Vedení porad a projektů úvod

Transkript

1 Vedení porad a projektů úvod Přednáška Hany Zítkové Vedení lidí je jedním z nejpopulárnějších a nejdiskutovanějších témat v rámci podnikání. Není tedy divu, že se touto problematikou zaobírají lidé z různých oblastí (např. psychologie, sociologie či ekonomie.) Vedoucí pracovníci si především musí uvědomit, jakou chtějí mít roli a jakou roli přisuzují svým zaměstnancům, tedy svému týmu. Vedení a řízení lidí je jednou za základních funkcí manažera, která spočívá v přesvědčování a motivování pracovníků tak, aby byly splněny společné cíle. Přestože jsou porady nezbytnou součástí pracovního procesu, velké množství lidí je považuje za bezpředmětné či zbytečné. Zaměstnanci ji často berou pouze jako ztrátu času. Přitom porada patří k základním nástrojům vnitřní komunikace celé společnosti. Proto se stále více vedoucích pracovníků zajímá o to, v čem tkví problém a jak průběh porady zefektivnit. Vedení porady není nic jednoduchého, avšak při dodržování určitých zásad může dojít k výraznému zlepšení. Aby byla porada efektivní, měla by splnit tři základní podmínky. Těmito podmínkami jsou jasně stanové cíle, přiměřená moderace a organizace. Dobře odvedená porada pak přináší užitečné informace, zkušenosti, šetří čas a buduje lepší vztahy v týmu. Pokud má porada jasně danou strukturu a účastníci znají daná témata předem, mohou se lépe připravit a celkově pro ně bude přínosnější. Lidé mají často zafixován mylný fakt, že porady se musí konat pravidelně. Tento stereotyp však zavání již zmíněnou ztrátou času. Vedoucí pracovník by měl vyhlašovat poradu pouze v případě, že je k tomu opravdu důvod. Pravidelně by se měly konat pouze výroční porady, kde se rekapituluje např. uplynulý kvartál.

2 Hana Zítková se ve své prezentaci zaměřuje především na definování základních pojmů a také uvádí typologii pracovníků. Dále uvádí různé způsoby, jak zefektivnit poradu a její průběh. Vedení porad a projektů - zápis Manažer Člověk, který vede tým lidí, ovlivňuje je tak, aby směřovali k vytýčeným cílům. Manažer může být na různých úrovních, od mistra v dílně až po top management. Základní činnost manažera 1. Stanovení cílů a vypracování plánů na jejich dosažení. 2. Organizace práce a delegování. Je nezbytné najít zodpovědné a vhodné lidi v týmu, kteří se hodí na splnění určitého úkolu. 3. Motivace a komunikace 4. Měření, hodnocení a kontrola. 5. Rozvoj svůj i spolupracovníků. Definice produktu Každý člen týmu musí vědět, co bude výsledkem jeho práce. Jedině tak může podávat dobré výkony, protože si uvědomuje, z jakého důvodu podniká určité kroky a zabývá se danými aktivitami. Přesně definovaný produkt hraje klíčovou roli při motivování a vedení lidí. Vedení a řízení lidí Z dlouhodobého hlediska nelze vést lidi na základě zákazů a příkazů. V dnešní době je potřeba dát zaměstnancům prostor a přidělit jim určitou zodpovědnost. Manažerské styly 1. autoritativní styl Manažer užívá příkazů na základě vlastních potřeb a rozhodnutí. 2. volný styl Tento styl je naprostým opakem autoritativního styl. Na druhou stranu, manažer tohoto typu se často bojí odpovědnosti. 3. demokratický styl Manažer demokratického stylu se zajímá o názoru svých spolupracovníků, zvažuje jejich rady a nápady. 4. zúčastněný styl Členové týmu se aktivně zapojují do rozdělování úkolů a jejich řešení. Aktivní roli hrají také v rozhodovacím procesu. Vedení porad

3 Na poradnách dochází k výměně zkušeností a poznatků, diskutují se problémy jednotlivých sekcí apod. V současné době se klade velký důraz na to, aby se upevnily vztahy na pracovišti a podpořil se týmový duch. Tým Skupina lidí, kteří mají stejný cíl (stejný produkt) a společně se ho snaží dosáhnout. Typy lidí v týmu Tahoun Člověk, který nečeká na příkazy či instrukce, ale sám přebírá zodpovědnost, je schopný se sám rozhodovat a jednat. Velmi efektivní pracovník Pracovník, který je aktivní, nemá problém řešit úkoly, ale potřebuje udat cestu. Méně efektivní pracovník Člověk, který se zapojí jedině pod přesnými instrukcemi, důležitá je častá komunikace, různé tréninky apod. Potížista Potížista podává nestabilní výkon. Někdy pomáhá, ale někdy také velmi brzdí. Typické jsou časté absence, vyhledávání problémů, narušování pozitivní atmosféry. Brzdič Brzdič cíleně narušuje pracovní proces a atmosféru v týmu. Základní pravidla vedení porad Účastníci porady by měli být srozuměni s harmonogramem dostatečně dopředu, aby se mohli připravit. Efektivní porada probíhá v počtu do patnácti lidí a neměla by trvat déle než devadesát minut (Pokud se nejedná o celodenní poradu.). Zápis z porady předchází případným nedorozuměním. Pokud zápis obsahuje veškeré body porady, nemůže se stát, že někdo něco přeslechne atd. Body porady se odvíjí od cíle porady, její náplní by mělo být dosažení produktu. Obsah klasické porady se skládá z vyhodnocení dosažených výsledků, výměny zkušeností, stanovení nových cílů a tréninku. Součástí vyhodnocení výsledků by měly být různé grafy a čísla, aby si to účastníci mohli lépe představit. Přestože ne vše může být pozitivní, manažer by neměl zapomenout na to, co se povedlo a vyzdvihnout to. Výměna zkušeností je založená na tom, co se povedlo na jednotlivých odděleních firmy, jak probíhala komunikace se zákazníkem apod. Stanovení cílů se obsahuje cíle celého týmu, ale také cíle každého pracovníka individuálně. Měly by být konkrétní, reálné a vlastní. Motivace

4 Motiv je důvod, nějaká vnitřní pohnutka, vedoucí k určitému chování. Pro motivování lidí je nezbytné znát jejich potřeby. Ty vyobrazuje Maslovowa pyramida lidských potřeb. Na vrcholku pyramidy je seberealizace, k té však nemůže dojít, pokud nejsou uspokojeny potřeby uvedeny v pyramidě níže (např. potřeba uznání či fyziologické potřeby). Herzbergova dvoufaktorová teorie pracovní motivace Motivační faktory jsou rozděleny na faktory vnitřní a vnější. Mezi vnitřní faktory může patřit např. osobní rozvoj, uznání, status. Vnějšími faktory rozumíme firemní kulturu, pracovní podmínky, vztahy na pracovišti. Pokud jsou vnější faktory v nepořádku, je velká šance, že začnou pracovníky demotivovat. Sedm základních stimulů a) Hmotná stimulace (prémie, výkonnostní body) b) Hodnocení c) participace d) prostředí e) osobnost a jednání vedoucího f) porovnávání výsledků g) hodnocení skupinou Typy lidí dle barev Každý typ člověka má jiné potřeby a je nutné zvolit individuální přístup ke každému z nich. a) žlutá Lidé, kteří jsou velmi otevření a vřelí. Všeobecně jsou pracovití a chtějí pomáhat ostatním, to plyne z toho, že se potřebují cítit součástí kolektivu. b) červená Pracovníci, kteří vědí, co chtějí a mají potřebu se prosadit. Jsou velmi ambiciózní a soutěživí. c) modrá Zábavní a společenští lidé, rádi vtipkují a rozsévají pozitivní energii. Na druhou stranu se těžko soustředí, mají problémy s pozorností. d) zelená Lidé, kteří se zajímají o fakta a informace, uvažují čistě logicky bez emocí.

5 Vědeckotechnický park UP Přednáška Hany Zítkové Vedení porad a projektů - test 1. Nejvhodnějším popisem manažera je: a) Manažer je člověk, který vede tým lidí. b) Manažer má společné cíle se svým týmem. c) Manažer je člověk, který vede tým lidí a ovlivňuje je tak, aby směřovali k vytýčeným cílům d) Manažer je člověk, který vede tým lidí a manipuluje jimi tak, aby splňovali jeho požadavky. 2. Mezi základní činnosti manažera nepatří: a) organizace práce a delegování b) motivace a komunikace c) stanovení cílů d) výběr pracovníků 3. Manažer užívá příkazů, které vytváří na základě svých potřeb a rozhodnutí. Tato věta popisuje: a) autoritativní manažerský styl b) volný manažerský styl c) demokratický styl d) zúčastněný styl 4. Jaký je nejčastější problém volného manažerského stylu? a) Manažera nezajímají názory spolupracovníků. b) Manažer se bojí zodpovědnosti. c) Manažer se neřídí normami. d) Manažer příliš zvažuje názory spolupracovníků. 5. Během porady by se měl klást důraz na: a) výměnu zkušeností b) diskuzi o problémech jednotlivých sekcí

6 c) upevnění vztahů na pracovišti d) Všechny odpovědi jsou správně. 6. Která z těchto definic nejlépe charakterizuje pojem tým? a) Skupina lidí, kteří mají stejný cíl. b) Skupina lidí, kteří na sebe berou ohledy. c) Skupina lidí, kteří mají stejný cíl a společně se ho snaží dosáhnout. d) Nejméně pětičlenná skupiny lidí, kteří mají stejný cíl a společně se ho snaží dosáhnout 7. Mezi typologii členů týmů probíranou během prezentace nepatří: a) tahoun b) bručoun c) brzdič d) potížista 8. Na vrcholku Maslowovy pyramidy nalezneme: a) potřebu uznání b) potřebu bezpečí a jistoty c) potřebu lásky d) potřebu seberealizace 9. Mezi vnější faktory Hezbergovy dvoufaktorové teorie nepatří: a) firemní kultura b) uznání c) status d) osobní rozvoj 10. Typologie lidí, jež popisuje jejich charakter na základě barev, neobsahuje barvu: a) žlutou b) černou c) červenou d) modrou Správné odpovědi: 1 c, 2 d, 3 a, 4 b, 5 d, 6 c, 7 b, 8 d, 9 a, 10 b