Projektový management MP Českoskalické Zuzana Pejchalová Rok 2009/10 Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 1
Obsah Úvod... 2 Současný stav... 2 Stanovený cíl... 2 Časová náročnost... 4 Časový harmonogram... 4 Časový harmonogram dne uskutečnění... 5 Finanční náročnost... 6 Možná rizika... 10 Zhodnocení... 10 Úvod Českoskalické je jednodenní akce pořádaná střediskem volného času Bájo. Jedná se o den, kdy se sjedou do České Skalice malí a střední podnikatelé, umělečtí řemeslníci i šikovně zruční lidé, kteří mají co nabídnout a předvést. Akce se koná na pěší zóně a ve staré škole Boženy Němcové, kde jsou k dispozici pro podnikatele malé dřevěné stánky a ke shlédnutí pro návštěvníky lidové tance, umění řemeslníků a samozřejmě možnost zakoupení veškerých výrobků. Tento projekt má popsat veškeré nezbytné kroky, které musí být provedeny, aby se Českoskalické uskutečnilo v pořádku. Jeho cílem je zároveň zvýšit návštěvnost, se kterou má středisko volného času Bájo nemalé problémy. Současný stav V současné době se v České Skalici pořádá jednou ročně v červenci. Největším problémem je malá návštěvnost, která je zapříčiněna nedostatečnou a včasnou reklamou. Plakáty jsou rozvěšovány pouze po České Skalici a to jen týden před zahájením. Malý zájem se objevuje i na straně podnikatelů a řemeslníků, kteří nemají dostatečné informace o akci a kteří se například svoji činností nechtějí zapojovat do letních akcí. (např. prodej svetrů z ovčí vlny) Stanovený cíl Hlavním cílem tohoto projektu bylo stanoveno úspěšné uspořádání v České Skalici s maximální možnou návštěvností jak na straně podnikatelů, tak na straně veřejnosti. Je zapotřebí soustředit se na medializaci akce a na vhodné zveřejnění. Medializace by neměla probíhat pouze formou plakátů, mělo by být využito i rozhlasové reklamy, letáků do schránek, inzerce v denním tisku, internetu ad. Nelze opomenout i vhodné načasování uveřejnění reklamy. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 2
Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 3
Časová náročnost Pro pořádání trhů jako jsou tyto je velice důležité si celou akci naplánovat nejlépe několik měsíců dopředu. V tomto projektu byl zvolen časový harmonogram 6 měsíců. Tento velký časový úsek musí být rozdělen do jednotlivých částí, ve kterých je zapotřebí zamluvit místa konání, pozvat podnikatele a řemeslníky, podle jejich počtu objednat stánky, oznámit akci městu, popřípadě městské policii, připravit a zveřejnit reklamu a mnoho dalších věcí. Základním a velice důležitým krokem je stanovení pevného termínu konání. Časový harmonogram 6 měsíců před stanoveným termínem - stanovení pevného termínu - oznámení akce městu - oznámení akce městské policii - zamluvení pěší zóny a staré školy Boženy Němcové - pozvání podnikatelů a řemeslníků - pozvání taneční školy lidových tanců a loutkařů - zhotovení internetových stránek - zažádat o sponzoring 2-3 měsíce před stanoveným termínem - zakázka agentuře na tiskovou reklamu - zakázka na rozhlasovou reklamu - potvrzení účasti podnikatelů a řemeslníků - potvrzení účasti taneční školy a loutkařů - spuštění internetových stránek - objednávka k zapůjčení dřevěných stánků - zajištění pořadatelského personálu ( plus montáž a úklid) - zajištění skladových prostor 1 měsíc před m - potvrzení účastí - zajištění pomocné techniky - objednání fotografa - zajištění odpadkových košů - objednání výzdoby Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 4
- zajištění stejného oblečení pro pořadatele 14 dní před m - nechat rozvěsit a roznést reklamu - uveřejnění reklamy v rádiu - příprava výzdoby 7 dní před m - konečné počty podnikatelů a stánků - zkouška rozmístění stánků - schůze a proškolení pořadatelů Časový harmonogram dne uskutečnění 09:00 Zahájení akce 10:00 Vystoupení taneční školy 11:00 Loutkové divadelní představení (Perníková chaloupka) 13:00 Vystoupení taneční školy 14:00 Loutkové divadelní představení (Princezna na hrášku) 16:00 Ukončení akce Od rána až do 4. hodiny odpolední může každý nakupovat zboží dřevěné, hliněné, skleněné, drátěné, šité nebo pečené. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 5
Finanční náročnost Položky Zajištění pěší zóny a školy Pronájem dřevěných stánků Rozeslání pozvánek Zhotovení internetových stránek Honorář za vystoupení taneční školy a loutkařů (pouze občerstvení) Tisková reklama Rozhlasová reklama Plat pořadatelů (8x600) Pomocná technika Plat fotografa Výzdoba Sponzorské dary Dobrovolné vstupné Cena celkem Cena bez sponzorských darů a vstupného Cena 15.000 Kč 20.000 Kč 3.000 Kč 5.500 Kč 500 Kč 25.000 Kč 7.500 Kč 4.800 Kč 5.000 Kč 1.500 Kč 3.000 Kč 30.000 Kč 7.000 Kč 90.800 Kč 53.800 Kč Finanční náročnost pořádání Českoskalického byla vyčíslena na 90.800 Kč. Podnikatelé z Královehradeckého kraje darovali peněžní částku v hodnotě 30.000 Kč a vstupné, které bylo dobrovolné činilo částku 7.000 Kč. Celková hodnota sponzorských darů tedy činila 37.000 Kč. Cena za pronájem dřevěného stánku byla stanovena ve výši 2.000 Kč (35 stánků). Od řemeslníků a podnikatelů se tedy vybralo 70.000 Kč.Vybraná částka pokryla zbytek nezbytných finančních prostředků pro uskutečnění. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 6
Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 7
Tabulka logického rámce 1.sloupec Intervenční(popis projektu) Hlavní cíl Uspořádání Českoskalického 2.sloupec Objektivně ověřitelné ukazatele Nárůst počtu návštěvníků Nárůst zájmu o řemeslnické výrobky Nárůst počtu zúčastněných podnikatelů Vyšší návštěvnost webových stránek 3.sloupec Zdroje informací k ověření Počet přihlášených podnikatelů Počet návštěv na webových stránkách Počet návštěvníků 4.sloupec Vnější předpoklady/rizika Účel projektu Zvýšit zájem o návštěvnost na Zvýšit počet zájemců (podnikatelů) a jejich spokojenost na Zvýšit profesionalitu pořadatelů Výstupy projektu Úspěšně uspořádané Pozváni podnikatelé a řemeslníci z kraje Pozvána taneční škola a loutkaři 42 zájemců o účast na 35 zúčastněných řemeslníků a podnikatelů 3 500 návštěvníků 2 návštěvy z televizních stanic Proškolení pořadatelů 2x před zahájením Zvýšení počtu jednotlivých v roce Zvýšení počtu účastněných Dokumentace Statistiky účastníků Statistiky návštěvníků Plány Statistika účastníků Statistika personálu Dokumentace Zájem veřejnosti o Zajištění kvalitních služeb Zajištění realizace projektu Zájem podnikatelů o účast na Zájem o řemesla předváděná na Realizace projektu v požadovaném čase a kvalitě Výběr vhodného personálu/techniky Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 8
Stanoveno datum Personál zajištěn Technika zajištěna Místo konání zajištěno podnikatelů o 15% Zvýšení počtu návštěvníků o 30% Určení data konání 6 měsíců předem Zahájení reklamní kampaně 3 týdny předem Zájem občanů Zajištění kvalitních služeb Zajištění sponzorů Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 9
Možná rizika - Některý z pořadatelů se nemůže zúčastnit - Některý z podnikatelů se nemůže zúčastnit - Doprovodný program se nemůže dostavit nebo na poslední chvíli vystoupit - Špatně fungující technika - Nepřítomnost fotografa - Časové riziko - Odstoupení sponzora od smlouvy - Malá účast veřejnosti - Špatné počasí - Dopravní kalamita - Nedostatek občerstvení Zhodnocení Českoskalické se úspěšně uskutečnilo v daný den s přesným dodržením časového i finančního plánu. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 10