SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Transkript

1 SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ Níže uvedenéh dne, měsíce a rku uzavřely smluvní strany: Splečnst: Se sídlem: IČO: DIČ: Zastupená: Kntaktní Splečnst je zapsána v bchdním rejstříku vedeném Krajským sudem v, sp. zn. (dále též Správce ) a Splečnst: Se sídlem: IČO: DIČ: Zastupená: Kntaktní MiCS SOFTWARE s.r.. Dalibrva 426/25, Ostrava - Mariánské Hry CZ Ing. Milanem Klemensem, jednatelem mklemens@mics-sw.cz Splečnst je zapsána v bchdním rejstříku vedeném Krajským sudem v Ostravě, sp. zn. C (dále též Zpracvatel ) (Zpracvatel a Správce dále splečně také jak Strany neb jedntlivě jak Strana ) tut smluvu zpracvání sbních údajů (dále též Smluva ): 1. Úvdní ustanvení 1.1 Na základě Smluvy Pskytvání Pdpry a následné písemné bjednávky neb pžadavku v Helpdesk supprtu Zpracvatel pskytuje Správci pravu dat neb vyřešení technickéh prblému (dále též Služba ). 1.2 V rámci pskytvání Služby mhu být pskytvána, užívána či dtčena data, bsahující sbní údaje ve smyslu nařízení Evrpskéh parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále též jak GDPR ). 2. Předmět Smluvy 2.1 Tat Smluva upravuje práva a pvinnsti Stran ve vztahu ke zpracvání sbních údajů v rámci Služby. 3. Předmět, pvaha a účel zpracvání 3.1 Účelem zpracvání sbních údajů je výlučně plnění pžadavku Služby, a t nline přístupem d databáze Správce pmcí prstředků vzdálené správy (např. Teamviewer) neb zasláním databáze Zpracvateli. 1 Čísl Zpracvatelské smluvy:

2 Předmětem zpracvání pdle Smluvy mhu být následující sbní údaje: a) Identifikační údaje zaměstnanců neb zákazníků (zejména jmén, příjmení, tituly, sbní čísl); b) Kntaktní údaje zaměstnanců neb zákazníků (zejména , telefn); c) Technické údaje (zejména IP adresy pčítače a mbilních zařízení). Kategrie subjektů údajů, jejichž sbní údaje mhu být zpracvávány, jsu následující: a) Zaměstnanci; b) Zákazníci. 3.4 Osbní údaje budu zpracvávány puze v elektrnické pdbě. 4. Práva a pvinnsti Zpracvatele 4.1 Zpracvatel prhlašuje a zavazuje se, že: a) dzví-li se prušení neb hrzícím prušení zabezpečení sbních údajů, náhdném neb prtiprávním zničení, ztrátě, změně neb neprávněném pskytnutí či zpřístupnění zpracvávaných sbních údajů, neprdleně, nejpzději však d 24 (dvaceti čtyř) hdin, písemně infrmuje Správce a c nejlépe ppíše vzniklé či hrzící bezpečnstní rizik, přičemž Správci sdělí vhdná patření pr zabránění neb minimalizaci prušení zabezpečení Služby a přijme veškerá ptřebná patření pr minimalizaci škdy; b) bude sbní údaje zpracvávat puze v rámci EU či EHP; c) sbní údaje budu zabezpečeny v suladu s čl. 5 Smluvy; d) sbní údaje bude zpracvávat puze v suladu se Smluvu neb na základě jiných dlžených pkynů Správce; e) bude Správci nápmcen při zavádění a udržvání vhdných technických a rganizačních patření k zabezpečení sbních údajů a hlašvání prušení tht zabezpečení; f) zajistí Správci prstřednictvím vhdných technických a rganizačních patření sučinnst, nejpzději d 14 (čtrnácti) dnů d vznesení pžadavku Správce, pr splnění Správcvy pvinnsti reagvat na žádsti výkn práv subjektu údajů; g) pskytne Správci na jeh žádst neprdleně, nejpzději však d jednh týdne, veškeru sučinnst nutnu k prkázání, že jsu sbní údaje dstatečně rganizačně a technicky zabezpečeny; h) bude vést záznamy všech kategriích činnstí zpracvání dle čl. 30 dst. 2 GDPR prváděných pr Správce. 4.2 Zpracvatel se zavazuje v případě přijetí jakékliv žádsti třetí sby týkající se zpracvání sbních údajů, zejména žádsti subjektu údajů, týkající se výknu jeh práv, Správce neprdleně, nejpzději však d jednh týdne d přijetí, takvé skutečnsti infrmvat a pskytnut mu nezbytnu sučinnst pr její vyřízení v suladu s GDPR. 2

3 4.3 Zpracvatel se zavazuje nevyužít pr zpracvání sbních údajů jakéhkliv dalšíh zpracvatele bez předchzíh písemnéh pvlení Správce, které bude udělen pr knkrétní sbu dalšíh zpracvatele. Správce nesmí pvlení k využití dalšíh zpracvatele bezdůvdně dmítnut. 4.4 Zpracvatel je pvinen umžnit Správci či jím pvěřené sbě kntrlu (včetně auditu či inspekce pdle pravidel auditů uvedených v přílze A) ddržvání Smluvy, zejména pvinnstí pr zpracvání sbních údajů z ní vyplývajících, a k těmt kntrlám přispěje. 5. Bezpečnst sbních údajů 5.1 Zpracvatel přijal a zavazuje se udržvat tat patření pr zajištění zabezpečení zpracvání sbních údajů p celu dbu zpracvání: a) Organizační patření: b) pracvníci Zpracvatele jsu pravidelně škleni na zásady a principy chrany sbních údajů a kyberneticku bezpečnst; Zpracvatel přijal vnitrpdnikvé směrnice pr nakládání s sbními údaji a hdntnými infrmacemi jeh partnerů; všichni pracvníci Zpracvatele jsu zavázáni k mlčenlivsti minimálně v rzsahu předaných sbních údajů. Technická patření: Vzdálený přístup (d uživatelskéh prstředí Správce): Zaslání databáze: 5.2 vlbu typu vzdálenéh přístupu, způsb připjení, délku připjení, způsb chrany a zabezpečení vzdálenéh přístupu prvádí Správce; vzdálený přístup pužije za Zpracvatele puze pvěřená sba, a t ze zabezpečenéh pčítače, chráněnéh antivirvým prgramem, firewallem, heslem a případně dalšími prstředky k zabránění přístupu neprávněným sbám. databázi Strany ulží vždy puze na zabezpečený FTPS server Zpracvatele; databáze bude vždy chráněna heslem; databáze bude ulžena na zabezpečeném FTPS serveru Zpracvatele c nejkratší dbu, nejdéle 24 hdin v rámci pracvníh týdne; veškerá kmunikace hledně databáze bude prbíhat puze přes zabezpečený Helpdesk supprt Zpracvatele; s databází bude za Zpracvatele pracvat puze právněná sba, a t ze zabezpečenéh pčítače, chráněnéh antivirvým prgramem, firewallem, heslem a případně dalšími prstředky k zabránění přístupu neprávněným sbám. Zpracvatel zabezpečí Službu před kybernetickými útky nejnvějším a nejlepším způsbem s přihlédnutím k pvaze sbních údajů a stavu techniky. Zpracvatel dpvídá za pškzení sbních údajů třetí stranu, pkud se prkáže, že nebyly dpvědně zabezpečeny v suladu s čl. 5. Smluvy. 3

4 6. Dba trvání Smluvy 6.1 Osbní údaje budu zpracvávány p dbu trvání Smluvy neb d dby výmazu všech Osbních údajů dle Smluvy. 6.2 P sknčení Smluvy bez hledu na způsb a důvd jejíh sknčení Zpracvatel veškeré sbní údaje zpracvávané na základě Smluvy trvale zničí, s výjimku případů, kdy je ulžení sbních údajů vyžadvané právem České republiky neb Evrpské unie. 7. Další ujednání 7.1 Zpracvatel je právněn vyúčtvat Správci vynalžené náklady spjené s kntrlu pdle čl Smluvy. Tyt náklady Zpracvatel vyúčtuje Správci d 30 (třice ) dnů d jejich vzniku na základě faktury, jejíž náležits budu dpvídat fakturaci pskytvání Služby. 7.2 Strany se dhdly, že veškerá kmunikace mezi Stranami, týkající se zpracvání sbních údajů pdle Smluvy, tedy zejména při pskytvání sučinnsti a pskytvání infrmací, bude prbíhat prstřednictvím u uvedenéh v hlavičce tét Smluvy u Správce a Zpracvatele. Tím však není dtčena pvinnst Správce ddržet dhdnutý způsb kmunikace při samtném pskytvání pdpry pdle aktuálních Pdmínek pskytvání pdpry Zpracvatele uvedených na webu zejména prstřednictvím webvé aplikace Helpdesk supprt. 7.3 Správce má práv na náhradu škdy, která mu vznikne v suvislsti s prušením pvinnstí Zpracvatele. Zpracvatel však není pvinen nahradit Správci škdu, jež převyšuje škdu, kteru v dbě uzavření Smluvy Zpracvatel jak mžný důsledek prušení svých pvinnstí předvídal neb kteru byl mžn předvídat s přihlédnutím ke skutečnstem, jež v uvedené dbě Zpracvatel znal neb měl znát při bvyklé péči. V Ostravě, dne V MiCS SOFTWARE s.r.. Ing. Milan Klemens, jednatel 4, dne

5 Přílha A PRAVIDLA AUDITŮ 1. Jakukliv žádst audit je Správce pvinen zaslat výhradně na vu adresu Zpracvatele gdpr@mics-sw.cz 2. P bdržení žádsti audit se Správce a Zpracvatel dpředu dhdnu na: (a) mžném termínu prvedení auditu, bezpečnstních patření a způsbu zajištění ddržení závazků mlčenlivsti během auditu, a (b) předpkládaném začátku, rzsahu a dbě trvání auditu a bezpečnstních patření a způsbu zajištění ddržení závazků mlčenlivsti během auditu. 3. Zpracvatel může p Správci pžadvat uhrazení pplatku (zalženéh na pdstatněných nákladech) za jakýkliv audit vyžádaný Správcem. Před zapčetím auditu sdělí Zpracvatel Správci pdrbnsti hledně tht pplatku neb způsbu jeh výpčtu. Veškeré náklady auditrů jmenvaných Správcem k prvedení auditu nese Správce. 4. Zpracvatel může vznést písemné námitky prti jakémukliv auditrvi, který byl pvěřen Správcem, pkud není auditr pdle názru Zpracvatele dstatečně kvalifikván, není nezávislý, je v sutěžním pstavení vůči Zpracvateli neb je jinak zjevně nevhdný. Na základě vznesené námitky má Správce pvinnst pvěřit jinéh auditra, neb prvést audit sám. 5