Masarykova univerzita Filozofická fakulta. Diplomová práce Bc. Lenka Machátová

Transkript

1 Masarykova univerzita Filozofická fakulta Diplomová práce 2017 Bc. Lenka Machátová

2 Kabinet informačních studií a knihovnictví Informační studia a knihovnictví Bc. Lenka Machátová Elektronická výměna dat současný stav v České republice Diplomová práce Vedoucí práce: Mgr. Jan Matula, PhD.

3 Bibliografický záznam MACHÁTOVÁ, Lenka. Elektronická výměna dat současný stav v České republice. Brno, Diplomová práce. Masarykova univerzita. Vedoucí práce Mgr. Jan Matula, PhD. Anotace Diplomová práce se zabývá problematikou současného stavu elektronické výměny dat v České republice. Teoretická část seznamuje s tématem elektronické výměny dat, typy EDI zpráv, průběhem, výhodami a nevýhodami EDI komunikace. Část práce je věnována elektronické fakturaci, digitalizaci a také elektronickému podpisu jako součásti bezpečnosti při elektronické komunikaci. Nedílnou součástí je legislativa, která je důležitým aspektem celé problematiky. Praktická část je věnována zjišťování současného stavu elektronické výměny dat spolu s popsáním hlavních benefitů a nevýhod v oblasti EDI. Mimo to jsou řešeny také důvody, které vedou k samotné implementaci a problémy, které při tomto procesu mohou nastat. Annotation This master thesis deals with the issue of the current state of electronic data exchange in the Czech Republic. The theoretical part of the thesis introduces with the topic of electronic data exchange, types of EDI messages, process, advantages and disadvantages of EDI communication. Part of the work is devoted to electronic invoicing, digitization and electronic signature as a part of electronic communication security. An integral part is legislation, which is an important aspect of whole issue. The practical part is devoted to the identification of the current state of electronic data exchange with the description of the main advantages and disadvantages in the field of EDI together. In addition, the reasons for the implementation itself and the problems that may arise in the process are addressed. Klíčová slova EDI, implementace EDI, informační systém, elektronický podpis, elektronická fakturace, EDI zprávy, standardy EDI Key words EDI, EDI implementation, information systém, electronic signature, electronic invoice, EDI messages, EDI standards

4 Prohlašuji, že jsem diplomovou práci vypracovala samostatně s využitím uvedených pramenů a literatury... Podpis autora práce

5 Na tomto místě bych ráda poděkovala vedoucímu práce Mgr. Janu Matulovi, PhD. za jeho přístup, cenné rady, ochotu a pomoc při psaní této diplomové práce. Dále můj velký dík patří rodině, přátelům a kolegům. Speciální dík patří mému příteli za veškerou trpělivost, pevné nervy a oporu.

6 Obsah Úvod... 7 I. Teoretická část Elektronická výměna dat Typy EDI zpráv Standardy EDI Průběh EDI komunikace Výhody a nevýhody EDI komunikace Ochrana dat v informačních systémech Bezpečnost dat při EDI Elektronický podpis Typy EDI řešení Výměna zpráv mezi koncovými subjekty Výměna zpráv prostřednictvím VAN operátora Zpracování a výměna zpráv prostřednictvím poskytovatele EDI služeb Elektronická fakturace Srovnání EDI a elektronické fakturace Elektronická výměna dat v České republice Poskytovatelé EDI v České republice Důvody implementace EDI Postup pří implementaci EDI Legislativa EDI Legislativa elektronického podpisu Právní předpisy pro elektronický podpis Proces digitalizace II. Praktická část Koncepce výzkumu Rozdělení firem podle velikosti Metody zpracování diplomové práce Současný stav EDI v České republice CCV Informační systémy EDI ORION... 62

7 11. Rozhovory FAnn Retail a.s Travel Free Uni Hobby Globus DATART INTERNATIONAL, a.s Vyhodnocení rozhovorů Závěr Zdroje Seznam grafů Seznam obrázků Přílohy... 85

8 Úvod Elektronická výměna dat představuje komunikační technologii založenou na bezpapírovém obchodním styku. Objednávka, která je pořízená v informačním systému odběratele, je automaticky přenesena až do informačního systému dodavatele. EDI si klade za cíl postupně nahradit papírové dokumenty elektronickými, snížit tím náklady, které jsou spojené s jejich výměnou a současně také zvýšit efektivitu a kvalitu prováděných procesů. Zavádění EDI komunikace mezi odběrateli a dodavateli se v dnešní době zejména u obchodních firem stává všeobecně vyžadovaným standardem. V případě komunikace s obchodními řetězci v České republice, které ovládají rozhodující část trhu, je schopnost EDI komunikace dokonce součástí nově uzavíraných obchodních smluv a je na ni kladen velký důraz. Řešení EDI u daného informačního systému může být pro dodavatele obchodních řetězců dokonce kritériem při hodnocení a následném výběru nového informačního systému či také argumentem pro změnu stávajícího systému. Elektronickou výměnu dat můžeme v dnešní době postavit na úroveň logistických služeb, můžeme ji také označit za další významný faktor konkurenceschopnosti. Diplomová práce se skládá ze dvou hlavních částí teoretické a praktické. Teoretická část je rozdělena do šesti hlavních podkapitol, z nichž některé jsou doplněny také o patřičné podkapitoly. V úvodu představuje podstatu elektronické výměny dat, definuje typy EDI zpráv, standardy pro EDI a také to, jaký je průběh komunikace pomocí EDI. Jsou zde také uvedeny výhody a nevýhody. Druhá kapitola je věnována typům EDI řešení a jsou zde popsány všechny tři tyto typy. Následující kapitola v první řadě představuje pojem elektronická fakturace, následně tuto problematiku porovnává s elektronickou výměnou dat. Čtvrtá kapitola by mohla být označena jako zásadní pro tuto diplomovou práci. Je v ní totiž popsána teoretická stránka elektronické výměny dat v České republice, poskytovatelé EDI, důvody implementace a postup při ní. Vzhledem k tomu, že nedílnou součástí elektronické výměny dat je také legislativa, je jí také jedna, konkrétně pátá, kapitola věnována. Poslední kapitola teoretické části se věnuje procesu digitalizace. Po teoretické části následuje část praktická a také ta je rozdělena do několika částí. Nejdříve je uvedena koncepce výzkumu, v níž jsou popsány veškeré cíle diplomové práce. Následuje kapitola s názvem Metody zpracování diplomové práce, kde je postup výzkumu vsazen do kontextu případové studie a jsou popsány všechny náležitosti této výzkumné metody. Následující kapitoly popisují náležitosti celého výzkumu včetně jeho výsledků. Téma současného stavu EDI v České republice jsem si vybrala jako jedno ze zajímavých témat z oblasti informačního managementu. Jedním z hlavních důvodů bylo také zjištění, že 7

9 zdrojů, které by se zabývaly elektronickou výměnou dat, není mnoho. Byla bych proto ráda, kdyby práce byla do budoucna nápomocna komukoli, kdo by měl o tuto problematiku zájem. 8

10 I. Teoretická část 9

11 1. Elektronická výměna dat Elektronická výměna dat nebo také EDI 1 je elektronická výměna strukturovaných standardních zpráv mezi počítačovými systémy obchodních partnerů. V systémech EDI probíhá přímá komunikace mezi informačními systémy nebo počítačovými aplikacemi obchodních partnerů, což jim umožňuje automatizovaně, případně s minimem lidské asistence předávání obchodních dokumentů (faktury, objednávky) prakticky po celý den. 2 Tyto informační systémy mohou pracovat na různých softwarových a hardwarových platformách. Úkolem elektronické výměny dat je propojení právě těchto systémů na základě obecně přijatelného standardu, který je pro výměnu zpráv nutný. Pokud se stane, že jsou informační systémy různorodé, provádí se EDI komunikace za pomoci tzv. EDI konvertorů. To je Aplikace, která mění (konvertuje) data z jedné podoby do podoby druhé. Obvykle jde o převod z tzv. inhouse formátu používaného informačním systémem (ERP) do společného EDI formátu a obráceně. 3 To zjednodušeně znamená, že při příjmu zpráv jsou data konvertována z EDI formátu do definované podoby, kterou jsou podnikové systémy schopny dále zpracovávat. EDI tedy představuje moderní způsob komunikace mezi dvěma nezávislými subjekty, při které dochází k výměně strukturovaných obchodních a jiných dokumentů elektronickou formou. 4 Tuto formulaci lze také přiblížit takto: objednávka, která je pořízena v informačním systému odběratele se automaticky přenese do informačního systému dodavatele 5. Historie EDI je těžko ověřitelná. Přispívá k tomu hlavně současný boom v oblasti internetu a technologií pro elektronické obchodování. Vhledem k tomu, že během posledních zhruba dvaceti let se vyvinulo množství tzv. odvětvových standardů, můžeme předpokládat, že elektronická výměna dat má zhruba dvacetiletou historii. Výše zmíněné standardy se vyvíjely hlavně díky specifickým potřebám firem z různých oblastí průmyslu. (viz kapitola 1.3. Standardy EDI). 1 Electronic data interchange- tj. elektronická vzájemná výměna dat 2 DANĚK, Ondřej. Bezpečnost v elektronickém obchodování [online]. Brno, 2007 [cit ]. Bakalářská práce. Masarykova univerzita, Ekonomicko-správní fakulta. Vedoucí práce Arnošt Svoboda Dostupné z: < 3 Slovníček pojmů: EDI Konvertor. CCV informační systémy [online]. Brno: Omega Design, 2016 [cit ]. Dostupné z: 4 DVOŘÁK, Jiří. Poznámky k přednáškám: Elektronické bankovnictví. Brno, Dostupné také z: chromeextension://gbkeegbaiigmenfmjfclcdgdpimamgkj/views/app.html 5 REICHEL, David. Jak na elektronickou výměnu dat? [online]. CCV Informační systémy, 2009 [cit ]. Dostupné z: 10

12 EDI se neustále vyvíjí a již dávno tento způsob komunikace neznamená drahou technologii, která by byla určena pouze velkým podnikům se silnými informačními technologiemi, jak tomu bývalo. 6 Cílem elektronické výměny dat je postupně nahradit papírové dokumenty elektronickými a snížit tak náklady spojené s jejich výměnou. Současně také EDI zvyšuje efektivitu a kvalitu prováděných procesů. Důležité je zmínit to, že všechny tyto elektronicky příchozí dokumenty mají stejnou právní váhu, jako dokumenty papírové. 7 Elektronická výměna dat je řešením, které v komunikaci mezi podniky nahrazuje klasické papírování (předávání papírových dokumentů). Přínosem je pak nejen rychlost, ale i značná úspora nákladů, zvládnutí velkého objemu agend skrze jejich důslednější automatizaci apod. 8 Elektronická výměna dat tedy přináší podniku mnoho výhod. V první řadě je rychlejší a díky automatizaci celého procesu mnohem levnější. Dalšími výhodami je spolehlivost a zvýšení kvality. V případě elektronické výměny odpadají všechny chyby při podepisování, takže se nemůže stát, že se například objeví překlepy nebo je fax nečitelný. Na činnost podniku bude mít v konečném důsledku také vliv snížení nákladů (na poštovné, tisk, evidenci, administrativu, ), zvýšení produktivity zaměstnanců, přehlednější informace o prováděných platbách, zrychlení toku dokumentů, zvýšení bezpečnosti předávaných dokumentů apod. Výhod, které je EDI schopná přinést podniku je opravdu hodně Typy EDI zpráv Díky elektronické výměně dat je obchodním partnerům umožňováno vyměňovat si mezi sebou různé standardizované typy zpráv. Jedná se o vlastně o jakékoli doklady, které si mezi sebou obchodní partneři vyměňují. Nejběžněji jsou to doklady o objednávkách, faktury nebo elektronické dodací listy. Vzhledem k tomu, že EDI zvládne pokrýt prakticky veškeré logistické a obchodní procesy, je těchto typů zpráv opravdu hodně. V příručce Jak na elektronickou výměnu dat (EDI)? 9 firmy CCV je uvedeno celkem 12 typů EDI zpráv. Bylo tedy vybráno několik z nich, které jsou využívány nejčastěji, a které budou vysvětleny. 6 REICHEL, David. Jak na elektronickou výměnu dat? [online]. CCV Informační systémy, 2009 [cit ]. Dostupné z: 7 Co je EDI? EdiZone: Informační portál [online]. Brno: Omega Design, 2016 [cit ]. Dostupné z: 8 Český statistický úřad. Elektronická výměna dat mezi podniky. Praha, Dostupné také z: f2e9f06aebee?version=1.0 9 REICHEL, David. Jak na elektronickou výměnu dat? [online]. CCV Informační systémy, 2009 [cit ]. Dostupné z: 11

13 ORDERS neboli objednávka je typ zprávy, kterou zasílá zákazník dodavateli, aby objednal zboží případně služby v určitém množství. V objednávce může být také specifikován termín a místo dodání. ORDRSP potvrzení objednávky je jako odpověď na zprávu ORDERS zasílána dodavatelem zákazníkovi. Tato zpráva slouží hlavně k tomu, aby se zákazník dozvěděl, co z objednávky mu bude či nebude dodáno. INVOIC nebo také INVOICE vypovídá o přehledu zásob. Je to tedy typ zprávy, který umožňuje jak dodavateli, tak i zákazníkovi výměnu informací o současných nebo plánovaných skladových zásobách. Většinou je tato zpráva doplněna také o informaci o počátečním stavu skladu, současném stavu a podobně. DESADV je označení pro zprávu, která specifikuje podrobnosti o dodaném zboží podle podmínek, které si mezi sebou kupující a prodávající dohodli. Důležité je, že tato zpráva by měla být vždy zasílána ještě před tím, než zboží fyzicky dorazí, aby měl zákazník přesné informace o zboží a mohl se tak připravit na jeho převzetí. DESADV je vlastně obdobou dodacího listu. COMDIS nebo také obchodní námitka je typ zprávy, kterou zasílá odběratel prodávajícímu v případě, že se v přijaté faktuře vyskytne nějaká nesrovnalost. To může být například špatný popis zboží, nesedící cena nebo situace, kdy zboží vůbec nebylo dodáno. Pokud dorazí tato zpráva, znamená to, že odběratel odmítá fakturu s chybami a požaduje opravu těchto chyb. PRICAT se dá přeložit také jako katalog zboží a cen. Zpráva je využívána dvěma způsoby. Prvním z nich je aktuální katalog nebo seznam veškerého zboží, které dodavatel nabízí. Druhý případ je ten, kdy chce dodavatel oznámit nějakou změnu v nabízeném sortimentu. 12

14 1.2. Standardy EDI Pokaždé když obecně mluvíme o EDI, znamená to v praxi vždy jeden nebo množinu odvětvových standardů. Standardy tedy tvoří jádro celého EDI. V každém oboru je pro EDI komunikaci definován jiný typ národního či oborového standardu. Jak již bylo zmiňováno výše, elektronická výměna dat je způsob komunikace mezi dvěma nezávislými subjekty, při níž dochází elektronickou formou k výměně standardních strukturovaných obchodních a jiných dokumentů. Vzájemná slučitelnost, která je při této komunikaci nezbytně nutná, je možná díky používání mezinárodního standardu, který je označován jako UN/EDIFACT 10, což je globální mezioborový standard pro zprávy v elektronické výměně dat. UN/EDIFACT byl vyvinut Organizací spojených národů v 80. letech, zahrnuje více než 200 různých typů zpráv a využívá ho více než společností po celém světě. 11 EDIFACT je obecná a mezioborová norma, v rámci které vznikají konkrétní aplikační normy pro jednotlivá odvětví. Pro oblast obchodu, zejména se spotřebním zbožím, je aplikační normou systém EANCOM, který spravuje EAN International. Jedná se o podmnožinu normy EDIFACT, která pro identifikaci zboží, služeb a komunikujících partnerských organizací využívá systému EAN-UCC. Pro potřeby ČR jsou vydávány tzv. národní subsety (podmnožiny) zpráv, spravované sdružením GS1 Czech Republic (dříve EAN ČR) Průběh EDI komunikace Abychom si v následující kapitole mohli ukázat, jaké výhody EDI komunikace přináší, bude vhodné v této části na konkrétním příkladu naznačit, jak EDI vlastně funguje, a jakým způsobem se objednání zboží pomocí EDI liší od objednávky provedené klasickým způsobem tedy bez využití EDI. Objednávka zboží tradičním způsobem tj. bez použití EDI 13 Zákazník si ve svém informačním systému vytvoří objednávku. 10 Z anglického United National/Electronic Data Interchange for Administration Commers and Transport 11 Slovník pojmů EDI: EDIFACT. Editel [online]. Praha: EDITEL CZ, 2015 [cit ]. Dostupné z: 12 REICHEL, David. Jak na elektronickou výměnu dat? [online]. CCV Informační systémy, 2009 [cit ]. Dostupné z: 13 Tamtéž 13

15 Tuto objednávku si zákazník vytiskne a odešle ji faxem, v dnešní době častěji e- mailem. Dodavatel, kterému je objednávka doručena, tuto objednávku přijme (faxem nebo em) a většinou si ji vytiskne. Objednávka je následně dodavatelem přepsána do vlastního informačního systému. Následně proběhne zpracování objednávky, vyskladnění požadovaného zboží a následná dodávka zboží a fakturace. Objednávka zboží s použitím EDI 14 Zákazník si ve svém informačním systému vytvoří objednávku. Tato objednávka je následně pomocí EDI v elektronické podobě odeslána dodavateli. Dodavatel tuto EDI objednávku přijme do svého informačního systému. Objednávka dorazí v elektronické podobě, není nutno ji nijak tisknout ani přepisovat a navíc je automaticky implementována do informačního systému dodavatele. Následně probíhá zpracování objednávky, vyskladnění objednaného zboží, jeho dodávka, fakturace atd. Výměna jakýchkoli dokladů (ať už je to dodací list, faktura nebo příjemka) může stejně tak probíhat pomocí EDI komunikace Výhody a nevýhody EDI komunikace Implementace elektronické výměny dat s sebou nese velkou řadu výhod a to jak pro dodavatele, tak i pro odběratele. Tyto výhody svým způsobem vyplívají z výše uvedeného srovnání objednávek s využitím a bez využití EDI. Jedním z největších benefitů, kterým se elektronická výměna dat může pyšnit, je úspora nákladů. Jsou to náklady nejen na tisk, ale stejně tak jsou snižovány náklady díky sjednocení faktur od dodavatelů. Tyto faktury jsou automaticky strojově zpracované a následně odeslané do podnikového informačního systému společnosti. Jak ukázaly mezinárodní studie, procesy EDI, od zpracovávání objednávek až po fakturaci, mohou představovat úspory 50 až 80 CZK na jednu obchodní transakci. 15 Neméně důležité je také to, že elektronická výměna dat usnadňuje obchod a nabízí opravdu nemalé obchodní výhody šetří čas i peníze tím, že 14 REICHEL, David. Jak na elektronickou výměnu dat? [online]. CCV Informační systémy, 2009 [cit ]. Dostupné z: 15 Výhody EDI. Editel [online]. Praha: EDITEL CZ, 2015 [cit ]. Dostupné z: 14

16 omezuje nebo dokonce odstraňuje náklady na poštovné i na uchování a následné vyhledávání dokumentů v archivech. 16 EDI spoří také čas a práci zaměstnanců, což jim umožňuje věnovat se důležitějším věcem. V případě, že firma EDI nevyužívá, jsou prakticky všechny informace v obchodním styku (popisy výrobků, objednávky, dodací listy, dobropisy či faktury), které je nutno vložit do informačního systému jako podklady k dalšímu zpracování, zpracovávány lidmi. Zaměstnanci tak nejen že provádějí činnost, jejíž přidaná hodnota je prakticky nulová, navíc zde hrozí velká míra chybovosti. Tyto doklady jsou totiž často nestrukturované (ve formátu PDF) nebo dokonce v papírové formě. Opravdu velkou výhodou elektronické výměny dat je tedy odstranění této chybovosti, která může při ručním zadávání nebo přepisování dat do informačního systému společnosti vznikat. Výše uvedená fakta potvrzuje také David Reichel, ředitel divize ebusiness společnosti CCV Informační systémy, ve svém článku 10 důvodů pro EDI: Stále více oblastí čelí velkému tlaku na rychlost, spolehlivost a přesnost dodávek zboží. V návaznosti na to se stávají vazby mezi obchodními partnery stále více a více těsnějšími a zároveň také narůstá objem vzájemné komunikace. To s sebou logicky nese také hrozbu v podobě informačního zahlcení pracovníků, kteří jsou za tento sektor odpovědni. Narůstá tedy vliv stresu a může dojít k chybovosti. Tuto nevýhodu lze do značné míry omezit efektivním využívání lidských zdrojů a to pouze tam, kde jsou opravdu nezbytně nutné. 17 Elektronická výměna dat byla tedy vyvinuta s cílem vyřešit problémy, které jsou spojené s transakčním zpracováním papírových i jiných forem elektronické komunikace. Níže budou tedy uvedeny problémy, které s sebou tento papírový systém přináší: 18 Zpoždění. To je způsobeno převážně dvěma faktory. Prvním z nich je to, že přeprava papírových dokumentů z jednoho místa na druhé může trvat až několik dní. Kromě toho se zdržení projevuje také manuálním zpracováním, při kterém je nutno počítat s prodlevou při načítání souborů a porovnávání údajů. Mzdové náklady. V systému, který nevyužívá EDI, je nutno, aby data byla zpracovávána ručně a to pomocí klíčování, ukládání dokumentů spolu s jejich následovným načítáním, tříděním, přiřazováním, opatřováním razítky, podpisy, atd. I 16 ZAINOL, Z. A. Electronic Data Interchange (EDI) and Formation of Contract. In International Journal of Law and Information Technology, 1999, Vol. 7, No. 3. s REICHEL, David. 10 důvodů pro EDI. IT Systems [online]. 2016, 2016(1-2) [cit ]. Dostupné z: 18 Electronic data interchange (EDI): Benefits of EDI. Reference of Business [online]. United States of America: Advameg, 2017 [cit ]. Dostupné z: Ent/Electronic-Data-Interchange-EDI.html 15

17 přes to, že automatizovaný proces může s některými z těchto procesů výrazně pomoci, představují mzdové náklady na zpracování dokumentů významný podíl z celkových nákladů společnosti. Obecně pak platí, že náklady na počítačové systémy jsou mnohem vyšší, než jsou náklady na zaměstnance, kteří vykonávají operace v oblasti počítačů a telekomunikací. Chybovost. Vzhledem k tomu, že jsou informace zadávány vícekrát a dokumenty jsou různě převáženy, skladovány a opětovně načítány lidmi, mají systémy náchylnost k chybám. Nejistota. První z oblastí, kde se nejistota projevuje, je již naznačena v prvním bodě. Týká se to přepravy papírových dokumentů, manuálního zpracování a s nimi spojeného zpoždění. To znamená, že doba, za kterou je dokument přijat, je nejistá. Druhým příkladem projevení nejistoty je oblast transakcí. Odesílatel po odeslání transakce neví, kdy bude tato transakce přijata. Stejně tak neví, zda transakce vůbec přijata byla a zda příjemce souhlasí s výší přijaté částky. Přebytečné zásoby. Nejistota a časové zpoždění mají za následek to, že skladové zásoby jsou mnohdy mnohem vyšší, než je nezbytně nutné. Z důvodu časových prodlev je pak prakticky nemožné dosáhnout systému výroby nazývaného Just In Time. Tento přístup umožňuje podniku vyrábět produkty v určeném množství a určeném čase podle toho, jaké jsou požadavky zákazníka. Dalo by se tedy říci, že podstatou této výroby je uskutečnění materiálového toku tak, aby požadovaný produkt (materiál) byl k dispozici právě v takovém čase, kdy je ho třeba. 19 Přístup k informacím. Elektronická výměna dat umožňuje uživatelům přístup k obrovskému množství podrobných dat, což je v prostředí, kde se EDI nevyužívá, možné jen s použitím velkého úsilí a samozřejmě s časovým zpožděním. Díky EDI jsou navíc data dohledatelná v počítačové formě, což vede k automatizovanému zpracování a následné analýze. Takové informace mohou pomoci prodejci sledovat například prodej hraček podle modelu, barvy či dokonce dle poštovního směrovacího čísla zákazníka. Prodejce tak může velice rychle reagovat na změny v požadavcích zákazníků. 19 VÁCHAL, Jan a Marek VOCHOZKA. Podnikové řízení. Praha: Grada, 2013, s Finanční řízení. ISBN

18 1.4. Ochrana dat v informačních systémech Prakticky každé společnosti, která využívá moderní informační technologie, může denně hrozit jejich zneužití. I přes to, že toto napadení nemusí být vždy úmyslné, měla by se společnost proti tomuto ohrožení náležitě chránit a zabránit tak zneužití toho nejcennějšího, co informační systém obsahuje dat. Jako bezpečný informační systém můžeme označit takový, který chrání informace během jejich vstupu, zpracování, uložení, přenosu a výstupu. Tato ochrana se zaměřuje na zamezení ztráty dostupnosti, integrity a důvěrnosti. Při ochraně dat se pak postupuje následujícím způsobem: Požadavky na bezpečnost musí být přesně specifikovány, musí být zjištěny hrozby a rizika, být odhadnuty škody a ztráty, nalezena zranitelná místa a také navržena patřičná opatření. 20 Tento postup je ilustrován také níže. Obrázek č. 1: Postup při ochraně dat 21 Ve společnostech je často zřizován tzv. bezpečností management. To je nezávislá organizační jednotka podřízená vrcholovému vedení s dostatečnými pravomocemi nařizovat, doporučovat a kontrolovat vše, co se nějakým způsobem týká bezpečnosti. Součástí této jednotky je například testovací tým, který hledá slabá místa nebo bezpečností inspektor, který provádí kontrolu. Souhrn norem, pravidel a činností, které regulují způsob zpracování, ochrany a distribuce citlivých informací nazýváme bezpečností politika PŘIBYL, Jiří a Jindřich KODL. Ochrana dat v informatice. Praha: České vysoké učení technické, ISBN LUKÁŠ, Luděk. Bezpečnostní technologie, systémy a management. Zlín: Radim Bačuvčík - VeRBuM, ISBN LUKÁŠ, Luděk. Bezpečnostní technologie, systémy a management. Zlín: Radim Bačuvčík - VeRBuM, ISBN

19 Důvodů, proč je vyžadována bezpečnost, existuje tedy hned několik. Uvedla bych tři základní: důvěrnost, integrita a dostupnost. Důvěrnost je zde myšlena jako ochrana před neoprávněným zpřístupněním nebo odhalením informace, integrita jako ochrana před neoprávněnou modifikací nebo zničením informace a dostupnost jako záruka, že informace bude na vyžádání dostupná oprávněným osobám Bezpečnost dat při EDI Nedílnou součástí implementace a provozu informačních systémů je bezpečnost. Stejně tak je tomu u EDI. Zde musí být zabezpečena především jedna důležitá část dokladu, a tou je podpis. Soubor EDI tedy musí v každém případě a ať už jde o jakýkoli způsob přenosu vykazovat stejné zabezpečení, jako má klasický papírový dokument. Velmi důležité je, aby bylo zřejmé, že doklad nebyl žádným způsobem pozměňován. V opačném případě je totiž doklad bezcenný a jeho hodnota by se dala přirovnat k nepodepsanému papíru. Druhý úkol bezpečnosti systémů EDI by mohl být přirovnán k zalepenému dopisu. Stejně jako u dopisu, který je uschován v zalepené obálce a nikdo do něj tudíž nemůže nahlížet, musí být také EDI soubor čitelný pouze pro povolanou osobu. Zároveň musí tento soubor obsahovat adresu v hlavičce. 23 Stejně tak i třetí úkol bezpečnosti můžeme přirovnat k dopisu, konkrétně k dopisu doporučenému. Tento dopis se totiž dostane pouze do rukou adresáta (v našem případě povolané osoby), který navíc musí toto doručení vlastnoručně podepsat. Nemůže tak později nastat situace, že by daná osoba popřela, že tento dopis převzala. 24 V zásadě by se dalo říct, že data v informačních systémech lze chránit třemi základními způsoby, které je také možno vzájemně kombinovat fyzický, organizační a logický způsob ochrany dat. Fyzický způsob ochrany dat zabezpečení budov, v kterých se informační systém nachází. Data jsou tedy neoprávněným osobám fyzicky nepřístupná. Organizační způsob ochrany dat tento způsob je založen na doporučeních a administrátorských nařízeních, jak by se mělo s daty nakládat. Velkou výhodou tohoto způsobu ochrany dat je jednoduchá a levná implementace, musí však být zároveň přesně plněna daná nařízení. 23 DANĚK, Ondřej. Bezpečnost v elektronickém obchodování [online]. Brno, 2007 [cit ]. Bakalářská práce. Masarykova univerzita, Ekonomicko-správní fakulta. Vedoucí práce Arnošt Svoboda Dostupné z: < 24 Tamtéž 18

20 Logický způsob ochrany dat na rozdíl od předchozích dvou způsobů je tento způsob mnohem spolehlivější. Jedná se o soubor dvou logických opatření, která se v daném informačním systému uplatňují. a) Prvním z těchto opatření je uchovávání dat v zabezpečených systémech, s čímž souvisí používání informačních systémů, které zabezpečují kontrolu přístupu k systémovým zdrojům a monitorování činnosti uživatelů. b) Druhým opatřením jsou kryptografické metody, které jsou založené na asymetrickém a symetrickém šifrování a digitálním podpisu. V současné době se projevuje fakt, že ani jeden z výše uvedených způsobů nedokáže sám o sobě poskytnout dostatečnou ochranu informačních systémů. Hrozby je možno odbourat teprve za použití všech tří výše uvedených způsobů ochrany Elektronický podpis Vzhledem k tomu, že zprávy zasílané prostřednictvím internetu postrádají jistotu, že byly skutečně poslány danou osobou a při jejich přenosu nedošlo k záměně (chybí tedy autenticita a datová integrita), je k přenosu důležitějších dokumentů nebo účetních a daňových dokladů využívána klasická pošta. Tuto skutečnost může změnit využívání elektronického podpisu. 26 Zřízení elektronického podpisu je možno prostřednictvím poskytovatelů certifikačních služeb. V České republice existují celkem tři tito poskytovatelé a jejich přehled je možno najít na internetových stránkách Ministerstva vnitra České republiky. 27 Konkrétně jimi jsou První certifikační autorita, a. s., Česká pošta, s. p. a eidentity a. s. Elektronický podpis, na rozdíl od toho vlastnoručního, poskytuje určité záruky. Jednou z těchto záruk je tzv. integrita dokumentu. To znamená, že je dokument neporušený a to ve smyslu jeho neměnnosti a celistvosti. Neznamená to však, že elektronický dokument přináší záruku toho, že podepsaný dokument nebude nijak pozměněn. Dokáže však zaručit, že pokud tento dokument pozměněn byl, příjemce to při vyhodnocování platnosti elektronického 25 DANĚK, Ondřej. Bezpečnost v elektronickém obchodování [online]. Brno, 2007 [cit ]. Bakalářská práce. Masarykova univerzita, Ekonomicko-správní fakulta. Vedoucí práce Arnošt Svoboda Dostupné z: < 26 SVOBODA, Pavel. Právní a daňové aspekty e-obchodu. Praha: Linde, ISBN Přehled kvalifikovaných poskytovatelů certifikačních služeb a jejich kvalifikovaných služeb. Ministerstvo vnitra České republiky [online]. Praha: Ministerstvo vnitra České republiky, 2016 [cit ]. Dostupné z: 19

21 podpisu zaručeně pozná. Důležité je, že pokud byl dokument nějakým způsobem změněn, nedozví se příjemce do jaké míry se tak stalo. Dozvídá se tedy pouze o skutečnosti, že mu byl doručen jiný dokument, než jaký byl původně podepsán. 28 Další zárukou elektronického podpisu je identifikace podepsané nebo podepisující osoby neboli toho, komu podpis patří. Identifikace nám tedy poskytne určité informace o identitě osoby (například jméno a příjmení). V praxi se často stává, že je identifikace (nebo také autorizace) zaměňována s autentizací. Autorizaci si můžeme zjednodušeně představit, jako odpověď na otázku o koho se jedná? a nejjednodušeji může být tato identifikace prováděna zadáním uživatelského jména, čímž uživatel danému systému odpovídá právě na výše zmíněnou otázku. Následně nastupuje proces autentizace, kdy daný systém ověřuje, zda je uživatel skutečně tím, za koho se vydává a nejedná se o podvodníka, který se vydává za někoho jiného. Autentizaci bychom tedy mohli považovat za odpověď na otázku jsem skutečně tím, za koho se vydávám?. 29 Nejjednodušším příkladem autentizace je zadání správného hesla, jinou možností je využití některé z technik elektronického podpisu (např. privátní klíč). Neméně důležitou zárukou elektronického podpisu je nepopiratelnost. To znamená, že podepsaná osoba nemůže popřít, že daný podpis nevytvořila ona a tudíž nemůže ani odmítat důsledky tohoto podpisu. U nepopiratelnosti však existuje jedna velmi důležitá podmínka kvalifikovaný certifikát. 30 Pokud tímto elektronický podpis nedisponuje, není dostatečně kvalitní a nemůžeme se tak plně spolehnout na to, co vypovídá o podepsané osobě. Důležité je také zmínit, které záruky elektronický podpis naopak neposkytuje. První z nich je zajištění důvěrnosti neboli zajištění toho, aby se s daným obsahem (v našem případě s obsahem dokumentu) nemohl seznámit nikdo nepovolaný 31. Požadavek na zajištění důvěrnosti však neznamená, že se dokument a jeho obsah nesmí dostat do rukou nepovolané osoby. Trvá se však na tom, aby v případě, že se tak stane a dokument otevře nepovolaná osoba, nemohla se daná osoba s obsahem tohoto dokumentu seznámit. To, co má zůstat důvěrné, tak důvěrné zůstane. V praxi se zajištění důvěrnosti dosahuje zašifrováním potřebného obsahu. Šifrování pak může být kombinováno také s elektronickým podpisem. 28 PETERKA, Jiří. Báječný svět elektronického podpisu. Praha: CZ.NIC, c2011. CZ.NIC. ISBN Tamtéž 30 BUDIŠ, Petr. Elektronický podpis a jeho aplikace v praxi. Olomouc: ANAG, Právo. ISBN Báječný svět elektronického podpisu. Báječný svět elektronického podpisu. Praha: CZ.NIC, c2011, s. 32. CZ.NIC. ISBN

22 Druhým ze tří pojmů, které elektronický podpis neposkytuje je autorizace. Jak již bylo zmíněno výše, je tento pojem velmi často zaměňován s autentizací, ve skutečnosti se však jedná o něco velmi odlišného. Pro zopakování tedy autentizace znamená prokazování vlastní identity odpovědí na otázku,,jsem skutečně tím, za koho se vydávám? Autorizace naopak znamená práva k určitým úkonům nebo aktivitám. Jde tedy o to, zda má daná osoba právo na to, co chce provádět na získání přístupu k nějaké službě, provádět změny v konkrétním dokumentu nebo například přímo smazat nějaký soubor. Posledním pojmem, který zde bude uveden, je autenticita. Někdy se také můžeme setkat s pojmem pravost nebo také autentičnost. Zjednodušeně lze pravost chápat tak, že jde stále o ten stejný identický dokument, ve kterém nebyly provedeny žádné změny. Pravost je tedy logicky porušena, jakmile je na dokumentu nějaká část změněna, případně je dokument nahrazen dokumentem zcela novým. V takovém případě může s určením pravosti pomoci elektronický podpis. Dokument, který je opatřen elektronickým podpisem je zaručen integritou pokud je integrita neporušena, máme jistotu, že dokument nebyl ani upraven ani zcela zaměněn. Pravost dokumentu však může být prokazována i zcela jiným způsobem, nezávislým na elektronickém podpisu. Příkladem takového způsobu může být například notářská úschova nebo svědecká výpověď. Vzhledem k tomu, že pojmy autenticita, autentizace a autorizace by se mohly velmi často plést a zaměňovat, dovolím si závěrem kapitoly ještě jednou na tyto tři pojmy poukázat a téměř až laicky vysvětlit jejich význam v jedné větě. Než někomu umožníme něco vykonat (autorizace), musíme nejprve vědět, o koho se jedná (identifikace) a být si jisti, že nejde ve skutečnosti o někoho jiného, kdo se za danou osobu pouze vydává (autentizace). 21

23 2. Typy EDI řešení Většinu řešení v rámci elektronické výměny dat lze rozdělit do tří kategorií, a to podle způsobu zpracování a následné distribuce zpráv. 32 Konkrétně to tedy je výměna zpráv mezi koncovými subjekty, prostřednictvím VAN operátora, a zpracování a výměna zpráv prostřednictvím poskytovatele EDI služeb. Uvedené typy řešení se významně liší v náročnosti jejich implementace. Tato kapitola si klade za cíl popsat hlavní rysy výše zmíněných tří kategorií. Ještě před tím, než k tomu dojde, je důležité zmínit pojem EDI konvertory, s kterým se v této kapitole několikrát setkáme. EDI konvertor je aplikace, která umožňuje realizovat komunikaci mezi různorodými informačními systémy. Konvertory převádějí data z jednoho formátu do jiného. V rámci EDI to znamená, že data ve formátu EDIFACT jsou převedena do interního formátu, který daná společnost využívá a naopak. Obchodní data přenesená pomocí EDI tak mohou být automaticky zpracovaná prostřednictvím ERP systému, který společnost vlastní. 33 Stejně tak by se dalo říci, že EDI konvertor konvertuje data z podoby, kterou poskytuje informační systém do EDI formátu, který je pro přenos zpráv používán. Při příjmu zpráv pak tento konvertor převádí data z EDI formátu do takové podoby, kterou jsou podnikové informační systémy schopny nadále zpracovávat. Konvertory jsou vysoce specializované softwary, což se projevuje také na jejich ceně Výměna zpráv mezi koncovými subjekty Výměna obchodních zpráv tzv. end-to-end je znázorněna na níže uvedeném obrázku Obrázek č. 2. Z něj vyplývá, že každá obchodní strana musí vlastnit EDI konvertor a také komunikační software pro připojení do datové sítě. Touto sítí může být například síť x.400, která je standardně používaná. Tento typ řešení znamená, že je kompletně celá EDI komunikace pouze v režii obchodních stran, aniž by byl využit třetí subjekt. Vzhledem k tomu, že se jedná o velmi dynamické odvětví, je v tomto případě nutno počítat s vysokými pořizovacími náklady, ale také s náklady na údržbu, správu a provoz těchto systémů. Důležitá je také pravidelná aktualizace. 32 REICHEL, David. Jak na elektronickou výměnu dat? [online]. CCV Informační systémy, 2009 [cit ]. Dostupné z: 33 Co je konvertor a k čemu slouží? Editel [online]. Praha: EDITEL CZ, 2015 [cit ]. Dostupné z: 34 LEE, In. E-business innovation and process management. Hershey, PA: CyberTech Pub., ISBN

24 Obrázek č. 2: Schéma výměny obchodních zpráv mezi koncovými subjekty Výměna zpráv prostřednictvím VAN operátora Hlavní funkcí tzv. VAN operátora je především zajištění distribuce standardních zásilek a zpráv. Operátor však obvykle figuruje taktéž jako dodavatel konvertoru a komunikačního software pro napojení na VAN síť. VAN neboli Value Added Network je síť, která nenabízí jen obvyklý účel, čili přenos dat, ale i další služby. V případě EDI komunikace je touto službou typicky záruka na rozšíření nezkreslené informace až k jejímu adresátovi. Schéma výměny zpráv pomocí VAN operátora, které je uvedeno na obrázku Obrázku č. 3, je velmi podobné předchozímu typu (viz Obrázek č. 2). V tomto případě část starostí s provozem EDI řešení obstarává VAN operátor, který provozuje síť s přidanou hodnotou. 35 REICHEL, David. Jak na elektronickou výměnu dat? [online]. CCV Informační systémy, 2009 [cit ]. Dostupné z: 23

25 Konvektor a komunikační software stále zůstávají na straně klienta. Stejně tak klient řeší pořizovací náklady a náklady spojené se správou konvertoru a komunikačního softwaru. Obrázek č. 3: Schéma výměny zpráv pomocí VAN operátora Zpracování a výměna zpráv prostřednictvím poskytovatele EDI služeb Schéma poslední kategorie EDI řešení (viz Obrázek č. 4) určitým způsobem vychází z modelu komunikace pomocí VAN operátora, objevují se však i značné odlišnosti. Poskytovatel služeb EDI provádí za použití internetu jako hlavní platformy pro komunikaci také konverzi zpráv. To klientovi zajišťuje, že již na své straně nepotřebuje žádný specializovaný konvertor a ani žádný software, který by byl specializovaný pro komunikaci. Všechny tyto funkce totiž zajišťuje poskytovatel EDI služeb. Ten tímto způsobem obsluhuje více klientů, zároveň je schopen komunikovat také s ostatními EDI poskytovateli i jejich klienty. Níže uvedené komunikační schéma lze popsat takto: Informační systém prvního subjektu odešle data přes Internet k EDI poskytovateli. Ten pomocí konvertorů upraví data tak, aby odpovídala jeho vnitřnímu standardizovanému formátu (např. UN/EDIFACT nebo XML). Před tím, než jsou data opět pomocí Internetu odeslána do informačního systému druhého subjektu, jsou pomocí EDI konvertoru změněna na formát, který je příjemcem podporován. 36 REICHEL, David. Jak na elektronickou výměnu dat? [online]. CCV Informační systémy, 2009 [cit ]. Dostupné z: 24

26 Obrázek č. 4: Schéma zpracování a výměny zpráv prostřednictvím poskytovatele EDI služeb 37 Je důležité zmínit, že EDI řešení je dostupné přes běžnou internetovou síť a podstatné je také to, že poskytovatel za uživatele přebírá veškeré činnosti, které souvisí s konverzí a doručením dat. To přináší klientovi úlevu od veškerých nákladů, které jsou spojené se správou EDI systému. Jako praktický příklad tohoto typu řešení můžeme uvést řešení EDI ORION. To v sobě zahrnuje jak tradiční nástroje EDI, tak i napojení na datové sítě a ostatní poskytovatele EDI služeb. Díky tomu je vytvářeno prostředí vhodné pro snadnou komunikaci mezi všemi společnostmi. Nezáleží přitom vůbec na tom, jaké EDI řešení používají. Elektronickou výměnu dat lze využívat také prostřednictvím webového portálu EDI poskytovatele. Toto řešení je záměrně uváděno odděleně od předchozích tří výše uvedených, jelikož neposkytuje plnohodnotné EDI řešení neřeší propojenost s informačním systémem a odpadají tak všechny přínosy, pro které je EDI komunikace většinou implementována. Výhodou je, že cena tohoto typu přenosu zpráv je velmi nízká a neprojevuje se zde žádná závislost na typu informačního systému. EDI provozované přes webový portál umožňuje malým společnostem splnit požadavky, které si kladou zákazníci využívající EDI komunikaci. Obvykle se navíc tento způsob přenosu uplatňuje jen u velice malého množství dokumentů. Hlavní nevýhodou tohoto řešení je nutnost ručně zpracovávat veškeré příchozí zprávy. Jakmile je EDI zpráva přijata, je nutno údaje ručně zadat do informačního systému a podobně je tomu u odchozích zpráv. Zde je nutno ručně přepsat údaje ze systému do formulářů, které jsou umístěny na webu. 37 REICHEL, David. Jak na elektronickou výměnu dat? [online]. CCV Informační systémy, 2009 [cit ]. Dostupné z: 25

27 3. Elektronická fakturace Fakturace je společnostmi využívána k vyžádání platby či jako podklad pro úhradu služeb nebo zboží dodavateli. Elektronická fakturace je moderní, ekologický, jednoduchý a efektivní způsob předávání daňových dokladů. Daňové doklady jsou zasílány em ve formátu PDF. Jedná se o moderní formu komunikace, která se opírá o platné zákony České republiky. Papírovou fakturu lze doručit obyčejnou nebo doporučenou poštou, lze také zvolit způsob osobního předání, kdy je faktura opatřena vlastnoručním podpisem. U elektronické fakturace lze zvolit jeden z několika různých formátů a možností zaslání. Odběratel však musí chtít a hlavně být schopen elektronickou fakturu přijmout. Jak již bylo zmíněno výše, je tato forma komunikace zaštiťována platnými zákony, konkrétně pak zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. V 26 odst. 3 se hovoří o tom, že při elektronické formě fakturace musí být udělen souhlas protistrany se zasíláním faktur v elektronické podobě. 38 To lze učinit jak elektronicky, tak i písemně. Ideální postup je však takový, že se způsob zasílání faktur stanoví přímo do smlouvy, čímž by mělo být zabráněno zpochybnění souhlasu s přijetím faktury. Velmi důležité je zmínit stránku zodpovědnosti. Při fakturační výměně je každá z protistran zodpovědná pouze za svoji část. Dodavatel vydá fakturu a odběratel ji následně přijme a zpracuje. Jak odeslaná, tak i přijatá faktura však musí být vždy archivována. Důvodem archivace je následné poskytnutí, například při vyžádání daňové administrativy. Finanční úřady v takových případech kontrolují, zda příjmy a výdaje firmy, které jsou deklarovány na daňových a účetních dokladech, odpovídají údajům uváděným v daňových přiznáních dané společnosti. Přínos elektronické fakturace lze snadno rozpoznat také na níže uvedeném obrázku. Zde je patrný rozdíl mezi klasickou fakturací a tou, která probíhá elektronickou cestou. Je vidět, že elektronický proces je podstatně jednodušší a rychlejší, než proces opačný. 38 Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty 26

28 Obrázek č. 5: Proces a přínos elektronické komunikace Srovnání EDI a elektronické fakturace Je třeba rozlišovat několik rozdílů mezi elektronickou výměnou dat a elektronickou fakturací. Pokud se v první řadě zaměříme na EDI doklady, bavíme se o strukturovaných datech, nikoli však o obrázku ve formátu PDF, který je zaslaný em. EDI je založeno na automatické výměně obchodních dokladů z informačního systému jedné strany do informačního systému strany druhé. Jak říká David Reichel:,,EDI bývalo často zatracováno jako složité nebo zastaralé. Toto je však povrchní pohled někoho, kdo viděl EDIFACT strukturu, která na první pohled není srozumitelná. Už patnáct let třeba děláme EDI XML. 40 EDI však vůbec není o struktuře, hlavní je obsah, který může mít různé typy forem. Neméně důležité jsou také procesy. Velmi často se stává, že lidé z IT oddělení se přikloní raději k XML struktuře, která je v ERP snadno načtena do systému. Bohužel lze tento způsob komunikace zaměřit jen na několik málo obchodních partnerů. Implementují se proto různá 39 HEINIGE, Karel. Elektronická fakturace. IT System. 2004, 2004(1-2), CIO Business World: Renesance EDI má snadno uchopitelné benefity [online]. IDG Czech Republic, a.s., 2015, (6) [cit ]. Dostupné z: 27

29 proprietární rozhraní, textové soubory, XML atd. Jak již bylo citováno výše, poměrně dlouho již existuje EDI XML. 41 Elektronická fakturace je pouze jeden z procesů, je to jeden samostatný doklad, který řeší pouze fakturaci a nic jiného. I přes to, že její přínosy jsou velké, jsou zároveň poměrně omezené. Oproti tomu EDI je procesní může pokrýt veškerou výměnu logistických a obchodních dokladů. Zjednodušeně by se tedy výše uvedené dalo shrnout tak, že EDI má v procesech obchodu a logistiky hledisko jakéhosi globálního standardu. Je tedy mnohem obecnější a jeho využití je širší než v případě elektronické fakturace. O všech výhodách EDI komunikace bylo mluveno již v předchozích kapitolách. 41 CIO Business World: Renesance EDI má snadno uchopitelné benefity [online]. IDG Czech Republic, a.s., 2015, (6) [cit ]. Dostupné z: 28

30 4. Elektronická výměna dat v České republice Tato kapitola bude věnována současnému stavu EDI v České republice. Vhledem k tomu, že této problematice bude také věnována praktická část diplomové práce, měly by zde být představeny grafy a naznačeno, jaká současná situace je. Informace pro tuto kapitolu byly poskytnuty Ing. Kamilou Burešovou z oddělení statistiky výzkumu, vývoje a informační společnosti Českého statistického úřadu. Pro přiblížení současného stavu elektronické výměny dat a elektronického nakupování by se dala použit citace z publikace Českého statistického úřadu: Elektronické nákupy probíhají nejčastěji na webových stránkách. V roce 2014 tak nakupovala polovina (52 %) podniků. Hodnota e-nákupů přes webové stránky však dosahuje pouhých 12 % celkového objemu podnikových nákupů. Elektronickou výměnu dat využívalo ve stejném roce k e-nákupům 22 % podniků. Na celkových nákupech se tento způsob nakupování podílel z 24 %. 42 Dalo by se tedy říci, že i přes to, že podniky ve velkém množství nakupují přes webové stránky, jedná se o relativně levnější nákupy. Mnohem větší částky podniky vynakládají na nákupy pomocí elektronické výměny dat. Graf, který je uvedený níže, popisuje intenzitu nákupů uskutečněných prostřednictvím elektronické výměny dat. Je zde zobrazen podíl nákupů prostřednictvím EDI na celkový počet nákupů v podnicích. Můžeme vidět, že nejvíce využívají EDI podniky s více než 250 zaměstnanci, nejméně pak malé podniky (tj zaměstnanců). U velkých firem je EDI využíváno v nejvyšší míře v oblasti výroby a rozvodů energie, plynu, vody, tepla a činností souvisejících s odpady. Nejmenší podíl využití EDI v nákupech mají firmy zaměřující se na vydavatelství, film, videozáznamy a televizní programy. Na dalších místech jsou pak stavebnictví a farmaceutický průmysl. 42 Elektronické nakupování. In: Český statistický úřad [online]. Praha: Český statistický úřad, 2015 [cit ]. Dostupné z: 4adb-a282-48eabeb04255?version=1.0 29

31 Graf č. 1: Intenzita nákupů uskutečněných prostřednictvím EDI 43 Následující graf poskytuje mezinárodní srovnání podniků, které používají EDI pro sdílení informací. Graf zároveň zobrazuje rozdíly mezi roky 2014 a Procentuální hodnota ukazuje podíl na celkovém počtu podniků v dané zemi. Můžeme vidět, že nejvíce EDI využívají podniky v Dánsku, nejméně pak v Řecku. Mimo jiné se dá z grafu vyčíst také to, že pro některé státy (Belgie, Nizozemsko, Finsko) znamenal rok 2015 nárůst v oblasti využívání EDI, pro jiné (Portugalsko, Slovinsko) naopak pokles. 43 Elektronické nakupování. In: Český statistický úřad [online]. Praha: Český statistický úřad, 2015 [cit ]. Dostupné z: 4adb-a282-48eabeb04255?version=1.0 30

32 25% % 15% 10% 5% 0% Graf č. 2: Mezinárodní srovnání podniků využívajících EDI ke sdílení informací 44 Poslední graf, který bude v této kapitole uveden, zobrazuje elektronické nakupování podniků v ČR v letech 2010 a 2014 podle toho, jaká počítačová síť byla využita webové stránky nebo elektronická výměna dat. Procenta vyjadřují podíl na celkových nákupech podniků. V roce 2014 byl v případě EDI procentuální nárůst roven 4 %, u webových stránek to bylo 5 %. webové stránky elektronická výměna dat % 24% % 20% Graf č. 3: Elektronické nakupování podniků v ČR v letech 2014 a 2010 podle použité počítačové sítě Poskytovatelé EDI v České republice V České republice existuje několik firem, které nabízí implementaci elektronické výměny dat do informačního systému společnosti, a jejichž působení se většinou neomezuje pouze na Českou republiku. Bylo vybráno 6 hlavních, které budou níže také představeny. Valná většina jich však nepůsobí pouze u nás, ale jejich působení sahá také za hranice republiky. EDITEL EDITEL je mezinárodní poskytovatel služeb v oblasti elektronické výměny dat, který se specializuje na optimalizaci procesů dodavatelského řetězce. Společnost s dvacetiletou zkušeností poskytuje služby klientům v mnoha různých odvětvích. Vzhledem k tomu, že má tato firma pobočky v Rakousku (kde je 44 Elektronické nakupování. In: Český statistický úřad [online]. Praha: Český statistický úřad, 2015 [cit ]. Dostupné z: 4adb-a282-48eabeb04255?version= Tamtéž 31

33 zároveň sídlo společnosti), na Slovensku, v Turecku a Maďarsku, může být ideálním partnerem pro mezinárodní společnosti. EDITEL na svých internetových stránkách nabízí komplexní portfolio služeb (od integrace EDI až po elektronickou archivaci). 46 EDISS Tento poskytovatel EDI, působící v oblasti e-commerce od roku 2001, se vyznačuje především vysokou orientací na individuální potřeby zákazníka. Jak je uvedeno na internetových stránkách firmy, za cíl je kladena především kvalitně odvedená práce a spokojenost klientů. 47 V nabídce společnosti jsou softwarová a oborová řešení pro retail, logistiku, automotive, výrobu a další. Mimoto se firma EDISS pyšní zárukou kvalitního řešení a odborností profesionálu. EDICOM Edicom je specializovaná softwarová firma zaměřená na problematiku EDI. Nabízí komplexní řešení pro bezpapírovou elektronickou výměnu dokumentů mezi firmami, včetně zabezpečení podle mezinárodních standardů, integraci aplikací, vývoj webových aplikací, softwarových aplikací na zakázku. Nejčastějšími odběrateli jsou supermarkety a firmy z oblasti bankovnictví a automobilového průmyslu. 48 Minerva ČR Společnost je významným dodavatelem podnikových řešení zaměřených na výrobní a distribuční společnosti. Specializuje se na automobilový průmysl, strojírenství, elektroniku, potravinářský a nápojový průmysl, výrobu spotřebního zboží, farmacii a výrobu zdravotnických přístrojů a zařízení. Minerva poskytuje svým zákazníkům služby v oblasti zavádění podnikového informačního systému QAD, poradenství, reengineering podnikových procesů, systémovou integraci a e-business. 49 AIMTEC Tato společnost, která se pyšní tím, že je ryze česká, si klade za cíl najít pro zákazníka optimální řešení, díky kterým zefektivní logistické procesy a ušetří tak miliony korun. I přes to, že všechny procesy řídí ze sídla v Plzni, poskytují plnou podporu zákazníkům s pobočkami například v Mexiku, USA nebo Číně. 80 % procesů má firma přednastavených pro automotive prostředí, zbývajících 20 % vychází ze specifických požadavků zákazníka. Aimtec je také jedna z firem, která implementuje WebEDI, nástroj pro integraci dodavatelské 46 O společnosti EDITEL. Editel [online]. Praha: EDITEL CZ s.r.o, 2016 [cit ]. Dostupné z: 47 O nás. EDISS [online]. Rokycany: Jaroslav Tomášek - EDISS, 2016 [cit ]. Dostupné z: 48 Edicom - Home. Edicom s.r.o. [online]. Trutnov: Edicom, 2009 [cit ]. Dostupné z: 49 O společnosti. Minerva Česká republika, a.s. [online]. České Budějovice: Minerva Česká republika, 2013 [cit ]. Dostupné z: 32

34 komunity. 50 O tomto nástroji se práce blíže zmiňuje také výše (viz kapitola 2.3. Zpracování a výměna zpráv prostřednictvím poskytovatele EDI služeb). CCV Vhledem k tomu, že s firmou CCV byla během diplomové práce navázána blízká spolupráce, bude společnost blíže představena v praktické části diplomové práce Důvody implementace EDI Dalo by se říci, že důvody, proč je elektronická výměna dat do firem zaváděna se prakticky rovnají jejím výhodám popsaným například v kapitole Výhody a nevýhody EDI komunikace. V dnešní době již většina firem (a to jak dodavatelů, tak i odběratelů) k výměně obchodních dokladů EDI komunikaci využívá. Šetří tím samozřejmě nejen čas, ale také náklady. Existují také odběratelé, s kterými jiná než EDI komunikace vůbec není možná. Specificky můžeme uvést například automobilovou výrobu, kde je nutno využívat systém Just In Time 51, výměna veškerých dokladů proto musí probíhat velice rychle. 52 Vhodné podmínky pro plnohodnotné využití EDI zaručuje několik skutečností: EDI podporuje většina obchodních řetězců, velké množství dalších se na EDI komunikaci připravuje Dříve bylo EDI doménou retailových řetězců, dnes se již ve velké míře využívá také v segmentu hobbymarketů, velkých i menších e-shopů a velice rychle se šíří také do dalších oblastí. EDI představuje sjednocení procesů. Nestandardizuje totiž pouze formu komunikace, ale také procesy, které při elektronické komunikaci probíhají. Velkou výhodu EDI přináší díky tomu, že funguje jako mezinárodní standard. Využití proto není omezeno pouze na komunikaci s obchodními partnery v ČR a na Slovensku, stejně tak je možno jej využít při komunikaci s obchodními partnery v zahraničí. Spolehlivost komunikace tímto způsobem je zvyšována snadnou dostupností vhodných EDI řešení a také služeb, které minimalizují finanční a technické nároky na implementaci a následný provoz EDI. 50 O nás: Kdo jsme. Aimtec [online]. Plzeň: BARTON STUDIO, 2016 [cit ]. Dostupné z: 51 Vysvětlení pojmu v kapitole Výhody a nevýhody EDI komunikace 52 Co je EDI?: Jak zavést EDI. Ediss [online]. Rokycany: Jaroslav Tomášek - EDISS, 2016 [cit ]. Dostupné z: 33

35 S tímto výčtem pozitiv souvisí také motivy pro následné zavádění EDI. Pro názornou ukázku těchto důvodů vynecháme velké odběratele. Ti obchodují s velkým množstvím dodavatelů (řádově až stovky firem), denně přijímají tisíce dokladů a přínosy EDI jsou zde viditelné na první pohled. Proč však do svých informačních systémů chtějí EDI implementovat menší dodavatelé právě těchto velkých řetězců? Proč v současné době patří mezi nejčastější zájemce o zavádění EDI? V podstatě by se dalo říct, že existují dva základní motivy, proč mají tyto menší podniky o EDI takový zájem. Prvním z nich je potřeba vyhovět klíčovému zákazníkovi, což bývá často hlavním a také jediným motivem. Dodavateli často nezbývá jiná možnost. V momentě, kdy řetězce kladou používání EDI jako jednu z podmínek obchodní spolupráce, EDI si pořídit zkrátka musí. Druhým motivem zavádění EDI je snaha o zefektivnění a zkvalitnění procesů, které ve firmě probíhají. Podstatou tedy je využití všech přínosů a výhod EDI. Tato motivace k EDI přiváděla obvykle jen velké odběratele zboží a služeb. V poslední době se však stále častěji setkáváme s formou tohoto motivu jako s hlavním požadavkem a kritériem při zavádění EDI. 53 Postavení firem k této problematice je tedy takové, že když už musí na základě podmínek zákazníka EDI implementovat, přinese jim to alespoň zefektivnění a zkvalitnění procesů ve firmě. Toto pojetí je samozřejmě považováno za lepší, než pokud firma implementuje EDI jen proto, že tak činit musí Postup pří implementaci EDI Jak uvádí Ing. František Frýdl ve své prezentaci 54 pro firmu Helios Orange, v praxi existují dva typy firem, které si nechávají implementovat EDI. Tyto firmy se tedy podle svého záměru dělí na aktivní a pasivní. Aktivní firma se k zavedení EDI rozhodne na základě vlastního uvážení podle výhod EDI. Současně má také dostatek zdrojů a prostředků k tomu, aby mohla ovlivnit nebo přesvědčit svoje partnery, aby elektronickou výměnu dat také využívali. Pasivní firmy, kterých je v České republice většina, zavádí EDI na základě požadavku, který jim zašle jejich obchodní partner aktivní firma. Takové firmy se obvykle vyznačují jako dodavatelské organizace malé velikosti, které jsou většinou závislé na pomoci právě již 53 Proč používat EDI?: Motivy zavádění EDI. EdiZone [online]. Brno: Omega Design, 2017 [cit ]. Dostupné z: 54 FRÝDL, František. EDI komunikace: Kdo zavádí EDI? [prezentace]. Helios Orange, 2009 [ ]. Dostupné z: ownload/file.php%3fid%3d186%26sid%3db054fe51ae893d7aafe9d3c706cf0297+&cd=4&hl=cs&ct=clnk&gl= us 34

36 zmiňované aktivní firmy. Typickým příkladem popisované situace je firma Škoda auto. Ta podmiňuje spolupráci mimo jiné také tím, že zavádí elektronickou komunikaci mezi dealerem a podnikem. Pro implementaci EDI je také za potřebí, vybrat si patřičného EDI poskytovatele. O těch hlavních v České republice bude řeč ještě v samostatné kapitole, která jim bude níže věnována (viz 4.1. Poskytovatelé EDI v České republice). Zavádění EDI komunikace mezi dodavatelem a odběratelem se v dnešní době (zejména pak u obchodních firem) stává všeobecně vyžadovaným standardem. V rámci komunikace s významnými obchodními řetězci v České republice je schopnost komunikovat pomocí EDI dokonce zahrnována do nově vznikajících obchodních smluv a je na ni kladen skutečně velký důraz. Proto řešení EDI u daného informačního systému může být pro dodavatele obchodních řetězců i hodnotícím kritériem při výběru nového informačního systému, nebo argumentem pro změnu systému stávajícího. 55 Elektronická výměna dat je v současné době velmi významným faktorem konkurenceschopnosti. Co se týče samotné implementace elektronické výměny dat do informačního systému společnosti, nelze ji provést ze dne na den, aniž by se na ni firma nějakým způsobem připravovala. Zároveň je také důležité zmínit, že se EDI řešení nehodí pro každého. U dodavatelů, kteří mají velký počet dokladů týdně nebo mají velký počet položek, není potřeba nad EDI dlouho uvažovat. Problém nastává spíše u těch dodavatelů, kteří mají malý počet dokladů, například jen jednu objednávku týdně. V takových případech se uspoří minimum času. Pokud se jedná o malý sortiment, může být tato úspora dokonce nulová. Největší překážkou je pak nejen investice do EDI, ale převážně do možnosti integrovat EDI s použitým objednávkovým, účetním a skladovým systémem. Dodavatel proto obvykle používá EDI bez integrace. Naštěstí však existují taková EDI řešení, která si může dovolit i firma s malým počtem dokladů. 56 Průběh implementace elektronické výměny dat je popisován v mnoha různých zdrojích, vesměs se však tyto zdroje shodují na stejném postupu, který se zásadně neliší ani v zahraničí. 57 Implementace EDI se skládá z několika hlavních částí, které lze obecně použít pro většinu společností, s tím, že náplň a obsah některých kroků se může podle okolností samozřejmě lišit. Mezi tyto okolnosti patří například to, jaký informační systém společnost 55 REICHEL, David. Nástup EDI do informačního systému. IT Systems [online]. 2008, 2008(10) [cit ]. Dostupné z: 56 REICHEL, David. Nástup EDI do informačního systému. IT Systems [online]. 2008, 2008(10) [cit ]. Dostupné z: 57 Implementing EDI. EDI Basics [online]. United Kingdom: OpenText, 2017 [cit ]. Dostupné z: 35

37 používá, jaký způsob práce je zde zaveden nebo jaký poskytovatel a jaké EDI řešení bylo vybráno. Postup zavádění EDI vyžaduje koordinaci a spolupráci mezi obchodními partnery, dodavatelem EDI řešení a dodavatelem nebo implementátorem informačního systému. Celý postup lze pak shrnout v následujících několika krocích 58 a pro dosažení patřičných výsledků ve firmě je také dobré, podle těchto kroků postupovat: 1) Analýza podnikových procesů. V případě, že se firma rozhodne k zavedení EDI do systému, měla by si nejprve položit tři základní otázky: - Jaké podnikové procesy by chtěla s využitím EDI podporovat? To znamená, zda to budou procesy dodávek, objednávek nebo například fakturace. - Jak velké množství obchodních dokumentů si zhruba plánuje vyměňovat se svými obchodními partnery? - Má jejich stávající ERP systém dostupné datové rozhraní? 2) Seznámení se s možnostmi a výběr vhodného řešení. Po seznámení se s EDI probíhá na základě získaných poznatků výběr patřičného EDI řešení a také poskytovatele, který systém implementuje. Pokud se jedná o velké firmy, je tento bod často spojován s výběrovým řízením. EDI řešení umožňující integraci dat do stávajícího podnikového systému ERP jsou vhodnou volbou pro střední, nebo velké společnosti s velkým objemem vyměňovaných dokumentů. 59 Co se týče malých a také středně velkých firem, řešení většinou spočívá v tzv. webovém EDI. Toto řešení je levné a zároveň efektivní, a pro společnosti s nízkým počtem vyměňovaných dokumentů naprosto dostačující. Velkým benefitem je nízká nákladovost a velice jednoduchý proces zřízení. 60 Poskytovatel, kterého si firma vybrala, nyní s firmou probere detaily celého procesu, navrhne optimální postupy, kroky a termíny. V této fázi je doporučeno podepsání rámcové dohody mezi všemi obchodními partnery, kteří si mezi sebou budou doklady vyměňovat. Tato dohoda o používání EDI nástrojů slouží mimo jiné k upřesnění jak organizačních tak i technických podmínek. 3) Příprava současného systému a bezpečná data. Informační systém, který firma před zavedením EDI používá je nutno na implementaci řádně připravit. Důležité je, aby systém dokázal bez chybovosti zvládat import a export dat pomocí EDI zpráv. Pro 58 Jak zavést EDI do vaší společnosti? EdiZone: Informační portál [online]. Brno: Omega Design, 2016 [cit ]. Dostupné z: 59 EDI: tradice v inovaci: Představení EDI: první kroky. Editel [online]. Praha: EDITEL CZ, 2015 [cit ]. Dostupné z: 60 Web EDI. EDI Basics: Your resource for learning about EDI [online]. United Kingdom: OpenText, 2017 [cit ]. Dostupné z: 36

38 integraci s podnikovým informačním systémem je nutné připravit rozhraní pro komunikaci s EDI systémem. Velice důležitá je také bezpečnost dat a zabránění úniku informací. 4) Synchronizace dat. Další fáze je ve znamení synchronizace dat o zboží s obchodními partnery. Firma Editel například doporučuje provádět toto již v počátečních fázích projektu EDI. 61 Je velice důležité, aby obchodní partneři vždy používali stejnou sadu dat (popis obchodních položek, čísla obchodních položek atd.) 5) Kontrola zpráv a ověřovací provoz. Tato fáze probíhá ještě před samotnou výměnou zpráv s obchodními partnery a slouží ke kontrole syntaktické přesnosti zprávy. Po kontrole zpráv následuje ověřovací provoz neboli fáze testování, během níž jsou zkoušeny komunikační procesy a zpracovávání zpráv. 6) Spuštění elektronické výměny dat. Po předchozí fázi následuje vyhodnocení ověřovacího provozu. V případě, že je vše v pořádku, jsou zahájeny elektronické komunikační procesy s obchodními partnery. Každá z výše uvedených fází má svoji váhu a každá by měla být prováděna velmi pečlivě. V případě, že je EDI implementována chybně, stává se spíše přítěží, než aby pomáhala. Nejen že pak komplikuje práci, navíc také stojí firmu zbytečné peníze. Příkladem může být to, když si společnost pod tlakem obchodního řetězce pořídí nákladný systém, ale neproběhne řádná integrace, procesy nejsou sladěny a výsledkem může být to, že obsluha následně objednávky tiskne z EDI systémů a přepisuje je do podnikového informačního systému ručně. Důvodů, proč se tak může stát je několik, ať už je to chybějící podpora ze strany implementátora, EDI poskytovatele nebo prodejce EDI, neochota společnosti se přizpůsobit a měnit vnitřní procesy či obavy z důsledků změn. V takových případech se doporučuje důkladná rozvaha nad dalšími kroky. Implementování EDI trvá zhruba dní. V případě, že systém již disponuje modulem EDI a jsou implementovány standardně používané typy zpráv, je tuto dobu možnost zkrátit na týden až 14 dní. Celkovou dobu implementace mohou však vždy ovlivnit také specifické požadavky firmy a okolnosti. Vše se odvíjí od možností používaného informačního systému a jeho přípravě. Většina firem, které implementaci provádějí, nabízí jako součást svých služeb poradentství a konzultace, které klientům pomáhají celou implementaci urychlit a zefektivnit. 61 Web EDI. EDI Basics: Your resource for learning about EDI [online]. United Kingdom: OpenText, 2017 [cit ]. Dostupné z: 37

39 5. Legislativa EDI Jak na elektronickou výměnu dat, tak i na dále zmiňovaný elektronický podpis, nelze nahlížet pouze z technologického hlediska. Velmi důležitým aspektem této problematiky, který nesmíme opomíjet, je také legislativní proces. Pro elektronickou výměnu dat jsou důležité tyto tři zákony zákon o dani z přidané hodnoty, o elektronickém podpisu a o účetnictví. Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty. Tento zákon určuje pravidla fakturace, vystavení a uchování daňových dokladů. Konkrétně se zákon o EDI zmiňuje v oddíle 7, 34, kde je řešeno zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti daňových dokladů. Věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu lze vedle kontrolních mechanismů procesů zajistit také elektronickou výměnou informací (EDI), jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu. 62 Zákon o elektronickém podpisu 227/2000 Sb., novelizovaný zákonem č. 440/2004 Sb. Tento zákon byl ve Sbírce zákonů zveřejněn Jeho smyslem je umožnit použití digitálního podpisu v prostředí elektronické komunikace jako náhradu podpisu vlastnoručního, který je užíván při listinné formě komunikace. Zákon byl vytvořen na základě směrnice Evropské unie 1999/93/EC, o které byla řeč výše. 26. července 2004 vešel v účinnost zákon č. 440/2004 Sb., jímž se mění zákon č. 227/2000 Sb. Touto novelou je zaveden pojem kvalifikované časové razítko, které potvrzuje existenci dokumentu či souboru v určitém čase. Připojuje se tedy k dokumentu jako důkaz toho, že v daném čase a podobě skutečně existoval. 63 Další novinkou, kterou tato novela přináší je také elektronická značka, jejíž pomocí mohou označovat data také právnické osoby či organizační složky státu za použití automatizovaných procesů. Poslední novelizaci tohoto zákona o elektronickém podpisu přináší novela (zákon č. 167/2012 Sb) ze dne Jsou zde uvedeny dva nové pojmy uznávaný elektronický podpis a uznávaná elektronická značka. Ty slouží k podpisu nebo označení dokumentu, kterým se provádí úkon vůči státu; územnímu samosprávnému celku; právnické osobě zřízené zákonem, zřízené nebo založené státem, územním samosprávným celkem nebo právnickou osobou zřízenou zákonem; právnické osobě vykonávající působnost v oblasti veřejné správy (týká-li se dokument této působnosti); fyzické osobě vykonávající působnost 62 Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty. 63 Elektronická časová razítka. První certifikační autorita, a.s. [online]. Praha: První certifikační autorita, a.s. (I.CA), 2016 [cit ]. Dostupné z: 38

40 v oblasti veřejné správy (týká-li se dokument této působnosti), používat uznávaný elektronický podpis nebo uznávanou elektronickou značku v referenčním formátu stanoveném v Rozhodnutí Komise 2011/130/EU Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Zákon vešel v platnost a navazuje přímo na předpis Evropské unie o rozsahu a způsobu vedení účetnictví, požadavcích na jeho průkaznost, rozsahu a způsobu zveřejňování informací z účetnictví a podmínkách předávání účetních záznamů pro potřebu státu. Od 1. července 2016 je platné a závazné nařízení eidas. Tento právní předpis přináší stejnou váhu elektronického i papírového dokumentu a také zásady, které pro vlastníka dokumentu znamenají jistotu jeho akceptovatelnosti ve všech zemích Evropské unie. Elektronické výměny dokladů (EDI) z pohledu znění zákona o DPH se v dohledné době zásadněji nedotkne. Podle zákona o DPH je třeba zachovat průkaznost zdanitelného plnění v čase a k tomu slouží mechanismus prokázání důvěryhodnosti elektronického dokumentu. 65 Není tedy zatím jasné, jakým způsobem nařízení eidas zasáhne do EDI a vůbec do elektronizace obchodních a logistických procesů Legislativa elektronického podpisu Pokud budeme na legislativu elektronického podpisu nahlížet historicky, bude pro nás zásadní rok Tehdy totiž vstoupil v platnost první platný zákon o elektronickém podpisu UTAH Digital Signature Act. 66 Státy Evropské unie následně pochopily, jak nezbytný je jednotný přístup k řešení elektronického podpisu a to zejména v návaznosti na elektronický obchod v rámci společného trhu, a v říjnu roku 1997 obdržel Evropský parlament studii O zajištění bezpečnosti a důvěryhodnosti elektronické komunikace směřování k evropským zásadám pro digitální podpisy a šifrování 67. Výstupním dokumentem byla směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES z 13. prosince 1999, která je dodnes považována za závazný dokument pro členské státy Evropské unie. Výše uvedená směrnice byla transformována do právních norem vždy takovým způsobem, který odpovídal jednotlivým státům. Jednou z těchto transformací bylo vydání zákona o elektronickém podpisu, který v roce 2000 přijala také Česká republika. Stala se tak 64 Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. Ministerstvo vnitra České republiky [online]. Praha, 2017 [cit ]. Dostupné z: 65 Aktuality: Nařízení eidas je za dveřmi. CCV informační systémy [online]. Brno: Omega design, 2016 [cit ]. Dostupné z: 66 LIDINSKÝ, Vít. EGovernment bezpečně. Praha: Grada, ISBN Směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES. EUR-Lex: Access to European Union law [online]. Luxembourg: Publications Office, 2016 [cit ]. Dostupné z: 39

41 třetí zemí, kde tento zákon, který upravuje užívání elektronického podpisu, vstoupil v platnost. O tomto zákonu bude řeč také v následující kapitole. Dalo by se říci, že legalizace a využívání elektronického podpisu v České republice začalo , úřad pro ochranu osobních údajů udělil První certifikační autoritě akreditaci pro poskytování certifikačních služeb Právní předpisy pro elektronický podpis Jak bylo avizováno výše, bude se tato kapitola zabývat zákony a předpisy, které se týkají elektronického podpisu. 68 Do roku 2000 neexistoval v České republice žádný právní předpis, který by upravoval problematiku elektronického podpisu a umožňoval tak všeobecné využití elektronického podpisu. Veškeré záležitosti proto bylo nutno podepisovat klasickým způsobem, tedy ručním podpisem. Zásadní změnu přinesl zákon č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu. Díky němu byl elektronický podpis zařazen mezi možné varianty podepisování všech dokumentů. Směrnice 1999/ 93/EC Evropského parlamentu a Rady Evropské unie o zásadách Společenství pro elektronické podpisy Tato směrnice, která byla vydána 13. prosince 1999, měla za účel umožňovat užívání elektronického podpisu a zároveň přispívat k jeho právnímu schvalování. V textu směrnice je stanoven právní rámec pro elektronické podpisy a některé certifikační služby. To zaručuje fungování vnitřního trhu státu. Důležité je, že v případě, že vnitrostátní právní předpisy upravují požadavky na formu smluv nebo jiných závazků, nevztahuje se směrnice na hlediska spojená s jejich uzavíráním a platností. Stejně tak se směrnice netýká pravidel a omezení, která se vztahují k používání dokumentů, a která jsou obsažena ve právních předpisech státu. Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu) Tento zákon je podrobněji popsán v předešlé kapitole. 68 Legislativa. Co po nás zbude [online]. Praha: CNZ CO PO NÁS ZBUDE., 2016 [cit ]. Dostupné z: 40

42 Vyhláška 366/2001 Sb. Tato vyhláška vzešla z Úřadu pro ochranu osobních údajů 3. října 2001 a slouží k upřesnění podmínek stanovených v 6 a 17 zákona o elektronickém podpisu a upřesnění požadavků na nástroje elektronického podpisu 69. Vyhláška uvádí konkrétní technické parametry pro nástroje a postupy k realizaci norem Zákona o elektronickém podpisu. Před tím než byla tato vyhláška přijata, nebylo možno zcela naplňovat patřičný zákon a to používání elektronického podpisu prakticky znemožňovalo. Po přijetí vyhlášky již bylo možno realizovat nejen elektronický podpis, ale stejně tak i certifikaci a to na nadnárodní úrovni. Nařízení vlády 304/2001 Sb. Toto nařízení vešlo v účinnost a provádí se jím zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu). Smyslem tohoto nařízení je uložit orgánům veřejné moci povinnost zřídit elektronické podatelny a přijímat podání, která jsou opatřená elektronickým podpisem. Taková podatelna musí splňovat požadavky, které stanovuje Úřad pro informační systémy veřejné zprávy. Zaměstnanci, kteří zde pracují, musí být proškoleni a náležitě vybaveni a musí jim být poskytováno připojení k internetu. Vždy na začátku a před koncem pracovní doby pak musí přijímat a odesílat poštu Předpis 366/2001 Sb. Poslanecká sněmovna Parlamentu České republiky [online]. Praha: Parlament České republiky, 2016 [cit ]. Dostupné z: 70 ČÁP, Jakub. Elektronický podpis v legislativě a praxi ČR. Praha, s. VŠE. Vedoucí bakalářské práce Daniel Rydzi. 41

43 6. Proces digitalizace Slovník cizích slov popisuje digitalizaci jako převod dat a informací na číslicové (digitální) vyjádření 71, definic však logicky existuje více. Terminologickou databází knihovnictví a informační vědy je digitalizace označována jako Technologie reformátování, která spočívá v převedení dokumentu do elektronické (digitální) podoby. Součástí digitalizace bývá i tvorba metadat, které jsou ukládány společně s daty. Výsledkem digitalizace je dokument v obrazové nebo textové podobě. 72 Do třetice bychom mohli uvést definici Stanislava Psohlavce, kterou uvedl ve svém článku Digitalizace co tím myslíte? Zde uvedl, že Digitalizace je převod vybraných měřitelných fyzikálních veličin digitalizovaného objektu do numerických hodnot, jejich kódování a uložení za účelem pozdějšího vygenerování jiných fyzikálních veličin s cílem umožnit pozdějšímu uživateli fyziologické vjemy nahrazující přímé vnímaní originálu. 73 V podstatě je tedy digitalizace metoda reformátování, při níž se nějaký objekt převádí na jiný nosič. Analogové dokumenty jsou skenovány, snímány a následně nahrávány do elektronické podoby. Vzniklý obsah je možno zobrazit nejen pomocí počítače, ale lze také použít i jiné zařízení, jako například tablet nebo mobilní telefon. Důležité je zmínit, že při digitalizaci dochází ke vzniku nového dokumentu, nejedná se tedy o náhradu originálu. Hlavním důvodem, proč je digitalizace tak často využívána je nejen snadnější zpřístupnění dokumentů a s tím související i zrychlení a zjednodušení práce. Velkým benefitem je také ochrana dokumentů. Důležité je vědět, že ne každý dokument (formát) lze reformátovat, proto je nutno při výběru přihlížet na určitá kritéria. Posouzení rizika ohrožení, hodnoty a ceny dokumentu, výhod, přínosu a využívanosti, ale také krádeže a poškození dokumentu je proto nezbytné. 74 Digitalizace si klade několik cílů. Jedním z nich je dlouhodobé uchování obsahu dokumentů a to tedy tak, že jsou přeneseny na jiné médium. Neméně důležité je také možnost zpřístupnit obsah většímu počtu uživatelů současně. V neposlední řadě existuje neustálá snaha chránit a zachovávat dokumenty v co možná nejméně poškozené formě, ideálně pak zcela neporušené. 71 KRAUS, Jiří. Nový akademický slovník cizích slov A-Ž. Praha: Academia, ISBN Dostupné také z: 72 Vrbenská, Františka. Digitalizace dokumentů. In: KTD: Česká terminologická databáze knihovnictví a informační vědy (TDKIV) [online]. Praha: Národní knihovna ČR, [cit ]. Dostupné z: 73 PSOHLAVEC, Stanislav. Digitalizace co tím myslíte?. Ikaros [online]. 1999, ročník 3, číslo 11 [cit ]. ISSN Dostupné z: 74 ŠIMÁNOVÁ, Helena. Reformátování dokumentů: Ochrana knihovních fondů 19. a 20. století. Praha, Seminární práce. Filozofická fakulta, Univerzita Karlova v Praze. 42

44 Ačkoli by se mohlo zdát, že je digitalizace proces poměrně jednoduchý a v dnešní době již téměř samozřejmý, existuje poměrně velké množství problémů, s kterými se při tomto procesu můžeme setkat. Jednou z hlavních překážek může být finanční stránka. Proces digitalizace se může potýkat s vysokými rozpočty a náklady jak na realizaci, tak samozřejmě také na budoucí správu a ochranu. Tím může být způsobeno to, že jsou vybírána neodborná skenovací zařízení a obslužného softwaru. Pro firmy je v takovém případě dobré nechat si poradit od odborníků, kteří skenery nejen prodávají, ale také instalují a servisují. Problémem může být také přesně opačný případ, kdy jsou nakupována drahá hardwarová vybavení ve snaze ušetřit na následném softwaru a obsluze. 75 Je zapotřebí si uvědomit, že digitalizace je dlouhodobý proces. Je proto nezbytné vše předem naplánovat, aby vše proběhlo správně a kvalitně. Často se může stát, že dostupnost a rychlost převažuje nad tím, jak jsou data spolehlivá a kvalitní. Ať už jsou data vyhledávána nebo zpřístupňována, měla by vždy kvalita převažovat nad kvantitou a rychlostí. Nedílnou součástí digitalizace (převedení dokumentů do elektronické podoby) je následná indexace, čili následné získávání potřebných informací z těchto dokumentů. Smyslem indexace je přitom nutnost pomáhat uživatelům nalézt informace o dokumentech, případně pak dokumenty samotné. Na základě témat dokumentů, která jsou vyjádřena pomocí selekčního jazyka, se může uživatel rozhodnout, zda je pro něj ten daný dokument přínosný, či nikoli PSOHLAVEC, Stanislav. Přednosti a rizika digitálních dokumentů. Ikaros [online]. 2005, ročník 9, číslo 12 [cit ISSN Dostupné z: 76 ŠAUPERL, Alenka. Catalogers' Common Ground and Shared Knowledge. Journal of the American Society for Information Science and Technology [online]. 2007, roč. 55, čís. 1 [cit ], s ISSN

45 II. Praktická část 44

46 7. Koncepce výzkumu Jak vyplývá již z názvu, hlavní cíl diplomové práce se týká zmapování současného stavu elektronické výměny dat v České republice. Cílů bylo však hned několik. Dalším záměrem práce bylo zjistit od vybraných firem, jaké jsou důvody implementace EDI, jaké typy EDI zpráv jsou v jejich systému využívány, v čem jsou spatřovány výhody a naopak nevýhody. Firmy byly dotazovány také na samotný průběh implementace. Zde nás zajímalo, co konkrétně tento proces obnáší a v čem jsou spatřovány překážky. V neposlední řadě se práce snaží zjistit, jak zásadní může být rozdíl pro firmy, které EDI používají a pro ty, které implementaci nemají v plánu nebo na ni teprve čekají. Jak bylo zmíněno již v projektu k diplomové práci, měly by výsledky výzkumu přinést nové nebo alespoň novější informace nejen pro podniky, které by měly v plánu EDI implementovat, ale také pro akademickou sféru, která by se tímto tématem chtěla později zabývat Rozdělení firem podle velikosti Jak bude uvedeno v kapitole 12. Vyhodnocení rozhovorů, bylo dosaženo velmi zajímavého zjištění. I přes to, že definice pro rozdělení firem podle velikosti jsou jasně dané, v praxi toto definování nejspíš funguje jiným způsobem. Bylo zjištěno, že i když firmy na otázku týkající se jejich velikosti v závislosti na počtu zaměstnanců odpovídaly, že se řadí mezi firmy střední. Podle definic se však řadí mezi velké. Toto zjištění je zde uváděno proto, že byla částečně narušena koncepce výzkumu a byly zkoumány převážně velké firmy. Zároveň je to také důvod, proč je kapitola o rozdělení firem uváděna u koncepce výzkumu. U každé z níže uvedených firem je vždy zmíněno, do jaké velikostní kategorie firma spadá a to s ohledem na definici a nikoli na odpověď zástupců jednotlivých firem. Konkrétně byly tedy rozhovory prováděny u jedné firmy střední a čtyř firem velkých, což se však na úkor očekávání na výsledcích výrazně neprojevilo a mezi výsledky nebyly shledány výraznější rozdíly. Tato kapitola by měla poukázat na to, jak je možno firmy podle velikosti dělit. Podnikem se rozumí každý subjekt vykonávající hospodářskou činnost, bez ohledu na jeho právní formu. K těmto subjektům patří zejména osoby samostatně výdělečně činné a rodinné podniky vykonávající řemeslné či jiné činnosti a obchodní společnosti nebo sdružení, 45

47 která běžně vykonávají hospodářskou činnost. 77 Podniky se dělí podle různých kritérií a to například podle zaměření a způsobu hospodaření, vlastnictví majetku, příslušnosti k určitému odvětví nebo výkonů. Pro tuto diplomovou práci je však stěžejní rozdělení podle velikosti. Toto třídění bývá nejčastěji využíváno pro potřeby statistik a jedná se například o členění podle počtu zaměstnanců. Mezi základní kritéria pro posouzení velikosti podnikatele patří počet zaměstnanců, velikost ročního obratu nebo bilanční suma roční rozvahy (velikosti aktiv/majetku) dle zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů, od zdaňovacího období počínaje poplatník podává řádné daňové přiznání. 78 Podniky tedy můžeme dělit na velké a malé a střední podniky. Druhá z uvedených je kategorie pro podniky s nízkým počtem zaměstnanců. Jednotlivé státy a instituce používají pro definici této kategorie různá kritéria například Evropská unie za hranici považuje 250 zaměstnanců, zatímco ve Spojených státech je hranicí 500 zaměstnanců. Vztah malého a středního podnikání a velkých společností má dvě základní roviny konkurenční a kooperační. V konkurenci s velkými podniky jsou podniky malé a střední zejména na trhu práce. To se samozřejmě markantněji projevuje v regionech, kde je volných pracovních sil nedostatek. Konkurenceschopnost všech subjektů je zvyšována díky fluktuaci zaměstnanců mezi firmami, což je přirozeným nástrojem pro přenos poznatků. Velké firmy tvoří klíčovou část ekonomiky České republiky i EU a přes jejich relativně nízký podíl z hlediska počtu se významně podílí na zaměstnanosti, produkci či přidané hodnotě v celé ekonomice. 79 Pokud se podíváme za hranice České republiky, nejvyšší počet velkých firem (250+) na 1 milion obyvatel ze sledovaných států vykazuje Lucembursko (277) a Německo (125). U nás je takových firem zhruba 135. Vysoký počet velkých firem v Lucembursku je do velké míry způsoben rozhodnutím firem zvolit si tuto zemi jako oficiální registrační adresu. Reálně však firmy působí jinde. Česká republika tak patří mezi země, které při zohlednění své velikosti a počtu obyvatel, mají největší počet velkých firem. Důležité je také to, že velké firmy mají velký podíl na zaměstnanosti. V rámci sledovaných zemí jsou to konkrétně Velká Británie (46,42 %), Německo (37,54 %) a Finsko (37 %). V České republice dosahuje podíl velkých firem na celkové zaměstnanosti 30,62 %. Vyšší je zde podíl mikrofirem, který dosahuje 31,79 % na celkové zaměstnanosti. Velké společnosti hrají v ekonomice České 77 MARTINOVIČOVÁ, Dana, Miloš KONEČNÝ a Jan VAVŘINA. Úvod do podnikové ekonomiky. Praha: Grada, 2014, s. 12. Expert. ISBN Zpráva o vývoji malého a středního podnikání a jeho podpoře v roce 2014 [online]. Ministerstvo průmyslu a obchodu, 2014 [cit ]. Dostupné z: 79 DAMBORSKÝ, Milan a Taťána HORNYCHOVÁ. Vliv velkých firem na ekonomiku České republiky [online]. Praha, Vysoká škola ekonomická v Praze, 2014 [cit ]. Dostupné z: 46

48 republiky také zásadní roli v oblasti zapojení malých a středních podniků do exportu. Zásadní vliv mají velké firmy na image národních ekonomik. Stejně jako image české ekonomiky je spojena s velkými firmami jako jsou například Škoda Auto nebo ČEZ, image dalších států je spojena se značkami Siemens, Bosch, FIAT či Gorenje. V současných rychle se měnících podmínkách jsou kvantitativní propočty při plánování investic omezeny a velké podniky tak zásadním způsobem determinují investiční atraktivnost regionu. 80 O podílu velkých firem na celkovém počtu zaměstnanců v podnikatelském sektoru a jejich počtu na 1 mil. obyvatel vypovídá také následující graf. Na ose x je tedy uveden podíl velkých firem na celkovém počtu zaměstnanců, na ose x počet velkých firem na 1 mil. obyvatel. Z hlediska polohy České republiky v grafu, ji lze řadit do skupiny zemí Německo, Rakousko, Finsko a Švýcarsko. To jsou země, které bývají v žebříčcích mezinárodní konkurenceschopnosti hodnoceny na předních příčkách. Podle The Global Competitiveness Index se umístilo Švýcarsko na 1., Finsko na 3., Německo na 4. A Rakousko na 16. místě. Česká republika se umístila až na místě 46. Podle velikostní struktury patří Česká republika mezi nejkonkurenceschopnější ekonomiky. 81 Graf č. 4: Podíl velkých firem na celkovém počtu zaměstnanců v podnikatelském sektoru 80 DAMBORSKÝ, Milan a Taťána HORNYCHOVÁ. Vliv velkých firem na ekonomiku České republiky [online]. Praha, Vysoká škola ekonomická v Praze, 2014 [cit ]. Dostupné z: 81 SCHWAB, K. The Global Competitiveness Report [online]. [Ženeva (Švýcarsko)]: World Economic Forum s. [cit ]. Dostupné z: 47

49 Postavení České republiky naznačuje, že ačkoliv je počet velkých firem na 1 mil. obyvatel nejvyšší v celé EU, jejich podíl na zaměstnanosti je podprůměrný. To fakticky znamená, že velké firmy u nás nedosahují velikosti velkých firem ve většině států Evropské unie. Tento stav je dán historickým vývojem od počátku vytváření prvních průmyslových podniků přes centrálně plánovaný systém až po současnou pozici průmyslu, která je silná a relativně stabilní. Svoji roli v ekonomice státu mají také malé a střední podniky. Ty představují významnou součást každé vyspělé ekonomiky a jsou pro společnost důležité zvláště z hlediska zaměstnanosti. Jako celek reprezentují malé a střední podniky v České republice více než 1 milion ekonomických subjektů a zaměstnávají téměř 60 % zaměstnanců. Oblast malých a středních podniků, často také označovaná jako MSP, je významnou hnací silou podnikatelského růstu i konkurenceschopnosti a pro obyvatele představuje významného zaměstnavatele. Pozici těchto podniků v České republice přibližují následující údaje, které byly čerpány ze Zprávy o vývoji malého a středního podnikání a jeho podpoře v roce 2014 zveřejněné Ministerstvem průmyslu a obchodu 82 : - Podnikatelskou činnost k v České republice vykonávalo dle Českého statistického úřadu celkem právnických a fyzických osob (s počtem zaměstnanců 0 249), fyzických osob (s počtem zaměstnanců 0 249) bylo a právnických osob (s počtem zaměstnanců 0 249) bylo Podíl malých a středních podniků na celkovém počtu aktivních podnikatelských subjektů v roce 2014 představoval 99,84 %. Vývoj aktivních subjektů v ČR v letech ukazuje také následující graf. 82 Zpráva o vývoji malého a středního podnikání a jeho podpoře v roce 2014 [online]. Ministerstvo průmyslu a obchodu, 2014 [cit ]. Dostupné z: 48

50 Graf č. 5: Vývoj aktivních subjektů v ČR v letech Podíl zaměstnanců malých a středních podniků na celkovém počtu zaměstnanců v podnikatelském sektoru v ČR v roce 2014 činil 59,39 %. - Podíl přidané hodnoty malých a středních podniků na celku ČR tvořil 53,11 %. - Celkový počet zaměstnanců malých a středních podniků se v roce 2014 snížil oproti roku 2013 o 48 tisíc na celkových tisíc zaměstnanců. Podíl zaměstnanců malých a středních firem na celkovém počtu zaměstnanců podnikatelské sféry v České republice v roce 2014 činil 59,39 %, což představuje pokles oproti roku Vývoj počtu zaměstnanců podniků této velikosti v letech ukazuje následující graf. Graf č. 6: Vývoj počtu zaměstnanců MSP2 v ČR v letech

51 - Ministerstvo práce a sociálních věcí vynaložilo v roce 2014 v rámci aktivní politiky zaměstnanosti 6,386 mld. Kč. - Ministerstvo zahraničních věcí v roce 2014 realizovalo 51 projektů ekonomické diplomacie a projektů zahraniční rozvojové spolupráce v hodnotě 4,53 mil. Kč. - Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy poskytlo v roce 2014 v rámci programu KONTAKT II malým a středním podnikům účelovou podporu 7,89 mil. Kč na řešení mezinárodních projektů. V rámci programu EUREKA CZ poskytlo MŠMT v rámci účelové podpory 106,84 mil. Kč. V rámci programu EUROSTARS byly v roce 2014 malým a středním podnikům poskytnuty finanční prostředky na řešení projektů páté, osmé a desáté výzvy celkem ve výši 19,45 mil. Kč. - Ministerstvo pro místní rozvoj v roce 2014 přidělilo prostřednictvím Národního programu podpory cestovního ruchu dotace 35 projektům malých a středních podniků v celkové výši 50,106 mil. Kč. - Ministerstvo zemědělství realizovalo Program rozvoje venkova České republiky, v rámci programu bylo podpořeno 373 projektů o celkové výši 1,324 mld. Kč. 50

52 8. Metody zpracování diplomové práce Diplomová práce je založena na kvalitativním výzkumu, tedy takovém, kdy je pracováno s malým množstvím případů, které jsou však pozorovány do hloubky a je zkoumáno mnoho jejich proměnných. 83 Hlavní metodou, která byla při výzkumu použita, byla případová studie. Případová studie je jedním z přístupů kvalitativního výzkumu. Je charakterizovaná obecně jako detailní studium jednoho případu nebo několika málo případů. 84 Statistické šetření se na rozdíl od případové studie snaží shromažďovat relativně omezené množství dat od mnoha případů nebo jedinců, u případové studie je to naopak. Jde v ní o zajištění velkého množství dat od jednoho nebo jen několika jedinců. V domácí metodologické literatuře bývá případová studie považována za jeden ze základních a nejrozšířenějších typů kvalitativního výzkumu. 85 V této kapitole bude tedy případová studie vsazena do praxe a bude poukázáno na to, jak bylo při výzkumu postupováno. Existuje několik typů případových studií, různé typy rozlišují různí autoři. Jedním ze základních typů kritérií je počet zkoumaných případů. Vzhledem k tomu, že případová studie této diplomové práce zkoumá více než jeden případ, můžeme ji, stejně jako Jiří Mareš ve svém článku Tvorba případových studií pro výzkumné účely, označit jako vícepřípadovou studii. Jednotkou každé případové studie je případ, kterým se rozumí hlavní předmět zkoumání. V předkládané diplomové práci můžeme za případ označit současný stav firem, které EDI mají, nemají či se je teprve chystají implementovat. Dalším hlediskem případové studie je způsob sledování případů. V rámci výzkumu bylo použito jednorázové sledování, zároveň můžeme případovou studii označit jako retrospektivní longitudinální začíná poté, co důležitá událost již proběhla. V našem případě je touto událostí implementace EDI. Případová studie, která je koncipována pro výzkumné účely a vychází z ideje smíšeného výzkumu, má mít svůj výzkumný projekt stejně jako jakýkoli empirický výzkum. Byl tedy stanoven výzkumný projekt nebo také scénář případové studie. Jakmile byl projekt připraven, mohl být započat výběr a sběr dat. Data byla vybrána za pomoci informačního systému společnosti CCV Informační systémy, z kterého byl vypracován přehled firem, jež využívají EDI. Sběr dat byl kombinací veřejně dostupných informací převážně z internetových stránek institucí (základní informace o firmách, kontakty, 83 RAGIN, Charles C. Constructing social research: the unity and diversity of method. Thousand Oaks: Pine Forge Press, s. ISBN HENDL, Jan. Úvod do kvalitativního výzkumu. Praha: Karolinum, s. ISBN MIOVSKÝ, Michal. Kvalitativní přístup a metody v psychologickém výzkumu. Praha: Grada, Psyché. ISBN

53 IČO) a dokumentů, které byly poskytnuty z archivu firmy CCV Informační systémy. Tyto informace vytvořily základ pro výzkum. Další data byla následně získávána třemi způsoby ve třech vlnách. První vlna představovala maily vybraným firmám. Tato metoda však byla převážně neúspěšná a proto následoval druhý způsob, a sice telefonní kontakt. Tato metoda již byla úspěšnější a byly získány odpovědi od většiny vybraných firem. Poslední způsob sběru dat byl prováděn pomocí rozhovorů se zástupci pěti vybraných společností. Data získaná v rámci případové studie bylo nyní třeba analyzovat, aby mohly být výsledky interpretovány a následně vyvozeny určité závěry. Po celou dobu výzkumu byla data zapisována do tabulky, takže výsledky byly poměrně přehledné. V případě rozhovorů byly sledovány shody a odlišnosti v odpovědích na jednotlivé otázky. Veškeré výsledky jsou zpracovány a interpretovány v následujících kapitolách. 52

54 9. Současný stav EDI v České republice Praktická část diplomové práce se zaměřuje na zmapování současného stavu elektronické výměny dat v České republice a je složena ze dvou částí, které budou vždy podrobně představeny níže. První část se soustřeďuje na současný stav elektronické výměny dat, jak je také uvedeno v názvu diplomové práce. V části druhé jsme se na vzorku pěti firem snažili zjistit důvody, jaké vedou k implementaci EDI, jaké existují výhody, nevýhody a podobně. Velká část výzkumu praktické části diplomové práce probíhala pod vedením Ing. Ladislava Chovítka, marketingového manažera divize ebusiness společnosti CCV. Jak bylo zmiňováno již v projektu k diplomové práci, spolupráce s firmou CCV Informační systémy byla předpokládaná. Aby však tato spolupráce byla efektivní, musela být pomoc vzájemná a muselo být tedy v některých věcech a požadavcích ustupováno. Vzhledem k velké vytíženosti Ing. Chovítka byla praktická část provázena časovými prodlevami, závěr výzkumu též neprobíhal podle předem domluveného plánu. I přesto vedla spolupráce se společností CCV k tomu, že byly pro práci poskytnuty informace, ke kterým bych se jinak velmi těžce dostávala. V první fázi bylo tedy vybráno celkem 100 českých firem. Zpočátku jsme pracovali také na výpisu firem slovenských, ale postupem času bylo od tohoto záměru odstoupeno. České firmy byly rozděleny do dvou tabulek. V první tabulce byly vypsány firmy, u kterých jsme věděly, že využívají EDI komunikaci, v druhé tabulce pak firmy, u kterých byl tento stav teprve zjišťován. Tyto tabulky byly na závěr zkompletovány v jednu. Výběr firem byl prováděn na základě dvou kritérií. Prvním z nich byla velikost firmy do přehledu byly vkládány pouze firmy, jejichž obrat činil více než 1 mld. Kč ročně. Druhým kritériem, na které jsme přihlíželi, byl počet poboček případně prodejen. Firmy byly řazeny od největších a následně vybírány ty, jejichž jména jsou nějakým způsobem známá nebo zajímavá. Z přehledu byly hned na začátku odebrány jména velkým a známých eshopů (např. Mall.cz či Alza.cz), které chtěl pan Chovítek později sám zpracovat do speciálního přehledu. Co se týče zdrojů, které byly pro výběr firem použity, byly celkem čtyři. Prvním z nich byla placená databáze firem Albertina, dále pak Top 30 českého obchodu, ORION EDI (ve firmě CCV Informační systémy jsme si nechali ze systému vypracovat přehled firem, které využívají vydanou objednávku) a v neposlední řadě jsme jako zdroj využili loňskou tabulku 86, která bude následně sloužit k určitému porovnání výsledků. Jakmile se nám podařilo tento výpis zpracovat, bylo třeba ke každé firmě dohledat patřičné údaje. Tím je 86 Využití EDI komunikace u obchodních řetězců a dalších velkých odběratelů. EDI Zone Informační portál [online]. Brno: Omega design, 2017 [cit ]. Dostupné z: 53

55 myšleno například IČO, typy EDI zpráv, které daná firma využívá a samozřejmě také kontaktní údaje, ideálně ovou adresu či telefonní kontakt na osobu, která je za EDI zodpovědná. V té době byly ještě stále vyhledávány také údaje ke slovenským firmám, což bylo časově náročné a ve výsledku bohužel zbytečné. Abychom se dostali k informacím, které jsme potřebovali o firmách zjistit, byla zvolena forma mailingu. Tato forma spočívala v tom, že byl vytvořen univerzální , který byl rozeslán všem firmám avšak s tím rozdílem, že v předmětech jednotlivých zpráv byl vždy název dané firmy. , kromě náležitostí, jako je představení, úvod do tématu a poděkování, obsahoval pět otázek, na které jsme od firem požadovali odpověď: Využíváte EDI komunikaci se svými dodavateli? Pokud ano, jaké typy zpráv si se svými dodavateli vyměňujete? Pokud ne, chystáte se EDI komunikaci zavést? V jakém časovém horizontu? Jak velké procento z vašich přijatých faktur jsou strukturované elektronické faktury (pokud využíváte EDI zprávu INVOICE)? Využíváte elektronické schvalování přijatých režijních faktur nebo papírovou košilku? Jakmile byly zprávy odeslány, čekali jsme vždy týden na odpovědi. Často se stávalo, že nebyl vůbec doručen z důvodu neaktuální ové adresy. Musela být tedy vyhledána adresa nová a zpráva posílána znovu. Výsledky bohužel dopadly mnohem hůře, než bylo očekáváno z firem, u kterých nevíme, zda EDI využívají, se ozvala pouze jedna firma a to s odpovědí, že EDI nepoužívá a ani se k tomuto záměru nechystá. Co se týče těch, které EDI implementováno mají, bylo množství výsledků sice větší, i přesto však nedostačující. Aby mohly být doplněny i zbývající údaje, rozhodli jsme se v druhé fázi výzkumu o calling a zbývající firmy byly telefonicky kontaktovány. I zde bylo zjištěno, že některá čísla vůbec neexistují, kontakty na některé osoby byly zastaralé a daný člověk třeba ve společnosti již nepracoval. Tato část výzkumu byla náročná nejen časově. Firmám bylo ideální volat mezi devátou hodinou ranní a třetí hodinou odpolední, ve skutečnosti však byly hovory realizovány spíše v rozmezí desáté až druhé hodiny, vždy s ohledem na polední pauzu. Bylo tedy poměrně těžké některé zaměstnance zastihnout. Náročné to však bylo také psychicky. I přes to, že jsem se na popud Ing. Chovítka představovala jako redaktorka informačního portálu EDIZone, který tento výzkum jednou za dva roky provádí, měli někteří zaměstnanci pocit, že jsou jim nabízeny určité služby, o které nejevili žádný zájem a často to dávali patřičně najevo. 54

56 Níže jsou v bodech uvedeny výsledky, které byly vypracovány na základě odpovědí jednotlivých firem na již výše zmiňované otázky. Některé výsledky jsou doplněny patřičnými grafy. Nakonec bylo osloveno celkem 93 firem. Bylo zjištěno, že celkem 50 firem (tj. 54 % z celkového počtu oslovených) využívají EDI. U 13 firem (tj. 14 % z celkového počtu) bylo zjištěno, že EDI nevyužívají. Zbylých 30 firem se nepodařilo kontaktovat. Graf č. 7: Poměr firem využívajících elektronickou výměnu dat ke komunikaci s dodavateli U 80 % firem víme, že využívají alespoň jeden ze základních typů zpráv. Pouze 4 % firem, které v současné době EDI nevyužívají, mají do budoucna v plánu jeho implementaci. Celkem 26 % firem má v plánu svůj současný stav v oblasti využívání EDI do budoucna nějakým způsobem změnit Zde jsou míněny nejen firmy, které EDI nemají a do budoucna jej mají v plánu zavádět. Stejně tak jsou do těchto procent započítány firmy, které EDI již využívají, ale chtějí například rozšiřovat typy zpráv, které využívají. 55

57 Schvalování přijatých režijních faktur probíhá v 61 % firem pomocí papíru v košilce, u 33 % pak elektronickou formou. U 6 % firem se režijní faktury zpracovávají oběma způsoby. Z průzkumu také vyplynulo, že 4 % firem mají v plánu v budoucnu přecházet z papíru v košilce na elektronické schvalování, zbylých 39% nebylo schopno odpovědět. Graf č. 8: Poměr typů elektronického zpracování režijních faktur 29 firem z celkového počtu (tj. 60 %) nám nebylo schopno zodpovědět otázku, jak velké procento všech přijatých faktur jsou INVOICE. o Získané odpovědi na výše uvedenou otázku (Jak velké procento z vašich přijatých faktur jsou strukturované elektronické faktury (pokud využíváte EDI zprávu INVOICE)?) byly rozděleny do dvou skupin firmy, u nichž INVOICE tvoří více než 50 % a firmy, kde je tato hodnota menší než 50 %. Do první skupiny bylo zařazeno 55 % firem, do skupiny druhé pak zbylých 45 % firem. o Pro lepší přehlednost získaných dat byly výsledky ještě rozděleny do pěti podrobnějších skupin. Poslední skupina byla věnována firmám, které na tuto otázku nebyly schopny odpovědět. Z výsledků je patrné, že většina firem nevěnuje prostor analýzám, které by poukazovaly na procentuální využití EDI zprávy INVOICE. Ostatní rozdělení do procentuálních skupin je vyobrazeno v následujícím grafu. 56

58 Procento strukturovaných elektronických faktur INVOICE % 21-40% 41-60% 61-80% % Nebyli schopni odpovědět Graf č. 9: Procentuální využití zprávy INVOICE ve firmách Pro zajímavost je v následujícím grafu ukázáno, jaké bylo zastoupení firem podle jednotlivých oblastí trhu. Můžeme vidět, že nejvíce firem bylo z oblasti potravin a nápojů, nejméně pak z oboru logistiky a také textilu Podíl firem v závislosti na jejich zaměření Graf č. 10: Podíl firem v závislosti na jejich zaměření Podobný výzkum, jako byl proveden pro tuto diplomovou práci, realizovala firma CCV také v roce Tento rozsáhlý průzkum se kromě tradičních potravinářských řetězců zaměřil i na hobby markety, internetové obchody nebo řetězce se spotřební elektronikou, drogistickým zbožím, kosmetikou či nábytkem a bytovými doplňky. Celkem bylo osloveno 71 firem, které byly podobně jako v letošním průzkumu vybírány z přehledu TOP 30 českého 57

59 obchodu, z přehledu firem, který vznikl z předchozího průzkumu prováděného společností CCV Informační systémy, a z firem, u kterých společnost CCV věděla, že EDI využívají a zároveň patřily mezi jakési významné hráče na trhu. Ani při tomto výzkumu nebyla odezva stoprocentní, bez reakce zůstalo 23 firem. Postup kontaktování byl totožný, jako letošní rok nejprve byly firmám zaslány ové dotazníky, následně byly firmy kontaktovány telefonicky. Výsledky výzkumu potvrdily trend, který byl nastolen v posledních letech, kdy se elektronická výměna obchodních dokladů prostřednictvím EDI prosazuje stále častěji, a to nejen na retailovém trhu. Příkladem může být oblast logistiky, stavebnictví, automotive a nejnověji také obchod s elektromateriálem nebo gastroslužby. Tuto informaci lze doložit také údaji z konsolidačního centra ORION EDI společnosti CCV Informační systémy, které v roce 2013 zaznamenalo nárůst více než 20 % v počtu přenesených zpráv za rok. Z průzkumu také vyplynulo, že o plnohodnotné využívání EDI opírá svoje obchodní a logistické procesy většina maloobchodních řetězců, které na českém trhu působí. Mezi 30 největšími z nich dosahuje podíl EDI dokonce 77 %. I přes to, že pozitivní důsledky zavedení EDI můžeme na straně odběratele i jeho dodavatelů označit jako neoddiskutovatelné, největší potenciál je ukryt v zapojení co nejvyššího podílu dodavatelů do EDI komunikace a využívání co největšího počtu EDI zpráv. Jak říká David Reichel, ředitel divize ebusiness společnosti CCV Informační systémy: Kromě již běžné objednávky a faktury se odběratelé snaží motivovat partnery k zavádění dalších zpráv, jako je například avízo o dodání zboží. U odběratelů jsou pak nejčastěji využívány zprávy avízo o příjmu zboží nebo vratky. 88 Dalším závěrem původního průzkumu je, že i přes to, že se elektronická výměna dat stala pro většinu obchodních řetězců samozřejmostí, nepokrývá ani zdaleka kompletní pohyb obchodních, logistických nebo daňových dokladů. To vede k tomu, že firmy nedosahují výhod spojených s EDI v plné míře. Stejná skutečnost vyplynula také z našeho výzkumu prováděného v rámci diplomové práce. Řada z firem používá pouze základní doklady jako je objednávka (ORDERS) a faktura (INVOICE), pouze 40 % firem z třiceti největších řetězců. Skutečnost je taková, že řada obchodních řetězců, které jsou na čele žebříčku zavádění EDI, již výhody pokrytí co největšího počtu dodavatelů i logistických a obchodních procesů pochopila a zároveň jich úspěšně využívá. To vede například k výrazným úsporám. V roce 2014 pořadí vévodil obchodní řetězec Globus s devíti používanými EDI zprávami, následoval 88 Maloobchod pro výměnu dokladů jednoznačně preferuje EDI komunikaci. EDIZone [online]. Brno: omega design, 2017 [cit ]. Dostupné z: 58

60 ho řetězec Coop Morava a Makro (o jednu zprávu méně než Globus), Albert, Interspar a Tesco s počtem sedmi používaných zpráv. Jak již bylo zmiňováno, do původního plánu výzkumu měla spadat i Slovenská republika. V roce 2014 však byl výzkum uskutečněn také s ohledem na Slovenko. Zde byl počet působících maloobchodních řetězců nižší. Přesto i zde dochází k razantnímu rozvoji EDI komunikace mezi obchodními řetězci a jejich dodavatele. Co se týká subjektů, které jsou v nasazení EDI nejaktivnější, je situace velmi podobná jako v České republice. V čele stojí obchodní řetězec Metro (v ČR Makro) s osmi zprávami následovaný společností Coop Jednota Slovensko a Tesco (7 zpráv). Coop Jednota Slovensko má sice společnou EDI strategii, ale její jednotlivá družstva řeší svou EDI komunikaci odděleně a přijímají tak od čtyř do osmi zpráv. Závěrem této části diplomové práce byly výsledky srovnány s již výše zmiňovanou tabulkou, která je uvedena na webových stránkách informačního portálu EDIZone jako součást článku Využití EDI komunikace u obchodních řetězců a dalších velkých odběratelů 89. Vzhledem k tomu, že jsou zde uvedeny pouze názvy firem a typy zpráv, které jsou jimi využívány, jsou výše uvedené výsledky výzkumu prováděného v rámci diplomové práce mnohem podrobnější. Srovnáním tabulek bylo tedy zjištěno například to, že některé z firem rozšířily používané typy zpráv. Poměrně mnoho firem do přehledu přibylo, konkrétně jejich podíl činil více než 58 %. Můžeme tedy na základě toho soudit, že EDI komunikace se skutečně stále více rozšiřuje. Například u společností Penny Market či Rossmann bylo zjištěno, že v současné době využívají pouze zprávu ORDERS, i přes to, že v tabulce Informačního portálu EDIZone jsou uvedeny ještě další dva typy zpráv. To je způsobeno tím, že Penny stejně jako mnoho dalších firem se řídí podle aktuálních dodavatelů a podle nich se řídí aktuální využívání zpráv. 89 Využití EDI komunikace u obchodních řetězců a dalších velkých odběratelů. EDI Zone Informační portál [online]. Brno: Omega design, 2017 [cit ]. Dostupné z: 59

61 10. CCV Informační systémy Vzhledem k tomu, že představení všech společností, které byly součástí výzkumu diplomové práce, by zabralo spoustu času, bude lepší představit na tomto místě společnost, která byla taktéž součástí výzkumu, ale spíše v oblasti poradenské. Touto firmou je společnost CCV, již výše několikrát zmiňovaná. Obchodní korporace CCV Informační systémy s.r.o. zahájila svoji činnost už v roce Netrvalo dlouho a společnost se v oblasti informačních systémů dostala mezi ty nejvýznamnější na domácí scéně. Firma CCV je jedním z hlavních poskytovatelů služeb elektronické výměny dokladů v České republice. Zároveň se ji nemusíme bát nazvat jedničkou na trhu EDI komunikace. Má čtyři divize a tři pobočky. Sídlí v Brně (divize CCV Business Solutions, CCV Customer Service a CCV egovernment) a v Opavě (CCV ebusiness). Je také v Nitře na Slovensku (CCV Informačné systémy). CCV Informační systémy je dlouholetým partnerem společnosti Oracle a taktéž nositelem titulu Microsoft Silver Certified Partner. Certifikace společnosti se provádí podle systému jakosti ISO 9001:2009 a od svého založení poskytuje kvalitní a velkým množstvím zákazníků prověřené služby v oblasti poradenství, vývoje a implementace softwaru s vysokou přidanou hodnotou a to jak pro komerční podniky, tak i pro veřejnou správu. V roce 2015 proběhl ve firmě audit ISO a na základě něj byl zaveden systém řízení bezpečnosti informací. Kromě spolupráce s oborovými svazy jsou členy ICT UNIE, ČSSI 90, sdružení GS1 Czech Republic a členy České a Slovenské iniciativy ECR. 91 Firma CCV Informační systémy s.r.o. poskytuje komplexní služby v oblasti vývoje, poradenství a implementování podnikových informačních systémů (Microsoft DynamicsTM) a také ostatních softwarových aplikací pro jednotlivé oblasti podnikání. Specializují se na řešení pro poskytování elektronické výměny dat a také archivaci elektronických dokumentů (konsolidační centrum ORION přenese každý měsíc miliony elektronických dokladů tisícům protistran). Zabezpečuje bezpapírový oběh obchodních a také logistických dokladů pro tisíce protistran. Mimo jiné také zajišťuje vývoj speciálních registrů pro státní správu, které slouží ke komunikaci úřadů s veřejností. Zákazníkům jsou nabízeny mnohaleté zkušenosti s produkty z oblasti technologické, ale také metodické a konzultační. Zákazník vždy získá maximálně konfigurovatelné otevřené řešení. To může následně plně přizpůsobovat vlastním potřebám a dané legislativě. Společnost má dlouhodobě přibližně 60 zaměstnanců, dále samozřejmě využívá práci externích specialistů Česká společnosti pro systémovou integraci 91 CCV Informační systémy [online]. Brno, 2015 [cit ]. Dostupné z: 92 Tamtéž 60

62 Na svých internetových stránkách má firma uvedeno, že většina jejích nových zákazníků přichází na doporučení zákazníků stávajících. CCV důvěřuje více než zákazníků, pro které jsou zajišťována podniková řešení, EDI komunikace a archivace dokumentů, při které je využíváno konsolidační centrum EDI Orion. Zároveň jsou na stránkách v sekci O společnosti uvedeny i další zajímavé údaje. Například to, že díky firmě je přeneseno více než elektronických dokladů měsíčně nebo také to, že zaměstnanci firmy ročně vypijí více než káv. Pro výběr řešení právě od firmy CCV jsou uváděny základní klíčové důvody: Strategie úspěchu není založena na softwaru, v první řadě na službách pro zákazníky. Při poskytování těchto služeb jsou důležité nejen znalosti a zázemí, které jsou zákazníkům nabízeny, ale také využívání nástrojů zpětné vazby. Celkem 97 % zákazníků by řešení EDI Orion doporučilo dalším firmám. Další zárukou toho, že firma CCV poskytuje svoje archivační řešení v souladu s evropskou legislativou (zejména pak zákonem o DPH, zákonem o elektronickém podpisu a zákonem o archivnictví), je auditované řešení pro důvěryhodnou archivaci, které je prováděno nezávislou mezinárodní auditorskou společností KPMG. Expertní zázemí společnosti CCV tvoří zaměstnanci. Ti jsou nejen uznávanými autory odborných článků a publikací, ale také působí v řadě oborových asociací. CCV je jeden ze zakládajících členů Pracovní skupiny pro elektronickou aktivaci dokumentů pod ICT Unií, která byla dříve nazývána jako Sdružení pro informační společnost. Dlouhodobou prioritou při poskytování EDI služeb je pro CCV bezpečnost řešení. Informacím a datům zákazníků je vždy poskytován nejvyšší možný stupeň ochrany. V roce 2015 nechala firma svoji tvorbu, implementaci a provozování internetových služeb v oblasti zpracovávání elektronických dokumentů a elektronické výměny dokumentů certifikovat akreditační a světově uznávanou společností TÜV SÜD. Jako první poskytovatel EDI služeb v České republice tak CCV získalo bezpečnostní certifikát ISO 27001, vysoce respektovaný standard informační bezpečnosti. Řešení konsolidačního centra Orion, které je za prvé nákladově velmi efektivní, za druhé pak založené na poskytování služeb informačních technologií pomocí outsourcingu tzn. software formou služby. 61

63 Výše uvedené informace byly získány nejen z veřejných zdrojů, ale z velké části také z osobních setkání přímo se zaměstnanci CCV. Ta probíhala po celou dobu vypracování diplomové práce a vedla k tomu, že nasazení EDI systémů dostávala jasnější obrysy. Níže bude popsáno vlastní řešení, které firma CCV poskytuje EDI ORION Vlastní řešení, které firma CCV Informační systémy poskytuje, se nazývá EDI ORION. Je to tedy systém pro elektronickou výměnu dokladů, jako jsou objednávky, faktury, dodací listy, katalogy zboží, stavy zásob, ceníky, logistické doklady a další. Představuje flexibilní komunikační technologii, kterou mohou využívat jak malí lokální výrobci, tak i velké nadnárodní společnosti. 93 EDI ORION je koncipováno nejen jako platforma, ale současně také jako služba, která je určena k elektronickému obchodování subjektů. Tyto subjekty pak komunikují pomocí domluvených strukturovaných formátů prostřednictvím různých technických kanálů. Řešení EDI ORION je zákazníkům poskytováno jako komplexní služba a má několik klíčových funkcí uvedených níže. - Díky řešení je zajištěno překládání zpráv mezi různými formáty formáty typu pevné šířky (např. flat file inhouse), formáty souborů s oddělovačem (PDK, CSV) a soubory, které jsou založené na XML. Datový popis zpráv je standardně založen na definicích EANCOM, což je podmnožina standardu UN/EDIFACT. - Při výše zmíněném překladu se využívá unifikace neboli sjednocení jednotlivých zpráv podle dostupného standardu typu zprávy. To vede k zpřístupnění dané zprávy v čitelné podobě, která je vhodná pro faxování, mailování či pro práci s webovým rozhraním. - Další funkce se týká rozšiřování systému o komunikační rozhraní. Díky tomu je možno jej snadno využít jak pro zabezpečenou a automatickou komunikaci mezi subjekty, ale také pro přidávání dalších komunikačních kanálů, jako je například mailování zpráv v čitelné podobě, faxování zpráv, distribuce zpráv přes ISDS, automatická komunikace ve VAN sítích. - Řešení EDI ORION je velmi flexibilní. Jsou podporovány jak tradiční standardy EDI, současně jsou uspokojovány všechny potřeby soudobé elektronické komunikace typu B2B. 93 ORION EDI: elektronická výměna dat a bezpapírová komunikace dokladů. CCV Informační systémy [online]. Brno: Omega design, 2016 [cit ]. Dostupné z: 62

64 - Architektura řešení počítá s nadstavbovými moduly, což umožňuje téměř jakékoli zákaznické rozšíření. Řešení je navrženo takovým způsobem, aby zajišťovalo většinu činností, které jinak probíhají na straně uživatelů EDI. Jsou tak výrazně sníženy jednorázové a provozní náklady, navíc je zvýšena spolehlivost a dostupnost EDI komunikace. 94 EDI ORION stejně jako tradiční EDI komunikace zajišťuje zpracování interních souborů a distribuci výsledných dat. To umožňuje trvalý dohled nad veškerým zpracováním a minimalizování možných problémů na straně uživatele. Schéma tohoto řešení je znázorněno na následujícím obrázku, který byl převzat ze školení Minimalizujeme řízený sklad, které firma CCV Informační systémy pořádala v roce 2013 v Brně. Obrázek č. 6: Schéma řešení EDI ORION 94 CCV Informační systémy [online]. Brno, 2015 [cit ]. Dostupné z: 63

65 Další možný způsob, jak vyobrazit EDI ORION, ukazuje níže Obr. 7. ORION tedy funguje v podstatě jako překladatel, pošťák i archiv zároveň. Jednotlivé doklady, které tečou od obchodních partnerů, převede do podoby čitelné pro jejich protistranu. A to jak čitelné podoby pro člověka, tak zároveň pro informační systém společnosti. Doklad je doručen do informačního systému téměř okamžitě bez potřeby jej ručně přepisovat. Zároveň je tento elektronický originál archivován. Obrázek č. 7: Schéma II řešení EDI ORION Jak již bylo naznačeno výše, klíčové prvky řešení ORION jsou provozovány v databázovém a aplikačním prostředí ORACLE. Celé řešení je přizpůsobeno velmi vysokým požadavkům zákazníka. To potvrzuje také fakt, že je měsíčně online formou přeneseno více než milión dokumentů pro téměř zákazníků. Průměrná doba, za kterou jsou doklady zpracovány se rovná méně než 30 minutám u objednávek, 60 minutám u faktur. V případě jakýchkoli problémů jsou poskytovány záložní komunikační cesty různí poskytovatelé či lokality. 64

66 11. Rozhovory Jak již bylo naznačováno výše, je tato diplomová práce složena ze dvou výzkumů. Výzkum, který bude popisován v této kapitole, se formou rozhovorů zaměřoval na zjištění důvodů a dalších náležitostí implementace EDI v pěti náhodně vybraných firmách. Konkrétně se jednalo o firmy FAnn Retail a.s., Travel FREE, Uni Hobby, Globus a Datart International a.s. Kontakty byly poskytnuty rovněž od Ing. Ladislava Chovítka. Ve firmách byly následovně vybrány patřičné osoby, které se nějakým způsobem problematikou elektronické výměny dat zabývají. Každé osobě z dané firmy byla vždy položena stejná sada otázek: - Jaký byl důvod zavedení EDI do vaší firmy? - Jaké výhody a případně nevýhody spatřujete v EDI komunikaci? o Jaké vnímáte 3 největší výhody zavedení EDI? o Jaké vnímáte 3 největší nevýhody zavedení EDI? o Jaké si myslíte, že jsou největší překážky zavedení EDI u velkých odběratelů vašeho typu? - Co obnášela implementace EDI? o Co se týče informačního systému? o Co se týče interních procesů? o Co se týče obchodního a logistického procesu? o Jak dlouho zavedení EDI trvalo? o S jakými zprávami jste začali? Proč? - Dokážete srovnat situaci před a po zavedení EDI? o Procento dokladů v EDI o Průměrný měsíční počet takových dokladů o Jaká je úspora? Za jaký časový úsek? - Zavedli byste EDI opětovně? Doporučili byste EDI ostatním firmám? - Jak velký je Váš celkový roční obrat? - Kolik zaměstnanců má Vaše firma? o Řadíte se počtem zaměstnanců mezi malé, střední nebo velké firmy? firmy. Níže budou zpracovány výsledky rozhovorů doplněné vždy o krátké představení každé 65

67 11.1. FAnn Retail a.s. Společnost FAnn Retail vznikla v roce 1991 díky manželům Anně a Jaroslavu Kokolusovým. Velmi důležitým byl pro firmu rok 2000, kdy byl zprovozněn první internetový obchod s vůněmi a kosmetikou v České republice. Ke konci tohoto roku síť FAnn parfumerií v Česku tvořilo mimo internetového obchodu také 19 kamenných prodejen. V současné době můžeme kamenné prodejny FAnn Parfumerie najít na 41 místech ve 20 městech po celé České republice. 95 FAnn Retail a.s. má sice roční obrat v řádech stamilionů Kč, s více než jedním stem zaměstnanců na prodejnách a v centrále se však řadí mezi střední firmy. Komunikace ve společnosti FAnn Retail a.s. probíhala s panem Jaromírem Kohoutkem, který odpověděl na všechny položené otázky. Elektronická výměna dat byla do firmy implementována na žádost obchodního partnera, jak tomu bývá velmi často. Podle dalších požadavků obchodních partnerů jsou následně zaváděny další komunikace. Hlavní výhodu pan Kohoutek spatřuje ve stabilitě a spolehlivosti komunikace. Mimo to není třeba sledovat formát přenášených dat a při případném výpadku přenosu má firma jistotu, že chybu má na svědomí dodavatel a nikoli přenosový kanál (EDI). Nevýhoda by se naopak mohla objevit v konečné množině přenášených parametrů. Zde pan Kohoutek dodává: Ale vždycky, pro každého dodavatele, jsem našel možnost, jak přenést všechny potřebné informace. Další minus spatřuje v tom, že v době bezplatné internetové komunikace je EDI placenou službou. Zároveň však toto tvrzení doplňuje tím, že většina věcí zdarma stejně není spolehlivá. Ve firemním informačním systému byl již před samotným zavedením EDI elektronický přenos dat využíván. Muselo být tedy pouze vytvořeno speciální rozhraní, které by převádělo interní data informačního systému na data pro EDI a opačně. Časově náročnější bylo odladění komunikace s konkrétními dodavateli odstranění překážek toku dat. Zaimplementování nového dodavatele trvá řádově týdny až měsíce, u komunikace do Francie to byly téměř 2 měsíce. EDI je ve firmě využíváno pro předávání objednávek dodavateli a příjem faktur od něj. Jiné doklady firma přenášet nepotřebuje. Pokud jde o srovnání situace před a po zavedení EDI, velmi se zjednodušila práce při správě elektronického předávání faktur a objednávek a zvýšila se spolehlivost přenosů. Pomocí elektronické výměny dat je ročně přeneseno asi kb dat, tj. zhruba 80 % objednávek a faktur. Na otázku, která se týkala úspory po zavedení EDI, bylo odpovězeno: 95 O Firmě: Příběh firmy.. FAnn [online]. Brno: Digishock, 2017 [cit ]. Dostupné z: 66

68 Jelikož alternativa za EDI je pro mě elektronický přenos dat jiným způsobem, který je zdarma ( , FTP atd.) je cenové srovnání problematické. Poplatek za EDI však není vysoký a přínosy, které EDI přináší, za ty peníze stojí. Pan Jaromír Kohoutek náš rozhovor uzavřel tím, že elektronická výměna dat je podle něj výhodnou investicí a doporučil by ji všem firmám s nezanedbatelným přenosem dokladů s obchodními partnery Travel Free Travel FREE je síť maloobchodních prodejen s pobočkami na hraničních přechodech s velkým výběrem potravin a spotřebního zboží. I přes to, že první hraniční přechod byl otevřen v roce 1991, Travel FREE vzniklo až roku 2004, kdy se rozšířily hranice Evropské unie, a zmizel bezcelní prodej. Travel FREE převzala Duty FREE shopy s cílem držet ceny i nadále tak nízké, jak jen je to možné. Komunikace probíhala s panem Miroslavem Burešem, administrátorem informačního systému společnosti Travel FREE, jehož odpovědi jsou zpracovány níže. Hlavním důvodem, proč byla do Travel FREE implementována elektronická výměna dat bylo především zefektivnění zpracování položkových přijatých faktur. Postupně však vyplynuly i další důvody jako například úspora nákladů, zrychlení objednávání a příjmu sortimentu. S tím logicky souvisejí také výhody celého EDI. Za tři hlavní výhody Bureš označuje zrychlení celého procesu zpracování dokladů, odstranění chybovosti a celkové zefektivnění procesu objednávání a příjmu sortimentu. Také přidává zefektivnění zpracování faktur. Pokud se zaměříme na nevýhody, jsou to nákladné úpravy informačního systému, které bylo nutno provést a s tím spojená také změna nastavení sortimentu. Změny v informačním systému, který na EDI není připraven, jsou panem Burešem také označovány za jednu z největších překážek při implementaci EDI. Další komunikace směřovala k samotné implementaci EDI. Jak již bylo výše naznačeno, nebyl firemní informační systém připraven na EDI komunikaci. Bylo tedy třeba nejprve provést nová nastavení (například změnu měrných jednotek sortimentu) a teprve poté došlo k implementaci EDI. U interních systémů se ohledně objednávek a příjmu sortimentu nic zásadního nezměnilo. Do budoucna by mělo jistě dojít ke změnám při zpracování EDI, na tom však ve firmě ještě pracují. Stejně tak se neprováděly téměř žádné změny v případě obchodního a logistického procesu, samozřejmě kromě podpisu smluv o elektronické komunikaci a dílčích nastavení v systému. 67

69 Zavedení EDI v této firmě trvalo více než tři roky, což je poměrně dlouhá doba. Vinu pan Bureš vidí hlavně v úpravách informačního systému, na které se většinu času čekalo. První zprávy, které Travel FREE používalo, byly zprávy ORDERS (pro zasílání objednávek dodavatelům), INVOICE (pro příjem faktur od dodavatelů), APERAK (pro potvrzení přijetí EDI dokladů) a COMDIS (pro zamítání chybných faktur od dodavatelů). Do budoucna se chystají zavést ještě další dvě zprávy: DESADV (k vytváření příjemky z dodacího listu od dodavatelů) a PRICAT (listování nových sortimentů od dodavatelů). Na otázku ohledně srovnání situace před a po zavedení EDI mi pan Bureš nebyl schopen odpovědět. Stále jsme v procesu zavádění EDI komunikace, takže Vám odpovědět bohužel nedokážu. Procento dokladů v rámci elektronické výměny dat je zhruba 10 % z celkového počtu a jejich počet se stále zvyšuje. I přes to, že pan Bureš tvrdil, že se firma Travel FREE řadí mezi střední firmy, svým počtem zaměstnanců, který je zhruba 500, spadá do kategorie firem velkých. Roční obrat je zhruba 6 miliard Kč. Rozhovor byl zakončen tvrzením, že by v Travel FREE zavedli EDI jistě znovu, pan Bureš by elektronickou výměnu dat zároveň doporučil i ostatním firmám v případě, že by jim také přinesla úsporu nákladů Uni Hobby Uni Hobby je nový ryze český řetězec hobbymarketů s rozsáhlým sortimentem zboží od železářství přes elektro, stavebniny, dřevo, sanitu, barvy a laky, domácí potřeby nebo ruční nářadí až například po kompletní zahradnické potřeby. V současné době Uni Hobby provozuje sedm hobbymarketů (v Brně, Pardubicích, Českých Budějovicích, Zlíně, Hodoníně, Jihlavě a Valašském Meziříčí). V plánu firmy je však další expanze do středně velkých i menších měst, v první vlně se bude jednat zejména o otevření dvou nových hobbymarketů v Kladně a Uherském Hradišti. S počtem 500 zaměstnanců se firma UniHobby řadí mezi velké firmy. Elektronická výměna dat byla v Uni Hobby zavedena v prosinci roku 2013 a stalo se tak díky zavedení elektronické komunikace s dodavateli prostřednictvím ORION EDI od společnosti CCV Informační systémy, která se stala poskytovatelem EDI služeb. Přenos dat mezi řetězcem Uni Hobby a jeho dodavateli byl zahájen na obou nejrozšířenějších dokumentech typu objednávka (EDI zpráva ORDERS) a faktura (INVOICE). Jak říká Aleš Oulehla, místopředseda představenstva Uni Hobby: Vzhledem k tomu, že náš sortiment čítá bezmála devadesát tisíc položek zboží od stovek dodavatelů, je pro nás maximální zjednodušení a zautomatizování výměny obchodních dokladů velkým přínosem. EDI proto 68

70 vnímáme jako efektivní způsob obchodní komunikace, který je zcela v souladu s naší další plánovanou expanzí. 96 Rozhovor ve firmě Uni Hobby probíhal s paní Alenou Pitelkovou z oddělení fakturace. Paní Pitelková mi sice ze své pozice nebyla schopna odpovědět na všechny moje otázky, i přes to jsem se dozvěděla poměrně dost informací. Hlavním důvodem, proč bylo EDI implementováno, bylo ušetření práce v administrativě v kamenných obchodech. To byla zároveň také jedna z výhod EDI. Jako další výhody spatřuje paní Pitelková rychlost obdržení dokladu a v případě bezchybnosti dokladu jeho okamžité zpracování. Velkým benefitem je také úspora odpadá zasílání poštou, papírová podoba zpracování dokladů je prováděna na jednom místě (centrála). Velkým překvapením bylo, že v UniHobby nebyly spatřeny žádné nevýhody v oblasti elektronické výměny dat. Implementace EDI včetně vychytání veškerých chyb trvala zhruba 1 rok. První používaná zpráva byla ORDERS. Důvodem byla kontrola zalistování položek, EAN kódů a názvu artiklů. Vzhledem k tomu, že paní Pitelková před zavedením EDI ve firmě nepracovala, nemohla situaci před a po implementaci porovnat. Měsíční průměrný počet zpracovaných dokladů v EDI je zhruba Procentuálně tvoří doklady přenesené pomocí elektronické výměny dat 80 % ze všech dokladů. Stejně jako většina dotazovaných osob by i Alena Pitelková doporučila implementaci EDI ostatním firmám Globus Společnost Globus se zabývá prodejem potravin, spotřebního a drogistického zboží, provozuje čerpací stanice a restaurace. Obchodní řetězec nabízí kolem 15 tisíc druhů potravinářského a 45 tisíc druhů nepotravinářského zboží (spolu s 50 tisíci výrobky pro kutily a zahrádkáře v prodejnách Baumarkt). Do roku 2010 poskytovala EDI komunikaci pro Globus společnost Telefónica O2. Zlom nastává právě v roce 2010, konkrétně 24. června, kdy se klíčovým partnerem pro EDI komunikaci stává společnost CCV Informační systémy, která dosavadního hlavního poskytovatele nahrazuje. Vhledem k tomu, že společnost CCV Informační systémy zákazníkům poskytuje řešení EDI ORION v České i Slovenské republice již více než 10 let, patří mezi dvojici nejpreferovanějších poskytovatelů EDI komunikace na trhu. Podobně jako u některých jiných řetězců má i největší podíl mezi dodavateli Globusu ČR a to celých 41 %. Z ostatních 96 Tiskové centrum: TZ Uni Hobby spustil elektronickou výměnu dat (EDI) se svými dodavateli. CCV Informační systémy [online]. Brno: omega design, 2017 [cit ]. Dostupné z: 69

71 poskytovatelů EDI zde má významnější podíl jen společnost Editel (35 %), další tři provideři EDI dosahují okolo pětiprocentní hranice a méně. Výjimku tedy tvořili právě zákazníci Editelu, kteří byli zároveň dodavateli Globusu ČR. Jejich elektronická komunikace mohla být nyní řešena napřímo, podobně jako tomu bylo do té doby u zákazníků řetězce napojených přes konsolidační centrum ORION od CCV. Všichni ostatní dodavatelé společnosti Globus ČR byly prostřednictvím EDI ORION s účinností od 25. června 2010 propojeni společností CCV Informační systémy. Jak říká Jan Dadík, vedoucí zbožového hospodářství a organizace pro Globus ČR: V obchodním kontaktu s našimi dodavateli dlouhodobě preferujeme využívání efektivních technologií, které usnadňují vzájemnou spolupráci a výrazně urychlují tok zboží a informací. Jsem přesvědčen, že volba nového hlavního poskytovatele služeb EDI je pro naše dodavatele dobrou zprávou a krokem k posílení našich obchodních vztahů, a pomůže naši spolupráci s dodavateli dále zefektivnit. 97 Globus je svým počtem více než zaměstnanců řazen mezi velké firmy. Komunikace ve firmě Globus probíhala s panem Ing. Petrem Čandou z oddělení IT - Systémy, jehož odpovědi jsou zpracovány níže. První otázka sice směřovala k hlavním důvodům zavedení EDI, odpověď však směřovala rovnou k výhodám EDI. Podle Ing. Čandy se totiž důvody zavedení EDI rovnaly jeho výhodám. Těmi jsou větší efektivita, snížení nákladů a také lepší přehlednost napříč dodavatelským řetězcem. Stejně tak jsou spatřovány tři nevýhody: - V případě výpadku některého ze systémů nefungují důležité procesy odvíjející se od EDI (např. objednávky) - Odlišnost standardů v EDI. Tím je myšleno, že ne všichni jsou schopni využívat EDI pro vzájemnou komunikaci - V případě odlišných dat na straně dodavatele/odběratele dochází k chybám a problémům v EDI komunikaci V případě implementace jsou spatřovány překážky ve vyšších nákladech na implementaci EDI do interního systému a schvalovacích procesech napříč firmou. Průběh implementace, která ve firmě Globus trvala zhruba 1 rok, probíhal standardním způsobem. V prvé řadě bylo třeba analyzovat současný stav procesů napříč firmou. Následovalo vyhodnocení potřeb Globusu a nároků, jaké budou na EDI komunikaci kladeny. Proces následně pokračoval k velmi důležité části celé implementace, a sice k výběrovému řízení EDI providera, se kterým bude EDI komunikace využívána. Závěrem byla mezi zaměstnance rozdělena 97 Tiskové centrum: TZ CCV Informační systémy novým hlavním poskytovatelem služeb EDI pro Globus ČR. CCV Informační systémy [online]. Brno: Omega design, 2017 [cit ]. Dostupné z: 70

72 odpovědnost za EDI komunikaci a samotná elektronická výměna dat dostala finální podobu. Prvním typem zpráv, který se ve firmě používal, byly zprávy ORDERS. Vzhledem k tomu, že se EDI komunikace odvíjela od EDI objednávek, bylo pro firmu nastavení tohoto typu zpráv zásadní. Na otázku ohledně srovnání situace před a po implementaci EDI nedokázal Ing. Čanda odpovědět. Lze například uvést současný stav, kdy 70 % dodavatelů s námi v současné době využívají EDI komunikaci. Stejně jako u všech rozhovorů směřoval i u tohoto závěr komunikace k otázce opětovného zavedení EDI a doporučení jeho implementace dalším firmám. Firma Globus je s EDI komunikací velmi spokojená, jelikož efektivita a výhody EDI komunikace se během jejího užívání stoprocentně potvrdily. Z tohoto důvodu by také ostatním firmám tento způsob komunikace rozhodně doporučili DATART INTERNATIONAL, a.s. DATART International působí na českém a slovenském trhu od roku Jako přední maloobchodní prodejce nabízí široký sortiment spotřební elektroniky, zejména domácí spotřebiče, audio, video, PC a telekomunikační techniku včetně příslušenství. Prodejní řetězec tvoří, vyjma vlastního e-shopu, 42 prodejen, z nichž 31 se nachází v České republice a 11 na Slovensku, a to zejména ve velkých nákupních střediscích nebo v centrech větších měst. Ve vlastním distribučním centru a v prodejnách s celkovou prodejní plochou cca m2 působí velmi hrubým odhadem zaměstnanců včetně brigádníků. Na základě tohoto kritéria se společnost Datart International řadí mezi velké firmy. Nasazením řešení EDI komunikace se společnosti Datart podařilo vyřešit mnoho cílů v oblasti výměny obchodních dokladů. Příkladem může být snížení nákladů spojených se zpracováním a archivací daňových dokladů, zlepšení objednávkového servisu pro dodavatele nebo odstranění chybovosti způsobené manuálním zpracováním dokladů. Elektronickou výměny dat se svými dodavateli zahájila společnost Datart v posledním čtvrtletí roku 2015 prostřednictvím tří typů EDI zpráv ORDERS (objednávka), faktura (INVOICE) a COMDIS (obchodní námitka) spolu s příslušnými potvrzovacími zprávami. V první fázi projektu již bylo během prvních měsíců zapojeno více než 30 % dodavatelů, což představovalo více než 60 % zasílaných dokladů, které byly převedeny do strukturovaných elektronických dokladů. Po úspěšném rozjezdu elektronizace dokladů s českými dodavateli zahájil řetězec Datart od června 2015 přechod na EDI také na Slovensku. Jak uvedl toho roku Petr Nekola za finanční oddělení společnosti Datart: Nasazení EDI komunikace probíhá rychleji, než jsme očekávali. První praktické přínosy zejména se zpracováním dokladů jsou 71

73 velmi pozitivní. Po podpisu patřičných smluv s dodavateli se dále těšíme i na definitivní odstřižení papíru s využitím elektronického archivu. Dle očekávání k plné automatizaci procesů dojde až při vývoji zpracování dokladů v našem podnikovém systému. EDI je tedy podmínkou nutnou, nikoli dostačující k dosažení benefitů. Jsem rád, že jsme v tomto zajedno i s našimi vývojáři. 98 Rozhovor probíhal s již výše uvedeným Petrem Nekolou z finančního oddělení firmy Datart, který mi poskytl vyčerpávající odpověď. Podle jeho slov byl hlavním důvodem zavedení EDI do společnosti očekávaný přínos u zprávy INVOICE, neméně důležitá byla také možnost zapojení dalších zpráv. I přes to, že stačilo vyjmenovat 3 benefity, které s sebou implementace EDI přinesla, odpověď pana Nekoly jich obsahovala celkem pět: o EDI je jedním z možných B2B napojení mezi firmami. B2B je podle Nekoly o obecně princip, který společnosti budou postupně více a více zavádět. Hlavním důvodem je možnost automatizace některých pracovních postupů a tím snižování mzdových nákladů. EDI je výhodná právě zavedením jistých standardů jednotlivých zpráv. Pokud se společnost k tomuto standardu přiblíží, je možné očekávat, že připojování dodavatelů/zákazníků půjde celkem rychle a bez velkých nákladů. o Vzhledem k tomu, že je elektronická výměna dat zmiňována v evropské legislativě 99, je pro průkaznost před státní autoritou vhodným technickým řešením. o EDI doklad lze zkontrolovat nejen mnohem rychleji, ale také přesněji. Kupříkladu kontrola DIČ na každé faktuře byla díky tlaku na efektivitu dříve velmi problematická. Nyní je díky EDI stoprocentní. o Jako poslední výhoda byl uveden side effect, což znamená, že B2B napojení přináší harmonizaci mezi ERP systémy partnerů. To znamená, že například jiný EAN u zboží může způsobit dodání jiné položky než je požadována. Chyba v kódu se tedy objeví mnohem dříve než až na kase při prodeji, tedy během objednávky dodavatele. Při rozhovoru s panem Nekolou bylo vyčteno i několik nevýhod či hrozeb. Bylo uvedeno, že pokud například není zpracována detailní analýza nasazení, je možné, aby na 98 Tiskové centrum: TZ DATART naplno spustil EDI komunikaci v Čechách i na Slovensku a plánuje i její další rozvoj. CCV Informační systémy [online]. Brno: Omega design, 2017 [cit ]. Dostupné z: 99 V České republice Zákon č. 235/2004 Sb. O dani z přidané hodnoty 72

74 společnost spadly náklady a nikoli očekávané benefity. U EDI je tedy možné udělat velmi závažné chyby. Další nevýhodou jsou prvotní náklady, které jsou poměrně vysoké hlavně díky IT řešení. Pokud by se na nich ale šetřilo, je tu hrozba pozdějších vyšších nákladů na obsluze systému. Zde Nekola dodává: Je nutné stále sledovat cíl benefity a návratnost nákladů. V neposlední řadě je uveden problém toho, že dodavatel ne vždy může vidět možné benefity, které z EDI komunikace vyplývají a nemá tak často motivaci EDI spojení navázat. Ještě než rozhovor pokračoval k samotné implementaci, ptala jsem se pana Nekoly, jaké si myslí, že jsou podle něj největší možné překážky při zavedení EDI. Odpověděl, že prosadit elektronickou výměnu dat vyžaduje nejen znalost daného řešení, ale také orientaci na trhu (například co se týče penetrace zpráv či motivace dodavatelů). Další překážkou je pak to, že je velmi nutné dodavatele přesvědčit, aby na EDI přistoupili, někdy je dokonce třeba si spolupráci s nimi vynutit. Implementace EDI do společnosti Datart trvala měsíc a probíhala klasickým způsobem. Co se týče informačního systému, bylo třeba provést značný IT rozvoj firemního ERP systému, aby bylo přizpůsobeno zpracování zbožových faktur pro automatické zpracování. Implementace měla samozřejmě vliv i na finanční oddělení, kde se zaměstnanci museli seznámit s novými postupy a také přísnější kontrolou. Jak již bylo uvedeno výše, první implementace trvala 1 měsíc, avšak rollout dodavatelů a dodatečný vývoj systémů je datován od září 2014 až do dnes. Jako první dva typy EDI zpráv byly zvoleny zprávy ORDERS a INVOICE a to hlavně pro jejich vysokou penetraci jak u nás tak i u slovenských dodavatelů. Další důvody pro tyto zprávy popsal pan Nekola takto: U INVOIC máme měřitelné benefity. U zprávy ORDERS jsme dali šanci našim dodavatelům příjem objednávek automatizovat. Jistou úroveň automatizace však někteří dodavatelé měli i před EDI mohli automatizovat příjem našich e- mailů s CSV soubory. Výhoda zprávy EDI je její standardizace (napojení dalších uživatelů na Vaše IT řešení vyžaduje řádově nižší úpravy, než s každým subjektem domlouvat další B2B kanál). Závěr rozhovoru probíhal v číslech. Průměrný měsíční počet EDI faktur a dobropisů je zhruba z celkových kusů. Od září roku 2014 ušetřila společnost 25 % v oblasti pracovní náročnosti v oddělení zpracování zbožových faktur. Cílem je však dosáhnout 35% úspory. Jak již bylo uváděno výše, Datart se svým počtem zaměstnanců řadí mezi velké firmy. Celkový roční obrat je hrubým odhadem 4 5 miliard Kč. 73

75 12. Vyhodnocení rozhovorů Výše zpracovaná část diplomové práce potvrdila například výhody EDI komunikace, které jsou uváděny v části teoretické. Je překvapivé sledovat, jak se odpovědi velmi často nelišily, případně jen velmi málo. Dalo by se říct, že každá z pěti dotazovaných firem shledává na EDI komunikaci téměř identické benefity. Nejčastěji se opakují výhody jako úspora nákladů, zrychlení objednávání, odstranění chybovosti, stabilita a společná komunikace, zefektivnění zpracování dokladů, lepší přehlednost a podobně. I přes to, že u čtyř z pěti firem se tyto výhody také více méně rovnají důvodům, proč bylo EDI implementováno, FAnn Retail a.s. elektronickou výměnu dat zavedla na základě požadavku svého obchodního partnera. Jak vyplývá z výsledků první poloviny praktické části (viz kapitola 9. Současný stav EDI v České republice), není tento jev ničím výjimečným a nastává poměrně často, obzvláště pak u firem středních. Stejně tak nevýhody se poměrně často opakovaly a v některých případech se také shodovaly s překážkami v implementaci. Asi hlavním minusem a překážkou zároveň, je pro firmy změna informačního systému, která bývá často velmi nákladná. Objevuje se také tvrzení, že nevýhodou je to, že elektronická výměna dat není zdarma. Alena Pitelková z firmy Uni Hobby jako jediná uvedla, že v oblasti EDI neshledává žádné nevýhody. Další část výstupu z rozhovorů se bude věnovat typům EDI zpráv. Zástupci firem byli dotazováni na to, s jakými zprávami začínali. Nebylo překvapením, že všech pět firem na tomto místě uvedlo zprávu ORDERS. Dvě z firem (Uni Hobby a Globus) již neuvedly žádnou další zprávu, další dvě (FAnn Reaitl a.s. a Datart) uvádí spolu s ORDERS také INVOICE. Největší počet prvotních zpráv měla firma Travel FREE. Zde to byly celkem 4 typy zpráv ORDERS, INVOICE, APERAK, COMDIS. Co se týče doby trvání implementace, zde se firmy poměrně hodně lišily. Bylo očekáváno, že střední firmy budou mít dobu implementace EDI kratší, ale nebylo tomu tak. Nejkratší, až téměř rekordní doba implementace proběhla ve společnosti Datart International, konkrétně to byl 1 měsíc. Podobně uspokojivou dobu implementace měla také společnost FAnn Retail, kde proces proběhl během několika měsíců. Zajímavé je, že Datart je z pěti firem druhá největší, FAnn Retail naopak nejmenší ze všech. U firem Uni Hobby a Globus implementace trvala zhruba jeden rok. Bezkonkurenčně nejdelší dobu má na kontě EDI provider ve firmě Travel FREE. Zde to byly dokonce 3 roky, což je oproti předešlým případům velice dlouho. Vinou zde byla dlouhá prodleva při čekání na úpravu informačního systému. 74

76 Velmi zajímavé zjištění vyplynulo v kategorii rozdělení firem podle velikosti. I přes to, že definice pro tuto kategorii jsou jasně dané, zdá se, že v praxi toto rozdělení funguje jiným způsobem. Bylo totiž zjištěno, že i přes to, že firmy se ve dvou případech označovaly jako střední, se svým počtem zaměstnanců se řadí do kategorie velkých firem. Konkrétně se jednalo o firmy Travel FREE a Uni Hobby, které na otázku Řadíte se počtem zaměstnanců mezi malé, střední nebo velké firmy? odpověděly, že s počtem zhruba 500 zaměstnanců se řadí mezi firmy střední. Definice však takové firmy označuje jako velké. To je také důvodem, proč nebylo docíleno původního záměru, a sice zkoumat převážně střední firmy. 75

77 Závěr Elektronická výměna dat se za posledních několik let stala již téměř standardním pomocníkem optimalizovaných procesů v dodavatelské oblasti. Během těchto let se EDI neustále vyvíjelo a aktuálně jej můžeme označit za klíčové řešení pro pokrokové společnosti. Tyto společnosti nemusí být vždy řazeny mezi velké, jak tomu bylo dříve. Firmám, které se rozhodnou pro implementaci, přináší elektronická výměna dat velkou řadu výhod. V první řadě je to rychlost a díky automatizaci celého procesu je komunikace mnohem levnější. Mezi další výhody patří také spolehlivost a celkové zvýšení kvality. V případě elektronické výměny dat odpadají veškeré chyby při přepisování, nemůže se tedy stát, že by se objevily jakékoli překlepy. V neposlední řadě dochází ke snížení nákladovosti, zvýšení produktivity zaměstnanců, zrychlení toku dokumentů či zvýšení bezpečnosti předávaných dokumentů, což má velký vliv na činnost podniku. Současný stav elektronické výměny dat byl zjišťován pomocí výzkumu, který se skládal ze dvou částí a byl z velké části prováděn ve spolupráci se společností CCV Informační systémy. Bylo osloveno celkem 93 firem, jež byly dotazovány vždy na stejné otázky. V druhé fázi byly prováděny rozhovory s vybranými firmami, jichž bylo celkem 5, a jimž byly taktéž položeny patřičné otázky. Na základě všech odpovědí byl následně vyhodnocován současný stav EDI v České republice. Více než polovina oslovených firem využívá EDI komunikaci se svými dodavateli. Výzkumem se potvrdil trend posledních několika let, a sice že je elektronická výměna dat na českém trhu prosazována stále častěji, a to nejen v oblasti retailu. Plnohodnotné využívání EDI přináší většině maloobchodních řetězců nemalé výhody v logistické a obchodní oblasti. Tyto výhody se velmi často rovnají důvodům, proč je EDI do firem implementováno. Stejně tak jsou nevýhody opakovaně srovnávány s překážkami, které mohou implementaci EDI bránit. O zavedení elektronické výměny dat do informačního systému firmy nemusí vždy rozhodovat vedení společnosti. U menších firem se velmi často stává, že jsou k implementaci donuceny na základě požadavků obchodního partnera. Takové firmy jsou označovány jako pasivní. I přes to, že pozitivní důsledky implementace EDI jak pro odběratele, tak i jeho dodavatele, byly v práci dokázány mnoha způsoby, největší potenciál se skrývá v zapojení co možná největšího množství dodavatelů do EDI komunikace a zároveň ve využívání co největšího počtu zpráv. 76

78 Nejrozšířenějším typem EDI zpráv je zpráva ORDERS neboli objednávka. Pouze 3 z oslovených firem, tento typ vůbec nevyužívají. V případě dotazů na EDI zprávu INVOICE (Jak velké procento z Vašich přijatých faktur jsou strukturované elektronické faktury, pokud využíváte zprávu INVOICE?) bylo z odpovědí usouzeno, že firmy nevěnují prostor analýzám, které by tyto procentuální hodnoty vykazovaly. Více než polovina zástupců oslovených firem nedokázala ani odhadnout, jaké by toto procento mohlo být. Doba trvání implementace EDI se poměrně hodně liší, nezáleží však zcela na velikosti firmy, jako spíše na dalších okolnostech (doba trvání úpravy informačního systému, EDI provideři). Diplomová práce zaznamenává nejkratší dobu trvání implementace EDI rovnající se jednomu měsíci, naopak nejdelší implementování trvalo 3 roky. I přes veškerý informační a technologický vývoj je v rámci zpracování režijních faktur stále ještě ve většině případů využívána metoda papíru v košilce, elektronické zpracování je využíváno pouze u zhruba třetiny oslovených firem. V konceptu k diplomové práci bylo deklarováno, že budou zkoumány středně velké až velké firmy. Střední firmy jsou definovány počtem zaměstnanců nižším než 250, u velkých firem počet zaměstnanců toto číslo převyšuje. V praxi však toto rozdělení funguje jiným způsobem. V přehledu firem se našlo několik takových, které i přes to, že se samy označily počtem zaměstnanců za střední, výše uvedeným členěním se řadí do firem velkých. Z tohoto důvody v přehledu převažují firmy velké. Každá společnost by měla svoji činnost stále vyvíjet a vést k dokonalosti. Neměla by nikdy zapomenout na to, že trh je plný konkurence, která se také snaží být stále lepší a nezůstat pozadu. Cílem práce bylo zmapovat současný stav elektronické výměny dat pomocí oslovení určitého počtu firem. Dalším cílem bylo zjistit, jaké jsou výhody a nevýhody EDI, a také důvody, proč je EDI do firem implementováno. Troufám si tvrdit, že těchto cílů bylo dosaženo. Jedním z cílů bylo také srovnat u firem situaci před a po zavedení EDI komunikace. Vzhledem k tomu, že většina firem na tuto otázku nebyla schopna odpovědět, byl tento cíl splněn pouze částečně. Přínosem práce by mělo být poskytnutí nových nebo alespoň aktuálnějších informací z oblasti EDI komunikace pro firmy, které uvažují o implementaci, pro akademickou sféru nebo pro kohokoli, kdo by měl o toto téma zájem. Myslím si, že do budoucna by mohlo být zajímavé zamyslet se například nad rozšířením EDI v jednotlivých oblastech trhu. Byla bych také velmi ráda, kdyby byl výzkum současného stavu elektronické výměny dat v České republice za několik let opět aktualizován. 77

79 Zdroje 1. Aktuality: Nařízení eidas je za dveřmi. CCV informační systémy [online]. Brno: Omega design, 2016 [cit ]. Dostupné z: 2. Báječný svět elektronického podpisu. Báječný svět elektronického podpisu. Praha: CZ.NIC, c2011, s. 32. CZ.NIC. ISBN BUDIŠ, Petr. Elektronický podpis a jeho aplikace v praxi. Olomouc: ANAG, Právo. ISBN CCV Informační systémy [online]. Brno, 2015 [cit ]. Dostupné z: 5. CIO Business World: Renesance EDI má snadno uchopitelné benefity [online]. IDG Czech Republic, a.s., 2015, (6) [cit ]. Dostupné z: 6. Co je EDI? EdiZone: Informační portál [online]. Brno: Omega Design, 2016 [cit ]. Dostupné z: 7. Co je EDI?: Jak zavést EDI. Ediss [online]. Rokycany: Jaroslav Tomášek - EDISS, 2016 [cit ]. Dostupné z: 8. Co je konvertor a k čemu slouží? Editel [online]. Praha: EDITEL CZ, 2015 [cit ]. Dostupné z: 9. ČÁP, Jakub. Elektronický podpis v legislativě a praxi ČR. Praha, s. VŠE. Vedoucí bakalářské práce Daniel Rydzi. 10. Český statistický úřad. Elektronická výměna dat mezi podniky. Praha, Dostupné také z: DAMBORSKÝ, Milan a Taťána HORNYCHOVÁ. Vliv velkých firem na ekonomiku České republiky [online]. Praha, Vysoká škola ekonomická v Praze, 2014 [cit ]. Dostupné z: DANĚK, Ondřej. Bezpečnost v elektronickém obchodování [online]. Brno, 2007 [cit ]. Bakalářská práce. Masarykova univerzita, Ekonomicko-správní fakulta. Vedoucí práce Arnošt Svoboda Dostupné z: DVOŘÁK, Jiří. Poznámky k přednáškám: Elektronické bankovnictví. Brno, Dostupné také z: chromeextension://gbkeegbaiigmenfmjfclcdgdpimamgkj/views/app.html 78

80 14. EDI: tradice v inovaci: Představení EDI: první kroky. Editel [online]. Praha: EDITEL CZ, 2015 [cit ]. Dostupné z: Edicom - Home. Edicom s.r.o. [online]. Trutnov: Edicom, 2009 [cit ]. Dostupné z: Electronic data interchange (EDI): Benefits of EDI. Reference of Business [online]. United States of America: Advameg, 2017 [cit ]. Dostupné z: Interchange-EDI.html 17. Elektronická časová razítka. První certifikační autorita, a.s. [online]. Praha: První certifikační autorita, a.s. (I.CA), 2016 [cit ]. Dostupné z: Elektronické nakupování. In: Český statistický úřad [online]. Praha: Český statistický úřad, 2015 [cit ]. Dostupné z: FRÝDL, František. EDI komunikace: Kdo zavádí EDI? [prezentace]. Helios Orange, 2009 [ ]. Dostupné z: d7aafe9d3c706cf HEINIGE, Karel. Elektronická fakturace. IT System. 2004, 2004(1-2), HENDL, Jan. Úvod do kvalitativního výzkumu. Praha: Karolinum, s. ISBN Implementing EDI. EDI Basics [online]. United Kingdom: OpenText, 2017 [cit ]. Dostupné z: Jak zavést EDI do vaší společnosti? EdiZone: Informační portál [online]. Brno: Omega Design, 2016 [cit ]. Dostupné z: KRAUS, Jiří. Nový akademický slovník cizích slov A-Ž. Praha: Academia, ISBN Dostupné také z: LEE, In. E-business innovation and process management. Hershey, PA: CyberTech Pub., ISBN Legislativa. Co po nás zbude [online]. Praha: CNZ CO PO NÁS ZBUDE., 2016 [cit ]. Dostupné z: 79

81 27. LIDINSKÝ, Vít. EGovernment bezpečně. Praha: Grada, ISBN LUKÁŠ, Luděk. Bezpečnostní technologie, systémy a management. Zlín: Radim Bačuvčík - VeRBuM, ISBN Maloobchod pro výměnu dokladů jednoznačně preferuje EDI komunikaci. EDIZone [online]. Brno: omega design, 2017 [cit ]. Dostupné z: MARTINOVIČOVÁ, Dana, Miloš KONEČNÝ a Jan VAVŘINA. Úvod do podnikové ekonomiky. Praha: Grada, 2014, s. 12. Expert. ISBN MIOVSKÝ, Michal. Kvalitativní přístup a metody v psychologickém výzkumu. Praha: Grada, Psyché. ISBN NAIDR, Jan. Ochrana dat v informačních systémech. [prezentace]. UK v Praze, 2. LF, Ústav lékařské informatiky, 2009 [ ]. Dostupné z: O Firmě: Příběh firmy.. FAnn [online]. Brno: Digishock, 2017 [cit ]. Dostupné z: O nás. EDISS [online]. Rokycany: Jaroslav Tomášek - EDISS, 2016 [cit ]. Dostupné z: O nás: Kdo jsme. Aimtec [online]. Plzeň: BARTON STUDIO, 2016 [cit ]. Dostupné z: O společnosti EDITEL. Editel [online]. Praha: EDITEL CZ s.r.o, 2016 [cit ]. Dostupné z: O společnosti. Minerva Česká republika, a.s. [online]. České Budějovice: Minerva Česká republika, 2013 [cit ]. Dostupné z: ORION EDI: elektronická výměna dat a bezpapírová komunikace dokladů. CCV Informační systémy [online]. Brno: Omega design, 2016 [cit ]. Dostupné z: PETERKA, Jiří. Báječný svět elektronického podpisu. Praha: CZ.NIC, c2011. CZ.NIC. ISBN Proč používat EDI?: Motivy zavádění EDI. EdiZone [online]. Brno: Omega Design, 2017 [cit ]. Dostupné z: 80

82 41. Předpis 366/2001 Sb. Poslanecká sněmovna Parlamentu České republiky [online]. Praha: Parlament České republiky, 2016 [cit ]. Dostupné z: Přehled kvalifikovaných poskytovatelů certifikačních služeb a jejich kvalifikovaných služeb. Ministerstvo vnitra České republiky [online]. Praha: Ministerstvo vnitra České republiky, 2016 [cit ]. Dostupné z: PŘIBYL, Jiří a Jindřich KODL. Ochrana dat v informatice. Praha: České vysoké učení technické, ISBN PSOHLAVEC, Stanislav. Přednosti a rizika digitálních dokumentů. Ikaros [online]. 2005, ročník 9, číslo 12 [cit ISSN Dostupné z: PSOHLAVEC, Stanislav. Digitalizace co tím myslíte?. Ikaros [online]. 1999, ročník 3, číslo 11 [cit ]. ISSN Dostupné z: RAGIN, Charles C. Constructing social research: the unity and diversity of method. Thousand Oaks: Pine Forge Press, s. ISBN REICHEL, David. 10 důvodů pro EDI. IT Systems [online]. 2016, 2016(1-2) [cit ]. Dostupné z: REICHEL, David. Jak na elektronickou výměnu dat? [online]. CCV Informační systémy, 2009 [cit ]. Dostupné z: REICHEL, David. Nástup EDI do informačního systému. IT Systems [online]. 2008, 2008(10) [cit ]. Dostupné z: SCHWAB, K. The Global Competitiveness Report [online]. [Ženeva (Švýcarsko)]: World Economic Forum s. [cit ]. Dostupné z: Slovníček pojmů: EDI Konvertor. CCV informační systémy [online]. Brno: Omega Design, 2016 [cit ]. Dostupné z: Slovník pojmů EDI: EDIFACT. Editel [online]. Praha: EDITEL CZ, 2015 [cit ]. Dostupné z: 81

83 53. Směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES. EUR-Lex: Access to European Union law [online]. Luxembourg: Publications Office, 2016 [cit ]. Dostupné z: SVOBODA, Pavel. Právní a daňové aspekty e-obchodu. Praha: Linde, ISBN ŠAUPERL, Alenka. Catalogers' Common Ground and Shared Knowledge. Journal of the American Society for Information Science and Technology [online]. 2007, roč. 55, čís. 1 [cit ], s ISSN ŠIMÁNOVÁ, Helena. Reformátování dokumentů: Ochrana knihovních fondů 19. a 20. století. Praha, Seminární práce. Filozofická fakulta, Univerzita Karlova v Praze. 57. Tiskové centrum: TZ CCV Informační systémy novým hlavním poskytovatelem služeb EDI pro Globus ČR. CCV Informační systémy [online]. Brno: Omega design, 2017 [cit ]. Dostupné z: Tiskové centrum: TZ DATART naplno spustil EDI komunikaci v Čechách i na Slovensku a plánuje i její další rozvoj. CCV Informační systémy [online]. Brno: Omega design, 2017 [cit ]. Dostupné z: Tiskové centrum: TZ Uni Hobby spustil elektronickou výměnu dat (EDI) se svými dodavateli. CCV Informační systémy [online]. Brno: omega design, 2017 [cit ]. Dostupné z: VÁCHAL, Jan a Marek VOCHOZKA. Podnikové řízení. Praha: Grada, 2013, s Finanční řízení. ISBN Vrbenská, Františka. Digitalizace dokumentů. In: KTD: Česká terminologická databáze knihovnictví a informační vědy (TDKIV) [online]. Praha : Národní knihovna ČR, 2003 [cit ]. Dostupné z: Výhody EDI. Editel [online]. Praha: EDITEL CZ, 2015 [cit ]. Dostupné z: 82

84 63. Využití EDI komunikace u obchodních řetězců a dalších velkých odběratelů. EDI Zone Informační portál [online]. Brno: Omega design, 2017 [cit ]. Dostupné z: Web EDI. EDI Basics: Your resource for learning about EDI [online]. United Kingdom: OpenText, 2017 [cit ]. Dostupné z: ZAINOL, Z. A. Electronic Data Interchange (EDI) and Formation of Contract. In International Journal of Law and Information Technology, 1999, Vol. 7, No. 3. s Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. Ministerstvo vnitra České republiky [online]. Praha, 2017 [cit ]. Dostupné z: Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty. 68. Zpráva o vývoji malého a středního podnikání a jeho podpoře v roce 2014 [online]. Ministerstvo průmyslu a obchodu, 2014 [cit ]. Dostupné z: 83

85 Seznam grafů Graf č. 1: Intenzita nákupů uskutečněných prostřednictvím EDI Graf č. 2: Mezinárodní srovnání podniků využívajících EDI ke sdílení informací Graf č. 3: Elektronické nakupování podniků v ČR v letech 2014 a 2010 podle použité počítačové sítě Graf č. 4: Podíl velkých firem na celkovém počtu zaměstnanců v podnikatelském sektoru Graf č. 5: Vývoj aktivních subjektů v ČR v letech Graf č. 6: Vývoj počtu zaměstnanců MSP2 v ČR v letech Graf č. 7: Poměr firem využívajících elektronickou výměnu dat ke komunikaci s dodavateli 55 Graf č. 8: Poměr typů elektronického zpracování režijních faktur Graf č. 9: Procentuální využití zprávy INVOICE ve firmách Graf č. 10: Podíl firem v závislosti na jejich zaměření Seznam obrázků Obrázek č. 1: Postup při ochraně dat Obrázek č. 2: Schéma výměny obchodních zpráv mezi koncovými subjekty Obrázek č. 3: Schéma výměny zpráv pomocí VAN operátora Obrázek č. 4: Schéma zpracování a výměny zpráv prostřednictvím poskytovatele EDI služeb Obrázek č. 5: Proces a přínos elektronické komunikace Obrázek č. 6: Schéma řešení EDI ORION Obrázek č. 7: Schéma II řešení EDI ORION

86 Přílohy Příloha č. 1 Tabulka z roku 2014 s firmami využívajícími EDI Příloha č. 2 Tabulka z roku 2016 s firmami využívajícími EDI Příloha č. 3 Projekt k diplomové práci 85

87 Příloha č. 1 Tabulka z roku 2014 s firmami využívajícími EDI Obchodní řetězec Česká republika ACTIVA ALBERT (AHOLD) ALZA BAUHAUS BAUMARKT (GLOBUS) BAUMAX BILLA (REWE Group) COOP CENTRUM COOP MORAVA DATART DM Družstvo CBA EURONICS (HP TRONIC) FANN retail GIENGER GLOBUS HOPI HORNBACH IGLU INTERNET MALL INTERSPAR Jednota České Budějovice KONZUM (Ústí nad Orlicí) MAKRO NORMA, k.s. OBI OKAY P.K. SOLVENT PEAL PENNY MARKET (REWE Group) PROCHÁZKA (PMU CZ) ROSSMANN SEPHORA SCHLECKER SPAR ČESKÁ OBCH. SPOL. TEMPO, OD Používané zprávy ORDERS, INVOICE AUTACK, APERAK, RETANN, DESADV, RECADV, ORDERS, INVOIC, ORDERS, DESADV, INVOICE, APERAK, COMDIS, AUTACK ORDERS, INVOIC ORDERS, INVOIC, DESADV, RECADV, INVRPT, SLSRPT, ORDRSP, CONTRL, APERAK, AUTACK ORDERS, INVOIC ORDERS, DESADV, INVOIC ORDERS, INVOIC, DESADV, CONTRL, APERAK, AUTACK, COMDIS ORDERS, INVOIC, PRICAT, REMADV, APERAK, AUTACK, COMDIS, DESADV ORDERS, INVOICE, APERAK, COMDIS, AUTACK ORDERS, DESADV, INVOIC ORDERS, APERAK ORDERS, DESADV, INVOICE ORDERS, INVOICE ORDERS, INVOIC, AUTACK ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV, INVOIC, INVRPT, SLSRPT, CONTRL, APERAK, AUTACK ORDERS, DESADV, RECADV, APERAK ORDERS, DESADV, INVOIC ORDERS, DESADV ORDERS, INVOIC, DESADV, AUTACK, APERAK ORDERS, INVOIC, AUTACK, APERAK, RETANN ORDERS, DESADV, INVOIC, APERAK, AUTACK ORDERS ORDERS, INVOIC, INVPRT, APERAK, AUTACK, COMDIS, DESADV ORDERS, AUTACK, COMDIS, INVOIC ORDERS, REMADV, INVOIC, AUTACK, DESADV, APERAK ORDERS ORDERS, DESADV, INVOICE, INVRPT ORDERS, INVOICE ORDERS, INVOIC, AUTACK ORDERS, DESADV, INVOICE ORDERS, INVOICE ORDERS ORDERS ORDERS, INVOIC, AUTACK, APERAK, RETANN, DESADV, RECADV ORDERS, INVOIC, APERAK, COMDIS, AUTACK 86

88 TESCO (Tesco Stores ČR) TRAVEL FREE UNI HOBBY XXX Lutz ZEDNÍČEK ZEMAN (M.U.S.P.) ŽABKA (Tesco Stores ČR) ORDERS, INVOIC, INVRPT, RECADV, RETANN, COMDIS, APERAK ORDERS, INVOICE, APERAK ORDERS, INVOIC, COMDIS, APERAK, DESADV, AUTACK ORDERS, INVOIC ORDERS ORDERS, DESADV, INVOICE ORDERS, INVOIC 87

89 Příloha č. 2 Tabulka z roku 2016 s firmami využívajícími EDI Obchodní řetězec Používané zprávy (původní tabulka) KATEGORIE ACTIVA spol. s. r. o. ORDERS, INVOIC, CONTRL Potraviny a nápoje Albert (AHOLD Czech Republic, ORDERS, DESADV, RECADV, INVOIC, RETANN, AUTACK, APERAK, INVRPT, Potraviny a nápoje a.s.) Alliance Healthcare ORDERS, OSTRPT, DESADV, RECADV, INVOIC, AUTACK, Farmacie s.r.o. PRICAT, INSDES, INVRPT Alza.cz ORDERS, DESADV, INVOIC, COMDIS, AUTACK, APERAK, CONTRL Spotřební elektronika ASKO nábytek ORDERS, ORDRSP, INVOIC, REMADV Nábytek BAUHAUS CZ ORDERS, ORDCHG, DESADV, INVOIC Hobby markety BILLA, spol. s r. o. (REWE group) ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV, INVOIC, COMDIS, APERAK, CONTRL Potraviny a nápoje BM ČESKO s.r.o. ORDERS, INVOIC Hobby markety (BAUMAX) COOP Centrum družstvo ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC, COMDIS, AUTACK, APERAK, CONTRL Potraviny a nápoje COOP MORAVA, s. r. o. ORDERS, DESADV, INVOIC, COMDIS, REMADV, AUTACK, APERAK, CONTRL Potraviny a nápoje ČEPOS INVOIC, APERAK Potraviny a nápoje DATART INTERNATIONAL, ORDERS, DESADV, INVOIC, COMDIS, AUTACK, APERAK, CONTRL Spotřební elektronika a.s. dm drogerie markt ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC (Markant), INVRPT, Drogerie s.r.o. APERAK Družstvo CBA CZ ORDERS, INVOIC, APERAK, CONTRL Potraviny a nápoje ed system Czech, a.s. ORDERS, ORDRSP, INVOIC, AUTACK, APERAK, INVRPT Spotřební elektronika Elkov elektro, a.s. ORDERS, INVOIC Elektromateriál ENAPO (Rosa market, s.r.o.) ORDERS, DESADV, INVOIC, COMDIS, CONTRL, APERAK, AUTACK Potraviny a nápoje EURONICS (HP TRONIC) ORDERS, DESADV, INVOIC, COMDIS, INVRPT, APERAK, AUTACK, CONTRL Spotřební elektronika FAnn Retail, a.s. ORDERS, DESADV, INVOIC, APERAK, AUTACK, CONTRL Drogerie FLOP JIH spol. s r.o. GIENGER BOHEMIA, s.r.o. GLOBUS ČR, k. s. HDS Retail Czech Republic, a.s. (RELAY) HOPI (Logistické centrum HOPI s.r.o.) HORNBACH BAUMARKT CS spol. s r.o. IGLU a.s. (ICELAND) ORDERS, DESADV, RECADV, INVOIC, APERAK ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC, AUTACK, CONTRL ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV, INVOIC, APERAK, SLSRPT, INVRPT, AUTACK, CONTRL ORDERS, DESADV, INVOIC ORDERS, DESADV, RECADV, INVOIC, APERAK ORDERS, DESADV, INVOIC, APERAK ORDERS, DESADV, RECADV, INVOIC, APERAC, PRICAT 88 Potraviny a nápoje TZB Potraviny a nápoje Tiskoviny a tabák Logistika Hobby markety Potraviny a nápoje

90 INTERNET MALL, a.s. ORDERS, DESADV, INVOIC, AUTACK, APERAC, CONTRL Spotřební elektronika JAS ČR, a.s. ORDERS, INVOIC, APERAK, CONTRL, AUTACK Tiskoviny a tabák JEDNOTA, spotřební družstvo České Budějovice ORDERS, DESADV, INVOIC, COMDIS, AUTACK, APERAK Potraviny a nápoje JEDNOTA, spotřební družstvo, Moravský Krumlov JEDNOTA, spotření družstvo v Hodoníně JIP východočeská, a.s. JMB družstvo Moravské Budějovice K+B Progres, a.s. Kaufland Česká republika, v.o.s. (Schwarz Gruppe) Kolonial.CZ (E - Commerce holding a.s) KONZUM, obchodní družstvo v Ústí nad Orlicí ORDERS, DESADV, INVOIC, COMDIS, REMADV, APERAK, AUTACK, CONTRL ORDERS, DESADV, INVOIC ORDERS, DESADV, INVOIC ORDERS, DESADV, INVOIC, COMDIS, REMADV, APERAK, AUTACK, CONTRL ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC, AUTACK, APERAK, CONTRL INVOIC ORDERS, DESADV, INVOIC, APERAK, CONTRL ORDERS, DESADV, REMADV, INVOIC, COMDIS, AUTACK, APERAK Potraviny a nápoje Potraviny a nápoje Potraviny a nápoje Potraviny a nápoje Spotřební elektronika Potraviny a nápoje Potraviny a nápoje Potraviny a nápoje Kubík a.s. INVOIC, AUTACK, APERAK Potraviny a nápoje Lidl Česká republika v.o.s. (Schwarz Gruppe) ORDERS Potraviny a nápoje M.A.T. Group, ORDERS, INVOIC, AUTACK, APERAK, CONTRL TZB s.r.o. Makovec, a.s. ORDERS, DESADV, INVOIC Potraviny a nápoje MAKRO Cash & Carry ČR s.r.o. (METRO) ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV, INVOIC, COMDIS, INVRPT, AUTACK, APERAK, IFTMAN, PRICAT Potraviny a nápoje NORMA, k.s. OBI Česká republika, s.r.o. ORDERS, DESADV, INVOIC, COMDIS, AUTACK, APERAK, CONTRL ORDERS, DESADV, INVOIC, REMADV, AUTACK, APERAK Potraviny a nápoje Hobby markety 89

91 Okay, s.r.o. ORDERS Spotřební elektronika Oresi s.r.o. ORDERS, DESADV, INVOIC, AUTACK Nábytek PEAL a.s. PECHASAN spol. s r.o. Penny Market S.R.O. (REWE group) Pharmos, a.s. PHOENIX lékárenský velkoobchod, a.s. ORDERS, DESADV, INVOIC, COMDIS, INVRPT, CONTRL, APERAK ORDERS, INVOIC, AUTACK ORDERS, DESADV, INVOIC, AUTACK, CONTRL, APERAK ORDERS, OSTRPT, DESADV, RECADV, INVOIC, INVRPT, INSDES, PRICAT, HANMOV ORDERS, OSTRPT, ORDRSP, DESADV, RECADV, INVOIC, AUTACK, INVRPT Tiskoviny a tabák TZB Potraviny a nápoje Farmacie Farmacie PRO-DOMA ORDERS, INVOIC, APERAK, PARTIN Hobby markety Procházka (PMU ORDERS, DESADV, INVOIC, CONTRL, APERAK Potraviny a CZ, a.s.) nápoje RoBiN OIL, s.r.o. ORDERS, INVOIC Čerpací stanice ROSSMANN,spol. ORDERS, INVOIC, APERAK Drogerie s r.o. Sephora s.r.o. ORDERS, DESADV, INVOIC Drogerie SETOSpol. s.r.o. ORDERS, DESADV, INVOIC, APERAK Spotřební elektronika Schneider Electric ORDERS Elektromateriál SIKO Koupelny ORDERS, DESADV, INVOIC Nábytek a.s. Tank ONO, s.r.o. INVOIC Čerpací stanice TEMPO, OBCHODNÍ DRUŽSTVO Tesco Stores ČR a.s. Teta drogerie (Solvent ČR s.r.o.) TRAVEL FREE, s.r.o. UNI HOBBY, a.s. ORDERS, DESADV, INVOIC, COMDIS, AUTACK, APERAK, CONTRL Potraviny a nápoje ORDERS, DESADV, RECADV, RETANN, INVOIC, APERAK, CONTRL, INVRPT Potraviny a nápoje ORDERS, DESADV, RECADV, RETANN, INVOIC, COMDIS, Drogerie REMADV, AUTACK, APERAK, CONTRL ORDERS, DESADV, INVOIC, APERAK, AUTACK Potraviny a nápoje ORDERS, DESADV, INVOIC, COMDIS, AUTACK, APERAK, Hobby markety CONTRL UNITED ORDERS, DESADV, INVOIC, APERAK, AUTACK, CONTRL Potraviny a BAKERIES a.s. nápoje VELKÁ PECKA ORDERS, DESADV, INVOIC, APERAK, AUTACK, CONTRL Potraviny a s.r.o. (Rohlík.cz) nápoje VESNA, a.s. ORDERS, DESADV, INVOIC, AUTACK, APERAK Textil V-Podlahy ORDERS, DESADV, INVOIC Nábytek XXXLutz (Xlmx obchodní, s.r.o.) Zeman masouzeniny, a.s. ŽABKA (Tesco Franchise Stores ČR) ORDERS, DESADV, INVOIC ORDERS, DESADV, INVOIC, CONTRL ORDERS, DESADV, RECADV, INVOIC, APERAK, CONTRL, PRICAT Nábytek Potraviny a nápoje Potraviny a nápoje 90

92 Příloha č. 3 Projekt k diplomové práci FILOZOFICKÁ FAKULTA, MASARYKOVA UNIVERZITA, BRNO Kabinet informačních studií a knihovnictví Akademický rok: 2015/2016 PROJEKT PRÁCE DIPLOMOVÉ Jméno a příjmením Lenka Machátová UČO Imatrikulační ročník @mail.muni.cz Název tématu: Elektronická výměna dat - současný stav v ČR Název tématu anglicky: Electronic Data Interchange - Actual Situation in the Czech Republic Rozpracovat osnovu (jako přílohu) 1. Popis problému, který bude v práci řešen 1.1. Zařazení problému do specializace (pokud je vybrána) 2. Rešerše zpracovaných diplomových prací v rámci celé MU včetně anotací 3. Cíl diplomové práce 4. Metody zpracování diplomové práce 5. Základní odborná literatura s ohledem na současný stav řešené problematiky Vedoucí diplomové práce (včetně titulu): Mgr. Jan Matula, PhD. Pracoviště, pozice a kontaktní vedoucí/vedoucího diplomové práce: Odborný asistent ÚBK SU v Opavě, externí vyučující KISK FF MU, informační konzultant AutoCont CZ a.s. Vyjádření vedoucí/vedoucího práce: Souhlasím s vedením diplomové práce. Podpis: Datum: Podpis diplomanta: Podpis: Datum: 91

93 1. Popis problému, který bude v práci řešen Diplomová práce se bude zabývat elektronickou výměnou dat a jejím současným stavem v České republice. EDI tedy elektronická výměna dat (z anglického Electronic Data Interchange) - je moderní způsob komunikace mezi dvěma nezávislými subjekty, při které dochází k výměně standardních strukturovaných obchodních a jiných dokumentů elektronickou formou. 100 To zjednodušeně znamená, že objednávka, která je pořízená v informačním systému odběratele, je automaticky přenesena až do informačního systému dodavatele. EDI si klade za cíl postupně nahradit papírové dokumenty elektronickými, snížit tím náklady, které jsou spojené s jejich výměnou a současně také zvýšit efektivitu a kvalitu prováděných procesů. Důležité je to, že doklady v rámci elektronické výměny dat mají totožnou právní váhu jako dokumenty papírové. V této kapitole by bylo vhodné na příkladu s objednávkou poukázat na rozdíl mezi jejím zpracováním klasickou cestou a naopak s použitím elektronické výměny dat. Pokud zákazník objednává zboží klasickým způsobem, odběratel pořídí objednávku ve svém informačním systému, tu následně vytiskne a odešle ji faxem, případně em dodavateli. Ten objednávku přijme a opět si ji vytiskne. Následně si dodavatel objednávku přepíše do svého informačního systému a dále probíhá zpracování objednávky, vyskladnění zboží, jeho dodávka a fakturace. Objednání tímto způsobem tedy probíhá minimálně v pěti krocích. Řešením, jak tento proces výrazně zkrátit je práce EDI. Pokud je ve stejném případě objednání zboží použita elektronická výměna dat, je možno tento proces zkrátit téměř o polovinu. Odběratel ve svém informačním systému pořídí objednávku, která okamžitě v elektronické podobě odchází dodavateli. Ten ji přijme do svého informačního systému (tzn., že objednávka automaticky vznikne v informačním systému) a téměř okamžitě může začít probíhat zpracování objednávky, vyskladnění zboží, dodávka, fakturace atd. Všechny další doklady (faktura, dodací listy, ) mohou být též posílány pomocí EDI. Elektronická výměna dat je řešením, které v komunikaci mezi podniky nahrazuje klasické papírování (předávání papírových dokumentů). Přínosem je pak nejen rychlost, ale i značná úspora nákladů, zvládnutí velkého objemu agend skrze 100 REICHEL, David. Jak na elektronickou výměnu dat?. Brno,

94 jejich důslednější automatizaci apod. 101 Elektronická výměna dat tedy přináší podniku mnoho výhod. V první řadě je rychlejší a díky automatizaci celého procesu mnohem levnější. Dalšími výhodami je spolehlivost a zvýšení kvality. V případě elektronické výměny odpadají všechny chyby při podepisování, takže se nemůže stát, že se například objeví překlepy nebo je fax nečitelný. Na činnost podniku bude mít v konečném důsledku také vliv snížení nákladů (na poštovné, tisk, evidenci, administrativu, ), zvýšení produktivity zaměstnanců, přehlednější informace o prováděných platbách, zrychlení toku dokumentů, zvýšení bezpečnosti předávaných dokumentů apod. Výhod, které je EDI schopná přinést podniku je opravdu hodně. V roce 2010 provedl Český statistický úřad výzkum, který měl například popsat, k čemu je elektronická výměna dat využívána nebo to, jak je využívání EDI závislé na velikosti podniku. 102 Bylo zjištěno, že pokud se jedná o účel, ke kterému je EDI podniky využívána, nehraje velikost podniku rozhodující úlohu a preference malých i velkých podniků jsou stejné. Jinak je tomu v případě míry využití EDI. Zde se naopak závislost na velikosti podniku výrazně projevuje. Bylo zjištěno, že zatímco nejmenší podniky EDI vůči jiným podnikům využívají 19 % případů, u největších podniků je to 64 %. Tuto závislost na velikosti podniku lze vysvětlit tím, že samotné zavedení elektronické výměny dat představuje určitou bariéru (organizační, finanční, technickou), jejíž překonání se vyplatí spíše větším firmám s rozsáhlejšími agendami, kde elektronická výměna dat má následně šanci prokázat své přednosti a výhody. 103 Závislost na tom, čím se daný podnik zabývá, se však u míry využitelnosti EDI projevuje méně. Ve stejném výzkumu bylo také zjištěno, jak si stojí Česká republika mezi podniky, které využívají EDI v rámci Evropské unie. Jak lze vidět na grafu níže, ČR patřila v roce 2010 k zemím nejméně využívající elektronickou výměnu dat. Novější informace se zatím bohužel nepodařilo dohledat, bude to však jeden z cílů této práce. 101 Český statistický úřad. Elektronická výměna dat mezi podniky. Praha, Dostupné také z: Další výsledky výzkumu včetně grafů jsou uvedeny v kapitole 4 Metody zpracování diplomové práce. 103 Český statistický úřad. Elektronická výměna dat mezi podniky. Praha, Dostupné také z: 93

95 Graf 1 Podniky v zemích EU používající EDI Zdroj ČSÚ 1.1. Zařazení problému do specializace Téma diplomové práce spadá do osnov předmětu Informační management, je tedy součástí specializace informační a datový management. 94

96 2. Rešerše zpracovaných diplomových prací v rámci celé MU včetně anotací SAHÁNEK, Petr. Výměna dat mezi ERP systémy [online]. Brno, 2014 [cit ]. Diplomová práce. Masarykova univerzita, Fakulta informatiky. Vedoucí práce Leonard Walletzký. Dostupné z: Tato diplomová práce se zabývá výměnou dat mezi OpenERP systémem a dalšími ERP systémy. Autor ve své práci uvádí, že předmětem jeho práce je integrace rozdílných ERP systémů založená na výměně dat 104. Pro moji práci bude zásadní kapitola Elektronická výměna dat, ve které autor píše o přínosech, prvcích a součástech EDI. Předpokládám, že tyto informace při psaní diplomové práce využiji. HRENÁK, Daniel. Použití EDI a XML v mezipodnikové komunikaci [online]. Brno, 2008 [cit ]. Bakalářská práce. Masarykova univerzita, Ekonomicko-správní fakulta. Vedoucí práce Arnošt Svoboda Dostupné z: < Tato bakalářská práce se snaží objasnit podstatu elektronického obchodování pomocí technologií EDI a ebxml. EDI je zde věnována kapitola, která nejen, že EDI definuje a objasňuje podstatu komunikace, ale také pojednává o bezpečnosti, bezpečnostní politice a legislativě elektronického obchodu. Vhledem k tomu, že mám v plánu o těchto věcech v rámci teoretické části psát, jistě některé informace z této práce využiji. 104 SAHÁNEK, Petr. Výměna dat mezi ERP systémy [online]. Brno, 2014 [cit ]. Diplomová práce. Masarykova univerzita, Fakulta informatiky. Vedoucí práce Leonard Walletzký Dostupné z: 95

97 VESELÝ, Štěpán. Elektronická identifikace a služby vytvářející důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu dle nařízeni eidas [online]. Brno, 2016 [cit ]. Bakalářská práce. Masarykova univerzita, Fakulta informatiky. Vedoucí práce Michal Koščík Dostupné z: < Tuto práci jsem jako zdroj zvolila hlavně proto, že je ze všech nalezených závěrečných prací nejnovější, tudíž soudím, že i nejaktuálnější. I přes to, že se práce přímo netýká tématu mojí práce, je zde část věnovaná elektronickému podpisu. Jelikož předpokládám, že se v teoretické části o této problematice budu zmiňovat, mohly by se mi některé informace obsažené ve zmíněné bakalářské práci hodit. KONAROVSKÝ, Miroslav. Vybrané otázky elektronického obchodování [online]. Brno, 2009 [cit ]. Diplomová práce. Masarykova univerzita, Právnická fakulta. Vedoucí práce Danuše Spáčilová Dostupné z: < Tato diplomová práce se primárně zabývá elektronickým obchodováním. Elektronické výměně dat jako takové je tu sice věnována jen malá část, ovšem velká část je věnována pramenům práva a právním úkonům. Tyto informace bych mohla použít v části věnované legislativě. Dalším důvodem, proč je uveden tento zdroj, je také kapitola věnována elektronickému podpisu. HOLCNER, Miloš. Elektronická fakturace a její právní úprava [online]. Brno, 2012 [cit ]. Bakalářská práce. Masarykova univerzita, Právnická fakulta. Vedoucí práce Libor Kyncl Dostupné z: < Bakalářská práce si klade za cíl zmapovat oblast elektronické fakturace a také všech procesů, které se týkají zasílání a archivace faktur a dokladů. Vhledem k tomu, že se v mojí práci objeví kapitola o elektronické komunikaci a jejích nástrojích, předpokládám, že bych tuto práci mohla v budoucnu jako zdroj využít. Přínosná by pro mne mohla být také kapitola pojednávající o základních právních předpisech v oblasti elektronické fakturace. 96

98 POSPÍŠIL, Martin. Aspekty B2B integrace v podniku [online]. Brno, 2011 [cit ]. Diplomová práce. Masarykova univerzita, Ekonomicko-správní fakulta. Vedoucí práce Jaromír Skorkovský Dostupné z: < I přes to, že se diplomová práce ve své praktické části primárně zaměřuje na návrh B2B systému, v teoretické části se mluví o oblasti elektronické výměny obchodních dat a jejího právního rámce. Myslím si tedy, že bych tuto práci zčásti mohla využít. Již teď však vím, že při využití si budu muset prostudovat také posudky oponenta a vedoucího, jelikož práce byla hodnocena známkou E. DANĚK, Ondřej. Bezpečnost v elektronickém obchodování [online]. Brno, 2007 [cit ]. Bakalářská práce. Masarykova univerzita, Ekonomicko-správní fakulta. Vedoucí práce Arnošt Svoboda Dostupné z: < Práce Bezpečnost v elektronickém obchodování popisuje současný stav elektronického obchodování. Převážně se zaměřuje na elektronické bankovnictví a s tím spojenou bezpečnost transakcí. I přes to, že se práce primárně nezaměřuje na elektronickou výměnu dat, myslím si, že bych ji mohla částečně využít v kapitole o bezpečnosti dat při elektronické výměně. 97

99 3. Cíl diplomové práce Jak již z názvu práce vyplívá, hlavním cílem bude zmapovat současný stav elektronické výměny dat v České republice. I přes to, že statistik ohledně EDI není málo, vyhovující data pro tuto práci jsou převážně z roku 2010, novější se hledají hůře. Ráda bych tedy touto prací přinesla nové nebo alespoň novější informace nejen pro podniky, ale také pro akademickou sféru, která by se případně tímto tématem později chtěla zabývat. Dalším cílem bude zjistit, proč si firmy nechávají EDI systémy implementovat, jaké jsou výhody používání elektronické výměny dat a jaké její nevýhody. V neposlední řadě bych také ráda zjistila informace o tom, jak zásadní může být pro firmy rozdíl, pokud EDI používají a pokud nikoli. Bude tedy srovnáván stav před implementací a po ní. Tím by následně mohla být práce nápomocna všem firmám, které o implementaci EDI uvažují. 98

100 4. Metody zpracování diplomové práce Hlavní metodou, která bude v diplomové práci použita, bude případová studie. Případová studie je jedním z přístupů kvalitativního výzkumu. Je charakterizovaná obecně jako detailní studium jednoho případu nebo několika málo případů. 105 Statistické šetření se na rozdíl od případové studie snaží shromažďovat relativně omezené množství dat od mnoha případů nebo jedinců, u případové studie je to naopak. Jde v ní o zajištění velkého množství dat od jednoho nebo jen několika jedinců. Jak se můžeme dočíst například na serveru WikiKnihovna.cz, existuje pět typů případových studií. 106 Pro moji diplomovou práci zvolím studium organizací a institucí, které zkoumá školy, firmy a jiné organizace, implementace různých programů a procesy změn. Následně hledá zavedení ideálního typu řízení. Při zpracování daného tématu této práce bych ráda zvolila následující postup: - V rámci výzkumu bude vybráno maximálně pět středně velkých až velkých firem, které využívají elektronickou výměnu dat a budou ochotny spolupracovat. Již teď můžu předpokládat, že tyto firmy budou převážně ze soukromého sektoru. - S těmito firmami budou následně prováděny rozhovory, ve kterých budou zodpovídány otázky směřující k využití EDI. Ráda bych se dozvěděla, jaké jsou důvody k implementaci EDI, následně pak výhody a nevýhody. Následně by bylo vhodné porovnat situaci před a po zavedení elektronické výměny dat u jednotlivých firem. - Výsledky rozhovorů budou následně zpracovány do závěrečné zprávy, která zhodnotí situaci v daných firmách a pokusí se přiblížit zkušenosti z praxe v oblasti EDI v České republice - Ráda bych při zpracování tématu spolupracovala se společností CCV Informační systémy. Ta nabízí řešení pro více než 1500 společností různých velikostí z České republiky a Slovenska. 107 CCV spolupracuje s firmami z různých oblastí trhu potravinářství, logistika a doprava, spotřební zboží, stavební materiály apod. Předpokládám, že s některými 105 HENDL, Jan. Úvod do kvalitativního výzkumu. Praha: Karolinum, s. ISBN Typy případových studií. WikiKnihovna.cz [online]. Brno, 2012 [cit ]. Dostupné z: O společnosti. CCV - Informační systémy [online]. Brno: Omega Design, 2015 [cit ]. Dostupné z: 99

101 z těchto firem budu jistě spolupracovat. Vzhledem k tomu, že spolupráce zatím není pevně dohodnuta, záměrně neuvádím konkrétní názvy firem. K tématu elektronické výměny dat již vzniklo velké množství statistik, které eviduje Český statistický úřad. Z množství statistik, které lze na ČSÚ dohledat, bylo vybráno několik grafů, které by mohly být v diplomové práci použity, případně by informace v nich obsažené, mohly být nějakým způsobem přínosné. Hlavním zjištěním jedné ze studií je například to, že velikost podniku při používání EDI nehraje zásadní roli a malé i velké podniky preferují elektronickou výměnu dat stejně. 108 Graf 2 Podniky v ČR používající EDI s ostatními podniky Zdroj: ČSÚ Co se týče formátů pro elektronickou výměnu dat, bylo zjištěno, že v praxi se používají tři varianty standard EDIFACT a z něj odvozené standardy, další varianta vychází z jazyka XML a zakládá se tedy na bázi modernějších standardů, a třetí variantou jsou proprietární dohodnuté standardy. Graf 3 Formáty používané mezi podniky v ČR k EDI Zdroj: CSU 108 Český statistický úřad. Elektronická výměna dat mezi podniky. Praha, Dostupné také z: 100