Náš čas aneb Je možné (dobré) mít vše hotovo? úvod

Transkript

1 Vědeckotechnický park UP Přednáška Lukáše Gregora Náš čas aneb Je možné (dobré) mít vše hotovo? úvod Jedním ze současných trendů je zlepšování schopností v rámci organizování práce a času. Metoda Getting Things Done (GTD) je jedním z nejpopulárnějších metod týkajících se této problematiky. Nezaměřuje se na tolik na teorii Time Managementu a řízení času, ale spíše se zaobírá organizací podnětů, které na nás denně působí. Takovým podnětem mohou být veškeré nápady, úkoly, projekty atd. Metoda GTD byla vyvinuta americkým koučem Davidem Allenem, jenž ji popsal ve stejnojmenné knize. Tato kniha se stala bestsellerem a byla přeložena do více než třiceti jazyků, česky pak vyšla pod názvem Mít vše hotovo. David Allen se narodil v prosinci roku 1945, vystudoval Kalifornskou univerzitu v Berkley a do svých třiceti pěti let vystřídal několik desítek povolání. Živil se mimo jiné také jako iluzionista či cvičitel karate. Dnes je prezidentem firmy David Allen & Co, která nabízí populární semináře s tématikou osobního rozvoje a produktivity práce. Getting thins done není klasická metoda efektivního využití času, orientuje se především na kroky spojené s řízením pracovního procesu. Její hlavní přínos spočívá v tom, že uvolní mysl člověka, jelikož si všechny podněty uloží do externího systému seznamů. Tím pádem se lépe soustředí na konkrétní úkol, protože se nemusí zabývat ostatními podněty, ty jsou tzv. odloženy na seznamu. Vytváření takovýchto seznamů samozřejmě vyžaduje pevnou vůli a disciplínu. Lukáš Gregor se ve své prezentaci zaměřuje na vysvětlení postaty GTD metody. Představuje její jednotlivé kroky a uvádí několik rad, které mají usnadnit a zefektivnit proces organizace práce.

2 Náš čas aneb Je možné (dobré) mít vše hotovo? Proč se lidé zabývají plánováním času? Čas je velmi vzácný a z každého dne je nám určitými způsoby odkrajováno (jak vnějšími, tak vnitřními vlivy). Plánování času samozřejmě záleží na typu povolání, některé činnosti mají fixní dobu provedení. Kontrola času Vhodné je sepsat si faktory, jež mají vliv na pracovní činnost, a zjistit, do jaké míry je možné ovlivnit je či změnit. Vhodným příkladem je počasí, které ovlivňuje produktivitu většiny lidí, ale člověk jej nijak změnit nedokáže. Spánek je složitý, protože je jednou ze základních lidských potřeb, může se zdát jako neovlivnitelný faktor. Na druhou stranu lze ovlivnit jeho kvalitu a délku. Mezi absolutně ovlivnitelné faktory patří např. nálada. Komfortní zóna Z komfortní zóny vystupuje každý člověk, který se snaží zavést nějaký nový návyk (ranní běhání, studium jazyka). Vystoupení z komfortní zóny vyžaduje velkou osobní disciplínu. Zloději času Zloději času se dělí na vnější a vnitřní. Mezi vnější je možné zařadit např. telefonní hovory, vyrušení od kolegů v práci nebo porady. Právě porady jsou nejčastěji zmiňovaným zlodějem času, jelikož nejsou vedené efektivně, chybí harmonogram apod. Mezi vnější patří např. fenomén dnešní doby, sociální sítě. Dále to může být nedostatečná motivace. Základem je urovnat si priority a soustředit se pouze na daný úkol. Člověk se dokáže plně koncentrovat dvacet pět minut, tuto dobu bychom měli věnovat pozornost pouze zadání. Po této době je doporučeno dát si pět minut pauzu, projít se, odpočinout si a načerpat novou energii. Plánování Plánování se skládá z vize, cílů a úkolů. Každý sen je splnitelný, ale musí se stát projektem, je důležité rozvrhnout a ujasnit si, jak daných cílů dosáhneme. Metoda GTD Getting Things Done Metoda GTD přináší několik fází a kroků, které vedou ke zklidnění pochodu myšlenek. Metoda GTD nesouvisí s Time Managementem, jelikož čas nelze řídit, lze ho pouze vhodně či nevhodně využít. GTD mnohem více souvisí s pojmy produktivita a efektivita. Nebezpečím produktivity může být dělání zbytečností nebo nekvalitní práce. Proto je důležité produktivitu a efektivitu vždy spojovat. Efektivita je hlavně o tom, že investovaný čas se nám v budoucnu vyplatí.

3 5 kroků metody GTD 1 odkládat a zaznamenávat podněty (zápisnik, aplikace) 2 - roztřídit podněty 3 - organizace podnětů např. podle konkrétních projektů 4 revize, kontrola 5 - realizace Člověk má potřebu zapisovat si nápady, protože je velice jednoduché je zapomenout. Někteří lidé mají ten problém, že pokud si nápad neodloží, stále na něj myslí a nemohou se soustředit na danou činnost. Nápady, povinnosti a úkoly lze zaznamenávat klasicky do diáře, bloku, nebo na poznámkové papírky. Dále to lze řešit elektronickou formou, pomocí různých online kalendářů apod. Důležité je být důsledný a odkládat podněty pravidelně, aby si na to mozek zvyknul. Mezi nejzajímavější aplikace patři Wunderlist. Wunderlist je vhodný a efektivní nástroj, jenž však není zbytečně složitý, takže lidé nemusí trávit hodiny tím, aby se s ním naučili pracovat. Výhodami této aplikace je rychlost, funkčnost a přehlednost. Třídění podnětů by mělo probíhat jednou denně, například po skončení pracovní doby. V rámci GTD je důležité vytřídit potřebné a nepotřebné nápady. Je důležité rozlišit, který podnět není aktuální, ale v budoucnu by mohl být realizovatelný. Multitasking Je všeobecně známé, že ženy mají lepší schopnosti v rámci multitaskingu. Téměř nikdo však není schopen dělat více věcí najednou, jde jen o to, jak rychle dokážeme přepínat z jedné aktivity na druhou. Proto je vhodné mít seznam úkolů a plnit je krok za krokem. Principem metody GTD je řešení úkolů, které spolu souvisí, najednou. Rady v rámci GTD Ne všechny akce je potřeba zařazovat do projektů a odkládat na později. Například pokud víme, že jsme daný schopni vyřídit do dvou minut, je jednodušší na něj odpovědět rovnou. Štítkováním a pozdějším odpovídáním, bychom jenom ztráceli čas. Co se týče úkolů, schůzek, telefonátů atd., je vždy vhodné stanovit termín, u schůzky či telefonátu pak datum i čas. Takto konkretizovaný podnět je lépe zapamatovatelný a mozek si ho lépe zafixuje. Seznamy apod. (např. ovou schránku) je vhodné třídit zespoda dolů. Od těch nejnovějších po ty nejstarší. Při vyřizování např. elektronické pošty, je důležité soustředit se přímo na daný konkrétní . Nezbytná je schopnost rozhodnout se a opravdu vyřídit nebo smazat.

4 Seznamy úkolů by měly být rozděleny do různých kategorií, k tomu slouží různé aplikace. Mohou být rozděleny tematicky, podle časové náročnosti apod. Není vhodné, aby se seznam skládal z nic neříkajících obecných pojmů, je potřeba si ke každému úkolu vypsat konkrétní kroky. Při následování jednotlivých kroků vidíme, v jaké fázi projektu jsme, a jaká část práce je již za námi. Konkrétní kroky se také dají mnohem lépe delegovat. Každému vyhovuje jiný systém, nicméně je nezbytné provádět jeho kontrolu. Je potřeba vyhodnotit, jestli je konkrétní systém efektivní. Pokud není vyhovující, dochází ke ztrátě času. Kontrola plánování bývá jednou z nepodceňovanějších a nejneoblíbenějších aktivit GTD. Dochází při ní k vyhodnocení toho, co se nepovedlo, co bylo zameškáno apod. Lidé se většinou soustředí na nezdary, místo toho, aby hledali řešení problému ve vydařených projektech. Kroky projektu či úkoly je možné označit podle obtížnosti a důležitosti. Podle časových možností a podmínek si můžeme vybrat úkol, který je vhodné řešit v daném okamžiku. Motivace Velkým problémem bývá motivace. Mnoho lidí se snaží motivovat již před splněním určitého úkolu, chtějí se dostat do pozitivní nálady. Avšak to většinou nefunguje. Člověk se stává skutečně motivovaným, až v průběhu v práce, nejčastěji v momentě, kdy za sebou vidí první výsledky. Každý úspěch by se měl oslavovat a měla by se mu věnovat stejné množství pozornosti, jako se věnuje neúspěchům.

5 Náš čas aneb Je možné (dobré) mít vše hotovo? - test 1. Takzvaní zloději času se dělí na vnitřní a vnější. Mezi vnitřní lze zařadit: a) nedostatek motivace b) porady c) telefonní hovor d) vyrušení asistentkou 2. Pan Gregor ve své prezentaci uvádí, že člověk se dokáže plně soustředit jen určitý počet minut. a) 35 minut b) 45 minut c) 25 minut d) 15 minut 3. Písmena GTD představují zkratku tří anglických slov. Plný název této metody zní: a) getting time done b) getting things done c) getting time down d) getting things down 4. Metoda GTD souvisí zejména se dvěma pojmy. Ty zní: a) produktivita a proaktivita b) efektivita a soustředění c) produktivita a efektivita d) efektivita a sebekontrola 5. Mezi pět kroků metody GTD nepatří: a) organizace podnětů b) třídění podnětů c) realizace d) Žádná z odpovědí není správná. 6. Prvním krokem metody GTD je: a) kontrola podnětů b) odkládání a zaznamenávání podnětů c) realizace podnětů d) vytváření projektů 7. Multitasking spočívá ve: a) schopnosti udržet pozornost na více podnětů najednou.

6 b) schopnosti rychle přepínat z jedné činnosti na druhou. c) schopnosti vytvořit několik projektů během krátké doby. d) schopnosti soustředit se na minimálně tři podněty najednou. 8. Rozdělení projektu na jednotlivé kroky je vhodné, protože: a) vidíme, v jaké fázi projektu jsme. b) kroky lze jednoduše delegovat. c) uvědomíme si, co všechno je potřeba udělat. d) Všechny odpovědi jsou správně. 9. Nejčastěji zanedbávaným a neoblíbeným krokem metody GTD je: a) kontrola b) realizace c) organizace d) třídění 10. Kdy se, podle Lukáše Gregora, stává člověk skutečně motivovaným? a) Již před začátkem plnění úkoly. b) Po splnění úkolu. c) Jakmile vidí první výsledky. d) Lidé jsou motivovaní neustále. Správné odpovědi: 1 a, 2 c,3 b, 4 c, 5 d, 6 b, 7 b, 8 d, 9 a, 10 c