Oběh a zpracování účetních dokladů

Transkript

1 B3-07/5-SR UNIVERZITA PALACKÉHO V OLOMOUCI SMĚRNICE REKTORA UP (SR) B3-07/5-SR Oběh a zpracování účetních dokladů na Univerzitě Palackého v Olomouci Obsah: Zpracoval: I. Úvodní ustanovení II. Systém finanční kontroly účetních případů III. Účetní doklady IV. Zpracování a oběh účetních dokladů V. Dotace pokladen a jejich vyúčtování VI. Úschova a archivace účetních dokladů VII. Podpisové vzory a podpisová oprávnění VIII. Společná a závěrečná ustanovení vedoucí EO RUP Platnost: dnem 9. října 2007 Účinnost: dnem 12. října 2007 Rozdělovník: rektor, prorektoři, kvestor, kancléř, děkani a tajemníci fakult, ředitelka SKM UP, vedoucí zaměstnanci CVT UP, KUP, VUP, PS UP, VTP UP, ASC UP, Archivu UP a ORV UP, vedoucí zaměstnanci EO RUP a PMO RUP, Právní oddělení UP, Oddělení interního auditu a kontroly UP, Útvar organizace a řízení UP.

2 2 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 Oběh a zpracování účetních dokladů na Univerzitě Palackého v Olomouci I. Úvodní ustanovení (1) Univerzita Palackého v Olomouci (dále jen UP ) je veřejnou vysokou školou; hospodaření UP a zacházení s jejím majetkem se řídí příslušnými ustanoveními dle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění daších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů. Z hlediska platných předpisů je jako celek účetní jednotkou účtující o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, dále o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření. Účetním obdobím je jeden kalendářní rok. (2) Oběh a zpracování účetních dokladů na UP vychází z následujících obecně závazných právních předpisů a respektuje již vydané vnitřní předpisy UP: zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen zákon o účetnictví ), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (dále jen zákon o vysokých školách ), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (dále jen zákon o finanční kontrole ), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (dále jen zákoník práce ), ve znění pozdějších předpisů, (sedmá část zákona upravuje cestovní náhrady), zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen zákon o DPH ), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (dále jen rozpočtová pravidla ), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků, ve znění pozdějších předpisů. (3) Skutečnosti v časových a věcných souvislostech, které jsou předmětem účetnictví, tzn. účetní případy, dokládá UP účetními doklady ve smyslu 6 zákona o účetnictví. II. Systém finanční kontroly účetních případů (1) Systém finanční kontroly účetních případů podle zákona o finanční kontrole zahrnuje finanční kontrolu prováděnou vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení UP při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření (dále jen řídící kontrola ). (2) Finanční kontrolu provádí v každé součásti UP: a) příkazce operace vedoucí zaměstnanec součásti UP nebo zaměstnanec jím pověřený k nakládání s veřejnými prostředky součásti UP, b) správce rozpočtu vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru součásti UP odpovědný za správu rozpočtu součásti UP nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu vedoucím součásti UP, c) hlavní účetní vedoucí zaměstnanec součásti UP odpovědný za vedení účetnictví součásti UP nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu vedoucím součásti UP. (3) Příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní provádějí před vznikem plánovaných a připravovaných operací předběžnou kontrolu dokladovanou písemným záznamem o provedení kontroly. (4) Příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní provádějí při přímém uskutečňování operací v rámci hospodaření s veřejnými prostředky průběžnou a následnou kontrolu, dokladovanou písemným záznamem o provedení kontroly. (5) Příkazce operace a správce rozpočtu dále provádějí předběžnou kontrolu operace před učiněním právního úkonu (např. před podpisem smlouvy),

3 3 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 kterým vzniká UP nebo její součásti nárok na veřejný příjem. Po vzniku příjmu, který vzniká UP nebo její součásti, ověří příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní nárok na veřejný příjem. Zabezpečením předběžné kontroly před učiněním právního úkonu bude vždy doloženo písemným záznamem Účelem předběžné kontroly je předcházení nedostatků oddělením pravomoci a odpovědnosti při přípravě a schvalování operace. Odpovědnost příkazce operace při správě veřejných příjmů je upravena 11 a 12 Vyhlášky Ministerstva financí ČR č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole ve znění zákona č. 309/2002 Sb. a zákona č. 123/2003 Sb. (dále jen vyhláška ) s tím, že se zejména klade důraz na: prověření souladu operace s právními předpisy a stanovenými cíli a úkoly, dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti, doložení operace věcně správnými a úplnými podklady, odpovědnost za výši a splatnost nároku. Odpovědnost příkazce operace při řízení veřejných výdajů je upravena v 13 a 14 vyhlášky s tím, že se zejména klade důraz na: prověření souladu operace s právními předpisy a s postupy a podmínkami stanovenými pro zadávání veřejných zakázek, ověření, zda je operace pro plnění úkolů organizace nezbytná a věcně správná, dodržení kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti, odpovědnost za výši a splatnost závazku. Kontrolní postup příkazce operace končí podpisem na smlouvě, požadavku na objednávku, na likvidačním listě k dodavatelským fakturám, na cestovním příkazu, na podkladu při fakturaci odběrateli atd. 5.2 Správci rozpočtu jsou vedoucí zaměstnanci odpovědní za za správu rozpočtu na UP nebo jiní k tomu písemně pověření zaměstnanci (Příloha č. 1). Pro příslušnou součást UP může být funkcí správce rozpočtu pověřena pouze jedna osoba (Příloha č. 13). Odpovědnost správce rozpočtu je dána 13 vyhlášky. Povinnosti správce rozpočtu: prověřit, zda příkazce operace jedná v rámci vymezené působnosti, prověřit soulad operace s pravidly stanovenými zejména v zákoně o rozpočtových pravidlech se schválenými výdaji jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky, odpovědnost za prověření možných rizik a stanovení opatření k jejich odstranění Hlavní účetní je vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru odpovědný za vedení účetnictví UP nebo jiný zaměstnanec písemně pověřený vedoucím součásti UP (Příloha č. 14). Postup hlavní účetní při správě veřejných příjmů a výdajů upravuje 12 a 14 vyhlášky. Povinnosti hlavního účetního při předběžné kontrole: odpovědnost za úplnost a soulad náležitostí podkladů zejména se zákonem o účetnictví, ověřit soulad podpisu příkazce operace s podpisovým vzorem. Funkcí hlavního účetního může být pověřena pouze jedna osoba. (6) Pro všechny součásti UP jsou příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní stanoveni dle Přílohy č. 1 této směrnice. Podpisový vzor příkazců operací dle přílohy č. 1 řeší ustanovení čl. VII odst. 3 této směrnice. Provedení předběžné, průběžné a následné kontroly (viz výše) se dokladuje písemným záznamem (provedení přeběžné kontroly písemným záznamem na objednávce, průběžné a následné kontroly na tzv. košilce k daňovým dokladům). (7) Písemný záznam bude vždy přiložen u všech uskutečňovaných operací od výše Kč. (8) Příkazce operace může písemně pověřit výkonem činností dle zákona o finanční kontrole jiného zaměstnance ( 27 odst.1 zákona o finační kontrole). III. Účetní doklady A. Druhy účetních dokladů (1) Druhy účetních dokladů na UP jsou: a) objednávky (jako příloha účetních dokladů), b) faktury dodavatelské (přijaté), c) faktury odběratelské (vydané), d) dobropisy, vrubopisy, e) příjemky a výdejky, f) převodky, g) doklady o vyřazení, h) doklady o vnitřním přeúčtování a opravné účetní doklady, i) příjmové a výdajové pokladní doklady, j) cestovní účty, záznamy o provozu vozidla, k) výplatní listiny mezd a jejich zúčtovací podklady, l) výplatní listiny stipendií a jejich zúčtovací podklady, m) smlouvy o dílo, kupní smlouvy, smlouvy o poskytování služeb (jako příloha účetních dokladů), n) dodací listy, o) zálohové faktury.

4 4 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 B. Náležitosti účetních dokladů (1) Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, kterými se prokazuje věcná, početní a formální správnost účetních případů podle účetních zápisů tak, aby byla splněna podmínka úplnosti, průkaznosti o správnosti a věcného zobrazení skutečnosti. K tomu musí mít účetní doklady tyto náležitosti: a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. (2) Vzhledem k tomu, že UP je současně plátcem daně z přidané hodnoty (dále jen DPH ), je povinna zajistit dle zákona o DPH vedení záznamů o přijatých a uskutečněných zdanitelných plněních a evidovat zvlášť přijaté a vystavené daňové doklady. Ve smyslu příslušných ustanovení tohoto zákona jsou daňovými doklady následující: a) běžný daňový doklad, b) zjednodušený daňový doklad, c) souhrnný daňový doklad, d) splátkový kalendář, e) opravný daňový doklad, f) daňový dobropis, g) daňový vrubopis, h) doklad o použití, i) daňový doklad při poskytnutí služby osobou registrovanou k dani v jiném členském státě, j) daňový doklad při poskytnutí služby zahraniční osobou, k) daňový doklad při poskytnutí služby s místem plnění mimo tuzemsko, l) daňový doklad při dodání zboží do jiného členského státu, m) daňový doklad při pořízení zboží z jiného členského státu, n) daňový doklad při dovozu zboží ze třetích zemí, o) daňový doklad při vývozu zboží do třetích zemí. Výše uvedené daňové doklady musejí mít tyto náležitosti: aa) Náležitosti běžného daňového dokladu: 1) obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popř. název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění, 2) daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění, 3) obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popř. název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění, 4) daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se uskutečňuje plnění plátcem, 5) evidenční číslo daňového dokladu, 6) rozsah a předmět plnění, 7) datum vystavení daňového dokladu, 8) datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby a to ten den, který nastane dříve, 9) jednotkovou cenu bez daně a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně, 10) základ daně nebo výši platby, 11) základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona, 12) výši daně uvedenenou v korunách a haléřích, popřípadě zaokrouhlenou na desítky haléřů nahoru. bb) Náležitosti zjednodušeného daňového dokladu: 1) obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popř. název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění, 2) daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění, 3) evidenční číslo daňového dokladu, 4) rozsah a předmět plnění, 5) datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby, a to ten den, který nastane dříve, 6) základní nebo sníženou sazbu daně, 7) částku, kterou plátce získal nebo má získat za uskutečňované plnění celkem. hh) Náležitosti dokladu o použití: 1) obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popř. název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění, 2) daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění, 3) účel použití, 4) evidenční číslo daňového dokladu, 5) rozsah a předmět plnění, 6) datum vystavení daňového dokladu, 7) datum uskutečnění zdanitelného plnění, 8) jednotkovou cenu bez daně, 9) základ daně, 10) základní nebo sníženou sazbu daně, 11) výši daně uvedenenou v korunách a haléřích, popřípadě zaokrouhlenou na desítky haléřů nahoru. ii) Náležitosti daňového dokladu při poskytnutí služby osobou registrovanou k dani v jiném členském státě:

5 5 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 jj) 1) název, sídlo nebo místo podnikání a daňové identifikační číslo osoby registrované k dani v jiném členském státě, která poskytuje službu, včetně kódu země, 2) obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popř. název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání a daňové identifikační číslo osoby, které je služba poskytnuta, 3) evidenční číslo daňového dokladu, 4) rozsah a předmět poskytnuté služby, 5) datum vystavení daňového dokladu, 6) datum uskutečnění služby nebo datum přijetí platby osobou registrovanou k dani v jiném členském státě podle toho, který den nastane dříve, 7) jednotkovou cenu bez daně a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně, 8) základ daně, 9) základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona, 10) výši daně uvedenenou v korunách a haléřích, popřípadě zaokrouhlenou na desítky haléřů nahoru, 11) sdělení, že osobou povinnou přiznat a zaplatit daň je plátce, pro kterého se služba uskutečňuje, 12) osoba, která je povinna přiznat a zaplatit daň (podle 108 zákona o DPH) při poskytnutí služby osobou registrovanou k dani v jiném členském státě, je povinna doplnit na obdrženém daňovém dokladu chybějící údaje (základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o osvobozené plnění a výši daně uvedenou v korunách a haléřích) a dále základ daně v české měně. V případě daňového dokladu v elektronické podobě eviduje tato osoba chybějící údaje v evidenci pro daňové účely. Náležitosti daňového dokladu při poskytnutí služby zahraniční osobou: 1) název, sídlo nebo místo podnikání osoby, která službu poskytuje, popřípadě její daňové identifikační číslo, 2) obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popř. název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání a daňové identifikační číslo osoby, které je služba poskytnuta, 3) evidenční číslo daňového dokladu, 4) rozsah a předmět poskytnuté služby, 5) datum vystavení daňového dokladu, 6) datum uskutečnění služby, 7) jednotkovou cenu bez daně a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně, 8) základ daně, 9) základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona, 10) výši daně uvedenenou v korunách a haléřích, popřípadě zaokrouhlenou na desítky haléřů nahoru, 11) osoba, která je povinna přiznat a zaplatit daň (podle 108 zákona o DPH) při poskytnutí služby osobou registrovanou k dani v jiném členském státě, je povinna doplnit na obdrženém daňovém dokladu chybějící údaje (základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o osvobozené plnění a výši daně uvedenou v korunách a haléřích) a dále základ daně v české měně. V případě daňového dokladu v elektronické podobě eviduje tato osoba chybějící údaje v evidenci pro daňové účely. kk) Náležitosti daňového dokladu při poskytnutí služby s místem plnění mimo tuzemsko: 1) obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popř. název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který službu poskytuje, 2) daňové identifikační číslo plátce, který službu poskytuje, 3) název, sídlo nebo místo podnikání osoby, které je služba poskytována, 4) daňové identifikační číslo osoby, které je služba poskytována, včetně kódu země, 5) rozsah a předmět poskytnuté služby, 6) datum vystavení daňového dokladu, 7) datum uskutečnění služby nebo datum přijetí platby podle toho, který den nastane dříve, 8) základ daně, 9) odkaz na příslušné ustanovení zákona o DPH, podle kterého je místo plnění mimo tuzemsko, 10) pokud je daň ve státě, ve kterém se nachází místo plnění, je povinna přiznat a zaplatit osoba, které je služba poskytována, sdělení o této skutečnosti. ll) Náležitosti daňového dokladu při dodání zboží do jiného členského státu: 1) obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popř. název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění, 2) daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění, 3) název, sídlo nebo místo podnikání pořizovatele, 4) evidenční číslo daňového dokladu, 5) daňové identifikační číslo pořizovatele včetně kódu země, 6) rozsah a předmět plnění,

6 6 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 7) datum vystavení daňového dokladu, 8) datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby podle toho, který den nastane dříve, 9) jednotkovou cenu bez daně a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně, 10) základ daně, 11) sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně, a odkaz na příslušné ustanovení zákona o DPH. mm) Náležitosti daňového dokladu při pořízení zboží z jiného členského státu: 1) název, sídlo nebo místo podnikání a daňové identifikační číslo registrované k dani v jiném členském státě, který dodává zboží, včetně kódu země, 2) obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popř. název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání a idetifikační číslo pořizovatele, 3) evidenční číslo daňového dokladu, 4) rozsah a předmět pořízení, 5) datum vystavení daňového dokladu, 6) datum uskutečnění pořízení nebo přijetí platby osobou registrovanou k dani v jiném členském státě podle toho, který den nastane dříve, 7) jednotkovou cenu bez daně a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně, 8) základ daně, 9) základní nebo sníženou sazbu daně, 10) výši daně uvedenenou v korunách a haléřích, popřípadě zaokrouhlenou na desítky haléřů nahoru, 11) pořizovatel je povinnen doplnit na obdrženém dokladu případné chybějící údaje (základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o osvobozené plnění a výši daně uvedenou v korunách a haléřích) a dále základ daně v české měně. V případě daňového dokladu v elektronické podobe eviduje tato osoba chybějící údaje v evidenci pro daňové účely. (3) Daňový doklad, pokud splňuje všechny stanovené náležitosti, je zároveň účetním dokladem. C. Kontrola účetních dokladů (1) Všechny účetní doklady musí být ověřeny po věcné a formální stránce před jejich zaúčtováním. (2) Věcná kontrola spočívá v přezkoušení množství, ceny, sazeb a výše daně materiálu, zboží, hmotného a nehmotného majetku, prací a služeb včetně data vystavení dokladu a uskutečnění zdanitelného plnění a dále v posouzení, zda popsaná účetní operace není v rozporu s platnými předpisy. (3) Kontrolu věcné správnosti účetních dokladů provádějí pověření zaměstnanci nákladových středisek (dále jen NS ) a profit center (dále jen PC ) příslušné součásti UP. Věcnou správnost potvrdí svým podpisem. (4) Formální stránka kontroly spočívá v ověření, zda jednotlivé doklady mají všechny náležitosti podle výše uvedených ustanovení. (5) Kontrolu správnosti formální stránky provádějí pověření zaměstnanci ekonomického útvaru příslušné součásti UP (NS, PC). Kontrolu úplnosti účetních dokladů provádějí zaměstnanci oddělení informační soustavy RUP (dále jen OIS RUP ). Všichni kontrolující potvrdí provedení kontroly svým podpisem na dokladu. IV. Zpracování a oběh účetních dokladů A. Objednávky 1. neinvestiční prostředky Každý správce finančních prostředků součásti UP si v rámci disponibilních (tj. jemu přidělených a výsledky vlastní činností získaných) neinvestičních prostředků stanoví limit pro financování neinvestičních výdajů. Rozdělení limitu na nižší organizační stupně je v pravomoci každého správce finančních prostředků. Správcem centrálních neinvestičních prostředků a centrální rezervy UP je EO RUP. Tyto prostředky se vedou odděleně. 2. investiční prostředky Investiční prostředky jsou vedeny ve fondu reprodukce investičního majetku a fondu jmění. Tvorbu fondů a hospodaření s nimi upravují příslušná ustanovení vnitřního předpisu Pravidel hospodaření UP, která jsou součástí Statutu UP. Investiční prostředky lze čerpat jen do výše přidělených investičních dotací a do výše zůstatků fondů příslušné součásti UP. 3. předkládání požadavků pracovišť na zajištění dodávek 3.1. V rámci přidělených neinvestičních limitů uplatňuje pracoviště (dále jen žadatel ) u příslušných objednacích míst svoje požadavky na vystavení objednávky, a to prostřednictvím informačního systému SAP (dále jen IS SAP ) v elektronické podobě. Požadavek na vystavení objednávky (dále jen POBJ ) tvoří Přílohu č. 2 této směrnice.

7 7 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 Na požadavku je uveden zaměstnanec, který ho vystavil a který požadavek vyřizuje a vedoucí pracoviště, případně jím zmocněný zaměstnanec, který požadavek schvaluje. Řádně vyplněný požadavek zašle žadatel objednacímu místu v elektronické podobě. Bližší určení jednotlivých objednacích míst a jejich působnosti v rámci příslušné součásti UP stanoví vedoucí této součásti. Objednávky celouniverzitního charakteru vystavuje pověřený zaměstnanec ekonomického odboru RUP (dále jen EO RUP ) na základě písemných požadavků Objednacím místem pro dodávky a práce investičního charakteru je Odbor rozvoje a výstavby UP, případně provozně technický útvar SKM UP (dále jen PTU SKM ). Požadavky se předkládají na formuláři, jehož vzor je uveden v příloze č. 1 metodického pokynu kvestora o účtování a evidenci dlouhodobého majetku. Podléhá-li dodávka režimu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, řídí se tato dodávka ustanovením tohoto zákona a příslušnou směrnicí Objednacím místem pro software a prostředky výpočetní techniky je Centrum výpočetní techniky UP, nestanoví-li vedoucí součásti jinak Objednacím místem pro pořizování odborných periodik a odborné literatury je Knihovna UP, nestanoví-li vedoucí součásti jinak. 4. oprávnění k vystavování objednávek a uzavírání smluv Pravomoci jednotlivých útvarů a funkčních míst (objednacích míst) k vystavování objednávek a uzavírání smluv, jejichž předmětem je nabývání majetku, případně jeho zhodnocování a zajišťování služeb, stanoví vedoucí příslušné součásti UP. 5. zálohy Při pořizování majetku a služeb z prostředků státního rozpočtu je možné poskytovat dodavatelům (zhotovitelům) zálohy. Podmínky poskytování a zúčtování záloh jsou v těchto případech stanoveny v příslušných smlouvách nebo rozhodnutích. Nová záloha může být dodavateli poskytnuta pouze za předpokladu, že předchozí záloha byla řádně vyúčtována (neplatí pro dodávky energií, tepla, plynu a vody, spojové služby). Po ukončení předmětu plnění příslušné smlouvy musí být celá záloha vyúčtována. Zálohy, které souvisí s poskytnutím dodávek a služeb, a které jsou financovány z příslušných projektů nebo z příslušných dotací (časové určení dotace, případně projektu), musí být vyúčtovány do konce kalendářního roku, na který byly projekt či dotace poskytnuty, pokud nejsou prostředky převáděny do Fondu účelově určených prostředků. 6. náležitosti objednávky 6.1 Každá objednávka musí obsahovat údaje o dodavateli, tj. IČ, DIČ a číslo účtu, ze kterého bude dodávka hrazena, číslo objednávky, název a sídlo pracoviště (katedra, odborný útvar, univerzitní zařízení) a číslo NS, PC, SPP, číslo zdroje, kterého se dodávka týká viz Příloha č Objednávky jsou evidovány v příslušných číselných řadách. Stejnopisy (případně kopie) objednávek jsou uloženy na ekonomickém útvaru příslušné součásti UP. B. Faktury dodavatelské (přijaté) (1) Faktury od dodavatelů přijímají a zpracovávají jednotlivé součásti UP, z jejichž prostředků bude tato faktura hrazena. Každá dodavatelská faktura musí být vystavená dodavatelem na adresu součásti UP v Olomouci (např. UP v Olomouci, Lékařská fakulta, tř. Svobody 8, Olomouc). Faktury, které se týkají více součástí UP, musí být ihned předány přímo EO RUP, který zajistí jejich další zpracování. Provedení věcné kontroly a vyčíslení nákladů jednotlivých součástí UP musí být na společné faktuře potvrzeno pověřenými zaměstnanci všech součástí UP, kterých se faktura týká (případně souhlas může být potvrzen na průvodním dokladu (košilce) faktury. (2) Přijatou fakturu převezme pověřený zaměstnanec součásti UP a zajistí provedení věcné a formální kontroly, tj. potvrzení správnosti a úplnosti dodávky zaměstnancem, který odpovídá za převzetí dodávky. Provedení kontroly je potvrzeno podpisem na faktuře (případně souhlas může být potvrzen na průvodním dokladu (košilce) faktury. (3) Pověřený zaměstnanec ekonomického útvaru příslušné součásti UP fakturu zavede do IS SAP (kniha došlých faktur). Tento zaměstnanec odpovídá za správnost zadaných údajů, zejména za uvedení správného termínu splat-

8 8 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 nosti, variabilního symbolu, bankovního spojení dodavatele, příslušného účtu účtové osnovy (datum splatnosti uvedené na faktuře a datum zdanitelného plnění). Po zavedení faktury do evidence a po zjištění, kterými náklady budou zatížena jednotlivá NS nebo prvek strukturovaného plánu projektu (dále jen SPP ), určí a vyplní čísla příslušných nákladových středisek, čísla SPP, čísla zdrojů, čísla příslušných účtů dle účtového rozvrhu, kódy daně DPH ve smyslu metodického pokynu kvestora k DPH. (4) Originál ověřené faktury odevzdá zaměstnanec součásti UP na OIS RUP ke kontrole, úhradě a archivaci. Soubor dávky faktur předávaných k úhradě na OIS RUP musí být doplněn průvodní soupiskou (tj. seznam faktur k zaplacení). Kopie faktury zůstává na ekonomickém útvaru příslušné součásti UP. Faktury k zaplacení předkládá příslušná součást OIS RUP zpravidla tři dny před splatností a v případě splatnosti ihned, nejpozději do 9 hodin dne splatnosti. Předchozí ustanovení se nepoužije pro Správu kolejí a menz UP (dále jen SKM ). SKM provádí úhradu dodavatelských faktur prostřednictvím účtárny SKM a účtů samostatně zřízených pro SKM. Originály faktur archivuje SKM. (5) OIS RUP provede úhradu převzatých faktur v termínu splatnosti. Příkazy k úhradě předloží bance k proplacení v termínu splatnosti tak, aby nedošlo k prodlení. Příslušný zaměstnanec OIS RUP odpovídá za včasnou úhradu předložených faktur. (6) Po obdržení výpisu z banky provede OIS RUP rozúčtování jednotlivých plateb na jednotlivé součásti UP, které se automaticky nespárovaly. (7) Dodací listy u dodávek movitého majetku jsou přiloženy i k originálu faktury. (8) Dodavatelské faktury investiční na pořízení dlouhodobého nehmotného majetku (dále jen DNM ) a dlouhodobého hmotného majetku (dále jen DHM ) zpracuje pověřený zaměstnanec Odboru rozvoje a výstavby UP. Investiční faktury doplní pověřený zaměstnanec o standardní klasifikaci produkce (dále jen SKP ), odpisovou třídu, popř. skupinu, dále SPP a zdroj. Po doplnění a zavedení faktury do IS SAP předá fakturu k úhradě na OIS RUP. V ostatním (tj. zařazení, převzetí, evidence hmotného a nehmotného majetku) se postupuje dle metodického pokynu kvestora o účtování a evidenci dlouhodobého majetku. 8.1 Dodavatelské faktury, týkající se reprezentace (pohoštění, občerstvení ), jsou doloženy průvodním dokladem viz Příloha č. 4. (9) U dodavatelských faktur v cizí měně po zavedení do IS SAP (postup shodný jako u tuzemských dodavatelských faktur) předkládá každá součást UP tyto faktury na OIS RUP k úhradě a archivaci. Případné kursové rozdíly z titulu provedení úhrady účtuje pověřeny zaměstnanec OIS RUP. Taktéž poplatky zahraničních bank na základě bankovního výpisu zaúčtuje na příslušnou součást. O veškerých platbách v cizí měně se účtuje v českých korunách. C. Faktury odběratelské (vydané) (1) Podkladem pro vystavení faktury je příslušná smlouva nebo potvrzená objednávka. (2) Odběratelské faktury vystavuje a zavádí do IS SAP pověřený zaměstnanec ekonomického útvaru příslušné součásti UP, a to do tří pracovních dnů po vzniku práva fakturovat. Faktury celouniverzitního charakteru vystavuje pověřený zaměstnanec EO RUP na základě podkladů odpovědných zaměstnanců součástí UP. (3) Odběratelská faktura (Příloha č. 12) musí obsahovat náležitosti daňového dokladu ve smyslu příslušných ustanovení zákona o DPH (viz předchozí ustanovení této směrnice). (4) Odběratelské faktury jsou evidovány v příslušných číselných řadách. Kopie vystavených odběratelských faktur jsou archivovány na ekonomickém oddělení příslušné součásti UP a na OIS RUP (centrální účetní archiv). (5) Pokud pohledávka není uhrazena ve lhůtě splatnosti, je nutné zabezpečit urgenci této pohledávky. Urgenci pohledávky provádí zaměstnanec součásti, které se neuhrazené pohledávky týkají. Pokud pohledávka není uhrazena v průběhu šesti měsíců od počátku prodlení (po provedení dvojí urgence v určitém rozmezí např. 2 měsíců) je spis poté předán na právní oddělení k vymáhání. D. Dobropisy, vrubopisy Dobropisy jsou zpracovávány stejným způsobem jako faktury dodavatelské (přijaté), vrubopisy jako faktury odběratelské (vydané).

9 9 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 E. Příjemky a výdejky (1) Příjemka musí obsahovat označení UP, označení součásti UP, přejímající a předávající středisko, název majetku, měrnou jednotku, množství, jednotkovou cenu, cenu celkem, data vyhotovení, SKP, výrobní číslo, budovu a místnost, datum převzetí, schválení a kontroly včetně podpisů oprávněných osob viz vzory tiskopisů v Příloze č. 5. Kopie příjemky se přikládá k dokladu o pořízení majetku (dodavatelská faktura, darovací smlouva, apod.). Příjemka se vyhotovuje v IS SAP na drobný hmotný majetek v částce od 3001 Kč do výše Kč a na drobný nehmotný majetek v částce od 7001 Kč do Kč. Příjemky na spotřební materiál (týká se zejména SKM) musí obsahovat: přejímací středisko, název materiálu, měrnou jednotku, množství, jednotkovou cenu, cenu celkem, data vyhotovení, schválení a kontroly včetně podpisů oprávněných osob. Kopie příjemky se přikládá k dokladu o pořízení materiálu viz Příloha č. 6. (2) Majetek vyrobený ve vlastní režii se aktivuje průběžně tak, jak příslušná součást UP rozhodne, tj. zda se jedná o zásobu materiálu nebo zboží, nebo DNM, DHM. V případě, že se jedná o DNM nebo DHM, postupuje se podle metodického pokynu kvestora o účtování a evidenci dlouhodobého majetku. (3) Účtování pořízení a úbytku zásob se provádí podle způsobu A nebo B. Účtování způsobem A : V průběhu účetního období se složky pořizovací ceny nakupovaných zásob účtují na vrub účtu 111-Pořízení materiálu nebo na vrub účtu 131-Pořízení zboží se souvztažným zápisem na příslušných účtech zúčtovacích vztahů, popř. na finančních účtech. Účtování způsobem B : V průběhu účetního období se složky pořizovací ceny nakupovaných zásob účtují na vrub účtové skupiny 50-Spotřebované nákupy se souvztažným zápisem na příslušných účtech zúčtovacích vztahů, popř. na finančních účtech. Při uzavírání účetních knih se počáteční stavy účtu 112-Materiál na skladě a účtu 132-Zboží na skladě převedou na vrub účtů 501-Spotřeba materiálu, popřípadě 504-Prodané zboží. Stav zásob podle skladové evidence se zaúčtuje u materiálu na vrub účtu 112 se souvztažným zápisem na účet 501, u zboží na vrub účtu 132 se souvztažným zápisem na účet 504. (4) Zásoby materiálu účtované na UP způsobem B vedou střediska ve své operativní evidenci. Skladová evidence materiálu je vedena v IS SAP na skladových kartách dle příjemek a odpis je prováděn na skladových kartách dle výdejek respektive převodek materiálu. (5) Stav zásob materiálu na UP se zaúčtuje na základě fyzické a dokladové inventury k běžného roku. (6) Zásoby potravin a ubytovacích potřeb (na Fakultě tělesné kultury UP a SKM) jsou účtovány variantou A. (7) Evidence zboží je založena na tzv. principu kontroly korunou a vede se variantou A i B. Stav zásob zboží na UP se zaúčtuje na základě fyzické a dokladové inventury k běžného roku. (8) Zásoby vlastních výrobků se účtují variantou B a jednotlivá NS je vedou ve své operativní evidenci. Stav zásob vlastní výroby na UP se zaúčtuje na základě fyzické a dokladové inventury k běžného roku. (9) Při účtování zásob na UP se postupuje dle metodického pokynu kvestora o účtování zásob. (10) Výdejky zásob při odprodeji nebo při výdeji ze skladu vystavuje pověřený zaměstnanec příslušné součásti UP. (11) V případě odprodeje zásob je nutno na výdejku uvést (vyčíslit) množství oceněné pořizovací cenou zásob ze skladové evidence a hodnotu odprodaných zásob celkem, aby bylo možné správně vystavit fakturu daňový doklad vč. uplatnění správné sazby DPH, (viz vystavování odběratelských faktur ). Kopie výdejky je v tomto případě přiložena ke kopii odběratelské faktury. Výdejka (týká se zejména SKM) musí obsahovat vydávající NS, název materiálu, měrnou jednotku, množství, jednotkovou cenu, cenu celkem, data vyhotovení, schválení a kontroly včetně podpisů oprávněných osob viz vzory tiskopisů v Příloze č. 7. F. Převodky (1) Převodky jsou účetní doklady, které jsou používány při změně uživatele majetku v rámci UP.

10 10 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 (2) Převodka musí obsahovat číslo předávajícího a přebírajícího střediska, inventární číslo a název převáděného majetku, pořizovací cenu, rok výroby, podpisy odpovědných zaměstnanců předávajícího a přebírajícího střediska, datum vystavení, datum předání majetku viz vzor v Příloze č. 8. (3) Převodky vystavuje pověřeny zaměstnanec předávající součásti, a to ve čtyřech vyhotoveních jde-li o převod v rámci jedné součásti. Jde-li o převod mezi součástmi, vystavuje se převodka v 6 vyhotoveních. Převodka je odeslána přejímajícímu útvaru. Přejímající útvar doplní místnost a odpovědnou osobu a zašle všechny převodky zaměstnanci pověřenému vedením operativně technické evidence (dále jen OTE ). Zaměstnanec pověřený vedením OTE po realizaci převodu v IS SAP zašle oběma útvarům (předávajícímu i přejímacímu) po jedné převodce. V případě převodu mezi součastmi je jedna převodka odeslaná na OIS RUP. UP, vyplní řidič před zahájením jízdy Záznam o provozu vozidla. Po skončení jízdy podepíše odpovědný zaměstnanec žadatele záznam o provozu vozidla. Tento doklad odevzdá řidič svému vedoucímu. Na základě takto předložených záznamů o provozu vozidel se zpracovává měsíčně sumář. Všechny záznamy slouží jako: podklad pro zúčtování mezd, pro kontrolu a výpočet spotřeby pohonných hmot (dále jen PHM ), ke kontrole a uplatnění cestovních náhrad, k přeúčtování výkonů na součásti. Měsíční spotřebu PHM je rovněž nutno odsouhlasit na sestavu o spotřebě PHM z CCS Česká společnost pro platební karty, a.s. Záznamy o provozu vozidla jsou archivovány po dobu 5 let. Informace o využití vozidel UP jsou přístupné pro všechny zaměstnance UP v INISu. G. Záznamy o provozu vozidla (1) Žádanka o přepravu Žadatel o dopravu mimimálně týden před uskutečněním služební cesty prostřednictvím integrovaného informačního systému UP (dále jen INIS ) ověří (případně telefonicky u vedoucího autoprovozu), zda v požadovaném termínu je volné služební vozidlo. Na základě kladné informace neprodleně vyplní a odešle vedoucímu autoprovozu Žádanku o přepravu viz Příloha č. 9. V žádance o přepravu je nutné vyplnit: souhlas nadřízeného se služební cestou, jméno žadatele a součást, jména spolucestujících, cíl jízdy (služební cesty) odkud kam, na jakou dobu je vozidlo požadováno, NS ( SPP) k vyúčtování nákladů přepravy, číslo zdroje financování, podpis žadatele. (2) Záznamy o provozu vozidla Záznamy o provozu vozidla jsou rovněž účetními doklady a vztahují se na ně obecná ustanovení uvedená v čl. II. Všechny záznamy musí být úplně vyplněny a opravy v nich mohou být prováděny pouze předepsaným způsobem. Záznamy musí být evidovány jako přísně zúčtovatelné tiskopisy. Na základě žádanky o přepravu potvrzenou pověřeným zaměstnancem příslušné součásti H. Refundace výkonů autoprovozu (1) Při přeúčtování výkonů (km) předloží pověřený zaměstnanec Autoprovozu UP sestavu (soupis výkonů) podle jednotlivých součástí UP (NS, PC) v samostatném členění za provoz a za vědu a výzkum, a to jedenkrát měsíčně pověřenému zaměstnanci EO RUP. Při přeúčtování výkonů musí být uvedeno: číslo nákladového střediska, číslo SPP, číslo zdroje financování. CH. Nákup za hotové (1) Pokladní doklady jsou doklady, na jejichž podkladě se provádějí pokladní operace. Musí být před příjmem nebo výdejem podepsány zaměstnanci oprávněnými k pokladním dispozicím. Pokladní hotovostí se rozumí stav peněz v pokladně. (2) Nákup za hotové realizovaný ze záloh na drobné výdaje a limitů pokladních hotovostí na jednotlivých součástech UP podléhá obdobnému režimu jako pořízení majetku na faktury. Při předložení více dokladů za hotové musí být tyto doklady očíslovány a doplněny průvodní soupiskou (tj. seznamem dokladů). (3) Každý výdaj za hotové musí být doložen daňovým dokladem (zjednodušeným daňovým

11 11 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 dokladem), který musí obsahovat náležitosti daňového dokladu (viz předchozí ustanovení kap. III) dle zákona o DPH. (4) Pokud cena celkem obsahuje DPH, je povinen zaměstnanec, který provádí vyúčtování (zaměstnanec pověřený vedením pokladny), provést výpočet DPH na vstupu (v souladu s 37 zákona o DPH), a to tak, že celkovou cenu dodávky vynásobí koeficientem: u 5% sazby DPH = 5/105 nebo 0,04762 u 19% sazby DPH = 19/119 nebo 0,1597 (5) Zaměstnanec součásti UP, který takto DPH vypočetl, odpovídá za správnost vyčíslení a zaevidování DPH na vstupu. (6) Výdajové pokladní doklady zavádí do IS SAP zaměstnanec pověřený vedením pokladny příslušné součásti UP nejpozději v den proplacení. Rozúčtování na nákladové položky, čísla nákladového střediska, čísla SPP a čísla zdroje provede účetní příslušné součásti U výdajového pokladního dokladu valutové pokladny UP se v ostatním postupuje ve smyslu příkazu kvestora UP o provozu valutové pokladny. (7) Výdajové pokladní doklady jsou archivovány příslušnou součástí UP po dobu 5 let. (8) Výdajový pokladní doklad (tiskopis, doklad z IS SAP) je uveden v Příloze č. 10 této směrnice. I. Příjem hotovostí (1) Při poskytování služeb za hotové se postupuje tak, že zaměstnanec pokladny příslušné součásti UP vystaví příjmový pokladní doklad (zjednodušený daňový doklad) v IS SAP, který musí obsahovat: název a sídlo UP v Olomouci, Křížkovského 8, Olomouc, IČ: , DIČ UP: CZ , datum zdanitelného plnění (datum provedení služby, dodávky, provedení práce, přijetí platby), číslo SPP a předmět plnění, sazbu DPH, cenu celkem, razítko a podpis zaměstnance, který přijal hotovost, identifikace příjemce hotovostí na pokladních dokladech je důležitým prvkem průkaznosti, název a sídlo součásti UP. (2) Příjmové pokladní doklady zavádí do počítače do IS SAP pověřený zaměstnanec příslušné součásti UP včetně uvedení výnosové položky, čísla PC, čísla SPP a čísla zdroje. (3) Při výběru hotovostí v cizí měně na cestovní náhrady při zahraničních cestách je nutno dodržet následující postup: pověřený zaměstnanec součásti UP vypočte cestovní náhrady v souladu se zákoníkem práce sedmé části zákona. Po vyúčtování zahraniční cesty se vydaná záloha likviduje vratkou nebo doplatkem, přičemž vrácenou hotovost v zahraniční měně vrátí příslušná součást UP do valutové pokladny, v ostatním se postupuje ve smyslu příkazu kvestora UP o provozu valutové pokladny. Příjmový pokladní doklad (tiskopis, doklad z IS SAP) je uveden v Příloze č. 11 této směrnice. (4) Účetní referent každé součásti je povinnen na příjmových i výdejových dokladech uvádět sazby daně z přidané hodnoty, popřípadě údaj, že se nejedná o předmět daně. (5) Příjmové pokladní doklady jsou archivovány příslušnou součástí UP po dobu 5 let. J. Cestovní účty (1) Vyúčtování pracovních cest včetně cest zahraničních upravuje zákoník práce, sedmá část zákona, na UP pak vnitřní norma. Sazby jednotlivých náhrad jsou průběžně upravovány a vyhlašovány ve Sbírce zákonů formou Opatření MPSV ČR, na UP metodickými pokyny kvestora UP vždy v platném znění. (2) Cestovní příkaz schvaluje přímý nadřízený zaměstnance. Cestovní příkaz k zahraniční cestě schvaluje vedoucí příslušné součásti UP. Cestovní příkazy děkanů schvaluje rektor UP. Cestovní příkazy řediteli SKM a vedoucím zaměstnancům RUP schvaluje kvestor UP, v případě zahraničních cest rektor. Cestovní příkazy vedoucím zaměstnancům ostatních součástí UP schvaluje příslušný prorektor v souladu s rozsahem pravomocí při zastupování rektora UP, v případě zahraničních cest rektor. (3) Likvidaci a kontrolu správnosti vyúčtování provede pověřený zaměstnanec součásti UP, který potom předá doklad k proplacení zaměstnanci pokladny příslušné jednotky. (4) Nevyúčtovanou zálohu na cestovní výdaje je organizace oprávněna v souladu s 147 odst. 1

12 12 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 písm. d) zákoníku práce srazit zaměstnanci ze mzdy i bez jeho souhlasu. (5) V ostatním se postupuje dle platného metodického pokynu kvestora UP o cestovních náhradách. (6) Cestovní účty a příslušné doklady jsou archivovány po dobu 5 let. K. Výplatní listiny mezd a stipendií (1) Výplatní listiny stipendií Poskytování stipendií se řídí Stipendijním řádem UP. Pověření zaměstnanci studijních odd. fakult vypracovávají výplatní listiny vč. rekapitulace za fakultu, které musí být opatřeny podpisy zaměstnanců odpovídajících za věcnou a formální správnost. Pověřený zaměstnanec fakulty vystaví pokladní doklad (platební poukaz), který předá hlavní pokladně UP k zajištění výplaty nebo příkaz k úhradě při zasílání stipendií na účet. Po provedení výplaty jsou podepsané výplatní listiny uloženy na OIS RUP. Seznam příkazů k úhradě pověření zaměstnaci předají na OIS RUP. Detaily a termíny řeší každoročně metodický pokyn kvestora UP. (2) Výplatní listiny mezd Výplatní listiny mezd jsou zpracovány dle fakult a součástí UP a vč. rekapitulace, která je zpracována zvlášť za UP celkem a zvlášť za SKM, jsou předány do hlavní pokladny UP. Správnost údajů je potvrzena podpisem vedoucí mzdové účtárny RUP na obou rekapitulacích. Hlavní pokladna UP a pokladny fakult, které zajišťují výplaty mezd zaměstnancům fakult samostatně, archivují příjemcem podepsané výplatní sáčky nebo podepsané výplatní listiny, na nichž potvrzují převzetí mzdy (odměny) externí zaměstnanci (krátkodobé pracovní poměry, dohody, autorské honoráře). Při výplatě mezd převodem na účty zaměstnanců UP je účetním dokladem bankovní výpis. Při zasílání výplaty mzdy poštovní poukázkou je dokladem potvrzení České pošty, s.p. obsahující jmenný seznam, který zůstává založen na OIS RUP. Při opakovaném zasílání mzdy poštovnou poukázkou prostřednictvím OIS RUP, tj. v případě, kdy si zaměstnanec mzdu doručovanou poštou nevyzvedne v určené době, je dokladem potvrzení České pošty, s.p. obsahující jmenný seznam plateb. Detaily a termíny řeší každoročně metodický pokyn kvestora UP. L. Vnitřní přeúčtování, opravy účetních záznamů (1) Vnitřní přeúčtování výkonů a nákladů mezi jednotlivými součástmi UP se provádí v IS SAP pomocí tzv. Technických středisek. Účtování operací na technická střediska jednotlivých součástí se řídí metodickým pokynem kvestora UP o používání číselníků v IS SAP. (2) Součást, která předává náklady (výnosy) zašle doklad z IS SAP součásti, která přebírá náklady (výnosy) na technické středisko. Přebírající součást si převede tyto náklady (výnosy) na příslušná střediska (NS, PC). (3) Vnitřní účtování mezi SKM a ostatními součástmi UP se z důvodu nutnosti následného převodu finančních prostředků provádí formou vnitřní fakturace v systému SAP. (4) Vnitronáklady se přeúčtovávají v souladu s 25 zákona o účetnictví na úrovní vlastních (skutečných) nákladů, tj. cena nesmí obsahovat zisk. Vnitronáklady se účtují pomocí účtů třídy 7. Přeúčtování vnitronákladů mezi součástmi se provádí na základě vnitřní fakturace, a to bez DPH (tj. nejedná se daňový doklad). V případě, že službu hradí součást UP v rámci vnitřní fakturace, je následně povinna odvést stanovenou sazbu DPH v souladu s příslušnými předpisy. V případě, že služba je již zahrnuta ve zdanitelném příjmu (např. služba je součástí balíčku služeb zahrnutých v konferenčním poplatku), DPH již součást UP neodvádí (tj. nevystavuje doklad o použití). (5) V doplňkové činnosti vykonává UP v souladu s 20 odst. 2 zákona o vysokých školách činnosti za úplatu. Ceny za výkony, práce a služby prováděné v rámci stanovené kalkulace v doplňkové činnosti obsahují i položku zisku (úplaty) a režijních nákladů, a to v souladu se směrnici rektora UP o hospodaření v režimu doplňkové činnosti, tj. probíhá fakturace vůči třetím osobám. Mezi jednotlivými součástmi UP nelze tedy vystavit daňový doklad pro jedno DIČ, tj. doplňkovou činnost nelze provádět pro jednotlivé součásti. (6) Opravy v účetních záznamech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví. Opravy se musí provádět tak, aby bylo možné určit osobu odpovědnou za provedení každé opravy, okamžik jejího provedení a zajistit obsah opravovaného účetního záznamu před opravou, tak jeho obsah po opravě.

13 13 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 (7) Opravy v účetních záznamech se provádějí: a) Opravným účetním zápisem tím se rozumí oprava zápisu, tj. nesprávný zápis se přeškrtne a doplní novým správným zápisem. Původní zápis musí zůstat čitelný. K opravenému zápisu připojí zaměstnanec, který opravu provedl datum a svůj podpis. b) Opravným účetním dokladem tím se rozumí oprava dokladu, tj. vyhotoví se nový účetní doklad, na základě kterého se opraví původní nesprávný účetní zápis. c) Stornem účetního dokladu tím se rozumí operace, při níž se původní doklad vystornuje a zaúčtuje se nový účetní doklad. (8) Opravy provedených účetních případů v IS SAP se provádí STORNEM. Storno dokladu musí být provedeno vždy v modulu informačního systému, ve kterém byl původní doklad pořízen (tj. např. storno faktury před zaúčtováním se provádí v modulu nákupu, kdežto storno faktury po zaúčtování se provádí v modulu účetnictví). Storno je nutné provádět vždy se stejným kódem DPH, tj. kódem daně, který je u původního dokladu. Při provádění storna je potřebné vybrat z informačního systému správný druh účetního storna (např. storno v běžném účetním období, storno v uzavřeném účetním období, negativní účtování v běžném účetním období, popřípadě negativní účtování v uzavřeném účetním období). Opravné doklady (doklady k přeúčtování), které se týkají mezd, jsou na OIS RUP předávány prostřednictvím personálně mzdového oddělení RUP (dále jen PMO ). (9) Rozúčtování nákladů uvnitř příslušné součásti UP a opravy provádí pověřený zaměstnanec této součásti na základě podkladů pro rozúčtování. Obdobný postup platí při rozúčtování mzdových nákladů uvnitř součásti UP. Doklady o rozúčtování jsou archivovány po dobu stejnou jako účetní doklady (viz bod VI. odst. 1 písm. c). M. Smlouvy Pokud není ve smlouvě uveden požadavek na fakturaci, je úhrada plateb prováděna dle podmínek, stanovených v příslušné smlouvě, a smlouva tvoří přílohu účetních dokladů. V. Dotace pokladen a jejich vyúčtování (1) Jednotlivé součásti UP na základě požadavku potvrzeného tajemníkem fakulty, resp. vedoucím zaměstnancem univerzitního zařízení UP, dostávají z hlavní pokladny UP dotaci na drobná vydání a na výplatu cestovních účtů. (2) Limity pokladních hotovostí jsou stanoveny podle potřeby součástí UP a podléhají schválení kvestorem UP. (3) Předmětem pokladních operací jsou především: pohyby peněžní hotovosti, příjmy a výdaje, příjem a výdej cenin. (4) Pokladní místo příslušné součásti UP vede pokladní knihu na základě příjmových a výdajových dokladů. Vyplácí zálohy na cestovné a doplatky cestovních náhrad dle příslušných předpisů a proplácí drobná vydání. (5) Zaměstnanec pověřený vedením pokladny musí mít uzavřenou dohodu o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování (dále jen dohoda o odpovědnosti ) a je povinen pravidelně dle potřeby (nejméně však lx měsíčně) odsouhlasovat finanční hotovost s pokladní knihou. S podepsáním dohody o odpovědnosti musí být zajištěno, že přístup ke svěřeným hodnotám má pouze osoba, která tuto odpovědnost převzala. VI. Úschova a archivace účetních dokladů (1) Archivace účetních dokladů je upravena ve smyslu 31 zákona o účetnictví a platným Spisovým a skartačním řádem UP. Účetní doklady se uschovávají a archivují následujícím způsobem: a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají, b) mzdové listy nebo účetní písemnosti je nahrazující alespoň po dobu deseti let, následujících po roce, kterého se týkají; údaje z nich potřebné pro účely důchodového zabezpečení a nemocenského pojištění po dobu dvaceti let následujících po roce, kterého se týkají, c) účetní doklady, účtové rozvrhy, účetní knihy (s výjimkou mzdových listů), odpisový plán, seznamy účetních knih, inventurní soupisy po dobu pěti let následujících po roce, kterého se týkají, d) projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví, prostředky výpočetní a jiné

14 14 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 techniky po dobu pěti let po roce, ve kterém byla naposledy použita, e) doklady o výdajích a příjmech v hotovosti po dobu jednoho roku po provedení daňové revize, f) inventární karty hmotného majetku, kromě zásob nebo účetní písemnosti, je nahrazující po dobu tří let následujících po vyřazení tohoto majetku, pokud byla provedena v této lhůtě daňová revize, nebo po dobu jednoho roku po jejím provedení, g) seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek použitých v účetnictví po dobu, po kterou jsou uschovány účetní písemnosti, v nichž jich bylo použito. Vnitřní opatření musí obsahovat: jméno a příjmení, funkci, rozsah oprávnění, výše dispozice, podpisový vzor. Toto opatření zmocňuje zaměstnance k podpisům interních dokladů; kopie tohoto opatření je uložena u vedoucí OIS RUP. (3) Každá součást UP si stanoví seznamem okruh příkazců ve smyslu čl. II této směrnice. Seznam příkazců musí obsahovat jméno, nákladové středisko a podpisový vzor příkazce operace. Tento seznam se ukládá u hlavních účetních všech součástí UP. (4) Jmenovité seznamy podle předchozích odstavců musí být aktualizovány bezprostředně po každé personální změně v dotčených funkcích formou dodatků. VII. Podpisové vzory a podpisová oprávnění (1) Podpisová práva ve vztahu k peněžním ústavům mají rektor UP, kvestor UP, vedoucí EO RUP, vedoucí oddělení rozpočtu RUP, vedoucí OIS RUP a další pověření zaměstnanci OIS RUP. Dále pak vedoucí zaměstnanec a eko nom SKM pro bankovní účty SKM. (2) Každá fakulta a SKM si vnitřním opatřením stanoví okruh odpovědných osob ve smyslu této směrnice s uvedením dispozičních práv, a to po nabytí účinnosti této směrnice. Pro ostatní součásti UP stanoví okruh těchto osob s uvedením dispozičních práv kvestor UP. VIII. Společná a závěrečná ustanovení (1) Směrnice je závazná pro všechny součásti UP. (2) Tato směrnice nabývá platnosti dnem jejího podpisu rektorem UP a účinnosti dnem jejího zveřejnění na oficiálních internetových stránkách UP, tj. třetím dnem od nabytí platnosti. (3) Současně se ruší směrnice rektorky UP č. B3-05/1 Oběh a zpracování účetních dokladů na UP a DODATEK č. 1 k této směrnici pod. č. B3-06/2- -SR. V Olomouci dne 9. října 2007 Seznam příloh: č. 1. Stanovení příkazce, správce rozpočtu a hlavní účetní pro jednotlivé součásti UP č. 2. Požadavek na vystavení objednávky č. 3. Objednávka z informačního systému č. 4. Průvodní doklad o použití nákladů na reprezentaci č. 5. Příjemka na drobný hmotný-nehmotný majetek č. 6. Příjemka na spotřební materiál č. 7. Výdejka č. 8. Převodka a změna uživatele majetku č. 9. Žádanka o přepravu č. 10. Výdajový pokladní doklad č. 11. Příjmový pokladní doklad č. 12. Faktura daňový doklad č. 13. Pověření k funkci správce rozpočtu č. 14. Pověření k funkci hlavní účetní Prof. RNDr. Lubomír Dvořák, CSc., v. r. rektor

15 15 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 Příloha č. 1 Stanovení příkazce, správce rozpočtu a hlavní účetní pro jednotlivé součásti UP UP Olomouc Rektorát Druh operace Příkazce operace Správce rozpočtu Hlavní účetní Faktury dodavatelské Faktury odběratelské Cestovní účty tuzemské Cestovní účty zahraniční Příjmové a výdajové pokladní doklady (drobné vydání, zálohy atd.) Přeúčtování nákladů a výnosů Smlouvy dodavatelské mimo investiční Smlouvy odběratelské Smlouvy dodavatelské investiční stavební práce Smlouvy dodavatelské investiční SZNN Faktury investiční za stavební práce Faktury investiční SZNN Smlouvy o dlouhodobém pronájmu rektor,prorektoři,nebo vedoucí zaměstnanci jím pověřeni k nakládání s veřejnými prostředky, v případě projektů vedoucí řešitelé grantu, vedoucí odborů, vedoucí oddělení rektorátu, hlavní energetik kvestor hlavní účetní Smlouvy o krátkodobém pronájmu Bezplatný převod majetku Prodej movitého majetku Prodej nemovitého majetku Příkaz k výplatě stipendií Příkaz k výplatě mezd a úhradě zákonných odvodů Dohody o provedení práce a pracovní činnosti

16 16 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 Fakulty UP Druh operace Příkazce operace Správce rozpočtu Hlavní účetní Faktury dodavatelské mimo investiční Faktury odběratelské Cestovní účty tuzemské Cestovní účty zahraniční Příjmové a výdajové pokladní doklady (drobné vydání, zálohy atd.) Přeúčtování nákladů a výnosů Smlouvy dodavatelské mimo investiční Smlouvy odběratelské Smlouvy o dlouhodobém pronájmu děkan, proděkani nebo vedoucí zaměstnanci jím pověřeni k nakládání s veřejnými prostředky, v případě projektů vedoucí řešitelé grantu, vedoucí kateder, ústavů, klinik,vedoucí oddělení fakulty tajemník ekonom fakulty Smlouvy o krátkodobém pronájmu Prodej movitého majetku Příkaz k výplatě stipendií Dohody o provedení práce a pracovní činnosti

17 17 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 Správa kolejí a menz UP (SKM ) Druh operace Příkazce operace Správce rozpočtu Účetní Smlouvy dodavatelské Smlouvy dodavatelské investiční Faktury dodavatelské investiční Faktury dodavatelské neinvestiční Smlouvy odběratelské Cestovní účty tuzemské Cestovní účty zahraniční Výdajové pokladní doklady (drobné vydání,zálohy atd.) Smlouvy o dlouhodobém pronájmu rektor, vedoucí zaměstnanec SKM nebo vedoucí zaměstnanci jím pověření k nakládání s veřejnými prostředky, vedoucí útvarů ekonom SKM hlavní účetní SKM Smlouvy o krátkodobém pronájmu Bezplatný převod majetku (nemovitého) Prodej movitého majetku Prodej nemovitého majetku Dohody o provedení práce a pracovní činnosti

18 18 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 Knihovna UP (KUP), Vydavatelství UP (VUP), Centrum výpočetní techniky UP (CVT) Druh operace Příkazce operace Správce rozpočtu Hlavní účetní Faktury dodavatelské mimo investiční Faktury odběratelské Cestovní účty tuzemské Cestovní účty zahraniční Příjmové a výdajové pokladní doklady Smlouvy dodavatelské mimo investiční Smlouvy odběratelské Smlouvy o dlouhodobém pronájmu rektor, prorektor nebo vedoucí zaměstnanci univerzitních zařízení jím pověřeni k nakládání s veřejnými prostředky, vedoucí pracoviště, v případě projektů vedoucí řešitelé grantu, kvestor Ekonom KUP, VUP, CVT Smlouvy o krátkodobém pronájmu Prodej movitého majetku Dohodu o provedení práce a pracovní činnosti Vědecko technický park UP (VTP), Projektový servis UP (PS), Akademik sport centrum UP (ASC) Druh operace Příkazce operace Správce rozpočtu Hlavní účetní Faktury dodavatelské mimo investiční Cestovní účty tuzemské Cestovní účty zahraniční Faktury odběratelské Smlouvy odběratelské Příjmové a výdajové pokladní doklady Smlouvy dodavatelské mimo investiční Smlouvy o dlouhodobém pronájmu rektor, prorektor nebo vedoucí zaměstnanci univerzitních zařízení jím pověřeni k nakládání s veřejnými prostředky, vedoucí pracoviště, v případě projektů vedoucí řešitelé grantu, ved. ekon. odboru Ekonom VTP, PS, ASC Smlouvy o krátkodobém pronájmu Prodej movitého majetku Dohodu o provedení práce a pracovní činnosti

19 19 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 Příloha č. 2

20 20 Směrnice rektora UP č. B3-07/5 Příloha č. 3 UNIVERZITA PALACKÉHO V OLOMOUCI Olomouc, Křížkovského 8 Zboží dodejte na adresu: Dodavatel Univerzita Palackého v Olomouci IČ: Datum dodání: DIČ: CZ Objednávka číslo: Odběratel-fakturační adresa Univerzita Palackého v Olomouci je veřejná vysoká škola vzniklá ze zákona obchodního rejstříku. Číslo objednávky uve te vždy na faktuře! Měna objednávky: CZK Text Množství Jedn. cena Celkem Vyřizuje: Telefon: V Olomouci