Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice

Transkript

1 Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice 3.kolo V Konici, září 2008 Zpracoval za spoluúčasti členů CAF týmu: Mgr. Daniel Žouželka 1

2 OBSAH: OBSAH:... 2 SEZNAM ZKRATEK... 3 ZÁKLADNÍ ÚDAJE... 4 ZAVÁDĚNÍ MODELU CAF... 5 V Ý S L E D K Y S E B E H O D N O C E N Í... 6 KRITÉRIUM 1: VEDENÍ... 6 KRITÉRIUM 2: STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ KRITÉRIUM 3: ZAMĚSTNANCI KRITÉRIUM 4: PARTNERSTVÍ A ZDROJE KRITÉRIUM 5: PROCESY KRITÉRIUM 6: OBČANÉ/ZÁKAZNÍCI - výsledky KRITÉRIUM 7: ZAMĚSTNANCI - výsledky KRITÉRIUM 8: SPOLEČNOST - výsledky KRITÉRIUM 9: KLÍČOVÉ VÝSLEDKY VÝKONNOSTI S H R N U T Í V Ý S L E D K Ů

3 SEZNAM ZKRATEK BI 2005 Benchmarkingová iniciativa 2005 BESIP Bezpečnost silničního provozu BOZP Bezpečnost a ochrana zdraví při práci CDBP Cestovní doklad, biometrický pas ČSÚ Český statistický úřad EU Evropská unie HW Hardware ID Invalidní důchodce IKT Informačně komunikační technologie IT Informační technologie KPSS Komunitní plánování sociálních služeb KÚ OK Krajský úřad Olomouckého kraje MD Mateřská dovolená MěÚ Městský úřad MMR Ministerstvo pro místní rozvoj MV ČR Ministerstvo vnitra České republiky NNO Nestátní neziskové organizace NV Nařízení vlády OFSMM Odbor financí a správy majetku města OkÚ Okresní úřad ORP Obec s rozšířenou působností OŘ Organizační řád PČR Policie České republiky PO Požární ochrana RM Rada města SDH Sbor dobrovolných hasičů SF EU Strukturální fondy Evropské unie SPOKO Spokojené Konicko SPR Strategický plán rozvoje města Konice SW Software TJ Tělovýchovná jednota ÚAP Územně analytické podklady UP Univerzita Palackého ÚP Úřad práce ZM Zastupitelstvo města ZOZ Zvláštní odborná způsobilost 3

4 ZÁKLADNÍ ÚDAJE Základní informace Městský úřad Konice je dle zákona č. 128/2000, Sb., o obcích (obecní řád) ve znění pozdějších předpisů orgánem Města Konice. Identifikační údaje Název města: Konice Sídlo: Masarykovo náměstí 27, Konice IČ: DIČ: Telefon: Fax: Elektronická podatelna: podatelna@konice.cz Internetové stránky: Organizační schéma MěÚ STAROSTA TAJEMNÍK MěÚ ODBORY MěÚ OBECNÍ ŽIVNOSTENSKÝ ÚŘAD ODBOR DOPRAVY ODBOR FINANČNÍ A SPRÁVY MAJETKU MĚSTA ODBOR INFORMATIKY ODBOR SOCIÁLNÍCH VĚCÍ ODBOR ŠKOLSTVÍ, KULTURY A TĚLOVÝCHOVY ODBOR VNITŘNÍCH VĚCÍ ODBOR VÝSTAVBY ODBOR ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ 4

5 ZAVÁDĚNÍ MODELU CAF Pracovní skupina: Tajemník a referent kvality MěÚ sestavili v roce 2006 pracovní skupinu pro účely zpracování sebehodnotící zprávy úřadu. Skupina je tvořena 8 členy. V letošním roce nedošlo k obměně pracovníků a tým pracoval ve stejném složení jako v roce Jméno a příjmení Odbor Pozice Ing. Vojtěch Bílý Odbor finanční a správy majetku města Vedoucí odboru Ing. Jiří Kousal Odbor vnitřních věcí Vedoucí odboru Ing. Tomáš Němec Odbor výstavby Vedoucí odboru Ing. Dušan Opletal Tajemník MěÚ Ing. Vítězslav Procházka Odbor dopravy Vedoucí odboru Dagmar Spáčilová Odbor sociálních věcí Referent Alena Vrbová Mgr. Daniel Žouželka Odbor školství, kultury a tělovýchovy Odbor výstavby Referent Euromanažer a referent kvality Průběh a systém hodnocení: V letošním roce jsme pracovali stejným systémem jako v předešlých letech. Odpovědi na jednotlivé otázky lze časově vymezit od poloviny roku 2007 až do poloviny roku Všechny číselné výstupy však obsahují údaje za celý kalendářní rok. Jednotlivá subkritéria byla v červnu 2008 rozdělena mezi členy pracovní skupiny s tím, že na každém subkritériu pracovali dva pracovníci, jeden z nich byl ustanoven lídrem subkritéria a zodpovídal za správné zpracování. Referent kvality stanovil pro všechny členy týmu termín 14. července s tím, že do tohoto data byly vypracovány odpovědi na všechny otázky. Na zpracování všech otázek bylo dáno cca 40 dní. Na začátku celého procesu jsme si pročetli sebehodnotící zprávy partnerských úřadů a prostudovali naši sebehodnotící zprávu z loňského roku. Poté jsme odpovídali na jednotlivé otázky a kladli jsme důraz na oblasti, ve kterých došlo od loňského roku ke změnám. Současně jsme popisovali, které návrhy z externího hodnocení se podařilo realizovat a jakým způsobem. První zasedání CAF týmu k jednotlivým kritériím se uskutečnilo 31. července. Další jednání se konala 21. a 28. srpna. Jednání se, podobně jako v loňském roce, účastnil i místostarosta města. Na poslední schůzce 18. září byl tajemníkem úřadu představen plán zlepšování práce, který vzešel z podnětů a návrhů členů pracovní skupiny na základě zpracované sebehodnotící zprávy. Plán zlepšování práce byl dán na vědomí Radě města Konice. 5

6 V Ý S L E D K Y S E B E H O D N O C E N Í KRITÉRIUM 1: VEDENÍ Subkritérium Nasměrování organizace vypracováním poslání, vize a hodnot 1.1.a) 1.1.b) Otázka Formulace a rozvíjení poslání organizace (jaké jsou cíle organizace) a vize organizace (kam chce organizace jít) zahrnující příslušné zainteresované strany a zaměstnance Hlavní poslání úřadu formulované v zákoně o obcích je možno uvést jako výkon samostatné a přenesené působnosti. V samostatné působnosti úřad zajišťuje hospodaření s majetkem města a pečuje o základní potřeby občanů a rozvoj města. Tato poslání jsou přenášena do strategických plánů, ve kterých jsou rozvíjena. V přenesené působnosti úřad zajišťuje výkon státní správy. Poslání vychází z příslušné legislativy a je rozvinuto zejména v organizačním řádu a dále například v Informační strategii MěÚ Konice, schválené radou města dne usnesením č. 28/43/2005. Vize úřadu Městský úřad kvalitní služby občanům zajišťované s profesionálním přístupem a podpořené dobrými pracovními podmínkami je schválena radou města dne usnesením č. 15/50/2006. S vizí seznamujeme zaměstnance i občany zveřejněním na intranetu, internetu a úřední desce MěÚ. Přímo ve formulaci vize jsou zahrnuty jak zainteresované strany tak zaměstnanci. Byla provedena identifikace zainteresovaných stran největší podíl tvoří občané Konice a vlastníci nemovitostí v Konici při výkonu samostatné působnosti a občané správního obvodu ORP Konice při výkonu přenesené působnosti. Byl proveden průzkum spokojenosti občanů. Přenesení poslání a vize do strategických (dlouhodobých a střednědobých) cílů a operativních (konkrétních a krátkodobých) cílů a činností Poslání a vize jsou přenášeny do strategických plánů: - Územní plán města Konice - Strategický plán rozvoje města Konice - Usnesení zastupitelstva a rady města - Organizační řád Městského úřadu Konice do externích plánů - pozemkové úpravy Runářov, Čunín, Konice, Křemenec - opatření obecné povahy: Zásady územního rozvoje Olomouckého kraje - územně plánovací podklady: Územní generel dopravy silnic II. a III. třídy na území Olomouckého kraje - Územně analytické podklady ORP Konice a do operativních cílů a činností - rozpočet města - usnesení rady - obnova a zlepšování pracovního prostředí a tím i prostředí pro klienty - modernizace technického vybavení - aktualizace informačního systému MěÚ - aktualizace internetových stránek města, úřadu - zápisy z porad vedoucích pracovníků 6

7 1.1.c) 1.1.d) 1.1.e) 1.1.f) 1.1.g) Zavedení hodnotového rámce zahrnujícího transparentnost, etický přístup a službu občanům a zavedení etického kodexu zahrnujícího zainteresované strany Hodnotový rámec je dán zákonem o úřednících, pracovním řádem, organizačním řádem, vizí úřadu a zavedenými obecnými pravidly slušného chování jak mezi zaměstnanci tak zejména vůči občanům. Pravidla chování jsou stanovena zejména v Pracovním řádu Městského úřadu Konice. Stávající zaměstnanci jsou s výše uvedenými předpisy seznámeni a noví jsou s nimi seznamováni při nástupu do zaměstnání. Etický kodex nemáme zavedený, nepovažujeme jej za nutný. Důkaz: Pracovní a organizační řád, Zákon o úřednících, Zákoník práce Posilování vzájemné důvěry a respektu mezi vrcholovým vedením, manažery a zaměstnanci (např. definováním norem dobrého vedení) Řada zaměstnanců se účastní veřejných zasedání zastupitelstva města, kde mají možnost poznat nejvyšší představitele města a vyslechnout si jejich názory. Někteří zaměstnanci se účastní jako hosté jednání výborů ZM, kde jsou předsedy zastupitelé. Někteří zaměstnanci se pravidelně zúčastňují zasedání pracovní skupiny aktualizace Strategického plánu rozvoje města Konice za účasti členů rady a předsedy výboru pro regionální rozvoj a kulturu. Vedoucí odborů se účastní pravidelných porad u tajemníka za účasti místostarosty. Tajemník je v těsném kontaktu s vedoucími odborů a řadou dalších pracovníků. Vytváření podmínek pro efektivní komunikaci zajišťující seznámení všech zaměstnanců organizace a dalších zainteresovaných stran s posláním, vizí, hodnotami a strategickými a operativními cíly Někteří zaměstnanci se přímo podílejí na vytváření uvedených materiálů. Ostatní se s nimi nebo s jejich aktualizacemi setkávají prostřednictvím vedoucích odborů, na intranetu nebo na internetových stránkách města. Připomínky a náměty k nim mohou podávat sami nebo prostřednictvím svých vedoucích tajemníkovi nebo starostovi. Noví zaměstnanci jsou s některými z nich seznamováni při nástupu (Organizační a pracovní řád). Byla provedena identifikace zainteresovaných stran a ty jsou o poslání a cílech informovány na webových stránkách města, v místním televizním vysílání, ve Zpravodaji Konice (6x ročně), na veřejných jednáních zastupitelstva města nebo na úřední desce, případně nepravidelným roznosem informačních letáků. Důkaz: Organizační a pracovní řád, Usnesení rady a zastupitelstva města, Územní plán, Strategický plán rozvoje města Konice, Rozpočet města, Zápisy z porad Pravidelné přezkoumávání poslání, vize a hodnot odrážející změny ve vnějším prostředí Přezkoumávání se provádí min. 1x za rok zejména v návaznosti na očekávané či nastalé legislativní změny. V této souvislosti se změna poslání projevuje např. v usnesení rady změna organizačního řádu, ve změnách vnitřních předpisů. Základní poslání a hodnoty se nemění. Reaguje se také na technický pokrok v informačních technologiích. Vize úřadu je přezkoumávána také prostřednictvím průzkumu spokojenosti zaměstnanců a klientů (občanů, zainteresovaných stran). Text stávající vize byl projednáván na poradách vedoucích odborů a a vedoucími odborů bylo doporučeno ponechat stávající vizi v platnosti. Řízení střetu zájmů prostřednictvím identifikování potenciálních oblastí střetů zájmů a přijetím odpovídajících zásad pro zaměstnance Podle provedené analýzy rizik představuje střet zájmů dosti nízké riziko. Vedoucí odborů, na které se jako na veřejné funkcionáře vztahuje zákon o střetu zájmů č. 7

8 159/2006 Sb., byli s ním seznámeni na poradě vedoucích odborů , kde obdrželi písemný informační materiál. Členové rady města dostali obdobný materiál s informacemi o zákonu dne Přiznání za rok 2007 podle zákona všichni dodali v termínu a bez závad. S odpovídajícími zásadami majícími minimalizovat možnost střetu zájmů, jež jsou součástí 16 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících a s pracovním řádem byli seznámeni všichni zaměstnanci. Do potenciálního střetu zájmů se mohou dostat všichni úředníci vydávající rozhodnutí, potom nastupuje institut podjatosti podle správního řádu. Podjatost je řešena průběžně v konkrétních případech. Střet zájmů uvolněných i neuvolněných funkcionářů je řešen zákonem o střetu zájmů, zákonem o obcích, jednacím řádem zastupitelstva města a jednacím řádem rady. Všechna výběrová řízení probíhají standartním způsobem a v souladu se zákonem. Důkaz: Zápisy z porad vedoucích odborů s tajemníkem, Pracovní řád MěÚ, 16 zákona č. 312/2002 Sb., Zápisy z výběrových řízení na obsazení pracovních míst, Zápisy z výběrových řízení na dodávky a služby, Vnitřní směrnice č. 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob, Oznámení o jiných vykonávaných činnostech, oznámení o majetku nabytém v průběhu výkonu funkce a oznámení o příjmech, darech a závazcích podávané veřejným funkcionářem podle zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů 8

9 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.1 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na POČET BODU na ,8 9

10 Subkritérium 1.2 Vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení organizace, výkonnosti a změn Otázka 1.2.a) Rozvíjení procesů a organizační struktury v souladu se strategií, plánováním a potřebami a očekáváními zainteresovaných stran s využitím dostupných technik Organizační struktura a rozvíjení procesů jsou neustále optimalizovány v reakci na změny zákonů a na požadavky volených představitelů města. Pro tyto potřeby využíváme benchmarking, srovnáváme se s úřady stejné úrovně jednak v kraji a jednak v republice o velikosti správního obvodu do obyvatel. Organizační struktura je stanovena Organizačním řádem MěÚ Konice schváleným Radou města Konice. V roce 2007 byly provedeny dvě změny. Byla provedena identifikace zainteresovaných stran a průzkum spokojenosti klientů, aby mohlo dojít k upřesnění potřeb a očekávání těchto stran. Stěžejní procesy jsou popsány ve vnitřních směrnicích úřadu či města, např.: - spisový a skartační řád - pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností - komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic - kontrolní řád - týmová práce - další směrnice dle seznamu směrnic 1.2.b) Definování vhodné formy řízení (úrovně, funkce, odpovědnost a kompetence) a zajištění systému pro řízení procesů Jednotlivé úrovně řízení, základní pravomoci, povinnosti a odpovědnosti jsou stanoveny v Organizačním řádu MěÚ Konice. A dále v některých směrnicích, zejména: - Směrnice č. 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob - Směrnice č. 2/2006 Provozní směrnice Bezpečnostní politiky informačního systému MěÚ Konice - Spisový a skartační řád - Směrnice č. 2/2007 Koordinovaná stanoviska a koordinovaná závazná stanoviska - Směrnice 6/2007 Kontrolní řád města Konice - Směrnice 7/2007 Komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic - Směrnice 8/2007 Evidence a vymáhání pohledávek Jednotlivým úředníkům jsou nadefinována přístupová práva do speciálních programů, které využívají při své práci podle kompetence, kterou mají. Jednotlivé formy řízení jsou specifikovány v konkrétních pracovních náplních. 1.2.c) Vypracování a schválení měřitelných cílů a úkolů pro všechny úrovně organizace - plány vzdělávání - v oblasti vzdělávání úředníků každý úředník má zpracován plán vzdělávání, který mimo jiné zahrnuje legislativní požadavky na kvalifikaci daného úředníka - rozpočet města cíle pro všechny úrovně - v oblasti investiční výstavby měřitelné cíle jsou vždy stanoveny - v rámci hodnocení zaměstnanců jsou stanoveny konkrétní měřitelné cíle a úkoly na další období a následně jsou minimálně 2x ročně vyhodnocovány zadavatelem - při týmové práci podle Směrnice č. 1/2008 Týmová práce jsou vypracovány a zadavatelem schváleny cíle a úkoly pro daný pracovní tým - v oblasti bezpečnosti práce, požární ochrany a školení řidičů referentských vozidel všichni proškolení, cílem je nemít pracovní úrazy a nehody 10

11 1.2.d) Stanovování cílů pro výstupy a dopady s ohledem na vyrovnání potřeb a očekávání různých zainteresovaných stran Průzkum spokojenosti občanů, provedený v závěru roku 2007, ukázal, i když jen na omezeném vzorku, že potřeby a očekávání zainteresovaných stran jsou převážně naplňovány. Byla provedena identifikace zainteresovaných stran. Většina výstupů veřejné služby je nasměrována do plnění přeneseného výkonu státní správy a zbývající k zajištění spokojenosti zainteresovaných stran při naplňování jejich potřeb a očekávání. Při přeneseném výkonu státní správy jsou cíle pro výstupy stanoveny v souladu s příslušnými zákony a ve stanovených termínech. Jsou obsaženy v organizačním řádu a vnitřních směrnicích. Po vydávání výpisů z Katastru nemovitostí a Obchodního rejstříku v roce 2007 byla od vytvořena čtyři plnohodnotná pracoviště Czech Point, kde jsou po celou pracovní dobu pět dnů v týdnu vydávány oficiální výstupy z veřejných registrů (Katastr nemovitostí, Obchodní rejstřík, Živnostenský rejstřík, Rejstřík trestů). Vytvořením Strategického plánu rozvoje města Konice došlo k částečnému naplnění závazku k zainteresovaným stranám. Na vytváření SPR se podílely dotčené strany. Záměry města v místních částech jsou projednávány s osadními výbory. Jednotlivé konkrétní úkoly vedoucí k naplňování stanovených cílů jsou termínově zadávány radou města, na poradách vedoucích odborů, při hodnocení pracovníků. Důkaz: Organizační řád, Směrnice č. 3/2006 Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností, Směrnice č. 2/2007 Koordinovaná stanoviska a koordinovaná závazná stanoviska, Výsledky průzkumu spokojenosti občanů, Identifikace zainteresovaných stran, Zápisy z rady a zastupitelstva města, Zápisy z porad vedoucích odborů 1.2.e) Formulace a přizpůsobování strategie egovernmentu se strategickými a operativními cíly organizace Strategie egovernmentu na úřadě je částečně formulována ve směrnici Informační strategie MěÚ Konice, schválené radou dne č. usnesení 28/43/2005. Dovnitř má organizace vytvořenou elektronickou spisovou službu s jedním podacím deníkem vedeným v elektronické podobě a výpravnou s výplatním strojem a dále mj. GIS. Navenek má úřad e-podatelnu, kterou můžeme přijímat elektronická podání s ověřeným elektronickým podpisem, ověřené elektronické podpisy, elektronickou úřední desku, na které jsou zveřejňovány dokumenty ve stejném rozsahu jako na úřední desce. Jsou zřízena čtyři pracoviště Czech Pointu, kde jsou pomocí dálkového přístupu vydávány ověřené výstupy (v papírové podobě) z některých veřejných registrů. Řada agend je založena na sdílení registrů a na elektronickém přístupu do nich (evidence obyvatel, registry řidičů a vozidel, živnostenský rejstřík). Komunikace s orgány veřejné správy probíhá běžně elektronickou cestou, zainteresované strany jsou informovány prostřednictvím internetových stránek města. Elektronicky probíhá komunikace s bankou vč. platebních příkazů, výplaty sociálních dávek, výplaty zaměstnancům. Operativně se přizpůsobujeme všem požadavkům, které jsou na nás v této oblasti kladeny. V počítačové učebně města jsou proškolováni pracovníci úřadu v používání různého software. 1.2.f) Vybudování manažerského informačního systému zahrnujícího interní audity Vzhledem k počtu obyvatel města nebyl zřízen útvar interního auditu. Finanční kontrola i interní audit je prováděn nasmlouvanými oprávněnými auditory. Plnění rozpočtu je sledováno prostřednictvím programu GINIS. Na výsledky je reagováno. Případná doporučení či nápravy pochybení úřadu jsou začleněny do činnosti úřadu. Postupujeme podle Kontrolního řádu města Konice zahrnujícího řídící a veřejnosprávní kontrolu. Vymáhání pohledávek se řídí směrnicí. Byla zpracována Analýza rizik. 11

12 Důkaz: Směrnice města č 7/2007 Komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic, Směrnice města č. 6/2007 Kontrolní řád města Konice, Směrnice č. 8/2007 Evidence a vymáhání pohledávek, Analýza rizik 1.2.g) Vytvoření odpovídajícího prostředí pro projektovou a týmovou práci Projektová a týmová práce probíhá vždy za podpory vedení města, které umožňuje vytvoření odpovídajících podmínek pro kvalitní práci. Je zpracována směrnice Týmová práce. Podle ní nyní pracují dva týmy: - CAF - územně analytické podklady (ÚAP) Jsou stanoveny měřitelné cíle, zadány termíny a úkoly, je také stanovena odměna za splnění stanovených cílů. Pro potřeby zpracování SPR byla vytvořena pracovní skupina, jejímiž členy jsou i vedoucí pracovníci MěÚ. Výstupem bylo zapracování vlastních projektových námětů do tohoto střednědobého dokumentu. V současnosti je týmovou prací příprava materiálu pro radu a zastupitelstvo týkající se aktualizace SPR a možnosti čerpání dotací ze zdrojů EU. V roce 2007 jsme byli zapojeni do projektu krajského úřadu Benchmarking absorpční kapacity veřejné správy Olomouckého kraje zde jsme mj. získali podněty pro projektovou a týmovou práci. Dále do projektů: - Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje - Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji. Nyní jsme například zapojeni v projektu - Benchmarkingová iniciativa 2005 Vytvořena je stálá pracovní skupina CAF. 1.2.h) Dlouhodobé využívání systému TQM, například EFQM nebo CAF V roce 2005 MěÚ Konice přistoupil prostřednictvím projektu Olomouckého kraje Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje k benchmarkingu účastí v Benchmarkingové iniciativě MěÚ se porovnává s jinými úřady za roky Další z metod kvality, které implementujeme na úřadě je model CAF. Od roku 2006 je úřad zapojen do projektu EDUKOLU Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji. V rámci projektu dochází k proškolování týmů CAF, k předávání zkušeností při zpracování hodnotících zpráv CAF začínajícím úřadům a následné srovnávání. V roce 2007 byl zpracován druhý plán zlepšování práce, který se naplňoval v letech 2007 a Sebehodnotící zpráva CAF byla zhodnocena externím hodnotitelem certifikovaným MV ČR. Získali jsme cenu MV ČR za kvalitu ve veřejné správě za rok 2007 ORGANIZACE ZVYŠUJÍCÍ KVALITU VEŘEJNÉ SLUŽBY za aplikaci modelu CAF 2006 a zapojení do benchmarkingového srovnávání. 1.2.i) Vytvoření a rozvíjení systému měřitelných strategických a operativních cílů a měření výkonnosti v organizaci (např. Balanced Scorecard, ISO 9001:2000) Systém měřitelných cílů strategických plnění rozpočtu: - naplnění plánů vzdělávání je ovlivněno rozpočtem - sledují se počty různých úkonů, rozhodnutí, spisů apod. Porovnávají se meziročně v rámci odborů. Podrobně je to sledováno v rámci BI 2005 a dále pak ve zprávě o činnosti úřadu. 1.2.j) Rozvíjení systémů managementu kvality jako jsou ISO 9001:2000, Servis Level Agreements (SLAs) a jiné druhy certifikací 1.2.k) Informování zaměstnanců a příslušných zainteresovaných stran o připravovaných změnách a jejich důvodech Připravované změny včetně důvodů jsou předem projednávány zpravidla tajemníkem s vedoucím odboru, v některých případech jsou změny na návrh vedoucích odborů. Vedoucí je následně projednávají se zainteresovanými zaměstnanci. Změny tajemník 12

13 většinou projednává v radě města a potom se promítají do organizačního řádu a dalších vnitřních předpisů. Vedoucí odborů jsou s nimi seznamováni na poradách a informace přenášejí dále. Usnesení rady jsou elektronicky rozesílány vedoucím odborů, jsou zveřejňovány na internetu a v konickém zpravodaji. Byla provedena identifikace zainteresovaných stran. 13

14 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Sukritériu 1.2 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na POČET BODU na ,5 14

15 Subkritérium Motivování a podpora zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem Otázka 1.3.a) Vedení příkladem a působení v souladu se stanovenými cíli a hodnotami Vedení pomocí osobních příkladů je limitováno jednak osobností vedoucího a personálním obsazením podřízených. Vedoucí pracovníci dávají osobní příklad svým podřízeným a to například prací nad rámec svých povinností a nad rámec pracovní doby či příkladným plněním svěřených úkolů a také dodržováním obecných zákonů vztahujících se k jejich činnosti (např. zákon o úřednících, správní řád, zákon o ochraně osobních údajů, aj.) a vnitřních předpisů organizace (zejména pracovní řád, dále organizační řád a vnitřní směrnice). Případně se snaží nacházet rovnováhu mezi efektivitou a hospodárností. Důkaz: Výsledky dotazníkové akce, Zpráva o činnost MěÚ za daný rok 1.3.b) Prokazování osobní ochoty vrcholového vedení organizace a manažerů přijímat změny, a to akceptováním Požadavky na vedoucí jsou stanoveny v pracovním a v organizačním řádu. Městský úřad má vypracován plán vzdělávání, který je jedním ze základních předpokladů pro zvyšování kvalifikace vedoucích pracovníků. Ke zlepšení počítačových znalostí absolvovali vedoucí i další zaměstnanci MěÚ počítačové kurzy na jednotlivé nové programy, byl připraven a 3x vyhodnocen dotazník pro zaměstnance. O ochotě přijímat změny svědčí i zapojení vedoucích pracovníků do CAFu a BI 2005, což má za následek přijímání některých změn. K zásadnějším změnám dochází v důsledku různých legislativních kroků a rychlého vývoje IT. Důkaz: Pracovní a organizační řád, Plán vzdělávání, Systém odběru odborného tisku a literatury, Absolvování počítačových kurzů, Dotazník pro zaměstnance 1.3.c) Pravidelné informování zaměstnanců o zásadních otázkách, které se týkají organizace Zaměstnanci jsou o významných otázkách informováni zejména prostřednictvím porad vedoucích odborů s tajemníkem úřadu. Poté probíhají na všech odborech porady včetně informování o významných záměrech města. Nezastupitelnou roli v informovanosti zaměstnanců hraje výpočetní technika - zejména využití internetu, intranetu, elektronické pošty, či společných počítačových disků a speciálních programů, možnost vyhledat usnesení rady a zastupitelstva města a zápisy z jednání zastupitelstva na internetových stránkách města, televizní zpravodajství. Důkaz: Intranet, Internet, Sdílené disky, Porady a školení pracovníků, Porady tajemníka a vedoucích pracovníků 1.3.d) Podporování zaměstnanců při plnění jejich povinností, plánů a cílů v návaznosti na celkové cíle organizace Zaměstnanci jsou podporováni vypracovaným plánem vzdělávání, který jim umožňuje patřičně si doplňovat a zvyšovat kvalifikaci a dále zavedeným hodnocením pracovníků, nastaveným systémem odměňování. Zaměstnanci jsou podporování zejména tím, že jsou v rámci možností ve vhodném pracovním prostředí, mají k dispozici potřebné vybavení a vše co je nezbytné k plnění jejich povinností. Na úřadě je stanoven systém pravidelného hodnocení zaměstnanců vedoucími zaměstnanci jedenkrát ročně. Dále je podporována iniciativa zaměstnanců při plnění plánů a cílů úřadu na společných poradách tajemníka se zaměstnanci jednotlivých odborů, probíhají ankety spokojenosti zaměstnanců. Pro plnění zvlášť významných úkolů se stanovují projektové týmy, které se stanovují starostou města nebo tajemníkem ke konkrétním úkolům. 15

16 Důkaz: Plán vzdělávání, Rozpočtový proces, Vyplácení odměn, Zápisy z hodnocení zaměstnanců, Směrnice č. 1/2007 Týmová práce 1.3.e) Stimulování a povzbuzování zaměstnanců a vytváření podmínek pro přenesení pravomocí, odpovědností a kompetencí včetně právní odpovědnosti Jednotlivým pracovníkům je odpovědnost přidělována na základě pracovního řádu, pracovní náplně, organizační struktury a konkrétních potřeb zaměstnavatele. Motivováni jsou nastaveným systémem odměňování a jistotou solidního zaměstnání. Vnitřním předpisem 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob jsou stanoveny podle správního řádu oprávněné úřední osoby a dále osoby podepisující příslušná rozhodnutí. Další kompetence, pravomoci a odpovědnosti jsou stanoveny v souboru vnitroorganizačních účetních směrnic a nově v kontrolním řádu. Důkaz: Organizační řád, Směrnice 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob, pracovní náplně 1.3.f) Povzbuzování a podporování zaměstnanců při předkládání jejich návrhů na inovace a zlepšování a při aktivním plnění jejich každodenní práce Součástí porad vedoucích odborů je bod náměty a podněty zaměstnanců, kde mimo podnětů vedoucích bývají prezentovány i záměry jejich podřízených. 1.3.g) Uznávání a odměňování úsilí týmů a jednotlivců Jednotlivci i týmy jsou ve své činnosti motivováni širokou škálou ohodnocení, počínaje slovní pochvalou a konče finančním ohodnocením za akce nad rámec pracovní náplně zaměstnanců nebo při splnění obzvláště náročných pracovních úkolů, kdy jsou udělovány mimořádné odměny. V roce 2007 byla vypracována směrnice, která stanovuje postup při plnění významných úkolů. Vždy je stanovena zodpovědnost pro jednotlivé pracovníky včetně termínu plnění daného úkolu. Současně je stanoveno finanční ohodnocení těchto pracovníků. Důkaz: Mimořádné odměny pracovníků, Systém hodnocení, Organizační řád, Směrnice č. 1/2007 Týmová práce 1.3.h) Respektování individuálních potřeb a osobních situací zaměstnanců Vybavení budov a kanceláří odpovídá možnostem úřadu. Po provedení druhého průzkumu spokojenosti zaměstnanců, který se konal v roce 2007, byla pružná pracovní doba hodnocena jako jeden z výrazných pozitivních aspektů individuálních potřeb zaměstnanců. Zaměstnavatel umožňuje zkrácení pracovního úvazku ze zdravotních důvodů, umožňuje neplacené volno pro studium, které nevychází přímo z potřeb zaměstnavatele. Zaměstnancům je také umožněno vybírání dovolené dle osobních potřeb. Důkaz: Pracovní řád, Organizační řád, Průzkumy spokojenosti zaměstnanců 16

17 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.3 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na

18 Subkritérium Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost 1.4.a) 1.4.b) 1.4.c) 1.4.d) 1.4.e) Otázka Identifikování veřejných politik ovlivňujících organizaci Jsou identifikovány ve třech úrovních : 1) Komunální úroveň zejména zvolení členové zastupitelstva města, kteří mají přímý vliv na činnost organizace. 2) Krajská úroveň volení představitelé kraje, zejména hejtman a náměstci a aparát krajského úřadu v čele s ředitelem. 3) Ústřední úroveň vláda, poslanecká sněmovna, senát, aparáty ministerstev aj. V 1. úrovni má největší vliv zejména na činnost úřadu v samostatné působnosti, na počet a složení zaměstnanců, organizační strukturu, vybavení úřadu aj. V 2. úrovni se jedná zejména o kontrolní a případně metodickou činnost v oblasti přeneseného výkonu státní správy V 3. úrovni se odehrává kontrola samostatné činnosti úřadu. Vznikají zde zákony, které s sebou přináší nárůst povinností úřadu, určují se příspěvky na činnost, dotace apod. Všechny tři úrovně se vzájemně prolínají. Udržování proaktivních a pravidelných vztahů s politickými představiteli příslušných oblastí exekutivy a legislativy Aktivní a pravidelný vztah zástupci města udržují s předsedou poslanecké sněmovny, do jehož volebního obvodu Konice patří a je současně členem rady města. Členové zastupitelstva města podle své stranické příslušnosti udržují kontakty se zástupci svých stran v poslanecké sněmovně, v aparátech politických stran, případně na ministerstvech. Na krajské úrovni udržujeme dle potřeby nepravidelné vztahy s hejtmanem a jeho náměstky (starosta, místostarosta) a pravidelné vztahy s pracovníky krajského úřadu podle oblasti vykonávané činnosti. Zpravidla bývají pořádány porady vedoucích odborů krajského úřadu s vedoucími odborů ORP a ředitel krajského úřadu s tajemníky. Na komunální úrovni se zaměstnanci setkávají s politiky zejména na jednáních zastupitelstva města. Důkaz: Zápisy z jednání Zastupitelstva a Rady města Konice Sladění cílů a úkolů organizace s veřejnými politikami Na komunální úrovni je sladění cílů a úkolů zapracováno ve Strategickém plánu rozvoje města Konice a v usneseních zastupitelstva a rady. Na krajské úrovni jsou projednávány a realizovány společné investiční akce, zapojujeme se do společných projektů, krajský úřad metodicky řídí jednotlivé odbory vykonávající státní správu. Na ústřední úrovni jde zejména o naše přizpůsobení strategickým cílům ústředních orgánu, kdy automaticky sledujeme legislativní změny a přizpůsobujeme jim naše cíle a úkoly. Vybudování partnerství a vazeb s důležitými zainteresovanými stranami (občané, nevládní organizace, zájmové skupiny, průmysl a jiné orgány veřejné správy) Byla provedena identifikace zainteresovaných stran. Výrazně největší podíl mezi nimi mají občané. Zástupci města a zaměstnanci úřadu se s nimi denně setkávají v rámci své běžné pracovní činnosti. Mimo úřední řízení přijímají různé připomínky, požadavky, podněty, stížnosti, případně petice. Starosta přijímá záštitu nad některými akcemi. Město na základě žádostí finančně podporuje aktivity žadatelů, zejména neziskových organizací, které vyvíjí aktivní činnost na území města v sociální oblasti, v oblasti kultury, sportu, práce s mládeží apod. Zapojení politiků a jiných zainteresovaných stran do formulování cílů pro výstupy a jejich důsledky a do rozvoje systému vedení organizace 18

19 1.4.f) 1.4.g) 1.4.h) Na komunální úrovni jsou politické strany zapojeny prostřednictvím starosty a členů rady při plnění volebních programů a při řízení organizace při schvalování organizačního řádu, obecně závazných vyhlášek, nařízení, některých směrnic. Dále se strany zapojují do činností komisí a výborů. Místostarosta se účastní porady vedoucích odborů u tajemníka úřadu a také je hostem při zasedáních CAF týmu. Usilování o veřejné povědomí, reputaci a uznání organizace a jejích služeb Vedoucí pracovníci na svěřených úsecích usilují (v souladu s pracovním řádem) o dobrou pověst každodenní činností a přístupem ke klientům. Dokladem usilování o dobrou pověst úřadu je právě činnost nad rámec stanovených povinností spojená se zapojením do modelu CAF a s následným plněním plánu zlepšování. Nebo také vytvoření čtyř plnohodnotných pracovišť CzechPoint. Image úřadu/města je však spjata s používáním znaku města hlavičkový papír, reklamní předměty apod. V roce 2007 získal MěÚ Konice cenu ministerstva vnitra za kvalitu ve veřejné správě Organizace zvyšující kvalitu veřejné služby za aplikaci modelu CAF Město aktivně tvoří internetové stránky, podílí se na místním televizním vysílání. Budování image města napomáhá i konání významných kulturních a sportovních akcí (Žváčkův festival dechových hudeb, koncerty klubu přátel hudby, Konické štrapáce, Na kole kolem Konice, vánoční trhy s ohňostrojem, dětský karneval a další). Vypracování koncepce marketingu (cílové služby/produkty) a jeho sdělení zainteresovaným stranám Podle zpracované identifikace zainteresovaných stran představují občané výrazně největší podíl těchto stran. Na občany a zejména na občany Konice je proto také nejvíce zaměřeno sdělování informací o cílových produktech a službách. Nejdůležitější informace jsou šířeny prostřednictvím letáků Českou poštou do všech domácností. Běžně jsou informace sdělovány prostřednictvím internetu, na úřední desce, ve Zpravodaji Konice. Jednotliví pracovníci denně komunikují se zainteresovanými stranami osobně, telefonicky či elektronicky prostřednictvím u. Při významných investičních akcích se pořádají veřejná projednávání za účasti nejširšího spektra obyvatelstva. V roce 2007 byl proveden průzkum spokojenosti občanů s prací MěÚ. Podílení se na činnostech profesních a jiných sdružení, zájmových organizací a skupin Město je členem Svazu měst a obcí České republiky, Svazu měst a obcí Střední Moravy, členem Mikroregionu Konicko a zájmového sdružení právnických osob Střední Morava Sdružení cestovního ruchu. Tajemník je členem Sdružení tajemníků městských a obecních úřadů ČR. 19

20 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.4 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na POČET BODU na ,3 20

21 KRITÉRIUM 2: STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ Subkritérium Shromažďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran 2.1.a) 2.1.b) 2.1.c) 2.1.d) Otázka Identifikování všech příslušných zainteresovaných stran Město Konice má zpracován Strategický plán rozvoje města Konice, ve kterém jsou identifikovány hlavní zainteresované strany, zejména z hlediska samostatné působnosti. Jednotlivé odbory mají přehled o zainteresovaných stranách v oblasti státní správy. V roce 2008 byl zpracován dokument Identifikace zainteresovaných stran. Jedná se o dokument, na kterém spolupracovali všichni vedoucí odborů, kteří definovali všechny subjekty se kterými se setkávají v každodenní práci. Důkaz: Strategický plán rozvoje města Konice, Identifikace zainteresovaných stran Systematické shromažďování a analyzování informací o zainteresovaných stranách a jejich potřebách a očekáváních Zainteresované strany byly v letošním roce identifikovány jednotlivými vedoucími odborů. Jedná se např. o žadatele sociálních dávek, vydání občanských průkazů, pasů, řidičských průkazů, stavebního povolení, živnostenského oprávnění, zájemce o koupi nemovitostí atd. Starostové obcí, patřících do správního obvodu města Konice, se zúčastňují pravidelných zasedání konického mikroregionu, která se konají 1x měsíčně. V roce 2007 byl proveden první průzkum spokojenosti zákazníků/občanů s činností úřadu. V tomto průzkumu mohli občané zákazníci mj. definovat s čím nejsou spokojeni, jaké mají přání a očekávání od úřadu. Důkaz: Průzkum spokojenosti klientů, Identifikace zainteresovaných stran, Zápisy ze zasedání Mikroregionu Konicko Pravidelné shromažďování a analyzování informací, jejich zdrojů, přesnosti a kvality; může to zahrnovat informace o důležitých změnách v oblasti sociální, ekologické, ekonomické, právní a demografické Je pravidelně realizován systém porad vedoucích pracovníků s tajemníkem úřadu. Těchto zasedání se účastní i místostarosta města Konice. Úřad shromažďuje informace v rámci zákona. Využívá se hlavně evidence jednotlivých odborů. Tyto informace jsou dále vyhodnocovány pro účely např. tvorby Územního plánu města Konice, zpracování Územně analytických podkladů ORP Konice nebo při tvorbě aktualizace Strategického plánu rozvoje města Konice. Od roku 2007 probíhá monitoring plnění akčního plánu a průběžně se upravuje. Město Konice je v současné době mj. zapojeno do Jednotného systému dopravních informací pro ČR a dále je na městě vytvořena komise BESIPu. Důkaz: Územní plán města, statistická hlášení, Strategický plán rozvoje města Konice, Jednotný systém dopravních informací pro ČR, Zápisy z komise BESIPu, Zápisy z porad vedoucích pracovníků s tajemníkem, Územně analytické podklady ORP Konice Systematické analyzování vnitřních silných a slabých stránek organizace (např. diagnózy v rámci TQM prostřednictvím modelu CAF, Modelu excelence EFQM nebo analýzy SWOT*) Systematické analyzování těchto stránek probíhá pravidelně. Je nastaven systém těchto analýz, z kterého se vychází při jejich praktickém provádění. Silné a slabé stránky úřadu jsou analyzovány rovněž na poradách vedoucích odborů. Na základě aplikace metody 21

22 benchmarkingu na úřadě mohou vedoucí pracovníci snáze reflektovat silné stránky svých odborů a vlastně i celé organizace. Odhalení slabých stránek úřadu je účelem sebehodnocení metodou CAF a jejich postupné odstraňování je náplní Plánu zlepšování práce MěÚ Konice. Při externím hodnocení dochází ze strany hodnotitele k definování silných a slabých stránek úřadu a současně jsou navrhovány oblasti zlepšování. Při uskutečňování sebehodnotícího procesu s tímto dokumentem pracujeme a snažíme se navržené záměry realizovat. Důkaz: Interní audity, Finanční kontroly, Plán zlepšování práce MěÚ Konice, Externí hodnocení sebehodnotícího procesu 22

23 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 2.1 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na

24 Subkritérium Vypracování, rozvíjení, přezkoumání a aktualizace strategie a plánování s ohledem na potřeby zainteresovaných stran a dostupné zdroje 2.2.a) 2.2.b) 2.2.c) Otázka Vypracování, rozvíjení a aplikace metod pro monitorování, měření a /nebo hodnocení výkonnosti organizace na všech úrovních zajišťujících monitorování implementace strategie Organizace měří svoji výkonnost v rámci benchmarkingu. Na našem úřadě implementujeme tuto metodu kvality od začátku roku Hlavní smysl je ve vzájemném srovnávání zjištěných údajů s ostatními partnerskými úřady. Činnost jednotlivých odborů organizace je zaznamenaná ve Zprávě o činnosti úřadu. Tato zpráva je všem zájemcům přístupná na internetových stránkách města Konice. Město Konice má zpracovaný Strategický plán rozvoje města Konice. Byla ustanovena pracovní skupina aktualizace Strategického plánu rozvoje města Konice, která zpracovává na každý kalendářní rok akční plán. Pravidelně se schází a projednává aktuální problémy a potřeby města a diskutuje o nich. Od roku 2007 je zřízen výbor pro regionální rozvoj a kulturu, který se zabývá nejdůležitějšími záměry sloužícími k rozvoji města a celého regionu. Důkaz: BI 2005, Zpráva o činnosti úřadu, Internetové stránky města, Strategický plán rozvoje města Konice, Zápisy ze setkání pracovní skupiny aktualizace Strategického plánu rozvoje města Konice, Akční plán pro rok 2008 Systematické přezkoumávání rizik a příležitostí (např. analýza SWOT) a identifikování kritických faktorů úspěchu prostřednictvím pravidelného hodnocení těchto faktorů v prostředí organizace (včetně politických změn) Systematické přezkoumávání rizik a příležitostí a identifikování kritických faktorů se uplatňuje pouze v dílčích auditech činnosti úřadu: interní audit, finanční audit a dále v oblasti IT. V letošním roce došlo ke zpracování analýzy rizik. Každý vedoucí pracovník definoval rizika v rámci svého odboru a výsledkem byl komplexní materiál za celý úřad. Naše organizace je zapojena v BI 2005 a každý rok zpracováváme analýzu +/- benchmarkingu. Každoročně je přezkoumávána činnost jednotlivých odborů a její výsledky jsou zaznamenány ve Zprávě o činnosti úřadu. V roce 2007 bylo poprvé provedeno šetření spokojenosti občanů na našem úřadě. Výsledná Zpráva z šetření spokojenosti klientů MěÚ Konice je zveřejněna na internetových stránkách města. Pravidelně se konají porady tajemníka MěÚ s vedoucími jednotlivých odborů. Důkaz: BI 2005, Analýza +/- benchmarkingu, Zpráva o činnosti úřadu, Zpráva z šetření spokojenosti klientů MěÚ Konice, Internetové stránky města, Zápisy z porad vedoucích pracovníků Hodnocení současných úkolů z hlediska jejich výstupů (výsledků) a dopadů (důsledků) a kvality strategických a operativních plánů Hodnocení úkolů probíhá na pravidelných poradách vedoucích odborů s tajemníkem úřadu. Těchto porad se účastní také místostarosta města. Vedoucí odborů každoročně vyhodnocují činnost svého odboru a tajemník poté zpracovává zprávu o činnosti úřadu za kalendářní rok. Výstupy činnosti jednotlivých odborů jsou porovnávány a přezkoumávány v rámci benchmarkingu. Od roku 2006 je MěÚ Konice zapojen do metody kvality CAF. Každoročně dochází k sebehodnocení organizace a výstupem je akční plán zlepšování práce. K jeho přezkoumávání a vyhodnocování dochází na pravidelných poradách vedoucích pracovníků a na zasedáních změnového týmu CAF. 24

25 2.2.d) 2.2.e) Důkazy: Zápisy z porad vedoucích s tajemníkem, Zpráva o činnosti úřadu, Sebehodnotící zpráva úřadu Vyvažování úkolů a zdrojů, dlouhodobých a krátkodobých vlivů a požadavků zainteresovaných stran Zainteresované strany předkládají prostřednictvím osadních výborů, výboru pro regionální rozvoj a kulturu svoje požadavky a připomínky. Dále dostávají prostor na jednáních zastupitelstva, aby předložily svoje návrhy. Limitujícím faktorem plnění návrhů a jednotlivých úkolů jsou finanční možnosti rozpočtu města. Vynakládání financí probíhá dle principu účelovosti a hospodárnosti. Důkaz: Rozpočet města Posouzení potřeby přehodnotit a zlepšit strategie a metody plánování Probíhají kontroly naplnění jednotlivých úkolů prostřednictvím rady a zastupitelstva města a všemi vedoucími odborů. Město Konice má vypracovaný Strategický plán rozvoje města Konice, který zohledňuje potřeby zainteresovaných stran. Pracovní skupina aktualizace Strategického plánu rozvoje města Konice průběžně tento plán aktualizuje a současně dohlíží na plnění úkolů, které z její činnosti vzešly. Na úřadě je využíván model CAF pro zlepšování kvality práce úřadu. Na základě hodnotící zprávy je vytvářen akční plán zlepšování. Pravidelně je prováděn audit externí firmou. Zprávu auditora schvaluje zastupitelstvo. Připomínky auditora jsou zapracovány do dalšího plánu činnosti. Důkaz: Rozpočet města, Strategický plán rozvoje města Konice, Zápisy ze zasedání pracovní skupiny aktualizace Strategického plánu rozvoje města Konice, Výsledek auditu, Sebehodnotící zpráva úřadu 25

26 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 2.2 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na

27 Subkritérium Uplatňování strategie a plánování v rámci celé organizace 2.3.a) 2.3.b) 2.3.c) Otázka Uplatňování strategie a plánování, a to dosahováním konsensu a stanovováním priorit, určováním časových rámců, odpovídajících procesů a organizační struktury Uplatňování strategie a plánování vychází ze strategie města, úkolů uložených radou a zastupitelstvem města, které jsou následně přiřazeny na jednotlivé odbory prostřednictvím porad vedoucích s tajemníkem. Vytvořením Strategického plánu rozvoje města Konice v roce 2006 se stanovily podmínky pro uplatňování strategie a plánování ve střednědobém výhledu. V roce 2007 byla vytvořena pracovní skupina pro jeho aktualizaci, kde jsou zastoupeni představitelé města a někteří pracovníci úřadu. Zasedání pracovní skupiny se konají v pravidelných intervalech a reagují na aktuální problematiku. Z každého jednání je zpracován zápis. Jako součást Strategického plánu rozvoje města byl pro rok 2008 zpracován Akční plán města, který konkretizuje hlavní záměry běžného roku. Strategický plán je schválen, plněn a kontrolován a odpovědnost za realizaci jednotlivých aktivit, hodnocení realizace a přijímání příslušných opatření má zastupitelstvo města. Jednotlivé úkoly vyplývající pro příslušné odbory z jednání rady a zastupitelstva se deleguje přímo nebo tajemník úřadu na pravidelných poradách s vedoucími pracovníky. Současně stanovuje postup při provádění daného úkolu včetně termínu časového plnění. Důkaz: Strategický plán rozvoje města Konice, Zápisy ze zasedání pracovní skupiny, Akční plán města Konice pro rok 2008, Zápisy z rady a zastupitelstva města, Zápisy z porad tajemníka úřadu s vedoucími pracovníky Zapojování zainteresovaných stran do procesu realizace strategie a plánování a stanovení priorit, pokud jde o očekávání a potřeby zainteresovaných stran Zpracovaný Strategický plán rozvoje města stanoví zainteresované strany v tomto procesu. Z toho vyplývá i činnost jednotlivých odborů podle příslušnosti k uvedené problematice. Zainteresované strany se zapojují zejména prostřednictvím volených členů zastupitelstva města jednáním na zasedáních zastupitelstva. Dalším zapojením do společných projektů je členství ve Sdružení cestovního ruchu - Střední Morava a v Komunitním plánování sociálních služeb Konicka, jako partner realizátora projektu, kterým je Charita Konice. Porady tajemníka úřadu s vedoucími pracovníky probíhají v pravidelných třítýdenních intervalech. Poté následují porady na jednotlivých odborech. Důkaz: Strategický plán rozvoje města, Materiály Komunitního plánování sociálních služeb, Střední Morava - Sdružení cestovního ruchu, Zápisy a usnesení ze zasedání ZM a RM, Zápisy z porad tajemníka s vedoucími pracovníky Přenášení strategických a operativních cílů organizace do relevantních plánů a úkolů organizačních útvarů a jednotlivých zaměstnanců Přenášení strategických a operativních cílů organizace do relevantních plánů a úkolů je zabezpečeno obecně organizačním řádem, který obsahuje hlavní cíle organizace a dále propracovaným systém porad vedoucích odborů, kteří odpovídají za jejich plnění. Vnitřní předpisy a směrnice úřadu pravidelně aktualizované jsou publikovány na intranetu pro všeobecnou informovanost pracovníků. Zaměstnanci mají možnost připomínkovat některé interní předpisy. Dále je s nimi projednáván plán vzdělávání a vedou se hodnotící pohovory. Důkaz: Směrnice úřadu, Organizační řád, Zápisy z porad vedoucích odborů, Zápisy a usnesení ze zasedání ZM a RM 27