Jak spravovat informace uložené v elektronické poště.

Transkript

1 Setkání uživatelů technologií IBM 2010 Jak spravovat informace uložené v elektronické poště. Management a (jako přídavek) Content Management Collaboration Edition

2 Obsah IBM ECM Management a Archivace Co toto řešení přináší Architektura řešení Funkcionalita řešení a možná rozšíření IBM Content Management Collaboration Edition Motivace Součást řešení 2

3 Management nejen archivace ové komunikace!!! (1/2) Řešení růstu množství a velikosti ů Zjednodušení pro uživatele sledování historie komunikace Inteligentní ukládání ů automatická klasifikace Inteligentní ukládání ů odeslaných více adresátům deduplikace dat Zvýšení zabezpečení komunikace Zmenšení velikosti odesílaných ů Jednoduchá archivace ů výběr mezi manuální a automatickou archivací (dle pravidel) příchozích ů 3

4 Management nejen archivace ové komunikace!!! (2/2) Microsoft Exchange 2003/2007 Public Folders Je možné archivovat a třídit y včetně Microsoft Exchange Public Folders Lotus Domino aplikace Možnost archivovat nejen y, ale i: Dokumenty z Lotus Domino aplikací TeamRoomy Projektové knihovny Adresní knihu Kalendář Deduplikace dat (stejný odeslaný na X uživatelů uložen jen jednou) Deklarace ů jako záznam umožňuje spolupráci se spisovou službou (práce se záznamy je auditována) Možnost správy životního cyklu u Fulltextové vyhledávání Možné rozšíření o ediscovery Manager a ediscovery Analyzer pokročilá práce s obsahem jako třídění informací agregace informací sledování souvislostí v obsahu ů a posloupnosti komunikace atd. 4

5 Jak IBM ECM řešení pro Management funguje Modul IBM FileNet P8 Mangementu Records Management server MS Exchange s Pravidla a profily Monitoring Business Process Management Uživatel Automatizované akce nad em... Úložiště 5 server Lotus Domino Analýza obsahu a zařazení Filter Out Pokročilémoduly ediscovery Manager a ediscovery Analyzer Archivace

6 Management IBM Content Collection & Archiving Architektura Zdrojové konektory /MESSAGING Microsoft Exchange / PST Lotus Domino / NSF Lotus inotes / LotusLive Instant Messaging (SW třetí strany) Zdílené disky Microsoft File System Desktopy (pomocítivoli CDP) Data ONTAP (NetApp / IBM N series) Ostatní File Systemy Politiky a Routing úkolů Konektory úkolů Interní úkoly Copy / Move / Delete / Stub De-Duplikace dat Rules-Based klasifikace Cílové konektory IBM NATIVNÍ IBM FileNet P8 IBM CM8 IBM FileNet Image Services Tivoli Storage Manager CUSTOM / OTHER Microsoft File System Ostatní Optim Archive Files SAP Archive Files * Microsoft SharePoint Lotus Quickr ** IBM Content Integrator CMIS Tivoli Storage Manager VLASTNÍ VÝVOJ: K dispozici je otevřené API a SDK Externí úkoly Deklarace záznamů Pokročilá klasifikace obsahu Rendering (3rd Party) Možná rozšíření API Support / Partner Apps Meta Data Enhancement / Cleansing Encryption System Lookups ILOG Rules Engine (or 3 rd Party) Policy Management Již k dispozici V blízké budoucnosti * SAP pomocí specializovaných konektorů ** Lotus Quickr konektor je k dispozici s ECM

7 Rozhraní pro definování pravidel 7

8 Rozhraní pro definování pravidel připojení k ové schránce a výběr ů podle zadaných kritérií extrakce jednotlivých metadat výběr typu dokumentů a přířazení metadat z u k metadatům v úložišti zjištění, zda již dokument v úložišti existuje vytvoření nového dokumentu v úložišti redukce u volby logování 8

9 Rozhraní pro definování pravidel možnosti redukce 9

10 Rozhraní pro definování pravidel možnosti definice schránek a filtrace ů 10

11 Rozšížení MS Outlook o Management Označit k archivaci Obnovit Označit k redukci Zobrazit Vyhledávání Web přístup 2003, 2007 Podpora offline přístupu 11

12 Vyhledávací aplikace 12

13 Archivace u Lotus Notes 13

14 Pokročilá rozšíření IBM ediscovery Manager, ediscovery Analyzer Prohledávání záznamů napříč celým prostorem - y ediscovery Manager Rychlá reakce na spory díky přizpůsobitelnému a opakovatelnému internímu řešení ediscovery Analyzer Pojmové vyhledávání a analýza právních případů vytvořených v produktu ediscovery Manager 14

15 Shrnutířešení Managementu Zdrojové systémy pro management Microsoft Exchange IBM Lotus Domino Cílové systémy IBM Content Manager IBM FileNet P8 IBM FileNet Image Services Funkcionalita Archivace ů Automatický import včetně popisných metadat Deduplikace dat Bezpečné a dlouhodobé uložiště Analýza ukládaných informací 15

16 Obsah IBM ECM Management a Archivace Co toto řešení přináší Architektura řešení Funkcionalita řešení a možná rozšíření IBM Content Management Collaboration Edition Motivace Součást řešení 16

17 How can we say that IBM ECM leads industry in enterprise content management solutions IBM ECM je lídrem v oblastířešení správy podnikového obsahu

18 How can we say that Lotus leads industry in collaboration and social software solutions Lotus je lídrem v oblasti řešení pro spolupráci a sociálních aplikací

19 IBM Content Manager Collaboration Edition IBM FileNet Content Manager Collaboration Edition IBM Content Manager Collaboration Edition Spojuje nejlepší software pro spolupráci a jedničku na trhu ECM řešení Přenášejte obsah na kterém spolupracujete z Quickr do ECM úložiště Začleňte stávající obsah ECM do týmových prostorů produktu Quickr Prohledávejte obsah ECM a Quickru prostřednictvím uživatelského rozhraní Web 2.0 produktu Quickr Díky konektorům produktu Quickr pracujte s obsahem jak v software Lotus Quickr, tak v ECM systému 19

20 IBM Content Management Collaboration Edition balíčky produktů Lotus Quickr zahrnuje Konektory pro podporu ECM Dialogy pro tvorbu odkazů Průvodce publikací Prohlížeč knihovny dokumentů Nový vyhledávací prostor pro ECM IBM FileNet services pro Lotus Quickr Quickr APIs implemented for FileNet FileNet P8 Content Manager IBM Content Manager services pro Lotus Quickr Quickr APIs implemented for CM8 IBM Content Manager 8.4 IBM FileNet Content Manager Collaboration Edition IBM Content Manager Collaboration Edition 20

21 IBM Content Management Collaboration Edition Přímý přístup k obsahu v Quickr a ECM díky Quickr konektorům Pomocí Lotus Quickr konektorů lze snadněji vytvařet obsah, sdílet ho a spolupracovat Microsoft Office, Microsoft Outlook, Windows Explorer, Lotus Notes, Lotus Sametime, Lotus Symphony Poskytuje základní operace s obsahem formou přirozeného doplňku oblíbených aplikací Načtení z úložiště/uložení do úložiště, interaktivní editace, správa verzí, odesílání/kopírování odkazů, zobrazení/úprava vlastností, schválení/zamítnutí, publikace konceptu, vytvoření z typu dokumentu. Quickr Web Services Quickr Web services na P8 P8 API s Quickr Web services na CM8 CM8 API s ECM integrační komponenty 21

22 IBM ECM services pro Lotus Quickr Webové rozhraní Quickr přibližuje ECM integraci koncovým uživatelům Webové prostředí Quickru komunikuje přímo s Quickr serverem, ale integraci s ECM poskytuje skrze akce v menu prováděné koncovým uživatelem Uživatelem vyvolaný přesun dokumentu, přesun s odkazem nebo kopie do ECM Odkazování na stávající obsah v ECM z prostředí Quickru Snadné zobrazení obsahu složek z ECM v produktu Quickr pomocí RSS Prohledávání obsahu ECM z webového prostředí Quickru Quickr web UI Quickr APIs Integrace webových služeb Quickr Web services on P8 P8 API s Quickr Web services on CM8 CM8 API s ECM integrační komponenty 22

23 IBM integruje spolupráci a obsah IBM Business Content Services poskytují nejkompletnější koncovéřešení spojením nástrojů pro spolupráci založených na Web 2.0 a předních ECM systémů Sdílení osobních souborů Prostory Knihovny Blogy Wikis Fóra Portál WCM ECM Osobní Team Podnikový Obsah 23

24 IBM Lotus Quickr integrace s ECM systémy Propojte možnosti spolupráce, které nabízí produkt Lotus Quickr se silnými stránkami ECM tam, kde je to vhodné Spolupracujte na vytváření obsahu v Quickru a přenášejte ho do ECM za účelem: Zapojení do BPM procesů Vypořádání se s právními problémy aplikace retenční politiky na záznamy Ukládání obsahu jako podnikového aktiva Integrace Quickru a ECM poskytuje několik oblíbených případů užití Quickr jakožto intuitivní rozhraní pro ECM systém Využití Quickr konektorů pro integraci desktopů s ECM systémem Doplnění pokročilé funkcionality ECM podporou týmové spolupráce a základními službami pro obsah IBM bude poskytovat integraci mezi Lotus Quickr a produkty IBM FileNet P8 Content Manager a IBM Content Manager 24

25 Čím se lišíme Jednoduché a intuitivní rozhraní pro Váš VEŠKERÝ obsah v kontextu toho, jak pracujete Používejte jednoduché prostředí pro nejběžnější pracovní úkony ECM specialista používá rozhraní ECM ke splnění komplexnějších úloh Nabízíme kompletnířešení pod jednou střechou Naše řešení pokrývá osobní, týmová i podniková data Jako rozšíření nabízíme integrovanéřešení do oblasti tzv. sociálního software přínášejícířadu inovací do oblastí spojených se správou obsahu Podpora stávajících aktiv skrze Quickr Content Integrator Integrace s produkty Sharepoint, Content Manager, Domino Databáze nebo ostatní ECM systémy Pochopili jsme rozdíly mezi DRM/IRM (Information Rights Management) a DLP (Data Loss Protection) Lotus Protector Security suite: Antivirus/AntiSpam Již brzy: Enlarged Archiving - compliance archiving, retention V blízké budoucnosti: Encryption a kontrola nad obsahem Personal Team

26 Přidaná hodnota spojení IBM Lotus Quickr + ECM Při spojení s produktem IBM Content Manager nebo platformou FileNet P8 získáte nejkompletnější celkovéřešení správy obsahu od jediného dodavatele. Zaplňuje mezeru pro základní služby obsahu a spolupráce v ECM infrastrukturách. Zpřístupňuje rozšířené služby a funkce produktů FileNet P8 či CM8 širší skupině uživatelů. Začlenění služby ECM do Vašeho portfolia hlavních podnikových aplikací Jednoduché a intuitivní uživatelské rozhraní, založené na technologii Web 2.0 je snadněji ovladatelné než jiná rozhraní existujících ECM Provides a single set of connectors that access both Lotus Quickr and ECM content from common desktop applications Otevřenost, inclusive, a schopnost spolupracovat s Vaší stávající infrastrukturou Na rozdíl od jiných konkurentů nenutíme zákazníky k upgradu desktopových OS, desktop productivity tools, serverových OS nebo databází, čím jim ušetříme značné finanční prostředky Nabízí úzkou integraci s produkty Lotus Notes, Lotus Sametime, and Lotus Symphony 26

27 1. Akce vyvolané uživatelem Dokument může být deklarován ako záznam Dokument může být přesunut, atd. do ECM řešení pro zajištění správy záznamů ECM dokumenty mohou být propojeny s úložištěm Quickru 27

28 2. Odkazování na obsah v ECM systému Vyberte Vytvořit odkaz Odkaz, tím zobrazíte propojovací formulář Klikněte na Změnit ke změně cílového dokumentu Je možné se odkazovat na jakýkoliv dokument v ECM nebo Quickru i z jinéh o místa Poznámka: ECM obsah nemusí být publikován jako ATOM RSS 28

29 3. Zobrazení složek z ECM v produktu Lotus Quickr Většina organizací již má ve svých ECM systémech existující obsah, který chtějí začlenit nebo na něj odkazovat v Quickr aplikacích. Users will be able to create links to ECM content one-at-a-time or subscribe to an ATOM feed of a folder from the ECM system One-at-a-time links created using the Create menu in Quickr Folder feeds done via new ATOM server developed for P8 and CM8 Dokonce je možno odkazovat se na obsah i z jiných Quickr prostorů Sjednocení obsahu z několika Quickr prostorů do jednoho týmového prostoru Quickru 29

30 4. Prohledávání obsahu ECM z webového prostředí Quickru Schopnost vyhledávat obsah jak v ECM, tak v Quickru jedním dotazem z webového prostředí Quickru Zabezpečené vyhledávání uživatelé nikdy neuvidí výsledky hledání, ke kterým nemají přístup Quickr bude zprostředkovatelem dotazů do vyhledávacích enginů produktů P8 a CM8 Výsledky hledání z ECM budou zobrazeny ve svém vlastním seznamu výsledků Výhody: využití silných stránek vyhledávacích enginů ECM Prvotřídní škálovatelnost vyhledávacího indexu Full text prohledává celý obsah dokumentů (přes 200 formátů souborů) a meta data Nevýhody: omezení limity ECM vyhledávačů Vyhledávací enginy CM8 neřadí záznamy podle relevance V prvním vydání neposkytuje vyhledávání podle parametrů Omezení při integraci vyhledávání CM8 Quickr je schopen vyhledat v CM jen takový obsah, který byl do CM přidán přes rozhraní Quickru Není tedy schopen vyhledat obsah v CM přidaný přes webové uživatelské rozhraní CM 30

31 doplňuje ECM systémy 31 Lotus Quickr Základní služby pro obsah Verzování, ACL, načtení z úložiště/uložení do úložiště, vyhledávání Intuitivní a moderní uživatelské prostředí Jednoduché a účinné, nevyžaduje žádná školení Týmově zaměřené vytváření a sdílení obsahu Bohaté nástroje pro spolupráci Blogy, wiki, týmové kalendáře, úkoly, atd Samoobslužnost a vlastnictví u koncového uživatele Lehce přizpůsobitelné i pro neprogramátory Lotus Quickr může využít ECM systémy pro BPM, RM, archivaci, uložení podnikových aktiv, atd ECM Systémy Pokročilá správa obsahu Správa záznamů, BPM, rozpoznávání obrazu, archivace, atd. Specializované uživatelské prostředí Vyžaduje školení koncových uživatelů Procesně zaměřené zachycení obsahu a jeho uchovávání Minimální služby pro spolupráci Závisí na externích aplikacích pro podporu spolupráce Centralizované nasazení a kontrola Přizpůsobení zajišťuje oddělení IT ECM systémy mohou využít Lotus Quickr pro týmovou spolupráci, BCS, konektory, LOB aplikace, uživatelské rozhraní, atd.

32 Thank you for your time and interest! Dejte nám vědět, jak Vám můžeme pomoci

33 Disclaimer