Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise

Transkript

1 Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise Zjednodušte si život!

2 Agenda 09:30 Registrace Zahájení workshopu, představení společnosti Exact 10:00 Organizační struktura, Systém pracovních pozic 10:30 Řízení náboru 11:00 Přestávka, občerstvení 11:15 Samoobslužný portál, Řízení docházky 11:30 Řízení kompetencí a výkonnosti 12:15 Jak mít věci pod kontrolou, Další vlastnosti Diskuse a dotazy 13:00 Ukončení workshopu 2

3 Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise O společnosti Exact Oblasti působení Jaroslav Kopeček, Sales Executive

4

5 Naše globální přítomnost Země, kde máme zákazníky

6 Vítejte v centrále pro CEE region CZ: 130 aktivních zákazníků SK: 45 aktivních zákazníků Moscow RUSSIA HU: 105 aktivních zákazníků RO: 50 aktivních zákazníků RU: 40 aktivních zákazníků

7 Oblasti působení 1. Finance, logistika, výroba Exact Globe 2. Řízení procesů, HRM, DMS, CRM, projekty, konsolidace, finance Exact Synergy Enterprise 3. Business intelligence analýzy, reporty Exact Business Analytics 4. Messaging systém Exact Event Manager

8 Oblast působení 1 - Finance, logistika, výroba Exact Globe Integrovaný systém, který automatizuje vaše podnikové procesy v těchto oblastech: Finanční management Logistický a produktový management Řízení vztahů se zákazníky Řízení lidských zdrojů Řízení výroby Řízení služeb Projektové řízení Business Intelligence Informační management Řízení úkolů/workflow

9 Oblast působení 2 - Řízení procesů, HRM, DMS, CRM, projekty, konsolidace, finance Exact Synergy Enterprise Webový produkt pro integraci, řízení, kontrolu a zlepšení spolupráce Sjednocuje procesy a propojuje informace Vyvinut pro zlepšení výkonnosti organizace Výsledkem je srozumitelnost, struktura a spolupráce, vše v jednom prostředí

10 Základní IT koncepce Frontoffice proces oriented (Exact Synergy) Všichni uživatelé CRM HR Finance Dokumenty Workflow Logistika Projekty portály Zákazníci, dodavatelé, partneři ERP Transakce (Exact Globe) BACKOFFICE Finance Distribuce Logistika (Výroba) ekonom Infrastruktura I S P R o u t e r - F i r e w a l l A D S L, C D M A, G P R S E x t e r n í k l i e n t I n t r a n e t K M 1 G b i t IT manažer L o a d B a l a n c e r C o n t e n t S w i t c h M b i t D a t a b á z o v ý S e r v e r M S S Q L I n t e r n í k l i e n t A p l i k a č n í s e r v e r y M S I I S e - S y n e r g y

11 Široké spektrum zákazníků > Exact Globe Exact Synergy 5-19

12 Oblast působení 3 - Business intelligence analýzy, reporty Voby dimenzí, filtrů EBA je jednoduše o schopnosti přistupovat, konsolidovat a zpracovávat data do smysluplných informací napříč celou organizací Porovnávání rozpočtů, předpovědí, skutečnosti grafy, tabuky, kalkulované hodnoty umožnit interním uživatelům i partnerům snadný přístup k analýzám a potřebným informačním výstupům dodat informaci automatizovaně, v nastaveném stylu a zabezpečeně Dynamické analýzy procesů a finančních dat

13 Oblast působení 4 - Messaging systém Exact Event Manager Zdroj události EEM Engine Akce Technologie nalezni/zjisti, vyhodnoť, jednej! Vybrané Databáze přínosy: Exact Transformace Eliminace manuálních činností Úpravy databáze Exact ESE workflow Včasná detekce komplikací a hrozeb - úzká hrdla SQL 2005 & procesů 2008 Cílené doručování informací Minimalizace chyb Minimalizace Mail IMAP, POP3 časových Vyvolání prodlev Neviditelný asistent Formátování akce Crystal XI - SMTP Social Media Database DML 6/23/

14 Vybraní zákazníci v ČR i ve světě

15 Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise Úvod do řešení Petr Marc, Senior Business Consultant

16 Co můžete očekávat? Čistá, strukturovaná a zabezpečená data o vašich lidských zdrojích Žádný papír jako výsledek webových, digitálních workflow a elektronických dokumentů Přehledné a efektivní procesy založené na rolích a elektronických workflow formulářích Úspory času díky delegování a distribuci aktivit příslušnými skupinám a jednotlivcům Prostor soustředit se na klíčové oblaslti řízení HR Možnost změnit přístup ( people company ) 16

17 Jak se mění přístup k HR Pracovníci (oddělení) HR musí přispívat k dosažení strategických cílů firmy a vytvářet přidanou hodnotu Systémy pro řízení lidských zdrojů musí nabízet lepší podporu pro rozhodování Lidé jsou klíč Řízení a rozvoj pracovníků se stává klíčovou strategií pro zlepšování produktivity a dosahování lepších výsledků Vývoj na trhu práce vyžaduje větší flexibilitu 17

18 Exact Synergy Enterprise pro HRM se hodí pro všechny velikosti organizací High end >5000 High mid-market Mid-market Low mid-market Low-end <50 18

19 Typické využití v CEE regionu SMB organizace s 50 až 100 pracovníky 1. Administrativní HRM 2. Workflow 3. Řešení pro spolupráci High end >5000 High mid-market Mid-market Low mid-market Low-end <50 SMB organizace se 100 až 500 pracovníky 1. Strategické HRM s důrazem na nábor a řízení a rozvoj zaměstnanců 19

20 Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise Organizační struktura a karta pracovníka

21 Moje karta Získejte přehled přímo z úvodní stránky Moje workflow Osobní složka, výkazy, dokumenty

22 Vyberte indikátor pro zobrazení nebo porovnání, např. počet pracovníků, FTE, volné pozicie, apod Více možností zobrazení organizační struktury Práce s organizační strukturou Proklik pro detaily

23 Detail subjektu Skupiny středisek a střediska Přehledné zobrazení struktury s indikátory

24 Mnoho možností zobrazení Procházení strukturou nebo skok na kartu jednoduchým poklepáním Hierarchie pracovníků

25 Karta zaměstnance Hlavní údaje Relevantní informace, např. osobní složka, dokumenty, workflow, apod Oganizační struktura, pracovní pozice Role

26 Různé šablony Zabezpeční karty zaměstnance Pole, která se budou zobrazovat

27 Zabezpečení karty zaměstnance na úroveň pole Ke každému poli lze přiřadit funkční práva

28 Log čtení a log změny údajů Kdo, co měnil, viděl - bezpečnost dat především

29 Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise Systém pracovních pozic

30 Činnosti, skupiny funkcí a funkce lze seskupit do logické struktury Systém pracovních pozic = logická struktura

31 Detail pracovní pozice Vazba na vnitřní předpis, dokument Dokument uložen v integrovaném modulu správy dokumentů

32 Detail pracovní pozice Kompeteční profil (norma) využitelný při náboru nebo hodnocení kompetencí Hodnota normy Vyplnění profilu využití při hodnocení zaměstnanců, párování kandidátů Jednotlivé kompetence

33 Zařazení do systému pracovních pozic Pozice v organizaci

34 Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise Řízení náboru pracovníků

35 Monitoring, analýza, reporting Nový uchazeč Volná pozice Seznam kandidátů Zamítnutí/ vyřazení kandidáta Archivace po zvolenou dobu Párování Předvýběr Výběr Smlouva Publikace na veřejném webu Nabídka volných pozic Externí publikace Monitoring, analýza, reporting 35

36 Vytváření manuálním vstupem, dávkovým importem nebo na základě registrace přes web Karta uchazeče Vazba na volnou pozici

37 Vazba na webové mapové systémy Odkaz na mapu

38 Další funkce rozpočty, párování, profily požadovaných kompetencí, registrace uchazeče Zařazení do systému pozic Karta volné pozice Kandidáti

39 Kritéria Detaily pozice, kandidáti, stavy, apod. Vyhledávání volných pozic - máme vše co potřebujete

40 Různé pohledy Odkazy na pozice Přehled volných pozici, za které jsem zodpovědný

41 Automaticky generované workflow, např. na základě registrace přes web Vazba na kartu uchazeče Práce s workflow - proces registrace uchazeče s validací vstupů

42 Nástroje pro podporu procesu náboru pracovníků Párování: uživatelé jsou schopni definovat a prioritizovat relevantní kritéria pro výběr kandidáta. Párování funguje v obou směrech kandidát <-> volná pozice. Více zaměstnanců na volnou pozici: umožňuje vypisovat pozici s vyšším počtem hledaných kandidátů; některé typy podnikání vyžadují vypisovat velké množství podobných nebo shodných pozici (bezpečnostní agentury, catering, apod.) Vyhledávání duplicit: umožňuje slučovat data kandidátů; někteří kandidáti zasílají nabídky na více pozic 42

43 Monitoring, analýza, reporting Nový uchazeč Volná pozice Seznam kandidátů Zamítnutí/ vyřazení kandidáta Archivace po zvolenou dobu Párování Předvýběr Výběr Smlouva Publikace na veřejném webu Nabídka volných pozic Externí publikace Monitoring, analýza, reporting 43

44 Párování profilů volné pozice a kandidáta Hledání vhodného kandidáta s pomocí průvodce

45 Omezení seznamu kandidátů Hledání vhodného kandidáta s pomocí průvodce

46 Uložení šablony Volba / eliminace kritérií Hledání vhodného kandidáta s pomocí průvodce

47 Zasílání hromadné korespondence Iniciace workflow s výsledky Výsledek párování Kandidáty lze snadno spárovat s volnou pozicí nebo jim odeslat vyjádření

48 Iniciace workflow s výsledky Možnost sdílet výsledky předvýběru, např. s manažerem budoucích pracovníků

49 Na čem je párování založeno? Kompetenční profil s workflow pro vyhodnocení kandidáta Odkaz na profil kandidáta k vyplnění

50 Profil kandidáta ve stavu návrh (k vyplnění) Párování založené na kompetenčním profilu Kompetence a hodnocení

51 Zpracovaný profil Profil kandidáta ve srovnání s normou

52 Nástroje pro podporu procesu náboru pracovníků Integrace s Microsoft Word: uživatelé oddělení HR často využívají známé nástroje zvyk, komfort, mnoho oblíbených funkcí. Synergy využívá integrace pro tvorbu hromadné korespondence s využitím polí HRM Externí odkazy: využití externích médií pro publikaci volných pozic nelze opomíjet; uživatelé mají možnost provázat volnou pozici na mnoho externích zdrojů Dynamické analýzy: během procesu náboru vyvstává řada požadavků na monitorování procesu a měření konkrétních veličin / KPIs 52

53 Pole pro hromadnou korespondenci přímo ze Synergy Snadné zadání pole přetažením Šablona hromadné korespondence

54 Vyhledávácí formulář pro výběr uchazečů, kterým bude zaslána korespondence Vyhledání příjemců nebo využití uložených šablon hledání

55 Volba akce Uložení dokumentu do Synergy, odeslání ů nebo tisk

56 Přínosy řešení Vlastnost Párování Více zaměstnanců na volnou pozici Vyhledávání duplicit Integrace s Microsoft Word Přínosy Jednoduchý předvýběr Podpora pro rozhodování S jednou kartou pozice lze administrovat neomezený počet shodných volných míst Nárůst efektivity práce Detekce duplikátů uchazečů a slučování záznamů do platného záznamu Eliminace duplicit a chyb v komunikaci Využití datových polí Synergy pro jednoduchou tvorbu hromadné korespondence a šablon Zlepšení produktivity práce Využití pokročilých funkcí Word 56

57 Přínosy řešení Vlastnost Externí odkazy Přínosy Spojení volných pozici a inzerce Rychlý přístup k připojené / aktuální inzerci Lepší přehled Dynamické sestavy Přehled o důležitých parametrech volných pozici a kandidátů Měření a vyhodnocení úspěšnosti procesu náboru Matematické operace Vytvoření hodnotícího modelu, kritérií a jejich vah dle konkrétních potřeb organizace Maximální flexibilita Data životopisů Snadné zadávání, správa a vyhodnocení dat o kvalifikaci, vzdělání a profesní historii Podpora pro rozhodování Historie zaměstnance 57

58 Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise Přestávka následuje Samoobslužný portál pro zaměstnance

59 Karta pracovníka Moje agendy - workflow, dokumenty, osobní složka zaměstnance, transakce, apod. Samoobslužný portál = odlehčená sada dat a agend

60 Editační mód karty pracovníka Editace povolených dat

61 Přiřazený majetek, rozpočet Absolvovaná školení, výsledky Vyúčtování mezd, životopis, smlouva, apod Přístup k údajům osobní složky

62 Plánování pracovníka s barevným označením aktivit / absencí Zobrazení detailu při přechodu myší nebo proklikem Legenda s detaily

63 Kroky procesu Detail workflow Dovolená

64 Čeká na schválení manažerem a bude pokračovat k pracovníkovi s rolí HR na úrovni divize Detail workflow Nemoc

65 Zadáním a předložením výkazu jsou iniciována příslušná workflow Kombinovaný výkaz

66 Filtry, třídění, seskupování, akce, stavy Pohled nadřízeného - workflow absencí

67 Co nabízí samoobslužný portál pro zaměstnance? Využívat zdrojů publikovaných v interanetu Pracovat s omezenou sadou 17 procesů Editovat vlastní kartu Vytvářet, editovat, vyhledávat a zobrazovat vlastní dokumenty nebo dokumenty projektů, kde jsem členem Participovat v projektech Pracovat se svým kalendářem a plánem Hledat kolegy a zobrazovat jejich agendy a dokumenty, ke kterým mám přístup 67