizační schéma MěÚ STAROSTA TAJEMNÍK MěÚ ODBORY MěÚ OBECNÍ ŢIVNOSTENSKÝ ÚŘAD ODBOR DOPRAVY ODBOR FINANČNÍ A SPRÁVY MAJETKU MĚSTA ODBOR INFORMATIKY ODBOR SOCIÁLNÍCH VĚCÍ ODBOR ŠKOLSTVÍ, KULTURY A TĚLOVÝCHOVY ODBOR VNITŘNÍCH VĚCÍ ODBOR VÝSTAVBY ODBOR ŢIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ

5 Zavádění modelu CAF Pracovní skupina: Tajemník a referent kvality sestavili v roce 2006 pracovní skupinu pro účely zpracování sebehodnotící zprávy úřadu. Skupina je tvořena 8 členy. V letošním roce došlo k obměně pracovníka vlivem jeho tragického úmrtí. Zesnulý pracovník byl nahrazen nově jmenovanou vedoucí odboru vnitřních věcí. Jméno a příjmení Odbor Pozice Ing. Vojtěch Bílý Odbor finanční a správy majetku města Vedoucí odboru Ing. Tomáš Němec Odbor výstavby Vedoucí odboru Ing. Dušan Opletal Tajemník MěÚ Ing. Vítězslav Procházka Odbor dopravy Vedoucí odboru Dagmar Spáčilová Odbor sociálních věcí Referent Ing. Jana Šťastná Odbor vnitřních věcí Vedoucí odboru Alena Vrbová Mgr. Daniel Ţouţelka Odbor školství, kultury a tělovýchovy Odbor výstavby Referent Euromanaţer a referent kvality Průběh a systém hodnocení: V letošním roce jsme pracovali podobným systémem jako v předešlých letech. CAF tým se sešel poprvé 30. dubna 2009 a určil si rozsah a způsob práce pro letošní rok. Stanovilo se, ţe se ke kaţdému kritériu vypracuje souvislý text odpovědi, který obsáhne všechny nejdůleţitější aspekty dané oblasti. Otázky v příručce Společný hodnotící rámec CAF 2006 slouţily jako příklad a návod pro charakteristiku odpovědi na dané subkritérium. Navíc byla ke kaţdému subkritériu vypracována SWOT analýza, která se zaměřila na silné a slabé stránky, upozornila na případná ohroţení a hlavně definovala další příleţitosti pro zlepšení. Všechny odpovědi pak lze časově vymezit za období od poloviny roku 2008 aţ do poloviny roku Číselné výstupy však obsahují údaje za celý předešlý kalendářní rok. Jednotlivá subkritéria byla v červnu rozdělena mezi členy pracovní skupiny s tím, ţe na kaţdém subkritériu pracovali dva pracovníci, jeden z nich byl ustanoven lídrem subkritéria a zodpovídal za správné zpracování. Referent kvality stanovil pro všechny členy týmu termín do poloviny července s tím, ţe do tohoto data byly vypracovány odpovědi na všechny otázky. Na zpracování všech otázek bylo dáno cca 50 dní. Na začátku celého procesu jsme si pročetli sebehodnotící zprávy partnerských úřadů, prostudovali naši sebehodnotící zprávu z loňského roku a současně jsme si dopodrobna analyzovali Zprávu z hodnocení organizace soutěţících s modelem CAF o ceny MV za kvalitu ve veřejné správě za rok 2008 zpracovanou externím hodnotitelem Ing. Miroslavem Březinou z Kraje Vysočina. Poté jsme odpovídali na jednotlivé otázky a kladli jsme důraz na oblasti, ve kterých došlo od loňského roku ke změnám. První zasedání CAF týmu k jednotlivým kritériím se uskutečnilo 23. července. Další jednání se konala 20. srpna a 3. září. Jednání se, podobně jako v loňském roce, účastnil i místostarosta města. Na poslední schůzce 1. října byl tajemníkem úřadu představen plán zlepšování práce, který vzešel z podnětů a návrhů členů pracovní skupiny na základě zpracované sebehodnotící zprávy. Plán zlepšování práce byl dán na vědomí Radě města Konice.

6 V Ý S L E D K Y S E B E H O D N O C E N Í KRITÉRIUM 1: VEDENÍ SUBKRITÉRIUM 1.1 NASMĚROVÁNÍ ORGANIZACE VYPRACOVÁNÍM POSLÁNÍ, VIZE A HODNOT SILNÉ STRÁNKY vize úřadu PR - audit identifikace zainteresovaných stran průzkumy spokojenosti zaměstnanců i klientů PŘÍLEŢITOSTI zlepšovat a zkvalitňovat pracovní podmínky zaměstnanců SLABÉ STRÁNKY neexistence etického kodexu pracovní podmínky jsou limitovány finančními moţnostmi OHROŢENÍ úřad nemá ţádnou prostorovou rezervu při případném navýšení počtu pracovníků v důsledku rozšíření činností po změně legislativy Poslání úřadu je formulováno především v zákoně o obcích, zjednodušeně ho lze pojmout jako výkon samostatné a přenesené působnosti. V samostatné působnosti úřad zajišťuje podle rozhodnutí příslušných orgánů města (zastupitelstvo, rada, starosta) a podle platných zákonů hospodaření s majetkem města a pečuje o základní potřeby občanů a rozvoj města. Tato poslání jsou přenášena do strategických plánů, ve kterých jsou rozvíjena. V přenesené působnosti úřad obce s rozšířenou působností zajišťuje výkon státní správy v rozsahu stanoveném zákony. Na základě uzavřených veřejnoprávních smluv vykonává i státní správu příslušející jiným obcím, a to na úseku přestupkové agendy pro všechny obce ve správním obvodu obce s rozšířenou působností. Poslání úřadu je zakotveno v organizačním řádu, který kromě organizačního rozčlenění a obecných povinností obsahuje i náplně činnosti jednotlivých odborů, které vychází z platné legislativy. Organizační řád je průběţně aktualizován. Úřad má identifikovány zainteresované strany největší podíl tvoří občané Konice a vlastníci nemovitostí v Konici při výkonu samostatné působnosti a občané správního obvodu ORP Konice při výkonu přenesené působnosti. Provádí se průzkumy spokojenosti občanů. Vize úřadu Městský úřad kvalitní sluţby občanům zajišťované s profesionálním přístupem a podpořené dobrými pracovními podmínkami je schválena radou, je trvale zveřejněna na úřední desce a internetových stránkách města. Vize je promítána např. do plánů vzdělávání trvalé vzdělávání je nezbytným předpokladem pro profesionální přístup, prostřednictvím pravidelných průzkumů spokojenosti zaměstnanců zjišťujeme stav pracovních podmínek. Poslání, především z oblasti samostatné působnosti (ale nejen odtud) se přenáší do dlouhodobých strategických plánů a podle politiky stanovených priorit a zajištění finančních prostředků se případně prostřednictvím rozpočtu realizují. Důkazy: Zákon o obcích Zákon o úřednících Zákon - správní řád Zákon o střetu zájmů Strategický plán města Konice Zápisy z jednání komise pro strategické plánování Organizační řád Identifikace zainteresovaných stran

7 Rozpočty města Pracovní řád MěÚ Konice PR - audit

8 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.1 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,8

9 SUBKRITÉRIUM 1.2 VYTVOŘENÍ, ZAVEDENÍ A ROZVÍJENÍ SYSTÉMU PRO ŘÍZENÍ ORGANIZACE, VÝKONNOSTI A ZMĚN SILNÉ STRÁNKY provádění průzkumů spokojenosti klientů BI2005, CAF SWOT analýza úřadu vnitřní směrnice Týmová práce systém vnitřních směrnic PŘÍLEŢITOSTI vypracovat procesní mapy na další procesy SLABÉ STRÁNKY není systém managementu kvality, např. ISO 9001 : 2000, Servis Level Agreements nebo jiné OHROŢENÍ legislativní změny a následný nárůst činností chybí prostory a kvalifikovaní pracovníci Procesy i organizační struktura úřadu jsou neustále porovnávány s poţadavky vyplývajícími převáţně ze změn zákonů. V roce 2008 byla zpracována analýza rizik úřadu, která se stala jedním z podkladů pro změnu organizační struktury vytvoření právního odboru. Při organizačních změnách vyuţíváme BI2005, srovnáváme se s úřady stejné úrovně v kraji a s dalšími do velikosti správního obvodu obce s rozšířenou působností obyvatel. Od byla zřízena čtyři kontaktní místa veřejné správy Czech POINT. Opakovaně byl proveden průzkum spokojenosti klientů úřadu výsledky slouţí jako podklad pro zlepšení činnosti. Byly projednány v radě města a zveřejněny na internetu. V plánu zlepšování na uplynulé období bylo mj. zpracovat SWOT analýzu úřadu a definovat nejdůleţitější klíčové procesy úřadu. Pro některé klíčové procesy byly po vzoru Vsetína vytvořeny procesní mapy. Stěţejní procesy jsou popsány ve vnitřních směrnicích úřadu a města. Jednotlivé úrovně řízení, základní pravomoci, povinnosti a odpovědnosti jsou stanoveny v organizačním řádu a rozvedeny v pracovním řádu a vnitřních směrnicích. Pro jednotlivé úředníky jsou nadefinována přístupová práva do pouţívaných programů či veřejných registrů. Měřitelné cíle jsou součástí procesních map např. počet vydaných rozhodnutí, počet kontrolních šetření, počet odvolání, počet vydaných ţivnostenských listů, počet výstupů z Czech POINTu, aj. Další měřitelné cíle jsou - v oblasti vzdělávání počty proškolených dnů podle plánů vzdělávání, - při plnění rozpočtu města, - při hodnocení zaměstnanců jsou stanovovány měřitelné úkoly (cíle), - při týmové práci je základem stanovení cílů, - v oblasti bezpečnosti práce bez pracovních úrazů a nehod. Průzkumy spokojenosti občanů ukázaly, ţe potřeby a očekávání zainteresovaných stran jsou převáţně naplňovány. Byla provedena identifikace zainteresovaných stran. Většina výstupů vůči zainteresovaným stranám směřuje do plnění přeneseného výkonu státní správy na ţádost. Cíle pro výstupy jsou určovány příslušnou legislativou a jsou převáděny do organizačního řádu a vnitřních směrnic. Operativní úkoly jsou zadávány radou města, na poradách vedoucích odborů, při hodnocení pracovníků. Úřad přizpůsobuje své cíle strategii MV ČR v oblasti elektronizace veřejné správy a přechází na komunikaci prostřednictvím datových schránek. K implementaci zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů schválila rada města zřízení kontaktních míst (Czech POINT), vzdělávacího centra a technologického centra. Od úřad provozuje vzdělávací centrum, kde bezplatně školí kromě vlastních zaměstnanců i obce a jimi zřízené organizace ze správního obvodu ORP i mimo něj témata týkající se Czech POINTu a datových schránek. Zpracovává se změna organizačního řádu a všech příslušných směrnic, vč. pracovních náplní tak, aby se naplnily strategické cíle Egovernmentu. Zřízení vzdělávacího centra a

10 technologického centra bylo zahrnuto do akčního strategického plánu. Byla vyhodnocena činnost čtyř pracovišť Czech POINT v roce 2008 a jejich počet byl zredukován na tři. Na nich je od prováděna autorizovaná konverze dokumentů a cílem je poskytování celé šíře výstupů a sluţeb, které budou nabíhat. Vzhledem k malému počtu obyvatel města nebyl zřízen útvar interního auditu. Finanční kontrola i interní audit jsou prováděny nasmlouvanými oprávněnými auditory. Plnění rozpočtu je sledováno prostřednictvím programu GINIS, na výsledky je reagováno. Případná doporučení či nápravy pochybení jsou začleněny do činnosti úřadu. Úřad postupuje podle Kontrolního řádu Města Konice, který zahrnuje řídící a veřejnosprávní kontrolu. Vymáhání pohledávek se řídí směrnicí. Byla zpracována analýza rizik. Pro projektovou a týmovou práci jsou vytvořeny personální a organizační podmínky. Činnost projektových týmů je upravena směrnicí Týmová práce, která stanoví pravidla pro sestavení a práci týmů, určuje způsob zpracování a minimální rozsah plánu projektu, kterým se řídí realizace projektu a způsob zpracování a rozsah zprávy o výsledku projektu. Součástí je i stanovení cílové odměny při splnění stanovených úkolů. Aktuálně jsou vytvořeny čtyři pracovní týmy územní plán, prodej bytů, CAF, technologické centrum. Je vytvořena stálá pracovní skupina pro aktualizaci Strategického plánu rozvoje, ve které jsou členy volení představitelé města a úředníci. Od roku 2005 je úřad zapojen v BI2005, kterou zajišťuje VCVS ČR, o.p.s.. S ostatními cca 90 úřady stejné úrovně se srovnává s údaji za roky ve více neţ 60-ti agendách. Od roku 2006 úřad implementuje model CAF, v tom roce byl vytvořen pracovní tým a zpracována první sebehodnotící zpráva a první plán zlepšování. Nyní probíhá 4. kolo sebehodnocení. V mezidobí jsou plněny úkoly z plánů zlepšování. Zprávy jsou přezkoumávány externími hodnotiteli. Úřad získal od MV ČR ceny za kvalitu ve veřejné správě: - za rok 2007 Organizace zvyšující kvalitu veřejné sluţby za aplikaci modelu CAF 2006 a zapojení do benchmarkingového srovnávání, - za rok 2008 Organizace dobré veřejné sluţby za aplikaci modelu CAF. Systém měřitelných strategických cílů - s dotační podporou je dán příslušnou smlouvou o poskytnutí dotace, - cíle jsou podrobněji, s termíny a odpovědností rozpracovány v plánu projektu (řídí-li se směrnicí Týmová práce). Rámcově jsou cíle sledovány prostřednictvím plnění rozpočtu. Sleduje se např. plnění plánů vzdělávání, nemocnost pracovníků, počty zrušených odvolání, stíţnosti. Prostřednictvím BI 2005 a v kaţdoroční zprávě o činnosti úřadu se sleduje velký počet údajů o činnosti úřadu. Připravované změny, pokud jsou zásadnějšího charakteru, bývají připravovány příslušným ministerstvem, tajemník je projednává s vedoucím odboru, v radě města, promítají se do interních předpisů. Menší změny, vč. důvodů bývají někdy navrhovány i vedoucími odborů. Vedoucí je následně projednávají s pracovníky odboru. Zásadnější změny jsou také projednávány na poradách vedoucích odborů, kteří informace přenášejí dále. Zápisy z porad jsou zveřejňovány na intranetu, zápisy z jednání rady jsou rozesílány vedoucím odborů, usnesení z rady jsou zveřejňována na internetu a v měsíčníku Zpravodaj Konice, který je zdarma roznášen do všech domácností v Konici. Důkazy: Organizační řád, Pracovní řád Směrnice č. 1/2006, ustanovení oprávněných úředních osob Směrnice č. 6/2006, pravidla hodnocení zaměstnanců Směrnice č. 2/2007, koordinovaná stanoviska Směrnice č. 6/2007, kontrolní řád

11 Směrnice č. 7/2007, komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic Směrnice č. 8/2007, evidence a vymáhání pohledávek Směrnice č. 1/2008, týmová práce Procesní mapy Identifikace zainteresovaných stran Analýza rizik SWOT analýza úřadu BI 2005 Zápisy z porad tajemníka s vedoucími pracovníky Plány vzdělávání

12 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.2 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na

13 SUBKRITÉRIUM MOTIVOVÁNÍ A PODPORA ZAMĚSTNANCŮ V ORGANIZACI A VEDENÍ PŘÍKLADEM SILNÉ STRÁNKY osobní příklad vedoucích pracovníků probíhající hodnocení zaměstnanců hodnocení nových zaměstnanců po uplynutí zkušební lhůty pruţná pracovní doba PŘÍLEŢITOSTI prohlubování motivačního systému SLABÉ STRÁNKY finanční moţnosti organizace OHROŢENÍ nemoţnost kariérního růstu V rámci organizace je vedení pomocí příkladů dáno jednak osobností vedoucích a jednak personálním obsazením podřízených. Vedoucí pracovníci dávají osobní příklad svým podřízeným příkladným plněním svěřených úkolů a také dodrţováním obecných zákonů vztahujících se k jejich činnosti. Rovněţ se snaţí nacházet rovnováhu mezi efektivitou a hospodárnosti. Delegování pravomocí řeší organizační řád, pracovní řád, pracovní náplně a stanovení zodpovědnosti. Na úřadě je stanoven systém pravidelného hodnocení zaměstnanců vedoucími zaměstnanci jedenkrát ročně a pravidelně minimálně jednou za půl roku kontrolován vyhodnocením splněných úkolů s návrhy na odměny. Součástí porad vedoucích odborů je bod náměty a podněty zaměstnanců, kdy kaţdý zaměstnanec můţe podat své poţadavky a připomínky vedoucímu odboru, který je předloţí na poradě vedení. Samozřejmostí je moţnost obrátit se přímo na tajemníka úřadu s připomínkami, náměty, popř. stíţnostmi. Rovněţ zaměstnanci mohou své připomínky uvést v anketě průzkumu spokojenosti zaměstnanců, která probíhá kaţdým rokem. Podporování a motivace zaměstnanců je realizováno formou odměn, zajištěním zvyšování kvalifikace, dobrým pracovním prostředím a odpovídajícím vybavením kanceláří. Neméně významným oceněním činnosti jednotlivců je slovní pochvala vedoucího pracovníka, případně tajemníka úřadu na pravidelných poradách. Zaměstnanci vyuţívají pruţné pracovní doby pro naplánování a potřeb v osobním ţivotě. Při průzkumech spokojenosti zaměstnanců byl tento faktor hodnocen absolutně pozitivně. Od roku 2007 je zaveden systém hodnocení nově přijatých zaměstnanců po uplynutí zkušební lhůty. Během této doby je pracovník veden přímým vedoucím a je poskytována metodická, mentorská a konzultační pomoc. V rámci organizace probíhají informace o významných otázkách zejména prostřednictvím porad vedoucích odborů s tajemníkem úřadu a následně probíhají na všech odborech porady včetně informování o významných záměrech města. Nezastupitelnou roli v informovanosti zaměstnanců hraje výpočetní technika - zejména vyuţití internetu, intranetu, elektronické pošty, či společných počítačových disků a speciálních programů. Důkazy: Zpráva o činnost MěÚ za daný rok Pracovní a organizační řád Pracovní náplně Plán vzdělávání Dotazník pro zaměstnance při provádění hodnocení se zápisem Průzkum spokojenosti zaměstnanců Zápis z porad vedoucích pracovníků s tajemníkem Odměny zaměstnancům Směrnice 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob

14 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.3 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,3

15 SUBKRITÉRIUM 1.4 ŘÍZENÍ VZTAHŮ S POLITIKY A JINÝMI ZAINTERESOVANÝMI STRANAMI S CÍLEM ZAJISTIT SDÍLENOU ODPOVĚDNOST SILNÉ STRÁNKY identifikace zainteresovaných stran PŘÍLEŢITOSTI SLABÉ STRÁNKY na krajském úřadě není pochopení pro zajištění sdílené odpovědnosti OHROŢENÍ změny politiků po volbách Veřejné politiky ovlivňující úřad jsou identifikovány ve třech úrovních: 1) Komunální úroveň zejména zvolení členové zastupitelstva města, kteří mají přímý vliv na činnost organizace. 2) Krajská úroveň volení představitelé kraje, zejména hejtman a náměstci a aparát krajského úřadu v čele s ředitelem. 3) Ústřední úroveň vláda, poslanecká sněmovna, senát, aparáty ministerstev aj. V 1. úrovni má největší vliv zejména na činnost úřadu v samostatné působnosti, na počet a sloţení zaměstnanců, organizační strukturu, vybavení úřadu aj. V 2. úrovni se jedná zejména o kontrolní a případně metodickou činnost v oblasti přeneseného výkonu státní správy V 3. úrovni se odehrává kontrola samostatné činnosti úřadu. Vznikají zde zákony, které s sebou přináší nárůst povinností úřadu, určují se příspěvky na činnost, dotace apod. Všechny tři úrovně se vzájemně prolínají. Aktivní a pravidelný vztah zástupci města udrţují s předsedou poslanecké sněmovny, do jehoţ volebního obvodu Konice patří a je současně členem rady města. Členové zastupitelstva města podle své stranické příslušnosti udrţují kontakty se zástupci svých stran v poslanecké sněmovně, v aparátech politických stran, případně na ministerstvech. Na krajské úrovni udrţujeme dle potřeby nepravidelné vztahy s hejtmanem a jeho náměstky (starosta, místostarosta) a pravidelné vztahy s pracovníky krajského úřadu podle oblasti vykonávané činnosti. Zpravidla bývají pořádány porady vedoucích odborů krajského úřadu s vedoucími odborů ORP a ředitel krajského úřadu s tajemníky. Na komunální úrovni se zaměstnanci setkávají s politiky zejména na jednáních zastupitelstva města. Sladění cílů a úkolů organizace s veřejnými politikami Na komunální úrovni je sladění cílů a úkolů zapracováno ve Strategickém plánu rozvoje města Konice a v usneseních zastupitelstva a rady. Na krajské úrovni jsou projednávány a realizovány společné investiční akce, zapojujeme se do společných projektů, krajský úřad metodicky řídí jednotlivé odbory vykonávající státní správu. Kraj provádí metodické kontroly na úseku státní správy. Na ústřední úrovni jde zejména o naše přizpůsobení strategickým cílům ústředních orgánu, kdy automaticky sledujeme legislativní změny a přizpůsobujeme jim naše cíle a úkoly. U zásadních úkolů ústřední orgány sami zajišťují společný postup. Byla provedena identifikace zainteresovaných stran. Výrazně největší podíl mezi nimi mají občané. Zástupci města a zaměstnanci úřadu se s nimi denně setkávají v rámci své běţné pracovní činnosti. Mimo úřední řízení přijímají různé připomínky, poţadavky, podněty, stíţnosti, případně petice. Starosta přijímá záštitu nad některými akcemi. Město na základě ţádostí finančně podporuje aktivity ţadatelů, zejména neziskových organizací, které vyvíjí aktivní činnost na území města v sociální oblasti, v oblasti kultury, sportu, práce s mládeţí apod. Na komunální úrovni jsou politické strany zapojeny prostřednictvím starosty a členů rady při plnění volebních programů a při řízení organizace při schvalování organizačního řádu, obecně závazných vyhlášek, nařízení, některých směrnic. Dále se strany zapojují do činností komisí a výborů. Místostarosta se účastní porady vedoucích odborů u

16 tajemníka úřadu a také je hostem při zasedáních CAF týmu. Vedoucí pracovníci na svěřených úsecích usilují (v souladu s pracovním řádem) o dobrou pověst kaţdodenní činností a přístupem ke klientům. Dokladem usilování o dobrou pověst úřadu je právě činnost nad rámec stanovených povinností spojená se zapojením do modelu CAF a s následným plněním plánu zlepšování. Nebo také vytvoření tří plnohodnotných pracovišť CzechPoint. Image úřadu/města je však spjata s pouţíváním znaku města hlavičkový papír, reklamní předměty apod. V letech 2007 a 2008 získal MěÚ Konice cenu ministerstva vnitra za kvalitu ve veřejné správě. Město aktivně tvoří internetové stránky, podílí se na místním televizním vysílání. Budování image města napomáhá i konání významných kulturních a sportovních akcí (Ţváčkův festival dechových hudeb, koncerty klubu přátel hudby, Konické štrapáce, Na kole kolem Konice, vánoční trhy s ohňostrojem, dětský karneval a další). Podle zpracované identifikace zainteresovaných stran představují občané výrazně největší podíl těchto stran. Na občany a zejména na občany Konice je proto také nejvíce zaměřeno sdělování informací o cílových produktech a sluţbách. Nejdůleţitější informace jsou šířeny prostřednictvím letáků Českou poštou do všech domácností. Běţně jsou informace sdělovány prostřednictvím internetu, na úřední desce, ve Zpravodaji Konice, který je kaţdý měsíc roznášen do domácností. Jednotliví pracovníci denně komunikují se zainteresovanými stranami osobně, telefonicky či elektronicky prostřednictvím u. Při významných investičních akcích se pořádají veřejná projednávání za účasti nejširšího spektra obyvatelstva. V letech 2007 a 2008 byly provedeny průzkumy spokojenosti občanů s prací MěÚ. Město je členem Svazu měst a obcí České republiky, Svazu měst a obcí Střední Moravy, členem Mikroregionu Konicko a zájmového sdruţení právnických osob Střední Morava Sdruţení cestovního ruchu. Tajemník je členem Sdruţení tajemníků městských a obecních úřadů ČR. Důkazy: Zápisy z rady a zastupitelstva Zápisy z porad ředitele Krajského úřadu s tajemníky obcí II a III Zápisy z porad náměstka MV ČR s tajemníky obcí III Zápisy z kontrol prováděných krajským úřadem Průzkumy spokojenosti občanů PR audit

17 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.4 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na

18 KRITÉRIUM 2: STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ SUBKRITÉRIUM SHROMAŽĎOVÁNÍ INFORMACÍ O SOUČASNÝCH A BUDOUCÍCH POTŘEBÁCH ZAINTERESOVANÝCH STRAN SILNÉ STRÁNKY definovány zainteresovaných stran ankety na internetových stránkách funkční systém předávání informací napříč úřadem PŘÍLEŢITOSTI zvýšit angaţovanost zainteresovaných stran při styku s úřadem zřízení ových adres za jednotlivé odbory pravidelné monitorování zainteresovaných stran SLABÉ STRÁNKY OHROŢENÍ orientace na jednu zainteresovanou stranu v oblasti poskytování sluţeb (např. software) V roce 2008 byl zpracován dokument Identifikace zainteresovaných stran MěÚ Konice, kde všichni vedoucí odborů definovali subjekty, se kterými se setkávají v kaţdodenní práci. Poté tajemník úřadu zpracoval materiál za celý úřad, ve kterém vyjmenoval a poté zobecnil nejdůleţitější klienty přicházející do styku s úřadem. Potřeby zainteresovaných stran jsou dále zjišťovány prostřednictvím anket pořádaných na internetových stránkách města Konice a v průzkumech spokojenosti klientů s prací úřadu. Informace se také získávají na pravidelných zasedáních zastupitelstva města, přes e- mailovou poštu aţ po osobní kontakt. Kaţdý měsíc se pořádají zasedání starostů konického mikroregionu. Pravidelné shromaţďování a analyzování informací probíhá v rámci zákona, kde se vyuţívá zejména evidence jednotlivých odborů. Tyto informace jsou dále vyhodnocovány a dále se s nimi pracuje. V průběhu roku dochází k analyzování silných a slabých stránek jednotlivých odborů. Je nastaven systém těchto analýz, z kterého se vychází při jejich praktickém provádění. Silné a slabé stránky úřadu jsou analyzovány rovněţ na poradách vedoucích odborů s tajemníkem úřadu. V loňském roce byla zpracována SWOT analýza úřadu. V první fázi zpracoval kaţdý vedoucí pracovník SWOT analýzu za svůj odbor, kde definoval silné a slabé stránky svého odboru a také se pokusil odhalit ohroţení a příleţitosti ke zlepšování. Od roku 2004 je na úřadě zavedena elektronická spisová sluţba, která eviduje došlé a odeslané dokumenty úřadu. Důkazy: Identifikace zainteresovaných stran Průzkum spokojenosti klientů Zápisy ze zasedání zastupitelstva Zápisy z jednání osadních výborů Zápisy ze zasedání Mikroregionu Konicko Strategický plán rozvoje města Konice Jednotný systém dopravních informací pro ČR Zápisy z komise BESIPu Zápisy z porad vedoucích pracovníků s tajemníkem Sebehodnotící zpráva úřadu za příslušný rok 18

19 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 2.1 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,5 19

20 SUBKRITÉRIUM VYPRACOVÁNÍ, ROZVÍJENÍ, PŘEZKOUMÁNÍ A AKTUALIZACE STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ S OHLEDEM NA POTŘEBY ZAINTERESOVANÝCH STRAN A DOSTUPNÉ ZDROJE SILNÉ STRÁNKY zpracována SWOT analýza úřadu provedena identifikace zainteresovaných stran zpracována analýza rizik PŘÍLEŢITOSTI pomocí benchmarkingu zjišťovat moţnosti zlepšování výkonnosti organizace SLABÉ STRÁNKY není zpracován strategický plán úřadu OHROŢENÍ poţadavky zainteresovaných stran jsou závislé na finančních moţnostech rozpočtu Od roku 2006 aplikuje úřad k měření výkonnosti BI2005. V rámci benchmarkingu jsou výsledky činnosti jednotlivých odborů přehodnocovány a porovnávány s úřady partnerských měst. Při kaţdoročním hodnocení činnosti jednotlivých odborů je pak benchmarking vyuţíván hlavní měrou a dochází zde jak ke srovnání s partnerskými městy za příslušný rok, tak ke srovnání činnosti příslušného odboru v posledních čtyřech letech. V loňském roce vypracovali vedoucí pracovníci SWOT analýzy svých odborů. Z těchto dílčích analýz byla zpracovaná SWOT analýza úřadu, která zohlednila silné a slabé stránky, příleţitosti a rizika celého MěÚ. Také došlo k definování subjektů, se kterými přicházejí jednotlivé odbory do styku. Vedoucí odborů měli za úkol nejdůleţitější zainteresované strany vytipovat a stanovit jejich váhu v procentech. Tajemník úřadu následně dílčí výstupy z jednotlivých odborů zobecnil a vypracoval Identifikaci zainteresovaných stran za MěÚ Konice. V loňském roce vznikl komplexní materiál s názvem Analýza rizik MěÚ Konice. Tuto analýzu zpracoval tajemník úřadu na základě dílčích podkladů od vedoucích odborů. Pravidelně je prováděn interní audit, finanční audit a audit v oblasti IT. Zprávy auditora schvaluje zastupitelstvo. Kontrola plnění úkolů jednotlivých odborů se realizuje na pravidelných poradách vedoucích s tajemníkem za účasti místostarosty. Kaţdý rok vedoucí odborů rekapitulují práci svého odboru a tajemník následně vypracuje souhrnnou Zprávu o činnosti úřadu a zveřejní ji na internetových stránkách města Konice. Pro zlepšování kvality práce úřadu je vyuţíván od roku 2006 model CAF. Na základě Sebehodnotící zprávy je vytvářen akční plán zlepšování, který se na poradách vedoucích pracovníků a na zasedáních změnového týmu CAF pravidelně přezkoumává a vyhodnocuje. Zainteresované strany mohou sdělit svoje poţadavky, návrhy a připomínky na veřejných zasedáních zastupitelstva a prostřednictvím osadních výborů. Splnění poţadavků zainteresovaných stran je ovlivněno finančními moţnostmi rozpočtu města. Občané mohli jiţ podruhé vyjádřit svoji spokojenost s úřadem. Výsledná zpráva z tohoto šetření je umístěna na internetových stránkách města Konice. Důkazy: BI 2005 SWOT analýza MěÚ Analýza rizik MěÚ Dokument Zainteresované strany Zprávy auditora Zápisy ze zasedání zastupitelstva Internetové stránky Šetření spokojenosti občanů Zpráva o činnosti MěÚ Rozpočet města Sebehodnotící zpráva 20

21 Plán zlepšování 21

22 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 2.2 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,5 22

23 SUBKRITÉRIUM UPLATŇOVÁNÍ STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ V RÁMCI CELÉ ORGANIZACE SILNÉ STRÁNKY provedena identifikace zainteresovaných stran zpracována analýza rizik systém pravidelných porad vedoucích pracovníků s tajemníkem zapojení v BI 2005 PŘÍLEŢITOSTI vyuţívání připomínek a námětů pracovníků, občanů i podnikatelů k jejich potřebám dopracovat procesní mapy SLABÉ STRÁNKY není zpracován strategický plán úřadu OHROŢENÍ ve vazbě na celostátní inkaso daní, pokles daňových příjmů jako hlavní zdroj poţadavků zainteresovaných stran Zaměstnanci jsou seznamováni o aktuálních plánech a cílech úřadu prostřednictvím porad vedoucích odborů s tajemníkem. Úkoly pro příslušné odbory vyplývají z jednání rady, zastupitelstva a vedení úřadu. Jejich postup a časový harmonogram deleguje tajemník úřadu na pravidelných poradách s vedoucími pracovníky. Během roku dochází k přezkoumávání a případné aktualizaci vnitřních předpisů (organizační řád, vnitřní platový předpis, další směrnice), se kterými jsou všichni zaměstnanci seznamováni, a které jsou zveřejněny na intranetu. Plnění rozsáhlejších úkolů vyţaduje spolupráci odborů, kterou koordinuje tajemník nebo starosta. K těmto úkolům se vytváří pracovní týmy a jejich činnost upravuje směrnice o týmové práci. Vyuţíváme roční výsledky měření výkonnosti prostřednictvím BI 2005 se srovnatelnými úřady, máme zpracovanou Analýzu rizik MěÚ, SWOT analýzu s pojmenováním silných a slabých stránek, příleţitostí a moţných ohroţení je bez zvýšených poţadavků na rozpočet prováděno plánované zlepšování výkonnosti úřadu. Dále máme definované zainteresované strany v procesu jednání s úřadem. Důkazy: BI 2005 Analýza rizik MěÚ Identifikace zainteresovaných stran SWOT analýza Organizační řád Vnitřní předpisy a směrnice Zápisy z porad vedoucích odborů Zápisy ze zasedání rady a zastupitelstva 23

24 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 2.3 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,5 24

25 SUBKRITÉRIUM 2.4 PLÁNOVÁNÍ, UPLATŇOVÁNÍ A PŘEZKOUMÁVÁNÍ MODERNIZACE A INOVACE SILNÉ STRÁNKY BI 2005 realizace školení ve vzdělávacím středisku průzkum spokojenosti zaměstnanců šetření spokojenosti občanů plány vzdělávání PŘÍLEŢITOSTI vyuţití výstupů z anket a z průzkumů spokojenosti občanů a zaměstnanců na zvýšení modernizace pomocí benchmarkingu zjišťovat moţnosti zlepšování výkonnosti v organizaci SLABÉ STRÁNKY není zpracovaný strategický plán MěÚ OHROŢENÍ proces modernizace a inovace je závislý na rozpočtu MěÚ Na našem úřadě vyuţíváme od roku 2006 benchmarking za účelem porovnání zjištěných údajů s ostatními úřady a snahou nalézt nové přístupy vedoucí ke zlepšení výkonnosti. Jednou ročně provádí tajemník vyhodnocení výstupů benchmarkingu s vedoucími odborů. Na MěÚ proběhlo v roce 2008 jiţ druhé šetření spokojenosti občanů s úřadem. Účastníci se mohli vyjádřit k činnosti jednotlivých odborů a celého úřadu. Na našem úřadě se uskutečnila další anonymní anketa spokojenosti zaměstnanců, která byla vyhodnocena referentem kvality. Výsledky hodnocení jsou zpracovány formou grafů podle odpovědí na jednotlivé otázky tohoto průzkumu a daly reálný podnět k zamyšlení nad zvyšováním motivace spokojenosti zaměstnanců. Vyhodnocení ankety je k dispozici zaměstnancům prostřednictvím vedoucích odborů a intranetu. Zainteresované strany mohou podat ţádost prostřednictvím e-podatelny. V současné době jsou síťové sluţby zajištěny formou ţádostí a formulářů na internetových stránkách města Konice. Od roku 2006 je MěÚ zapojen do metody kvality CAF. Za rok 2008 byla zpracovaná Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice, na základě které byl vypracován Plán zlepšování. Jedná se o vnitřní materiál, který stanovením konkrétních cílů napomáhá zvyšovat kvalitu úřadu. Současně jsou naše výstupy přezkoumávány externím hodnotitelem, akreditovaným MV ČR. Jednání CAF týmu, který má 8 členů, je přítomen jako host místostarosta. Od června 2009 jsou v našem vzdělávacím centru realizovaná školení na stávající a novou funkcionalitu CzechPointu, na elektronickou spisovku, na problematiku datových schránek a připravují se další kurzy v rámci elektronizace veřejné správy. Náš úřad jako první zahájil proškolování vlastních pracovníků, kteří budou pracovat s datovými schránkami. Školení jsou bezplatná a školí je akreditovaný lektor MVČR. Činnosti, kterými úřad zajišťuje zákonné nároky občanů jsou dostatečně kvalitně na jednotlivých odborech systematizovány (cestovní doklady, občanské průkazy, řidičské průkazy, přihlašování a odhlašování vozidel, matriční záleţitosti). Postupně se systematizují i další související činnosti úřadu, například systém objednávek a inovace pracovišť, přestoţe jsou limitovány finančními moţnostmi úřadu. Jednotlivé návrhy na inovaci jsou diskutovány na poradě vedoucích odborů u tajemníka úřadu a je zde posuzován jejich přínos pro organizaci. Od ledna 2008 jsou na MěÚ zřízena pracoviště Czech Pointu, na kterých mohou občané ţádat např. o výpisy z obchodního, ţivnostenského, trestního rejstříku nebo o výpisy z katastru nemovitostí atd. Důkazy: Prezenční listiny účastníků kurzů vzdělávacího centra 25

26 Sebehodnotící zprávy MěÚ Konice Plány zlepšování Průzkum spokojenosti občanů Průzkum, rozbor a vyhodnocení dotazníkového šetření Ţádosti a formuláře na www stránkách města Konice, intranet E-podatelna Pracovní skupina CAF, Zápisy z jednání Elektronické zkoušky ţadatelů o řidičské oprávnění Pasy, CDBP, Bodový systém řidičů Evidence výpisů z CzechPointu 26

27 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 2.4 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na POČET BODU na ,5 27

28 KRITÉRIUM 3: ZAMĚSTNANCI SUBKRITÉRIUM 3.1 TRANSPARENTNÍ PLÁNOVÁNÍ, ŘÍZENÍ A ZLEPŠOVÁNÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ S OHLEDEM NA STRATEGII A PLÁNOVÁNÍ SILNÉ STRÁNKY provádí se jednoroční hodnocení zaměstnanců v rámci BI2005, který umoţňuje lepší sledování a porovnání jednotlivých ukazatelů vysoká míra návratnosti dotazníků elektronická spisová sluţba PŘÍLEŢITOSTI zlepšovat a zkvalitňovat pracovní podmínky zaměstnanců více vyuţívat BI2005 vedoucími pracovníky SLABÉ STRÁNKY pracovní podmínky jsou limitovány finančními moţnostmi OHROŢENÍ další navyšování agend bez odpovídajícího proškolení můţe znamenat jejich niţší kvalitu většina procesů je odvislá od legislativních změn a není moţné je dopředu naplánovat Pravidelné analyzování současných a budoucích potřeb lidských zdrojů vzhledem k potřebám a očekáváním zainteresovaných stran je realizováno změnami organizačního řádu, změnami v počtu zaměstnanců a změnami, které jsou předkládány tajemníkem Radě města Konice. Rozvíjení lidských zdrojů je zabezpečeno vzděláváním zaměstnanců v souladu s plánem vzdělávání. Vypracování, rozvíjení a sdělování politiky řízení lidských zdrojů v souladu se strategií a plánováním organizace je upraveno v organizačním a pracovním řádu. Na základě aktuálních potřeb jsou prováděny změny v celkovém počtu zaměstnanců a organizační struktuře úřadu. Tyto změny jsou projednávány v Radě města Konice. MěÚ Konice sídlí ve třech budovách. Pracovní podmínky v celé organizaci nejsou na stejné úrovni, liší se technický stav budov i vybavení jednotlivých kanceláří, které je omezeno finančními prostředky. Kaţdý zaměstnanec má k dispozici: pracovní stůl, ţidli, telefon, PC s přístupem k internetu a odpovídající světelné, tepelné a zvukové podmínky. Další náleţitosti pracovního procesu řeší Pracovní řád MěÚ Konice. Většině zaměstnanců vyhovuje pruţná pracovní doba, která jim umoţňuje co nejlepší koordinaci pracovních a následně volnočasových aktivit. Tento fakt se projevil při prvních dvou prováděných průzkumech spokojenosti zaměstnanců. Zaměstnavatel na základě uzavřené smlouvy se závodním lékařem zajišťuje vstupní prohlídky a preventivní lékařské prohlídky. Podle této smlouvy provádí lékař také prohlídky pracoviště. Jednotlivá pracoviště jsou vybavena lékárničkami, které jsou pravidelně kontrolovány, aby v nich nebyl zdravotnický materiál s prošlou lhůtou pouţitelnosti. V organizačním řádu je zpracovaná náplň práce kaţdého odboru. Pro kaţdé pracovní místo a funkci je zpracována pracovní náplň. Vedoucím odborů zpracovává náplň práce tajemník a zaměstnancům příslušný vedoucí odboru. Zastupování zaměstnanců je řešeno v organizačním řádu, zastupování v rámci odboru řeší vedoucí odboru, zastupování vedoucího odboru je vedoucí odboru povinen písemně oznámit tajemníkovi úřadu. V souladu se správním řádem je vypracováno opatření, které stanoví úředně oprávněné osoby. Úřad umoţňuje studijní praxe studentům středních, vyšších odborných i vysokých škol zaměřených zejména na správní činnosti, ekonomiku a sociální práci (ročně cca 15). 28

29 Přijímání pracovníků je prováděno v souladu se zákonem č. 312/2002 Sb.,o úřednících územních samosprávných celků, v platném znění a dále vychází z materiálu Řízení lidských zdrojů na MěÚ Konice. Při kaţdém výběrovém řízení se dodrţují rovné příleţitosti a zákaz diskriminace. Do vedoucích funkcí jsou zaměstnanci jmenováni na základě výběrových řízení. Při výběrovém řízení na obsazení pozice vedoucího pracovníka vyţadujeme praxi v řídící pozici. Jmenování do funkce pak provádí Rada města Konice. Pravidla pro kariérní růst nelze obecně vzhledem k specifičnosti úřadu zpracovat. Odměňování zaměstnanců se provádí podle zákoníku práce a podle nařízení vlády č. 564/2006 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných sluţbách a správě. Pro práci v projektových týmech byla vypracována směrnice včetně systému odměňování. Jednou ročně se provádí v rámci Pohovoru o činnosti odboru analýza odboru příslušným vedoucím, včetně návrhu opatření a změn. Výsledky jsou předány tajemníkovi úřadu, který stanoví další postup. Při tomto pohovoru se také provádí srovnávání stávajícího stavu lidských zdrojů s dalšími úřady stejného typu zapojenými do BI K 1. lednu 2009 bylo na úřadě zaměstnáno 60 pracovníků, z toho 53 úředníků (30 ţen a 23 muţů). Kaţdoročně se provádí sledování věkové struktury zaměstnanců prostřednictvím BI 2005 a dochází k porovnávání s dalšími srovnatelnými úřady. V rámci zaměstnanců úřadu má 7 pracovníků středoškolské odborné vzdělání bez maturitní zkoušky, 34 úředníků úplné středoškolské vzdělání zakončené maturitní zkouškou a 19 zaměstnanců s vyšším nebo vysokoškolským vzděláním. Zastoupení ve vedoucích funkcích je v současné době v poměru 5 muţů a 4 ţeny. Zaměstnavatel má zřízen sociální fond, který poskytuje příspěvek např. na bytové účely, sociální nevratnou výpomoc, mimořádné odměny při ţivotních a pracovních jubileích nebo při mimořádně závaţných událostech. Dále zaměstnavatel poskytuje příspěvek na stravování. Téměř všichni pracovníci úřadu, jak to vyplynulo z posledních dvou průzkumů spokojenosti zaměstnanců, vnímali pruţnou pracovní velmi pozitivně. Pro plánování a organizaci osobního ţivota je tento faktor velmi významný. V letošním roce jsme se dotazovali zaměstnanců, jestli pracovní záleţitosti ovlivňují jejich soukromí. Jak dokládá následující graf, téměř ¾ z těch co odpověděli, se na jejich soukromém ţivotě projevují pracovní záleţitosti okrajově. % Značně Okrajově Vůbec 0 Vytváření a rozvíjení síťových sluţeb zajišťuje odbor informatiky. Jedná se o aplikace Zákony České republiky, ASPI, profibanka, GINIS, intranet, internet, internetové stránky města Konice a další s podporou uţivatelů. Odbor informatiky provozuje 1 velkou síť celého úřadu (napojeno cca 60 PC), menší síť v počítačové učebně (10 PC) a ke zkouškám v autoškole (8 PC). Na odbor jsou kladeny stále větší poţadavky. Provádí se srovnávání v rámci BI2005. Úřad zaměstnává jednoho zaměstnance, který přešel do plného invalidního důchodu a 29