Choose a building block. Znalostní báze Kleos. Kleos 6.5 (březen 2019)

Transkript

1 Choose a building block. Znalostní báze Kleos Kleos 6.5 (březen 2019)

2 Novinky a vylepšení Obsah y: nová verze doplňku Kleos pro Outlook 2 Kleos pro Outlook: instalace a spuštění (i pokud není spuštěn Kleos) 2 Kleos pro Outlook: cílová kauza: automatický návrh, poslední kauzy nebo manuální hledání 4 Kleos pro Outlook: cílová složka: automatický návrh 5 Kleos pro Outlook: vytvoření nové složky v kauze 6 Kleos pro Outlook: uložení příchozího u 6 Kleos pro Outlook: výběr více ů najednou 9 Kleos pro Outlook: vytvoření nového u (volitelně s použitím šablony) 10 Kleos pro Outlook: další kroky po uložení u (schůzka, úkol, činnost) 14 Kleos pro Outlook: odpověď nebo přeposlání uloženého u 19 y: použití Outlooku jako ového editoru v Kleosu 19 y: nastavení: zobrazení/skrytí seznamu šablon 20 y: zobrazení naposledy použitých šablon 20 Export seznamů do Excelu: nový limit pro počet řádků je Y: NOVÁ VERZE DOPLŇKU KLEOS PRO OUTLOOK Kleos pro Outlook je bezplatný doplněk do Outlooku, který vám umožní ukládat příchozí/odchozí y z Outlooku přímo do Kleosu. Kleos 6.5 přináší zcela novou verzi doplňku s několika užitečnými funkcemi. KLEOS PRO OUTLOOK : INSTALACE A SPUŠTĚNÍ (I POKUD NENÍ SPUŠTĚN KLEOS) Pokud jste již dříve používali předchozí verzi Kleos pro Outlook, tak se při aktualizaci Kleosu na verzi 6.5 automaticky aktualizuje i doplněk. Pokud potřebujete nainstalovat doplněk na jiném PC nebo jej přeinstalovat, navštivte stránku:

3 POZNÁMKA: - doplněk je kompatibilní s verzemi Outlook , - doplněk je také kompatibilní s Outlook 365 (ale pouze s aplikací klasické plochy, nikoliv online verzí), - pro instalaci/aktualizaci je třeba mít oprávnění administrátora. Při spuštění Outlooku se automaticky spustí i doplněk, který se zobrazí v pravé části okna. Tento panel je možné vypnout kliknutím na ikonu Kleosu v horní liště. Při prvním spuštění můžete zvolit zemi: Pro přihlášení do Kleosu pro Outlook použijte stejné přihlašovací údaje jako do aplikace Kleos. Pro zjednodušení je zde možnost zaškrtnout Automatické přihlašování a při každém spuštění Outlooku se doplněk přihlásí:

4 Automatické přihlašování bude probíhat do doby, než se sami odhlásíte. To lze provést kliknutím na své jméno a volbou Odhlášení. KLEOS PRO OUTLOOK : CÍLOVÁ KAUZA: AUTOMATICKÝ NÁVRH, POSLEDNÍ KA UZY NEBO MANUÁLNÍ HLEDÁNÍ Pokaždé, když vyberete v Outlooku, Kleos pro Outlook se pokusí najít relevantní související kauzu. Nabídka souvisejících kauz je zobrazena v následujících případech. Pro příchozí a odchozí y: - je součástí vlákna => vlákno je identifikováno a je navržena kauza, - v předmětu je uvedena spisová značka kauzy, - v předmětu je uvedena spisová značka strany kauzy. Pouze u příchozích ů: - pokud se ová adresa shoduje s em strany kauzy, jsou zobrazeny všechny kauzy s touto stranou, - pokud jsou příjemci stranami v kauze, doplněk dle jejich u navrhne související kauzy. Pouze u odchozích ů: - pokud je odesílatelem člen kanceláře v Kleosu, porovná doplněk jeho se členy kanceláře u kauz, - pokud je příjemcem nečlen kanceláře, doplněk zkontroluje, jestli neodpovídá nějaké straně u kauzy v Kleosu. Pokud nebyla nalezena žádná odpovídající kauza (nebo je vyhledávání příliš obecné): - Kleos pro Outlook navrhne uložení u do jedné z posledních kauz,

5 - je možné kauzu vyhledat i ručně. KLEOS PRO OUTLOOK : CÍLOVÁ SLOŽKA: AUTOMATICKÝ NÁVRH Po výběru kauzy (automatickém nebo ručním) nabídne Kleos pro Outlook i složku pro uložení u/dokumentů dle následujících pravidel: 1. Vybraný je součástí vlákna ů, z nichž byl alespoň jeden uložen do Kleosu. Pak je nabídnuta stejná složka, jako u posledního uloženého u z tohoto vlákna. 2. Ve vybrané kauze je již uložen nějaký , i když není z aktuálního vlákna. a. Vybraný je odeslaný. Doplněk navrhne složku naposledy použitou pro uložení odeslaného u. b. Vybraný je přijatý. Doplněk navrhne složku naposledy použitou pro uložení přijatého u. 3. Pokud není v navržené kauze žádný uložený , navrhne Kleos pro Outlook výchozí složku pro ukládání ů dle nastavení. Z tohoto důvodu přibyly v nastavení 2 nové položky (Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/moje preference/dokumenty). Pokud není navržená složka vhodná, je možné vybrat jinou složku tlačítkem Změnit: Pak lze zvolit ze složek v kauze nebo vytvořit novou složku.

6 KLEOS PRO OUTLOOK : VYTVOŘENÍ NOVÉ SLOŽ K Y V KAUZE Při výběru složky v kauze je možné rovnou vytvořit vhodnou novou složku (pokud je to povoleno v nastavení). Do okna se zadá její název: Stisknutím klávesy Enter nebo kliknutím myši mimo textové pole se název uloží. Změnit pozici složky v rámci stromové struktury je možné přetažením myši. KLEOS PRO OUTLOOK : ULOŽENÍ PŘÍCHOZÍHO U Jednoduše klikněte na a Kleos pro Outlook se pokusí vyhledat související kauzy dle výše uvedených pravidel:

7 Pokud není navržená kauza vhodná, je možné tlačítkem Změnit vybrat jinou, a to výběrem z posledních kauz nebo vyhledáváním: Po výběru kauzy jsou možné dvě varianty: 1. nemá přílohy NEBO chcete uložit jako celek Zde stačí kliknout na uložit nyní. Doplněk zobrazí potvrzení o uložení:

8 Pak je možné provést další kroky, jak je uvedeno níže v tomto dokumentu. 2. má přílohy a ty chcete spolu s em uložit jako samostatné dokumenty Zvolte možnost Uložit přílohy jako samostatné dokumenty. Zde máte pak možnosti: - odškrtnout položku, kterou nechcete importovat, - změnit složku pro uložení, - přejmenovat přílohy kliknutím na název.

9 Po kliknutí na Uložit nyní zobrazí doplněk potvrzení. Pak je možné provést další kroky, jak je uvedeno níže v tomto dokumentu. KLEOS PRO OUTLOOK : VÝBĚR VÍCE Ů N A JEDNOU Pomocí klávesy CTRL je možné v Outlooku vybrat více ů. Kleos pro Outlook pak zobrazí poslední kauzy, políčko pro hledání a počet vybraných kauz: Vyberte kauzu nebo ji vyhledejte (pomocí minimálně 3 znaků). Je možné také změnit cílovou složku. Pak je možné uložit.

10 Následně je možné provést další kroky, jak je uvedeno níže v tomto dokumentu. POZNÁMKA: při výběru více ů - neuplatňuje se automatické hledání kauzy, - nelze uložit přílohy jako samostatné dokumenty. KLEOS PRO OUTLOOK : VYTVOŘENÍ NOVÉH O EMA ILU (VOLI TELNĚ S POUŽITÍM ŠABLON Y) Vytvořit je možné pomocí standardního postupu v Outlooku (Nový ). V pravé části okna se zobrazí panel Kleos pro Outlook, kde je možné vybrat z posledních kauz nebo kauzu vyhledat.

11 Pro výběr jiné kauzy klikněte na <. Kleos pro Outlook nabídne složku pro uložení, kterou je možné změnit. Můžete použít i šablonu ů z Kleosu zobrazeno je posledních 5 použitých šablon, nebo vhodnou šablonu vyhledat. Šablona pak vyplní všechny informace, které jsou v ní nastaveny: příjemci, předmět nebo text zprávy. POZNÁMKA: - pokud jste před výběrem šablony již zadali nějaké příjemce, NEBUDE použito nastavení příjemců ze šablony, - pokud jste před výběrem šablony již zadali nějaký předmět, NEBUDE použito nastavení předmětu ze šablony, - pokud jste již vyplnili nějaký text do těla zprávy, bude k němu text ze šablony přidán. Je možné přidat příjemce u ze stran kauzy. Prostě klikněte na ovou adresu pro přidání jako příjemce nebo zvolte pole pro kopii a slepou kopii.

12 Je možné přímo přidat i dokumenty z kauzy:

13 Vybrat můžete jeden nebo více dokumentů najednou. U nich se pak zobrazí panel se stavem stahování ze serveru zelené zaškrtávátko potvrzuje úspěšné stažení. POZNÁMKA: pro zjednodušení výběru dokumentů je možné v nich filtrovat dle typu: Po výběru příloh můžete pokračovat s textem těla u a máte skoro vše již připravené! UPOZORNĚNÍ PŘED ULOŽENÍM: pokud se chystáte využít možnosti přidat schůzku nebo činnost, zvolte možnost Další kroky po uložení.

14 Pak klikněte na Odeslat a uložit Pokud jste zatrhli navázání dalších kroků, Kleos pro Outlook nabídne možnost vytvořit schůzku, úkol nebo činnost. KLEOS PRO OUTLOOK : DA LŠÍ KROKY PO ULOŽ ENÍ U (SCHŮZKA, ÚKOL, ČINNOST) Po uložení nového nebo přijatého u máte možnost přidat nové položky do Kleosu přímo z Outlooku schůzku, úkol, předání k vyřízení nebo vložení činnosti. Tyto další kroky jsou nabízeny různými způsoby dle kontextu. 1. uložení příchozího nebo odeslaného u Tyto činnosti lze používat opakovaně a stejně tak lze uložit do více kauz: 2. vytvoření a uložení nového u:

15 V tomto případě musíte explicitně zvolit možnost dalších kroků: Pokud je tato možnost povolena, doplněk otevře okno, které zahrnuje: na levé straně shrnutí u, na pravé straně možné kroky. Průběh přidávání dalších kroků je pro obě varianty stejný.

16 Přidání schůzky (automaticky přiřazené ke kauze, kam byl uložen) POZNÁMKA: - Typ události: Kleos nabídne výchozí typ události, který byl přiřazen v nastavení (jiný pro import dokumentu a jiný pro vytvoření dokumentu). Viz Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/moje preference/události. - Schůzka je automaticky přiřazena vám.

17 Přidání úkolu (automaticky přiřazeného ke kauze, kam byl uložen) POZNÁMKA: - Typ úkolu: Kleos nabídne výchozí typ úkolu, který byl přiřazen v nastavení (jiný pro import dokumentu a jiný pro vytvoření dokumentu). Viz Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/moje preference/úkoly. - Vlastníkem úkolu jste vy jako přihlášený uživatel, což je možné změnit.

18 Přidání činnosti (automaticky přiřazené ke kauze, kam byl uložen) POZNÁMKA: - Zde jsou k dispozici pouze činnosti s časovými a paušálními fakturačními položkami. - Typ činnosti: Kleos nabídne výchozí typ činnosti, který byl přiřazen v nastavení (jiný pro import dokumentu a jiný pro vytvoření dokumentu). Viz Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/moje preference/činnosti. - Vlastníkem činnosti jste vy jako přihlášený uživatel. Předání k vyřízení

19 KLEOS PRO OUTLOOK : ODPOVĚĎ NEBO PŘEPOSLÁNÍ ULOŽENÉH O U Všechny funkce související s vytvářením ů jsou k dispozici i pro odpověď nebo přeposlání. Navíc, pokud odpovídáte na již uložený v Kleosu, bude vám pro uložení automaticky nabídnuta kauza, ve které byl zdrojový uložen. Y: POUŽITÍ OUT LOOKU JAKO OVÉHO EDITORU V KLEOSU Doteď bylo možné použít pro vytváření ů v Kleosu pouze interní editor. Nyní je možné použít známého prostředí Outlooku jako výchozího editoru ů. Pro aktivaci této funkce jděte do Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/moje preference/dokumenty a zaškrtněte políčko Použít Microsoft Outlook pro posílání nových ů (nastavení se týká jen přihlášeného uživatele a neovlivní nastavení ostatních členů kanceláře). Od této chvíle bude při vytváření nového u použit Outlook. POZNÁMKA: aktivace této funkce je ideální v případě, že používáte doplněk do Outlooku popsaný výše. V případě použití doplňku do Outlooku: do Outlooku budou předány informace o kauze/dokumentech. Navíc je možné použít šablonu z Kleosu a přidávat příjemce ze stran kauzy. V případě, že nemáte nainstalovaný doplněk, otevře se prázdné okno u bez jakýchkoliv informací z kauzy.

20 Y: NASTAVENÍ: ZOBRAZENÍ/SKRYTÍ SEZNAMU ŠABLON Doteď nabízel Kleos při vytváření ů vždy možnost použít šablonu, i když uživatel nechtěl žádnou použít. S verzí 6.5 se toto mění a seznam šablon není zobrazen a vždy je vytvořen prázdný . Zvolit šablonu můžete pod položku Použít šablonu v editoru ů: Pokud se chcete vrátit k původnímu nastavení, kdy je pokaždé zobrazena výzva pro výběr šablony, stačí jít do Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/moje preference/dokumenty a tam zaškrtnout políčko Vnutit výběr šablony pro y. POZNÁMKA: tato funkce nebude aktivní v případě, že jste zvolili možnost Outlooku jako výchozího ového editoru. V Outlooku je pak třeba využít doplňku, aby bylo možné využívat šablon. Y: ZOBRAZENÍ NA POSLEDY POUŽITÝCH ŠA BLON V předchozích verzích Kleosu se všem uživatelům zobrazoval úplný seznam všech šablon z celé kanceláře. Kleos 6.5 přináší možnost vybrat si pouze z vámi naposledy použitých šablon. V okně s výběrem šablony je nový filtr na posledně použité šablony. EXPORT SEZNAMŮ DO EXCELU: NOVÝ LIMIT PRO POČET ŘÁDKŮ JE Dosud bylo omezení počtu řádků použitelných pro export do Excelu Tento limit se nyní zvedá na POZNÁMKA: Pokud má seznam více než řádků, zobrazí Kleos upozornění, že export může nějakou chvíli trvat.