STŘEDNÍ UMĚLECKOPRŮMYSLOVÁ ŠKOLA SKLÁŘSKÁ KAMENICKÝ ŠENOV PŘÍSPĚVKOVÁ ORGANIZACE

Transkript

1 Bc. Petra Řepíková vedoucí odboru kontroly Krajský úřad Libereckého kraje U Jezu 642/2a Liberec 2 Vaše značka: Naše značka: Vyřizuje: Datum: SUPŠS/84/10 Janák Věc: Vyjádření k protokolu Vyjádření k protokolu č.j.: OK 14/10 ze dne o výsledku veřejnoprávní kontroly na místě provedené v příspěvkové organizaci zřizovatele Libereckého kraje Střední umělecká průmyslová škola sklářská se sídlem v Kamenickém Šenově. Jako statutární orgán příspěvkové organizace jsem se seznámil s výsledkem provedené veřejnoprávní kontroly, provedené kontrolní skupinou zřizovatele, a vyjadřuji k tomu tento závěr včetně navrhovaných opatření. Naše příspěvková organizace vzhledem ke své velikosti má omezené personální zdroje na realizaci všech potřebných záležitostí, daných zákonem o účetnictví s navazujícími právními předpisy a zákonem o finanční kontrole. Nemůžeme zaměstnávat specialisty k řešení problémů, které byly příčinou zjištěných nedostatků při kontrole, když metodické řízení ze strany zřizovatele pro nás není dostatečné. O většině nedostatků jsme ani nevěděli, že jimi jsou. Organizace po dobu své činnosti pracuje standardně stejně a měla za to, že její postupy jsou odpovídající a správné. To mj. z důvodu, že jí většina zjištění nebyla v dřívějším období vytknuta. K tomu přispělo i převzetí Domova mládeže v roce 2006, které prohloubilo nedostatky. Hospodaření a způsob evidence na DM nebyly kompatibilní s tím, jak to bylo vedeno do té doby na SUPŠS. Nesouhlasily například inventurní číselné řady. Jsme si přitom vědomi, že některé nedostatky jsou přetrvávající, když nebyla zcela odstraněna negativní zjištění minulé veřejnoprávní kontroly, a to v oblasti inventarizací a evidenci smluv o pronájmu majetku, resp. byly zjištěny nové nedostatky. Tato zjištění jsou pro nás nová v oblastech, o kterých jsme se domnívali, že jsou námi vedené v pořádku a v souladu s právními předpisy. Rozsah zjištění vzhledem k předchozím kontrolám však mj. odpovídá skutečnosti, že se veřejnoprávní kontroly účastnilo sedm odborných pracovníků zřizovatele, což jsou kapacity, kterými příspěvková organizace nedisponuje. Tomu bude odpovídat i postup odstranění negativních zjištění, který bude odpovídat časovým a personálním možnostem pracovníků, kteří budou nápravná opatření provádět. Ke zjištěním z minulé kontroly přijala příspěvková organizace nápravná opatření, která byla zřizovateli oznámena. K odstranění zjištěných nedostatků jsme se rozhodli kromě vlastních kapacit využít externí poradenskou společnost, se kterou budeme v následujícím období, které bude ukončeno nejdéle do konce školního roku , nedostatky řešit, a to nejméně v dále uvedených okruzích. Dalším opatřením je zvýšení odbornosti pracovníků, kteří zodpovídají za oblasti, ve ul.havlíčkova 57, Kamenický Šenov 1 z 10

2 kterých byly zjištěny nedostatky, a to zabezpečit pravidelnou účastí na seminářích k předmětným tématům. Samostatným nápravným opatřením je důslednější uplatňování kontrolní činnosti v naplňování ustanovení zákona o finanční kontrole. Problém však nastává ve skutečnosti, že jako příkazce operace je ředitel organizace schopen prověřit či ověřit vlastní podstatu účetního či jiného/dalšího případu, ale nemá odbornost pro rozpoznání vlastního zaúčtování či úplnosti náležitostí (účetního) dokladu. Přesto při zpětné kontrole vytýkaných nedostatků jsme zjistili, že celá řada z nich je naprosto nevýznamné podstaty, nebo jsou lehce odstranitelné. To nám také potvrdil audit odborné firmy, kterou jsme požádali o kontrolu protokolu z veřejnoprávní kontroly. Kontrola zařadila mezi naše nedostatky některé naprosto drobné a nedůležité záležitosti vyplývající z obyčejných překlepů, nebo přehlédnutí, viz například bod č.1 v odstavci týkajícího se inventury učebních pomůcek, nebo odstavce týkajícího se směrnice k evidenci pohledávek, dále například body č. 2,6,7,8,10,11,17, Inventarizace Zjištění se týkají zejména nedostatečného či neúplného provedení procesu inventarizace, a to hlavně nedoložením či nedostatečným zdůvodněním zůstatků vykázaných v účetnictví příspěvkové organizace. * K tomu uložím naší ekonomické pracovnici, aby ve spolupráci s poradenskou společností zpracovala přípravu předběžné doložení zůstatků v účetnictví k datu u účtů zúčtovacích vztahů, tedy tam, kde jsou prováděny dokladové inventury majetku a závazků. * Zároveň budeme postupně připravovat přepracování resp. doplnění vnitřního předpisu k provedení inventarizace majetku a závazků, a to včetně souladu s nově vydanou vyhláškou k inventarizaci majetku a závazků. * Podle ustanovení nového právního předpisu k inventarizaci majetku a závazků budeme řešit i inventuru majetku, který má charakter vybraného majetku podle této vyhlášky. * Opět ve spolupráci s externí poradenskou společností budeme řešit správné provedení vlastních inventur, a to jak fyzických, tak i dokladových, ke konci účetního období. * Pokud bude nutné, bude při odstranění nedostatků v rámci těchto prací v případě nutnosti prověřeno i účtování v minulém účetním období. Tento postup by měl zabezpečit odstranění zjištěných nedostatků, uvedených v bodech 4, 5, 6, 7, 8, 9, 34, 41, 42. K bodu č.1. Napraveno. Není pravda, že inventura učebních pomůcek je prováděna jednou za dva roky. Omylem byla do směrnice o inventarizace přepsána dvouletá lhůta ze staré směrnice, ale samotná inventura je ve skutečnosti prováděna každý rok a můžeme to doložit. Směrnice byla upravena. Inventura zásob potravin se bude provádět 2x ročně dle vnitřní směrnice o inventarizaci majetku. Napraveno. Škola poskytla mimořádnou peněžní půjčku ve výši 40 tisíc korun v rozporu s vyhláškou svému kmenovému zaměstnanci z důvodu mimořádné životní situace, která vyžadovala zvláštní ohled. Jedná se o mimořádně spolehlivého a obětavého pracovníka. Jsme přesvědčeni, že pomoc v takovém případě je hodná zřetele. Nicméně na základě kontroly byla ul.havlíčkova 57, Kamenický Šenov 2 z 10

3 uzavřena s pracovníkem dohoda, že do částku převyšující povolený limit škole vrátí. Napraveno. Směrnice k evidenci pohledávek bude opravena na datum 31.12, z , jedná se o pouhý překlep a bude upraveno také její znění. Napraveno. Směrnice k doplňkové činnosti byla opravena. 2. chybné účtování a vnitřní účetní předpisy * Zejména budou přehodnoceny vnitřní předpisy organizace tak, aby nejenom navazovaly na příslušné právní normy, ale sloužily a byly použitelné pro praktické používání v denním životě organizace, a to i v aktuálním znění předpisů. * Současně bude dopracován i vnitřní předpis o oběhu účetních dokladů, evidenci a účetních postupů. * Předpokládáme, že ve spolupráci s externí poradenskou společností bude také proškolena účetní příspěvkové organizace tak, aby neporušovala účtování v rámci platných účetních souvztažností a účetních standardů. Tento postup by měl zabezpečit odstranění zjištěných nedostatků uvedených v bodech 1, 10, 11, 12, 13, 14, 31, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 43, 44, 45, 46. K bodu č.2 Nerelevantní. Není pravda, že účtová osnova není aktualizovaná. Byla aktualizovaná již k Není pravda, že neobsahovala veškeré používané účty. K bodu č. 3 Pan náměstek Cikl u nás nařídil hospodářskou kontrolu v období vánočních prázdnin. Potvrzuje to oznamovací dopis podepsaný panem vedoucím Heršálkem. Kontrola pokračovala ve své práci v naší škole bezprostředně po Novém roce. Paní účetní byla z toho důvodu nucena zabývat se výplatami s předstihem, protože jinak by nebyla schopna z důvodů činnosti hospodářské kontroly a jejich požadavků v termínu platy připravit. Toto porušení ZP bylo tedy vynucené nařízenou hospodářskou kontrolou v období vánočních prázdnin! K bodu č.4 Napraveno. Podrozvahová evidence je již proúčtována. Souhlasí obě strany. Dokladová inventura se ve škole nikdy v minulosti neprováděla! Ani minulá kontrola v roce 2006 to neshledala jako nedostatek! Na základě kontroly z letošního roku byla od září 2010 dokladová inventura zavedena. K bodu č.5 Není nám naprosto jasné, co v tomto bodě kontrola vlastně škole vytýká. Přírůstky jsou vedeny v normální inventuře a žádné dodatečné nákupy provedeny nebyly. K bodu č. 6 ul.havlíčkova 57, Kamenický Šenov 3 z 10

4 Nerelevantní. Není pravda, že inventurní komisi tvořila pouze jedna osoba! Komisi tvořili 3 osoby. Můžeme to doložit. Formulář inventurního zápisu byl založený u skladů s inventurou žákovských výrobků! Kontroloři nám vůbec neposkytli prostor, abychom mohli doklad vyhledat a předložit! Často se dožadovali v počtu 3 osob několika věcí najednou a naše dvě ekonomické pracovnice nedostaly prostor a klid doklady zkompletovat! U ostatního viz bod č. 42. K bodu č. 7 Napraveno. Údajný rozdíl v majetku ve výši ,75 Kč byl ke srovnán. Jednalo se o čistě lidskou chybu. Paní účetní vážně onemocněla a podrobila se operaci. Byla v pracovní neschopnosti od počátku srpna 2009 do října Pracovní nápor po návratu do práce byl na paní účetní enormní. Musela nahradit svoji pracovní nepřítomnost za téměř 3 měsíce zpětně a tak v návalu práce zapomněla udělat podrozvahovou evidenci, která se jinak účtuje pololetně. V dalším pololetí bylo vše napraveno! Rozdíl je nula! K bodu č. 8 Napraveno. Účet Peníze na cestě byl k zrušený a od byl nahrazen účtem Zůstatek k minus 1.429,49 Kč a vznikl obyčejným překlepem, kdy účetní místo nového čísla vepsala staré číslo Ke byl účet opravený. Účet je ve skutečnosti nulový! K bodu č. 9 Nerelevantní. Nevíme, jak máme provádět inventury PHM ve služebním vozidle. Ukazatel pohonných hmot ukazuje stav paliva jen velmi přibližně a je naprosto neprůkazné, kolik litrů v nádrži skutečně je. Jakýkoliv odhad stavu PHM by byl naprosto zavádějící! Neznáme způsob, jakým se může změřit skutečný stav PHM v nádrži. Máme snad nádrž na konci roku vypouštět? Není pravda že neprovádíme kontrolu spotřeby pohonných hmot! Pohonné hmoty jsou až na drobné výjimky nakupovány na kartu CCS, kde je při odběru nutné kromě PIN zadat i stav kilometrů. Tím je zaručeno, že nákup pohonných hmot je skutečně provedený pro potřeby služebního auta. Paní hospodářka má možnost pravidelné kontroly a spotřeby PHM podle měsíčního výpisu z účtu CCS. Ředitel školy a zástupce ředitele podepisují služební cesty a mají tedy možnost zpětné kontroly odběru PHM podle knihy jízd! K bodu č. 10 Napraveno. Chyběl pouze jediný podpis na dokladu, který si inspektoři vyžádali v den kontroly a paní účetní ho tedy nestihla podepsat! Napraveno. Je pravda, že data vyhotovení dokladů nebyla uváděna, byly uváděny pouze data zaúčtování, protože se operace prováděla tentýž den. Na základě výtky kontrolorů jsou tedy od září 2010 data na dokladech uváděna dvakrát! ul.havlíčkova 57, Kamenický Šenov 4 z 10

5 K bodu č. 11 Číselná řada týkající se dokladů byla porušena jen jednou! Jedná se o doklad č , který byl pořízený dvakrát, nikoli třikrát jak uvádí kontrola, a to právě z důvodů oprav vytýkaných předchozí hospodářskou kontrolou! Napraveno. Doklady ŠJ jsou číslovány řádně. K chybě v období 12/2009 došlo chybou v programu PC. Šlo o technickou chybu, nikoliv o chybu osobní a vše bylo opraveno. K bodu č.12 Vysvětlení. Zákazník ponechal přeplatek za první část zakázky jako zálohu na druhou část zakázky, protože při přebírání zakázky platil hotově. Záloha pak byla uložená ekonomkou do pokladny. Nevíme, proč kontrola považuje takový postup za nepřijatelný. Vše bylo řádně zaevidováno a vyúčtováno. Pobyt zahraniční studentky Itzell byl vyúčtován řádně podle skutečně požadovaných služeb. Zaplatila stanovené nájemné za ubytování a spotřebu elektřiny dle elměru a zaplatila částku za výuku tak, jako jiní stážisté, což je naprosto standardní postup. Netušíme, proč se tento standardní postup inspektorům nelíbí. K bodu č. 13 Napraveno. Účet ( ) spoření zaměstnanců byl k zrušený. Účet byl a je nulový. K bodu č. 14 Pohledávky za zaměstnanci se tak, jak je vytýkáno kontrolory, účtovaly stejným způsobem i v minulosti. Škola jen pokračovala v zavedené praxi. Kontrola v roce 2006 neměla k tomuto způsobu vedení pohledávek výhrady. Účetní neměla důvod proč považovat takový postup za chybný. 3. nedostatky ve mzdové oblasti a v přijímacích řízeních * Bude přepracován vnitřní předpis pro uvedenou oblast. * Dále budou opravným účtováním či dodaněním provedeny opravy, resp. náprava zjištěných nedostatků. * Součástí opatření je doplnění resp. jiné nápravné opatření k zjištěným nedostatkům v osobních spisech zaměstnanců. Tedy přepracování pracovních náplní, resp. jejich uvedení do souladu se skutečně vykonávaným pracovním zařazením zaměstnanců. * Přijímací řízení pro další období bude kontrolní činností ředitele příspěvkové organizace zajišťováno v souladu s právními předpisy. Tím budou napravena zjištění, uvedená v bodech 3, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 32. K bodu č. 15 ul.havlíčkova 57, Kamenický Šenov 5 z 10

6 Napraveno. Vnitřní platový předpis bude aktualizovaný do K bodu č. 16 Napraveno. Příplatek za vedení zástupce ředitele byl upravený k K bodu č. 17 Napraveno. V době nástupu zaměstnankyně 3120 do pracovního poměru byla účetní dlouhodobě nemocná. Po návratu do práce přehlédla, že u tohoto zaměstnance chybí pracovní náplň. Chyba byla napravena v září K bodu č. 18 Pracovní náplně zaměstnance 3130 vypracovala ještě bývalá účetní, která ve škole již nepracuje. Budou opraveny do K bodu č. 19 Zaměstnankyně č byla zaměstnancem domova mládeže od roku 1988, za chybějící dotazník tedy zodpovídalo bývalé vedení domova mládeže. DM byl sloučený se SUPŠS v roce K bodu č. 20 Na pedagogické radě dne byli zaměstnanci školy seznámeni s nedostatkem peněz na přímých NIV v důsledku snížených výkonů v roce Bylo odsouhlaseno, že všichni zaměstnanci školy se vzdají svých osobních příplatků na dobu neurčitou se zpětnou platností od Všichni zaměstnanci školy s tímto opatřením souhlasili a potvrdili ho svým podpisem. K bodu č. 21 Napraveno. Pracovní náplň zaměstnankyně č je od září 2010 doplněná. K bodu č. 22 Napraveno. Pracovní náplň zaměstnankyně 9062 byla opravena z kuchařky na provozář. K bodu č. 23 Spisy budou opatřeny do konce roku K bodu č. 24 Není nám jasné, proč taková naprostá marginalita, jakým je předložení nějakých materiálů ke kontrole až po upozornění, je předmětem výčtu nedostatků. ul.havlíčkova 57, Kamenický Šenov 6 z 10

7 K bodu č. 25 Napraveno. Ověřená vysvědčení byla již dodána. K bodu č. 26 Napraveno. Rozhodnutí o přijetí a nepřijetí jsou přepracována dle platných zákonů a vyhlášek. K bodu č. 27 Domácí práce jsou povinnou součástí přijímacího řízení a jsou také v rámci tohoto řízení hodnocena a bodována. Domácí práce jsou fotografovány a archivovány. Kontrola doložení nepožadovala. K bodu č. 28 Kontrolu převzetí zápisových lístků provedla Česká školní inspekce 7. a 8. října Nebylo zjištěno porušení právního předpisu! K bodu č. 29 Dva žáci výchovného ústavu ke studiu nenastoupili. K bodu č. 30 Nerelevantní. Doložení toho, že dozor na DM mládeže je plně zajištěný, si kontrolní skupina nevyžádala! Jsme připraveni doložit rozpis dozorů na DM od odchodu bývalé hlavní vychovatelky do důchodu do konce školního roku Od 1. září 2010 zajišťuje dozor kromě dvou vychovatelek také další pracovnice na částečný úvazek, s kterou je uzavřená řádná smlouva. Dozor na domově mládeže je plně zajištěný! V tomto bodě k žádnému porušení předpisů nedošlo! K bodu č. 31 Napraveno. Cenové kalkulace na pronájem v hospodářské činnosti jsou k dispozici. Nerelevantní. Žákovské práce nejsou výrobky v pravém slova smyslu. Jsou to žákovská cvičení, na kterých se žáci učí pracovním postupům, cvičí řemeslnou dovednost a učí se tvůrčím postupům. Nelze tedy vytvořit závazné postupy při stanovování prodejních cen žákovských výtvorů a cena musí být stanovována individuálně. Nelze totiž závazně vycházet z doby strávené na výrobě studentské práce, protože práce žáků v dílně není nijak normována, žáci nepracují v žádné hodinové mzdě. Jejich zručnost a výkony jsou velmi individuální a cena, za kterou je možné žákovskou práci eventuelně prodat, často nepokrývá skutečné výrobní náklady, nebo čas strávený při realizaci studentské práce. Často se žákovská práce nepovede, protože je buď žák ještě nedostatečně zručný, nebo udělá nějakou chybu, která práci znehodnotí. Naopak některé jiné žákovské práce, vzhledem k tomu, že jde o ul.havlíčkova 57, Kamenický Šenov 7 z 10

8 uměleckořemeslný a tvůrčí proces, mohou svou kvalitou vysoko přesáhnout průměrnou cenu obdobných výtvorů, protože umělecké dílo je výsledkem tvůrčího procesu a duševního a intelektuálního výkonu osobní povahy, na který neexistují žádné normy. V takovém případě se hodnota studentské práce určuje podle obdobně kvalitních prací děl renomovaných umělců, je určena zkušeností a znalostí trhu vedoucích výtvarníků jednotlivých oddělení a ředitele školy, který navržené ceny děl kontroluje. Dále je cena díla odvislá od solventnosti zákazníka a jeho odbornosti a schopnosti žákovské dílo docenit. Také přímé materiálové vstupy nelze brát závazně jako základ pro tvorbu ceny žákovské práce, protože surovina má často téměř nulovou účetní hodnotu, vzhledem k tomu, že velké množství polotovarů a sklářské suroviny získává škola od sponzorů za minimální cenu, nebo jako dar. Přesto se tato surovina v daném díle zhodnocuje a musí se ve výsledné ceně promítnout. Opět zde hrají roli zkušenosti a znalosti odborných učitelů, kteří znají skutečné, nebo obdobné ceny na trhu a mohou tedy fundovaně odhadnout reálnou cenu materiálových vstupů. Umělecké dílo není houska na krámě. Požadavek inspektorů na stanovení závazných postupů při stanovení prodejních cen žákovských prací je ve výtvarné praxi z těchto důvodů nesplnitelný a nereálný! K bodu č. 32 Nerelevantní. Zaměstnanec školy, který má určený nižší nájem za ubytování, dojíždí každý týden z místa trvalého bydliště do Kamenického Šenova a využívá toto ubytování pouze několik dní v týdnu. Nejedná se tedy o žádný zaměstnanecký benefit. K bodu č. 33 SUPŠS jedná v této záležitosti s novým vedením městského úřadu města Kamenický Šenov. K bodu č. 34 Napraveno. Evidence pohledávek byla dána do pořádku. K bodu č. 35 Napraveno. Účtování o provozních zálohách bylo dáno do pořádku. K bodu č. 36 Napraveno. Daňové doklady budou nadále vedeny správným způsobem. K bodu č. 37 Napraveno. Účetní převzala způsob účtování pohonných hmot po své předchůdkyni. Od října 2010 je vše účtováno podle požadavku kontroly. K bodu č. 38 Napraveno. Chybné účtování kurzovního rozdílu bylo napraveno. K bodu č. 39 ul.havlíčkova 57, Kamenický Šenov 8 z 10

9 Napraveno. Časové rozlišení bude respektováno. K bodu č. 40 Napraveno. Přeúčtováno v září K bodu č. 41 Charakter děl na rozvahových účtech zásob se mění. Některá díla jsou dočasně vedena jako neprodejná z důvodu využívání na výstavách. Později mohou být zařazena do prodeje. K bodu č. 42 Nerelevantní! Historické sklo dle zákona platného od musí být zaregistrováno do ! Do této chvíle to nebylo ze zákona vyžadováno! K bodu č. 43 Napraveno. Půjčky s FKSP budou účtovány nadále správně. K bodu č. 44 Napraveno. Opravné položky pohledávek byly doúčtovány ke K bodu č. 45 Při překročení limitu pro účtování placení DPH by škole hrozilo přeřazení do plátců DPH, což by výrazně zkomplikovalo účetnictví. Některé aktivity po ústní dohodě s FÚ ČL jsou účtovány tak, aby k přeřazení nedošlo. K bodu č. 46 Napraveno. Soubor majetku byl na doporučení kontroly zařazen správně v září K bodu č. 47 Nerelevantní. Smlouvy jsou každý rok chronologicky seřazené. Darovací smlouvy byly vyjmuty a seřazeny zvlášť. U smluv jsou založené kopie faktur tak, jak to požadovala předchozí hospodářská kontrola. K bodu č. 48 Napraveno. Do smluv na ubytování byly doplněné datumy narození a adresy trvalého bydliště. Kopie občanských průkazů jsou založené u smluv. K bodu č. 49 ul.havlíčkova 57, Kamenický Šenov 9 z 10

10 O souhlas nájmu bytového prostoru zaměstnanci na dobu trvání pracovního poměru bude požádán zřizovatel do K bodu č. 50 Případ pojištění řešíme. 4. ostatní zjištění Ostatní zjištění, uvedená v bodech 33, 47, 48, 49 a 50 budou napravena dle jednotlivých chybných postupů uvedených v protokolu o veřejnoprávní kontrole. Nápravná opatření, resp. způsob odstranění nedostatků k jednotlivým bodům protokolu budou samostatně evidována a po ukončení prací podána jako závěrečná zpráva zřizovateli. ak.mal. František Janák ředitel Střední uměleckoprůmyslová škola sklářská Havlíčkova Kamenický Šenov Telefon: FAX: Mobil: supss@clnet.cz web: Na vědomí členům rady kraje. V Kamenickém Šenově ul.havlíčkova 57, Kamenický Šenov 10 z 10