Outlook David Procházka. Vydala Grada Publishing, a.s. U Průhonu 22, Praha 7 jako svou publikaci

Transkript

1

2

3

4 Outlook 2010 David Procházka Vydala Grada Publishing, a.s. U Průhonu 22, Praha 7 jako svou publikaci Odpovědný redaktor Zuzana Malečková Sazba Tomáš Brejcha Počet stran 168 První vydání, Praha 2010 Grada Publishing, a.s., 2010 V knize použité názvy programových produktů, fi rem apod. mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků. Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a.s. Husova ulice 1881, Havlíčkův Brod ISBN

5 Obsah Úvod Microsoft Outlook se představuje Co je to Outlook Správa času a informací Připojení přes hranice Zabezpečení a kontrola Outlook vs. Outlook Express (Windows Mail) Microsoft Outlook Microsoft Outlook Express a Windows Mail Outlook a Outlook Express v jednom počítači Porovnání aplikací Outlook a Outlook Express Historie programu Novinky a změny ve verzi Pás karet Ribbon Režim Backstage Nový v Outlooku Outlook 2010 jako kalendář Další novinky Jak lze Outlook získat Začínáme s Outlookem Instalace programu Postup instalace Aktivace programu Změny v instalaci Odinstalování Outlooku První spuštění Zápatí Obsah

6 6 OUTLOOK Způsoby spuštění Outlooku Základní pracovní plocha Okno pro vytváření a úpravy položek Outlooku Outlook Dnes Základní nastavení Změna ovládacích prvků Outlook jako výchozí ový klient Spuštění Outlooku po startu počítače Složky základní orientace Práce s textem Zadávání textu Editace textu Přesun a kopírování textu Formátování textu Práce s nápovědou Aktivace nápovědy Práce s nápovědou Práce s elektronickou poštou Svět elektronické pošty Pozor, přišel vám Organizace ů Upozornění na doručenou poštu Vytvoření a odeslání u Kontrola adresátů Koncepty ů Odpověď na a jeho předání dále Odpověď z otevřené zprávy Odpověď ze seznamu zpráv Přílohy zpráv Připojení příloh Otevření přílohy v doručeném u Přímé otevření přílohy Uložení příloh na disk Zápatí Obsah

7 OUTLOOK Hypertextové odkazy v ech Možnosti formátu zprávy Vlastnosti zpráv Důležitost a utajení zpráv Příznaky zprávy Pole Skrytá kopie Sledování elektronické pošty Nastavení sledování Údaje vyplývající ze sledování Další operace s y Uložení odeslané pošty Odstranění zpráv Stav zprávy přečtené vs. nepřečtené Odložené odesílání zpráv Odvolání zprávy Automatické podpisy Vytvoření automatického podpisu Úprava automatického podpisu Výběr automatického podpisu Předvolba hlavního podpisu Volba podpisu v jednotlivých zprávách Zrušení automatického podepisování Automatické zpracování doručené pošty Nastavení pravidel pomocí Průvodce Použití funkce Mimo kancelář Zabezpečení ů Správa kontaktů Vytvoření a správa kontaktů Postup vytvoření nového kontaktu Vytvoření kontaktu z doručené pošty Import údajů Využití kontaktů Akce z kontaktů Zápatí Obsah

8 8 OUTLOOK Vyhledávání kontaktů Řazení kontaktů Odstranění kontaktu Adresář Propojení kontaktů a adresáře Adresář a jeho součásti Přidání dalšího typu adresáře Využití adresáře v elektronické poště Distribuční seznamy Vytvoření distribučního seznamu Vytvoření distribučního seznamu v adresáři Přidání a odebrání jména v distribučním seznamu Odstranění distribučního seznamu Aktualizace elektronických adres v distribučních seznamech Plánování schůzek a událostí Kalendář se představuje Obsah Zobrazení kalendáře Zobrazení úkolů v kalendáři Typy položek v kalendáři Vytvoření události Vytvoření celodenní události Organizace schůzky Žádost o schůzku Sledování dostupnosti účastníků Povinní a nepovinní účastníci Reakce pozvaných na žádost o schůzku Aktualizace schůzky Zrušení zorganizované schůzky Předání pozvánky na schůzku dál (delegování) Zobrazení připomenutí Opakování událostí Vytvoření opakující se události Úpravy opakujících se událostí... 89

9 OUTLOOK Zrušení nebo změna výskytu opakující se schůzky Ukončení opakující se události Změna opakující se události na jednorázovou Práce s tabulkou dat a nastavení času Zobrazení tabulky dat Listování kalendářem pomocí tabulky dat Označení týdnů v tabulce dat Nastavení pracovní doby Změna časového pásma Nastavení dalšího časového pásma Import svátků Možnosti zobrazení kalendáře Zobrazení dne Zobrazení týdne Zobrazení měsíce Zobrazení časového plánu Úkoly Vytvoření úkolu Základní postup vytvoření úkolu Rychlý postup vytvoření úkolu Úprava úkolů Dokončení úkolu Automatické nastavení připomenutí Přidělování a kontrola plnění úkolů Přidělení úkolu Reakce na přidělení úkolu Sledování plnění zadaného úkolu Opakování úkolů Nastavení opakování Ukončení opakování úkolu Vynechání jednoho výskytu z opakovaného úkolu Odstranění opakovaného úkolu Zobrazení úkolů Obsah

10 10 OUTLOOK Poznámky a Deník Poznámky Vytvoření poznámky Úpravy poznámek Změna vzhledu poznámek Odstranění poznámky Zobrazení poznámek Deník Automatický záznam položek do deníku Ruční záznam položek do deníku Ruční záznam existující položky do deníku Otevření položek v deníku Úpravy záznamů v deníku Odstranění položky deníku Možnosti zobrazení deníku Vyhledávání, tisk a další funkce Tisk Obecný postup pro tisk Výběr tiskárny Ovládání průběhu tisku Vzhled stránky Záhlaví a zápatí Vyhledávání údajů Rychlé vyhledávání ů Kategorie Nastavení kategorie položek Vytvoření vlastních kategorií Odstranění kategorií Jazyková kontrola Nastavení jazyka pro kontrolu pravopisu Nastavení automatické kontroly pravopisu Ruční kontrola pravopisu Zapnutí automatických oprav Obsah

11 OUTLOOK Možnosti automatických oprav Funkce rychlé kroky Přednastavené rychlé kroky Vytvoření rychlého kroku Správa složek a datových souborů Struktura složek Systémové složky Zobrazení seznamu složek Vytvoření vlastních složek Přesouvání a kopírování složek Zrušení složky Přejmenování složky Velikost složky Umístění zpráv do složek Přesouvání údajů mezi různými složkami Outlooku Osobní složky Vytvoření souboru osobních složek Přiřazení a odebrání souboru osobních složek Zabezpečení souboru osobních složek Zmenšení souboru osobních složek Archivace Zapnutí automatické archivace Ruční archivace Nastavení archivace u jednotlivých složek Obnova položek z archivu Využití archivace k odstraňování položek Sdílení složek Nastavení oprávnění k přístupu ke složce Veřejné složky Zmenšení velikosti datových souborů Zmenšení velikosti datového souboru aplikace Outlook (PST) Zmenšení velikosti offline datového souboru aplikace Outlook (OST) Obsah

12 12 OUTLOOK Přizpůsobení a nastavení aplikace Outlook Nastavení ových účtů Připojení k účtu na poštovním serveru Microsoft Exchange Nastavení účtu na internetu Změna nebo odebrání ového účtu Výběr výchozího ového účtu Profily uživatelů Parametry zahrnuté do profilu Vytvoření profilu Odstranění profilu Výběr profilu Nastavení Outlooku Nastavení elektronické pošty Ostatní nastavení Změny ve zobrazení Typy zobrazení Zobrazení polí Seskupení položek Řazení Filtrování položek Zvýraznění důležitých položek Další volby vzhled daného typu zobrazení Definice vlastního zobrazení Rejstřík Obsah

13 Úvod Úvod Microsoft Outlook je bezesporu nejúspěšnějším komerčním ovým klientem na světě. Využívá se jak ve velkých společnostech, tak v menších firmách a někdy také v domácnostech. Aplikace Microsoft Outlook poskytuje nejen centrum elektronické pošty, ale také komplexní řešení pro správu času a informací, a předkládá vám nástroje pro kontrolu nad informacemi, se kterými pracujete. Ve firmách se bez Outlooku neobejde nejen manažer, pracovnice sekretariátu nebo jiní kancelářští pracovníci, ale je pravou rukou techniků, obchodníků nebo výrobních mistrů. Microsoft Outlook 2010 je revoluční, neboť přináší zcela nové uživatelské rozhraní, na které většina stávajících uživatelů nebyla zvyklá. Tato publikace vás seznámí s kompletním ovládáním nové verze programu a ukáže vám i řadu nových a nadstandardních funkcí. Publikace je určena jak novým, tak i stávajícím uživatelům tohoto programu. Je napsána co možná nejpochopitelnějším způsobem a obsahuje mnoho obrázků, tipů a triků pro zjednodušení práce s programem Microsoft Outlook Úvod

14 14 OUTLOOK 2010 O autorovi David Procházka je vývojář specializovaných a průmyslových aplikací ve společnosti VÍT- KOVICE ITS a.s., která spadá do skupiny VÍTKOVICE MACHINERY GROUP. V rámci své pracovní náplně pracuje s databázemi Oracle, MSSQL, Firebird a MySQL. Dále spravuje holdingový intranet a webové prezentace více než čtyřiceti dceřiných společností holdingu. Autor absolvoval řadu školení, je držitelem certifikátů a účastní se meetingů v oblasti databází a programování. Mimo tuto činnost je také autorem několika odborných publikací a stovek článků v IT magazínech a na internetu. Úvod

15 + 1. Microsoft Outlook se představuje Microsoft Outlook se představuje První kapitola knihy je určena všem uživatelům, kteří se s programem Microsoft Outlook doposud nesetkali nebo jej znají jen z doslechu. V této kratší kapitole tak získáte informace o programu, o jeho starších verzích i novinkách ve verzi nové. 1.1 Co je to Outlook Microsoft Outlook (též zvaný Outlook nebo Microsoft Office Outlook) je ový a groupwarový klient od společnosti Microsoft, který je standardně součástí některých sad balíku Microsoft Office. Obsahuje klienta elektronické pošty, vedení kontaktů, organizaci času, úkolů, poznámek a deník. Produkt je k dispozici i jako samostatná aplikace a často je nasazován ve spolupráci s Microsoft Exchange pro firmy vyžadující sdílení pošty a organizaci schůzek. Aplikace Office Outlook poskytuje komplexní řešení pro správu času a informací, zajišťuje propojení přes hranice a poskytuje nástroje pro zachování kontroly nad informacemi, se kterými pracujete. Aplikace Office Outlook přináší inovace, které můžete použít k rychlému 1.1 Co je to Outlook

16 16 OUTLOOK 2010 prohledávání komunikace, uspořádání práce a lepšímu sdílení informací s ostatními to vše z jednoho umístění. Obrázek 1.1: Základní vzhled aplikace Outlook Správa času a informací Lepší uspořádání informací pomůže ušetřit čas a zachovat si vyšší produktivitu: Rychlé prohledávání všech informací díky integrovanému rychlému vyhledávání můžete vyhledat všechny potřebné informace přímo z rozhraní aplikace Office Outlook. Můžete nejen vyhledávat mezi informacemi podle klíčových slov, ale funkce rychlého hledání aplikace Office Outlook slouží také k vyhledání těchto klíčových slov v přílohách ů. Pro konkrétněji orientované výsledky hledání poskytuje podokno Rychlé hledání užitečná kritéria k upřesnění zadání. Správa denních priorit panel Úkoly slouží k uspořádání denních úkolů a správě priorit. Poskytuje konsolidovaný přehled kalendáře, upozorňuje na nadcházející schůzky, úkoly a y označené příznakem, a usnadňuje tak práci s informacemi. Rychlejší získání lepších výsledků pomocí přepracovaného uživatelského rozhraní aplikace Office Outlook má změněné uživatelské rozhraní formulářů pro vytváření nových položek. To usnadňuje intuitivní vytváření, formátování a práci s y. Nyní máte ve vytvářené zprávě k dispozici všechny bohaté funkce a možnosti aplikace Office Outlook v přístupném a snadno viditelném umístění. Vizuální označení informací pomocí barevného označení kategorií položek aplikace Office Outlook můžete snadno přizpůsobit a přidávat kategorie k libovolnému typu informací. Barevná rozlišení různých kategorií položek usnadňují uspořádání dat a vyhledávání informací. 1. Microsoft Outlook se představuje