Organizační pokyny 8. 10. 5. 2014 INCHEBA PRAHA, spol. s r.o. Výstaviště Praha - Holešovice
Vážení vystavovatelé, v zájmu zabezpečení hladkého průběhu veletrhu Vás prosíme, abyste věnovali pozornost následujícím důležitým informacím: Název akce: SPORT EXPO 2014 Veletrh sportovních potřeb a vybavení Místo konání: Výstaviště PRAHA - Holešovice Termín konání: 8. 10. 5. 2014 Otevírací doba: Vstupné: pro návštěvníky: 8. 5. 2014 12 00 20 00 hod 09.- 10. 5. 2014 10 00 20 00 hod pro vystavovatele: 8. 5. 2014 8 00 21 00 hod. 09. 10. 5. 2014 9 00 21 00 hod. zdarma Registrační centrum: vlevo před vjezdovou bránou do areálu Výstaviště (pod Hotelem EXPO )!!! Manažer veletrhu: Asistent manažera: Stavba stánků: Schvalování projektů : Produkce : Petra Landová T +420 220 103 493 M +420 724 183 015 Petr Kutnohorský T +420 220 103 496 M +420 724 183 014 Ilona Honetschlagerová T +420 220 103 371 M +420 724 183 016 Viktor Zvelebil T +420 220 103 678 M +420 602 422 972 Josef Pospíšil T +420 220 103 647 Vendula Šaríková T +420 220 103 221 M +420 724 183 017 E p.landova@incheba.cz E p.kutnohorsky@incheba.cz E i.honetschlagerova@incheba.cz E v.zvelebil@incheba.cz E j.pospisil@incheba.cz E v.sarikova@incheba.cz 2
Vystavovatelé i realizátoři expozic jsou povinni bezpodmínečně dodržovat Provozně bezpečnostní předpisy platné v areálu Výstaviště Praha - Holešovice, které jsou přílohou těchto Organizačních pokynů! Podepsané Provozně bezpečnostní předpisy prosíme přinést sebou k registraci, popř. je možné podepsat je přímo u registrace. 1. REGISTRACE VYSTAVOVATELŮ Po příchodu vystavovatelů či realizátorů stánků na Výstaviště je nutné se zaregistrovat v Registračním centru, které se nachází v budově Incheba Expo Praha, vlevo před vjezdovou bránou na Výstaviště. Registrace probíhá ve dnech : 6. 5. 2014 9 00 12 00 hod. 7. 5. 2014 8 00 16 00 hod. 8. 5. 2014 8 00 10 00 hod. Všichni vystavovatelé se musí zaregistrovat nejpozději 8. 5. 2014 do 10 00 hod. Veškeré vystavené faktury musí být uhrazeny před akcí! V případě, že budete mít v pořádku veškeré platby, při registraci obdržíte: - montážní průkazy, platné po dobu montáže a demontáže - vystavovatelské průkazy, platné po dobu veletrhu v předepsaném počtu dle velikosti stánku do 20 m 2 5 ks do 30 m 2 6 ks do 50 m 2 8 ks nad 50 m 2 10 ks - objednané parkovací karty. Přiobjednání na místě je možné jen v omezeném množství. Karta umožňuje parkování v areálu Výstaviště po celou dobu montáže a konání veletrhu. Místo stání dle pokynů obsluhy vjezdové brány. Bez vystavovatelského nebo montážního průkazu nebude žádná osoba vpuštěna na výstavní plochu. 2. PLATBY FAKTUR, DODATEČNÉ OBJEDNÁVKY V případě, že jste některé faktury uhradili méně než 3 dny před začátkem montáže, prosíme, přineste s sebou kopie dokladů (výpis z účtu, nikoli příkaz k úhradě) o jejich uhrazení. Pokud realizaci Vašeho stánku zajišťujete prostřednictvím jiné firmy, je třeba, aby se i tato firma prokázala u registrace kopiemi uvedených dokladů. V případě, že platba nebyla připsána na náš účet a vystavovatel se nemůže prokázat výše uvedenými doklady, nebude mu umožněna realizace stánku. 3
Všechny objednané služby vyfakturované předem musí být uhrazeny v termínu splatnosti před začátkem montáže. Dodatečné objednávky, realizované přímo na Výstavišti, budou účtovány s 10% přirážkou a je třeba uhradit je v hotovosti v pokladně registračního centra ve dnech 6. - 8. 5. 2014. Pokladna je otevřena v průběhu registrace. 3. MONTÁŽ EXPOZIC Montáž vlastních realizací stánků probíhá následovně: úterý 6. 5. 2014 9 00 20 00 hod. středa 7. 5. 2014 8 00 20 00 hod. čtvrtek 8. 5. 2014 8 00 11 00 hod. Stánky realizované INCHEBOU PRAHA spol. s r. o. budou k dispozici vystavovatelům k převzetí a instalaci exponátů ve čtvrtek 8. 5. 2014 od 8 00 hod. Ve čtvrtek 8. 5. 2014 je třeba dokončit instalaci exponátů nejpozději do 11 00 hod. Upozornění: Při pokládání koberců Vás žádáme o použití papírové krycí pásky pod Vaši oboustrannou lepenku z důvodu snadného odstranění. Pokud na podlaze zůstanou stopy po lepící pásce, budou Vám náklady na její odstranění fakturovány. S ohledem na druh podlahy ve foyer platí zákaz návozu exponátů přes tento prostor. K návozu použijte návozové vstupy v jednotlivých halách. Upozornění: Realizační firmy mají přísný zákaz řezání, broušení dřevotřískových, sádrokartonových a podobných materiálů v halách. 4. DEMONTÁŽ EXPOZIC sobota 10. 5. 2014 20 00 24 00 hod neděle 11. 5. 2014 0 00 12 00 hod Vzhledem k tomu, že v Průmyslovém paláci následuje bezprostředně další akce, není možné demontáž prodloužit! Prosíme všechny vystavovatele, kteří mají expozici od společnosti INCHEBA PRAHA, aby si svoje zařízení a exponáty odvezli z expozic hned po ukončení veletrhu tj. 10. 5. 2014 po 20 00 hod, aby se mohly stánky okamžitě demontovat. 5. POVOLENÍ K VJEZDU VOZIDEL DO AREÁLU MONTÁŽ V průběhu montáže (6. - 8. 5. 2014) může vystavovatel nebo jím pověřená osoba svůj materiál přivážet a odvážet na/z Výstaviště osobním nebo nákladním autem následovně: Parkovací karta (platná 6. - 11. 5. 2014) umožňuje celodenní stání v horní části areálu pro 1 osobní nebo nákladní auto. Vjezd pro montážní firmy zdarma bude umožněn na základě parkovacího lístku s čárovým kódem, který obdržíte při registraci. Vjezdové povolení umožňuje v průběhu dne opakovaný vjezd / výjezd z areálu Výstaviště. PRŮBĚH VELETRHU 4
Po dobu trvání veletrhu je možný vjezd osobních a dodávkových aut za účelem doplnění zásob ráno 9. 5. 2014 od 9 do 10 hod a 10. 5. 2014 od 9 do 10 zdarma na základě parkovacího lístku s čárovým kódem, který si sami odeberete z parkovacího automatu přímo u vjezdové brány. Areál výstaviště je nutné opustit do 45min po vjezdu. Po této době bude vjezd zpoplatněn. DEMONTÁŽ Po dobu demontáže bude umožněn vjezd do areálu zdarma bez omezení na parkovací lístek s čárovým kódem, který obdržíte při registraci. Upozornění: informujte své montážní firmy o pravidlech montáže a demontáže!!!!!!!!!! 6. PARKOVÁNÍ VOZIDEL Parkování osobních automobilů je v průběhu výstavy umožněno uvnitř v horní části areálu. Cena parkovací karty je 1.500,- Kč / osobní automobil (bez DPH). Povolení k parkování platí od 6. 5 do 11. 5. 2014. Počet parkovacích míst je omezený. V případě Vašeho zájmu o parkovací průkazy nás kontaktujte. Platba bude zahrnuta do fakturace za služby. V případě pozdního objednání bude platba nutná na místě v hotovosti. Další parkovací plochy jsou k dispozici u vjezdové brány za plaveckým bazénem. 7. ODVOZ ODPADU V souvislosti s montáží a demontáží upozorňujeme vystavovatele, kterým stánky nestaví INCHEBA PRAHA, na nutnost odvozu stavebního odpadu a objemných obalových materiálů realizačními firmami. V případě potřeby přistavení kontejneru pro vlastní potřebu kontaktujte produkci veletrhu na tel.: +420 724 183 017. Vícenáklady spojené s odvozem odpadu budou dodatečně vyfakturovány. 8. SPEDICE A MANIPULAČNÍ SLUŽBY Spedičními a manipulačními službami pro vystavovatele je pověřena společnost, která se nachází v areálu Výstaviště. V případě, že chcete využít výše jmenovaných služeb, doporučujeme kontaktovat firmu BECK SPEDITION předem. BECK SPEDITION Ing. Pavel Beck, Monika Veselá Areál Výstaviště 67, 170 90 Praha 7 Holešovice T/F +420 220 103 298 M +420 602 311 950, 724 328 380 E beck@beckspedition.cz, vesela@beckspedition.cz Odvoz a uskladnění prázdných obalů je možné objednat rovněž u výše uvedené spediční firmy. Skladování prázdných obalů a instalačního materiálu v prostoru za expozicemi je zakázáno! 5
9. OCHRANA MAJETKU Počínaje dnem zahájení montáže až po ukončení demontáže je v možném rozsahu zabezpečena ochrana majetku proti jeho zcizení prostřednictvím pořadatelské služby a bezpečnostní služby. Po uzavření prostor, denně po 21 00 hod (v době konání výstavy), resp. denně ihned po ukončení montáže nebo demontáže, je hala zabezpečena. Organizátor neručí za škody zaviněné třetí osobou anebo v důsledku jím nezaviněných okolností v době konání výstavy, její montáže a demontáže, a proto doporučujeme vystavovatelům zajistit ochranu svého majetku běžnými prostředky (individuální ochranu stánku je možno objednat u pořadatele) a pojistnou smlouvou. 10. POJIŠTĚNÍ 1. Účast na výstavě je na vlastní riziko vystavovatele. Vystavovatel nebude činit organizátora zodpovědným za jakékoliv požadavky třetích stran na náhradu škod vzniklých jako důsledek účasti vystavovatele na výstavě. 2. Organizátor nezodpovídá vystavovateli, spoluvystavovateli ani realizátorům za ztrátu, zničení nebo jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, obalů a balicího materiálu bez ohledu na to, ať ke zničení nebo jinému poškození došlo před začátkem, během nebo po skončení výstavy. 3. Vystavovatelé a realizátoři jsou povinní na vlastní náklady uzavřít pojištění za škody způsobené vlastní činností v rozsahu podle následující tabulky: Vystavovatelé realizující expozici vlastními silami 500 tis. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 30m2 1 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 50m2 2 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 100m2 3 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 200m2 4 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 300m2 5 mil. Kč Vystavovatel bude mít možnost pojistit svou expozici či exponáty u České pojišťovny a.s.: Sylvie Kolářová mobil: 606 925 003, telefon: 224 555 533, fax 224 555 523, e-mail: sykolarova@cpoj.cz V případě, že Vaše společnost má uzavřeno celoroční pojištění odpovědnosti, není nutné sjednávat další pojistku. 6
11. RESTAURAČNÍ SLUŽBY Na balkóně Střední haly Průmyslového paláce je v provozu samoobslužná Veletržní restaurace (150 míst), kromě tohoto zařízení budou ve Foyer Průmyslového paláce k dispozici stánky s rychlým občerstvením. Přímo v areálu jsou v provozu restaurace: RESTAURACE NA STŘÍDAČCE VENKOVNÍ OBČERSTVENÍ RESTAURACE PRAŽAN vedle Pravého křídla (Malá sportovní hala) před Levým křídlem 12. REKLAMNÍ PŘÍLEŽITOSTI Po dobu veletrhu Sport Expo je možné využít k podpoře Vaší účasti a propagaci firmy, expozice nebo novinek řadu reklamních příležitostí v areálu Výstaviště Praha - Holešovice: umístění transparentu na hlavní bráně Výstaviště, pronájem billboardových ploch, spoty v areálovém rozhlase, dále nabízíme umístění plošných poutačů, bannerů, infostojek a nafukovacích reklamních předmětů, reklamu na balustrádě Průmyslového paláce, distribuci firemních materiálů našimi nebo vlastními hosteskami promotéry atd. Bližší informace k jednotlivým marketingovým aktivitám Vám sdělí p. Tomáš Růžička (tel. +420 220 103 486, mobil +420 724 589 270, e-mail: t.ruzicka@incheba.cz), který Vám rovněž rád pomůže zvolit vhodnou reklamní příležitost s ohledem na cílovou skupinu a Vaše požadavky. Marketingová příručka je Vám rovněž k dispozici na www.incheba.cz, v sekci Reklama. Veškerá reklama a propagace v areálu Výstaviště podléhá schválení a zpoplatnění ze strany pronajímatele! 13. DOPRAVA NA VÝSTAVIŠTĚ metrem na stanici Nádraží Holešovice (trasa C červená) a dále jednu stanici tramvajemi č. 12 a 24 z centra Prahy tramvajemi č. 12, 17 a 24 osobním automobilem po magistrále ve směru od Brna, stále rovně (směr Holešovice) přijedete přímo k pražskému Výstavišti, parkování je možné přímo v areálu Výstaviště (40,-/hod. / max. 200,-/den) 7
Vážení vystavovatelé, věříme, že Vám tyto informace usnadní přípravu a průběh akce. Přejeme Vám příjemný pobyt v Praze a doufáme, že Vaše prezentace na veletrhu přispěje ke splnění Vašich obchodních cílů. Těšíme se na Vaši účast tým veletrhu Sport Expo 2014 8