Registrace Jak mám postupovat hned po registraci? Kde a jak si nastavím, že jsem plátce DPH?

Transkript

1 Manuál k HELIOS One Podnikatel

2 Obsah Registrace... 3 Jak mám postupovat hned po registraci?... 3 Kde a jak si nastavím, že jsem plátce DPH?... 3 Jak si založím další firmu?... 4 Jsem podnikatel. Jak vytvořím přístup do aplikace svému účetnímu?... 4 Jak vytvořím přístup do HELIOS One svému společníkovi?... 6 Používám pouze některé volby. Můžu si upravit menu tak, aby byly rychle k dispozici?... 6 Faktura... 6 Jak přidám logo na tisk faktury?... 6 Kde si nastavím údaje do patičky tisku faktury?... 7 Kde si můžu na faktuře dopsat doplňující text?... 7 Můžu si někde uložit text, který chci uvádět na faktury?... 8 Vystavuji fakturu do EU bez DPH a potřebuji na faktuře uvést frázi povinnou podle zákona o DPH. Jak mám postupovat?... 8 Chci použít jiné číslo faktury, než nabízí HELIOS One Chci si k faktuře zapsat poznámku, ale nechci, aby byla na tisku. Je to možné?... 9 Můžu si někde předdefinovat položky na fakturu? Chci vystavit fakturu v cizí měně. Jak to provedu? Kde si můžu naplnit ceník zboží a služeb? Můžu vytisknout fakturu také v jiném jazyce? Můžu přímo z HELIOS One em odeslat fakturu odběrateli? Jak? Seznam faktur Jak si prohlédnu seznam faktur vystavených na jednu firmu? Jak si odfiltruji faktury vystavené v určitý den? Jak zjistím, které faktury jsou nezaplacené po splatnosti? Kde si zjistím celkovou sumu nezaplacených faktur po splatnosti? Další funkčnosti Jak zjistím zůstatek na účtu? Jak můžu využít volbu Úlohy? Můžu si vyexportovat údaje z HELIOS One?... 16

3 Registrace Registrace se odehrává na portále T-Cloud: Po založení uživatelské struktury vaší společnosti pro služby z rodiny T-Cloud můžete jednotlivým aplikacím přiřazovat uživatele, kteří je budou použivát a to buď při aktivaci v objednávkovém formuláři, a nebo později ve správě aplikace Helios One na portále T-Cloud se vytvoří nová organizace ( mandant ) a konto uživatele. Jak mám postupovat hned po registraci? Hned při prvním přihlášení do HELIOS One se Vám otevře okno Nastavení Moje firma, kde si vyplňte a uložte skutečné údaje o Vaší organizaci. Vyplňte všechny povinné položky označené hvězdičkou. Po odhlášení a opětovném přihlášení už můžete začít vystavovat faktury. Kde a jak si nastavím, že jsem plátce DPH? Klikněte si na volbu Nastavení / Nastavení Moje firma. V tomto okně vyplňte položku DIČ a zaškrtněte políčko Plátce DPH.

4 Jak si založím další firmu? Klikněte na volbu Nastavení / Uživatelé a organizace. Klikněte na Nová organizace a vyplňte formulář. Po vytvoření organizace nezapomeňte dát přístup do organizace oprávněným uživatelům zaškrtnutím políčka pod organizací: A. Zaškrtnuté políčko uživatel má přístup. B. Prázdné políčko uživatel přístup nemá. Jsem podnikatel. Jak vytvořím přístup do aplikace svému účetnímu? Klikněte na volbu Nastavení / Uživatelé a organizace. Zde jsou dvě možnosti:

5 A. Pokud Váš účetní nepracuje s HELIOS One, klikněte na ikonu Nový uživatel a zadejte údaje účetního ovou adresu a heslo. V položce Stránky vytvořit pro vyberte účetního. Nový uživatel se do aplikace hlásí zadaným em a heslem. Přihlásit se může okamžitě po tom, jak mu bude doručena zpráva o úspěšném vytvoření nového uživatele. B. Pokud Váš účetní s HELIOS One už pracuje, má zde své konto, klikněte na Pozvat uživatele a vyplňte do položky jeho ovou adresu. Vašemu účetnímu bude doručená správa s odkazem. Kliknutím na odkaz se svým kontem přihlásí do Helios One, v nabídce organizací vybere vaši organizaci, a může pracovat.

6 Jak vytvořím přístup do HELIOS One svému společníkovi? Klikněte na volbu Nastavení / Uživatelé a organizace a zde, přes ikonu Nový uživatel a zadejte údaje společníka ovou adresu a heslo. V položce Stránky vytvořit pro vyberte podnikatele. Používám pouze některé volby. Můžu si upravit menu tak, aby byly rychle k dispozici? Můžete si nejčastěji používané volby přidat do Oblíbených položek. Jak? Otevřete si volbu, kterou chcete přidat mezi oblíbené položky a v ní klikněte na srdíčko v pravém horním rohu okna. (Až budete chtít volbu z oblíbených odebrat, opět klikněte na srdíčko.) Faktura Jak přidám logo na tisk faktury? Klikněte na Nastavení / Nastavení Moje firma a tam na záložku Logo pro tisky. Zde můžete přidat logo, a podpis tak, že kliknete na Vyberte soubor a vyberete soubor s příslušným obsahem.

7 Kde si nastavím údaje do patičky tisku faktury? Do tisku faktury vstupují údaje: z volby Nastavení / Nastavení Moje firma vstupuje do patičky Název organizace a . Kde si můžu na faktuře dopsat doplňující text? Ve formuláři faktury je pod názvem oddílu Dodání zboží a služeb pole, určené pro tento text. Doplňte si doplňující text a fakturu uložte.

8 Můžu si někde uložit text, který chci uvádět na faktury? Text na tisk je možné předdefinovat ve volbě Fakturace / Seznam textů na tisk faktury. Můžete si tu vytvořit víc textů, vybrat si umístění nad položkami faktury, nebo v patičce faktury a můžete si také vybrat, v které evidenci bude text k dispozici - ve fakturách nebo v zálohových fakturách. Vystavuji fakturu do EU bez DPH a potřebuji na faktuře uvést frázi povinnou podle zákona o DPH. Jak mám postupovat? Jsou dvě možnosti: A. Pokud jde o jednorázový prodej do EU, můžete si text napsat přímo do faktury v patičce faktury. B. Pokud pravidelně vystavujete faktury do EU, můžete si předdefinovat text do Fakturace / Seznam textů na tisk faktury. My jsme pro Vás takové fráze do seznamu textů předdefinovali, můžete je použít.

9 Chci použít jiné číslo faktury, než nabízí HELIOS One. Klikněte na Fakturace / Vystavené faktury. Ve formuláři Nová faktura vyplňte do položky Faktura č. vlastní číslo faktury. Chci si k faktuře zapsat poznámku, ale nechci, aby byla na tisku. Je to možné? V patičce formuláře faktury je položka Poznámka. Slouží právě pro takovéto interní poznámky, které nechcete uvádět na tisku. Každá faktura může mít svou poznámku.

10 Můžu si někde předdefinovat položky na fakturu? A. Položky na fakturu si můžete nadefinovat v číselníku produktů, ve volbě Fakturace / Seznam produktů. Ve faktuře potom vyberte produkt přes položku Kód zboží. B. Nový produkt do číselníku můžete zapsat také přímo při zadávání nové položky faktury. Začněte psát text, zobrazí se nabídka seznamu produktů a na konci seznamu je akce Přidat produkt. Klikněte na akci a vyplňte údaje o produktu. Chci vystavit fakturu v cizí měně. Jak to provedu? Ve formuláři nové faktury je pod hlavičkou ikonka Nastavení fakturace. Klikněte na ni. Ve formuláři přibydou další položky nabídka na výběr měny a datum kurzu. Údaje vyplňte. Pokud vystavujete fakturu v cizí měně, pak také Cenu za M.j. na položkách uvádějte v cizí měně.

11 Kde si můžu naplnit ceník zboží a služeb? Jako ceník využijte Seznam produktů. Klikněte na Fakturace / Seznam produktů a naplňte si ho vašimi produkty. Ke každému produktu zadejte Prodejní cenu. Když potom na faktuře produkt vyberete, údaj z prodejní ceny se zapíše ve faktuře do Cena za M.j. a nebudete ji muset vyplňovat. Ceník seznam produktů můžete plnit i průběžně a to tak, že přímo při zadávání nové položky faktury začněte psát text. Zobrazí se nabídka seznamu produktů, na konci kterého je akce Přidat produkt. Kliknete na akci a vyplníte údaje o produktu. Produkt bude zapsaný do Seznamu produktů.

12 Můžu vytisknout fakturu také v jiném jazyce? Ano. Když máte otevřený vyplněný formulář faktury, klikněte na akci Tisknout a vyberte si z nabídky: CS tisk v češtině EN tisk v angličtině DE tisk v němčině. Můžu přímo z HELIOS One em odeslat fakturu odběrateli? Jak? Ano, fakturu je možné přímo z formuláře odeslat em. Když máte otevřený vyplněný formulář faktury, klikněte na akci Poslat a vyberte si z nabídky: CS tisk v češtině EN tisk v angličtině DE tisk v němčině.

13 Seznam faktur Jak si prohlédnu seznam faktur vystavených na jednu firmu? Do vyhledávače napište název firmy, za kterou chcete vidět seznam vystavených faktur. Takto můžete vyhledávat také podle sumy, čísla faktury, data vystavení faktury... Jak si odfiltruji faktury vystavené v určitý den? Do vyhledávače napište datum, za který chcete vidět vystavené faktury.

14 Jak zjistím, které faktury jsou nezaplacené po splatnosti? V seznamu faktur pod vyhledávačem jsou ikonky, kterými si vyberete zobrazení faktur podle stavu. A. Všechny faktury B. Uhrazené faktury C. Neuhrazené faktury D. Neuhrazené faktury po splatnosti Takže pokud si chcete prohlédnout seznam neuhrazených faktur po splatnosti, klikněte na ikonku D. Kde si zjistím celkovou sumu nezaplacených faktur po splatnosti? Přímo ve Start menu je dlaždice Očekávané příjmy. Když na ni kliknete, dostanete grafické zobrazení fakturace. V koláčovém grafu Faktury po splatnosti najdete informaci o celkové sumě nezaplacených faktur splatných, i po splatnosti a informaci o největších dlužnících.

15 Další funkčnosti Jak zjistím zůstatek na účtu? Přímo ve Start menu se nachází dlaždice Finanční prostředky. Klikněte na ni. Zobrazí se Vám aktuální zůstatky na všech účtech a pokladnách. V grafu finančních prostředků vidíte nejen aktuální zůstatek ale i pohyb peněz na jednotlivých účtech a pokladnách v aktuálním účetním období.

16 Jak můžu využít volbu Úlohy? Můžete si tu zapsat činnosti, které chcete provést a na které nechcete zapomenout. Můžete ji využít jako kalendář. Využijete ji také jako komunikační prostředek mezi více uživateli. Můžu si vyexportovat údaje z HELIOS One? Můžete si údaje vyexportovat do Excelu a uložit podle potřeby. Klikněte na Export/ Export do Excelu. Zde zaškrtněte všechny volby, které chcete vyexportovat, tedy uložit do souboru: A. Zaškrtnuté volby bude vyexportováno do souboru *.xls. B. Nezaškrtnuté volby exportovány nebudou.