HLP. Hopi Logistic Portal uživatelská příruč

Transkript

1 Hopi Logistic Portal uživatelská příruč ka Akce Jméno Datum Vytvoř il Jan Pěč ek :27 Poslední změ na Jan Pěč ek :16 Obsah : 1. Úvodní informace Úč el aplikace Požadavky na hardware Požadavky na operač ní systém Požadavky na software Př ihlášení Změ na hesla Aktuality Hlavní menu Nová zásilka Nová vratka (transfer) Výběr př íjemce vratky Nová vratka (transfer) Předběžné poř ízené zásilky Úprava zásilky Úprava vratky Potvrzené zásilky Detail zásilky Detail vratky Tisk TS Tisk Waybill Avizované dodávky Historie Pů vodní hodnoty opravené zásilky Export do Excelu Aktuality Změ na hesla Kontakty

2 1. Úvodní informace 1.1. Úč el aplikace Hopi Logistic Portal (dále jen HLP) je internetová aplikace pro podporu dodavatel ů a je přístupná na Internetu na URL adrese Aplikace slouží registrovaným dodavatelům odběratelům pro interaktivní zadávání, úpravu a potvrzování zásilek zavážených do HOPI a dále jej informuje o jejich stavu Požadavky na hardware PC Intel Pentium kompatibilní 64MB RAM 15 Monitor grafická karta minimální rozlišení 1024x768 př ipojení k Internetu (doporučená př enosová rychlost 64Kbit/s) 1.3. Požadavky na operač ní systém Microsoft Windows 95,98,2000,XP,Millenium 1.4. Požadavky na software Microsoft Internet Explorer verze 5.5 a vyšší Acrobat Reader verze 4.05 a vyšší (doporučeno stáhnout a nainstalovat z Microsoft Excel a vyšší (pouze pro Export historie do Excelu) 2

3 2. Př ihlášení Po spuštění HLP bude zobrazena přihlašovací stránka. Zde uživatel zadá své přihlašovací jméno a heslo, pokud jde o první př ihlášení k HLP, přihlásí se jménem a heslem, které obdržel v registračním u a z bezpečnostních důvod ů bude nucen své heslo změnit. Jméno a heslo je tzv. CASE-SENSITIVE, tj. záleží na velkých, či malých písmenech. Jméno a heslo uživatel potvrdí tlačítkem Odeslat. 3

4 2.1. Změ na hesla Pokud je uživatel poprvé přihlášen, či je mu změněno heslo administrátorem, musí si své heslo vždy při prvním př ihlášení z bezpečnostních důvod ů změnit. Nové heslo musí souhlasit s potvrzením hesla a potvrzuje se tlačítkem Uložit.. Poté bude opět zobrazena přihlašovací stránka, kde se uživatel přihlásí již svým změně ným heslem. 4

5 2.2. Aktuality Systém HLP umožňuje také informovat své uživatele prostřednictvím aktualit. Pokud uživatel danou aktualitu ješt ě nečetl, je mu text aktuality zobrazen na výše uvedené obrazovce po jeho úspěšném př ihlášení. Jakmile se uživatel s aktualitou seznámí, musí zaškrtnout checkbox přečteno. Pokračovat na další obrazovku tlačítkem Potvrdit bude moci až po zaškrtnutí všech checkbox ů přečteno. 5

6 3. Hlavní menu Návrat na Hl.Menu Odeslání u na technickou podporu Nápově da Jméno a kontaktní osoba přihlášeného uživatele Odhlášení Výběr jazyka komunikace Aktuální datum a č as Po úspěšném přihlášení je uživateli zobrazena stránka s hlavní nabídkou HLP. Na každé stránce aplikace HLP jsou vždy zobrazeny následující prvky : Jméno a kontaktní osoba přihlášeného dodavatele v horní informační liště Název funkce v levé části horní informač ní lišty Aktuální datum a č as v levé dolní části obrazovky (aktualizuje se vždy při vstupu do nové stránky) HOME pro návrat na Hlavní menu KONTAKT pro odeslání u na technickou podporu HELP pro odkaz na nápově du ODHLÁSIT pro odhlášení z HLP Ikony znázorňující vlajky stát ů pro př epnutí komunikace do jejich jazyka Jednotlivé funkce HLP jsou vyvolávány odpovídajícími tlač ítky 6

7 3.1. Nová zásilka Tato funkce umožňuje vlastní pořízení zásilky dodavatele. Uživatel bude vyplňovat následující údaje : Č íslo zásilky bude automaticky vygenerováno aplikací HLP po uložení dat Místo nakládky výbě r z poboček př ihlášeného dodavatele Místo vykládky výběr ze sklad ů HOPI Datum vykládky předpokládaný datum závozu do skladu HOPI, výběr data z interaktivního kalendář e (dle kalendáře závoz ů zadaného v datech dodavatele), nesmí být nižší, než aktuální datum Čas vykládky od - do výběr předpokládaného času př íjezdu dodavatele pro daný datum vykládky, nastaveno v datech dodavatele Typ př epravy rozlišuje vlastní dopravu dodavatele a svoz HOPI, pouze zobrazení, nastaveno v datech dodavatele Dodavatel jméno př ihlášeného dodavatele, pouze zobrazení Příjemce výběr z odběratel ů, př íslušných k př ihlášenému dodavateli Datum dodání př íjemci předpokládaný datum dodání odběrateli, výběr data z interaktivního kalendář e, nesmí být nižší ani stejný jako datum vykládky Teplotní režim výbě r z možných teplotních režim ů, př íslušných k přihlášenému dodavateli a zvolenému místu vykládky Maximální teplota maximální teplota 2 až 7 stup ňů, pouze pro Teplotní režim chlazené, nepovinné pole (pokud nebude vyplněno, př edpokládá se maximum 7 stup ňů ) 7

8 Typ TJ výbě r z možných transportních jednotek, provádí se kontrola možného použití TJ v zadaném teplotním režimu Typ zásilky výbě r z možných typ ů zásilek Typ zboží výbě r z možných typ ů zboží, zavážených př ihlášeným dodavatelem Typ zabezpeč ení výběr ze seznamu možných zabezpečovacích obalů Počet TJ / př esah. TJ poč et transportních jednotek v zásilce, v případ ě palet i počet př esahových palet z celkového poč tu Hmotnost brutto bez transportních obal ů celková hmotnost zásilky bez obalů Objem nepaletizovaných TJ celkový objem zásilky Reference Objeví se dialog pro zadávání č ísel objednávek v zásilce obsažených, je možno zadat více č ísel objednávek k jedné zásilce Poznámka volitelný doplň ující text k zásilce, max. 132 znaků Funkč ní prvky : Tlač ítko <<Zpě t Návrat na př edcházející stránku Prázdný formulář Vyvolá stránku Nová zásilka s iniciálními hodnotami vyplň ovaných dat Uložit Uloží zadanou zásilku jako předběžnou (tj. zásilku bude ješt ě možno př ed finálním potvrzením upravit) Uložení a potvrzení Uloží zadanou zásilku jako fináln ě potvrzenou (tj. zásilka bude ve stavu FP a nebude ji možno upravit) 8

9 3.2. Nová vratka (transfer) * Výběr př íjemce vratky Stránka zobrazí listbox se seznamem dodavatel ů příjemc ů vratky, od kterých přihlášený uživatel odebírá zboží. Po zvolení dodavatele je zobrazen celý formulá ř pro zadání vratky. Tlač ítko <<Zpě t umožň uje návrat na hlavní menu. * Pouze pro odbě ratele 9

10 Nová vratka (transfer) Tato funkce umožňuje vlastní pořízení vratky(transferu) odběratele. Uživatel bude vyplňovat následující údaje : Č íslo zásilky bude automaticky vygenerováno aplikací HLP po uložení dat Místo vykládky vratky výbě r z poboč ek zvoleného dodavatele Místo vykládky výběr ze sklad ů HOPI Datum vykládky př edpokládaný datum závozu do skladu HOPI, výběr data z interaktivního kalendář e, nesmí být nižší, než aktuální datum Čas vykládky od - do určuje předpokládaný čas příjezdu odběratele, pouze zobrazení, nastaveno v datech dodavatele Typ př epravy rozlišuje vlastní dopravu dodavatele a svoz HOPI, pouze zobrazení, nastaveno v datech dodavatele Př íjemce vratky výběr z dodavatel ů, př íslušných k přihlášenému odbě rateli Odesílatel vratky jméno přihlášeného odbě ratele, pouze zobrazení Datum dodání př íjemci předpokládaný datum vrácení dodavateli, výběr data z interaktivního kalendář e, nesmí být nižší ani stejný jako datum vykládky Teplotní režim výbě r z možných teplotních režim ů, př íslušných ke zvolenému dodavateli Maximální teplota maximální teplota 2 až 7 stup ňů, pouze pro Teplotní režim chlazené, nepovinné pole (pokud nebude vyplněno, př edpokládá se maximum 7 stup ňů ) Typ TJ výbě r z možných transportních jednotek, provádí se kontrola možného použití TJ v zadaném teplotním režimu 10

11 Typ zásilky výbě r z možných typ ů zásilek Typ zboží výbě r z možných typ ů zboží, zavážených př ihlášeným dodavatelem Typ zabezpeč ení výběr ze seznamu možných zabezpečovacích obalů Počet TJ / př esah. TJ poč et transportních jednotek v zásilce, v případ ě palet i počet př esahových palet z celkového poč tu Hmotnost brutto bez transportních obal ů celková hmotnost zásilky bez obalů Objem nepaletizovaných TJ celkový objem zásilky Reference Objeví se dialog pro zadávání č ísel objednávek v zásilce obsažených, je možno zadat více č ísel objednávek k jedné zásilce Poznámka volitelný doplň ující text k zásilce, max. 132 znaků Funkč ní prvky : Tlač ítko <<Zpě t Návrat na př edcházející stránku Prázdný formulář Vyvolá stránku Nová vratka(transfer) s iniciálními hodnotami vyplň ovaných dat Uložit Uloží zadanou vratku jako předběžnou (tj. vratku bude ješt ě možno před finálním potvrzením upravit) Uložení a potvrzení Uloží zadanou vratku jako fináln ě potvrzenou (tj. vratka bude ve stavu FP a nebude ji možno upravit) 11

12 3.3. Předběžné pořízené zásilky Na stránce bude zobrazen přehled předběžn ě pořízených zásilek, setříděný dle data dodání a čísla zásilky sestupn ě. Budou zobrazeny následující údaje : Datum dodání př íjemci Název př íjemce Č íslo zásilky Místo nakládky(místo vykládky vratky * ) Typ TJ Poč et TJ Funkč ní prvky : Datum dodání př íjemci výbě r z interaktivního kalendáře, omezuje seznam dle data dodání Př íjemce výběr ze seznamu příjemc ů, omezuje seznam dle př íjemce X Výmaz omezení OK Zobrazení seznamu dle omezení Označ it vše zaškrtne všechny checkboxy Ozn. Zrušit označ ení zruší zaškrtnutí všech checkbox ů Ozn. Výmaz vymaže všechny označ ené zásilky * Pouze pro odbě ratele 12

13 Tlačítko Upravit / Potvrdit zobrazí stránku Úprava označené zásilky (lze označit jen jednu zásilku) Tlač ítko <<Zpě t Návrat na př edcházející stránku Úprava zásilky Tato funkce umožňuje upravit data předběžn ě pořízené zásilky dodavatele a tuto následn ě fináln ě potvrdit. Uživatel bude vyplň ovat následující údaje : Č íslo zásilky automaticky vygenerováno aplikací HLP, pouze zobrazení Místo nakládky výbě r z poboček př ihlášeného dodavatele Místo vykládky výběr ze sklad ů HOPI Datum vykládky předpokládaný datum závozu do skladu HOPI, výběr data z interaktivního kalendáře (dle kalendáře závoz ů zadaného v datech dodavatele), nesmí být nižší, než aktuální datum Čas vykládky od - do výběr předpokládaného času příjezdu dodavatele pro daný datum vykládky, nastaveno v datech dodavatele Typ př epravy rozlišuje vlastní dopravu dodavatele a svoz HOPI, pouze zobrazení, nastaveno v datech dodavatele Dodavatel jméno př ihlášeného dodavatele, pouze zobrazení Př íjemce výběr z odběratel ů, př íslušných k př ihlášenému dodavateli Datum dodání př íjemci předpokládaný datum dodání odběrateli, výběr data z interaktivního kalendář e, nesmí být nižší ani stejný jako datum vykládky Typ zboží výbě r z možných typ ů zboží, zavážených př ihlášeným dodavatelem 13

14 Typ zabezpeč ení výběr ze seznamu možných zabezpečovacích obalů Teplotní režim výbě r z možných teplotních režim ů, př íslušných k přihlášenému dodavateli Maximální teplota maximální teplota mezi 2 a 7 stup ňů, pouze pro Tepl.režim chlazené Typ TJ výbě r z možných transportních jednotek, provádí se kontrola možného použití TJ v zadaném teplotním režimu Typ zásilky výbě r z možných typ ů zásilek Počet TJ / př esah. TJ poč et transportních jednotek v zásilce, v případ ě palet i počet př esahových palet z celkového poč tu Poznámka volitelný doplňující text k zásilce, max. 132 znaků Hmotnost brutto bez transp.obal ů celková hmotnost zásilky bez obalů Objem nepaletiz. TJ celkový objem zásilky Reference Objeví se dialog pro zadávání č ísel objednávek v zásilce obsažených, je možno zadat více čísel objednávek k jedné zásilce Funkč ní prvky : Nepotvrdit Neuloží zadanou zásilku a pokrač uje zpracováním další zásilky Fináln ě potvrdit Uloží zadanou zásilku jako fináln ě potvrzenou (tj. zásilka bude ve stavu FP a nebude ji možno upravit) Tlač ítko <<Zpě t Návrat na př edcházející stránku 14

15 Úprava vratky * Tato funkce umožňuje upravit data předběžn ě pořízené vratky a tuto následn ě fináln ě potvrdit. Uživatel bude vyplň ovat následující údaje : Č íslo zásilky automaticky vygenerováno aplikací HLP, pouze zobrazení Místo vykládky vratky výbě r z poboč ek zvoleného dodavatele Místo vykládky výběr ze sklad ů HOPI Datum vykládky předpokládaný datum závozu do skladu HOPI, výběr data z interaktivního kalendář e, nesmí být nižší, než aktuální datum Čas vykládky od - do určuje předpokládaný čas příjezdu odběratele, pouze zobrazení, nastaveno v datech dodavatele Typ př epravy rozlišuje vlastní dopravu dodavatele a svoz HOPI, pouze zobrazení, nastaveno v datech dodavatele Př íjemce vratky jméno zvoleného dodavatele, pouze zobrazení Odesílatel vratky jméno přihlášeného odbě ratele, pouze zobrazení Datum dodání př íjemci předpokládaný datum vrácení dodavateli, výběr data z interaktivního kalendář e, nesmí být nižší ani stejný jako datum vykládky Teplotní režim výbě r z možných teplotních režim ů, př íslušných ke zvolenému dodavateli * Pouze pro odbě ratele 15

16 Maximální teplota maximální teplota 2 až 7 stup ňů, pouze pro Teplotní režim chlazené, nepovinné pole (pokud nebude vyplněno, př edpokládá se maximum 7 stup ňů ) Typ TJ výbě r z možných transportních jednotek, provádí se kontrola možného použití TJ v zadaném teplotním režimu Typ zásilky výbě r z možných typ ů zásilek Typ zboží výbě r z možných typ ů zboží, zavážených př ihlášeným dodavatelem Typ zabezpeč ení výběr ze seznamu možných zabezpečovacích obalů Počet TJ / př esah. TJ poč et transportních jednotek v zásilce, v případ ě palet i počet př esahových palet z celkového poč tu Hmotnost brutto bez transportních obal ů celková hmotnost zásilky bez obalů Objem nepaletizovaných TJ celkový objem zásilky Reference Objeví se dialog pro zadávání č ísel objednávek v zásilce obsažených, je možno zadat více č ísel objednávek k jedné zásilce Poznámka volitelný doplň ující text k zásilce, max. 132 znaků Funkč ní prvky : Nepotvrdit Neuloží zadanou vratku a pokrač uje zpracováním další vratky Fináln ě potvrdit Uloží zadanou vratku jako fináln ě potvrzenou (tj. vratka bude ve stavu FP a nebude ji možno upravit) Tlač ítko <<Zpě t Návrat na předcházející stránku 16

17 3.4. Potvrzené zásilky Na stránce bude zobrazen přehled potvrzených zásilek, setříděný dle data dodání a čísla zásilky sestupn ě. Budou zobrazeny následující údaje : CHG aktivní odkaz na změ ny provedené v HOPI (zobrazen znak X ) Datum dodání příjemci Název př íjemce Č íslo zásilky Místo nakládky (Místo vykládky vratky * ) Typ TJ Poč et TJ Status stav zásilky : 0 Fináln ě potvrzená zásilka v systému HLP FP - Fináln ě potvrzená zásilka v systému SAP 1 Zásilka v transportu 2 Na cest ě k odbě rateli D Dodáno N - Nedodáno * Pouze pro odbě ratele 17

18 Funkč ní prvky : Datum dodání př íjemci výbě r z interaktivního kalendáře, omezuje seznam dle data dodání Př íjemce výběr ze seznamu příjemc ů, omezuje seznam dle př íjemce Opravené zásilky checkbox omezí seznam pouze na zásilky, kde byla provedena změna v HOPI (CHG = X ) X Výmaz omezení OK Zobrazení seznamu dle omezení Označ it vše zaškrtne všechny checkboxy Ozn. Zrušit označ ení zruší zaškrtnutí všech checkbox ů Ozn. Detail Zobrazí stránku Detail zásilky (lze označ it jen jednu zásilku) Tisk Waybill Zobrazí stránku pro tisk Waybill v novém okn ě (lze označit jen jednu zásilku) Tisk TS Zobrazí stránku pro tisk transp.štítk ů v novém okn ě (lze označit jen jednu zásilku) Tlač ítko <<Zpě t Návrat na př edcházející stránku 18

19 Detail zásilky Na stránce bude zobrazena již potvrzená zásilka, její údaje již nelze editovat Funkč ní prvky : Tisk Waybill Zobrazí stránku pro tisk Waybill v novém okně Tisk TS Zobrazí stránku pro tisk transp.štítk ů v novém okně Tlač ítko <<Zpě t Návrat na př edcházející stránku 19

20 Detail vratky * Na stránce bude zobrazena již potvrzená vratka, její údaje již nelze editovat Funkč ní prvky : Tisk Waybill Zobrazí stránku pro tisk Waybill v novém okně Tisk TS Zobrazí stránku pro tisk transp.štítk ů v novém okně Tlač ítko <<Zpě t Návrat na př edcházející stránku * Pouze pro odbě ratele 20

21 Tisk TS Uložit sestavu Tisk Sestavy Stránka zobrazí do zvláštního okna transportní štítky v tiskovém formátu PDF. Počet transportních štítk ů odpovídá vždy poč tu transportních jednotek v zásilce. Tisk je možno provést stiskem tlačítka se symbolem tiskárny, uložení tiskové sestavy na PC je možno provést stiskem tlačítka se symbolem disketa. 21

22 Tisk Waybill Uložit sestavu Tisk Sestavy Stránka zobrazí do zvláštního okna doklady Waybill (prů vodky) v tiskovém formátu PDF. Tisková sestava obsahuje vždy 4 exemplář e : 1. list Originál - Odesílatel 2. list 1. Kopie - Dopravce 3. list 2. Kopie - HOPI Administrativa Tisk je možno provést stiskem tlačítka se symbolem tiskárny, uložení tiskové sestavy na PC je možno provést stiskem tlač ítka se symbolem disketa. 22

23 3.5. Avizované dodávky * Stránka zobrazí všechny potvrzené avizované zásilky pro přihlášeného odběratele včetn ě součtu transportních jednotek. Zásilky jsou setříděny vzestupn ě dle data dodání, dodavatele a č ísla zásilky. Budou zobrazeny následující údaje : CHG aktivní odkaz na změ ny provedené v HOPI (zobrazen znak X ) Datum dodání př íjemci Dodavatel Č íslo zásilky Místo nakládky Typ TJ Poč et TJ Status stav zásilky : 0 Fináln ě potvrzená zásilka v systému HLP FP - Fináln ě potvrzená zásilka v systému SAP 1 Zásilka v transportu 2 Na cest ě k odbě rateli D Dodáno N - Nedodáno * Pouze pro odbě ratele 23

24 Funkční prvky : Datum dodání př íjemci Výbě r z interaktivního kalendáře, omezuje seznam dle data dodání, implicitn ě nastaveno na aktuální datum Dodavatel Výběr ze seznamu dodavatel ů, omezuje seznam dle dodavatele Předběžn ě poř ízené zásilky Checkbox rozšíř í seznam i o zásilky předběžn ě poř ízené X Výmaz omezení OK Zobrazení seznamu dle omezení Export do Excelu Provede export zobrazených zásilek do formátu Excel Tlač ítko <<Zpě t Návrat na př edcházející stránku 24

25 3.6. Historie Stránka zobrazí přehled potvrzených zásilek setříděný čísla zásilky sestupn ě. Budou zobrazeny následující údaje : CHG aktivní odkaz na změ ny provedené v HOPI (zobrazen znak X ) Datum dodání př íjemci Název př íjemce Č íslo zásilky Místo nakládky (Místo vykládky vratky * ) Typ TJ Poč et TJ Status stav zásilky : 0 Fináln ě potvrzená zásilka v systému HLP FP Fináln ě potvrzená zásilka v systému SAP 1 Zásilka v transportu 2 Na cest ě k odbě rateli D Dodáno N Nedodáno Skuteč né datum dodání - datum, kdy byla zásilka dodána na urč ené místo * Pouze pro odbě ratele 25

26 Funkč ní prvky : Datum dodání př íjemci Výbě r z interaktivního kalendáře, omezuje seznam dle data dodání Př íjemce Výběr ze seznamu příjemc ů, omezuje seznam dle př íjemce Vrácené dodávky Checkbox přepíná na zobrazení vrácených zásilek od odběratel ů * Opravené zásilky Checkbox omezí seznam pouze na zásilky, kde byla provedena změna v HOPI (CHG = X ) X Výmaz omezení OK Zobrazení seznamu dle omezení Export do Excelu Provede export zobrazených zásilek do formátu Excel Tlač ítko <<Zpě t Návrat na př edcházející stránku * Pouze pro dodavatele 26

27 Pů vodní hodnoty opravené zásilky Stránka zobrazí pů vodní hodnoty zásilky, které byly opraveny v HOPI (viz sloupec CHG Potvrzené zásilky, Historie). 27

28 Export do Excelu Stránka zobrazí př ehled potvrzených zásilek v aplikaci Microsoft Excel, výběr odpovídá stránce Historie. Soubor lze uložit na PC volbou z menu Soubor, Uložit jako 28

29 3.7. Aktuality Stránka zobrazí všechny přečtené aktuality dle data a času jejich založení Funkč ní prvky : Tlač ítko <<Zpě t Návrat na př edcházející stránku 29

30 3.8. Změ na hesla Stránka umožňuje uživateli změ nu hesla. Souč asné heslo zde bude zadáno pů vodní heslo uživatele Nové heslo zde bude zadáno nové heslo uživatele Kontrola hesla zde bude pro kontrolu opě t zadáno nové heslo uživatele Funkč ní prvky : Uložit Potvrzení zadaných hesel Tlač ítko <<Zpě t Návrat na př edcházející stránku 30

31 3.9. Kontakty Na této stránce budou zobrazeny kontaktní informace HOPI pro dodavatele, včetn ě interaktivního odkazu na orientač ní mapku. 31