Spisový, archivační a skartační řád MAS Český les, z. s.

Podobné dokumenty
SPISOVÝ, ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD

Místní akční skupina Severní Chřiby a Pomoraví, z. s.

Směrnice č. 3. Spisový, archivační a skartační řád

Spisový, archivní a skartační řád OS DOSIA

Místní akční skupina Valašsko Horní Vsacko, z.s. Vnitřní předpis č. 03/2015 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

Archivační a skartační řád

Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Spisový a skartační řád

ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD Místní akční skupiny Podještědí, z.s.

SMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ODBOROVÉHO SVAZU STÁTNÍCH ORGÁNŮ A ORGANIZACÍ

Archivační a skartační řád

ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD

Vnitřní směrnice. obce Prackovice nad Labem. č. 2/2012. o spisové službě Skartační a archivační řád

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD FOTBALOVÉ ASOCIACE ČESKÉ REPUBLIKY

Spisový a skartační řád

Směrnice č. 5/2017. Spisový, archivační a skartační řád

Records Management. Úvod do problematiky správy dokumentů a informací

Úvod do obchodní korespondence. Obchodní a úřední dopisy

ČESKÝ RYBÁŘSKÝ SVAZ RADA Nad Olšinami 31, Praha 10

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ

Čl. 3 Archivace a skartace písemností

STANDARD 13. Vedení dokumentace v Rodinném centru Zdeňka Matějčka

Spisový a skartační řád Dobrovolného svazku obcí ORP Příbram, se sídlem Zámeček Ernestinum, Tyršova 106, Příbram

Il1J~J. V Homolích dne: Věc: Spisový a skartační řád. Na základě Vaší žádosti zasíláme kopii spisového a skartačního

ČESKÝ VOLEJBALOVÝ SVAZ Zátopkova 100/2, PS 40, Praha 6 Břevnov

Poliklinika Prosek a.s.

STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA PODNIKATELSKÁ PROFIT, SPOL. S R.O.

Základní pojmy. Příjem, třídění a zapisování písemností. Doručování a oběh písemností. Vyřizování písemností. Podepisování a odesílání písemností

MÍSTNÍ AKČNÍ SKUPINA SVATOJIŘSKÝ LES, o. s. Spisový řád. MAS Svatojiřský les, o.s. Loučeň, říjen Tento dokument byl zhotoven v Print2PDF.

č. 4/2004 jíž se vydává 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na

SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky...

S P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D. Místní akční skupiny Regionu Poodří, o.s.

SPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016

Vnitřní směrnice obce Dolany. č. 01/2011

Směrnice o spisové službě - Spisový řád

Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů

1) Valná hromada MAS Brána Brněnska,z.s. (dále jen VH) vydává a schvaluje tento jednací řád.

Účetní jednotka: Stavební bytové družstvo Letohrad, Požárníků 791, Letohrad Směrnice č. 35. Organizační řád

Město Město Albrechtice

SK03 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Revize : 0. Obsah:

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

Organizační řád Obce Novosedly

Spisová služba a archivace dokumentů. Mgr. Lukáš Čoupek, Ph.D. Státní okresní archiv Uherské Hradiště

Skartační řízení. 1. Identifikační číslo (nepovinné) neuvedeno. 2. Kód životní situace (nepovinné) neuvedeno

Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008

Spisový řád. Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění;

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

I. Poslání a náplň činnosti

HARMONOGRAM KROKŮ SPOJENÝCH SE ZRUŠENÍM PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE

Škola: Střední škola obchodní, České Budějovice, Husova 9. Inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT. Komunikace ve službách

Rozhodnutí děkana č. 9/2017 Výkon spisové služby Fakulty rybářství a ochrany vod Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích

Směrnice SPISOVÁ SLUŽBA, ARCHIVACE A SKARTACE DOKUMENTŮ

Spisový a skartační řád. datum: č. j.: zpracoval: 10. března 2015 K 34/2015 Ilona Ďurišová

SMĚRNICE. Úvodní ustanovení. Čl. 1

JEDNACÍ A KONTROLNÍ ŘÁD. kontrolního výboru Zastupitelstva města Poděbrady ČÁST PRVNÍ. I. Úvodní ustanovení

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

Část: 32. VYŘIZOVÁNÍ STÍŢNOSTÍ

Doplněk stanov a jednacího řádu.

Poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím

Směrnice č /2018 Městské části Praha Lipence

JEDNACÍ ŘÁD MAS MORAVSKÁ BRÁNA, z.s.

Ukládání dokumentů ve spisovně a skartační řízení. Lukáš Čoupek Státní okresní archiv Uherské Hradiště

Jednací řád Kanceláře Technologické agentury České republiky (dále jen jednací řád ) Čl. 1 Úvodní ustanovení

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD. Úvodní ustanovení. Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby.

Opatření děkana č. 24/2013 Výkon spisové služby na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze

Čl. I Vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění vyhlášky č. 55/2008 Sb.

SMĚRNICE DĚKANA S - 2/2016

V souladu s dikcí zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, a zákonem č. 500/2004 Sb., správní řád, jsem vydal tuto směrnici k vyřizování stížností:

Postup evidence, uchovávání dokumentů a skartační řád TyfloCentra Pardubice, o.p.s.

O r g a n i z a č n í ř á d

/2011 Sb. Vyhláška č. 523/2005 Sb., o bezpečnosti informačních a komunikačních. s utajovanými informacemi a o certifikaci stínicích

Směrnice č. 1 - Oběh účetních dokladů

Informace pro žadatele a příjemce Podpora komunitního života na venkově pro rok 2019

ORGANIZAČNÍ ŘÁD VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ II.

Spisový a skartační řád

ORGANIZAČNÍ SMĚRNICE ŠKOLY

Směrnice pro vyřizování stížností

ZÁKLADNÍ ŠKOLA BŘECLAV, SLOVÁCKÁ

Vnitřní směrnice č. 41. Poskytování informací žadatelům (dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím)

STAVOVSKÝ PŘEDPIS č. 15 ČESKÉ LÉKAŘSKÉ KOMORY SPISOVÝ ŘÁD ČESKÉ LÉKAŘSKÉ KOMORY

ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY

Příloha č. 1 Spisového a skartačního řádu ze dne Spisový a skartační plán

MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 3 Rada městské části U S N E S E N Í

Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/ Název projektu: Moderní škola 21. století. Zařazení materiálu: Ověření materiálu ve výuce:

Směrnice k archivaci, spisový a skartační řád

Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta

Organizační a jednací řád Asociace rodičů a přátel zdravotně postižených dětí v ČR, z. s.

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

Platné znění. INTERNÍ SMĚRNICE č. 1 včetně dodatků č.1, č.2 a č.3

SMĚRNICE. č. 10/2015. Zásady poskytování dotací z rozpočtu města Moravský Beroun

Stanovy spolku D&M TENNIS ACADEMY, z.s. Čl. I. Úvodní ustanovení. Čl. II. Charakter spolku. Čl. III. Účel a činnost spolku

CZ.1.07/1.5.00/ CZ.1.07/1.5.00/ Zvyšování vzdělanosti pomocí e-prostoru OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost

SMĚRNICE DĚKANA S 3/2016

MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 12 RADA MĚSTSKÉ ČÁSTI. č. R Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností. ze dne Rada městské části

Co je to spisová služba

PORADENSTVÍ PŘI FINANCOVÁNÍ DRUŽSTEV Z VEŘEJNÝCH ZDROJŮ

JIHOČESKÝ KRAJ SMĚRNICE. NÁZEV: Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností

ORGANIZAČNÍ ŘÁD OBECNÍHO ÚŘADU V TĚŠKOVICÍCH

Směrnice o spisovém a skartačním řádu Č.

ZÁKONNÁ POVINNOST UCHOVÁVAT DOKLADY. Povinnost přechází i na právního nástupce, potažmo likvidátora či insolvenčního správce.

Transkript:

Spisový, archivační a skartační řád MAS Český les, z. s. I. Úvodní ustanovení 1. Tento spisový, archivační a skartační řád je vnitřní předpis, který upravuje manipulaci s dokumenty a jejich archivaci v MAS Český les, z. s. 2. Dokumenty se rozumí písemné, obrazové, zvukové nebo jiné zaznamenané informace, které byly doručeny MAS Český les, z. s., nebo vznikly na základě její činnosti. 3. Důvěrné a osobní údaje, které jsou součástí dokumentů, musí být chráněny před únikem a zneužitím. 4. Obecné podmínky spisového, archivačního a skartačního řádu jsou stanoveny zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a zákonem 563/1991 Sb., o účetnictví; ve znění pozdějších novel. II. Členění dokumentů 1. dokumenty týkající se činnosti MAS: a. dokumentace spolku (Stanovy, SCLLD, zápisy z jednání orgánů MAS atd.) b. dokumenty od/pro vyšší orgány c. dokumenty od/pro partnerské organizace d. dokumenty ostatní 2. dokumenty týkající se realizace SCLLD 2014-2020 a. dokumenty k jednotlivým výzvám b. dokumenty k jednotlivým projektům c. dokumenty projektů spolupráce d. elektronická dokumentace SCLLD tzn. fotodokumentace, emailová komunikace se žadateli, elektronické verze dokumentů na CD, USB, podklady pro jednání orgánů atd.. e. dokumenty, které jsou do MS 2014+ vloženy jako kopie, je MAS povinna zajistit uchování originálu dokumentu nebo ověřené kopie. f. dokumenty SCLLD podléhající archivaci: Dokumentace Archivace formát Výzva MAS fyzická/elektronická* papírový/soubor pdf Žádost o dotaci fyzická/elektronická* papírový/soubor pdf Převzetí žádosti o dotaci fyzická papírový Seznam vybraných a nevybraných žádostí o fyzická/elektronická papírový/soubor pdf Záznam o hodnocení projektu fyzická/elektronická* papírový/soubor pdf Žádost o přezkoumání hodnocení a výběr fyzická/elektronická* papírový/soubor pdf Výsledek přezkoumání hodnocení a výběru fyzická/elektronická* papírový/soubor pdf Žádost o změnu projektu fyzická/elektronická* papírový/soubor pdf Výsledek posouzení změny projektu fyzická/elektronická* papírový/soubor pdf Podezření z nesrovnalosti fyzická papírový Zápisy z jednání příslušných orgánů MAS fyzická papírový

Podpůrná Dokumentace Archivace formát Podpůrná dokumentace - - komunikace se žadateli Fyzická/elektronická Papírový/soubor pdf(dle možností) prezentace ze seminářů pro žadatele fyzická papírový prezenční listiny fyzická papírový zápisy z jednání fyzická papírový 3. dokumenty týkající se projektů realizovaných MAS v jiných programech 4. účetní a mzdová evidence dle platných právních předpisů 5. publikace vydané MAS Český les, z. s. III. Příjem a evidence dokumentů 1. Dokumenty se přijímají zpravidla v sídle MAS Český les, z. s., nebo v kanceláři MAS. Je-li dokument přijat mimo toto kontaktní místo, je třeba jej neprodleně předat k evidenci a následně uložit dle tohoto řádu. 2. Evidenci došlých a odeslaných dokumentů a další dokumentace včetně elektronické provádí pověřený pracovník MAS. 3. Každý šanon musí být označen takto (viz Příloha 1): číslo boxu, název MAS Český les, název dokumentu (např. usnesení valné hromady), katalogizační číslo, datum vložení, skartační znak (A, V, S) a lhůta, podpis archivátora. 4. Dokumenty přijaté nebo odeslané doporučenou poštou nebo na doručenku se zaevidují do Knihy došlé a odeslané pošty. V poznámce bude uvedeno, kdo obdrží dokument k vyřízení. 5. Zásadní dokumenty doručené emailem nebo datovou schránkou se zaevidují obdobným způsobem. 6. Neevidují se prospekty a nabídky různých firem, nevyžádané nabídky, katalogy, běžné pozvánky apod. 7. Obálka se jako součást spisu ukládá v těchto případech: - není-li na dokumentu datum nebo se výrazně rozchází s datem pošty na obálce - má-li datum na obálce dokumentu význam z právního hlediska, např. pro posouzení lhůt - u zásilek zaslaných na doručenku. IV. Oběh a vyřizování O vyřízení dokumentů a jejich přidělení pracovníkům a lhůtách jejich vyřízení rozhoduje vedoucí zaměstnanec SCLLD, případně pověřený pracovník.

V. Podepisování písemností Podepisování písemností je v souladu s platnými stanovami a vnitřními směrnicemi MAS. Vlastnoruční podpis se umístí nad vypsané jméno a funkci podpisujícího. VI. Odesílání dokumentů Provádí administrativní pracovníci dle pokynů ředitele MAS poštou (listovní zásilky obyčejné, doporučené, do vlastních rukou, na doručenku), datovou schránkou nebo elektronickou poštou. U zásadních dokumentů je potřeba založit kopii odeslaného dokumentu dle tohoto řádu. Při odeslání vyřizované písemnosti datovou schránkou nebo emailem je nutné uchovat i kopii v písemné podobě s dokladem o odeslání. VII. Ukládání dokumentů 1. Projekty realizované v rámci SCLLD - každá výzva bude vedena odděleně, - každý projekt PRV v rámci jedné výzvy bude mít vlastní složku, která bude obsahovat předepsanou písemnou i elektronickou dokumentaci - kopie žádosti o dotaci v rámci realizace SCLLD včetně příloh i elektronické podobě, - protokoly o všech kontrolách žádosti o dotaci a kontrolách realizace projektu, - kopie žádosti o proplacení včetně příslušné dokumentace dle jednotlivých fichí a pravidel PRV. - složky projektů včetně související dokumentace budou uloženy minimálně do roku 2033. 2. Projekty realizované MAS - každý projekt bude mít vlastní složku, která bude obsahovat předepsanou písemnou popřípadě i elektronickou dokumentaci - kopie žádosti o dotaci včetně požadovaných příloh (případně i elektronické podobě) - protokoly o všech kontrolách žádosti o dotaci a kontrolách realizace projektu, - kopie žádosti o proplacení včetně příslušné dokumentace. 3. Ostatní dokumenty - dle členění dokumentů a podle zásad stanovených tímto řádem. VIII. Archivace 1. Archiv slouží k uložení dokumentů, které jsou již nepotřebné pro běžnou práci MAS, dokumentů ekonomické povahy a dokumentů souvisejících se zaměstnanci MAS, dokumentace k již ukončeným výzvám a projektům v rámci SCLLD a jiným projektům. 2. Před uložením do archivu musí být dokumenty zbaveny duplicit a nepotřebných komentářů a řádně označeny dle bodu III/3 tohoto řádu. 3. Za správné označení a předání k archivaci odpovídá pracovník, v jehož působnosti dokumenty vznikly. Za archivaci odpovídá finanční mamažer.

IX. Skartace 1. Skartaci, tj. posouzení a výběr dokumentů, provádí pověřený pracovník dle platných předpisů na základě rozhodnutí vedoucího zaměstnance SCLLD dle níže uvedeného skartačního plánu jedenkrát ročně. 2. Skartace dokumentů bude provedena po uplynutí skartačních lhůt uvedených ve skartačním plánu. 3. V případě, že by mohly být dokumenty posouzeny jako archiválie, zašle se Státnímu archivu žádost o provedení odborné prohlídky. 4. Použité skartační znaky a jejich význam: A = archiv. Tímto znakem jsou označovány dokumenty, které je nutné vzhledem k jejich dokumentární hodnotě trvale nebo dlouhodobě archivovat. V = výběr. Tento znak označuje dokumenty, u kterých není předem jasná jejich potřebnost a po uplynutí skartační lhůty je nutné rozhodnout, zda budou archivovány nebo skartovány. S = stoupa. Dokumenty označené tímto znakem mají časově omezený význam a budou po uplynutí lhůty skartovány. 5. Číslo uvedené za skartačním znakem označuje počet let archivace. 6. Skartační plán Skartační znak a lhůta Popis dokumentu A Základní dokumenty MAS Český les, z. s. stanovy, zakládací listina, evidence členů, seznam obcí zařazených do působnosti MAS, vnitřní předpisy MAS A 30 Složky osobních dokladů zaměstnanců Zápočtové listy, osobní dotazníky, pracovní smlouvy včetně dodatků a změn, doklady o kvalifikaci, podklady pro zdravotní a sociální pojištění, mzdové listy pro důchodové účely atd. A 20 Hospodaření MAS část 1 Roční účetní uzávěrka, výroční zpráva, daňové přiznání A 15 Dokumenty z valných hromad MAS A 10 Zápisy, usnesení, listina přítomných, pozvánka Dokumenty z jednání výkonné rady, dozorčí rady, programového výboru a výběrové komise A 5 Hospodaření MAS část 2 Účetní doklady, účetní knihy, účtový rozvrh, odpisové listy, inventurní předpisy V 10 V10 Dokumentace k výzvám a projektům realizovaným v rámci SPL a projektům MAS Smlouvy uzavřené s partnery a dodavateli MAS V 5 S 3 Dokumenty z jednání odborných komisí Korespondence

X. Závěrečná ustanovení 1. Tento Spisový, archivační a skartační řád je závazný pro všechny pracovníky MAS. 2. Tento Spisový, archivační a skartační řád byl schválen Valnou hromadou MAS Český les, z. s., dne 18. 12. 2017 a tímto dnem nabývá účinnosti. 3. V případě zániku spolku (MAS) před tím, než uplyne lhůta na archivaci, převezme správní archiv jeho právní nástupce, likvidátor, zřizovatel nebo ten, na něhož přechází působnost zaniklé MAS. Je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhoduje o převzetí správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví. ŘO IROP musí být o této skutečnosti informován a musí mít možnost výběru důležitých dokumentů před provedením skartačního řízení. Ve Starém Sedlišti dne 18. 12. 2017 František Čurka Sylva Heidlerová předseda výkonné rady vedoucí zaměstnanec SCLLD MAS Český les, z. s. MAS Český les, z. s. Seznam příloh: Příloha 1 vzor označení šanonu

Příloha 1 vzor označení šanonu Box Katalogizační číslo Název dokumentu Datum vložení Skartační znak a lhůta Podpis archivátora