2. 4 Postup pro pořízení vydaných faktur

Transkript

1 2. 4 Postup pro pořízení vydaných faktur řidáním nové faktury (F3) se nabízí tyto varianty pro pořízení vydané faktury: Na této stránce najdete: 1. Ručně Položková část faktury drobné rady Zúčtování zaplacené zálohy ke konečné faktuře Úhrada faktury na již existující platbu (dříve pořízenou) Zaokrouhlování částky Slevy 2. Pořízení VF na základě výdejky/dl 3. Na základě zakázky nebo procesů zakázky 4. Na základě šablony 5. Vytvořit opravný doklad (dobropis) na základě faktury 6. Na základě objednávky služeb nebo předplatného 7. Na základě zálohového listu 8. Postoupit pohledávku 9. Na základě příjemky (výkup odpadů) 1. Ručně 1. krok - stisk klávesy "Nová (F3). 2. krok - výběr bankovního účtu (kliknutí na ikonu otazníku), na který má být faktura uhrazena, pokud uživatel vede více než jeden bankovní účet. Automatické dosazení příslušného bankovního účtu se nastaví ve "Správci - Předvolby Globální/Uživatelské - Odběratelé/Předplnění faktury a. Předvolený bankovní účet lze nastavit individuálně: pro uživatele systému: v "Účetnictví - Osnova, Dokl. řady - Dokladové řady ve volbě "Předvolený bankovní účet pro fakturaci a příkazy k úhradě (tato volba se týká každého uživatele zvlášť). S touto problematikou souvisí automatické dosazení SWIFT a IBAN kódu. pro dokladovou řadu vydaných faktur: v "Účetnictví - Osnova/Dokl. řady - Dokladové řady - Vydané faktury" výběrem banky u volby "Při vystavování faktury nabídnout řadu bankovního účtu" odběratele: na kartě "Adresář partnerů - Individuální - Odběratel" volbou "Jiné předvolené bankovní spojení, dokladová řada bankovního účtu" 3. krok - změna DIČ. Pokud je účetní jednotka plátcem DPH v jiných státech EU, nastaví si tato DIČ ve Správce - Předvolby - Globální - Přidělená DIČ v jiných zemích EU nebo jej lze přidat do seznamu DIČ z jiných zemí EU přímo ve faktuře. Výběrem jiného DIČ se v tisku faktury rekapitulace DPH zobrazí v měně zadané ve faktuře. DIČ lze také nastavit v nastavení "Dokladové řady faktur"

2 4. krok - výběr odběratele se provede zadáním jakéhokoliv znaku ze zkratky, názvu nebo zákaznického kódu požadovaného partnera do pole zkratka, a program fulltextově vyhledá (podle výskytu těchto znaků v seznamu) příslušného partnera. Pokud se jedná o nového odběratele, je možné jej pořídit do databáze kliknutím na ikonu otazníku, kde se nabídne funkce pro pořízení nového partnera, případně je možné údaje již pořízeného klienta změnit. 5. krok - vyplnění dalších údajů horní části faktury. Číslo vydané faktury se vyplní automaticky dle nastavení v dokladových řadách. Vedle čísla faktury se vyplňují údaje pro potřeby Kontrolního hlášen í a to číslo originální dokladu (automaticky se kopíruje číslo VF, datum pro Kontrolní hlášení a příznak "Stornovaná faktura". Tento příznak slouží k identifikaci toho, že daná faktura nemá vstupovat do Kontrolního hlášení. Výběr střediska a zakázky se provádí (podobně jako u odběratele) ze seznamu, seznam všech zakázek,tj. i ukončených, se zobrazí po zadání * a zmáčknutí klávesy Ente r. Dále může uživatel označit, ke které objednávce či dodacímu listu se faktura váže (pouze informativně). V poli Datum uskutečnění zdanitelného plnění, Datum pro přiznání DPH (využití např. u dobropisů, kde datum pro DPH stvrzuje odběratel) a Datum vystavení se nabízí aktuální datum tj. systémové datum, (pokud není v osobní složce nastavené jiné účetní datum), které je možno libovolně měnit. Program automaticky hlídá rozdíl mezi datem vystavení a datem uskutečnění větší než 14 dní. Se zadáním data uskutečnění souvisí i možnost zadání tzv. Data přijetí platby, jež souvisí s řešením DPH u plateb zálohových faktur. Výběr Formy úhrady se rovněž provádí kliknutím myší na ikonu otazníku. Pokud zvolíme úhradu hotově, v momentě uložení faktury se program zeptá, zda vytvořit pokladní doklad. Pokud pokl. doklad vytvoříme, vytvoří se tím automaticky i vazba na tento doklad. Poznámka Vyplnění dalších políček je nepovinné a lze je vyplnit dle potřeb uživatele. Status faktury (např. splátkový kalendář, pohledávka v konkurzu, splatná ve zboží, pohledávka u soudu, pohledávka ke spřízněným podnikům,...). Statusy lze definovat v číselníku. Dle statusu pak lze filtrovat veškeré přehledy pohledávek (tlačítko další upřesnění). Využití nad správou pohledávek je široké, např. lze lépe plánovat cash flow, automaticky navrhovat opravné položky atd. 6. krok - přepnutí do dolní části faktury (F6). Pořízení položek faktury ("F3"). V pozici Text může být textové označení položky. Klávesou ("F9") lze aktivovat Textové vzory, které slouží k urychlení práce (při prvním vstupu prostřednictvím klávesy "F6" do položek se aktivuje okno s textovými vzory automaticky). V této nabídce je možné si předem nadefinovat vzory nejčastěji používaných položek faktury s veškerými potřebnými údaji (text, měrná jednotka, cena za měrnou jednotku, kód DPH, účet pro předkontaci). Výběrem této položky se urychlí práce při pořizování faktury. Je-li účetní jednotka plátce DPH, může zadávat ceny dvěma způsoby, a to zadáním ceny do položky částka bez DPH nebo do položky částka s DPH. V obou případech se DPH automaticky rozpočítá, avšak v prvním případě klasickým dopočtením daného % ze základu daně ( tzn. shora), ve druhém případě dle patřičného koeficientu ( tzn. zdola). Výběr kódu DPH se provádí kliknutím myši na šipku v pravé straně položky " Kód DPH". V položkách je vhodné rovněž zapsat ú čtovací předpis pro stranu DAL. Výběr účtu se provádí buď zadáním alespoň prvního čísla účtu (např. 6 a Enter objeví se seznam všech účtů začínajících číslem 6) nebo části popisu účtu (např. tržby zobrazí se seznam účtů obsahující slovo tržby). Zadání účtu je podmínka pro automatizované zaúčtování faktury do deníku. Není ovšem povinná, její nesplnění může při zápisu plateb do deníku zpomalovat a komplikovat práci. Po pořízení položek faktury lze v dolní části zapsat vyúčtování zálohy (s kladným znaménkem a účetním předpisem), čímž se automaticky spočítá skutečná cena k úhradě. Zálohu lze automatizovaně přiřadit klávesou F9/tlačítkem Prověřit zálohy F9 (viz níže Zúčtování zaplacené zálohy ). K položkám faktury lze kombinací kláves Ctrl + S přiřadit slevu (viz níže). Pokud se z některé z položek nemá sleva počítat, zaškrtne se při pořizování této položky volba Nezahrnovat do výpočtu souhrnné slevy. Pokud je faktura v zahraniční měně, klikne se myší na pole Faktura v cizí měně" a provede se výběr z kurzovního lístku nebo se napíše aktuální kurz. Pokud je faktura v cizí měně a je určena tuzemskému odběrateli, na faktuře se kromě celkové částky v cizí měně objeví rozpočet DPH v tuzemské měně.

3 Hlavička, Doplňující text, Patička faktury uživatel si zde může do faktury libovolně dosazovat text podle potřeby. K dispozici je zde možnost definování číselníku textu (ikona otazníku) kde má uživatel možnost si nejčastěji používané doprovodné texty uložit do číselníku a pohodlně z něj při pořizování vybírat. Doplňující text se automaticky umisťuje do středové části faktury - pod poslední položku a patičku. Není tak třeba dělat náročné úpravy uživatelských formulářů. 7. krok - přepnutí zpět do horní části faktury "F6" a uložení dokladu "F2". Položková část faktury drobné rady Možnost nastavení jakýchkoliv údajů v seznamu položek, tzn. nastavení uživatelských pohledů. Možnost přesouvání sloupců, horizontální posuv, dynamické barvy (nastavené ve skladových kartách) ad. Možnost libovolně měnit pořadí řádků jednotlivých položek dokladů pomoci zelených šipek nahoru a dolů pod sloupcem s označením ř. Možnost současného sledování hlavičky a položek dokladu bez nutnosti klikání na klávesu F6, tzv. ukotvení položek (přístupné při rozlišení 1024x768 a vyšším; aktivuje se kliknutím na připínáček ). Rychlé zobrazování detailů položky bez nutnosti editace (šipka > ).. Na požadavek uživatelů bylo přidáno tlačítko kopie <Shift + F3> (přidat s kopií) i do položek dokladů. Zúčtování zaplacené zálohy ke konečné faktuře Po pořízení položek lze klávesou/tlačítkem "Prověřit zálohy - F9 prověřit zálohy v rámci zadaného partnera. Program navrhne veškeré zaplacené zálohy v rámci zadaného partnera, přičemž pokud je těchto záloh více, pomocí hvězdičkové metody (stejně jako u příkazů k úhradě) se vyberou ty, které budou zúčtovány na této dané konečné faktuře. Program nabízí jak běžné zálohy, tak zálohy u kterých bylo odpočteno DPH ( tzv. daňové zálohy), ty však nejsou sečteny do políčka vedla tlačítka "Prověřit zálohy - F9, ale do položek s minusovou hodnotou základu daně i částky daně (DPH). Vícenásobné předplatby (zálohy s DPH) program umožňuje sloučit do jedné položky ve faktuře. Upozornění Aby se zaplacená záloha nabízela v "Prověření záloh", musí být na účtu v účtové osnově, na který je zaúčtována, nastaveno " ruční párování" a že se jedná o úče t záloh viz "Účtová osnova". Dále musí být jak na záloze, tak na faktuře zadán stejný partner, který je naveden v adresáři partnerů. Úhrada faktury na již existující platbu (dříve pořízenou) Při běžné práci nastanou případy, kdy se pořídí platba/úhrada (banka či pokladna) dříve než samotná faktura. Faktura se pořídí později a teď je otázka, jak provést spárování těchto účetních případů, aby došlo k uhrazení faktury a tím pádem k vyrovnání na saldokontním účtu.

4 V tomto případě je nezbytné, aby uživatel už na účetním dokladu o platbě/úhradě předvyplnil partnera. Program pak při pořizování faktury (VF,PF) na příslušného partnera automaticky nabídne ihned po uložení dané faktury dotaz o otevřených položkách (tzv. nevypárovaných přímých zápisech v deníku) a nabídne provedení automatického vypárování (provedení úhrady) faktury. Pro toto sledování musí být ve "Správce - Předvolby Globální - Odběratelé zvoleno zaškrtnutím "Prověřovat nevypárované zápisy při ukládání faktury. Všechny tyto rozdíly mezi deníkem a evidencí faktur je možné sledovat v modulu "Daňová kancelář - Přiznání DPH - Kontrola konzistence VF/PF. Upozornění Pokud Vám program při ukládání faktury nenabídne otevřené položky, bývá to nejčastěji způsobeno tím, že máte ve faktuře zadán jiný saldokontní účet, než v přímém zápisu v deníku. Zaokrouhlování částky U částky k zaokrouhlení lze ve vydaných fakturách vybrat ze dvou možností. První možností je, že se částka přiúčtuje k první položce na faktuře. Použitím druhé možnosti se zaúčtuje jako další položka s účtem předvoleným ve "Správce Předvolby - Globální Účetnictví - Zaokrouhlování. V tomto případě je potřeba zaškrtnout ve " Správce - Předvolby Globální - Dodavatelé volbu Zaokrouhlenou částku zaúčtovat jako další položku. Slevy Sleva se zadává v editačním okně pořizování položky faktury. Kombinací kláves Ctrl + S se nabídnou pro pořízení slevy tři volby: Procentuální ze součtu všech položek provede slevu pro všechny položky. Rozpočítá také DPH dle sazeb. Procentuální na základě aktuální položky provede slevu pro tu položku, na které se nachází kurzor. Pevná částka uživatel provede slevu na základě jím vypočítané pevné částky. Způsob účtování slevy lze předvolit ve " Správce - Předvolby Globální - Odběratelé - Slevy. 2. Pořízení VF na základě výdejky/dl Tímto způsobem se faktura pořídí automatickým dotažením údajů z výdejky do faktury. Tento způsob uživatel použije v případě, že během pořizování výdejky nevyužil volby automatizovaného vytvoření vydané faktury k výdejce (viz "Doklady vytvořené z výdejky"). Po stisknutí klávesy "F3" zvolíme nabídku "Na základě výdejky/dl. V dalším kroku je nutno zadat odběratele, na kterého byla výdejka pořízena nebo provést výběr výdejky klávesou "F8", čímž se zobrazí kompletní seznam nevyfakturovaných dodávek (výdejů ze skladu, které nebyly vyfakturovány). V dalším kroku se upřesní výběr výdejky či více výdejek, pokud je u odběratele pořízeno více výdejek. Fakturu je tedy možné vystavit na základě více dodacích listů = výdejek (označení se provede podobně jako u příkazů k úhradě znakem *). V další fázi je možné zadat měnu, pokud se doklad vystavuje v cizí měně, a případnou změnu kódu DPH, což najde uplatnění především u exportních firem, kde je třeba automaticky vystavovat faktury do zahraničí s jiným kódem, resp. nulovou sazbou DPH. Volbou OK program dotáhne údaje z výdejky/výdejek, kde může uživatel vytvořit případné změny přes klávesu F4 v jednotlivých položkách (viz Pořízení faktury ručně). Je třeba ještě poznamenat, že pokud se vytváří faktura na základě více dodacích listů, program ve faktuře automaticky přiřadí ke každé položce příslušné číslo dodacího listu, na základě kterého byla vytvořena ve faktuře. Poznámka Automaticky se vytváří vazba vydané faktury na dotaženou výdejku/výdejky. Položky faktury lze prohlížet stisknutím klávesy "F6", aniž by se musela stisknout klávesa "F4 - změnit". Pouze pro změnu v položkách faktury je nutné použít klávesu "F4". Seznam nevyfakturovaných dodávek je možné zobrazit v modulu "Komplexní informace o odběrateli nebo v horním menu "Faktury" "Přehled nevyfakturovaných dodávek".

5 3. Na základě zakázky nebo procesů zakázky Program nabízí několik možností pro fakturaci zakázek: 1. Průběžná, detailní fakturace dle vykázaných prací a spotřeby materiál Tímto způsobem se k fakturaci nabídnou veškeré dosud nevyfakturované práce na zakázce (viz " Zakázky - Práce na zakázce" ) a dodací listy. Cena je čerpána dle vykázaných prací a v případě spotřeby materiálu dle výdejek. 2. Souhrnná fakturace s ukončením zakázky Cena je čerpána dle vykázaných prací a spotřeby materiálu stejně jako v příp. 1. varianty. Po vytvoření faktury program uživateli nabídne možnost označit zakázku za uzavřenou (dle volby uživatele i včetně přidružených dokladů jako např. objednávky) nebo jí ponechat beze změn. 3. Souhrnná fakturace dle karet zakázky V tomto případě je prodejní cena čerpána z karty zakázky. Lze vystavit souhrnnou fakturu za více zakázek. 4. Průběžná, detailní fakturace dle zadaných procesů na kartě zakázky Tato varianta slouží k fakturaci procesů (výkony, spotřeba materiálu) evidovaných v modulu "Procesy, plánování" na kartě zakázky. 4. Na základě šablony Tento způsob pořízení faktur umožňuje hromadné vystavování faktur ve spojení s modulem "Šablony. V případě pořízení jedné faktury na základě konkrétní šablony se v prvním kroku zadá název nebo číslo šablony, ale pokud se vystavuje hromadně (více faktur najednou), je nutné povolit hromadnou fakturaci (nabídka v aktuálním okně) a stisknout klávesu "Enter. V prvním případě se okamžitě nabídne 2. krok pro zadání data vystavení, uskutečnění a data splatnosti a následně se vytvoří faktura, kterou je možné před uložením upravit.

6 V druhém případě se rozbalí nabídka všech šablon, ze kterých je možné vybrat konkrétní šablony (skupinu), pro kterou budou faktury vystavovány, a to pomocí hvězdičkové metody. Potvrzením výběru se nabídne okno pro data faktury a potvrzením "OK se vytvoří a uloží skupina faktur dle výběru šablon. K tisku se pak ihned nabídne rozsah všech faktur, které byly v danou chvíli na základě šablon vytvořeny. 5. Vytvořit opravný doklad (dobropis) na základě faktury Načtením příslušné faktury lze automaticky vytvořit dobropis k příslušné faktuře. Fakturu lze vyhledat zadáním odběratele následně výběrem z faktur, případně rovnou pomocí čísla původní faktury. Dobropis lze také vytvořit ručně tím, že k příslušné částce se uvede záporné znaménko. U opravných dokladů (dobropisů) zapsaných po se uvádí jiné texty dle platné legislativy (CZ) více zde. V dialogu tisku lze zvolit tisk původní varianty dobropisu tj. bez DUZP. Při automatické tvorbě opravného dokladu na základě faktury se program zeptá, zda mají být oba doklady (původní a opravný) označeny příznakem "Stornovaná faktura" - pokud takto faktury označíte, pak nebudou vstupovat do kontrolního hlášení. 6. Na základě objednávky služeb nebo předplatného Jde o automatické vytváření faktury na základě objednávek služeb. Pro tuto možnost musí být v dokladové řadě vystavených objednávek zaškrtnuta volba "Obj ednávka služeb". Toto specifikum je podrobněji popsáno v kapitole "Sklad - Objednávky služeb". Další varianta je vystavení na základě předplatného. Pro tuto variantu musí být v dokladové řadě vystavených objednávek zaškrtnuta volba "Toto je dokladová řada objednávek - předplatné". Tato varianta objednávek je podrobně popsána v kapitole "Objednávky (předplatné)". Po vybrání tohoto způsobu pořízení můžete objednávku vyhledat zadáním partnera nebo kliknutím na Výběr z otevřených objednávek a vybrat si požadovanou objednávku. Upozornění V objednávce musí být zadán partner; bez zadaného partnera se faktura tímto způsobem nevytvoří. 7. Na základě zálohového listu Jde o případ, kdy klient zaplatí zálohovou fakturu a uživatel chce k této ZF automaticky vystavit finální fakturu. Vyhledat zálohový list lze zadáním odběratele a výběrem, či výběrem ze zaplacených zálohových listů klávesa "F8". Pokud se jedná o hromadnou fakturaci je nutné ji v tomto kroku povolit. Program pak sám načte všechny údaje ze ZF a přes klávesu "F9" pak načte zálohu pro automatické spárování. Využívá se především v případech, kdy zálohová faktura je identická s finální fakturou.

7 Program umožňuje hromadnou tvorby faktur na základě zaplacených zálohových listů. Záloha se automaticky vypáruje na účtu Postoupit pohledávku Program umožňuje automaticky vytvořit postoupení pohledávky. Upozornění Před samotným postupováním pohledávek je důležité nastavit nákladový a výnosový účet pro postoupení pohledávek. Nastavení probíhá ve Správce Předvolby - Globální Odběratelé - Předvolený účet postoupené pohledávky 546/646. Postup: Do pole % nominální hodnoty postoupení pohledávky zadáme procento pohledávky, které postupujeme na postupníka. Samozřejmě lze toto procento upravovat individuálně, viz dále. Pokud se má na postupníka vytvořit jen jedna nová pohledávka, zaškrtneme Postoupit jako jednu pohledávku.

8 V poli Dokl. řada pro vyskl. pohledávek vybereme pomocí tlačítka dokladovou řadu, do které se postupované pohledávky odúčtují (např. dokladová řada interních dokladů POH Postoupené pohledávky), a do pole Pohled. účet doplníme zúčtovací účet. V Základním období volíme období pro výběr pohledávek dle data vystavení. Odběratele zadáváme v případě postupování pohledávek jen tohoto konkrétního odběratele. V případě postupování pohledávek více odběratelů Odběratele nevyplňujeme. V Postupníkovi zadáváme partnera, který naše pohledávky odkupuje. Tlačítkem Uložit nastavení se ukládá následující: % nominální hodnoty, dokl. řada pro vyskladnění, pohledávkový účet, postupník. Tlačítkem Vytvoř postoupení se dostáváme k výběru konkrétních faktur. Tlačítka Označit vše a Odznačit vše vyberou/zruší všechny partnery pro postoupení. Klikáním na šipku u konkrétních partnerů si vybereme požadované partnery pro postoupení. Šipkou pod Výběrem se dostaneme do výběru konkrétních faktur s možností změny částky postoupení. Tlačítkem OK potvrdíme výběr faktur. Nyní stačí kliknout na Postoupit, zadat datum účtování a postoupení je vytvořeno. 9. Na základě příjemky (výkup odpadů) Program vytvoří fakturu na základě příjemky. Jednu fakturu lze vytvořit i na základě více příjemek od jednoho partnera najednou. Pomocí zkratky si uživatel zvolí partnera, kterému chce fakturovat a program vyhledá příjemky, případně si nechá zobrazit seznam nevyfakturovaných příjemek klávesou "F8". Také je zde pro uživatele k dispozici filtr na sklad a na období.