ADVANTA 2.0 Popis řešení

Transkript

1 ADVANTA 2.0 Popis řešení Řízení stavební společnosti Advanta pomáhá firmám s realizací krátkodobých i dlouhodobých projektů. Díky kombinaci tradičních metod a inovativních přístupů v projektovém řízení umožňuje efektivněji dosáhnout vytyčených cílů a usnadnit realizaci stanovených obchodních aktivit nebo firemních strategií. group.cz Strana 1 ze 35

2 Obsah Obsah... 2 Typické problémy v oblasti řízení stavebních projektů... 3 Mapa procesů, které mohou být automatizovány pomocí systému Advanta... 4 Řízení účasti v soutěžích... 5 Selekce soutěží a výběrových řízení... 5 Posouzení vhodnosti účasti... 6 Příprava zadávací dokumentace... 7 Řízení projektu výstavby Plánování projektu Uzavírání smluv s dodavateli Realizace stavebního projektu Výkaz skutečně provedených prací Ukončení projektu Správa projektového portfolia Analýza rozpočtů BDR a BCF Monitoring portfolia projektů Sledování využití zdrojů v portfoliu projektů Podpůrné procesy Tvorba příkazu Organizace schůzek Správa cestovních nákladů Objednávka služeb pro konfiguraci systému Strana 2 ze 35

3 Typické problémy v oblasti řízení stavebních projektů Zde je uveden výčet hlavních problémů, které se v souvislosti s řízením stavebních projektů ve společnostech objevují: 1. Informace o potenciálních transakcích (nabídkách, výběrových řízeních, apod.) nejsou zpracovány do termínu určeného zadávacími podmínkami, respektive nebyl dostatek času nebo kapacit na účast ve výběrových řízeních a společnost tak ztratila potenciální obchodní příležitosti. 2. Informace o stavu projektů jsou roztroušené a uložené v různých informačních systémech, např. e- mailu, instant messagingu nebo na různorodých elektronických úložištích. Vedení společnosti ve výsledku nemá jasnou představu o konkrétním průběhu projektů. 3. Zejména při řízení geograficky roztroušených projektů se projevuje komunikace jako časově velmi náročná a také se snižuje účinnost rozhodování. 4. Často není jasné, kdo a jaké problémy v rámci jednoho projektu řeší, chybí rozdělení odpovědnosti ke konkrétním úkolům projektu. 5. Složitost plánování a analýz dostupnosti zdrojů, jakož i jejich využití a celkových nákladů. 6. Není systematicky uchovávána projektová historie ve všech fázích životního cyklu projektu od prodeje až po podporu. 7. Neexistuje přehledný celkový finanční výkaz portfolia projektů - finanční plánování se stává obtížným. 8. Vedoucí projektu nepřijme ukončení projektu, dokud nároky ze strany zákazníka nebudou schváleny jím samotným. Strana 3 ze 35

4 Mapa procesů, které mohou být automatizovány pomocí systému Advanta Advanta je online systém na řízení projektů, který je zaměřen na zvýšení efektivity celé organizace. Poskytuje každému oddělení nástroje pro spolupráci, správu úkolů nebo celých projektů a propojuje všechny zaměstnance v rámci jednoho podnikového komunikačního portálu. Advanta může zahrnovat hlavní i podpůrné procesy organizace věnované realizaci stavebních projektů. Tento dokument popisuje typická řešení při řízení stavebních projektů a je určen pro manažery následujících firem: Technologické a dodavatelské firmy s kontrakty na provádění stavebních projektů nebo servisních činností, s případnou následnou péčí. Projektové a výzkumné organizace. Investiční oddělení větších stavebních podniků. Řízení investic stavebních zakázek ve veřejném sektoru. Firmy fungující jako dodavatelé nebo subdodavatelé ve výše uvedených případech. Strana 4 ze 35

5 Řízení účasti v soutěžích Selekce soutěží a výběrových řízení Při selekci výběrových řízení slouží Advanta jako portál, ve kterém jsou sbírány informace o potenciálních příležitostech a předmětech zakázek. Systém umožňuje definovat jaký sběr údajů bude povinný a následně na jejich základě pomáhá vybrat ty nejrelevantnější potenciální příležitosti. Případně obráceně, jste- li v roli zadavatele, můžete stejný princip použít pro selekci dodavatelů ve výběrových řízeních. Informace o dodavatelích může poskytnout jak oddělení nákupu, tak lze portál využít k tomu, aby se dodavatelé sami registrovali a poskytli povinné penzum informací. Viz následující ilustrační obrázek, údaje označené hvězdičkou jsou povinné. Společně se zadáním informace o projektu je možné přiložit i veškerou projektovou dokumentaci. K tomu slouží v navigaci pole Dokumenty, viz následující obrázek. Strana 5 ze 35

6 Po zadání informací je tento požadavek odeslán k odbornému posouzení dle podmínek soutěže. Posouzení vhodnosti účasti Rozhodnutí o vhodnosti účasti v soutěži nebo výběrovém řízení, provádí určený zaměstnanec, který vyplní v systému odpověď na dotaz Předběžné posouzení soutěže. Zaměstnanec nejprve prostuduje rámcové informace o projektu společně s přiloženou dokumentací a vyjádří své hodnocení ke vhodnosti účasti/neúčasti. Strana 6 ze 35

7 Po obdržení odpovědí od všech účastníků procesu posouzení ukončí zaměstnanec oddělení nákupu (resp. obchodu při zvažování účasti ve výběrovém řízení) hodnocení a přesune stav projektu na správnou organizační fázi soutěže (Připravit nebo Ukončit). Příprava zadávací dokumentace Zaměstnanec, odpovídající za přípravu zadávací dokumentace, tvoří přípravný plán nabídky (mini- projekt). V případě standardizovaných výběrových řízení je v Advantě vhodné použít šablony projektů. Pokud je to nutné, přípravný plán může zahrnovat: 1. Vypracování projektu podle poskytnuté dokumentace od dodavatele. 2. Výpočet cestovních nebo dopravních nákladů pro každého předloženého dodavatele. 3. Specifikace materiálů. Strana 7 ze 35

8 4. Rozpočet na provedení prací. Osoba, odpovědná za přípravu přípravného plánu může dle předběžného odhadu vyplnit konkrétní kalendářní data, která se mohou stát součástí smluvních podkladů. Po vyplnění předběžného plánu máme již dostatek dat k prognózám, například RPV (rozpočtové příjmy a výdaje) nebo BCF (rozpočet business cash flow). Díky nim, agregovaně za běžící projekty i otevřená výběrová řízení lze hodnotit dopad na finanční situaci společnosti (může být např. limitujícím faktorem pro účast v některých VŘ). Díky tomuto výkazu máte dostatečné množství informací pro projektovou komisi a může dojít k finálnímu schválení dodavatele nebo rozhodnutí o odeslání nabídky do soutěže. Podobně lze do procesu rozhodování zařadit i evidenci požadovaných finančních záruk nebo případných rizik. Strana 8 ze 35

9 V případě že finanční zajištění splňuje požadavky výběrového řízení (nebo je dodavatel dostatečně zajištěn k tomu aby byl vybrán), kontroluje pověřený pracovník finální detaily zadávací dokumentace a rozhoduje o účasti ve VŘ (případně o výběru vhodného dodavatele). Zapsáním příznaku do evidence zároveň dává tuto informaci na vědomí oddělení obchodu. Oddělení obchodu přijme toto rozhodnutí (protokol) a spouští odpovídající projekt. Pokud je rozhodnutí záporné a účast na projektu nebo nabídka je zamítnuta, lze postup navázat na vytvoření nového úkolu - navrácení finanční jistiny. Ke sledování stavu jistin je možné kdykoli použít tabulkový výstup. Shromážděné informace o soutěžích také v dlouhodobém měřítku umožňují provést analýzu příčin výher/proher výběrových řízení. Strana 9 ze 35

10 Řízení projektu výstavby Plánování projektu Plánování členění struktury práce Cílem vytvoření struktury práce (WBS) je rozpad projektu na ucelenou hierarchickou struktury všech aktivit (dodávek, projektově přípravných prací, stavebních prací, uvedení do provozu). Proces plánování začíná splněním formálních podmínek: definicí smluvních podkladů a uzavřením smlouvy se zákazníkem. Projektový manažer vytvoří projekt z výběrového řízení, které bylo v systému již evidováno. V souladu s definovanými podmínkami je přidán nový projekt do portfolia projektů. Pro vytvoření projektu lze použít šablony projektů, které mohou sloužit jako základní rozpad činností a pro konkrétní projekt jsou pouze doladěny. Na základě charakteru projektu, smluvních podkladů nebo souvisejících dokumentů, rozděluje vedoucí projektu v Ganttově diagramu jednotlivé pracovní úkony zdrojům. Zvlášť zvýrazní fáze (milníky), kterých má být dosaženo v souladu s podmínkami smlouvy (klíčové fáze obvykle je to etapa, která provádí ukončení prací a kalkulace se zákazníkem). Systém umožňuje pohodlně naplánovat projekt od shora dolů, kdy zodpovědný manažer rozděluje podúkoly svým zaměstnancům a deleguje je tak na vykonavatele Strana 10 ze 35

11 daných procesů. Například, vedoucí oddělení projektantů může rozložit úlohy v přípravách projektů na konkrétní a jasné cíle, které pak deleguje jednotlivým zaměstnancům oddělení. Vedoucí projektu plánuje a předkládá pracovní plán plnění projektů, upřesňuje výpočty nebo odhady nákladů a v průběhu projektu může požádat o další formální dokumenty k projektu. Takové lze nastavit jako dokumenty kontrolní, kterými je postup projektu podmíněn. Pokud takové nebudou přiloženy, projekt nelze dál posouvat v jeho jednotlivých fázích. Projektový manažer také může do hierarchické struktury začlenit zaměstnance dodavatelů/subdodavatelů, pokud jsou do projektových týmů nominováni. Přístup externích stran do Advanty se řídí stejnými pravidly jako přístup vlastních zaměstnanců s tím rozdílem, že externistům mohou zůstat skryty důležité interní informace. Strana 11 ze 35

12 Plánování a rozpočtování projektů (BDR a BCF) group.cz Na základě harmonogramu projektu, dle jeho definované struktury, přidává projektový manažer údaje o plánovaném rozpočtu jednotlivých úkolů (úkonů). Jak je vidět v přehledu níže, strukturování úkolů odpovídá struktuře WBS definované manažerem projektu. Každý úkol může obsahovat jeden nebo více záznamů týkajících se nákladovosti nebo příjmové stránky projektu. Data se zadávají prostřednictvím formuláře, jehož vzor je níže. Položky formuláře, případně množství zadávaných informací je (podobně jako v ostatních případech) ilustrační a řídí se požadavky společnosti na nastavení systému. Projektový manažer také zaznamenává neplánované výdaje (zálohy, cestovní výdaje, poplatky atd.). Tyto údaje jsou obvykle připojeny, ale ne vždy se shodují s původně plánovanými hodnotami. Strana 12 ze 35

13 Po zadání aktuálních dat zkontroluje pověřená osoba (např. zaměstnanec finanční účtárny) výsledné ukazatele projektů pomocí výkazů na domovské straně systému: BDR (plán), BCF (plán). Pro názornost uvádíme i vzorový výkaz: Strana 13 ze 35

14 Každé doplnění finančních informací k projektu automaticky znamená jejich viditelnost ve výkazech a zároveň tak aktuálnost v reálném čase. Při sjednocené metodice finančního výkaznictví projektů tak lze získat ucelený přehled za celou firmu. Plánování zdrojů Při vytváření plánu projektu v Ganttově diagramu vkládá projektový manažer úkoly a následně k nim přiřazuje odborné zaměstnance jako zdroje. Poté definuje jejich vytížení na základě norem: 100% vytížení automaticky znamená 8 hodin v jednom pracovním dni strávených na jednom úkolu. Pro účely plánování lze zadat i nižší vytížení (pracovník danému úkolu nevěnuje plnou pracovní dobu, ale řeší i jiné souběžné úlohy). Níže uvedená tabulka zobrazuje vytížení zdrojů na projektech v hodinách. Chcete- li provést úkol rychle, můžete k němu přiřadit více zdrojů s různým vytížením. Vytížení je pak kalkulováno pomocí stejného poměru: 100% zátěž 8 hodin intenzivní práce na daném úkolu. Celkové vytížení na daném úkolu se rovná celkovému vytížení všech zdrojů s odlišným procentem nasazení v daném úkolu ve stejný den. Pokud by došlo k přeúkolování, tzn. daný zdroj by na daný pracovní den a úkol měl více plánovaných činností, než je schopen za 8 hodin zvládnout, systém na tento fakt upozorní v náhledu zdrojů červenou indikací (viz obrázek výše). Strana 14 ze 35

15 Uzavírání smluv s dodavateli Cílem tohoto procesu je evidence stavu vztahů a kontrola plnění smluv ze strany dodavatelů nebo subdodavatelů. Projektový manažer vytvoří strukturu projektu, do které zařadí i úlohy ve smluvním vztahu, z dané smlouvy vyplývající. Smlouva je v takovém případě přímo součástí projektové struktury a úkoly z ní vyplývající jsou jí podřazeny. Takové nastavení se promítá také do struktury finančních výkazů (BDR a BCF rozpočty) v souladu se smluvními podmínkami, závaznými cíli nebo dohodami o externích aktivitách na projektu, které jsou závislé na plnění smlouvy ze strany dodavatele. Tento přístup nám umožňuje shromažďovat údaje o plnění smluvních povinností, také vidět stav plateb a práce v závislosti na plnění povinností dodavatelem. Kromě toho se dodavatel může připojit do vašeho systému, s omezeným přístupem a právy pouze pro kontrolu informací ohledně své smlouvy. Strana 15 ze 35

16 Při uzavírání smluv o externích dodávkách lze v Advantě také doporučit analýzu odchylek. Vedoucí projektu ukládá projektovou base- line (původně schválený projektový harmonogram) a při rozdílných termínech plnění může dodavatele penalizovat za zpoždění projektu. Realizace stavebního projektu Cílem tohoto procesu je získat reálné údaje o stavu projektu (stavu projektových úkolů, problémů, dokumentace nebo plateb). Pravidelné aktualizování procesu realizace umožňuje identifikovat rizika, vztahující se k zajištění včasného provedení stavebních prací, dodávek podle smluvených podmínek a další. Kontrola plnění úkolů Vedoucí projektu se snaží plnit úkoly projektu podle plánu. Pokud je to nutné, dělá úpravy pracovního plánu. Systém poskytuje informace o aktivitách zaměstnance, od sledování úkolů, které musí být provedeny k aktuálnímu datu, po možnost vytvářet diskuse a žádat informace od ostatních zaměstnanců. Projektový manažer zajišťuje delegování konkrétních položek harmonogramu odpovědným zaměstnancům, kteří se starají o jejich vykonání (ať už sami figurují jako zdroje, nebo jen zastřešují jim podřízené zdroje). Delegovaní vykonávají aktivity a evidují k nim příslušné dokumenty, náklady nebo stavy plnění. Strana 16 ze 35

17 Výkaz aktuálního stavu rozpočtů BDR a BCF group.cz Projektový manažer registruje údaje o skutečných rozpočtech projektů v systému, čímž se sleduje celková nákladovost. Platby dodavatelům jsou registrovány podobným způsobem v adresáři Příchozí požadavky na platbu k dodávkám. Pokud dodavatel požaduje platbu na základě smlouvy, vedoucí projektu předkládá žádost o platbu v tomto výkazu. Požadavek platby může podléhat schválení v takovém případě není údaj evidován až do doby, dokud nebude platba schválena příslušnými pracovníky. Ve výkazu BCF se tak evidují pouze skutečné náklady. Projektový manažer je tímto způsobem schopen kontrolovat platby za provedené práce, a to jak od zákazníka, tak pro dodavatele. Strana 17 ze 35

18 Kromě toho systém může poskytnout schopnost řídit pohledávky a závazky. Práce s dokumenty projektu Advanta umožňuje evidovat příchozí i odchozí dokumenty projektu. Součástí každého projektu je dokumentový modul, který (podobně jako v případě výkazu nákladů) kopíruje WBS strukturu projektu. Do této struktury lze projektovou dokumentaci vkládat a udržovat tak ucelený přehled o toku dokumentů v projektu. Dokumenty lze prohlížet, projednávat a schvalovat. Systém podporuje verzování, které umožňuje ukládat novější verze již uložených dokumentů bez toho, aby byly starší verze smazány nebo přepsány ty jsou v systému stále k dispozici. Práce s dokumenty takto kopíruje přirozený tok dokumentů ve firmě, jaký si lze představit v papírové verzi s tím rozdílem, že v Advantě jsou dokumenty evidovány elektronicky. Strana 18 ze 35

19 Komunikace projektových týmů group.cz Projektový tým má možnost diskutovat o pracovních tématech pomocí cílených diskusí. Každý člen projektového týmu má právo vytvořit novou diskusi a přizvat k ní další kolegy. Každý k diskusi přizvaný zaměstnanec vidí na osobní domovské stránce žádost o připojení k diskusi. Systém poskytuje uživatelům pohodlné a intuitivní rozhraní na organizace projektové komunikace. V systému Advanta tak můžete sdílet s nejnovější zprávy o projektu nebo shromažďovat zpětnou vazbu od kolegů. Oproti projektové komunikaci po e- mailu je diskuse v Advantě vždy přehledně archivovaná. Výhodou také je, že někdy nepotřebujete kontaktovat celý projektový tým naráz, účastníky lze přidávat postupně dle potřeby. Výkaz skutečně provedených prací Aby bylo možné kontrolovat odpracovaný čas na jednotlivých úlohách nebo podúlohách projektu, zaměstnanec si může vést časový výkaz prací na úlohách, na kterých se podílel. Zaměstnanec vyplňuje časový výkaz na základě jím skutečně odvedené práce. Seznam úloh odpovídá časovému rámci, pro který uživatel vykazuje. Pokud úloha pokračuje v dalších týdne, či zůstala ještě otevřena, je automaticky přesunuta do výkazu v dalším časovém období. Strana 19 ze 35

20 Každý týden/měsíc zasílají zaměstnanci výkazy práce ke schválení. Jednotlivé schválení provádí manažer (vlastník) projektu. Každá tabulka má čtyři stavy: neuložená, ke schválení, schválená, zamítnuto. Výkazy jsou po schválení uloženy v projektech jako skutečné časové výkazy zdrojů a lze s nimi pracovat i v dalším výkaznictví projektů, např. při kalkulaci nákladovosti, korelaci s původními projektovými odhady a podobně. Analýza skutečně provedené práce se provádí pomocí stejných nástrojů, jako analýza plánovaných nákladů na zdroje. Advanta umožňuje vytvářet reporty a grafy týkající se individuálních pracovníků, jednotlivých projektů nebo celého portfolia projektů. Ukončení projektu Při realizaci projektu Advanta průběžně dopočítává výsledky dle provedených a zaznamenaných stavů jednotlivých úloh nebo přidružených informací o projektu (termíny, BDR/BCF, kvalitu práce, spokojenost zákazníka, vyhlídky na spolupráci na nových projektech). Výsledkem průběžného plnění může být i začlenění změn v projektu, úprava výkonových norem nebo např. přehodnocení projektových šablon. Strana 20 ze 35

21 Chcete- li takové změny projektu sledovat, předpokládá se, že projektoví účastníci budou průběžně udržovat aktuální stav projektových úloh a evidovat časové výkazy nebo další přidružené projektové informace. Jejich rozsah a množství může být definováno vámi používanou projektovou metodikou, nebo může sloužit jako podklad pro projektové reporty, které chcete v Advantě sledovat. Projektový manažer primárně zjišťuje odchylky v načasování projektu. V Ganttově diagramu zobrazuje plánovanou (horní) a skutečnou (dolní) dobu práce. Posun na časové ose v této ukázce pak demonstruje zpožděný začátek prací na úkolech, což logicky ovlivní i celkový průběh projektu. Odchylky od základních projektových harmonogramů mohou být také vyhodnocovány ve formě projektových reportů (zprávy o problémech apod.), viz obrázek níže. Červeně označené položky zvýrazňují zpožděný začátek úlohy oproti původnímu plánu. Kromě termínových zpoždění je samozřejmě také nutné průběžně analyzovat rozpočet projektu, porovnávat plánované a skutečné výdaje projektu a podobně. Všechny tyto údaje lze sledovat ve formě uloženého (předpřipraveného) výkazu, případně definovat kontrolní grafy těchto ukazatelů a ty dle možností systému Strana 21 ze 35

22 připnout na různá místa (hlavní stránka systému, hlavní stránka projektu nebo kontrolní panely). Získané informace o projektu může vedoucí projektu použít k identifikaci problémů a rizik nebo zpoždění termínů, na které lze reagovat založením nových diskusí a operativním řešením nastalých situací. Dlouhodobé sledování klíčových ukazatelů projektů umožňuje projektovým manažerům přizpůsobovat projektové postupy, navrhovat změny nebo upravovat potřebné předstihy pro celou firmu. Strana 22 ze 35

23 Správa projektového portfolia Analýza rozpočtů BDR a BCF Cílem tohoto postupu je sledovat BDR a BCF rozpočty pro celé portfolio projektů z hlediska optimalizace nákladů, rozdělení času, stejně jako stanovení finančních rizik (a z toho vyplývající např. potřeby úvěru). Výsledkem tohoto postupu je přehledná tabulka s informací o finančním stavu jednotlivých projektů (ať už BCF nebo BDR) se zohledněním plánu a skutečného stavu. Výkaz lze agregovat za celé portfolio společnosti, nebo ho konkretizovat na jednotlivé projekty. Srovnání plánovaných a skutečných rozpočtů v demonstračním výkazu výše identifikuje projekty s největší odchylkou skutečných a plánovaných údajů. Jednotlivé výkazy je také možné zobrazit formou indikativních grafů. Na základě výkazů a včasné identifikace stavů projektového portfolia tak je možné okamžitě upravovat harmonogramy projektů nebo zahájit komplexní opatření s cílem předcházet podobné situace i u dalších plánovaných projektů. Údaje z výkaznictví mohou být také nahrány do účetního systému společnosti za účelem podrobnějších studií rozpočtu a zohlednění všech nepřímých nákladů (které s realizací projektů primárně nesouvisí). Strana 23 ze 35

24 Monitoring portfolia projektů Cílem tohoto postupu je průběžně dohlížet nad realizací projektů s případným zohledněním prioritních aktivit. Systém průběžně vyhodnocuje aktuální data a nabízí jejich přehled uživatelům v širším kontextu celého projektového portfolia. Registru projektů a základních ukazatelů Pro pochopení současného stavu projektu vedoucí často potřebují výkaz, obsahující informace o různých parametrech projektů. Advanta bez složitého programování umožňuje vytvářet tabulkové sestavy s projekty. Tažením myši lze navíc přidávat, odebírat nebo seskupovat podle vybraných parametrů, množství informací je možné vždy ovlivnit v nastavení výkazu. Graf postupu portfolia projektů Tento výkaz se používá k vizuální reprezentaci průběhu portfolia projektů. Každý sloupec zobrazuje aktuální procento dokončení projektu. Vedle názvu projektu jsou navíc zobrazeny další ikony indikující stav projektů, např. otevřené problémy, úkoly nebo požadavky na akci. Proklikem na ikonu přeskočíte přímo do detailu daného problému. Strana 24 ze 35

25 Tvorba výkazů v závislosti na stavu projektu Pro analýzu celkového stavu portfolia projektů nabízí Advanta možnost vytvářet souhrnné výkazy a grafy. Díky nim je možné analyzovat skladbu projektů dle projektových fází nebo hledat úzká hrdla v projektovém portfoliu. Následující příklad zobrazuje projektové portfolio ve formě bublinového grafu. V tomto případě představuje každá bublina samostatný projekt. Aktuální fáze projektu je vyjádřena na vodorovné ose, svislá osa ukazuje finanční hodnotu projektu, průměr bubliny představují např. mzdové náklady na projekt. Barevná indikace bublin kopíruje aktuální stav projektů dle jednotné konvence systému Advanta (zelená = OK, žlutá = požadavek na akci, červená = problém). Z jednoho pohledu na graf je tak naprosto zřejmý stav celého portfolia. Samozřejmě takový graf je jen jedním možným kontrolním výstupem, možnosti vizualizace a nastavení sledovaných ukazatelů je v systému Advanta velmi podrobné. Strana 25 ze 35

26 Sledování využití zdrojů v portfoliu projektů Analýza využití zdrojů v portfoliu projektů Evidence všech projektů a projektových úkolů v jednom systému umožňuje systematicky sledovat celkové vytížení zaměstnanců. Konkrétní dělení zdrojů na různé skupiny a jejich alokace ke konkrétním projektům vyústí ve snadnou indikaci optimálního dimenzování. Příkladem budiž následující graf, z jehož průběhu je patrné očekávané vytížení na projektech v daném roce. Při takových výkyvech jako zde je pak na rozhodnutí projektových manažerů, manažerů zdrojů nebo samotného vedení společnosti, jak s takovou situací naložit - přizvat externí zdroje, dodavatele nebo postupně rozložit zátěž v čase s cílem rovnoměrně vyvážit vytížení a méně priorizovat postup některých prací. Pokud budu přicházet nové projekty, je díky takovému přehledu snadné zjistit, na jaká časová období je možné je plánovat. V takovém případě má manažer zdrojů nebo vedení společnosti možnost případné nové projekty odložit, nebo rozložit vytížení na stávajících projektech a tím získat další kapacitu. V celkovém výkazu je možné zobrazit konkrétní kategorie projektů nebo konkrétní projekty a podle nich určit, kde je případná dodatečná kapacita, kterou by takto bylo možno získat. Strana 26 ze 35

27 Celkový výkaz lze zobrazit i pro konkrétní zaměstnance nebo oddělení. V našem příkladu výkaz zobrazuje počty hodin u jednotlivých zaměstnanců za časové období. Takto je velmi snadné provést analýzu úzkých hrdel a posílit zdroje tam, kde je to třeba. V dalším příkladu grafu je vidět z jakých projektů se skládá celkové vytížení podnikových zdrojů. Možnosti grafických výstupů v systému Advanta jsou velmi obsáhlé a lze jimi postihnout všechny myslitelné scénáře, které při projektovém řízení nastávají. Strana 27 ze 35

28 Optimalizace využití zdrojů na portfolio projektů group.cz Projekty, které způsobují přetížení zdrojů, může vedoucí projektového portfolia odložit, popřípadě stanovit jiné podmínky jejich zahájení. Systém Advanta umožňuje jedním kliknutím přesunout projekt nebo jednotlivé úlohy na požadované datum a tím udržet celkovou strukturu projektů a jejich vzájemných návazností. Můžete přizvat kohokoli ze seznamu uživatelů. Před samotným pozváním účastníka můžete nahlédnout do jeho kalendáře a vyvarovat se tak špatnému načasování schůzky. Konflikty jsou zvýrazněny podle systémové barevné konvence. Strana 28 ze 35

29 Podpůrné procesy Tvorba příkazu Požadavek se nazývá zadávání příkazů a delegování odpovědných, kteří musí přidělený příkaz provést v daném časovém rámci. Advanta umožňuje formou přehledné a intuitivní struktury složek vytvářet a ukládat úkoly, stejně jako speciální výkazy pro sledování stavu rozpracování úkolu. Ke každému úkolu existují dvě hlavní role. Jsou jimi vedoucí a vykonavatel. Vedoucí tvoří pořadí úkolů, určuje formulaci cílů, priorit a termínů. Také jmenuje vykonavatele. Vykonavatel přijímá příkaz, spustí jej a odpovídá za celkový průběh a aktuální stav úkolu. Při vytvoření úkolu pověří vedoucí prováděním způsobilého vykonavatele, vybírá jej z organizační struktury. Vykonavateli bude na domovskou stranu systému Advanta doručena žádost o přijetí úkolu, kterou bude muset potvrdit souhlasem. Zobrazení stavu realizace jednotlivých příkazů Základem pro sledování a hlavní rozlišení stavu úkolů je barevné schéma, reflektující průběh projektu. Vykonavatelé popisují aktuální stav úkolů pomocí indikátoru stavu. Například bílá barva odpovídá stavu úkolu doposud není spuštěn (předpokládané datum zahájení prací), zelená rozpracován, černá dokončen. Strana 29 ze 35

30 Schvalování postupů Při změně stavu projektu/úkolu vykonavatelem může systém Advanta požádat vedoucího projektu o schválení dané změny pomocí schvalovacího procesu. V tomto případě vykonavatel po schválení příkazu převede úkol do stavu připraveno k testování a vedoucí projektu obdrží žádost v podobě upozornění přímo na jeho domovskou stránku. Ve chvíli kdy vedoucí obdrží upozornění o stavu úkolu a schválí jej, je úkol automaticky přepnut do stavu dokončen. Sledování výkonnosti zaměstnanců Hlavním nástrojem pro sledování výkonnosti jsou zprávy (reporty) o plnění úkolů. Každá zpráva může být nastavena dle libovolných požadavků, které jsou definovány pomocí filtrů projektů: Výsledný výstup pak zohledňuje aktuální stav projektového portfolia nebo jeho jednotlivých úkolů a je zobrazen v přehledné tabulce včetně příslušných indikátorů: Strana 30 ze 35

31 Organizace schůzek Zahájení projektových diskusí Chcete- li diskutovat o projektových otázkách, nemusíte shromažďovat všechny účastníky projektu na jednom místě v jeden čas. V systému Advanta můžete vytvořit diskusi (podobně jako on- line chat), která zohledňuje agendu daného projektu (jeden nebo více problémů, které je třeba projednat). Do diskuse můžete pozvat účastníky, pro které je tato agenda relevantní a dané téma průběžně diskutovat. Cílem je zapojit všechny potřebné pracovníky bez nutnosti fyzické porady a jednoho společného času na projednání úloh. Jednotliví účastníci tak reagují na diskusi dle jejich vlastních možností nebo relevance k danému tématu. Iniciátor diskuse může z jednotlivých diskusních bodů vytvořit další pracovní úlohy, případně může diskusi uzavřít jako vyřízenou. Tento přístup uspoří až 80% času, který by jinak projektové týmy musely trávit poradami. Celá historie diskuse o projektu nebo konkrétním úkolu zůstává v systému uložena v přehledném diskusním stromu. Lze tak průběžně sledovat řešení případných problémů i vytvářet tzv. best practices postupy, které lze při dalších podobných projektech aplikovat stejným způsobem. Informace z diskuse je v sytému Advanta dostupná také projektovým vedoucím. Organizování projektových schůzek Chcete- li naplánovat události, schůzky nebo osobní setkání projektových účastníků, použijte typ objektu schůzka. Při nastavování vlastností schůzky můžete přidat seznam účastníků, kteří budou přizváni, určit téma, nastavit datum a čas. V tomto případě se všichni účastníci zobrazí pod danou schůzkou ve vašem kalendáři. Zároveň se daná schůzka zobrazí i pozvaným účastníkům a na hlavní straně systému Advanta budou požádáni o její přijetí. Strana 31 ze 35

32 Můžete přizvat kohokoli ze seznamu uživatelů. Před samotným pozváním účastníka můžete nahlédnout do jeho kalendáře a vyvarovat se tak špatnému načasování schůzky. Je- li systém propojen s kalendářem MS Exchange (v závislosti na technické implementaci systému Advanta v podniku), jsou tyto údaje automaticky synchronizovány s kalendáři uživatelů na serveru MS Exchange. Správa cestovních nákladů Podání žádosti o služební cestu Chcete- li podat žádost o služební cestu, musíte vytvořit požadavek v systému. Strana 32 ze 35

33 Následně vyplnit všechna požadovaná informační pole s uvedením účelu, data a místa služební cesty. Pracovník, pověřený schvalováním služebních cest obdrží požadavek a bude- li třeba, požadavek s vámi ještě upřesní, případně služební cestu schválí. Pokud se ke služební cestě váží další následné instrukce, je možné je zahrnout k požadavku formou příspěvku, jako je tomu na příkladu níže. Strana 33 ze 35

34 Zobrazení cestovních nákladů pro daný projekt Pokud byla služební cesta provedena, dotyčný v systému následně vyplní stav cesty na dokončen a doplní požadované údaje. Jedním z nich může být například náklad na cestovné, může ale také přiložit zprávu z jednání nebo fotodokumentaci. Informace o služebních cestách (a zejména jejich nákladech) je pak možné agregovat za celá oddělení nebo celou organizaci do výkazu služebních cest. Strana 34 ze 35

35 Pokud jsou služební cesty nebo náklady na výjezdy v projektech ve vaší organizaci velmi časté, umožňuje Advanta tímto způsobem poměrně přesně evidovat nejen samotnou finanční stránku, ale i výsledky takových aktivit. Podobně lze přistupovat i k dalším činnostem, které se na projektech podobným způsobem systematicky opakují. Objednávka služeb pro konfiguraci systému Tento materiál zodpovídá klíčové otázky týkající se možností a funkčního nastavení při řešení správy projektového portfolia v systému Advanta. V případě potřeby jsme k dispozici pro objednání produktové podpory formou servisní systémové podpory nebo podpory business potřeb spojené s analýzou obchodních nebo projektových postupů. Kontaktní informace KOMIX s.r.o. Telefon: E- mail: sales@komix.cz group.cz Strana 35 ze 35