Efektivní řízení dokumentů a interních auditů. Gabriela Franková Spojená akreditační komise,o.p.s.

Transkript

1 Efektivní řízení dokumentů a interních auditů Gabriela Franková Spojená akreditační komise,o.p.s.

2 Nepochopení a nesprávné nastavení systému řízené dokumentace (vnitřní předpisy ZZ/organizace) patří mezi nejčastější a nejzásadnější bariéry hladkého průběhu přípravy ZZ/organizace k akreditaci/certifikaci.

3 Základem úspěchu jakéhokoliv konání je prioritní poznání jeho smyslu a cíle. Názory na řízenou řídící dokumentaci se mohou lišit podle míry tohoto poznání.

4 Řízená dokumentace z pohledu zaměstnance Tuny papíru, odvádějící personál od pacienta Více psaní, méně dělání. Kvalita péče na papíře. Jsou-li papíry v pořádku, skutečná kvalita je nepodstatná. Vyrábění papírů místo léčení. Trafika pro kvalitáře

5 Řízená dokumentace z pohledu pacienta IS - Alibizmus pro zdravotníky a nemocnice souhlas s poškozením zdraví či se smrtí. Spousty papíru, kterým nerozumím. Nevím co podepisuji. A když nepodepíšu, nebudou mě léčit.

6 Řízená dokumentace z pohledu manažera Vnitřní legislativa organizace Pravidla hry, nástroj řízení Nástroj pro uplatňování závazné legislativy státu v rámci organizace Forensní bezpečnost pro organizaci Efektivní nástroj účinné interní komunikace (u velkých organizací jediný možný)

7 Řízená dokumentace z pohledu kvalitáře Nepodkročitelná podmínka k dosažení akreditace/certifikace Písemné stanovení správného postupu k dosažení kvality a bezpečnosti prováděných činností. Písemná podoba standardizace procesů. Standardizace prevence rizika

8 Řízená dokumentace z pohledu kvalitáře Sjednocující prvek v dané oblasti shodný postup pro celou organizaci Podklad pro efektivní a transparentní kontrolní a auditní činnost Předmět auditu/řídící kontroly Edukační nástroj

9 KDE JE PRAVDA?

10 Demingův cyklus zlepšování Plánuj Akce/ opatření Dělej Kontroluj

11 Základem řízení kvality je: Vysoká kvalita řídících procesů Řízení procesů a rizik (identifikace správných a špatných postupů) Řízení změn Standardizace a centralizace Rozhodování na základě validních údajů (IA,NU ) Plánování a řízení zlepšování Pořádek v informacích (ve správný čas, správném rozsahu na správná místa)

12 Řízení kvality a bezpečí není možné bez kvalitně nastaveného, efektivního a funkčního systému pro řízení dokumentů, ALE

13 Pozor na nejčastější chyby Snaha popsat všechno a detailně zákon pavučiny Nestravitelnost pro zaměstnance Opisování zákonů a vyhlášek právnický jazyk, chybějící konkrétní odpovědnosti a řešení Nákup dokumentace na klíč zákon lámání Přebírání dokumentů z jiných organizací Neadresnost SE

14 Meziútvarová neprovázanost Duplicity, rozdílnost postupů NESPOLUPRÁCE a decentralizace řízení!!! Časový stres plnění úkolů pro úkol napíše jedna osoba a vydá Nespolupráce zákon bumerangu Dokumentace pro auditory Nekvalitní komunikace dokumentů Chybějící kontrolní činnost Centrální mozek lidstva - nezohledňování podnětů zaměstnanců.

15 15 Nemá-li být dokumentace kontraproduktivní, musí být správně a smysluplně tvořena a řízena = stanovit a dodržovat postup transparentní pro všechny Směrnice o směrnicích

16 Součásti řízené dokumentace Interní Vnitřní organizační normy Směrnice, příkazy řády, pokyny, SOP Smlouvy a jiná nákupní dokumentace Záznamy, např. ZD, revizní zprávy Technická dokumentace Formuláře a tiskopisy Informované souhlasy a informace pro pacienty/klienty

17 Součásti řízené dokumentace Externí Legislativa národní, mezinárodní Resortní doporučení a postupy protokoly péče Normy- technické, kvalitářské Akreditační standardy, MBC

18 18 Náležitosti řízení dokumentů Soulad s platnou legislativou Identifikovatelnost, aktuálnost a dostupnost Srozumitelnost, jednoduchost Zapojení zainteresovaných při tvorbě Vícekrolové připomínkování dokumentů Prokazatelnost seznámení zaměstnanců Vynucené i pravidelné revize Řízená dokumentace krok č. 1 realizační fáze implementace QMS.

19 19 Náležitosti řízení dokumentů Forma dokumentace a její distribuce Název, identifikační značka Revizní status, datum účinnosti Identifikace změn - usnadnění Smysluplný distribuční rozdělovník Zpracoval, přezkoumal, schválil Rozsah platnosti závaznost pro koho Odpovědnosti a pravomoci

20 20 Náležitosti řízení dokumentů Transparentní postup s identifikací odpovědnosti Navazující dokumentace (vnitřní organizační normy, legislativa, formuláře) Seznam platných dokumentů

21 Interní audit jako zásadní nástroj validní zpětné vazby. (Nepodkročitelná podmínka akreditace/certifikace) IA je proces, procházející celou organizací. Bez funkční řízené dokumentace je IA těžce proveditelný.

22 Nejčastější chyby Chybí dokumentovaný postup Odpovědnosti a pravomoci kdo co (auditovaný, auditor) Rozsah a četnost auditů, plánování a typy auditů Kvalifikace auditorů a její udržení Záznamy z auditu včetně skartační doby Komunikace závěrů z auditů Opatření preventivní a nápravná opatření Cílem pouhé naplnění standardu.

23 Nejčastější chyby Nekompetentnost auditorů VÝBĚR Střet zájmů, lenost, orientace na vztahy Nevhodné zaškolení a výcvik Chybějící hodnocení auditorů Nejednotnost interpretací Zvyklosti vlastního pracoviště Přeinterpretace vlastní názor Neplánování auditů časový stres Provádění auditů jen na počet bez pochopení smyslu především u ZD (cca 5%)

24 Nejčastější chyby Provádění auditů bez vazby na řízení rizik a bez ohledu na výsledky Audity bezproblémových činností IA ZD povinný nutná modifikace KL Chybějící zpětná vazba - zaměstnanci Neuvážené sankce Chybějící opatření na základě nálezů IA Vrcholové vedení nepracuje s výstupy z IA Demotivace auditorů

25 Demingův cyklus zlepšování Plánuj Akce/ opatření Dělej Kontroluj

26 Základem kvalitního řízení (včetně řízení kvality) je kvalitní práce s validními informacemi, které umožní přijímat adekvátní opatření (ve správný čas na správném místě) vedoucí ke zlepšování.

27 Přeji Vám mnoho úspěchů, odvahy a moudrosti při řízení nejen kvality. Děkuji Vám za pozornost.