č.j.: 950/2017 MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 3 Rada městské části U S N E S E N Í č. 890 ze dne 11.12.2017 Směrnice Rady MČ k realizaci procesů a oběhu účetních dokladů v rámci vedlejší hospodářské činnosti zajišťované společností Správa zbytkového majetku MČ Praha 3 a. s. Rada městské části I. s c h v a l u j e II. 1. Směrnici k realizaci procesů a oběhu účetních dokladů v rámci vedlejší hospodářské činnosti zajišťované na základě Příkazní smlouvy o správě nemovitostí a Příkazní smlouvy o obstarávání dodávek a služeb při správě nemovitostí společností Správa zbytkového majetku MČ Praha 3 a. s., dle přílohy č. 1 tohoto usnesení. u k l á d á 1. Správě zbytkového majetku MČ Praha 3 a. s. 1.1. Zřídit v organizační struktuře společnosti odpovídající pracovní pozice dle výše uvedené směrnice. 1.2. Informovat zaměstnance SZM a. s. o výše uvedené směrnici a zajistit její naplňování. 2. Ing. Petru Fišerovi, tajemníkovi ÚMČ 2.1. Informovat o přijetí výše uvedené směrnice zaměstnance ÚMČ. Ing. Vladislava Hujová starostka městské části Mgr. Lucie Vítkovská zástupkyně starostky
Městská část Praha 3 Směrnice Rady městské části č. RMČ/2017/2 k realizaci procesů a oběhu účetních dokladů v rámci vedlejší hospodářské činnosti zajišťované na základě Příkazní smlouvy o správě nemovitostí a Příkazní smlouvy o obstarávání dodávek a služeb při správě nemovitostí společností Správa zbytkového majetku MČ Praha 3 a.s. Zpracovatel: OTSMI Vydáno: 11. 12. 2017 Účinnost: 1. 1. 2018 Revize a změny dokumentu Verze Vydáno Účinnost Popis revize/změny Zpracovatel
I. Úvodní ustanovení Účelem této směrnice je stanovit pravomoc a odpovědnost osob oprávněných k nakládání s veřejnými prostředky Městské části Praha 3 (dále MČ P3) při přípravě, schvalování, provádění a kontrole operací v rámci vedlejší hospodářské činnosti zajišťované společností Správa zbytkového majetku MČ Praha 3 a.s. (dále SZM) na základě Příkazní smlouvy o správě nemovitostí a Příkazní smlouvy o obstarávání dodávek a služeb při správě nemovitostí. Tato směrnice navazuje na Směrnici Rady městské části k oběhu účetních dokladů, a to v těch oblastech, které Směrnice k oběhu účetních dokladů ve vztahu k vedlejší hospodářské činnosti zajišťované SZM neupravuje. Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance Úřadu MČ P3 a zároveň slouží jako metodický pokyn pro SZM v rámci poskytování služeb MČ P3 dle uzavřených smluv. 1. Vnější předpisy II. Návaznost na právní předpisy, interní předpisy a ostatní dokumenty a. Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů b. Vyhláška Ministerstva financí č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů c. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a jeho prováděcí předpisy 2. Interní předpisy a. Směrnice Rady městské části k oběhu účetních dokladů b. Směrnice Rady městské části č. RMČ/2016/5 ke stanovení podpisových vzorů pro nakládání s veřejnými prostředky 3. Ostatní dokumenty a. Příkazní smlouva o obstarávání dodávek a služeb při správě nemovitostí uzavřená mezi MČ P3 a SZM (dále jen Smlouva o obstarávání) b. Příkazní smlouva o správě nemovitostí uzavřená mezi MČ P3 a SZM (dále jen Smlouva o správě) c. Pokyn vedoucího Odboru technické správy majetku a investic Úřadu Městské části Praha 3 (OTSMI) ke způsobu realizace procesů a oběhu účetních dokladů v rámci vedlejší hospodářské činnosti zajišťované na základě Smlouvy o správě a Smlouvy o obstarávání společností Správa zbytkového majetku MČ Praha 3 a.s. (dále jen Pokyn OTSMI) 1. Rámec pravomoci a odpovědnosti III. Pravomoc a odpovědnost Tato směrnice stanovuje vymezení pozic, pravomoci a odpovědnosti v rámci oběhu účetních dokladů a procesu řídící kontroly na straně MČ P3 v rámci nakládání s veřejnými prostředky ve vedlejší hospodářské činnosti (dále VHČ) zajišťované SZM. Odpovědnost za dodržování touto směrnicí stanovených postupů mají všichni zaměstnanci/úředníci Úřadu MČ P3, kteří s písemnostmi týkajícími se vedlejší hospodářské činnosti obstarávané SZM pracují. Stránka 2 z 6
Vlastní postup realizace dílčích procesů, předávání podkladů a informací, jejich formu a četnost stanovuje Pokyn OTSMI. 2. Odpovědnost SZM Vzhledem k tomu, že SZM na základě uzavřené Smlouvy o správě a Smlouvy o obstarávání poskytuje MČ P3 komplexní služby správy a obstarávání ve vymezené části vedlejší hospodářské činnosti MČ P3 a současně je k širokému výčtu činností při své činnosti ze strany MČ P3 zmocněna na základě jiných právních jednání, významnou odpovědnost za průběh a realizaci procesů nese SZM. Činnosti zaměstnanců/úředníků Úřadu MČ P3 v rámci oběhu a schvalování dokladů vycházejí z podkladů zajištěných a potvrzených SZM. K zajištění a poskytování takových podkladů je SZM smluvně zavázána na základě uzavřených smluv. SZM je odpovědna za vytvoření pozic analogických dle bodu 3 této části v rámci své organizační struktury a zajištění výkonu kontroly tak, aby zaměstnanci/úředníci Úřadu MČ P3 měli pro výkon své kontroly veškeré nezbytné a relevantní podklady ze strany SZM. Bližší podrobnosti stanoví Pokyn OTSMI. 3. Vymezení pozic Příkazcem operace v rámci MČ P3 ve vztahu k VHČ zajišťované SZM je osoba pověřená k nakládání s veřejnými prostředky MČ P3 v rámci té části vedlejší hospodářské činnosti MČ P3, která je zajišťována SZM. Příkazcem operace je vedoucí OTSMI, a to na základě pověření starosty podle Směrnice Rady městské části ke stanovení podpisových vzorů pro nakládání s veřejnými prostředky. Správcem rozpočtu (finančního plánu) v rámci MČ P3 ve vztahu k VHČ zajišťované SZM je osoba odpovědná za správu finančního plánu té části vedlejší hospodářské činnosti MČ P3, která je zajišťována SZM. Správcem rozpočtu (finančního plánu) je zaměstnanec na pozici ekonoma OTSMI, a to na základě pověření starosty podle Směrnice Rady městské části ke stanovení podpisových vzorů pro nakládání s veřejnými prostředky. Hlavním účetním v rámci MČ P3 ve vztahu k VHČ zajišťované SZM je osoba odpovědná za finančněúčetní kontrolu operací té části vedlejší hospodářské činnosti MČ P3, která je zajišťována SZM. Hlavním účetním je buď vedoucí zaměstnanec Oddělení účetnictví Odboru ekonomického Úřadu MČ P3, nebo jiný zaměstnanec tohoto oddělení, který však musí mít k výkonu této pozice písemné pověření starosty. Příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní provádí na úseku VHČ zajišťované SZM řídící kontrolu v rámci vnitřního kontrolního systému MČ P3 dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, včetně činností stanovených jeho prováděcími předpisy. Při schvalování dokladů za MČ P3 z hlediska zákona o finanční kontrole tito zaměstnanci současně svým podpisem schvalují příslušné doklady pro účely vedení účetnictví, a to podle 11 odst. 1) písm. f) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. V případě nepřítomnosti osob určených výše provádí kontrolu a schvalování dokladů určený zástupce dle příslušného pověření. Stránka 3 z 6
IV. Oběh účetních dokladů Vzhledem k tomu, že na základě uzavřené Smlouvy o správě SZM zajišťuje pro MČ P3 i kompletní vedení účetnictví té části vedlejší hospodářské činnosti MČ P3, která je zajišťována SZM, vykonává SZM ve vztahu k účetním dokladům MČ P3 mimo jiné tyto činnosti: ověřuje věcnou správnost účetních dokladů ověřuje formální správnost účetních dokladů provádí zaúčtování schválených účetních dokladů provádí úhradu závazků MČ P3 jménem MČ P3 z účtu MČ P3 1. Přijaté doklady za opravy a údržbu Faktury ze strany dodavatelů jsou vystavovány Městské části na doručovací adresu sídla SZM. SZM po provedení kontroly formální a věcné správnosti a doplnění všech ostatních podkladů nezbytných a požadovaných MČ P3 pro kontrolu a schválení dokladů, připraví na základě dodavateli vystavených faktur příslušné příkazy k úhradě. Následně, po schválení ze strany MČ P3, provede příslušné platby na jejich základě z účtu MČ P3, k němuž SZM obdržela dispoziční oprávnění za účelem výkonu činností dle Smlouvy o obstarávání. 2. Přijaté doklady za odměnu správci Faktury vystavené SZM na odměnu za výkon správy a obstarávání jsou předávány MČ P3, přitom kontrolu ve smyslu zákona o finančního kontrole i zákona o účetnictví provádí příslušní zaměstnanci MČ P3 a informace dle bodu V.3 této směrnice si příslušní zaměstnanci MČ P3 opatřují vlastními postupy, SZM je nedokládá. Úhradu dokladů schválených ze strany MČ P3 následně provádí SZM. 3. Ostatní doklady Doklady týkající se zúčtovatelných služeb, ať už ve vztahu k dodavatelům služeb či jednotlivým nájemcům, pachtýřům či jiným uživatelům, doklady týkající se příspěvků do fondu oprav a na správu domu a pozemku v rámci SVJ, předpisů nájmu a ostatní doklady připravuje a zpracovává SZM v pozici správce na základě Smlouvy o správě průběžně dle okamžité potřeby a zajišťuje též průběžnou úhradu takových dokladů pro zajištění plynulého provozu spravovaného majetku. SZM předává MČ P3 souhrnné měsíční přehledy těchto transakcí s odůvodněním jejich titulu a výše. Zaměstnanci MČ P3 tyto doklady na základě těchto souhrnných přehledů, jež se stávají součástí účetních dokladů, hromadně posuzují a jsou-li splněny všechny podmínky, posléze i schvalují. V. Kontrola 1. Podklady pro řízení veřejných výdajů, výkon kontroly a schvalování dokladů V návaznosti na uzavřené Smlouvy o správě a Smlouvy a obstarávání je SZM smluvně odpovědna za řádnou správu a provoz spravovaného majetku, což mimo jiné zahrnuje i identifikaci potřeb realizace výdajů na opravy a údržbu, jejich obstarání u odborných dodavatelů, přejímání plnění od dodavatelů, řádnou kontrolu realizace těchto dodávek a související likvidaci dokladů za tyto dodávky a jejich úhradu z prostředků MČ P3. Nástroji a podklady pro realizaci kontroly ze strany MČ P3 jsou zejména: Stránka 4 z 6
finanční plán vedlejší hospodářské činnosti v části vedlejší hospodářské činnosti MČ P3, která je zajišťována SZM čtvrtletní harmonogram realizace údržby a oprav spravovaného majetku potvrzení o věcné i formální správnosti, potřebnosti a dodržení principů hospodárnosti a efektivnosti odpovědnými osobami za SZM, jež je připojené k účetním dokladům výběrová ad hoc detailní kontrola vzorku realizace kontrolních činností v rámci SZM jakožto ověření spolehlivosti a správnosti informací zajišťovaných SZM pro účely kontroly MČ P3 2. Čtvrtletní plán oprav a údržby Kontrola operací ve VHČ zajišťované SZM probíhá na MČ P3 na úrovni OTSMI, a to formou schválení čtvrtletního plánu oprav a údržby, a to vždy dopředu na každé čtvrtletí. Návrh plánu připravuje a předkládá SZM vedoucímu OTSMI, který plán posoudí, případně navrhne SZM úpravy a konečnou verzi plánu schválí, a to v pozici příkazce operace. Schválený plán předává vedoucí OTSMI pověřenému zaměstnanci OTSMI na pozici správce rozpočtu, který plán posoudí z hlediska jeho souladu s finančním plánem VHČ pro činnost zajišťovanou SZM. Takto schválený plán je následně předáván SZM, pro kterou je závazným nástrojem na řízení veřejných financí MČ P3 ve VHČ na dané čtvrtletí. SZM se v průběhu realizace akcí oprav a údržby dle schváleného čtvrtletního plánu řídí a současně vyhodnocuje plán vzhledem k disponibilitě prostředků na účtech VHČ a v případě potřeby navrhuje vedoucímu OTSMI příslušné změny čtvrtletního plánu. Proces posouzení a případné schválení takové změny se provede obdobně, jako schvalování řádného čtvrtletního plánu. 3. Účetní doklady a související informace Kontrola účetních dokladů vztahujících se k VHČ zajišťované SZM probíhá ze strany MČ P3 na základě podkladů poskytnutých ze strany SZM, přitom SZM tyto podklady poskytuje z pozice smluvně najatého odborného správce. Podklady a informace, které má SZM dle Smlouvy k přijatým fakturovaným plněním MČ P3 poskytnout pro účely kontroly MČ P3 jsou: potřebnost zajišťovaného plnění, soulad výběru dodavatele se zákonem o veřejných zakázkách, jinými dotčenými právními předpisy a souvisejících interních pravidel MČ P3, kvalitu a rozsah provedení, soulad se zásadami transparentnosti, efektivity, hospodárnosti a přiměřenosti, přitom tyto podklady a informace SZM poskytuje a potvrzuje na průvodce k účetnímu dokladu. SZM na průvodce dále uvádí a potvrzuje i další nezbytné informace ve vztahu k vedení účetnictví. SZM má na základě Smlouvy o obstarávání dispoziční právo k určeným bankovním účtům MČ P3 za účelem realizace vlastní úhrady schválených dokladů. Doklady za opravu a údržbu nesmí být zaplaceny dodavateli bez předchozího odsouhlasení MČ P3. Ostatní doklady náležející do VHČ zajišťované SZM zpracovává a hradí SZM v pozici správce ve své odpovědnosti na základě Smlouvy o správě nemovitostí, a to na denní bázi, přičemž MČ P3 provádí souhrnnou periodickou kontrolu a schválení takových plateb na měsíční bázi. Stránka 5 z 6
4. Výběrová ad hoc kontrola spolehlivosti kontrol u SZM Vzhledem k tomu, že kontrolní proces ze strany MČ P3 je založený na poskytování relevantních podkladů a informací od SZM, vykonává OTSMI, za účelem ověření spolehlivosti a správnosti těchto podkladů a prověření funkčnosti vnitřního kontrolního systému na úseku VHČ zajišťované SZM, periodickou detailní kontrolu na vzorku vybraných dokladů. Kontrola spočívá v ověření, že podklad či informace předané ze strany SZM odpovídají skutečnosti a že celý proces včetně jeho zdokumentování odpovídá pravidlům, kterými je SZM vázána ať už přímo ze Smlouvy o správě nebo Smlouvy o obstarávání či navazujících pokynů a instrukcí ze strany MČ P3 či zákona. Kontrola se provádí minimálně jednou ročně, přičemž rozsah, načasování i způsob provedení této kontroly stanoví vedoucí OTSMI. O provedení této kontroly vedoucí OTSMI vyhotoví a zarchivuje záznam. Tato směrnice je účinná k 1. 1. 2018 VI. Účinnost Stránka 6 z 6
Důvodová zpráva Zpracoval: Jonáš Merta, vedoucí odboru organizačního Potřeba přijetí doplňující interní úpravy procesů týkajících se vedlejší hospodářské činnosti realizované pro MČ P3 její dceřinou společností Správa zbytkového majetku MČ Praha 3 a.s. (dále SZM) vznikla na základě zprávy interního auditora (Zpráva interního auditora č. 7 - je zařazena jako podklad k jednání k tomuto usnesení). Jako forma naplnění jím předjímaného nápravného opatření se navrhuje přijetí této Směrnice, která navazuje na obdobná pravidla nakládání s veřejnými prostředky v rámci hlavní činnosti. V rámci MČ P3 byla provedena analýza současného stavu existujících vnitřních předpisů ve vztahu k vedlejší hospodářské činnosti zajišťované SZM. Na základě jejího výsledku, při současném vyhodnocení personálních kapacit Úřadu MČ a ve vztahu ke smlouvám o správě nemovitostí a o obstarávání dodávek a služeb při správě nemovitostí, byl vypracován návrh předkládané směrnice. Ta upravuje realizaci procesů a oběh účetních dokladů v rámci vedlejší hospodářské činnosti zajišťované SZM s přihlédnutím ke specifikům zajištění takových činností dodavatelským způsobem. Směrnice zároveň ukládá vedoucímu OTSMI operativní řízení vlastního procesu pomocí jím vydaného interního pokynu (pokynů) vůči SZM. Rada MČ zároveň SZM ukládá vytvořit pozice odpovídajících pozicím správce rozpočtu, příkazce operace a hlavní účetní v rámci své organizační struktury a zajištění výkonu kontroly při realizaci činností pro MČ P3 tak, aby zaměstnanci/úředníci Úřadu MČ P3 měli pro výkon své kontroly dostatek relevantních podkladů ze strany SZM. Návrh směrnice byl zpracován ve spolupráci s advokátní kanceláří JUDr. Petra Honzíka a jeho obsah odpovídá právnímu řádu České republiky.