Obsah: Manuál pro uživatele aplikace CHATS platný ke dni Řešení společnosti icord LC s.r.o. -

Transkript

1

2 Obsah: CHATS... 2 Konfigurace počítače... 2 Registrace a objednávka systému CHATS... 3 Funkce aplikace CHATS Stavy Záložky uživatelů a skupin Vyhledávání zpráv Nastavení... 6 Notifikace... 6 Obecné nastavení... 6 Nastavení fota... 7 Audio... 7 Video... 7 Sdílení obrazovky O Aplikaci CHATS Rychlé poznámky (úkoly) Historie Můj archív Sdílení obrazovky Spuštění videokonference Posílání souborů Videochat Řazení seznamu jmen Seznam uživatelů a skupin Chat jeden na jednoho Chat ve skupině Hledání uživatelů/skupin Přidání externího uživatele nebo vytvoření skupiny Smazání uživatele nebo skupiny Moje poznámky Emotikony Vytvoření zpráv Textové zprávy do u

3 CHATS Aplikace CHATS patří do rodiny applicloud.com a je postavena na platformě ONIF. Je to desktopová verze textového chatu s možností videohovoru až 1:3, posílání souborů, archivace důležitých zpráv a vytváření poznámek. V této aplikace lze sdílet i obrazovku počítače jednotlivci či celé skupině. Lze propojit s aplikací Seats, kterou si můžete či objednat také. Konfigurace počítače Hardwarové požadavky: - Minimální 1GB RAM paměť - 40 MB místa na disku - Sluchátka nebo reproduktory a mikrofon nebo vestavěný mikrofon - Pro videohovory doporučujeme kameru Podporované operační systémy: - Windows XP - Windows Vista - Windows 7, 8 a vyšší - Mac OS 10.x a vyšší Požadavky na prostředí: - Poslední verze Adobe AIR stažitelná z - Pro sdílení obrazovky JAVA 1.7.x a vyšší stažitelná z Připojení: - Minimální ADSL pro upload 256 kb - Minimální ADSL pro download 1Mb nebo lepší Podporované verze pro mobilní zařízení: - Android 3.x a vyšší - ios 7.x a vyšší Odkazy ke stažení: Google Play - APP Store - 2

4 Registrace a objednávka systému CHATS Registraci provedete přes URL adresu (zadáte jméno, přijmení, a vyberete si jazyk) Po registraci Vám na přijde URL adresa pro dokončení hesla a aktivaci účtu. Po aktivaci účtu se přihlásíte vpravo nahoře přihlašovacími údaji ( , heslo) na Kliknete na záložku Společnost a vyplníte potřebné údaje a dáte uložit. Po této akci je Váš účet kompletní pro vytváření obejdnávek, viz obrázek níže. V objednávce vyberete produkt CHATS a objeví se Vám tabulka s výběrem počtu uživatelů a počtu měsíců. Po vyplnění objednávky, kliknutím na tlačítko další, musíte objednávku odeslat. Administrátor objednávku zpracuje a rekapitulaci v PDF formátu Vám systém pošle mailem. 3

5 Funkce aplikace CHATS S t a v y 1 S t a v y 1 S t a v y 1 S t a v y P o sí lá 21 n S í 1 Nastavení statusu (online, pryč, nerušit, offline), 2 Jednotlivé záložky otevřených konverzací, 3 t s Možnost hledání slov v a konverzacích, 4 Nastavení, 5 Možnost stažení mobilní aplikace a manuálu CHATS o 6 Poznámky, 7 Historie dané konverzace, 8 Archív zpráv, 9 Sdílení obrazovky, 10 Možnost pozvání v u uživatele do virtuální místnosti 11 Sdílení souborů, 12 Videohovor až 1:3, 13 - Řazení seznamu jmen y b (Dle poslední konverzace, abecedně, statusu), 14 Kontakty, 15 Probíhající konverzace, 16 - Vytvořené 0 o skupiny, 17 Vyhledávání uživatelů či skupin, 18 Vytvoření externího uživatele či vlastní skupiny, 19 r Smazání skupiny či uživatele ze skupiny, 20 Moje poznámky, 21 Emotikony, 22 Vytvoření zprávy ů 23 Další funkce: Možnost zaslání zprávy do u uživatelům ve skupině,. kteří jsou offline

6 1 Stavy V rámci chatu lze nastavit následující stavy: Vždy, když máte zapnutou aplikaci CHATS Nepřítomen můžete si v nastavení nastavit za jak dlouho se vám tento stav ukáže, pokud se vzdálíte od počítače V případě spuštění videohovoru se vám tento stav objeví automaticky Při vypnuté aplikaci CHATS (v tomto stavu vám zprávy od uživatelů aplikace CHATS přijdou do u) 2 Záložky uživatelů a skupin Po kliknutí na jméno uživatele nebo skupinu v seznamu uživatelů se objeví záložka nahoře v chatu. Pokud na jméno uživatele (skupiny) kliknete pravým tlačítkem myši, rozbalí se Vám pop up s možnostmi zavřít konverzaci jen toho jednoho uživatele či skupiny nebo máte možnost zavřít všechny ostatní konverzace kromě této anebo zavřít všechny konverzace od tohoto uživatele nebo skupiny napravo. 3 Vyhledávání zpráv Rychlé vyhledávání zpráv podle zadaného klíčového slova. Do kolonky v pravém horním rohu zadejte klíčové slovo, které chcete ve zprávách najít a poté stiskněte klávesu enter. CHATS vám zobrazí všechny zprávy, ve kterých se zadané slovo vyskytovalo. Pokud kliknete na určitou zprávu, dostanete se do této konverzace 5

7 4 Nastavení Notifikace Možnost zvolit zvuk příchozí zprávy nebo žádný. Volba vyskakování bublin s příchozí zprávou na ploše. Nastavení času pro stav NEPŘÍTOMEN (Pryč). Nastavení času viditelnosti bubliny. Vrácení všech hodnot do původního stavu. Obecné nastavení Počet kontaktů v souhrnném seznamu lidí. Po zaškrtnutí a vypnutí CHATS se ikonka CHATS objeví vpravo dole ve skrytých ikonkách. Možnost výběru barev tlačítek aplikace CHATS. 6

8 Nastavení fota Nejdříve zobrazit kameru. Poté udělat fotku a uložit. Audio Výběr mikrofonu v PC. Full duplex = uživatel může mluvit i poslouchat. Half duplex = uživatel buď poslouchá, nebo mluví. I když uživatel hovoří různou hlasitostí, automaticky se hlas reguluje na stejnou hlasitost. Video 7

9 Výběr kamery v PC. Sdílení obrazovky Nastavení velikosti videa. Čím méně snímků za vteřinu, tím je kvalita přenosu je horší. Možnost posunovat oblast sdílené obrazovky a měnit jeho šířku i výšku. Ukázka oblasti sdílené obrazovky. Nutné testy pro zdárné sdílení obrazovky java prostředí a přípojení ke stream serveru. 5 O Aplikaci CHATS Zde se dozvíte informace o aplikaci CHATS, můžete si stáhnout manuál či zjistit webové stránky ke stažení verze CHATS na mobilní telefon. 8

10 6 Rychlé poznámky (úkoly) Kliknutím na špendlíček vpravo nahoře u textového chatu každého/každé uživatele/skupiny zvlášť se Vám otevře pole s poznámkami. Poznámku vytvoříte kliknutím na ikonku plus. Vlastní vytvořené poznámky můžete editovat, když kliknete do textu již napsané poznámky. Novou poznámku zjistíte ve zprávě v chatovacím okně, taktéž po smazání Vaší poznámky někým jiným Vám přijde notifikace do zprávy, že byla poznámka smazána. V případě, že smažete Vámi vytvořenou poznámku, smaže se také Vašemu kolegovi. Poznámku si můžete označit jako důležitou ikonka hvězdičky. Počet poznámek u uživatele/skupiny vidíte v seznamu uživatelů/skupin. Pokud je číslo tučné, máte novou poznámku (stáří 24 hodin) viz obrázek. 7 Historie Zobrazeni historie je možné v jakémkoliv otevřeném chatovacím okně kliknutím na ikonku s hodinami. V otevřeném okně se zobrazí vždy posledních 10 zpráv směrem nahoru. Pokud chcete starší historii, znovu klikněte na ikonku a načtou se další zprávy. 9

11 8 Můj archív Nástroj sloužící k zapamatováním důležitých zpráv. Pokud si chcete nějakou zprávu uložit, klikněte na vybranou zprávu a tažením myši přesuňte na ikonku archív. Poté najdete uložené zprávy právě v této složce. Z archívu se mohou zprávy vymazat či přeposlat jinému uživateli. Zprávu také uložíte, když kliknete na zobáček u zprávy a dáte archivovat zprávu. 9 Sdílení obrazovky Sdílení své pracovní obrazovky (plochy) lze jednomu i celé skupině uživatelů. Při sdílení obrazovky si můžete vybrat oblast (okno, samostatný program a jiné), kterou chcete sdílet. Po výběru oblasti (označenou zeleným rámečkem) kliknutím na start sharing, zahajujete sdílení. Pokud sdílíte obrazovku jednomu uživateli, může převzít kontrolu nad Vaší obrazovkou (může pohybovat s Vaší myší). Pokud sdílíte obrazovku více uživatelům, nemohou Vám pohybovat s myší. Při sdílení obrazovky zůstává otevřené chatovací okno s tím, komu plochu sdílíte. Výběr oblasti sdílení ohraničený zeleným rámečkem Spuštění sdílení tlačítkem start sharing 10

12 10 Spuštění videokonference Aplikace CHATS může být propojena s další aplikací SEATS, která je určena pro webináře a videokonferenci, tedy spojení se s více uživateli pomocí videa a hlasu s možností přizvat lidi i mimo aplikaci CHATS. Aplikace není součástí CHATS řešení, je potřeba si objednat tuto službu. Nyní si můžete vyzkoušet 14 denní testování zdarma zde. Na tento systém je samostatný manuál. Pro spuštění aplikace ONIF stačí kliknout na příslušnou ikonku a pozvánka k připojení se odešle do otevřeného chatu. Pokud systém SEATS nevlastníte, více informací získáte na stránkách 11 Posílání souborů Sdílení souborů je možné ve skupinovém i samostatném chatu. Pro sdílení klikněte na tlačítko v chatovacím okně. Vyberte dokument z vašeho počítače a odešlete do vybrané konverzace. 11

13 Sdílení souborů je také možné přetažením myši z počítače či obrázků přímo z webového prohlížeče. Pokud chcete v rámci firmy přeposlat soubor, klikněte na zobáček u zprávy a klikněte na přeposlat viz obrázek. Jestliže chcete soubor poslat em, musíte soubor nejdříve uložit do PC. 12 Videochat Pokud se chcete spojit videochatem s kolegou, nejprve klikněte na jeho jméno a zahajte konverzaci. Videochat lze spustit v hovoru jeden na jednoho s možností přizvání až dalších dvou kolegů. Každý uživatel má možnost zapnutí/vypnutí kamery a mikrofonu. Videochat spustíte kliknutím na telefonek ve zvolené konverzaci. Probíhající Videochat a 1:3 (v nastavení videa lze nastavit velikost a šířku videa). Defaultně je systém nastaven na viditelnost siluety či Vaší fotky (fotku si nastavíte v nastavení, kapitola 4). Kliknutím na červený přeškrtnutý obrázek kamery se zobrazí Vaše video a ikonka zešedne. Kliknutím na ikonku možnost přizvat kolegy do videochatu. se Vám zobrazí 12

14 Pokud vás některý z uživatelů pozve do svého videochatu, zobrazí se vám toto pozvání vedle Vašeho jména nahoře. Pro audio/video konverzaci klikněte na přijmout. 13 Řazení seznamu jmen Řazení seznamu jmen je defaultně nastaveno na poslední konverzaci. Můžete si také seřadit seznam jmen podle abecedy či statusu, kdy jsou na prvních místech uživatelé online. 13

15 14 Seznam uživatelů a skupin V rámci firmy se Vám seznam uživatelů utvoří automaticky po vložení údajů uživatelů do administračního rozhraní aplikace CHATS. Vytvoření skupiny viz kapitola 18. Po kliknutí pravým tlačítkem na jméno uživatele se objeví pop up s možností přidání uživatele do skupiny, kterou jste vytvořili. Po kliknutí pravým tlačítkem na Vámi vytvořenou skupinu, rozbalí se Vám možnost smazání této skupiny. Po kliknutí pravým tlačítkem na vytvořenou skupinu někým jiným, rozbalí se Vám možnost opustit tuto skupinu. 15 Chat jeden na jednoho Pro možnost chatu jen s jedním člověkem stačí kliknout na jméno vybraného uživatele v levém panelu a otevře se Vám prostor pro komunikaci. Při konverzaci s jedním uživatelem je možné použít tyto nástroje: Videohovor, posílání souborů, sdílení obrazovky, vkládat poznámky, spojení z mobilního zařízení, posílání své polohy či fotografií, historie, archivace zpráv. Pokud je jméno uživatele červené máte nepřečtenou zprávu. Pokud máte aplikaci CHATS minimalizovanou a kolega vám napíše zprávu, vyskočí vám v pravém dolním rohu počítače bublina se zprávou. Když kliknete do bubliny, otevře se Vám konverzace s uživatelem. V nastavení si můžete nastavit, jak dlouho chcete, aby byla bublina vidět i zvukovou notifikaci. Pokud je aplikace otevřena a okno aktivní, bubliny nevyskakují. V případě, že Vám píše více lidí najednou, bublina vyskočí pouze jedna, kde je text poslední zprávy. Pokud je u uživatele červená tečka, je uživatel off-line, ale přijde mu vaše textová zpráva do u. 14

16 16 Chat ve skupině Pro otevření skupinového chatu stačí kliknout na název zvolené skupiny. Pro informaci, kdo v skupině je a není přítomný (přítomný je zeleně označen) je možnost rozbalení skupiny kliknutím na šipku vedle názvu. Ve skupinovém chatu je možnost posílání souborů, sdílení obrazovky, zobrazení historie, lze přesunout chatovací okno jako samostatné okno, videokonference, archivace a možnost vytvoření poznámek pro celou skupinu. Pokud je jméno skupiny červené jedná se o novou, nepřečtenou zprávu. Pokud je ve skupině někdo nepřítomný (offline) a chcete, aby nepřítomní kolegové dostali zprávu do u, stačí zakliknout u odesílání zpráv zaslat do u. 17 Hledání uživatelů/skupin Tento vyhledavač ukrývá všechny uživatele a skupiny, kteří jsou vytvořeni v rámci firmy v aplikaci CHATS. Vyhledávat můžete uživatele dle příjmení a skupiny dle prvních písmen. Poté stačí na vybraného uživatele či skupinu kliknout a objeví se v záložce nahoře. 18 Přidání externího uživatele nebo vytvoření skupiny Lze přidat i nového externího uživatele kliknutím na ikonku zadáte jeho , bude mu automaticky zaslaná zpráva o tom, že si ho chcete přidat mezi vaše externí uživatele. Lze zadat pouze takového uživatele, který je majitelem hostované verze CHATS. Novou vlastní skupinu můžete vytvořit kliknutím na ikonkou,zadáte jméno skupiny a poté do ní můžete tažením myši přesunout konkrétní uživatele, kterému přijde na potvrzení vstupu do Vaší místnosti. Přetahovat uživatele lze pouze ze základního seznamu, ne z nově vytvořených skupin. 15

17 19 Smazání uživatele nebo skupiny Smazat Vašeho externího uživatele (nebo vytvořenou skupinu) můžete způsobem přetažením myši do koše nebo kliknutí pravým tlačítkem na jméno/vlastní skupinu dáte odebrat. 20 Moje poznámky Kliknutím na Vaši fotku se špendlíčkem vlevo nahoře se Vám rozbalí okno, kam můžete vložit vlastní poznámku, kterou uvidíte pouze vy. Tu můžete buď smazat, nebo označit hvězdičkou jako důležitou. 21 Emotikony Emotikony můžete vkládat do zpráv samostatně nebo k textu. Kliknutím na smajlíka se Vám zobrazí výběr možných emotikonů. 16

18 22 Vytvoření zpráv Textové pole pro vytvoření zpráv najdete v dolní části aplikace CHATS vedle tlačítka odeslat. Do tohoto pole můžete psát, vkládat či přetahovat obrázek z pracovní plochy či webu. Po označení textu můžete změnit barvu textu, font či jinak upravit text viz obrázek níže. 23 Textové zprávy do u Tato možnost je u skupinových chatů nebo u offline uživatelů (těm se to automaticky bez zaškrtnutí pošle do u). V případě, že chcete poslat důležitou zprávu celé skupině, ale někteří uživatelé nejsou online, je zde možnost zaškrtnout vpravo dole a uživatelům, kteří jsou offline bude zpráva odeslána. 17