Představení modulů e-spis dnes Usnesení, Úkoly

Transkript

1 Představení modulů e-spis dnes Usnesení, Úkoly Hana Bochinská ICZ a. s

2 Moduly systému e-spis Šablony dokumentů Skenování/digitalizace OCR BAR code Integrace s Office Integ. s frank. strojem Integ. RŽP, OK Nouze Spisová služba Podpora komunikace s ISDS Statistiky Registratury Usnesení Úkoly Smlouvy Úřední deska Elektronická podatelna Testy a Certifikace Integr. CzechPoint, ISDS Zabezpečení dokumentů Komponentové jádro e-spis Jádro DMS Jádro WF Databázový server Dokumentový server 2

3 Integrace Gsoft s.r.o. Marbes Consulting s.r.o. DDP Ginis VITA software s.r.o. mysap.com T-mapy s.r.o. YAMACO software Centrální systémy: ISDS CzechPoint IS RŽP SDP (Eliška) EZP? frankostroje Frama, Albacon a Neopost a další 3

4 Modul Usnesení základní procesy příprava a plánování jednání příprava materiálů, návrhů usnesení připomínkování materiálů zpracování průběhu jednání export podkladů jednání zveřejňování/publikování usnesení generování úkolů a kontrola plnění 4

5 Životní cyklus Zpracovatel/Předkladatel Posuzování materiálů, příspěvky Navržené materiály k projednání Přispěvatelé Materiály k projednání Příprava podkladů na přenosná média Radní/zastupitelé Usnesení Organizátor Vyřízené úkoly Jednání rady/zasedání zastupitelstva Publikace usnesení Úkoly z přijatých usnesení Nositel úkolu Publikovaná usnesení 5

6 Podpora činností úřadu - příprava Příprava a připomínkování materiálů zpracovatelé, předkladatelé a další aktéři různé typy materiálů, vč. požadovaných příloh (důvodová zpráva, veřejná a neveřejná příloha, ad.) variantní znění návrhů usnesení připomínkovací řízení, pozměňovací návrhy (doplňkové funkčnosti) anonymizace citlivých osobních údajů (interní a veřejná verze) 7

7 Podpora činností úřadu - jednání Zajištění průběhu projednávání materiálů plánování jednání příprava programu jednání s určením pořadí projednávaných materiálů export podkladů a tiskové výstupy (program, koncept, zápis, usnesení) zaznamenání výsledků projednávání (hlasování k odstavcům) publikace a zveřejnění výsledných usnesení (interní/veřejná) generování úkolů z přijatých usnesení (kontrola plnění, tisková sestava dle zvoleného rozsahu) 8

8 Pozitiva elektronického zpracování Jednotné prostředí společné prostředí modulů aplikace e-spis vazby mezi objekty jednotlivých modulů (zejména usnesení a úkoly) vč. ukládání do spisovny vyhledávání materiálů, vč. fulltextového prohledávání Jednoduchá tvorba veřejných verzí materiálu (anonymizace) v rámci jednoho materiálu, může určit již zpracovatel využití při generování výstupů a exportů (interní/veřejné) 9

9 Pozitiva elektronického zpracování Kompletování podkladů vč. elektronických příloh strukturované vkládání náležitostí návrhu usnesení návrh usnesení, důvodová zpráva, další přílohy organizátor má okamžitý přehled o připravovaných materiálech u zpracovatelů možnost aplikace procesu projednávání materiálů i pro jiné typy jednání (komise, výbory ) 10

10 Pozitiva elektronického zpracování Zobrazení návrhu usnesení v požadované šabloně podle stádia životního cyklu jednou vložené údaje využity v příslušném místě šablony materiál (návrh), program, zápis, usnesení vytváření kopií z dostupných bodů jednání Exporty a zveřejňování materiálů export podkladů (CD, filesystem, flashdisk ) zveřejnění a publikování schválených usnesení 11

11 Pozitiva elektronického zpracování Tvorba materiálů přímo na jednání možnost vkládání materiálů předložených v průběhu jednání úpravy materiálu po jednání (otevření ke korektuře a doplnění) Verzování příloh a historie změn ukládání verzí návrhu usnesení dle stavu, záznam změn Automatické generování úkolů generování úkolu z návrhu usnesení (zodpovědné osoby), sledování plnění přehled o stavu plnění úkolů z usnesení v parametrizované sestavě 12

12 Implementace modulu Analýza a návrh řešení inicializační projektová schůzka jednodenní návštěva analytika ICZ zpracování výstupu z analýzy, připomínková a akceptace Instalace, konfigurace prostředí školící, produkční instalace a konfigurace pomocí vzdáleného přístupu vzorové a zákaznické šablony Školení uživatelů (na úřadě) u PC klíčoví uživatelé Organizátoři a klíčoví Zpracovatelé prezentačně bez PC běžní uživatelé Pilotní provoz metodická podpora na místě Produktivní provoz se zvýšenou podporou metodická podpora na místě Migrace, integrace rozsah dle dohody Realizace do 2-3 měsíců 14

13 Dotazy a připomínky 15

14 Děkuji za vaši pozornost Hana Bochinská ICZ a.s. 16