OBĚH A PŘEZKUŠOVÁNÍ DOKLADŮ

Transkript

1 SMĚRNICE Název Číslo OBĚH A PŘEZKUŠOVÁNÍ DOKLADŮ S/02/2018 Verze 1 Datum účinnosti Vydávající útvar Zpracoval Vyřizuje Připomínkoval Úsek hospodářsko-technické správy Sekretariát ekonomicko-provozního náměstka Ing. Hana Bartoňová Úsek klinický, Úsek vědecký a výzkumný, Úsek vzdělávací Schvaluje Prof. MUDr. Cyril Höschl DrSc. FRCPsych. ředitel Klasifikace interní normy: DŮVĚRNÁ

2 OBSAH 1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ PŘEDMĚT ÚPRAVY Účetní doklady Neúčetní doklady VYMEZENÍ POJMŮ Základní účetní pojmy Základní pojmy k přezkušování dokladů NÁLEŽITOSTI ÚČETNÍHO DOKLADU OPRAVY V ÚČETNÍCH DOKLADECH PODEPISOVÁNÍ ÚČETNÍCH DOKLADŮ ZÁKLADNÍ ČINNOSTI PŘI OBĚHU ÚČETNÍCH DOKLADŮ Třídění účetních dokladů Přezkušování účetních dokladů Zaúčtování, úschova a vyřazení účetních dokladů OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ Dodavatelské faktury Vydané faktury Bankovní doklady Pokladní doklady Doklady k účtování o mzdách, souvisejících odvodů a srážek Doklady při poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách Doklady k účtování sociálního fondu Doklady k účtování cenin OBĚH NEÚČETNÍCH DOKLADŮ Pracovně-právní doklady...12 Vysvětlivky: EIS JASU Ekonomický informační systém pro zpracování účetnictví a navazujících agend NOO NUDZu Nezávislá odborová organizace pracovníků Národního ústavu duševního zdraví NUDZ/organizace Národní ústav duševního zdraví Vedení NUDZ Ředitel, náměstek pro klinický výzkum, náměstek pro vzdělávání, náměstek pro vědu a výzkum a ekonomicko-provozní náměstek VKS Vnitřní kontrolní systém VP Výzkumný program Strana 2

3 1. Úvodní ustanovení (1) Směrnice upravuje závazné zásady pro oběh a přezkušování dokladů v souladu se zákonnými požadavky kladenými na vedení účetnictví. Tím je dosažení věrného a poctivého obrazu předmětu účetnictví, jeho průkaznosti, správnosti a úplnosti. Pro účely této směrnice se oběhem účetních dokladů rozumí proces od vyhotovení nebo přijetí účetního dokladu přes jeho ověřování, přezkušování a zaúčtování. (2) Podrobné postupy pro předběžnou řídící kontrolu jsou uvedeny ve směrnici S/01/2018 Vnitřní kontrolní systém. (3) Směrnice vychází z následujících právních předpisů: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů a prováděcí vyhláška č. 410/2009 Sb., pro některé vybrané účetní jednotky). Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů. Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě. Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech státu, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů. 2. Předmět úpravy (1) Ustanovení této směrnice se vztahují na oběh vnějších a vnitřních dokladů ověřujících provedení hospodářských operací, o nichž se účtuje v účetnictví, tzn. spojených s účtováním o majetku, závazcích, pohledávkách, tvorbě výsledku hospodaření, výdajových a příjmových operacích. Předmětem úpravy jsou účetní a neúčetní doklady. 2.1 Účetní doklady (1) Účetními doklady jsou zejména: smlouvy, faktury (daňové doklady) a dobropisy za dodávky neinvestiční povahy, smlouvy, faktury za dodávky investiční povahy (dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku), doklady k výplatě mezd, odvodů pojistného, daní a srážek z mezd, faktury vydané externím fyzickým a právnickým osobám, doklady související s pracovními cestami, pokladní doklady, interní doklady, doklady za pohledávky z titulů smluvních pokut a úroků z prodlení. 2.2 Neúčetní doklady (1) Neúčetními doklady jsou zejména: doklady pro objednávání výkonů a zboží (objednávky), doklady k celnímu odbavení zásilek, pracovně-právní doklady, žádosti o granty a projekty. Strana 3

4 3. Vymezení pojmů 3.1 Základní účetní pojmy A. Účetní kniha Účetní knihy jsou prostředkem systematického zaznamenávání účetních operací. Podle toho, z jakého hlediska jsou účetní zápisy tříděny, rozeznáváme tyto typy účetních knih: Hlavní účetní kniha - účetní zápisy jsou uspořádány z hlediska věcného (systematicky), hlavní kniha zahrnuje syntetické účty podle účtového rozvrhu, Účetní deník - účetní zápisy jsou uspořádány z hlediska časového (chronologicky) a prokazují zaúčtování všech účetních případů v účetním období, Kniha analytických účtů jsou vytvářeny v rámci syntetických účtů, podrobněji zachycují účetní zápisy v hlavní knize. Kniha podrozvahových účtů účtuje se zde o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, avšak nenaplňují podmínky pro provedení účetního zápisu v hlavní knize. B. Účetní záznam Účetní záznamy jsou data, která jsou nositeli informací týkajících se předmětu účetnictví. C. Účetní doklad Je průkazný podklad pro provedení účetního záznamu. Účetními doklady ve smyslu tohoto pokynu jsou faktury, cestovní příkazy, doklady o platbě za hotové (paragony), příjmové pokladní doklady, místní inventární seznamy, bankovní výpisy a případně další doklady. Účetní doklad musí mít náležitosti definované obecně závaznou právní normou. Účetní doklad může být složen i z více písemností, které tvoří jako celek účetní doklad. V účetních dokladech se zachycují operace, které znamenají změny v majetkových složkách, závazcích, příjmech a výdajích účetní jednotky. D. Oběh účetních dokladů Zahrnuje všechny fáze života účetního dokladu od jeho vzniku/přijetí, přezkoušení věcné/formální správnosti, zaúčtování úschovy až po archivaci. E. Okamžik uskutečnění účetní operace Den, kdy se účetní operace uskutečnila, tj. např. den úhrady závazku, den přijetí zálohy, první den pojistného období, na které se předepisuje pojistné. F. Den vystavení účetního dokladu Den, kdy byl doklad vystaven či přijat k zaúčtování (k zápisu do hlavní knihy). G. Den zaúčtování Den, kdy byl doklad zaúčtován, tj. zaznamenán do hlavní knihy účetním záznamem a vždy musí být shodný se dnem provedení kontroly formální správnosti. H. Věcná správnost Soulad zápisu na účetním dokladu se skutečností, tj. ověření rozsahu dodávky, přijaté služby a její provedení, ověření plnění ve vazbě na objednávku (je-li k dispozici), správnosti uvedeného množství a ceny včetně DPH, dodržení podmínek ze smlouvy s dodavatelem, jakož i správnost číselných údajů. I. Formální správnost Účetní doklad má všechny předepsané náležitosti požadované příslušným právním předpisem a je řádně přezkoušen oprávněnými osobami. J. Účetní období Účetním obdobím je kalendářní rok. Strana 4

5 K. Účetní uzávěrka Soustava operací, kterými se zjišťují a ověřují konečné zůstatky na účtech vedených v hlavní knize (tj. vč. analytických a podrozvahových účtů). Nezbytnou součástí uzávěrkových operací je provedení inventarizací (hmotných i dokladových) majetkových i závazkových účtů, ocenění aktiv a pasiv. 3.2 Základní pojmy k přezkušování dokladů A. Příkazce operace Příkazce operace rozhoduje o uskutečnění (provedení) operace. Je jím vedoucí zaměstnanec (ředitel organizace nebo jím pověřený zaměstnanec), který nárokuje zařazení příslušných finančních prostředků do rozpočtu organizace, provádí zadání veřejné zakázky včetně zajištění kontrolního rozpočtu před zadáním zakázky podle zákona č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek, případně zadává objednávku, podepisuje smlouvy, schvaluje cenu dodávky, popřípadě jím pověřený zaměstnanec ověřuje, zda fakturovaná cena materiálu nebo služby odpovídá ceně předem smluvené, zda souhlasí množství a kvalita dodaného materiálu nebo služby, a schvaluje provedení úhrady faktury, tj. zaplacení atd. B. Správce rozpočtu Správce rozpočtu je vedoucí zaměstnanec organizace odpovědný za správu rozpočtu, případně i jiný zaměstnanec, pověřený ředitelem NUDZ. Při své činnosti potvrzuje, že operace byla rozpočtována, že úhrada operace je provedena z položky, ve které byla rozpočtována, že nedošlo k překročení rozpočtu, finančního plánu. C. Hlavní účetní Hlavní účetní je vedoucí zaměstnanec odpovědný za vedení účetnictví organizace. Zajišťuje správnost zaúčtování účetních případů na příslušné účty, účtování o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a pasiv, o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření. D. Vedoucí zaměstnanec Vedoucí zaměstnanci jsou zaměstnanci, kteří jsou na jednotlivých stupních řízení NUDZ oprávněni stanovit a ukládat podřízeným zaměstnancům pracovní úkoly, organizovat, řídit a kontrolovat jejich práci a dávat jim k tomu účelu závazné pokyny. E. Limitovaný příslib Limitovaný příslib je souhlas s rozpočtovým krytím, který stanovuje horní hranici částky, kterou lze vynaložit na úhradu závazku. Používá se v případech, kdy se závazek často opakuje nebo kdy není známa přesná výše závazku nebo dodavatel. 4. Náležitosti účetního dokladu (1) Účetními doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí dle ustanovení 11 zákona o účetnictví obsahovat: a) označení účetního dokladu, b) obsah účetní operace a její účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetní operace, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, f) podpisový záznam podle 33a odst. 4 zákona o účetnictví osoby odpovědné za účetní operaci a podpisový záznam osoby odpovědné za její zaúčtování (může být společný pro více účetních dokladů). (2) Obsahuje-li jiná než účetní písemnost všechny náležitosti účetního dokladu požadované zákonem, lze ji použít jako rovnocenný doklad. Není přitom směrodatné, zda jsou tyto údaje na jednom listě, či plynou z doložení více písemností, jako jsou např. smlouvy aj. Některé náležitosti účetních dokladů mohou být umístěny i na jiných než účetních písemnostech (např. na smlouvách), pokud jsou podkladem pro zhotovení účetního dokladu. V těchto případech musí účetní záznam i účetní doklad obsahovat Strana 5

6 identifikátor, kterým lze nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem a účetním dokladem. Identifikátorem může být například číslo smlouvy, na základě které je vystavena faktura, není-li tato smlouva připojena k faktuře. Pokud by účetní záznam (nejen účetní písemnost) obsahoval všechny předepsané náležitosti, stává se přímo účetním dokladem. Tyto písemnosti se uchovávají po stejnou dobu jako účetní doklad. (3) Pokud účetní doklad slouží současně jako daňový doklad, musí obsahovat další náležitosti podle 29 zákona o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů: a) označení osoby, která uskutečňuje plnění, b) daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění, c) označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, d) daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, e) evidenční číslo daňového dokladu, f) rozsah a předmět plnění, g) den vystavení daňového dokladu, h) den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu, i) jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně, j) základ daně, k) sazbu daně, l) výši daně; tato daň se uvádí v české měně. (4) Účetní doklady se vyhotovují bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každé jednotlivé účetní operace. V podmínkách NUDZ se jedná o všechny doklady, kterými se uskutečňují příjmy, výdaje, které probíhají v rámci rozpočtu, všechny doklady, které dokládají závazky, pohledávky, pohyby majetku a pohyby fondů. (5) Označování účetních dokladů, účetních knih a ostatních záznamů a jejich uspořádání musí být provedeno tak, aby bylo zřejmé, že jsou příslušné k účetní jednotce, jsou kompletní, a kterého účetního období se týkají. (6) Úschova účetních záznamů se řídí ustanovením 31 a 32 zákona o účetnictví. Oddělení finanční účtárny je odpovědné za řádné uspořádání a zaevidování dokladů k archivaci. Účetní doklady se uchovávají přehledně a uspořádaně podle časového a číselného pořadí v archivu, tak, aby kdykoliv v průběhu stanovených archivovaných lhůt bylo možno do nich nahlédnout a použít je pro revizní účely. 5. Opravy v účetních dokladech (1) Opravy v účetních dokladech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví a musí být vždy: označeny datem a podpisem pracovníka odpovědného za provedení opravy, provedeny tak, aby bylo možné zjistit obsah opravovaného dokladu před opravou, i obsah po opravě. (2) U opravy záznamu v písemné formě se původní údaj přeškrtne jednou čarou tak, aby zůstal čitelný, doplní se údaj nový a k zápisu se připojí datum provedení opravy, jméno a příjmení příslušné osoby a její podpis. (3) Je-li již účetní případ zaúčtován, provádí opravu zaúčtování zaměstnanec oddělení finanční účtárny, a to formou opravného dokladu. Jedná-li se o daňový doklad, musí být označen jako opravný daňový doklad. (4) Na opravném dokladu musí být uvedeno: číslo dokladu, číslo a datum zaúčtování původního dokladu, Strana 6

7 podpis osoby, která provedla opravu, podpis hlavní účetní (není-li shodný s podpisem osoby, která provedla opravu). (5) Za opravu se nepovažuje doplnění informace v účetním záznamu, jestliže: nedochází ke změně původního obsahu účetního záznamu, doplňovaná informace nezpůsobuje nejednoznačnost obsahu účetního záznamu, nejsou porušeny požadavky průkaznosti, neměnnosti a trvalosti účetního záznamu. 6. Podepisování účetních dokladů (1) Podpisovým záznamem se rozumí podpis osoby, která je povinna připojit svůj podpisový záznam na účetní záznam. Podpisové záznamy existují ve dvou podobách, a to: Vlastnoruční podpis v případě účetních záznamů v písemné podobě. Elektronický podpis, tedy identifikační záznam či kód v případě účetních záznamů v technické podobě. (2) Rozsah oprávnění pracovníků podepisovat účetní doklady vyplývá z podpisových vzorů. Každá změna v osobě pracovníka oprávněného podepisovat účetní doklady musí být v podpisových vzorech vyznačena. Podpisové vzory jsou průběžně aktualizovány a uloženy u hlavní účetní a v kopii na sekretariátu ekonomicko-provozního náměstka. (3) Zaměstnanci oprávnění podepisovat účetní doklady, jsou povinni se podepisovat přiděleným elektronickým podpisem, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost. Podpisem dokladu v působnosti příkazce operace a správce rozpočtu je schválen nárok na příjem nebo závazek výdaj z příslušného úkolu. Součástí podpisového záznamu je i okamžik připojení podpisového záznamu (tj. datum). (4) Odpovědné osoby za účetní operace uvedené v podpisových vzorech v rozsahu své působnosti zodpovídají za kontrolu formální a finanční správnosti zpracovávaných (účetních) dokladů. Bez náležitých podpisů nelze žádnou hospodářskou operaci uskutečnit. (5) V mimořádných situacích je možné účetní doklady podepsat vlastnoručním podpisem místo elektronického podpisu. V takové situaci je k dokladu připojeno odůvodnění. 7. Základní činnosti při oběhu účetních dokladů (1) Oběhem účetních dokladů se rozumí proces, který začíná vyhotovením dokladu nebo jeho přijetím až po archivování, popř. skartaci. Musí být organizován tak, aby zajišťoval správný postup zpracování dokladů a zajistil a usnadnil jejich přezkušování. (2) Činnosti při oběhu účetních dokladů jsou: a) třídění, b) přezkušování, c) zaúčtování, d) uschovávání, resp. archivace, e) vyřazování, resp. skartace. 7.1 Třídění účetních dokladů (1) Třídění účetních dokladů znamená jejich rozdělení dle obsahu, např. přijaté faktury, vydané faktury, pokladní doklady aj. Strana 7

8 7.2 Přezkušování účetních dokladů (1) Přezkoušení účetních dokladů znamená ověření přípustnosti zaznamenaných operací a správnosti uvedených údajů. Každý účetní doklad musí být přezkoušen po stránce věcné a formální, a to vždy před zaúčtováním. (2) Při přezkušování účetního dokladu dochází k předběžné řídící kontrole, která je podrobně popsána ve směrnici S/01/2018 Vnitřní kontrolní systém. (3) Věcné přezkoušení účetního dokladu ověřují ti, kteří účetní případ nařídili nebo schválili, tzn. příkazci operace. Přezkušování věcné správnosti spočívá v ověření souladu zápisu na účetním dokladu se skutečností, tj. ověření rozsahu dodávky, přijaté služby a její provedení, ověření plnění ve vazbě na objednávku (smlouvu, správnosti uvedeného množství a ceny včetně DPH, dodržení podmínek ze smlouvy s dodavatelem, jakož i správnost číselných údajů. (4) Správce rozpočtu přezkušuje přípustnost operace a formální správnost účetního dokladu před vznikem závazku (u objednávek, smluv). (5) Formální správnost účetního dokladu po vzniku závazku (např. na přijaté faktuře) kontrolují pracovníci oddělení finanční účtárny, osoba odpovědná za kontrolu formální správnosti je hlavní účetní. Přezkušování formální správnosti spočívá v prověření, zda účetní doklad má všechny předepsané náležitosti s příslušným právním předpisem. (6) Každé výše uvedené přezkoušení účetního dokladu potvrdí přezkušující pracovník na příslušném dokladu svým podpisem. 7.3 Zaúčtování, úschova a vyřazení účetních dokladů (1) Zaúčtování účetního dokladu se provádí do účetních knih v souladu s příslušnými pravidly. (2) Uschovávání účetních dokladů, které jsou důležitým průkazním materiálem, musí být prováděno tak, aby je bylo kdykoli možno použít při kontrole a při objasnění později vzniklých nesrovnalostí. (3) Vyřazování účetních dokladů, tj. skartace se provádí po uplynutí doby stanovené pro uchovávání účetních dokladů, a to takovým způsobem, aby nemohlo dojít k jejich zneužití. 8. Oběh účetních dokladů (1) Oběh účetních dokladů se vztahuje na následující doklady: dodavatelské faktury, vydané faktury, bankovní doklady, pokladní doklady, doklady k účtování a evidenci majetku, doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného, sociálního a zdravotního, daně ze mzdy a srážek mezd, doklady při poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách, doklady k účtování sociálního fondu, doklady k účtování cenin. Strana 8

9 8.1. Dodavatelské faktury Dodavatelské faktury jsou vyřizovány na základě: A. Objednávky zboží či služeb (1) Objednávání dodávek od externích dodavatelů (pořízení, nákup, zhotovení, montáž, údržba, oprava nebo úprava, nebo provedení jiných činností a služeb) zabezpečují pověření zaměstnanci. Před odesláním objednávky je nutné zajistit předběžnou kontrolu před vznikem závazku dle 13 vyhlášky č. 416/2004 Sb. (2) Příkazce operace provede předběžnou kontrolu před vznikem závazku, tedy prověří nezbytnost připravované operace a její soulad s platnými právními předpisy (zejména dodržení zásad pro zadávání veřejných zakázek podle zákona o zadávání veřejných zakázek), což potvrdí elektronickým podpisem na objednávce, v ekonomickém systému EIS JASU. (3) Správce rozpočtu provede předběžnou kontrolu před vznikem závazku, tedy prověří, zda připravovaná operace byla ověřena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění, ověří jeho podpis dle podpisového vzoru a prověří, zda je operace v souladu s rozpočtovým krytím. Zároveň označí, zda se jedná o individuální příslib (konkrétní věřitel, cena a předpokládaný termín plnění) či limitovaný příslib (limit pro zajištění finančního krytí předpokládaných operací související s operativní a pravidelnou činností, bez předem známé výše závazku a konkrétního věřitele). (4) V případě, že byly splněny požadované náležitosti, provede správce rozpočtu schválení operace elektronickým podpisem na objednávce, v ekonomickém systému EIS JASU. (5) Zjistí-li správce rozpočtu nedostatky, předá doklad zpět příkazci operace k jejich odstranění. B. Přijaté faktury (1) Administrátor (např. koordinátorka VP, administrátor projektu) přiřadí přijatou fakturu k objednávce (smlouvě) a předá ji do oddělení finanční účtárny, a to nejpozději do 2 pracovních dnů od obdržení faktury. (2) Oddělení finanční účtárny: zkontroluje formální stránku faktury, zda splňuje náležitosti účetního a případně daňového dokladu, zaznamená datum přijetí faktury, zaeviduje fakturu a označí ji dle příslušné číselné řady, naskenuje fakturu a vloží do EIS JASU, zaúčtuje předpis závazku, předá fakturu příkazci operace (3) Příkazce operace provede předběžnou kontrolu po vzniku závazku v souladu s 14 vyhlášky č. 416/2004 Sb., což stvrdí svým elektronickým podpisem v EIS JASU na likvidačním listu faktury. Příkazce operace ověří, zda údaje souhlasí s objednávkou, zejména předmět plnění, údaje o věřiteli, doba splatnosti a soulad výše závazku s individuálním či limitovaným příslibem. (4) Následně je faktura předána hlavní účetní, která ověří podpis s podpisovým vzorem, soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti závazku, soulad pokynu příkazce operace k zajištění platby s limitovaným příslibem a prověří jiné skutečnosti účetního případu podle předpisů pro vedení účetnictví. V případě limitovaného příslibu ověří, zda je pokyn k platbě v souladu se stanoveným obdobím. (5) Zjistí-li hlavní účetní nedostatky, elektronicky (v systému EIS JASU) předá doklady zpět příkazci operace k jejich odstranění. Hlavní účetní provede záznam o kontrole v EIS JASU na likvidačním listu faktury. (6) Po úhradě faktury vztahující se k dlouhodobému majetku je faktura předána zaměstnanci zodpovědnému za evidenci majetku. 8.2 Vydané faktury (1) Faktury (vydané) za služby, popřípadě zboží, které za úplatu poskytuje NUDZ, jsou vystavovány tímto způsobem: Faktura je vystavena na základě přijaté objednávky, která prošla předběžnou kontrolou v souladu se zákonem o finanční kontrole. Strana 9

10 Před odesláním faktury odběrateli zkontroluje příkazce operace údaje na faktuře, oddělení finanční účtárny fakturu převezme a sleduje dle splatnosti den úhrady (okamžik inkasa pohledávky). Následně finanční účetní provede následující operace: a) zaúčtování pohledávky, b) založení faktury do dokladů pro DPH, c) zapsání úhrady (inkasa pohledávky do knihy vydaných faktur), d) upomenutí odběratele po uplynutí lhůty splatnosti, e) postoupení ekonomicko-provoznímu náměstkovi k vymáhání pohledávky. 8.3 Bankovní doklady (1) Bankovními doklady se pro účely této směrnice rozumějí příkazy k úhradě a výpisy z bankovních účtů. (2) Styk s bankou zajišťují vybraní zaměstnanci oddělení finanční účtárny, kteří provádí pravidelnou kontrolu porovnání účetního stavu bankovních účtů se stavy uvedenými na bankovních výpisech. Příkazy k úhradě z bankovního účtu jsou prováděny elektronicky, včetně schválení a podpisů. Příkazy podepisuje pověřený zaměstnanec dle podpisových vzorů uložených v oddělení finanční účtárny. (3) Denně oddělení finanční účtárny kontroluje realizované platby dle příkazu k úhradě. V případě, že nebyla provedena platba, která měla být uskutečněna dle příkazu k úhradě, prošetří oddělení finanční účtárny příčinu a případně vydá nový příkaz k úhradě. 8.4 Pokladní doklady (1) Pokladními doklady se pro účely této směrnice rozumějí: pokladní kniha, příjmové pokladní doklady, výdajové pokladní doklady, schválené objednávky k příjmovým a výdajovým pokladním dokladům. (2) Pokladní operace je oprávněn provádět pokladní, který má uzavřenou dohodou o hmotné odpovědnosti, v době jeho nepřítomnosti ustanovený zástupce, rovněž s uzavřenou dohodou o hmotné odpovědnosti. Předávání pokladní hotovosti musí být vždy písemné. Všechny výdajové doklady vyplácí pokladna na základě schválení operace příkazcem a správcem. (3) Pokladní má tyto povinnosti: a) prověřuje pokladní doklady a odpovídá za to, že pokladní doklady mají stanovené náležitosti (název, IČO, DIČ účetní jednotky, datum vyhotovení, jméno plátce či příjemce, částku platby, účel platby, podpisy příkazců a správců), b) vede chronologicky záznamy v pokladní knize, c) dodržuje stanovený pokladní limit, d) průběžně předává doklady o pokladních operacích k zaúčtování do oddělení finanční účtárny. (4) Pokladní doklad je vystaven na základě předložení dokladů spolu se související objednávkou (smlouvou). a) Pokladní v systému vystaví pokladní doklad a vloží naskenovaný účetní doklad do EIS JASU. b) Příkazce operace provede předběžnou kontrolu po vzniku závazku (nároku), což stvrdí svým elektronickým podpisem. c) Hlavní účetní provede předběžnou kontrolu po vzniku závazku (nároku), což stvrdí svým elektronickým podpisem. d) Pokladní vydá peníze z pokladny (přijme do pokladny). e) Pokladní předá doklady do oddělení finanční účtárny. (5) Proběhla-li předběžná kontrola po vzniku závazku na jiném dokladu (např. vyúčtování cestovních náhrad), lze bod b) a c) vynechat. Strana 10

11 8.5 Doklady k účtování a evidenci majetku (1) Evidence dlouhodobého majetku je v EIS JASU pravidelně aktualizována zaměstnancem zodpovědným za evidenci majetku. Veškerý dlouhodobý majetek je evidován na majetkové kartě, na základě dodané faktury. V rámci NUDZ je každoročně prováděna řádná inventarizace majetku a závazků. Ředitel NUDZ může rozhodnout o provedení mimořádné inventarizace. Návrhy na vyřazení nepoužitelného majetku předává vedoucí oddělení, které má majetek evidován na své majetkové kartě ekonomicko-provoznímu náměstkovi. 8.6 Doklady k účtování o mzdách, souvisejících odvodů a srážek (1) K účtování o mzdách, souvisejících odvodů a srážek jsou předkládány následující doklady: rekapitulace vyplacených mezd, kalkulace všech druhů srážek resp. sestavy programu VEMA Přehled srážek pracovníků, Přehled rozhodnutí, hromadné příkazy k úhradě mezd jednotlivým zaměstnancům, odvodů zdravotního a sociálního pojištění, odvodům daní, zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele a dalších srážek. 8.7 Doklady při poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách (1) Podrobný postup při vyřizování agendy cestovních výdajů, a to včetně aktuální výše náhrad, je uveden ve směrnici S/03/2018. (2) Pracovní cesta vysílané osoby musí být před jejím uskutečněním schválena s určením klasifikace úhrady. Zálohu na pracovní cestu schvalují příkazce operace a správce rozpočtu ve formě podpisu na cestovním příkazu. Neuskuteční-li se cesta v uvedeném termínu, je zaměstnanec povinen nejpozději do 3 pracovních dnů zálohu vrátit. (3) Po skončení pracovní cesty je povinen zaměstnanec předložit vyúčtování nejpozději do 10 pracovních dnů. Vyúčtování pracovní cesty schvaluje správce rozpočtu a hlavní účetní. 8.8 Doklady k účtování sociálního fondu (1) Tvorbu fondu upravuje vyhláška č. 114/2002 Sb., o Fondu kulturních a sociálních potřeb. Hospodaření a použití fondu je specifikováno v kolektivní smlouvě uzavřené mezi NUDZ a NOO NUDZu, v platném znění. (2) Čerpání z Fondu kulturních a sociálních potřeb musí být schváleno předsedou NOO NUDZu, příkazcem operace i správcem rozpočtu. 8.9 Doklady k účtování cenin (1) Na základě interního sdělení z oddělení lidských zdrojů, vydává zaměstnanec pověřený za vedení pokladny stravenky. Jmenný seznam s potvrzením o přijetí je předán do oddělení finanční účtárny k evidenci. (2) Kolky a známky se nakupují dle potřeby na základě objednávek schválených příkazcem operace a správcem rozpočtu. 9. Oběh neúčetních dokladů (1) Jedná se o doklady uvedené v bodě 2.2, které se mohou stát nedílnou součástí účetních dokladů, archivují se stejnou dobu jako účetní doklady, tj. následujících 5 let od vzniku dokladu (případně po dobu delší, stanovuje-li jiný právní předpis). (2) Smlouvy a postupy spojené s jejich, vznikem a oprávnění k jejich zpracování, evidenci a další způsoby nakládání jsou předmětem samostatné vnitřní normy. Strana 11

12 9.1 Pracovně-právní doklady (1) Oddělení lidských zdrojů obdrží od uchazeče následující doklady, které jsou potřebné pro uzavření pracovního poměru: vyplněný osobní dotazník, včetně uvedení pracovních zkušeností, kvalifikační doklady, lékařský posudek, výpis z Rejstříku trestů (je-li požadován), životopis, scan cestovního pasu u cizinců a doklad k povolení pobytu. (2) Data o novém zaměstnanci vkládá do informačního systému VEMA oddělení lidských zdrojů při nástupu zaměstnance do zaměstnání. (3) Zaměstnanec je povinen oddělení lidských zdrojů nahlásit a dokladovat každou změnu v osobních údajích (např. bydliště, stav, občanský průkaz, vzdělání, zdravotní pojišťovna), a to prostřednictvím formuláře Hlášení změn osobních údajů, který předá oddělení lidských zdrojů do 8 dnů ode dne, kdy změna nastala. (4) Návrh na rozvázání pracovního poměru dohodou, výpověď ze strany zaměstnance, popřípadě zrušení pracovního poměru ve zkušební době podává zaměstnanec písemně svému nadřízenému, který potvrdí příjem podání a den jeho doručení (textem: převzal dne ). Vedoucí přiloží k podání své stanovisko a dokumenty předá oddělení lidských zdrojů, které je po zpracování předloží řediteli ústavu. (5) V souvislosti s ukončením pracovního poměru je zaměstnanec povinen předložit oddělení lidských zdrojů Výstupní list, a to nejpozději v den jeho ukončení a potvrzený příslušnými odděleními (uvedenými na formuláři), které stvrzují svým podpisem řádné předání majetku, či vypořádání, popřípadě řešení jiných práv nebo povinností, vztahujících se k zaměstnanci a jeho pracovnímu poměru s NUDZ. Dnem ukončení pracovního poměru zaeviduje zaměstnanec oddělení lidských zdrojů datum ukončení pracovního poměru do informačního systému VEMA a vydá zaměstnanci potvrzení o zaměstnání (zápočtový list). Strana 12