Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

Transkript

1 UP E CENTRUM CELOŽIVOTNÍHO VZDĚLÁVÁNÍ JEZERKA O.P.S. Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Studijní text Komplexní vzdělávací program pro lektory zaměřený na Evropskou unii a zpracování evropských projektů

2 CENTRUM CELOŽIVOTNÍHO VZDĚLÁVÁNÍ JEZERKA O.P.S. Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Studijní text byl zpracován v rámci projektu Komplexní vzdělávací program pro lektory zaměřený na Evropskou unii a zpracování evropských projektů, který je spolufinancován Evropskou unií. Autoři: Ing. Ondřej Škach PhDr. Tereza Škachová, PhD. Pardubice 2008, aktualizovaná verze Tento text neprošel redakční ani jazykovou korekturou. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

3 Obsah Obsah... 3 Úvod Možnosti nespecializované SW podpory projektů MS Office MS Office Outlook MS Office Excel MS Office Access Alternativy k MS Office OpenOffice.org a odvozené produkty Specializované SW pro řízení projektů Vybrané specializované programy Primavera Instant Team Psipenta MS Office Project Podrobněji o MS Office Project Práce s MS Office Project Edice, kompatibilita, soubory MS Office Project Základní nastavení projektu Kalendáře Úkoly a vazby mezi nimi Osnova projektu Další možné úkoly Informace o úkolu Vazby úkolů Zdroje Informace o zdroji Přiřazení zdrojů Práce s úkoly a zdroji Omezení úkolů Vztah mezi prací, dobou trvání a jednotkami přiřazení Typy úkolů Funkce Řízení úsilím Přesčasová práce Náklady projektu Přetížení zdrojů Kritická cesta Zobrazení Sledování průběhu projektu Nastavení směrného plánu Zadání dat při shodě plánu se skutečností Zadání dat při rozdílech plánu od skutečnosti Přeplánování projektu Souhrnné informace TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

4 3.11. Výstupy - sestavy Public relations projektu Identita a prezentace projektu Identita projektu Prostředky prezentace projektu Media relations Prostředky pro komunikaci s médii Tiskový mluvčí Závěr Přehled užitých zkratek Literatura a prameny TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

5 Úvod Cílem studijního materiálu Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti je seznámit účastníky vzdělávacího programu s možnostmi jednoduchých i složitějších softwarových systémů usnadňujících přípravu i realizaci projektů. Tento text počítá již se základními znalostmi projektové problematiky, která je hojně popsána v odborné literatuře (např. Balada, M., Chovancová, G., Skalický, M. Základní principy zpracování a podávání projektů modul 3, který uvádí definici projektu, nezbytné náležitosti projektu apod.). Laicky bychom projekt mohli charakterizovat jako soubor aktivit, které vytvářejí něco nového, mají jasně vymezený cíl a jejich realizace stojí určitou sumu peněz. Na základě této charakteristiky projektu je zřejmé, že při jeho realizaci je nejdůležitější sledovat financování, časové rozvrhy aktivit a lidských zdrojů (realizátorů aktivit). Specializované programy jsou výhodné svou systemizací všech úkonů projektového managementu (především snadná kontrola vývoje projektu a optimální podmínky pro reporting). Softwarová podpora umožňuje sledovat problémy v projektu, přiřazovat lidské zdroje k jednotlivým úkolům, optimalizovat časový harmonogram, identifikovat kritickou cestu projektu, dále usnadňuje nezbytný reporting projektů apod. Nevýhody těchto systémů jsou pak spatřovány ve vysokých nákladech na jeho pořízení a možné komplikovanosti v případě změn v projektu (jako argumenty proti využití SW nástrojů projektového managementu bývá projektovými manažery uváděna nedůvěra v SW, nedostupnost a neznalost vhodného SW, vysoká cena SW, nedostatek času pro jeho pravidelnou a detailní aktualizaci, vysoké požadavky na důslednost uživatelů, nedostatek zkušeností se SW apod.). Jelikož je uživatelsky velice rozšířeno prostředí MS Windows a balíček aplikací MS Office, lze předpokládat, že i v oblasti softwarové podpory budou nejvíce využívány programy kompatibilní s operačním systémem MS Windows, kterým je MSO Project, ale i další (např. Instant Team, Řešení Primavera). Tuto domněnku TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 5

6 potvrzují výzkumy, ze kterých je zřejmé, že MSO Project je u nás nejpoužívanějším SW pro plánování i řízení projektů viz Graf č. 1/1 a 1/2. Graf č. 1/1: Jaký SW používáte pro plánování projektů? (převzato z sharedfiles/sborniky/sbor-proj-realizace-vcera.pdf) Graf č. 1/2: Jaký SW používáte pro řízení projektů? (převzato z Sborniky/sbor-proj-realizace-vcera.pdf) V závěru textu je též věnována pozornost oblasti public relations, která se zaměřuje především na prostředky efektivní prezentace projektu veřejnosti, jelikož právě účinná publicita a prezentace projektu je nezbytným prvkem projektového managementu. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 6

7 1. Možnosti nespecializované SW podpory projektů Obtížnost sledování základních proměnných (čas, finance, lidské zdroje) je závislá zejména na rozsahu projektu. S rozsahem a charakterem projektu souvisí tedy nároky na technickou podporu projektu. U projektů menšího rozsahu můžeme sledovat realizaci snadno pomocí dostupných univerzální programů, které sice nemají specializované funkce, ale umožní sledování potřebných proměnných MS Office Nejčastěji užívanou nespecializovanou SW podporou pro řízení projektů jsou aplikace, jež jsou součástí balíčků MS Office, jenž může obsahovat textový procesor MSO Word, tabulkový kalkulátor MSO Excel, aplikaci pro tvorbu databází MSO Access a aplikaci pro vytváření prezentací MSO PowerPoint. V následujícím textu je, kromě krátkého popisu vybraných aplikací MS Office, uvedeno také několik typů pro jejich využití při řízení projektů MS Office Outlook Aplikace Outlook poskytuje integrované řešení pro správu a organizování e- mailových zpráv, kalendářů, úkolů, poznámek, kontaktů a dalších informací. Ukázka prostředí je na Obrázku č. 1/1. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 7

8 Obrázek č. 1/1: Uživatelské prostředí MSO Outlook ové zprávy je možné seskupovat podle data, velikosti, předmětu, důležitosti a dalších kritérií. Pomocí rychlých příznaků je možné doručené y označovat podle priority nebo časového hlediska a vyhledat v libovolné složce, kde se nacházejí. Pravidla a upozornění organizují ové zprávy podle stanovených preferencí a mohou automaticky upozorňovat například na úkoly, které mají být dokončeny, nebo na schůzky, které zanedlouho začnou. Přílohy ových zpráv je možné ukládat do sdílených pracovních prostor, kde ostatní členové týmu mohou získat přístup k nejnovějším verzím a kam mohou ukládat soubory, seznamy úkolů, odkazy apod. MSO Outlook kromě ových zpráv a organizace kontaktů obsahuje též kalendář a úkoly. Máme k dispozici různé druhy zobrazení kalendáře (viz Obrázek č. 1/2 a 1/3), automatické připomínky naplánovaných akcí apod. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 8

9 Obrázek č. 1/2: Týdenní zobrazení kalendáře Obrázek č. 1/3: Měsíční zobrazení kalendáře V aplikaci MSO Outlook je možné získat přístup ke sdíleným kalendářům týmu. Můžeme zobrazit vlastní pracovní a osobní kalendáře nebo kalendáře jiných uživatelů, kteří nám k tomu udělili oprávnění. Pro sdílení kalendářů v týmu je vyžadováno serverové řešení. Přidělené úkoly můžeme v aplikaci MSO Outlook nejen přehledně zapisovat, ale i sledovat časový harmonogram úkolů na časové ose, blížící se úkoly apod. (viz Obrázek č. 1/4 a 1/5). Obrázek č. 1/4: Harmonogram úkolů na časové ose Obrázek č. 1/5: Seznam úkolů MS Office Excel Aplikace Excel umožňuje analyzovat data vložená do tabulek a získat tak pohotový přístup k informacím, které jsou potřebné pro rozhodování. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 9

10 Tabulky aplikace Excel je možné ukládat do sdílených datových úložišť, kde mají ostatní členové týmu přístup k nejnovějším verzím a kam mohou ukládat seznamy úkolů, související soubory, odkazy apod. V dalším textu se zaměříme jen na základní možnosti aplikace, které stačí pro vytvoření jednoduché tabulky. Tabulka s předem definovanými vzorci dobře umožní sledování rozpočtu projektu (celkové čerpání rozpočtu, stav čerpání jednotlivých položek rozpočtu, a to jak v reálných částkách, tak i v procentech ). Vzorce jsou rovnice, které vykonají požadované operace. Mohou odkazovat na buňky ve stejném listu, jiných listech stejného sešitu nebo i na buňky v jiném sešitu. Každý vzorec musí být uveden symbolem =, jinak by aplikace považovala výraz za text. Ve vzorcích se používají buď konkrétní čísla nebo odkaz na buňku, která požadovanou hodnotu obsahuje (viz Tabulka č. 1/1). Vzorec vidíme ve stavovém řádku a výsledek se zobrazí v buňce, ve které je vzorec umístěn viz Obrázek č. 1/6. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 10

11 Tabulka č. 1/1: Přehled základních matematických operací v MSO Excel Operátor Význam Příklad + Sčítání 5+3 A1+3 A1+B1 - Odčítání 5-3 A1-3 A1- B1 / Dělení 5/3 A1/3 A1/ B1 * Násobení 5*3 A1*3 A1* B1 () Závorky určují logické celky a upravují priority 2*(5+ 3) 2*(A1+3) 2*(A1 +B1) Obrázek č. 1/6: Ukázka vkládání vzorce Za pomoci vzorců, jež pracují se základními matematickými operacemi, můžeme v MSO Excel vytvořit tabulku, která nám umožní sledovat stav rozpočtu. Přehled nezbytných vzorců MSO Excel pro vytvoření takové tabulky je uveden v Tabulce č. 1/2. Tabulka č. 1/2: Přehled základních vzorců Operace Vzorec Poznámka Součet =SUMA(C8:C10) Sečíst hodnoty buněk bezprostředně po sobě následujících (sloupec C, řádek 8 až 10) Součet =C4+C7+C8+C12+C16 Sečíst hodnoty zapsané v buňkách C4, C7, C8, C1 a C16 Procenta =E4/C4*100 Vydělit hodnotu v buňce E4 hodnotou v buňce C4 a vynásobit 100 (také lze použít vzorec =E4/C4 a procenta nastavit menu Formát Buňky záložka číslo Druh: Procenta, který zajistí automaticky násobení 100) Rozdíl =C13-D13 Odečíst hodnotu zapsanou v buňce D13 od hodnoty buňky C13 TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 11

12 S uvedenými vzorci můžeme vytvořit pomocníka sledování rozpočtu, takže snadno odhalíme rozpočtové položky, ve kterých přečerpáváme nebo ve kterých nám naopak peníze zbývají (viz Obrázek č. 1/7). Obrázek č. 1/7: Ukázka tabulky pro sledování rozpočtu Pro vytvoření jednoduché tabulky je, kromě znalosti uvedených vzorců, nutná základní uživatelská dovednost v MSO Excel. V Tabulce č. 1/3 je uveden krátký přehled základních technik, které jsou nezbytné pro tvorbu rozpočtových tabulek. Tabulka č. 1/3: Přehled základních technik při práci s MSO Excel Požadavek Vytvořit odkaz na buňku Kopírovat buňku (pouze hodnoty) Postup Kliknout do buňky, do které se bude kopírovat -> do řádku vzorců napsat = - > levou myší kliknout do buňky, ze které se bude kopírovat =mzdy!c4 (odkaz na buňku C4 z listu mzdy) =B2 (odkaz na buňku B2 ze stejného listu) Kliknout do buňky, ze které se bude kopírovat -> Ctrl+C -> kliknout do buňky, do které se bude kopírovat -> Ctrl+V -> pravé tlačítko myši -> Vložit TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 12

13 jinak - Hodnoty Kopírovat formát Označit levou myší výchozí buňku, jejíž formát bude kopírován -> kliknout na buňky ikonu Kopírovat formát -> kliknout do cílové buňky Kopírovat vzorec Do buňky v bezprostřední vzdálenosti: Označit buňku, ze které bude vzorec kopírován -> chytit za pravý spodní roh a táhnout (Odkaz na řádek se zvýší o tolik, o kolik je cílová buňka níže než buňka zdrojová. Odkaz na sloupec se zvýší o tolik, o kolik je cílová buňka více vpravo než buňka zdrojová.). Do vzdálenější buňky: Označit buňku, ze které bude vzorec kopírován -> v řádku vzorců označit vzorec -> Ctrl+C -> kliknout do buňky, do které bude vzorec kopírován -> Ctrl+V (odkazy se změní jako v prvním případě). Pokud nechceme kopírováním měnit odkazy, musí být původní vzorec přišpendlen na svém místě pomocí znaku $ (příklad =$A$1+B2). Nastavit formát čísel Označit levou myší buňku, ve které se bude upravovat formát čísla -> menu Formát - Buňky - záložka číslo - Druh: číslo -> nastavení počtu desetinných míst a oddělování číslic po 1000 Nastavit formát tabulky Výšku řádku můžeme upravit tažením za spodní čáru v prostoru identifikace řádku nebo zadáním pomocí menu Formát - Řádek Výška - okně Výška řádku nastavit výšku v počtech topografických bodů Přesunout a kopírovat listy Poklepat na záložku listu pravým tlačítkem myši -> Přesunout nebo zkopírovat -> vybrat v zobrazeném okně místo, kam má být list přesunut (případně zaškrtnout možnost vytvořit kopii) Přidat, odebrat, skrýt a zobrazit řádky a sloupce Vložit řádek nebo sloupec můžeme označením řádku nebo sloupce, před který chceme vkládat a v menu Vložit zvolit Řádek (Sloupec). Odstranit řádek nebo sloupec můžeme označením řádku (sloupce) nebo pole řádků (sloupců) a v menu Úpravy - Odstranit. Další možností je označit řádek nebo sloupec -> pravé tlačítko myši -> Odstranit. Skrýt řádky nebo sloupce můžeme příkazem z menu Formát - Řádek - Skrýt. Zobrazit řádky nebo sloupce můžeme příkazem z menu Formát - Řádek Zobrazit. Ukotvit příčky Označit buňku podle jejíž hranic (levý a horní okraj) budou příčky ukotveny - > menu Okno - Ukotvit příčky Zaměnit sloupce za řádky Zkopírovat tabulku do schránky (Ctrl+C) -> přemístit kurzor do cílové oblasti -> vložit tabulku (Ctrl+V) -> pravé tlačítko myši -> Vložit jinak - Transponovat tabulku Rozložení na stránce Menu Soubor - Vzhled stránky - v záložkách Stránka a Okraje nastavit požadavky TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 13

14 MS Office Access Další možností, jak si usnadnit práci na projektu, je pomocí databáze. V praxi se můžeme setkat s řešeními založenými na MSO Access, které tvoří kompletní provázaný firemní systém (od poptávek, přes objednávky, skladové hospodářství, řízení zakázek na projektové úrovni, až po účetnictví a výstupní reporty). V tomto textu se omezíme pouze na několik vět o základním principu. V MSO Access je možné pracovat jak na samostatných databázích, tak s databázovými servery. V aplikaci jsou data zadávána do tabulek, které jsou základem pro další práci s daty. Tabulky lze vzájemně propojovat pomocí relací (vztahů). Každá tabulka musí obsahovat primární klíč, což je jednoznačné označení záznamu tabulku. Data jsou tedy oddělená od grafických výstupů a výpočtů. Pro ty nám slouží dotazy, formuláře a sestavy. Formuláře využíváme pro vytváření uživatelských rozhranní, například pro zadávání nových dat do tabulek. Pro tiskové výstupy se využívají sestavy. S využitím dotazů je možné spojovat data z více tabulek, vybírat jen potřebné sloupce a data z nich a doplňovat sloupce pracující se zvolenými daty, případně můžeme měnit obsah a strukturu databáze. Ukázka prostředí MSO Access je na Obrázku č. 1/8. Obrázek č. 1/8: MSO Access - příklad sestavy, formuláře a dotazu TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 14

15 1.2. Alternativy k MS Office Při tvorbě tabulek, textů, prezentací či databází potřebných pro projektovou činnost se nemusíme spoléhat pouze na MS Office. Na trhu existuje velké množství aplikací, které obsahují velmi podobné funkce. Příkladem je Corel WordPerfect Office nebo OpenOffice.org. MS Office má dominantní postavení na trhu, alternativní produkty se proto snaží maximálně implementovat podporu formáty souborů MS Office (XLS, DOC, PPT) a je potřeba při jejich výběru na toto hledisko brát ohled. Bohužel žádný z nabízených produktů není prozatím schopen zajistit plnou kompatibilitu s MS Office. Pomocí několika základních pravidel se nám může podařit používat dokumenty v obou aplikacích prakticky bez větších problémů. S nástupem MS Office 2007 došlo k otevření formátů MS Office a tak snad postupně odpadnou i problémy s kompatibilitou. Zajímavým produktem je OpenOffice.org, který zaujme nejen množstvím funkcí, snahou maximálně podporovat formáty MS Office, ale i tím, že je zcela zdarma, a to i pro komerční použití. Proto se budeme OpenOffice.org v následující kapitole stručně věnovat OpenOffice.org a odvozené produkty OpenOffice.org OpenOffice.org obsahuje textový procesor Writer, který je vhodný nejen pro psaní krátkých dopisů, ale i textů s obrázky, křížovými odkazy, obsahem, rejstříky, seznamy použité literatury, sloupci apod. K dispozici je automatické dokončování slov, automatické formátování a automatická kontrola pravopisu. Pro práci s čísly slouží tabulkový kalkulátor Calc, který má nástroje potřebné při výpočtech, analýzách, souhrnech nebo při prezentaci dat v tabulkách či grafech. Integrovaná nápověda ulehčuje práci se vzorci. S pomocí Průvodce daty je možné zpracovávat externí data, třídit je, filtrovat, vytvářet mezisoučty a statistické analýzy. Calc umožňuje výběr z třinácti kategorií 2D a 3D grafů, obsahující grafy čárové, sloupcové, koláčové, síťové a další. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 15

16 Impress je nástroj pro tvorbu multimediálních prezentací a obsahuje nástroje pro zvláštní efekty, animace a obrázky. V Draw pak můžeme vytvářet vše od jednoduchých diagramů až po trojrozměrné obrázky a zvláštní efekty. Práci s databázovými daty umožňuje Base, který vytváří a upravuje tabulky, formuláře, dotazy a sestavy buď z vlastní databáze a nebo přímo z vestavěného HSQL databázového stroje. Od verze 2.0 používá OpenOffice.org jako výchozí formát souborů otevřený standard OASIS OpenDocument. Tento XML formát je nezávislý na dodavateli a aplikaci, tudíž je možné zaručit úplnou kompatibilitu i v jiných aplikacích. Kromě toho nám nabízí export do rozšířeného formátu PDF, již zmíněnou podporu formátů MS Office nebo možnost vytvářet prezentace v multimediálním formátu Shockwave Flash (SWF). Formát souborů OASIS OpenDocument patří k formátům doporučeným Evropskou komisí. Dokumentace je dostupná v elektronické podobě (uživatelský manuál, průvodce instalací, manuál pro přechod z MS Office atd.). Samotnou aplikaci je možné stáhnout zdarma z webových stránek. Ukázka je na Obrázku č. 1/9. Výhodou je také nezávislost na platformě, OpenOffice.org lze tudíž použít v různých operačních systémech (kromě MS Windows také např. Linux, MAC OS). Kladem je také velké množství jazykových mutací včetně češtiny. Obrázek č. 1/9 Ukázka vizuální podoby textového a tabulkového procesoru sady OpenOffice.org TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 16

17 Jak již bylo zmíněno, pro zajištění maximální kompatibility s MS Office a OpenOffice.org je potřeba dbát na několik základní pravidel: využívat při tvorbě dokumentů styly v maximální možné míře, omezit používání maker, formulářových polí a prvků WordArt a Písmomalby, myslet na omezenou funkčnost vkládaných OLE objektů (grafy v textovém editoru, tabulky apod.), používat formátování odstavců, používat formátování mezer mezi odstavci a obtékání textu místo ručního zalamování a formátování, nepoužívat velké množství tabulátorů a mezerníků pro mezery, raději definovat vlastní tabulátory, používat všeobecně rozšířené typy písem, používat pro uložení dokumentů formáty MS Office 97/2000/XP. Kromě bezplatné OpenOffice.org existují také její komerční verze, které za určitý poplatek nabízejí rozšíření možností nebo služeb. Příkladem je český balík 602Office od firmy, která vytvořila legendární textový editor T Office V balíku 602Office je navíc, kromě všech aplikací OpenOffice.org, obsažena licence relačního databázového systému 602SQL, ový program Mozilla Thunderbird, instalační média, tištěná podrobná česká dokumentace a nárok na technickou podporu. Užitečnými doplňky jsou desítky šablon (např. právních smluv nebo pozadí prezentací) a galerie s více než 8000 bitmapovými a vektorovými obrázky. 602 Office je doplněna o podporu VBA maker tabulkového kalkulátoru MSO Excel. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 17

18 2. Specializované SW pro řízení projektů Spektrum možností softwarové podpory je velké, na trhu existuje nepřeberné množství specializovaných aplikací určených pro řízení projektů různé kvality (např. Borland Tempo TM, Spider project, Fast track schedule, ACE apod.). Text se krátce věnuje vybraným programům s českou lokalizací - Primavera, Instant Team a Psipenta. Podrobný popis je z důvodu dostupnosti a rozšířenosti zaměřen pouze na aplikaci MSO Project, ale základy práce s MSO Project lze použít obecně, jelikož SW podporující řízení projektů pracují na podobných principech. Základním stavebním prvkem je zde úkol, přičemž soubor úkolů představuje strukturu projektu. Důležité úkoly bývají označovány za milníky. K úkolům dále přiřazujeme zdroje a časové plány úkolů. Mezi úkoly můžeme nastavovat vazby (předchůdce následník), které určují posloupnost úkolů. SW pak může automaticky kontrolovat konflikty v plánu (přetížení zdrojů, úkoly začínající dříve než končí jejich předchůdci apod.), vypočítat časové rezervy projektu a vyznačit kritické cesty, jež je třeba nejvíce sledovat, aby nedošlo ke zpoždění projektu. Specializovaný sw též může sloužit jako úložiště potřebných dokumentů k projektu, pokud nemáme k tomuto účelu zřízeny např. interní webové stránky organizace. Specializovaný sw oceníme zejména pro reporting a monitoring, jelikož umožňuje různé výstupy v podobě variabilních sestav, tabulek, grafů apod Vybrané specializované programy Primavera Řešení Primavera, jak zní celý název aplikace, podporuje současnou práci mnoha uživatelů při plánování a řízení velkého počtu rozsáhlých projektů a skládá se ze souboru několika modulů: modul pro správu systému (Primavera Project Management), modul pro správu předloh projektů (Primavera Methodology Management), modul pro analýzu a srovnání projektů z pohledu času a zdrojů (Primavera Portfolio Analyst), web aplikace pro sledování a řízení portfolií projektů TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 18

19 včetně spolupráce členů pracovních týmů a řízení dokumentace (myprimavera), web aplikace pro výkaz práce s prvky spolupráce členů pracovních týmů (Timesheets). Integraci Řešení Primavera s dalšími systémy podporuje Primavera API Integration. Řešení Primavera je dostupné v české verzi. Řešení Primavera nabízí možnosti pro: efektivní vytváření projektů a sítě činností, strukturalizaci projektů a činností, efektivní využití projektových zdrojů, využití možnosti spolupráce, řízení rizik a zvládání problémů v realizaci projektů, řízení práv a přístupů jednotlivých uživatelů systému. Další aplikace Kromě Řešení Primavera je v nabídce firmy také Primavera Contractor, která slouží pro řízení menších a středních projektů. Jedná se o jednouživatelskou aplikaci, která se vyznačuje přehledným a snadným použitím s jednoduchým ovládáním. Primavera Contractor obsahuje zcela shodné nástroje pro plánování a řízení projektů, reporting a analýzu projektů jako Řešení Primavera. Produkt Primavera Contractor je dostupný také v české verzi. Ukázka prostředí aplikace je na Obrázku č. 2/1. Primavera Expedition je nástrojem pro plánování a řízení projektů s prvky, které jsou typické pro CRM systémy (systémy pro řízení vztahu se zákazníky). Primavera Expedition umožňuje efektivní řízení dodávek a výstupů při realizaci projektů spolu s příslušnou dokumentací a poskytuje prostředky pro efektivní řízení nákladů. Primavera Cost Manager analyzuje trendy a statistické informace o postupu realizace prací na projektech, analyzuje náklady a dosaženou hodnotu. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 19

20 Obrázek č. 2/1: Primavera Contractor (převzato z Instant Team Aplikace Instant Team je založena na ukládání dat projektu na zabezpečených serverech, které spravuje přímo firma vyvíjející aplikaci a které jsou pravidelně zálohovány. Na počítač uživatele se automaticky stahují potřebná data, která zde zůstávají k dispozici a při jejich změně se stejně automaticky aktualizují. Systém je optimalizován i pro efektivní komunikaci přes pomalé připojení k internetu. Instant Team je nástroj pro všechny členy projektového týmu. Kromě licencí podle počtu uživatelů je Instant Team nabízen i s licencí pro neomezený počet uživatelů. Projekty mohou být organizovány hierarchicky a jejich počet není omezen. Navíc přístupová práva jednotlivých uživatelů se mohou projekt od projektu lišit. V rámci projektových týmů je možno sdílet dokumenty (např. zápisy z kontrol a porad, výstupy projektu apod.). Rozpis práce je reprezentován stromovou strukturou úkolů. K jednotlivým úkolům je možno přiřadit zdroje, odhadnout jejich pracnost a plánované datum TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 20

21 započetí a skončení práce na úkolu. Vazby mezi úkoly je možno vyjádřit vztahem předchůdce-následník. Každý uživatel má k dispozici sadu sestav pro náhled na své aktuální a plánované úkoly včetně zobrazení úkolů formou denního, týdenního, měsíčního, čtvrtletního či ročního kalendáře. Vedoucí projektu mají k dispozici nástroje pro sledování stavu projektu, schvalování dokončených úkolů, ruční nebo automatickou aktualizaci plánu projektu a analýzu pokroku projektu v čase. Systém automaticky kontroluje případné konflikty v plánu, jako jsou přetížené zdroje, úkoly začínající dříve než skončí jejich předchůdci apod. Je možno také využít automatické vytěžování zdrojů. V takovém případě systém sám aktualizuje předpokládané datum započetí a skončení práce na úkolech podle předpokládaného data ukončení práce na předchůdcích úkolu, odhadované pracnosti úkolu a volné kapacitě uživatele, kterému je úkol přiřazen. Aktuální plán projektu je k dispozici ve formě přehledného Ganttova grafu, který názorně ukazuje plánovaný začátek a konec úkolů, vztahy předchůdcenásledník mezi úkoly a přiřazení zdrojů k úkolům. Obsah všech sestav lze exportovat ve formátu CSV, který je kompatibilní s většinou aplikací, například s aplikací MSO Excel. Ze stejného formátu lze data i importovat. Ukázka prostředí aplikace je na Obrázku č. 2/2. Aplikace Instant Team není pro uživatele svazující, jelikož je zde mnoho funkcí, které můžeme nastavit podle potřeb daného projektu. Jsou to především: přizpůsobitelné sestavy (včetně filtrování, seskupování, zobrazování časových řad, grafů a srovnávání časových řad), přizpůsobitelná přístupová práva (včetně vytváření nových rolí, omezení přístupu ke konkrétním polím a sestavám a definice přístupových práv pomocí datových filtrů), přizpůsobitelná pole (včetně přizpůsobení výběrových seznamů, vypočítávaných polí, agregací, polí s více hodnotami a polí propojujících jednotlivé databáze). TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 21

22 přizpůsobitelné obrazovky (včetně vytváření nových záložek a přeskupování stávajících), přizpůsobitelné databáze (včetně možnosti vytváření zcela nových typů záznamů a jejich propojování se stávajícími záznamy). Instant Team je v současnosti dostupný pro systémy Windows a Linux, přičemž funkce, ovládání a vzhled aplikace jsou na obou systémech totožné. Systém včetně plné dokumentace a podpory je k dispozici v češtině. Obrázek č. 2/2: Instant Team Ganttův diagram (Převzato z Psipenta Psipenta Řízení projektů je systém ke strukturování, plánování a vyhodnocování komplexních projektů se značným množstvím vazeb mezi procesy a zdroji. Aplikace Psipenta Řízení projektů je dostupná v české verzi. Ukázka z aplikace je na Obrázku č. 2/3. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 22

23 Systém Psipenta Řízení projektů umožňuje různé funkce, které usnadňují práci na projektu, např.: projekty a poznámky lze rozesílat přes internet, plně grafické založení komplexních projektů, s libovolně hlubokou strukturou, libovolně definovatelné závislosti mezi jednotlivými procesy, archivace, kopírování a vkládání projektů a jejich komponent, možnost propojení mezi síťovými grafy, modelování a termínování projektů na základě metody síťových grafů, výpočet časových rezerv a kritické cesty, správa strukturovaných zdrojů s libovolně hlubokou hierarchií, aktivní systém poznámek a milníků, integrované plánování nákladů a rozpočtu, hlášení o postupu plnění, aktualizace projektu s automatizovanou prognózou, komfortní založení a správa komplexních filtrů, grafická vizualizace postupu plnění projektu, jednouživatelský nebo víceuživatelský systém pro řízení více projektů. Stejně jako ostatní SW pro řízení projektů, umožňuje Psipenta různé druhy zobrazení: grafické vyhodnocení projektů v diagramech a tabulkách, Ganttové zobrazení projektu - skládá se z tabulkové části a Ganttova diagramu s grafickým vyobrazením průběhu projektu ve formě sloupcového diagramu, zobrazení všech objektů projektu v tabulce, tabulka a diagram nákladů na projekt, zobrazení Master-Gantt: přehled všech projektů v jednom Ganttově diagramu, tabulka s poznámkami, diagram a tabulky vytížení zdrojů i v rámci více projektů, uživatelská konfigurace vzhledu oken a tiskových sestav. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 23

24 Obrázek č. 2/3 Psipenta Ganttův a síťový diagram (převzato z PENTA_rizeni_projektu.pdf) MS Office Project MS Office Project je rozšířený nástroj pro komplexní správu projektů. Používá se pro řízení malých, ale i rozsáhlých projektů či skupin projektů. Umožňuje je pružně plánovat, analyzovat z různých hledisek, upozorňovat na problémy, sledovat jejich průběh či vytvářet výstupy použitelné pro všechny účastníky, nezaručí však sám o sobě úspěšné provedení projektu, je pouze nástrojem pro podporu řízení. Podrobněji se MSO Project věnuje kapitola 3. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 24

25 3. Podrobněji o MS Office Project Cílem kapitoly je přiblížit konkrétní základní možnosti a postupy při tvorbě projektu pomocí aplikace MSO Project. Text je zaměřen na tvorbu vlastního projektu v rámci edice MSO Project Standard a jen okrajově se dotkne problematiky sdílení dat přes serverové řešení. Z kapacitních důvodů není uveden kompletní popis funkcí všech edic, což je náplní specializovaných publikací Práce s MS Office Project Při vytváření plánu projektu pracujeme z hlediska SW realizace se dvěma základními komponenty. Jsou to úkoly a zdroje, které musejí být vzájemně provázány a dohromady tvoří celek. Výsledek plánování tvoří tzv. směrný plán, což je důležitý srovnávací pilíř pro sledování průběhu projektu. Postupně projdeme jednotlivé kroky při jeho tvorbě: zadání základních parametrů projektu, úprava kalendáře projektu, zadání úkolů, zadání vazeb úkolů, zadání zdrojů, ladění plánu, nastavení směrného plánu. Následuje sledování průběhu projektu, které je spojeno se zadáváním informací o jeho průběhu, a tvorba výstupů pro prezentaci projektu Edice, kompatibilita, soubory MS Office Project Jako každá aplikace prochází i MSO Project vývojem. Nejnovější verzí je MSO Project 2007, která je k dispozici v několika česky lokalizovaných edicích: MSO Project Standard 2007, MSO Project Professional 2007, MSO Project Server 2007, TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 25

26 MSO Project Web Access. MSO Project Standard obsahuje všechny potřebné nástroje pro řízení projektu (od tvorby, přes sledování až po reporty). Je určena pro práci jednotlivce či malého týmu, jelikož neobsahuje ani nástroje pro týmovou spolupráci ani přístup k MSO Project Server a možnost automaticky rozesílat úkoly jako ové zprávy. Sdílení informací je založeno na poskytování souboru s projektem spolupracovníkům (sdílení v adresáři na serveru či specializovaných datových úložištích). MSO Project Professional obsahuje kromě všech nástrojů řízení projektu z edice MSO Project Standard také prostředky pro komunikaci se serverem MSO Project Server. Tato edice je určena pro vedoucího projektu, který vytváří projekt. Ve spojení s MSO Project Server a MSO Project Web Access je vhodná pro velké týmy nebo organizace. MSO Project Server je serverová aplikace, kde jsou uloženy všechny informace projektu. Usnadňuje a automatizuje komunikaci a sdílení informací mezi uživateli. Pro svoji činnost potřebuje také databázový server. MSO Project Web Access je webové rozhraní zobrazitelné v prohlížeči pro přístup k MSO Project Server pro jednotlivé členy týmu nebo vedení. Umožňuje zobrazovat, analyzovat a zpracovávat data, zadávat stav plánu, vytvářet návrhy či pracovat se zdroji. Společnost Microsoft nabízí speciální (zlevněné) licence pro školství, státní správu a neziskové organizace. Vybrané edice je možné po omezenou dobu bezplatně vyzkoušet. První verze MS Project byla uvedena na trh v roce 1990 a od jejího vzniku přišlo na svět několik souborových formátů, což je problém z hlediska kompatibility. Obecně se v novější verzi podaří otevřít soubory verzí starších, ať už přímo nebo přes formát MPX. Opačným postupem ztrácíme všechny nově přidané vlastnosti vyšší verze a navíc musíme soubory ukládat ve formátu vhodném pro starší verze. Základním souborem projektu je soubor s příponou MPP, kde jsou uloženy všechny informace k danému projektu. Dále je možno pracovat se šablonou projektů, TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 26

27 která má příponu MPT. Je umožněn export a import dat do jiných formátů i z jiných formátů (např. XLS, DBF, TEXT atd.) Základní nastavení projektu Pracovní prostředí aplikace zapadá do rámce MS Office. Užitečnou pomůckou při tvorbě projektu je Průvodce projektem, který pomocí hypertextových odkazů postupně provede uživatele všemi fázemi projektu. Vyvolání je možné přes menu Nástroje Možnosti záložka Rozhraní Zobrazit průvodce projektem. Po otevření nového projektu nejprve zadáme základní parametry projektu. V menu Projekt Informace o projektu (viz Obrázek č. 3/1): Nastavíme metodu plánování (od data zahájení nebo ukončení projektu) a příslušné datum zahájení nebo dokončení projektu. Rozhodneme podle toho, zda víme, kdy projekt začne, nebo víme, kdy musí skončit. Každý projekt musí mít pevný začátek nebo konec. Nastavíme kalendář projektu (Standardní pracovní dny 9-18h, pauza 13-14h), podle kterého bude práce probíhat. Datum stavu určuje termín, ke kterému (po uložení směrného plánu) sledujeme rozpracovanost projektu. Priorita (rozmezí 0-999) definuje pozici projektu vůči ostatním projektům. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 27

28 Obrázek č. 3/1: Okno Informace o projektu Další důležitá nastavení se provádějí v menu Nástroje Možnosti: Na záložce Zobrazení nastavíme formát data (lze nastavit včetně hodin). Zvolíme také, zda chceme zobrazovat souhrnné úkoly a souhrnný úkol projektu (vytvoří 0 řádek v tabulce úkolů). Na záložce Kalendář určíme začátek týdne, začátek fiskálního roku a délku pracovního dne (8), týdne (40) a měsíce (20). Na záložce Plán určíme Zobrazení jednotek přiřazení. Zdroj s 10 pracovníky se bude při volbě V procentech zobrazovat jako Pracovníci [1000%]. Zvolíme-li Desetinné číslo bude se zobrazovat Pracovníci [10]. Na záložce Výpočty nastavíme časovou rezervu pro kritický úkol (takový úkol, při jehož zpoždění dojde ke zpoždění celého projektu) Kalendáře Přejdeme k úpravě kalendáře projektu. Kalendáře ovlivňují plánování projektu a nastavují se v menu Nástroje Změnit pracovní čas (viz Obrázek č. 3/2). Vždy je potřeba ručně definovat svátky (tabulka Výjimky). TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 28

29 Obrázek č. 3/2: Okno Změnit pracovní čas V MSO Project máme tři druhy kalendářů, které se rozlišují podle toho, s čím jsou svázány. Jsou to: kalendář projektu, kalendář zdrojů, kalendář úkolů. Každý projekt musí mít definovaný kalendář projektu, který určuje výchozí pracovní a nepracovní čas pro úkoly a zdroje, pokud nemají přiřazeny vlastní kalendář. V kalendáři zdrojů je vhodné upravit odchylky v podobě dovolených nebo pracovních směn. Tímto postupem vytvoříme přesnější plán. Použití kalendářů zdrojů je možné jen pro pracovní zdroje. Také úkolům můžeme přiřazovat kalendáře úkolů. To v případě, že je kalendář úkolu odlišný od kalendáře projektu nebo přiřazeného zdroje. Příkladem může být situace, kdy úkol plní pracovník na stroji, který potřebuje každou první středu v měsíci pravidelnou údržbu. V případě přiřazení zdroje k úkolu může být práce plánována s respektováním nebo ignorováním kalendáře zdroje. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 29

30 3.4. Úkoly a vazby mezi nimi Práci potřebnou ke splnění projektu rozdělíme na jednotlivé úkoly. Ty jsou základním prvkem každého projektu. Vždy je nutno uvážlivě volit rozsah úkolů. Není vhodné zadávat nenáročné snadno zpracovatelné úkoly, které nezajistí vývoj projektu, protože zbytečně zhoršují přehlednost plánu. Také příliš obsáhlé úkoly nejsou vhodné, protože mohou zastínit dílčí úkoly, které je vhodné sledovat samostatně. Při definici úkolu musíme zadat minimálně jeho název a vytvořit tak prvotní strukturu. Úkoly se zadávají do tabulky úkolů dostupné přes menu Zobrazit - Ganttův diagram, rozložení Tabulka: Zadávání obdobně jako v MSO Excel. Vložení nového úkolu se provádí v menu Vložit - Nový úkol nebo klávesou Insert, úkol se vloží nad aktuální řádek. Označení úkolu se provádí kliknutím na číslo řádku, pro vícenásobné označení standardně fungují klávesy Shift a Ctrl. Označené úkoly lze dle libosti přetahovat myší na požadované místo. Nově definovaný úkol přebírá úroveň osnovy úkolu nad ním (viz kapitola 3.4.1). Každému úkolu je třeba přiřadit dobu trvání. K dispozici máme minuty (zkratka m), hodiny (h), dny (d), týdny (t), měsíce (měs). Chceme-li zadat dobu 50 dnů, zapisujeme 50d. Máme možnost využívat také uplynulé jednotky (zkratky um, uh, ud, ut, uměs), které vyjadřují stálé trvání procesu 24h denně bez ohledu na pracovní dobu příslušného kalendáře. Příkladem je zrání betonu nebo schnutí barvy. Jednotky lze v projektu libovolně kombinovat, vždy s ohledem na přehlednost. Otazník u doby trvání vyjadřuje hodnotu předpokládanou. Příklad je na Obrázku č. 3/3. Obrázek č. 3/3: Výřez z tabulky pro zadávání úkolů TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 30

31 Osnova projektu Osnovu (strukturu) projektu lze efektivně vytvořit pomocí souhrnných úkolů. Ty se sestávají z dílčích úkolů a vytvářejí jejich sumarizaci. Oba typy se vytvářejí z obyčejného úkolu. Parametry souhrnných úkolů, jako doba trvání apod., jsou převzaty z dílčích úkolů. Tvorba osnovy spočívá v označení budoucích dílčích úkolů a jejich přesunu na požadovanou (prakticky libovolnou) úroveň ikonami Zvětšit nebo Zmenšit odsazení, které najdete také v menu Projekt - Osnova. Postup vzniku souhrnného úkolu malování a třech dílčích úkolů je znázorněn na Obrázku č. 3/4. Obrázek č. 3/4: Postup při tvorbě osnovy Hierarchii úkolu v projektu představuje kód WBS (Work Breakdown Structure - struktura rozpisu práce). Existují dva typy této struktury: neměnné číslo osnovy, které můžeme před názvem úkolu zobrazit pomocí menu Nástroje - Možnosti - Zobrazení Zobrazit číslo osnovy. vlastní kód WBS, který je možné pomocí šablony definovat dle standardů organizace v menu Projekt Kód WBS Definovat kód. Pokud Kód WBS nezměníme, je totožný s číslem osnovy. V tabulce úkolů je možné zobrazit kód přidáním sloupce (viz Obrázek č. 3/5). Obrázek č. 3/5: Výřez z tabulky úkolu s přidaným sloupcem Kód WBS TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 31

32 Další možné úkoly Pro pravidelně opakované akce můžeme také vkládat opakované úkoly a to v menu Vložit Opakovaný úkol. Jsou vhodné např. pro kontrolní dny, odevzdávání monitorovacích zpráv apod. Dalším typem úkolu jsou milníky, které označují důležité body v projektu (např. dokončení stavby). Milník vytvoříme, zadáme-li k úkolu dobu trvání 0. Jako milník můžeme označit i jiný důležitý úkol s delší dobou trvání (okno Informace o úkolu záložka Upřesnit) Informace o úkolu Informace o úkolu jsou dostupné přes menu Projekt Informace o úkolu nebo dvojklikem na úkol (viz Obrázek č. 3/6). Najdeme zde záložky: Obecné základní informace o úkolu jako časové vymezení úkolu, stupeň dokončení (zadává se až při sledování), priorita úkolu, Předchůdci tabulka pro zadávání předchůdců, typů vazeb a prodlevy nebo předstihu, Zdroje tabulka pro přiřazení zdrojů k úkolu, Upřesnit volba typu úkolu, zadání časových omezení úkolu, volba funkce Řízení úsilím, kalendáře, označení úkolu milníkem, kód WBS, Poznámky pole pro doplnění popisu úkolu, možno vkládat i objekty (soubory), Vlastní pole - pro správu hodnot k vlastním polím a kódům osnovy úkolu. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 32

33 Obrázek č. 3/6: Okno informace o úkolu, záložky Obecné a Poznámky Úkolu lze přiřadit také hypertextový odkaz a to v menu Vložit Hypertextový odkaz, klávesovou zkratkou CTRL+K nebo ikonou odkaz, nikoliv informace, na které odkazuje.. Součástí projektu se stane jen Vazby úkolů Pro efektivní práci s MSO Project nestačí pouze zadat jednotlivé úkoly, musíme mezi nimi nadefinovat také vazby. Při prvotní tvorbě je začátek úkolu nastaven na počátek projektu. Definováním vazeb vytvoříme strukturu, která určuje pořadí úkolů. Aplikace na základě vazeb mezi úkoly rozvrhne a změní počáteční a koncová data. Pracuje se zde s pojmy předchůdce a následník: Předchůdce je úkol, který musí být zahájen (nebo dokončen) dříve, než může být zahájen (nebo dokončen) jiný úkol. Následník úkol, který nesmí být zahájen (nebo dokončen) dříve, než bude zahájen (nebo dokončen) jiný úkol. K dispozici jsou čtyři typy vazeb: Dokončení Zahájení (FS): úkol začne po dokončení předchůdce, Obrázek č. 3/7: Znázornění vazby Dokončení Zahájení Zahájení - Zahájení (SS): úkol začne shodně s předchůdcem, TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 33

34 Obrázek č. 3/8: Znázornění vazby Dokončení Zahájení Dokončení - Dokončení (FF): úkol skončí shodně s předchůdcem, Obrázek č. 3/9: Znázornění vazby Dokončení Zahájení Zahájení - Dokončení (SF): úkol skončí po zahájení předchůdce. Obrázek č. 3/10: Znázornění vazby Dokončení Zahájení Pořadí úkolů tedy není dáno jejich pořadím v tabulce, nýbrž vazbami mezi nimi. Jednotlivé úkoly můžou mít i více předchůdců. Zadávání vazeb provádíme pomocí: Ikony Vytvořit Vazby mezi úkoly - označit úkoly (Pro vícenásobný výběr použijeme klávesy SHIFT a CTRL) a kliknout na ikonu, čímž se automaticky nastaví typ Dokončení Zahájení. Chceme-li nastavit jiný typ vazby, musíme ji přenastavit. Zrušení vazby je naopak možné provést ikonou Odstranit vazbu mezi úkoly. Okna Informace o úkolu záložka Předchůdci je možné zadat předchůdce úkolu včetně typu vazby a prodlevy nebo předstihu (viz Obrázek č. 3/11). Zde je také možné změnit typ vazby nebo odstranit předchůdce. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 34

35 Obrázek č. 3/11: Okno Informace o úkolu, záložka Předchůdci Natažení vazby myší v diagramu (síťový, Ganttův). Dvojklikem na grafické znázornění vytvořené vazby se otevře okno Závislost mezi úkoly, kde lze také měnit typ vazby a nastavit prodlevu nebo předstih (viz Obrázek č. 3/12). Obrázek č. 3/12: Grafické znázornění vazby v Ganttově diagramu a okno Závislost mezi úkoly Vazby mezi úkoly můžeme upřesnit pomocí prodlevy nebo předstihu. Prodlevou nastavíme zpoždění mezi úkoly, předstihem zajistíme překryv úkolů. Prodlevu a předstih zadáváme v okně Informace o úkolu Předchůdci nebo v okně Závislost mezi úkoly a to absolutně v jednotkách času nebo v procentech trvání předchůdce. Předstih se zadává jako záporné číslo. Grafické znázornění je na Obrázku č. 3/13. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 35

36 Obrázek č. 3/13: Znázornění prodlevy a předstihu v Ganttově diagramu 3.5. Zdroje Pro sestavení plánu je nutné definovat zdroje, které zabezpečí provedení úkolů. Ty se posléze přiřazují k jednotlivým úkolům. K dispozici máme tři typy zdrojů: Pracovní zdroj určený pro pracovníky, vybavení nebo stroje, které mají omezenou kapacitu a nejsou při úkolu spotřebovány. Jen pro tento typ zdroje je možné nastavit kalendář. Materiál zdroj určený pro spotřebovávaný materiál (např. písek, papír). Náklady zdroj nezávislý na množství práce v úkolu nebo na trvání úkolu (např. pevné náklady - náklady na cestu, pořízení majetku). Zdroje můžeme zadávat v tabulce zdrojů (menu Zobrazit Seznam zdrojů, Tabulka: Zadávání). Zadávání je opět podobné jako v MSO Excel. Mezi základní parametry patří: Název zdroje, Typ zdroje dle výše uvedených typů, Popisek materiálu používá se u materiálových zdrojů pro jednotky (např. litr), Maximální počet jednotek označuje kapacitu (mohutnost) pracovního zdroje, Standardní sazba určuje náklady během pracovní doby povolené kalendářem, Přesčasová sazba určuje náklady v případě povolení přesčasové práce pracovnímu zdroji, Náklady na použití náklady na použití jednotky bez ohledu na délku použití zdroje, TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 36

37 Nabíhání nákladů lze zvolit průběžné, na začátku nebo na konci, Základní kalendář volba základního kalendáře pro pracovní zdroje. Na obrázku 3/14 je naznačeno, které sloupce je možné pro daný typ zdroje zadat. Obrázek č. 3/14: Tabulka zdrojů Zdroje nemusí být definovány pouze lokálně. V edici Standard se nám nabízí možnost použití fondu zdrojů, což je soubor MPP obsahující zdroje. Pomocí menu Nástroje Sdílení zdrojů Sdílet zdroje se můžeme ve více projektech odkázat na jeden fond zdrojů a nemusíme definovat lokální zdroje pro každý projekt zvlášť. Výhodou je možnost centrální aktualizace údajů o zdroji, sledování vytížení zdroje přes více projektů nebo využití kalendáře vytvořeného ve fondu zdrojů Informace o zdroji Informace o zdroji jsou dostupné přes menu Projekt Informace o zdroji (viz Obrázek č. 3/15) nebo dvojklikem na zdroj. Najdeme zde záložky obdobné nebo stejné jako u úkolu: Obecné základní a doplňkové informace o zdroji (název, , iniciály, skupina, typ), odkaz na definici kalendáře zdroje, v tabulce Dostupnost zdroje máme možnost pro pracovní zdroje definovat různou dostupnost zdroje v závislosti na čase, zvolit typ rezervace (zdroj je potvrzený nebo navržený). TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 37

38 Obrázek č. 3/15: Okno Informace o zdroji záložka Obecné Náklady kromě základní nákladové tabulky je možno definovat až čtyři další tabulky nákladových sazeb (viz Obrázek č. 3/16). Toho lze využít např. při vykonávání různě placených činností jedním pracovníkem. V každé tabulce lze také několik sazeb rozlišit volbou data účinnosti zvolené sazby, čehož se využívá např. při změně mzdy pracovníka. Zadávání nákladů pro nákladové zdroje není v záložce Náklady umožněno a je probráno v kapitole přiřazení zdrojů. Obrázek č. 3/16: Okno Informace o zdroji záložka Náklady TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 38

39 Poznámky pole pro doplnění popisu zdroje, do kterého je možné vkládat i objekty (soubory). Vlastní pole je určeno pro správu hodnot vlastních polí a kódů osnovy zdroje. Je možné přidat hypertextový odkaz jako u úkolu Přiřazení zdrojů Přiřazení zdrojů k úkolům se provádí přes okno Přiřadit zdroje dostupné ikonou Přiřadit zdroje nebo přes menu Nástroje Přiřadit zdroje nad tabulkou s úkoly. K více úkolům lze přiřadit stejný zdroj, k jednomu úkolu více zdrojů. Při přiřazování nejprve označíme jeden či více úkolů (s pomocí kláves Shift nebo Ctrl) a poté vyvoláme okno Přiřadit zdroje (viz Obrázek č. 3/17). Zde označíme jeden nebo více zdrojů, které přidělíme k úkolům volbou Přiřadit. V tabulce ve stejném okně můžeme také zadat počet jednotek zdroje, které se budou podílet na úkolu. Obrázek č. 3/17: Okno Přiřadit zdroje Dále okno nabízí možnosti: TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 39

40 Odebrat zdroje po označení úkolů můžeme odebrat zvolený zdroj. Je zde nutné zamyslet se nad funkcí Řízení úsilím (viz kapitola 3.6.4). Nahradit zdroje po označení úkolů můžeme nahradit zvolený zdroj pomocí okna Nahradit zdroj (viz Obrázek č. 3/18). Obrázek č. 3/18: Okno Nahradit zdroj Grafy - grafické znázornění informací o dostupnosti a využití zdrojů Filtrovat zdroje vybereme zdroje s požadovanou vlastností. Přidat zdroje přidáme zdroje z jiných databází. Přiřadíme-li pracovní zdroj k souhrnnému úkolu, je přiřazen i k dílčím úkolům, je proto vhodné přiřazovat pracovní zdroje pouze k dílčím úkolům. Zdroje lze přiřazovat a odebírat i jinými cestami, např. přes okno Informace o úkolu. Nákladová sazba (A, B,, E) definovaná u pracovního nebo materiálového zdroje se změní v okně Informace o přiřazení záložka Obecné (dostupné přes zobrazení Používání zdrojů (úkolů) pomocí dvojkliku na úkol (zdroj) nebo přes menu Projekt Informace o přiřazení) - viz Obrázek č. 3/19. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 40

41 Obrázek č. 3/19: Okno Informace o přiřazení pro pracovní zdroj Pro zadání nákladů nákladového zdroje se použije také okno Informace o přiřazení (viz Obrázek č. 3/20). Na záložce Obecné je možno zadat plánované náklady. Pro zadání nákladů lze použít i okno Přiřadit zdroje nebo Informace o úkolu. Obrázek č. 3/20: Okno Informace o přiřazení v případě nákladového zdroje 3.6. Práce s úkoly a zdroji Omezení úkolů Omezení úkolů se nastavuje v okně Informace o úkolu záložka Upřesnit (viz Obrázek č. 3/21). Rozlišujeme dva základní typy omezení úkolů. Úkoly mohou být omezeny pružně nebo pevně. Pevně omezené úkoly ještě dělíme na částečně a pevně ukotvené. Pružné omezení není ukotvené v čase a má dvě varianty: TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 41

42 Co nejdříve úkol bude zahájen co nejdříve po dokončení předchůdců, datum omezení se nezadává (výchozí varianta pro projekt plánovaný od data zahájení), Co nejpozději úkol bude zahájen co nejpozději, datum omezení se nezadává (výchozí varianta pro projekt plánovaný od data ukončení). Částečně ukotvené pevné omezení má čtyři varianty: Dokončit po dni (včetně) úkol je dokončen k zadanému datu nebo po něm (pro plánování od data zahájení), Zahájit po dni (včetně) úkol je zahájen k zadanému datu nebo po něm (pro plánování od data zahájení), Dokončit před dnem (včetně) úkol je dokončen k zadanému datu nebo před ním (pro plánování od data ukončení), Zahájit před dnem (včetně) úkol je zahájen k zadanému datu nebo před ním (pro plánování od data ukončení). Pevně ukotvené pevné omezení má dvě varianty, úkol se stává kritickým: Musí být zahájen úkol musí být zahájen k zadanému datu, Musí být dokončen - úkol musí být zahájen k zadanému datu. Je vhodné minimalizovat zadávání pevných omezení, abychom zachovali možnost pružně reagovat na změny v projektu. V případě použití pevných omezení je lépe volit úkoly částečně ukotvené. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 42

43 Obrázek č. 3/21: Okno Informace o úkolu záložka Upřesnit a možné typy omezení Konečné termíny úkolů se nastavují na stejné záložce jako omezení a mají funkci hlídací, takže je vhodné je do projektu zařadit. Nemají vliv na plánování, při nedodržení termínu je u úkolu zobrazen indikátor (červený kosočtverec s vykřičníkem, viz Obrázek č. 3/22). V Ganttově diagramu je konečný termín vždy indikován šipkou (viz Obrázek č. 3/23). Obrázek č. 3/22: Indikátor nedodržení konečného termínu Obrázek č. 3/23: Šipka konečného termínu Vztah mezi prací, dobou trvání a jednotkami přiřazení Před přiřazením prvních zdrojů je s úkolem spojená doba trvání a nikoliv práce. Ta se vypočítá v okamžiku prvního přiřazení zdroje nebo zdrojů. Práce je definována jako množství času stráveného zdrojem nebo zdroji na splnění úkolu. Používá se základní vzorec: Práce = Doba trvání * Jednotky přiřazení. V jiném tvaru: Doba trvání = Práce / Jednotky přiřazení. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 43

44 Při úkolu trvajícím 1 den vznikne přiřazením zdroje se 100% jednotek celkem 8h práce (při nastavení 8h denně práce menu Nástroje Možnosti Kalendář) Typy úkolů Změna přiřazení zdroje může mít vliv (dle vzorce Práce = Doba trvání * Jednotky přiřazení) na uvedené proměnné ve vzorci. Např. při změně jednotek přiřazení se změní práce, doba trvání úkolu nebo obojí. Aby bylo jasné, která proměnná se mění, jsou definovány tři typy úkolů: Pevná doba trvání, Pevné jednotky, Pevná práce. Přepočítávané veličiny pro jednotlivé typy úkolů uvádí tabulka 3/1. Například když při úkolu typu (1.) Pevná doba trvání změníme (2.) Práci, aplikace přepočítá (3.) Jednotky přiřazení. Tab. č. 3/1: Přepočítávané veličiny pro jednotlivé typy úkolů 2. Změníme Dobu trvání Jednotky přiřazení Práci Pevná doba trvání Práci Práci Jednotky přiřazení 1. Při typu úkolu Pevné jednotky Práci Dobu trvání Dobu trvání Pevná práce Jednotky přiřazení Dobu trvání Dobu trvání 3. aplikace poté přepočítá V praxi se nejčastěji používá typ Pevné jednotky. Typy úkolů se nastavují v okně Informace o úkolu záložka Upřesnit (viz Obrázek č. 3/24). Na stejné záložce existuje ještě volba Řízený úsilím, která situaci více zkomplikuje (viz kapitola 3.6.4). TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 44

45 Obrázek č. 3/24: Okno Informace o úkolu záložka Upřesnit a volba Typu úkolu Funkce Řízení úsilím Funkce Řízení úsilím neboli plánování podle vynaložené námahy zajišťuje zachování konstantního celkového množství práce na úkolu. Uplatňuje se po přiřazení druhého a dalších zdrojů k úkolu nebo jejich odebrání. Při prvotním přiřazení se zadá jeden nebo více zdrojů bez uplatnění této funkce. Změny při použití funkce zobrazuje Tabulka č. 3/2. Například při úkolu typu (1.) Pevné jednotky se přiřazením dalších zdrojů (2.) zkrátí doba trvání úkolů. Tabulka č. 3/2: Změny proměnných při použití funkce Řízení úsilím pro jednotlivé typy úkolů 2. se přiřazením dalších zdrojů 1. Při typu úkolu Pevná doba trvání Pevné jednotky Pevná práce sníží vytížení jednotek zdrojů zkrátí doba trvání úkolů zkrátí doba trvání úkolů Typ úkolu Pevná práce se nedá použít bez funkce Řízení úsilím. Naopak u souhrnných úkolů a vložených projektů nelze funkci zapnout. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 45

46 Použití je vhodné jen v některých situacích. Funkce je ve výchozím stavu pro nové úkoly zapnuta, vypnutí je možné přes menu Nástroje Možnosti Plán Nové úkoly jsou řízené úsilím. Příklad je na Obrázcích č. 3/25 a 3/26. Obrázek č. 3/25: Výchozí stav - úkolu typu Pevné jednotky je přiřazen zdroj Obrázek č. 3/26: Stav po přidání dalšího zdroje - celková práce se nezměnila (16h), ale zkrátila se doba trvání úkolu Přesčasová práce Pro jednotlivé úkoly můžeme také naplánovat přesčasovou práci zdroje, která bude počítána dle přesčasové sazby. Zadání lze například provádět přes tabulku dostupnou v menu Zobrazit Používání zdrojů, Tabulka: Práce ve sloupci Přesčasy Změna po zadání přesčasů je znázorněna na Obrázku č. 3/27. Obrázek č. 3/27: Tabulka zdrojů se sloupcem Přesčasy Úkol 40h práce bez přesčasů hotovo za 5 dní Úkol 40h práce celkem 8h přesčasů hotovo za 4 dny TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 46

47 Náklady projektu Náklady, které zadáváme do projektu, budeme moci později porovnávat se skutečnými náklady projektu. Celkové náklady projektu jsou vypočítány ze dvou složek: pevných nákladů jednotlivých úkolů, nákladů na zdroje přiřazené úkolům. Náklady na zdroje byly popsány v kapitole Sestávají se z pevných nákladů na použití zdroje, standardních sazeb u materiálových zdrojů nebo také přesčasových nákladů u pracovních zdrojů. V případě nákladových zdrojů se jedná o pevnou položku. U pracovních nebo materiálových zdrojů můžeme zadávat změnu sazeb v průběhu projektu nebo definovat více typů sazeb v závislosti na složitosti úkolu. Další možností je přiřadit pevné náklady jednotlivým úkolům. Jsou to náklady na úkol, které nejsou ovlivněny délkou trvání úkolu ani přiřazeným zdrojem. Zadání lze provést v tabulce úkolů přes rozložení Zobrazit Tabulka: Náklady. Do sloupce Pevné náklady zadáme požadovanou hodnotu a ve sloupci Nabíhání pevných nákladů způsob nabíhání nákladů. Jak ukazuje Obrázek č. 3/28, pevné náklady je možné přidělovat i souhrnným úkolům. Sčítání se provádí až ve sloupci celkové náklady, kde jsou již uvedeny obě složky nákladů. Obrázek č. 3/28: Tabulka úkolů se sloupcem Pevné náklady 3.7. Přetížení zdrojů Při plánování projektu může dojít k situaci, že některé zdroje budou přetíženy, tj. množství práce požadované po zdroji je větší než jeho kapacita. Tento stav může TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 47

48 vzniknout například při přiřazení zdroje více současným úkolům nebo snížením kapacity zdroje. Identifikace přetížení je možná: v seznamu zdrojů (Zobrazit Seznam zdrojů) - zdroj je zvýrazněn, může být zobrazen indikátor (žlutý kosočtverec s vykřičníkem) - viz Obrázek č. 3/29, Obrázek č. 3/29: Zvýraznění přetíženého zdroje v seznamu zdrojů v diagramu zdrojů (Zobrazit Diagram zdrojů) - viz Obrázek č. 3/30, Obrázek č. 3/30: Diagram zdrojů znázorněno využití (přetížení) a dostupnost zdroje (černá tlustá čára začínající u 100% jednotek) TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 48

49 v zobrazení používání zdrojů (Zobrazit Používání zdrojů) viz Obrázek č. 3/31. Obrázek č. 3/31: Zvýraznění přetíženého zdroje v tabulce používání zdrojů Přetížení zdrojů je možné řešit ručně nebo automaticky s pomocí algoritmů aplikace. Také indikátor nás může navádět na automatické vyrovnání zdrojů. Při automatickém vyrovnání sice ušetříme čas, ale nemáme plnou kontrolu nad prováděnými akcemi, čímž ztrácíme částečně přehled o projektu a samotná aplikace nemusí účinně vyřešit všechny problémy. Při ručním řešení si udržujeme kontrolu nad všemi prováděnými kroky. Můžeme použít například tyto postupy: přiřadit další zdroj pro rychlejší odvedení práce (zvýšení max. počtu jednotek zdroje), nahradit stávající zdroj nevytíženým zdrojem, změnit rozvrh práce přetíženého zdroje, zpozdit úkol, rozdělit úkol nebo upravit typ vazby mezi úkoly, zadat přesčasy, změnit intenzitu používání zdroje, Automatické vyrovnání je dostupné přes menu Nástroje - okno Vyrovnat zdroje. Pracuje na principu zpožďování a rozdělování úkolů. V dialogovém oknu máme k dispozici tyto volby (viz Obrázek č. 3/32): Přepočítávat vyrovnání můžeme ručně (tj. jednorázově přes tlačítko Vyrovnat) nebo automaticky (tj. aplikace průběžně vyrovnává přetížení zdrojů a nastavení Automaticky platí pro všechny otevřené projekty). Hledat přetížení můžeme po zvoleném časovém úseku (např. den po dni) příklad: přiřadíme-li zdroji (s pracovní dobou 8h denně, 40h týdně) první den práci na 10h a další na 1h denně, bude po volbě Den TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 49

50 po dni vyrovnán. Při volbě Týden po týdnu ale vyrovnán nebude, protože týdenní pracovní nasazení je 14 h (u zdroje také nebude indikátor ). Před vyrovnáním je možné vymazat údaje vygenerované při předchozích vyrovnáních. Můžeme zvolit časový úsek pro vyrovnání. Můžeme nastavit pořadí vyrovnání na Pouze číslo ID (vyrovnání jen dle ID čísel - použití pro úkoly bez vazeb), Standardní (zohlední vazby, data zahájení, omezení, časové rezervy, priority a ID čísel) nebo Priorita, Standardní (nejprve dle priority úkolu, poté jako u Standardní). Vyrovnat pouze v rámci časové rezervy zajistí, že nedojde k posunutí data ukončení projektu. Při Vyrovnání může změnit jednotlivá přiřazení úkolu je možné jednotlivým zdrojům úkolu přiřadit zpoždění nezávisle. Vyrovnání může rozdělit zbývající práci umožňuje přerušit práci na úkolu. Vyrovnat zdroje s navrhovaným typem rezervace vyrovná i zdroje pouze navrhnuté (tedy zatím nepotvrzené zdroje). Obrázek č. 3/32: Okno Vyrovnání zdrojů Obrázek č. 3/33: Levelling Gantt Změny provedené vyrovnáním vůči původním hodnotám si můžeme prohlédnout ve vyrovnaném Ganttově diagramu (Zobrazit Další zobrazení Levelling Gantt viz Obrázek č. 3/33). TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 50

51 3.8. Kritická cesta Pro řízení projektu je důležitá znalost kritické cesty. Pod pojmem kritická cesta se skrývá úkol nebo častěji sada úkolů, která je rozhodující pro datum dokončení projektu. Pro kritickou cestu, která existuje v každém projektu, jsou charakteristické následující vlastnosti: kritické úkoly a přiřazené zdroje přímo ovlivňují včasné dokončení projektu, pro zkrácení projektu je třeba zkrátit kritickou cestu (práce přesčas, přiřazení dalších zdrojů, optimalizace závislostí úkolů, nastavení předstihů apod.), kritická cesta se může měnit v průběhu projektu (např. zpožděním původně nekritických úkolů, urychlením kritických úkolů). Kritická cesta je dobře patrná z upraveného Ganttova diagramu, kde je znázorněna červeně. K úpravě diagramu se použije Průvodce Ganttovým diagramem z menu Formát, kde si v druhém kroku vybereme Kritickou cestu. Diagram bez kritické cesty je na Obrázku č. 3/34 a výsledek s kritickou cestou je na Obrázku č. 3/35. Obrázek č. 3/34: Ganttův d. bez kritické cesty Obrázek č. 3/35: Ganttův d. s kritickou cestou 3.9. Zobrazení Údaje o projektu je možné získávat pomocí různých zobrazení, která nám předkládají určitou podmnožinu informací. K dispozici máme tyto základní: TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 51

52 Tabulkové zobrazení zobrazení obsahuje pouze tabulky s informacemi, příkladem je Seznam zdrojů nebo Seznam úkolů (dostupné přes menu Zobrazit). Zobrazení s diagramy nebo grafy zobrazení obsahuje grafické vyjádření informací, například Síťový diagram nebo Kalendář. Někdy je kombinováno s tabulkou, příkladem je Ganttův diagram (vše dostupné přes menu Zobrazit). Formulářová zobrazení doplňková zobrazení k výše uvedeným typům, prezentující informace o úkolu či zdroji (dostupné přes menu Zobrazit Další zobrazení). Uvedená zobrazení je možné kombinovat horizontálním rozdělením okna v menu Okno Rozdělit. V horní polovině můžeme mít např. Ganttův diagram, ve spodní formulář úkolů (viz Obrázek č. 3/36). Obrázek č. 3/36: Kombinované zobrazení - Ganttův diagram a formulář úkolů Pro tabulky v různých zobrazeních můžeme volit některé z předdefinovaných rozložení sloupců, které je vhodné pro námi požadovanou činnost. Například tabulka s rozložením sloupců Zadávání je vhodná pro zadávání úkolů (viz Obrázek č. 3/37), při rozložení Náklady můžeme naopak sledovat náklady (viz Obrázek č. 3/39). Volbu rozložení lze provádět přes menu Zobrazit Tabulka: nebo kliknutím pravým tlačítkem na levý roh tabulky (viz Obrázek č. 3/38). Do tabulek můžeme také vkládat další sloupce dle našich potřeb. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 52

53 Obrázek č. 3/37: Tabulka úkolů v rozložení Zadávání Obrázek č. 3/38: Volba rozložení Obrázek č. 3/39: Tabulka úkolů v rozložení Náklady Dále jsou uvedeny příklady vybraných zobrazení: Ganttův diagram patří k nejpoužívanějším zobrazením. Na levé straně je tabulka s úkoly, vpravo samotný graf zobrazující provázané úkoly (ve formě pruhů s popisem) zasazené do časové osy (viz Obrázek č. 3/40). Obrázek č. 3/40: Zobrazení Ganttův diagram Ganttův sledovací diagram (zobrazení vycházející z Ganttova diagramu) je určen pro porovnávání skutečně zadaných hodnot oproti směrnému (původnímu) plánu (viz Obrázek č. 3/44). Síťový diagram znázorňuje úkoly a vazby mezi nimi bez časového zařazení (viz Obrázek č. 3/41). TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 53

54 Obrázek č. 3/41: Zobrazení Síťový diagram Kalendář zobrazuje úkoly ve formě kalendáře bez vzájemných vazeb Používání úkolů a používání zdrojů zobrazují informace o úkolech (zdrojích) a jim přiřazených zdrojích (úkolech) jako čísla zasazená do časové osy (viz Obrázek č. 3/42). Obrázek č. 3/42: Zobrazení Používání úkolů Diagram zdrojů grafické znázornění informací o zdrojích (jako je vytížení zdroje nebo jeho dostupnost) zasazené do časové osy (viz Obrázek č. 3/30). Seznam zdrojů tabulka se zdroji a informacemi o nich, která je často využívaná pro zadávání údajů. Dále jsou k dispozici také možnosti řazení úkolů či zdrojů, filtrování dle zadaných kritérií nebo seskupování do definovaných skupin. Pomocí těchto metod, dostupných přes menu Projekt, můžeme rychle získat námi požadované přehledy Sledování průběhu projektu Doposud byly popisovány kroky vedoucí k sestavení plánu projektu. Se zahájením vlastní práce na projektu začíná fáze sledování. Sledování průběhu projektu je postaveno na směrném plánu, který obsahuje data z původního plánu a tvoří základnu pro vyhodnocování průběhu a změn projektu. Druhým pólem je pravidelné doplňování údajů o reálném stavu projektu. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 54

55 Porovnáním směrného plánu se zadanými údaji dle skutečného průběhu získáme informace o aktuálním vývoji projektu a můžeme případně plán upravit Nastavení směrného plánu Směrný plán se nastaví po dokončení všech plánovacích prací a před zadáním první skutečné hodnoty. V okamžiku nastavení směrného plánu se jeho data shodují s aktuálním plánem. Nastavení směrného plánu se provede přes menu Nástroje Sledování v okně Nastavit směrný plán (viz Obrázek č. 3/43), které nám dává možnost uložit směrný plán pro celý projekt nebo jen pro vybrané úkoly. Můžeme nastavit až 11 směrných plánu. Okno také nabízí možnost uložení pomocného plánu (obsahuje data zahájení a dokončení úkolu). Obrázek č. 3/43: Okno Nastavit směrný plán Směrný plán (i pomocný) je také možno smazat přes menu Nástroje Sledování Smazat směrný plán. Pro porovnání aktuálního plánu se směrným je určeno zobrazení Sledovací Ganttův diagram (menu Zobrazit - viz Obrázek č. 3/44), které je provedeno pomocí dvou pruhů. V číselné podobě je porovnání uvedeno např. v tabulce úkolů v rozložení Tabulka: Odchylka. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 55

56 Obrázek č. 3/44: Ganttův sledovací diagram spolu s tabulkou odchylek Zadání dat při shodě plánu se skutečností Pokud se všechny úkoly plní podle plánu, je možné aktualizovat celý plán a to v menu Nástroje Sledování Aktualizovat projekt nebo jednotlivé úkoly pomocí ikony Aktualizovat podle plánu z panelu Sledování (zvolené úkoly musíme nejprve označit). Okno Aktualizovat projekt je na Obrázku č. 3/45 a je v něm potřeba zadat volbu Aktualizovat práci ke dni: s příslušným datem a volbu Pro: Celý projekt. Můžeme si také vybrat, zda chceme nastavit k úkolům jakékoliv procento dokončení z intervalu 0 100% (Nastavit 0% - 100% dokončených) nebo jen 100% u dokončených úkolů a datum zahájení u ostatních (Nastavit právě 0% nebo 100% dokončených). Obrázek č. 3/45: Okno Aktualizovat projekt Je možné také postupně aktualizovat všechny úkoly. V tomto případě zadáváme procenta dokončení pro každý úkol individuálně. Je-li procento dokončení různé od nuly, aplikace provede aktualizaci vybraných polí jako Skutečné datum zahájení, Skutečná doba trvání atd. Zadávat do položky Dokončeno % můžeme například: v okně Informace o úkolu záložka Obecné (menu Projekt - Informace o úkolu), TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 56

57 v okně Aktualizovat úkoly (menu Nástroje Sledování Aktualizovat úkoly nebo pomocí ikony Aktualizovat úkoly podle plánu Sledování viz Obrázek č. 3/46), z panelu Obrázek č. 3/46: Okno Aktualizovat úkoly pomocí ikon Dokončeno.. % z panelu Sledování, v tabulce úkolů v rozložení Tabulka: Sledování Zadání dat při rozdílech plánu od skutečnosti Nastane-li případ, kdy se plán odkloní od skutečnosti, můžeme do projektu zadat následující skutečné hodnoty: skutečné datum zahájení nebo ukončení úkolu, skutečná a zbývající doba trvání úkolu, skutečná a zbývající práce. Pro zadávání hodnot je k dispozici např. zmíněné okno Aktualizovat úkoly nebo tabulky. Je třeba vybrat vhodnou tabulku (např. rozložení Tabulka: Sledování nad tabulkou úkolů - (viz Obrázek č. 3/47) nebo si do tabulky přidat potřebné sloupce jako Skutečné zahájení, skutečné dokončení, Skutečná práce atd. Aplikace dopočítá data podle toho, jakou informaci zadáme. Může tedy dojít např. k posunutí nebo přepočítání doby trvání úkolu. Obrázek č. 3/47: Tabulka úkolů s rozložením Sledování TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 57

58 Jestliže mají úkoly přiřazené zdroje, je možné zadávat skutečnou a zbývající práci a to jak k úkolům, tak k přiřazeným zdrojům. Situace se liší podle počtu přiřazených zdrojů. Při jednom zdroji pracujícím na úkolu jsou přiřazené hodnoty skutečné práce při zadání k úkolu i zdroji stejné. Při více zdrojích se skutečná práce přidaná k úkolu rozloží poměrně ke všem zdrojům (viz Obrázek č. 3/48). Při zadání skutečné práce ke zdroji zůstanou ostatní zdroje bez změny (viz Obrázek č. 3/49). Obrázek č. 3/48: Tabulka Používání úkolů (rozložení Práce) zadání práce k úkolu (uklízeč má zadáno max. 100% jednotek, malíř má max. 50% jednotek) Obrázek č. 3/49: Tabulka Používání úkolů (rozložení Práce) zadání práce ke zdroji Pro přiřazení práce se používá upravené zobrazení Používání úkolů s rozložením Tabulka: Práce (viz Obrázek č. 3/48 a 3/49), kdy do podrobností v pravé části obrazovky přidáme pravým tlačítkem myši řádek Skutečná práce. Pro vyvolání tohoto zobrazení lze využít průvodce projektem. Ve stejném zobrazení můžeme také zadávat skutečnou práci přímo do Podrobností v pravé části. Tímto postupem dosáhneme nejpřesnějšího zadání pro důležité úkoly. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 58

59 Nakonec do zmíněného zobrazení můžeme ke zdrojům (po doplnění sloupců resp. řádků Skutečná přesčasová práce) zadávat také skutečné přesčasy (viz Obrázek č. 3/50). Obrázek č. 3/50: Tabulka Používání úkolů (rozložení Práce) s přidanými políčky pro přesčasy Aktualizace dat se implicitně provádí k datu stavu projektu (dostupné přes okno Informace o projektu), které je ve výchozím případě stejné jako aktuální datum Přeplánování projektu Můžeme se dostat do situace, kdy je plán projektu potřeba přeplánovat. To je možné pomocí menu Nástroje Sledování Aktualizovat projekt nebo pomocí ikony Upravit plán práce z panelu Sledování. V okně Aktualizovat projekt vybereme možnost Znovu naplánovat nedokončenou práci a zvolíme datum, ke kterému chceme akci provést (viz Obrázek č. 3/45). Přeplánování se týká jen nehotové části projektu Souhrnné informace Aplikace nám nabízí několik výstupů pro porovnání skutečně odvedených činností a aktuálního plánu vůči směrnému plánu: Základní informace o projektu jsou v oknu Statistika projektu (menu Projekt Informace o projektu tlačítko Statistika nebo ikona Statistika projektu z panelu Sledování viz Obrázek č. 3/51). TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 59

60 Obrázek č. 3/51: Okno Statistika projektu Grafické porovnání směrného a aktuálního plánu včetně skutečného plnění zobrazíme pomocí zmíněného Sledovacího Ganttova diagramu (menu Zobrazení - Sledovací Ganttův diagram), který můžeme doplnit např. tabulkou v rozložení Tabula: Odchylka pro číselné vyjádření odchylek (viz Obrázek č. 3/44). V Ganttově diagramu můžeme také použít Ukazatele průběhu (menu Nástroje Sledování Ukazatele průběhu), což je grafické vyjádření průběhu projektu. Ukazatele průběhu spojují probíhající úkoly, čímž je vyjádřena práce zaostávající za plánem či práce v předstihu. Další možností je zobrazení nákladů. Ty lze sledovat pro zdroje i úkoly přes tabulku v rozložení Tabulka: Náklady, kterou lze nastavit např. v zobrazení Používání úkolů nebo Používání zdrojů (vše menu Zobrazení). Získáme tak informace o pevných nákladech (v případě úkolů), celkových nákladech (skutečné + zbývající), celkových nákladech ze směrného plánu, odchylce (celkové náklady - směrný plán), skutečných nákladech na projekt (doposud naběhnutých) nebo zbývajících (na základě zbývající práce). Příklad je na Obrázku č. 3/52. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 60

61 Obrázek č. 3/52: Tabulka Používání úkolů s rozložením Náklady K dispozici je také analýza vytvořené hodnoty. Je to vyjádření míry plnění projektu pomocí několika ukazatelů. Jejich přehled pro zvolený úkol nebo celý projekt je v okně Vytvořená hodnota (menu Nástroje Vlastní nastavení Formuláře Vytvořená hodnota) - viz Obrázek č. 3/53. Typy ukazatelů jsou: BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) - plánované náklady plánovaných prací, BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) - plánované náklady provedených prací, ACWP (Actual Cost of Work Performed) - skutečné náklady provedených prací, EAC (Estimate at Completion) - odhad nákladů v okamžiku dokončení, BAC (Budget at Completion) - náklady podle směrného plánu, SV (Schedule Variance) odchylka plánování, CV (Cost Variance) odchylka nákladů, Odchylka odchylka při dokončení. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 61

62 Obrázek č. 3/53: Okno Vytvořená hodnota Výstupy - sestavy Aplikace nám nabízí několik možností jak prezentovat data projektu. K dispozici máme standardní možnost tisku aktuálních stránek přes menu Soubor Tisk, která funguje na stejném principu jako v ostatních aplikacích MS Office. Další variantou jsou sestavy, což jsou tabulkové výstupy informací z projektu. Jsou dostupné přes menu Sestava Sestavy. V zobrazeném okně (viz Obrázek č. 3/54) se nám nabídnou základní kategorie. Po výběru některé z nich máme možnost zvolit konkrétní sestavu (viz Obrázek č. 3/55) nebo vytvořit vlastní. Všechny sestavy je možno pouze tisknout (s použitím doplňkového SW také do PDF). Obrázek č. 3/54: Okno Sestavy Obrázek č. 3/55: Okno Sestavy probíhajících činností Aplikace umožňuje také uložit informace z aktuálního zobrazení formou obrázku, který je možno využít např. pro tvorbu prezentace. Funkce je dostupná z menu Sestava Kopírovat obrázek. Na základě dat v projektu je také možné vytvářet nebo využívat zabudované šablony vizuálních sestav (menu Sestava - Vizuální sestavy) pro aplikace TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Strana 62