Obsah. Obsah. Úvod Seznámení s Outlookem Novinky verze Instalace programu...19

Transkript

1

2

3

4

5 OUTLOOK Obsah Úvod Seznámení s Outlookem Novinky verze Položky v u, v kalendáři a v dalších složkách Nastavení Outlooku Sdílení informací Bezpečnost Další změny a vylepšení Instalace programu Postup pro instalaci Outlooku Aktivace produktu Změny v instalaci Odstranění programů Office Spuštění Outlooku a pracovní plocha Varianty spuštění Outlooku Pracovní plocha Outlooku Outlook Dnes Základní změny zobrazení Outlooku Nastavení ovládacích prvků Nastavení Outlooku jako výchozí aplikace elektronické pošty Složky Outlooku základní orientace Text a jeho formátování Psaní textu Úpravy textu Přesouvání a kopírování textu Formátování textu Nápověda Spuštění nápovědy Práce s nápovědou Přepnutí mezi nápovědou online a offline Obsah

6 6 OUTLOOK Komunikace prostřednictvím elektronické pošty Seznamte se s y Otevření doručené zprávy Organizace souborů složky, přesouvání, kopírování, mazání Nastavení způsobu upozornění na doručenou poštu Vytvoření a odeslání zprávy Kontrola jmen adresátů Koncepty Odpověď na zprávu a předání zprávy Odeslání odpovědi z otevřené zprávy Odeslání odpovědi ze seznamu zpráv Přílohy zpráv Připojení přílohy ke zprávě Možnosti příloh Otevření přílohy v doručené zprávě Otevření přílohy bez nutnosti otevřít zprávu Uložení přílohy na disk Hypertextový odkaz ve zprávě Formát zprávy Vlastnosti zpráv Důležitost a stupeň utajení zprávy Využití příznaků zprávy Doplnění příznaku do zprávy Zpracování zprávy s příznakem Pole Skrytá Sledování pošty Nastavení sledování Souhrnné údaje vyplývající ze sledování Další operace s poštovními zprávami Ukládání odeslané pošty Odstraňování poštovních zpráv Automatické vymazávání zpráv Nastavení upozornění Označení zprávy jako přečtené/nepřečtené Odložení odeslání zprávy Odvolání zprávy Přesměrování odpovědi na zprávu Obsah

7 OUTLOOK Automatické podepisování Vytvoření automatického podpisu Úprava automatického podpisu Výběr automatického podpisu Předvolba hlavního podpisu Volba podpisu v jednotlivých zprávách Zrušení automatického podepisování Hlasování Hlasování použití předvolených odpovědí Hlasování vytvoření vlastních odpovědí Automatické zpracování doručené pošty Nastavení pravidel pomocí Průvodce Použití funkce Mimo kancelář Zabezpečení ů Využití kalendáře pro plánování času Vzhled kalendáře Zobrazení kalendáře Zobrazení úkolů v kalendáři Typy položek v kalendáři Vytvoření události Vytvoření celodenní události Organizace schůzky Žádost o schůzku Sledování dostupnosti účastníků Povinní a nepovinní účastníci Reakce pozvaných na žádost o schůzku Aktualizace schůzky Zrušení zorganizované schůzky Předání pozvánky na schůzku dál (delegování) Zobrazení připomenutí Opakování událostí Vytvoření opakující se události Úpravy opakujících se událostí Zrušení nebo změna výskytu opakující se schůzky Ukončení opakující se události Změna opakující se události na jednorázovou Obsah

8 8 OUTLOOK Práce s tabulkou dat a nastavení času Zobrazení tabulky dat Listování kalendářem pomocí tabulky dat Označení týdnů v tabulce dat Nastavení pracovní doby Změna časového pásma Nastavení dalšího časového pásma Import svátků Možnosti zobrazení kalendáře Zobrazení dne Zobrazení týdne Zobrazení měsíce Správa úkolů Vytvoření úkolu Základní postup vytvoření úkolu Rychlý postup vytvoření úkolu Úprava úkolů Dokončení úkolu Automatické nastavení připomenutí Přidělování a kontrola plnění úkolů Přidělení úkolu Reakce na přidělení úkolu Sledování plnění zadaného úkolu Opakování úkolů Nastavení opakování Ukončení opakování úkolu Vynechání jednoho výskytu z opakovaného úkolu Odstranění opakovaného úkolu Zobrazení úkolů Kontakty a jejich propojení s adresářem Vytvoření a úpravy kontaktů Základní postup vytvoření kontaktu Vytvoření kontaktu z doručené pošty Import údajů Obsah

9 OUTLOOK Využití kontaktů Akce z kontaktů Vyhledávání kontaktů Řazení kontaktů Odstranění kontaktu Využití kontaktů pro hromadnou korespondenci Zobrazení kontaktů Adresář Propojení kontaktů a adresáře Adresář a jeho součásti Globální adresář Kontakty Adresář na internetovém serveru Přidání dalšího typu adresáře do Outlooku Využití adresáře v elektronické poště Distribuční seznamy (skupiny uživatelů) Vytvoření distribučního seznamu Vytvoření distribučního seznamu v adresáři Přidání a odebrání jména v distribučním seznamu Odstranění distribučního seznamu Aktualizace elektronických adres v distribučních seznamech Další složky Outlooku Poznámky a Deník Poznámky Vytvoření poznámky Úpravy poznámek Změna vzhledu poznámek Odstranění poznámky Zobrazení poznámek Deník Automatický záznam položek do deníku Ruční záznam položek do deníku Ruční záznam existující položky do deníku Otevření položek v deníku Úpravy záznamů v deníku Odstranění položky deníku Možnosti zobrazení deníku Obsah

10 10 OUTLOOK Nastavení Outlooku Nastavení ových účtů Připojení k účtu na poštovním serveru Microsoft Exchange Nastavení účtu na internetu Změna nebo odebrání ového účtu Výběr výchozího ového účtu Profily uživatelů Parametry zahrnuté do profilu Vytvoření profilu Odstranění profilu Výběr profilu Nastavení Outlooku Nastavení elektronické pošty Ostatní nastavení Změny v zobrazení Typy zobrazení Zobrazení polí Seskupení položek Řazení Filtrování položek Zvýraznění důležitých položek Další volby vzhled daného typu zobrazení Definice vlastního zobrazení Náhled položek Když nejste připojeni práce offline Offline složky Skupiny pro odesílání a přijímání údajů Ruční synchronizace složek offline Automatická synchronizace offline složek Nastavení spuštění Outlooku pro režim offline Vzdálená pošta Nastavení vzdálené pošty Použití vzdálené pošty Obsah

11 OUTLOOK Správa složek a souborů a jejich zabezpečení Struktura složek Systémové složky Doručená pošta Koncepty Nevyžádaná pošta Odeslaná pošta Odstraněná pošta Pošta k odeslání Zobrazení seznamu složek Vytvoření vlastních složek Přesouvání a kopírování složek Zrušení složky Přejmenování složky Velikost složky Umístění zpráv do složek Přesouvání údajů mezi různými složkami Outlooku Osobní složky Vytvoření souboru osobních složek Přiřazení a odebrání souboru osobních složek Zabezpečení souboru osobních složek Zmenšení souboru osobních složek Archivace Zapnutí automatické archivace Ruční archivace Nastavení archivace u jednotlivých složek Obnova položek z archivu Využití archivace k odstraňování položek Sdílení složek Nastavení oprávnění k přístupu ke složce Oprávnění delegáta Veřejné složky Využití Outlooku ve spolupráci s jinými programy Možnosti spolupráce aplikace Outlook a ostatních aplikací sady Office Využití editoru pro úpravy zpráv elektronické pošty Odeslání dokumentů z aplikací sady Office Hromadná korespondence Obsah

12 12 OUTLOOK Outlook a internet Export a import údajů Propojování a vkládání souborů a položek Vložení propojeného objektu Aktualizace propojení Vložení objektu Otevření vloženého nebo propojeného objektu Ostatní činnosti Tisk Obecný postup pro tisk Výběr tiskárny Ovládání průběhu tisku Vzhled stránky Záhlaví a zápatí Náhled před tiskem Vyhledávání údajů Rychlé vyhledávání Rozšířené vyhledávání Kategorie Nastavení kategorie položkám Vytvoření vlastních kategorií Odstranění kategorií Jazyková kontrola Nastavení jazyka pro kontrolu pravopisu Nastavení automatické kontroly pravopisu Ruční kontrola pravopisu Zapnutí automatických oprav Možnosti automatických oprav Rejstřík Obsah

13 OUTLOOK Úvod Úvod Znáte to typický den blbec. Ráno se probudíte v době, kdy jste měli být dávno v práci. Nezvonil budík? Nebo jste ho zamáčkli a přitom spali? Tak rychle, ať aspoň něco doženete. Konečně jste v kanceláři. Rychle odeslat ten dopis, to už mělo být včera, ale jaká je adresa? Aha, tu máte v diáři, který jste ráno v tom spěchu zapomněli doma. A tam je taky napsáno, kdy a s kým se máte dneska setkat. Máte jednu schůzku, nebo vlastně dvě? Říkali jste kolegovi, že má zařídit ten oběd? Bez diáře jste jako bez rukou. A navíc jste ráno měli dva skvělé nápady, ale nějak jste zapomněli, jaké to byly. Přenesete-li se do světa počítačů, nabízí se závěr, že s Outlookem by se vám to stát nemohlo. No, je to snad trochu nadnesené, Outlook taky není jediný program svého druhu na trhu, ale v zásadě by vám s takovým dnem blbcem výrazně pomohl. Upozorní vás na všechno kdy a kde máte být, kdy máte řešit jaký úkol, kdy máte jít na schůzku. Adresy má úhledně seřazené ve svém adresáři, pamatovat si je nemusíte, stačí jen vědět, komu chcete dopis poslat. Taky okamžité nápady si umí uchovat, dokud je dále nezpracujete. Kniha si klade za cíl popsat od základů funkce Outlooku, se kterými pracuje denně běžný uživatel. Pokrývá tak potřeby velké většiny lidí, kteří se chystají Outlook využívat. Je odrazovým můstkem ke zvládnutí dalších speciálních vlastností, s nimiž pak pracují již Úvod

14 14 OUTLOOK 2007 jen určité skupiny uživatelů podle způsobu práce, který zvolí nebo který je vzhledem ke způsobu připojení nutný. V první kapitole se seznámíte s novinkami verze 2007, abyste věděli, jaké posily v Outlooku najdete, pokud jste již pracovali s verzemi předcházejícími. Najdete zde také postup spuštění Outlooku a základní informace o tom, co vás po spuštění čeká. Naučíte se orientovat v jednotlivých částech, složkách Outlooku a seznámíte se se základy zobrazení různých informací. Veškerou činností v Outlooku prolíná práce s textem. Protože se jedná o téma, které je třeba znát, a přitom není spojeno s žádnou konkrétní funkcí, seznámíte se s ním již na začátku. Na konci první kapitoly se dozvíte něco o nápovědě, abyste byli schopni si vyhledat pomocné informace, například některé speciality, které v této knize nenajdete. První polovina knihy vás seznámí s jednotlivými složkami Outlooku, ve kterých si budete spravovat své údaje. Poznáte elektronickou poštu, kalendář, úkoly a další složky. Druhá polovina je zaměřena na obecné funkce, především nastavení Outlooku tak, abyste byli schopni komunikovat, ať již pracujete na počítačové síti se serverem Microsoft Exchange, nebo se připojujete pomocí modemu a máte svoji ovou schránku vedenou některým z poskytovatelů internetových služeb. Najdete informace, jak se dá s Outlookem pracovat, když nemáte k dispozici připojení, a nejste tedy online. Poznámka Podle verze Windows, kterou na svém počítači používáte, se mohou některé postupy mírně lišit od popisu v knize. Úvod

15 OUTLOOK Seznámení s Outlookem Seznámení s Outlookem 1.1 Novinky verze 2007 Program Outlook přináší několik novinek, nicméně uživatelé starších verzí se nemusí obávat. Žádná novinka není natolik převratná, aby zcela změnila způsob práce s Outlookem Položky v u, v kalendáři a v dalších složkách Z ostatních aplikací Office již možná znáte nové rozhraní. V základním okně Outlooku k příliš velkým změnám nedošlo; vylepšení se objevuje jen u otevřených položek, ve kterých najdete novinku verze 2007 pás karet s tlačítky. Od předcházející verze se liší kategorie, které byly dříve pojmenovány názvy, zatímco nyní jsou odlišeny barevně (viz obrázek 1.1). Pruhem stejné barvy jsou také zvýrazněny položky samotné, takže je hned zřejmé, do jaké kategorie patří. K drobné úpravě došlo v zobrazení týdne v kalendáři, které nyní vypadá tak, jak vidíte na obrázku 1.2. K dispozici jsou i tlačítka pro změnu zobrazení (Den/Týden/Měsíc). Vylepšen byl i náhled příloh. 1.1 Novinky verze 2007

16 16 OUTLOOK 2007 Obrázek 1.1: Barevné kategorie Obrázek 1.2: Zobrazení týdne v kalendáři K vyhledávání položek se nyní používá stejný systém jako v jiných aplikacích Windows. Je nezávislý na tom, v jaké složce se položka nachází. Výsledky se zobrazují průběžně, jak jsou nalezeny, přičemž vyhledávání dále pokračuje. Nový systém vyhledávání se nazývá okamžité hledání. Na panelu úkolů jsou seskupeny nejen úkoly, ale také y, které mají aktivní příznak pro zpracování, a blížící se schůzky v kalendáři. 1. Seznámení s Outlookem

17 OUTLOOK Editor pro vytváření jednotlivých položek je nyní přímo založen na vlastnostech Wordu, takže sice již nelze vybrat mezi vnitřním editorem a Wordem, nicméně funkce Wordu jsou přímo integrovány v editoru používaném v Outlooku, a jsou tedy neustále k dispozici. Při změnách ve schůzkách již nelze potlačit odeslání aktualizace účastníkům. Schůzky již také nejsou v kalendáři označeny speciálním symbolem, který je odlišoval od ostatních událostí v kalendáři. Tato změna má přispět ke zvýšení přehlednosti Nastavení Outlooku Prvotní připojení poštovní přihrádky k Outlooku je nutné provést v určitém systému nastavování. Aby došlo k maximálnímu zjednodušení, pokusí se Outlook nastavit propojení automaticky, na základě skutečně minima údajů vyžadovaného od uživatele. Teprve není-li tento pokus úspěšný, můžete zvolit ruční postup tak jako v předcházejících verzích. Seznámení s Outlookem Obrázek 1.3: Automatické nastavení účtu Velmi užitečnou funkcí je pomocník Mimo kancelář. Možná jste postrádali možnost nastavit si ho s předstihem a třeba i při odchodu zapomněli na jeho aktivaci. To se vám již nestane, protože je možné nastavit dobu, kdy bude funkce aktivní. Tento pomocník je přístupný uživatelům na serveru Exchange Sdílení informací Chcete-li sdílet s někým svůj kalendář, můžete ho poslat em. Adresát si ho pak otevře v Outlooku nebo ve webovém prohlížeči. Dále lze kalendář sdílet prostřednictvím internetu. Tak jako v ostatních aplikacích Office je k dispozici v případě exportu formát PDF a XPS. 1.1 Novinky verze 2007

18 18 * OUTLOOK Bezpečnost Bezpečnost je oblast, kde k vývoji dochází neustále. Vylepšen je filtr pro nevyžádanou poštu tak, aby vytřídil ještě větší množství potenciálně nebezpečných ů dříve, než se vám dostanou do rukou. Obsahuje i filtr proti phishingu, což je podvržená internetová stránka, jejímž cílem je zjistit identifikační či bezpečnostní údaje a následně je zneužít pro podvodnou činnost. Do oblasti bezpečnosti lze zahrnout i vylepšený systém automatického obnovení Outlooku a zpracovávaných údajů pro případ nestandardního ukončení práce. Bezpečnostní aspekty se nyní zpracovávají v tzv. centru zabezpečení (ukázku dialogového okna najdete na obrázku 1.4). Obrázek 1.4: Centrum zabezpečení Další změny a vylepšení K posunu došlo i v oblasti kontroly pravopisu, viz například kontextovou kontrolu chyb ve vybraných jazycích. Nadále se nepoužívá osobní adresář, který je zapracován do kontaktů. Starý osobní adresář lze však do Outlooku importovat, takže o své kontakty nepřijdete. V Outlooku najdete i řadu dalších menších změn nebo změn v oblastech, které jsou v úhlu zájmu menších skupin uživatelů. Najdete je podrobně popsané v nápovědě. 1. Seznámení s Outlookem

19 OUTLOOK Instalace programu Zakoupíte-li si sadu programů Microsoft Office 2007, jejíž součástí Outlook je, získáte instalační CD se všemi počítačovými soubory, které program Outlook tvoří a umožní ho používat. Instalace je proces, při němž dojde k vytvoření příslušné struktury složek, zkopírování všech souborů tvořících program Outlook a také k takovým úpravám systému Windows, aby bylo možné v něm Outlook spustit a provozovat. Kromě toho dojde k rozšíření nabídky Start (tlačítko v levém dolním rohu obrazovky pro spouštění programů Windows), kde se objeví příkaz pro spuštění Outlooku Postup pro instalaci Outlooku Instalace Outlooku proběhne takto: Vložte instalační CD do mechaniky a vyčkejte, až se spustí instalační program. Nespustí-li se automaticky, můžete přejít do ovládacích panelů Windows a zde použít ikonu Přidat nové programy, poklepete-li předtím na Přidat nebo odebrat programy. Prvním oknem při instalaci je okno pro vyplnění identifikačního čísla Product key, které najdete na instalačním CD. Stiskněte tlačítko Pokračovat, které se zpřístupní při správném zadání identifikačního čísla. Otevře se dialogové okno pro nastavení parametrů instalace: zachování nebo aktualizace stávajících verzí Office na počítači, rozsah instalace, stanovení složky pro instalaci, uvedení informací o uživateli. Na kartě Upgrade určete, zda chcete provést upgrade starší verze, nebo novou instalaci. Přejděte na kartu Možnosti instalace, na níž se dostáváme k programům a modulům, které se mají nainstalovat (viz obrázek 1.5). Tlačítkem roztáhněte položku Microsoft Office Outlook tak, abyste viděli všechny moduly, o jejichž instalaci lze rozhodnout. Jedná se zejména o doplňky a šablony. Klepněte na tlačítko u určitého modulu a vyberte: Spouštět z tohoto počítače, chcete-li modul instalovat. Nainstalovat při prvním použití, nechcete-li zatím modul instalovat, nicméně nainstaluje se automaticky, pokud se jej pokusíte při práci s Outlookem poprvé použít. Není k dispozici položka se nenainstaluje, nicméně lze ji instalovat dodatečně. V dialogovém okně vidíte, jaký prostor na disku zaberou zvolené programy a jejich moduly, takže se můžete rozhodnout o jejich instalaci i vzhledem k volnému místu na disku. Přejděte na kartu Umístění souboru. Na ní můžete nastavit složku, do které se bude Outlook, resp. Office instalovat. Můžete ji též vyhledat pomocí tlačítka Procházet. Kromě nastavení složky zde také najdete požadované místo, které musíte mít volné na disku. Změnou složky tak můžete změnit i disk, máte-li na jiném více místa. Na kartě Informace o uživateli zadejte své jméno, iniciály a název firmy. Po výběru potřebných komponent Outlooku stiskněte tlačítko Nainstalovat. Nyní začíná vlastní instalace, která spočívá ve zkopírování potřebných souborů z CD na váš počítač, vytvoření příslušné struktury složek, připojení nezbytných informací do systému Windows (registry) a zpřístupnění příkazů pro spouštění instalovaných programů v nabídce Start. Seznámení s Outlookem 1.2 Instalace programu

20 20 OUTLOOK 2007 Obrázek 1.5: Programy a komponenty Microsoft Office Jestliže instalace proběhne úspěšně, objeví se závěrečná zpráva o dokončení instalace a nabídka tlačítka Přejít na web Office Online, kde se můžete dozvědět aktuální informace. Tlačítkem Zavřít instalaci ukončíte Aktivace produktu Aktivace programu Outlook, resp. sady Office je podmínkou používání programu a výzva k aktivaci se objeví při první instalaci. Můžete ji přijmout nebo odmítnout. Odmítnete-li aktivaci, bude vám umožněno 25krát spustit Outlook/Office. Neaktivujete-li produkt během této doby, přejdete do omezeného režimu, kdy nebude možné využívat některé, nicméně zásadní funkce (například ukládání). Aktivace je prostředek proti používání nelegálních programů. Jedná se v podstatě o ověřování, zda se identifikační číslo (Product Key) nepoužívá na více počítačích. Aktivaci je možné provést po internetu nebo po telefonu. V obou případech byste měli mít připraveno své identifikační číslo (Product Key). Nevyužijete-li možnost aktivovat program při instalaci, můžete to provést dodatečně. Použijte příkaz Nápověda Aktivovat produkt. Poznámka Je-li produkt již aktivován, objeví se zpráva Tento produkt je již aktivován. Chcete-li znát identifikační číslo instalovaného produktu, zadejte příkaz Nápověda O aplikaci Microsoft Office Outlook. 1. Seznámení s Outlookem