Postupy školy, jejích zaměstnanců, případně dalších osob při nakládání s osobními údaji

Transkript

1 Ředitel Základní škly Český Dub, kres Liberec, příspěvkvá rganizace (dále škla) vydává v suladu s nařízením Evrpskéh parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne chraně fyzických sb v suvislsti se zpracváním sbních údajů a vlném phybu těcht údajů směrnici škly pr chranu sbních údajů. Půsbnst Směrnice upravuje pstupy škly, jejích zaměstnanců, případně dalších sb při nakládání s sbními údaji, pravidla pr získávání, shrmažďvání, ukládání, pužití, šíření a uchvávání sbních údajů. Směrnice rvněž upravuje některé pvinnsti škly, jejích zaměstnanců, případně dalších sb při nakládání s sbními údaji. Tat směrnice je závazná pr všechny zaměstnance škly. Směrnice je závazná i pr další sby, které mají se šklu jiný právní vztah (smluva díl, nájemní smluva) a které se zavázaly pstupvat pdle tét směrnice. Zásady nakládání s sbními údaji Při nakládání s sbními údaji se škla, její zaměstnanci a další sby řídí těmit zásadami: - pstupvat při nakládání s sbními údaji v suladu s právními předpisy, - s sbními údaji nakládat uvážlivě, suhlas se zpracváním sbních údajů nenadužívat, zpracvávat sbní údaje ke stanvenému účelu a ve stanveném rzsahu a dbát na t, aby tyt byly pravdivé a přesné, - zpracvávat sbní údaje v suladu se zásadu záknnsti na základě právních předpisů, při plnění ze smluvy, při plnění právní pvinnsti správce, při chraně živtně důležitých zájmů subjektu údajů neb jiné fyzické sby (zejména děti pžívají vyšší chrany), při chraně právněných zájmů škly, při chraně veřejnéh zájmu, a zpracvání sbních údajů na základě suhlasu, - respektvat práva člvěka, který je subjektem údajů, zejména práva dát a dvlat suhlas se zpracváním, práva na výmaz, namítat rzsah zpracvání apd., - pskytvat při zpracvání sbních údajů zvláštní chranu dětem, - pskytvat infrmace zpracvání sbních údajů, kmunikvat, - při uzavírání smluv a právním jednání pstupvat se zřetelem na pvinnst chránit sbní údaje před zneužitím, - splupracvat s pvěřencem pr chranu sbních údajů. Pstupy škly, jejích zaměstnanců, případně dalších sb při nakládání s sbními údaji Škla všechny sbní údaje, se kterými nakládá a které zpracvává, chrání vhdnými a dstupnými prstředky před zneužitím. Přitm škla především uchvává sbní údaje v prstrách, na místech, v prstředí neb v systému, d kteréh má přístup mezený, předem stanvený a v

2 každý kamžik alespň řediteli škly známý kruh sb; jiné sby mhu získat přístup k sbním údajům puze se svlením ředitele škly neb jím pvěřené sby. Škla zavede takvá patření, aby nakládání a zpracvání sbních údajů měl přehled alespň ředitel škly neb jím pvěřená sba a pvěřenec pr chranu sbních údajů. Mezi tat patření patří např. ústní neb písemná infrmace, písemná kmunikace, stanvení pvinnstí v pracvní smluvě, v dhdě prvedení práce, v dhdě pracvní činnsti, ve smluvě, kteru škla uzavírá se třetí sbu (nájemní smluva, smluva díl, smluva pskytvání služeb). Škla alespň jednu za rk prvede zhdncení pstupů při nakládání a zpracvání sbních údajů. Zhdncení může být prveden dle zvyklstí škly, zpravidla se učiní stručný záznam např. v zápisu z prady. Zjistí-li se, že některé pstupy škly jsu zastaralé, zbytečné neb se nesvědčily, učiní škla bezdkladně nápravu. Každý zaměstnanec škly při nakládání s sbními údaji respektuje jejich pvahu, tedy že jde sučást sukrmí člvěka jak subjektu údajů, a tmu přizpůsbí úkny s tím spjené. Zaměstnanec zejména sbní údaje nezveřejňuje bez věření, že takvý pstup je mžný, nezpřístupňuje sbní údaje sbám, které neprkáží práv s nimi nakládat. Zaměstnanec, vyplývá-li takvá pvinnst z jiných dkumentů, infrmuje subjekt údajů jeh právech na chranu sbních údajů; jinak dkáže na ředitele škly neb jím určenu sbu neb na pvěřence pr chranu sbních údajů. Škla při nakládání a zpracvávání sbních údajů aktivně splupracuje s pvěřencem pr chranu sbních údajů. Škla ihned řeší každý bezpečnstní incident týkající se sbních údajů, a t v sučinnsti s pvěřencem pr chranu sbních údajů. V případě, že je pravděpdbné, že incident bude mít za následek vyské rizik pr práva a svbdy fyzických sb, především knkrétníh žáka, zaměstnance, záknnéh zástupce atd., škla tut sbu vždy infrmuje a sdělí, jaká patření k nápravě přijala. O každém incidentu se sepíše záznam. O každém závažném incidentu škla infrmuje Úřad pr chranu sbních údajů. Vzhledem k tmu, že škla eviduje v pdstatě údaje žácích a zaměstnancích, které stanvují právní předpisy (zejména šklský zákn a pracvněprávní předpisy), nemá znamvací pvinnst vůči Úřadu pr chranu sbních údajů pdle ustanvení 3.6 věty první. Organizační patření k chraně sbních údajů ve škle - Třídní výkazy, katalgvé listy a další materiály ze šklní matriky, které bsahují sbní údaje žáků, jsu trvale ulženy v uzamykatelných skříních v kabinetech třídních učitelů a následně ve spisvně. Vyučující jedntlivých předmětů zapisují jen klasifikaci dle úvazku. Třídní výkazy, katalgvé listy, další materiály ze šklní matriky či jejich části nelze vynášet ze škly, předávat cizím sbám neb kpírvat a kpie pskytvat neprávněným sbám. - Elektrnická šklní matrika je vedena v zabezpečeném infrmačním systému Edupage. D tht systému mají přístup jedntliví pedaggvé škly, zástupkyně ředitele a administrativní pracvnice hspdářka a t jen na základě jedinečnéh přihlašvacíh jména a hesla a puze v rámci právnění danéh funkčním zařazením. Při práci s elektrnicku evidencí právnění nesmí právněné sby puštět pčítač bez dhlášení se, nemhu nechat nahlížet žádnu jinu sbu a musí chránit utajení přihlašvacíh hesla; a v případě nebezpečí jeh vyzrazení jej ihned (ve splupráci se správcem sítě)

3 změnit. Přístupy nastavuje pvěřený zaměstnanec škly správce pčítačvé sítě, který nastavuje ptřebné zabezpečení dat a šklní pčítačvé sítě (dle pkynů ředitele a zástupky ředitele). Záknní zástupci žáků a žáci mají zajištěn zabezpečený dálkvý přístup výhradně k vlastním údajům klasifikaci na základě přihlašvacíh kódu a hesla předanéh správcem pčítačvé sítě přísně individuálně prstřednictvím třídních učitelů. - Osbní spisy zaměstnanců jsu ulženy v uzamykatelných skříních v ředitelně škly, přístup k nim má ředitel škly neb zástupkyně ředitele, zastupuje-li ředitele, případně, je-li t nutné též administrativní pracvnice - hspdářka škly. - Zaměstnanci mají práv seznámit se s bsahem svéh sbníh spisu. O tmt právu jsu zaměstnanci pučeni, zpravidla na pradě. - Zaměstnanci škly nepskytují bez právníh důvdu žádnu frmu sbní údaje zaměstnanců škly a žáků cizím sbám a institucím, tedy ani telefnicky ani mailem ani při sbním jednání. - Písemná hdncení a psudky, která se desílají mim šklu, např. pr ptřeby sudníh řízení, přijímacíh řízení, zpracvávají zaměstnanci určení ředitelem škly. Nejsu však právněni samstatně tat hdncení pdepisvat, pskytvat a desílat jménem škly a mají pvinnst zachvávat mlčenlivst dané věci. - Seznamy žáků se nezveřejňují, nepskytují bez vědméh suhlasu žáků či záknných zástupců žáků jiným fyzickým či právnickým sbám neb rgánům, které neplní funkci rgánu nadřízenéh škle neb nevyplývá-li t ze zákna. - V prpagačních materiálech škly, ve výrční zprávě či krnice škly, na šklním webu či na nástěnkách ve škle apd. lze s becným suhlasem žáků neb záknných zástupců žáků uveřejňvat výhradně textvé či brazvé infrmace jejich úspěších (např. u sutěží umístění na předních místech) s uvedením puze jména (případně rčníku či třídy). Při publikvání v tisku se autr dtazuje na suhlas příslušnéh žáka. Žák neb záknný zástupce má práv pžadvat bezdkladné zablkvání či dstranění infrmace či ftgrafie či záznamu týkající se jeh sby, který zveřejňvat nechce. Platí t i ftgrafiích či záznamech žáka bez uvedení jména v rámci becné dkumentace šklních akcí a úspěchů. - Psychlgické, lékařské a jiné průzkumy a testvání mezi žáky, jejichž sučástí by byl uvedení sbních údajů žáka, lze prvádět jen se suhlasem žáka neb záknnéh zástupce žáka. T se netýká annymních průzkumů, které však musí suviset se vzděláváním na dané škle a musí s ním předem písemně suhlasit ředitel či zástupkyně ředitele; t platí zvláště v případě, že výsledky jsu pskytvány mim šklu. - Pkud jsu pr vedení dkumentace využívány frmuláře a sftware, je nutné prvést kntrlu, zda nepžadují či nenabízejí evidenci nadbytečných údajů a tyt údaje nezpracvávat. - Uzavírá-li škla jakukli smluvu (nájemní smluvu, smluvu díl, smluvu pskytnutí služeb, nepjmenvanu smluvu apd.), k jejímuž plnění je zaptřebí druhé smluvní straně pskytnut sbní údaje, škla vždy a bezpdmínečně bude trvat na tm, aby ve smluvě byla druhé smluvní straně ulžena pvinnst přijmut všechna bezpečnstní, technická, rganizační a jiná patření s přihlédnutím ke stavu techniky, pvaze zpracvání, rzsahu zpracvání, kntextu zpracvání a účelům zpracvání k zabránění jakéhkli narušení pskytnutých sbních údajů, nezapjit d zpracvání žádné další sby bez předchzíh písemnéh suhlasu škly,

4 zpracvávat sbní údaje puze pr plnění smluvy (vč. předání údajů d třetích zemí a mezinárdním rganizacím); výjimku jsu puze případy, kdy jsu určité pvinnsti ulženy přím právním předpisem, zajistit, aby sby právněné zpracvávat sbní údaje u ddavatele byly zavázány k mlčenlivsti neb aby se na ně vztahvala záknná pvinnst mlčenlivsti, zajistit, že ddavatel bude škle bez zbytečnéh dkladu nápmcen při plnění pvinnstí škly, zejména pvinnsti reagvat na žádsti výkn práv subjektů údajů, pvinnsti hlašvat případy prušení zabezpečení sbních údajů dzrvému úřadu dle čl. 33 nařízení, pvinnsti znamvat případy prušení zabezpečení sbních údajů subjektu údajů dle čl. 34 nařízení, pvinnsti psudit vliv na chranu sbních údajů dle čl. 35 nařízení a pvinnsti prvádět předchzí knzultace dle čl. 36 nařízení, a že za tímt účelem zajistí neb přijme vhdná technická a rganizační patření, kterých ihned infrmuje šklu, p uknčení smluvy řádně nalžit se zpracvávanými sbními údaji, např. že všechny sbní údaje vymaže, neb je vrátí škle a vymaže existující kpie apd. pskytnut škle veškeré infrmace ptřebné k dlžení th, že byly splněny pvinnsti stanvené škle právními předpisy, umžnit kntrlu, audit či inspekci prváděné šklu neb příslušným rgánem dle právních předpisů, pskytnut bez zbytečnéh dkladu neb ve lhůtě, kteru stanví škla, sučinnst ptřebnu pr plnění záknných pvinnstí škly spjených s chranu sbních údajů, jejich zpracváním, pskytnuté sbní údaje chránit v suladu s právními předpisy. Pravidla pr získávání, shrmažďvání, ukládání, pužití, šíření a uchvávání sbních údajů Škla nakládá a zpracvává puze sbní údaje, které - suvisejí s pracvním a mzdvým zařazením zaměstnanců či smluvních pracvníků, se sciálním a zdravtním pjištěním (např. dsažené vzdělání, délka praxe, funkční zařazení apd.), - suvisejí s jednznačnu identifikací záknných zástupců žáků v suladu se záknem (jmén, příjmení, bydliště, kntakt, např. telefnní čísl pr případ nutnéh kntaktu škly se záknným zástupcem v rámci chrany zdraví, bezpečnsti a práv žáka, další údaje nezbytné např. pr vydání správníh rzhdnutí apd.), - suvisejí s identifikací žáka ze zákna (datum narzení, míst narzení, rdné čísl, státní příslušnst, bydliště, údaj záknném zástupci, sudní rzhdnutí vztahující se k přidělení dítěte d výchvy, nutný zdravtní údaj apd.), - jsu nezbytné pr plnění právní pvinnsti, chranu právněných zájmů škly neb ve veřejném zájmu, - k jejichž zpracvání získala suhlas subjektu údajů. Osbní údaje se uchvávají puze p dbu, která je nezbytná k dsažení účelu jejich zpracvání, včetně archivace. K sbním údajům mají přístup sby k tmu právněné záknem neb na základě zákna. D jedntlivých dkumentů škly, které bsahují sbní údaje, mhu nahlížet:

5 - d sbníh spisu zaměstnance veducí zaměstnanci, kteří jsu zaměstnanci nadřízeni. Práv nahlížet d sbníh spisu má rgán inspekce práce, úřad práce, sud, státní zástupce, příslušný rgán Plicie České republiky, Nárdní bezpečnstní úřad a zpravdajské služby. Zaměstnanec má práv nahlížet d svéh sbníh spisu, činit si z něh výpisky a přizvat si stejnpisy dkladů v něm bsažených, a t na náklady zaměstnavatele ( 312 zákníku práce) - d údajů žáka ve šklní matrice pedaggičtí pracvníci škly (v rzsahu daném pedaggicku funkcí), administrativní pracvnice hspdářka, - d údajů zdravtním stavu žáka, zpráv vyšetření ve šklním pradenském zařízení, lékařských zpráv - výchvný pradce, veducí pedaggičtí pracvníci, třídní učitel - d spisu, vedeném ve správním řízení účastníci správníh řízení, administrativní pracvnice - hspdářka, veducí pedaggičtí pracvníci (ředitel, zástupkyně ředitele), sba, která je zmcněna s úředním spisem pracvat p dbu řízení. Suhlas ke zpracvání sbních údajů Ke zpracvání sbních údajů nad rzsah vyplývající ze záknů (ze zákna vyplývá i právněný zájem, plnění právní pvinnsti, plnění smluvy, veřejný zájem) je nezbytný suhlas sby, jejíž sbní údaje se jedná. Suhlas musí být pučený, infrmvaný a knkrétní, nejlépe v písemné pdbě. Suhlas se získává puze pr knkrétní údaje (určené např. druhvě), na knkrétní dbu a pr knkrétní účel. Suhlas se získává pr zpracvání sbních údajů jen tehdy, pkud je jejich zpracvání nezbytně nutné a právní předpisy jiný důvd pr tt zpracvání nestanví. Suhlas se pskytuje pdle účelu např. na celé bdbí šklní dcházky na škle, na šklní rk, na dbu škly v přírdě apd. Udělený suhlas může být v suladu s právními předpisy dvlán. Některé pvinnsti škly, jejích zaměstnanců, případně dalších sb při nakládání s sbními údaji. Každý zaměstnanec škly je pvinen pčínat si tak, aby nehrzil chranu sbních údajů zpracvávaných šklu. Dále je každý zaměstnanec škly pvinen: - zamezit nahdilému a neprávněnému přístupu k sbním údajům zaměstnanců, žáků, záknných zástupců a dalších sb, které škla zpracvává, - pkud zjistí prušení chrany sbních údajů, neprávněné pužití sbních údajů, zneužití sbních neb jiné neprávněné jednání suvisející s chranu sbních údajů, bezdkladně zabránit dalšímu neprávněnému nakládání, zejména zajistit znepřístupnění, a hlásit tut skutečnst řediteli škly či jinému příslušnému zaměstnanci. Ředitel škly je pvinen: - infrmvat zaměstnance všech významných skutečnstech, pstupech neb událstech suvisejících s nakládáním s sbními údaji ve škle, a t bez zbytečnéh dkladu,

6 - zajistit, aby zaměstnanci škly byli řádně pučeni právech a pvinnstech při chraně sbních údajů, - zajišťvat, aby zaměstnanci škly byli pdle mžnstí a ptřeb škly vzděláváni neb pršklváni chraně sbních údajů, - zajistit, aby škla byla schpna řádně dlžit plnění pvinnstí škly při chraně sbních údajů, které vyplývají z právních předpisů. V Českém Dubu dne Mgr. Jan Gll ředitel škly