ELEKTRONICKÁ POŠTA OBSAH

Transkript

1 ELEKTRONICKÁ POŠTA OBSAH ÚVOD... 3 Popis služby... 3 Mailová schránka... 3 Mailová adresa... 3 Obsluha... 3 OUTLOOK... 4 Definice a použití... 4 Popis základního prostředí... 4 Modul POŠTA... 5 Zprovoznění poštovního klienta... 5 Popis prostředí... 5 Odesílání mailů... 5 Přijaté maily... 7 Správa poštovních složek a položek /17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

2 Modul ÚKOLY... 9 Popis prostředí... 9 Zadání úkolu - sobě... 9 Zadání úkolu - jinému uživateli Přijmutí/odmítnutí úkolu Správa úkolů pomocí výpisu položek Dokončení úkolu Modul KALENDÁŘ Událost Schůzka Přijmutí/odmítnutí schůzky Modul KONTAKTY Popis prostředí Nový kontakt Modul POZNÁMKY Popis prostředí Nová poznámka Modul DENÍK Popis prostředí Aktivace a nastavení Změna nastavení a deaktivace Další funkcionality Automatické dokončování Šablony Automatické vytváření kontaktů Pravidla Přidat svátky do kalendáře Sdílení přístupu Archivace Export a import OWA Definice a použití Prostředí Nápověda /17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

3 ÚVOD Popis služby nebo-li elektronická pošta je po službě WWW nejvyužívanější službou sítě Internet. Umožňuje komunikaci mezi lidmi z jakéhokoliv místa na světě daleko efektnějším způsobem, než to umožňují například papírová pošta, telefon nebo fax. Zároveň umožňuje předávání dat formou přiložených souborů. Komunikace pomocí u je nejenom rychlá a pružná, ale je také levná a ekologická. Mailová schránka Pro komunikaci prostřednictvím u je potřeba mailová schránka. Zjednodušeně lze říci, že se jedná o prostor na disku serveru vyhrazený pro příjem a odesílání zpráv. Tuto schránku si lze založit např. na některém z veřejných poštovních serverů ( .cz, Centrum.cz, Gmail.com, ) nebo je vám založena např. vaším zaměstnavatelem na firemním poštovním serveru. Mailová adresa Každá mailová schránka má svoji adresu. Ta může vypadat např. takto: Text před (v běžné mluvě označovaný jako zavináč) určuje název schránky. Na jednom serveru nemohou být dvě adresy se stejným názvem. lektor.it@ .cz odděluje název schránky od názvu serveru, na kterém je schránka zřízena. Text za označuje název serveru, na kterém je schránka založena. Tu na rozdíl od názvu schránky nemůže uživatel nikterak ovlivnit. Obsluha Mailový klient: Jedná se o software určený pro obsluhu ové schránky, který je nainstalovaný přímo v počítači. Poštu si tak lze stáhnout ze serveru do vlastního počítače a v něm ji také zpracovat. Aplikace tedy dokáže pracovat bez připojení k internetu - offline. Kopie pošty a všech složek je uložena v souboru na lokálním disku a po připojení k internetu se obsah synchronizuje se serverem. V režimu offline je tedy možné vyřídit veškerou agendu a po připojení k internetu vše najednou odeslat. Výhody: - propracovanější prostředí a pokročilejší správa - offline režim Příklad: - Microsoft Outlook - Mozilla Thunderbird Webové rozhraní: Obsluha ové schránky se odehrává online na k tomu určených webových stránkách, tato varianta je tedy zpravidla závislá na připojení k internetu. Příklad: - prostředí schránky veřejného nebo firemního poštovního serveru - Outlook Web App nebo také Outlook Web Access (OWA) 3/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

4 OUTLOOK Definice a použití Program Outlook je zejména s programy Word, Excel a Powerpoint součástí programového balíčku MS Office. Outlook verze 2010 patří do skupiny uživatelských aplikací, které se nazývají mailoví klienti. Tyto programy slouží především ke správě elektronické pošty či-li primárně k odesílání a přijímaní ů, zvládají však i jiné služby. Outlook obsahuje především tyto základní moduly: Pošta - umožňuje odesílat a přijímat elektronickou poštu vč. její správy. Úkoly - obsahuje seznam vašich úkolů. Jeden z nástrojů sloužící k organizaci času. Kalendář - slouží pro záznam a správu událostí a schůzek. Kontakty - slouží pro uchovávání informací o vašich kontaktech. Poznámky - rychlé zaznamenání nápadu či myšlenky. Deník - záznam zvolených činností Popis základního prostředí Pás karet Slouží k provádění úkolů souvisejících s programem. Ikony příkazů k provádění úkolů jsou na jednotlivých kartách umístěny ve skupinách. Rozložení příkazů závisí na zvoleném modulu. Karta Soubor obsahuje Možnosti nastavení programu. 2. Panel nástrojů Rychlý přístup Na něj může uživatel umístit nejčastěji používané příkazy. Výchozí nastavení obsahuje příkaz Odeslat a přijmout. 3. Navigační podokno Skládá se primárně ze dvou částí - horní část se mění podle modulu zvoleného ve spodní části. Podokno lze v případě potřeby minimalizovat. 4. Pracovní plocha Rozložení příkazů závisí na zvoleném modulu v ukázce je stránka Outlook dnes. Pracovní rozložení lze měnit např. na kartě Zobrazení. 5. Nápověda 6. Skrýt při minimalizaci - nastavení v Oznamovací oblasti Windows 4/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

5 Modul POŠTA Zprovoznění poštovního klienta (POP3, SMTP, IMAP, Exchange,...) karta Soubor Informace Nastavení účtu Popis prostředí Navigační podokno Skládá se primárně ze dvou částí - horní část se mění podle modulu zvoleného ve spodní části. Podokno lze v případě potřeby minimalozavat. 2. Panel úkolů Skládá se primárně ze tří části - horní část obsahuje tabulku dat (kalendářík), události a seznam úkolů. Podokno lze v případě potřeby minimalozavat. Základní nastavení - Spuštění a ukončení Outlooku: karta Soubor Možnosti Upřesnit - Navigační podokno a Panel úkolů: karta Zobrazení skupina Rozložení - Podokno čtení a Podokno osob: karta Zobrazení skupina Rozložení Odesílání mailů karta Domů skupina Nové Nový f 4 3 g e a b c d 5/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

6 1. Pás karet Slouží k provádění úkolů souvisejících s daným modulem. Ikony příkazů k provádění úkolů jsou na jednotlivých kartách umístěny ve skupinách. Karta Soubor obsahuje Možnosti nastavení programu. 2. Panel nástrojů Rychlý přístup Na něj může uživatel umístit nejčastěji používané příkazy. Výchozí nastavení obsahuje příkaz pro uložení rozpracované zprávy - konceptu. 3. Základní struktura mailu: a) Mailová adresa příjemce či příjemců zprávy. b) Mailová adresa příjemce či příjemců kopie zprávy. c) Mailová adresa příjemce či příjemců skryté kopie zprávy. Příjemce či příjemci v této kolonce zprávu obdrží, ale ostatním příjemcům se nezobrazí, že rovněž tuto zprávu obdržel/li. d) Stručně charakterizuje obsah zprávy. e) Do těla zprávy je možné napsat či vložit a formátovat libovolně dlouhý text, symboly, grafické objekty (screenshot, klipart, ), hypertextové odkazy, U těla je možné změnit i pozadí. f) Možnost připojit ke zprávě soubory (i spoluprácí s programem Výstřižky). g) Zařazení zprávy do složky mailů připravených k odeslání. 4. Nápověda Další možnosti: - Kontrola pravopisu automaticky: karta Soubor Možnosti Pošta revize: karta Revize skupina Kontrola pravopisu - Automatické opravy: karta Soubor Možnosti Pošta - Odvolání odeslané zprávy: karta Zpráva skupina Přesunout Akce - Podpis: karta Zpráva skupina Zahrnout - Digitální podpis: karta Možnosti skupina Oprávnění - Značky: karta Zpráva skupina Značky důležitost utajení hlasovací tlačítka oznámení o doručení a přečtení zprávy odpověď doručit na jinou adresu odložit odeslání zařazení do kategorie. příznak pro zpracování. 6/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

7 Přijaté maily - Stažení mailů: - automaticky - ručně: panel nástrojů Rychlý přístup Odeslat a přijmout - Čtení a práce se zprávami: Záhlaví Obsahuje základní informace o odesilateli a dalších příjemcích zpráv. Zároveň v něm lze najít i informace o přílohách nebo značkách (příznacích) nastavených odesilatelem. 2. Tělo Obsahuje zaslané informace. V dlouhé zprávě lze využít nástroj Hledat. 3. Reakce Umožňuje odpověď na zprávu (RE:) nebo její přeposlání (FW:). 4. Značky Nastavení příznaků zprávy např. zpracování nebo přiřazení kategorie. 5. Správa mailů Základní akce pro správu mailů. 6. Nápověda 7/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

8 Správa poštovních složek a položek Přehled poštovních složek 2. Obsah zvolené složky Náhled lze upravit podle potřeby na kartě Zobrazení, ve stavovém řádku nebo také pomocí kontextové nabídky. Původní zobrazení lze obnovit ve skupině Aktuální zobrazení. Obsah v kombinaci s kontextovou nabídkou pro zprávy lze použít i pro správu mailů. 3. Záhlaví (sloupce): - řazení a filtrace zpráv - hledání a práce se složkou výsledků hledání - přidání/odstranění/přemístění polí - zobrazovat/nezobrazovat ve skupinách (seskupení) 4. Hledání: Lze využít příslušné pole nebo i skrytou kartu Hledání. Využít lze i složku výsledků hledání. Outlook disponuje základními složkami (Doručená pošta, Odeslaná pošta, koncepty, ), složkou informačních RSS kanálů (nastavení lze provést v dialogovém okně pro nastavení účtu), složkami výsledků hledání a vlastními uživatelskými složkami. Správu základních složek a vytváření nových složek lze provádět na kartě Složky i pomocí kontextové nabídky. 8/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

9 Modul ÚKOLY Popis prostředí Jedná se o jeden z nástrojů sloužící k organizaci času. Seznam úkolů se zobrazuje na několika místech - úvod Outlook dnes, panel úkolů, kalendář a výpis úkolů. Zadání úkolu - sobě karta Domů skupina Nové příkaz Nové položky Úkol a 3 b c f d e g h 1. Pás karet Slouží k provádění úkolů souvisejících s daným modulem. Ikony příkazů k provádění úkolů jsou na jednotlivých kartách umístěny ve skupinách. Rozložení příkazů závisí na zvoleném modulu. Karta Soubor obsahuje Možnosti nastavení programu. 9/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

10 2. Panel nástrojů Rychlý přístup Na něj může uživatel umístit nejčastěji používané příkazy. Výchozí nastavení obsahuje příkaz pro uložení rozpracované položky. 3. Základní struktura úkolu: a) Stručně charakterizuje obsah úkolu. b) Datum, kdy se na úkolu začalo pracovat. c) Den, do kdy musí být úkol dokončen. d) Fáze, v níž se právě nachází úkol. e) Procentuelní vyjádření stavu plnění. f) Důležitost. g) Abychom nezapomněli. h) Do těla úkolu je možné napsat či vložit libovolně dlouhý text, symboly, grafické objekty (screenshot, klipart, ), hypertextové odkazy, 4. Nápověda Další možnosti: - Kategorie: karta Úkol skupina Značky Zařadit do kategorií - Opakování: karta Úkol skupina Opakování Opakování Zadání úkolu - jinému uživateli karta Domů skupina Nové příkaz Nové položky Zadání úkolu a b c Rozložení ovládacích prvků je v zásadě totožné jako při zadávání úkolu pro sebe. Přibyla tato pole: a) Toto pole slouží k zadání mailové adresy příjemce či příjemců úkolu. b) Úkol bude mít v seznamu vy i ten, komu ho zadáváte. Bude tak vidět, jak je úkol postupně plněn. c) Jakmile druhá strana úkol splní, dostane o tom zadávající zprávu. 10/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

11 Přijmutí/odmítnutí úkolu Uživatel, kterému byl přidělen úkol, se o tom dozví mailem, který obsahuje tlačítka přijmout a odmítnout. Přijatý úkol se mu následně objeví v modulu úkolů. Správa úkolů pomocí výpisu položek Forma systému správy úkolů je velmi podobná jako forma systému správy mailů v modulu pošta. Obsahuje i možnost editovat fáze, v nichž se úkol nachází včetně procentuelního vyjádření stavu plnění, aby uživatel, který vám úkol zadal, měl stále aktuální informace. Dokončení úkolu Jakmile úkol fyzicky dokončíte, tak jej v seznamu označte jako dokončený. Není vhodné ho úplně smazat - informace se mohou ještě hodit. Podle aktuálního zobrazení bude úkol vidět jako přeškrtnutý nebo vizuelně zmizí. Modul KALENDÁŘ Jedná se o další z nástrojů sloužící k organizaci času - k různým datům a hodinám se přidávají události či schůzky. Kalendář vás pak na tyto položky upozorní. Tyto položky se zobrazují i v tomto případě na několika místech - úvodní obrazovka, panel úkolů a modul Kalendář. V zobrazení modulu Kalendář si může uživatel nastavit různá uspořádání - den, týden, pracovní týden, měsíc nebo zobrazení časového plánu. 11/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

12 Událost karta Domů skupina Nové příkaz Nové položky Událost efektivní způsob je i poklepání na příslušné datum a čas přímo v kalendáři h g 3 a b c d f e 1. Pás karet Slouží k provádění úkolů souvisejících s daným modulem. Ikony příkazů k provádění úkolů jsou na jednotlivých kartách umístěny ve skupinách. Rozložení příkazů závisí na zvoleném modulu. Karta Soubor obsahuje Možnosti nastavení programu. 2. Panel nástrojů Rychlý přístup Na něj může uživatel umístit nejčastěji používané příkazy. Výchozí nastavení obsahuje příkaz pro uložení rozpracované položky. 3. Základní struktura události: a) Stručně charakterizuje obsah události. b) Definuje místo konání. c) Datum a čas začátku. d) Datum a čas konce. e) Celodenní událost. f) Do těla události je možné napsat či vložit libovolně dlouhý text, symboly, grafické objekty (screenshot, klipart, ), hypertextové odkazy, g) Pozvat účastníky/zrušit pozvání h) Pomocník při plánování. 4. Nápověda Další možnosti: - Zobrazení: karta Událost skupina Možnosti Zobrazit jako - Opakování: karta Událost skupina Možnosti Opakování - Důležitost: karta Událost skupina Značky - Kategorie: karta Událost skupina Značky Zařadit do kategorií 12/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

13 Schůzka karta Domů skupina Nové příkaz Nové položky Nová schůzka efektivní způsob je poklepání přímo v kalendáři na příslušné datum a čas Rozložení ovládacích prvků je v zásadě totožné jako při zadávání události. Přibylo jen pole Komu, které využijeme k zadání dalších účastníků schůzky. Přijmutí/odmítnutí schůzky Uživatel, který byl pozván na schůzku, se o tom dozví mailem, který obsahuje tlačítka přijmout a odmítnout. Přijatá schůzka se mu následně objeví v kalendáři. Organizátor může sledovat stav přijetí/odmítnutí po rozkliknutí události v Kalendáři. Může schůzku i zrušit. Modul KONTAKTY Popis prostředí Tento modul slouží k uspořádání a ukládání informací o lidech, organizacích a firmách. Následující přehled kontaktů slouží k jejich správě, která je podobná správě mailů nebo úkolů. Nový kontakt karta Domů skupina Nové příkaz Nové položky Kontakt Další možnost vytvoření kontaktu je přímo z položky v Doručené poště, ale existují i jiné varianty. 13/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

14 Modul POZNÁMKY Popis prostředí Slouží k rychlému zaznamenání nápadu či myšlenky. Jedná se o nástroj podobný programu Rychlé poznámky. Následující přehled poznámek slouží k jejich správě, která je podobná správě mailů, úkolů nebo kontaktů. Nová poznámka karta Domů skupina Nové příkaz Nové položky Poznámka Modul DENÍK Popis prostředí Deník automaticky zaznamenává zvolené činnosti, které se vztahují k určitým kontaktům, a vkládá je do zobrazení časové osy. Můžete jej také použít ke sledování položek aplikace Microsoft Outlook, například ových zpráv nebo schůzek, případně jiných souborů systému Microsoft Office, jako jsou dokumenty aplikace Word nebo sešity aplikace Excel. Můžete dokonce uchovat záznam libovolné komunikace, kterou si chcete zapamatovat - dokonce něčeho, co není umístěno přímo ve vašem počítači, jako je telefonní hovor nebo dopis, který jste odeslali nebo obdrželi poštou. Aktivace a nastavení podokno Navigace modul Deník Změna nastavení a deaktivace karta Soubor Možnosti Poznámky a deník 14/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

15 Další funkcionality Automatické dokončování karta Soubor Možnosti Pošta Odesílání zpráv Šablony Využití pro jednotnou formu např. ve firmě nebo při opakování stálých odpovědí. karta Domů skupina Nové příkaz ová zpráva pomocí Další šablony Automatické vytváření kontaktů karta Soubor Možnosti Kontakty Automaticky doplněné kontakty Pravidla Jsou to akce, které se automaticky provádí u příchozích nebo odchozích zpráv na základě podmínek určených uživatelem. Pravidlo lze vytvořit ze šablony, ze zprávy nebo za použití vlastních podmínek. Přidat svátky do kalendáře karta Soubor Možnosti Kaledář Možnosti kalendáře Sdílení přístupu - Sdílení kalendáře v modulu Kalendář karta Domů skupina Sdílení Oprávnění ke kalendáři - Otevření sdíleného kalendáře v modulu Kalendář karta Domů skupina Spravovat kalendáře Otevřít kalendář - Jiné varianty sdílení kalendáře Odeslat kalendář em - odeslání části kalendáře jinému uživateli Sdílení kalendáře - umožnění přístupu jinému uživateli - Skupiny kalendářů v modulu Kalendář karta Domů skupina Spravovat kalendáře Skupiny kalendářů 15/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

16 - Sdílení poštovní schránky v modulu Pošta karta Složka skupina Sdílení skupina Vlastnosti Oprávnění složky - Otevření sdílené schránky karta Soubor Informace Nastavení účtu - Sdílení poštovních složek v modulu Pošta karta Složka skupina Sdílení skupina Vlastnosti Oprávnění složky - Otevření sdílené poštovní složky karta Soubor Otevřít Složka jiného uživatele - Přístup delegáta Je funkce, která umožňuje uživateli jednat jménem jiného uživatele aplikace Outlook. Nejběžnější situací, v níž je tato funkce používána, je vedoucí a jeho asistent. Asistent může být zodpovědný za organizaci časového rozvrhu vedoucího, včetně vytváření žádostí o schůzku a odpovídání na ně. karta Soubor Informace Nastavení účtu Přístup delegáta Archivace Vytvářením a přijímáním položek ( ové zprávy, události, kontakty, úkoly, ) se poštovní schránka zvětšuje. Chcete-li spravovat volné místo v používané poštovní schránce nebo na poštovním serveru, můžete přesunout starší položky, které jsou důležité, ale jsou používány zřídka, do archivního umístění. Při automatické archivaci jsou položky přesunuty z původního umístění v aplikaci Outlook do složky souboru archivu, jakmile vyprší jejich platnost, tj. uplyne jejich doba stárnutí. Je také možné nastavit možnosti odstranění položek po vypršení platnosti. karta Soubor Informace Nástroje pro čištění Archivovat a karta Soubor Možnosti Upřesnit Automatická archivace Export a import Využití při převodu dat z jednoho PC do druhého, ale i jako způsob zálohy dat. karta Soubor Otevřít Importovat 16/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (

17 OWA Definice a použití Outlook Web App nebo také Outlook Web Access umožňuje používat webový prohlížeč pro přístup k poštovní schránce z libovolného zařízení (PC, smartphone, tablet, ) připojeného k Internetu. Prohlížeč můžete použít ke čtení a odesílání ových zpráv, organizaci kontaktů, vytváření úkolů a správě kalendáře. Prostředí Nápověda 17/17 zpracoval Radek Hajdu 05/2015 (