SEBEHODNOTÍCÍ ZPRÁVA MĚSTSKÉHO ÚŘADU NOVÉ MĚSTO NA MORAVĚ ZA ROK 2013

Transkript

1 1 SEBEHODNOTÍCÍ ZPRÁVA MĚSTSKÉHO ÚŘADU NOVÉ MĚSTO NA MORAVĚ ZA ROK 2013 Implementace modelu CAF CZ 2009

2 2 Nové Město na Moravě základní charakteristika Tab. 2.1: Základní informace o městě Nové Město na Moravě Název: Nové Město na Moravě Počet obyvatel k : Rozloha: ha Hustota osídlení: 174,3 obyv./km 2 Počet místních částí: 9 Počet katastrálních 10 území: Nadmořská výška: 594 m n.m. Zeměpisná šířka: s. š. Zeměpisná výška: v. d. Výčet místních částí: Hlinné, Jiříkovice, Maršovice, Olešná, Petrovice, Pohledec, Rokytno, Slavkovice, Studnice Výčet katastrálních území: Nové Město na Moravě, Hlinné, Jiříkovice, Maršovice, Olešná, Petrovice, Pohledec, Rokytno, Slavkovice, Studnice Oficiální název úřadu: Městský úřad Nové Město na Moravě Sídlo: Vratislavovo náměstí 103, Nové Město na Moravě IČ: Tel., fax: , posta@nmnm.cz Oficiální www: Pramen: ČSÚ, Portál veřejné správy ČR ( Forma organizace Města Nové Město na Moravě Město Nové Město na Moravě je dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, základním územním samosprávným společenstvím občanů. Tvoří územní celek, který je vymezen hranicí území města. Je veřejnoprávní korporací, má tedy vlastní majetek, se kterým hospodaří. Pečuje o všestranný rozvoj svého území a o potřeby svých občanů. Město Nové Město na Moravě je zřizovatelem 8 příspěvkových organizací a městské policie a zakladatelem jedné obchodní společnosti. Příspěvkové organizace Města Nové Město na Moravě Mateřská škola Nové Město na Moravě, příspěvková organizace Základní škola Nové Město na Moravě, Vratislavovo náměstí 124, okres Žďár nad Sázavou Základní škola Nové Město na Moravě, Leandra Čecha 860, okres Žďár nad Sázavou Základní umělecká škola Jana Štursy Nové Město na Moravě, příspěvková organizace Novoměstská kulturní zařízení Dům dětí a mládeže Nové Město na Moravě, příspěvková organizace Novoměstské sociální služby Centrum Zdislava

3 3 Městská policie Obchodní společnosti TS služby s.r.o. Zvláštní a pracovní orgány města Bezpečnostní rada obce Krizový štáb obce s rozšířenou působností Komise pro sociálně právní ochranu dětí Orgány zastupitelstva a rady města Nové Město na Moravě Finanční výbor Kontrolní výbor Osadní výbory v jednotlivých místních částech města Komise Rady města Nové Město na Moravě 2.3. Městský úřad Nové Město na Moravě Městský úřad (MěÚ) je základním organizačním útvarem města, který tvoří starosta, dva místostarostové, tajemník městského úřadu a zaměstnanci města. V čele stojí starosta města. Úřad se člení na odbory a oddělení. Organizační schéma schválila Rada města Nové Město na Moravě v květnu roku MěÚ vykonává správní činnosti v rámci přenesené působnosti ve správním obvodu obce s rozšířenou působností Nové Město na Moravě (ORP). Městský úřad dále zajišťuje samosprávné činnosti pro občany města Nové Město na Moravě a místních částí, tj. Hlinné, Jiříkovice u Nového Města na Moravě, Maršovice u Nového Města na Moravě, Olešná na Moravě, Petrovice u Nového Města na Moravě, Pohledec, Rokytno na Moravě, Slavkovice, Studnice u Rokytna. Samostatné odbory a oddělení: Kancelář vedoucího úřadu Oddělení informatiky Oddělení právní a živnostenského úřadu Odbor dopravy a vnitřních věcí Odbor finanční Odbor investic a správy majetku Odbor školství, kultury, cestovního ruchu a sociálních věcí Odbor stavební a životního prostředí

4 4 Organizační schéma Starosta města Michal Šmarda Místostarosta města Stanislav Marek Místostarosta města Ing. Pavel Štorek Tajemník úřadu Mgr. Petr Hanych

5 Administrativní význam Města Nové Město na Moravě Nové Město na Moravě je dle zákona č. 314/2002 Sb., o stanovení obcí s pověřeným obecním úřadem a stanovení obcí s rozšířenou působností, s účinností od 1. ledna 2003 obcí s rozšířenou působností (ORP). Ve správním obvodu se nachází 30 obcí, kde trvale bydlí téměř obyvatel. Městský úřad Nové Město na Moravě pro tyto obce vykonává přenesenou působnost v rozsahu jemu svěřeném zvláštními zákony. Správní obvod ORP Nové Město na Moravě je zároveň správní obvodem s pověřeným obecním úřadem (POÚ). Správní obvod ORP Nové Město na Moravě sousedí na severu se správním obvodem ORP Polička v Pardubickém kraji, na východě se správním obvodem ORP Bystřice nad Pernštejnem, na jihu se správním obvodem ORP Velké Meziříčí a na západě se správním obvodem ORP Žďár nad Sázavou. Obr. 2.2: Obce náležící do správního obvodu ORP Nové Město na Moravě Pramen: ČSÚ, Jihlava, 2004

6 6 Kritérium 1: VEDENÍ Vedení úřadu definuje jednoznačný směr a jednotné prostředí, ve kterém úřad a jeho zaměstnanci působí a zajišťují činnosti s cílem o dosažení co nejlepších výsledků. Vedení orientuje úřad určitým směrem, vypracovává poslání a vizi a formuluje hodnoty potřebné pro dlouhodobý úspěch. Motivuje a podporuje zaměstnance úřadu, jde jim příkladem a chování vedení úřadu je v souladu s vyjádřenými a požadovanými hodnotami. Subkritérium 1.1. Zvažte důkazy o tom, co vedení úřadu dělá pro nasměrování úřadu vypracováním poslání, vize a hodnot. Toto subkritérium je předpokladem pro naplnění výsledkových kritérií 6, 7, 8, Nasměrování organizace vypracováním jejího poslání, vize a hodnot Cyklus Popis Důkazy PDCA Plan Stanovit hodnotový systém (priority): např. transparentnost, korektnost, etika, služnost, týmová práce, loajalita Zapojit zainteresované, tzn. úředníky, členy Rady města Nové Město na Moravě (RM), členy Zastupitelstva Nové Město na Moravě (ZM), podněcovat aktivitu občanů. Materiály k projektu Zvyšování kvality, efektivnosti, výkonnosti a transparentnosti klíčových procesů a služeb Městského úřadu Nové Město na Moravě (dále jen Zvyšování kvality ). Do Realizoval se průzkum názorů některých cílových skupin. Písemné Vyhodnocení anonymních dotazníků zaměstnanců, zjišťován názor členů zastupitelstva - prosinec Check Act Pracují S-tým, CAF-tým v rámci projektu Zvyšování kvality. Probíhá realizace schválené vize pro činnost úřadu. Četnost a formy komunikace mezi vedením a zaměstnanci. Na základě přezkumu nedošlo ke změně četnosti a forem komunikace mezi vedením a zaměstnanci. Průběžná zpráva o šetření spokojenosti osob odcházejících z MěÚ. Internetová platforma Váš názor na aktuální téma. Standardy komunikace Nové Město na Moravě. Zápisy z porad vedoucích odborů zveřejňovány pro zaměstnance na intranetu. Realizují se setkání vedení se zaměstnanci. Zápisy z porad vedoucích odborů zveřejňovány pro zaměstnance na intranetu. Realizují se setkání vedení se zaměstnanci.

7 7 Silné stránky Zpracovaná vize MěÚ. Komunikace mezi vedením a zaměstnanci. Vytváření podmínek pro efektivní komunikaci. Příležitosti pro zlepšování Vytvořit pravidla interní a externí komunikace (např. představování se do telefonu, jednotný podpis na ech, atd.). V souvislosti s projektem Zvyšování kvality formulovat vizi městského úřadu a seznámit s ní zainteresované osoby. Definovat systém hodnot. Rozvíjet metody otevřené komunikace. Zpracovat strategické cíle úřadu.

8 8 Subkritérium 1.2. Zvažte důkazy o tom, co vedení úřadu dělá pro vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení úřadu, výkonnosti a změn. Toto subkritérium je předpokladem pro naplnění výsledkových kritérií 6, 7, 8, Vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení úřadu, výkonnosti a změn Cyklus Popis Důkazy PDCA Plan Řešit kompetenční modely zaměstnanců na různých úrovních (vedoucí, referenti). Řešit problém zastupitelnosti zaměstnanců městského úřadu. Systém hodnocení zaměstnanců realizovaný v projektu Zvyšování kvality Pracovní náplň u vybraných zaměstnanců. Do Check Act Probíhá průběžná aktualizace vnitřních směrnic. Zpracovat plány vzdělávání dle zákona č. 312/2002 Sb. (o úřednících územních samosprávných celků). Rozvíjet e-government, včetně spolupráce s obcemi v územním obvodu v dané oblasti. Byl přezkoumám elektronický systém pro řízení úřadu. Nová organizační struktura městského úřadu. Byla nainstalována aplikace Lotus Notes. Zápis z porady vedoucích odborů (organizační řád, kolektivní smlouva, platný jednací řád Rady města Nové Město na Moravě, jednací řád Zastupitelstva Nové Město na Moravě, jednací řád komisí, směrnice pro užívání telefonů, směrnice pro osobní ochr. pomůcky, aplikace pro požadavky na oddělení IT). Plány vzdělávání jednotlivých zaměstnanců. Smlouva s dodavatelem služby. Zápis z porady vedoucích. Nový organizační řád schválen RM. Aplikace Lotus Notes.

9 9 Silné stránky Kvalitní řízení úřadu. Realizace projektu e-government.,,úřad pod jednou střechou. Pravidelné setkávání vedení města se zaměstnanci úřadu. Příležitosti pro zlepšování Nastavit efektivnější systém tvorby a aktualizování směrnic úřadu (kdo, v jakém termínu, forma zveřejnění či seznámení zaměstnanců s obsahem ). Podporovat praxi dobrých úřadů, zvážit možnost častějších návštěv mezi naším a dalšími úřady (i pro dílčí úseky činnosti). Nastavit pravidla pro projektovou a týmovou práci. Zlepšit informování o případných změnách zaměstnanců.

10 10 Subkritérium 1.3. Zvažte důkazy o tom, co vedení úřadu dělá pro motivování a podporu zaměstnanců v úřadu a vedení příkladem. Toto subkritérium je předpokladem pro naplnění výsledkových kritérií 6, 7 a výsledkové subkritérium Motivování a podpora zaměstnanců v úřadu a vedení příkladem Cyklus Popis Důkazy PDCA Plan Zvyšovat odborné znalostí zaměstnanců Plán vzdělávání zaměstnanců. účastí na školeních. Do Připravit pravidla komunikace. Vedení města plní své úkoly v souladu se stanovenými cíly města (úřadu). Jsou jasně dána pravidla pro zpracování materiálů do RM i ZM, určeny jsou kompetence při podpisování dokumentů. Povinnosti a odpovědnost zaměstnanců dány zákony, pracovními náplněmi i interními směrnicemi, pokyny vedení města. Vedení podporuje vzdělávání zaměstnanců a samo se jich aktivně účastní. Zpracovává se plán dovolených. Úřad má nastaven systém odměňování. Vedoucí zaměstnanci akceptují požadavky zaměstnanců na projednání jejich osobních, pracovních problémů. Akční plán úřadu. Zákon o obcích, jednací řád RM a ZM, jednací řád komisí, schválený rozpočet města a rozpočtový výhled, předem bývá na pololetí určen plán schůzí RM a ZM. Jednací řád RM, Jednací řád ZM, směrnice o podepisování písemností, rozdělení kompetencí mezi starostou a místostarosty města, organizační řád MěÚ. Organizační řád města, pracovní náplně, porady pravidelně po jednáních RM nebo dle potřeby, zápisy uveřejňovány na intranetu. Účast na školeních doložena zpravidla osvědčeními, zprávami z pracovních cest. Pro min. VII-VIII měsíc stanoven každoročně plán dovolených. Viz. přehled vyplacených odměn. Běžně se řeší problémy s vedoucím odboru či tajemníkem, popř. dalšími zainteresovanými na pracovních jednáních. Pravidelně probíhají setkání vedení města a zaměstnanců, pravidelně se konají Prezenční listina - setkání vedení města se zaměstnanci, závěrem roku se koná výroční

11 11 Check Act společné akce, vedení ocenilo práci v orgánech města na společné výroční akci zaměstnavatele a odborové organizace. Uskutečnilo se hodnocení zaměstnanců, uskutečnily se motivační rozhovory. Vytvoření podmínek pro poskytování zpětné vazby vedením úřadu zaměstnancům. Podpora zaměstnanců při zpracování návrhu na usnesení RM a ZM. Na základě přezkumu došlo k návrhu zpracování zásad hodnocení zaměstnanců. Realizace nastaveného zpracování návrhu na usnesení RM a ZM. setkání se zhodnocením činnosti MÚ. Závěrečná zpráva Zvyšování kvality. Hodnotící pohovory. Vzor materiálu předkládaného k jednání RM a ZM. Zápis z porady. Materiály předkládané k jednání RM a ZM. Silné stránky Zaměstnanci jsou pravidelně informování o zásadních otázkách, které se týkají chodu úřadu. Informování o výsledcích porad vedoucích odborů na intranetu. Vedení úřadu vytváří podmínky pro motivaci a stimulaci zaměstnanců formou např. kolektivní smlouva - možnost vzdělávání, penzijní připojištění, je zavedena pružná pracovní doba i individuální možnost její úpravy z důvodu péče o dítě. Příležitosti pro zlepšování Pravidelně vyhodnocovat kvalitu vzdělávacích akcí, vypracovat plány osobního rozvoje. Zvážit nepeněžité motivační formy, zkvalitnit v součinnosti s odborovou organizací systém odměňování. Zvážit zřízení aplikace pro inovační návrhy (motivovat zaměstnance k návrhům i realizaci). Zvážit zvýšení pravomoci vedoucích odborů v oblasti vzdělávání i odměňování. Jít příkladem z hlediska otevřenosti o své činnosti.

12 12 Subkritérium 1.4. Zvažte důkazy o tom, co vedení úřadu dělá pro řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost. Toto subkritérium je předpokladem pro naplnění výsledkového kritéria 6 a výsledkového subkritéria Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost Cyklus Popis Důkazy PDCA Plan Plánování budování partnerství s ostatními Akční plán. úřady (výměnné stáže). Do Zpracován Strategický plán rozvoje města. Strategický plán rozvoje města. Zpracován Komunitní plán sociálních služeb města Nového Města na Moravě a jeho regionu pro období (dále jen Komunitní plán ). Město a úřad je zapojen do aktivity Zdravé město a místní Agenda 21 (dále též MA21 ). Účast v partnerství Nových Měst Evropy s pravidelnými setkáními. V rámci martketingové strategie vytvořena nová vizuální identita pro město i městem zřizované subjekty i obce ze správního obvodu. Každý rok se podporují různé subjekty nebo aktivity přes granty a příspěvky. Organizují se tiskové konference, spolupracuje se s novináři, kabel. TV. Vedení města se účastní různých akcí. Zástupce města se účastní setkání starostů obcí ve správním obvodu, resp. Mikroregionu. Komunitní plán. Pravidelná setkání, možnost veřejnosti se vyjádřit. Každoroční účast na setkání Nových Měst. Zveřejněn Manuál vizuální identity zveřejněn odd. informatiky na internetu. Pravidla pro granty a příspěvky města schválena RM a ZM. Tiskové konference, pravidelná komunikace s redakcí Novoměstska. Podpora sportovních a kulturních aktivit (soutěže, Nova Civitas, pracuje kulturní a společenské komise). Setkání se uskutečňují v zasedací místnosti MěÚ.

13 13 Check Act V provozu jsou webové stránky města, ve spolupráci s klubem seniorů vznikly jejich samostatné webové stránky. Zveřejňují se výsledky jednání ZM, RM, existuje možnost vyjádřit své názory (občané, zastupitelé i úředníci). Město je zapojeno do hodnocení v rámci Město pro byznys, zpracovávají se přehledy v rámci zapojení úřadu do Benchmarkingové iniciativy Byl proveden přezkum fungování informačního centra. Novoměstské kulturní zařízení se stalo novým vydavatelem zpravodaje Novoměstsko a provozovatelem informačního centra. (ocenění webových stránek města r místo v krajském kole soutěže Zlatý erb ) podrobnosti na Úřední deska, v rámci jednání ZM se konají Hovory s občany, ve vestibulu radnice je možnost využít anonymní předtisky pro vyjádření svého názoru. Poslední údaje pro benchmarking. Usnesení RM a ZM. Zřizovací listina, distribuce do domácností zdarma. Silné stránky Zapojení úřadu do Benchmarkingové iniciativy V rámci marketingové strategie je zpracovaná manuál vizuální identity. Účast v řadě aktivit (Zdravé město, Místní Agenda 21). Budování partnerství s médii (pravidelná komunikace s novináři, tiskové konference). Podpora více druhů činností formou grantů a příspěvků. Příležitosti pro zlepšování Zpracovávat Výroční zprávu k činnosti městského úřadu (písemnou formou, zveřejnit, kvantifikovat výsledky práce ). Stanovit marketingovou strategii (např. kdy, kdo a jakou formou informuje). Zvážit pravidla pro etický kodex či pravidla chování zaměstnanců.

14 14 Subkritérium 1.1. Zvažte důkazy o tom, co vedení úřadu dělá pro nasměrování úřadu vypracováním poslání, vize a hodnot FÁZE, úroveň PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkou mej) ACT (konej) Stupnice Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé důkazy týkající se většiny oblastí Velmi přesvědčivé všech oblastí Excelentní důkazy týkající se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na POČET BODŮ na ,75

15 15 Subkritérium 1.2. Zvažte důkazy o tom, co vedení úřadu dělá pro vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení úřadu, výkonnosti a změn FÁZE, úroveň PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Stupnice Některé Několik důkazů Přesvědčivé Velmi Žádné důkazy nepřesvědčivé týkající se důkazy týkající přesvědčivé Důkazy nebo pouze relevantních se většiny některé představy některých oblastí oblastí oblastí všech oblastí Excelentní důkazy týkající se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na POČET BODŮ na

16 Subkritérium 1.3. Zvažte důkazy o tom, co vedení úřadu dělá pro motivování a podporu zaměstnanců v úřadu a vedení příkladem FÁZE, úroveň PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Stupnice Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé většiny oblastí Velmi přesvědčivé všech oblastí Excelentní důkazy týkající se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na POČET BODŮ na ,75 16

17 Subkritérium 1.4. Zvažte důkazy o tom, co vedení úřadu dělá pro řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost FÁZE, úroveň PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Stupnice Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé většiny oblastí Velmi přesvědčivé všech oblastí Excelentní důkazy týkající se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na POČET BODŮ na ,5 17

18 18 Kritérium 2: Strategie a plánování Kritérium hodnotí způsob, jakým úřad efektivně kombinuje vnitřně provázané činnosti a určuje celkovou výkonnost úřadu. Úřad uskutečňuje své poslání a vizi na základě jasné strategie zaměřené na zainteresované strany a slaďuje veřejné cíle a potřeby zejm. občanů správního území a dalších zainteresovaných stran za podpory neustále se zlepšujícího řízení zdrojů a procesů. Strategie je přenášena do plánů, cílů a měřitelných úkolů. Plánování a strategie odrážejí přístup úřadu k uplatňování modernizace a inovace. Subkritérium 2.1. Zvažte důkazy o tom, co vedení úřadu dělá pro shromažďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran. Toto subkritérium je předpokladem pro naplnění výsledkového kritéria Shromažďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran Cyklus Popis Důkazy PDCA Plan Průzkum spokojenosti občanů a zaměstnanců MěÚ. Příručka modelu kvality. Do Určen plán schůzí RM, zasedání ZM, jednání výborů ZM a komisí RM. II. kolo sebehodnocení úřadu s využitím modelu CAF (Common Assessment Framework, tj. Společný hodnoticí rámec, dále jen CAF ). Příprava a realizace komunitního plánu na období Probíhají jednání RM a ZM. Každoročně se pořádá setkání,,desatero problémů města a,,setkání s podnikateli. Plán jednání RM schválen RM. Plán zasedání ZM schválen RM. Plán činnosti finančního výboru schválen RM. Plán činnosti kontrolního výboru schválen RM. Existence CAF týmu prezenční listina, zápisy. Dokument závěrečná zpráva komunitního plánování. Výsledky průzkumu spokojenosti zastupitelů města. Závěrečné vyhodnocení zápisy ze setkání. Existuje možnost elektronické komunikace i anonymního sdělení názoru Ve vestibulu je schránka pro písemné podněty, funguje elektronická pošta (centrální podatelna

19 19 Check formou tištěných formulářů k vybraným tématům ankety. Probíhá analýza silných stránek a příležitostí ke zlepšování úřadu prostřednictvím modelu CAF (II. kolo). Analyzujeme a shromažďujeme informace z ekologické oblasti zapojením úřadu do projektu,,zdravá města MA 21. Využíváme právní informační systém Codexis, finanční informační systém Ginis. V rámci úřadu se konají pravidelné porady vedení města a vedoucích odborů. Pracuje kontrolní i finanční výbor ZM. Pravidelně se schází osadní výbory a komise RM. Zpravidla min. 2x ročně se koná setkání se starosty obcí ve správním obvodu, resp. Mikroregionu. Při tvorbě rozpočtu se shromažďují údaje o finančních potřebách všech zainteresovaných stran. Podkladem pro tvorbu rozpočtu je schválený rozpočtový výhled a Strategický plán rozvoje města. Opakovaně byla zjišťována spokojenosti klientů odcházejících z úřadu a další aktivity v projektu Zvyšování kvality Účast na pilotním projektu Váš názor. Byl proveden přezkum informačního systému Aspi. i přímo schránky pro jednotlivé zaměstnance úřadu). Prezenční listina, zápisy z jednání. Smlouva o poskytnutí dotace. Smlouva o poskytnutí systému Codexis, Ginis. Zápisy z porad (zpravidla vždy po jednání RM), jednání osadních výborů zpravidla 1xměsíčně. Zápisy o výsledcích činnosti kontrolního nebo finančního výboru předkládány ZM - zápisy z jednání komisí a osadních výborů zveřejňovány na intranetu, rozesílány em. Pro jednání starostů obcí z Mikroregionu se užívá zasedací místnost města, účastní se zaměstnanci města s informacemi k aktuálním problémům. Usnesení ZM o schválení rozpočtu na rok 2013 ze dne na zasedání ZM, finančnímu výboru uloženo pololetně vyhodnocovat rozpočty místních částí. Rozpočtový výhled, Strategický plán rozvoje města, metodika vypracování návrhu rozpočtu města pro daný kalendářní rok. Usnesení RM. Internetová aplikace a internetové stránky. Zápis z porady.

20 20 Act Byl proveden přezkum stávajícího komunitního plánu. Byl proveden přezkum shromažďování informací o požadavcích občanů na zajištění financování v místních částech města je zajištěno i v rámci osadních výborů. Informační systém Aspi byl nahrazen informačním systémem Codexis. Vytvořena nová analýza potřeb uživatelů sociálních služeb. Požadavky osadních výborů. Smlouva s dodavatelem služby. Silné stránky Zavedený systém řízení kvality úřadu,,zvyšování kvality MěÚ pomocí modelu CAF. Zjišťování spokojenosti občanů a zaměstnanců. Informační systémy Codexis, Ginis Zavedený systém sběru informací od zainteresovaných stran např. formou platformy Váš názor. Příležitosti pro zlepšování Zlepšení systému zpětné vazby o výsledcích průzkumu a výsledcích ankety.

21 21 Subkritérium 2.2. Zvažte důkazy o tom, co úřad dělá pro vypracování, rozvíjení, přezkoumání a aktualizaci strategie a jak plánuje s ohledem na potřeby zainteresovaných stran a dostupné zdroje. Toto subkritérium je předpokladem pro naplnění výsledkových kritérií 6, 7, 8, Vypracování, rozvíjení, přezkoumání a aktualizace strategie, plánování s ohledem na potřeby zainteresovaných stran a dostupné zdroje Cyklus Popis Důkazy PDCA Plan Schválené strategické cíle úřadu jsou připraveny k rozpracování. Viz. výstupy z projektu Zvyšování kvality.. Do Pololetní vyhodnocování rozpočtu rozbory hospodaření v RM a ZM. Audit hospodaření smluvně zajištěn externí dodavatelskou firmou. Aktualizace projektu Komunitní plánování sociálních služeb. Strategie Program regenerace městské památkové zóny v NMNM. V rámci projektu jsou definovány strategické cíle úřadu ve čtyřech oblastech. Byla realizována strategická organizační změna úřadu, úřad sjednocen do jedné budovy. Byla vypracována SWOT analýza strategických cílů úřadu v rámci projektu. Je sledováno čerpání rozpočtu dle jednotlivých kapitol, paragrafů a položek. Provádí se rozbory hospodaření, realizuje se klíčování rozpočtu na jednotlivé místní části z hlediska příjmů i výdajů. Provádí se analýza rizik v rámci dotačních titulů. Uloženo jako úkol finančnímu výboru ZM. Usnesení RM a ZM. Smlouva o zajištění auditu hospodaření města. Zpráva z projektu Komunitní plánování sociálních služeb. Usnesení ze ZM k projektu Program regenerace městské památkové zóny v Novém Městě na Moravě. Viz. v rámci projektu zpracovaná Vize a strategické cíle MěÚ Nové Město na Moravě. Usnesení RM schválen nový organizační řád MěÚ. Viz. v rámci projektu zpracovaná Vize a strategické cíle MěÚ Nové Město na Moravě. Rozpočtový výhled města na roky , finanční výbor má pololetně vyhodnocovat plnění dílčích rozpočtů místních částí. Analýzy k jednotlivým projektům, zpracování investičních záměrů.

22 22 Check Act Konají se investiční porady zpravidla 1x za dva měsíce. Úřad je zapojen do Benchmarkingové iniciativy 2005 a využívá dat v databázi BI 2005 pro srovnávání činností úřadu. Úřad je zapojen do projektu Komunitní plánování sociálních služeb. Úřad je zapojen do projektu Místní agenda 21. Realizace plánu zlepšování z I. kola sebehodnocení pomocí modelu CAF. Organizační struktura úřadu byla přezkoumána a byl vypracován a schválen nový návrh struktury úřadu a náplní práce jednotlivých zaměstnanců. Byla přezkoumána účelnost a efektivita správy bytového fondu města Úřad byl sjednocen do jedné budovy. Bytové hospodářství bylo převedeno od r pod realitní kancelář Pamel. Zápisy z investičních porad rozesílány em, k dispozici u odboru ISM. Poslední data za roky 2010, Příslušná usnesení ZM, realizace skrze příspěvkové organizace a odbor ŠKSV. Příslušná usnesení ZM, realizace aktivit skrze odbor ISM. Zápis z jednání pracovního týmu pro řízení kvality. Změny v organizační struktuře projednala RM na jednáních v lednu a únoru, ZM vzalo tyto změny na vědomí na 4. zasedání ZM, bod 2). Zápis jednání RM. Zápis jednání RM a ZM, adresa úřadu. Usnesení RM o zrušení pracovního místa Smlouva s realitní kanceláří Pamel. Silné stránky Vypracovány strategické cíle úřadu. Plnění úkolů uložených RM nebo ZM je sledováno v elektronické aplikaci. Je stanovován přesný harmonogram přípravy rozpočtu na další rok, průběžně se sleduje plnění rozpočtu. Schválení investiční akce předchází analýza rizik, zejména s ohledem na jejich finanční krytí. Zapojení do projektů financovaných ze zdrojů např. EU. Zapojení úřadu do modelů zvyšování kvality poskytovaných služeb (CAF, MA 21, BI 2005). Příležitosti pro zlepšování Vyhodnotit vývoj řízení kvality a plnění strategických cílů úřadu za delší období, seznámit s tímto dané úseky (např. na základě srovnání údajů z BI 2005.) Zvážit stanovení ukazatelů výkonnosti (propojit s motivační oblasti, např. při úsporách nebo řádném plnění stanovených úkolů formou odměn).

23 23 Subkritérium 2.3. Zvažte důkazy o tom, co úřad dělá pro uplatňování strategie a plánování v rámci celého úřadu. Toto subkritérium je předpokladem pro naplnění výsledkových kritérií 6, 7, 8, Uplatňování strategie a plánování v celém úřadu Cyklus Popis PDCA Plan Pokračovat v realizaci a ukončení projektu Zvyšování kvality, efektivity a transparentnosti klíčových procesů a služeb MěÚ NMNM. Schválen plán realizace e-aukcí pro zabezpečení veřejných zakázek. Důkazy Rozhodnutí o přiznání dotace. Smlouva o poskytnutí dotace. Příslušná usnesení RM a smlouva s dodavatelskou firmou. Do Seznamování zaměstnanců s řízením změn týkající se úřadu a strategickými cíly. Strategické cíle úřadu byly rozpracovány do konkrétních úkolů jednotlivých odborů a zaměstnanců s přiřazením potřebných zdrojů (lidských, finančních, materiálových). Tyto úkoly jsou definovány dle principu SMART. Kompetence vedení úřadu a zaměstnanců jsou vymezeny Organizačním řádem a usnesením RM. K některým problémům a záměrům města nad rámec zákonem stanovené povinnosti je zajištěno veřejné projednávání. Realizace schválených akcí probíhá podle rozpočtu, předem je zajištěno financování dané akce, rozpočet je podle potřeby aktualizován. Materiály projednávané v RM a ZM jsou rozesílány v předstihu dle jednacích řádů. Konají se pravidelné porady na úrovni vedení města a vedoucích odborů. Publikování výstupů z projektu Zvyšování kvality na intranetu, pracovních poradách. Akční plán zlepšování I. kola sebehodnocení modelu CAF, plán zlepšování z projektu,,zvyšování kvality MěÚ Zápisy z porad vedoucích odborů. Porady jednotlivých odborů. Plány zlepšování. Usnesení RM. Organizační řád. Veřejné jednání k agendě MA21 - Desatero problémů, výsledky projednány v RM i ZM, veřejnost byla pozvána k diskuzi např. o podobě náměstí, revitalizace zeleně. Rozpočet města pro rok 2013 schválen na 3. Zasedání ZM, bod 4), schválené akce jsou průběžně realizovány. Vyplývá ze schváleného jednacího řádu RM a jednacího řádu ZM. Zápisy z jednání jsou zveřejněny na intranetu.