Príručka pre mzdové učtárne Návod na uhrádzanie príspevkov a vyplňovanie mesačného výkazu platby pre zamestnávateľov, ktorí uzavreli zamestnávateľskú zmluvu s doplnkovou dôchodkovou spoločnosťou AXA d.d.s., a.s.
Zamestnávateľská zmluva Základným dokumentom, podľa ktorého sa vykonáva doplnkové dôchodkové sporenie Vašich zamestnancov je zamestnávateľská zmluva (ďalej len ZTZ ), ktorej súčasťou je aj dávkový plán a štatút Príspevkového doplnkového dôchodkového fondu doplnkovej dôchodkovej spoločnosti AXA d.d.s., a.s. (ďalej len dávkový plán ; ďalej len DDS ). Touto zmluvou sa zamestnávateľ zaväzuje platiť DDS mesačne príspevky za svojich zamestnancov, ak uzavrú s DDS účastnícku zmluvu (ďalej len ÚCZ ). Povinnosti zamestnávateľa vyplývajúce zo zamestnávateľskej zmluvy Na základe ZTZ možno zhrnúť základné povinnosti zamestnávateľa: Zráža príspevky zamestnancom zo mzdy Odvádza ich spolu so svojimi príspevkami do DDS Vypĺňa a posiela do DDS mesačné výkazy platieb Ostatné povinnosti zamestnávateľa sú obsiahnuté v ZTZ, ktorá je k dispozícii u zamestnávateľa. V prípade akýchkoľvek nejasností nás kontaktujte na tel. čísle 02/5949 1414. Odvádzanie príspevkov do DDS Zamestnávateľ je povinný 1. Odviesť príspevky zamestnancov a zamestnávateľa spolu jednou sumou v deň určený na výplatu mzdy, najneskôr do konca obdobia určeného v ZTZ na účet AXA d.d.s., a.s. Bankové spojenie: UniCredit Bank, a. s. Číslo účtu Príspevkového doplnkového dôchodkového fondu: 1423282008/1111 Konštantný symbol: 3558 platenie príspevkov bezhotovostným stykom 3559 platenie príspevkov poštovou poukážkou Variabilný symbol: číslo ZTZ (Ak má zamestnávateľ viac organizačných jednotiek, DDS vytvorí pre takéhoto zamestnávateľa súbor variabilných symbolov pre jednotlivé mzdové učtárne, ktorý je prílohou ZTZ.) 2. Posielať DDS v elektronickej podobe mesačný výkaz platieb DDS. Výkaz platby obsahuje podrobné informácie o príspevkoch za jednotlivých účastníkov a slúži na identifikáciu jednotlivých príspevkov. 1
Upozorňujeme, že nedôsledné vypĺňanie mesačného výkazu platieb, prípadne nedodržiavanie termínov odoslania má za následok oneskorené rozpisovanie príspevkov na osobné účty účastníkov! Mesačný výkaz platby v elektronickej podobe Vám odporúčame posielať prostredníctvom našej internetovej stránky www.axa.sk viac informácií nájdete v priloženom liste. Pokiaľ nemáte možnosť zasielať výkazy cez internet, môžete ich posielať e mailom na adresu sprava.prispevkov@axa.sk. Dohoda o zrážkach zo mzdy, zrážanie a odvádzanie príspevkov Príspevky účastníkom zráža na základe Dohody o zrážkach zo mzdy zamestnávateľ. Dohoda o zrážkach zo mzdy sa uzatvára súčasne s uzavretím ÚCZ, t. j. najneskôr v deň uzavretia ÚCZ a to trojmo (po jednom exemplári pre účastníka, pre AXA d.d.s., a.s., a pre mzdovú učtáreň). Pri zmene zamestnávateľa, ak účastník už mal uzatvorenú ÚCZ, účastník uzatvorí so zamestnávateľom len novú Dohodu o zrážkach zo mzdy, ktorej jeden exemplár je potrebné zaslať do DDS. Účasť na doplnkovom dôchodkovom sporení vzniká od dátumu uvedeného v ÚCZ. Zamestnávateľ odvádza DDS príspevky zamestnávateľa spolu so zrazenými príspevkami účastníkov, a to odo dňa vzniku účasti zamestnávateľa a účastníkov na doplnkovom dôchodkovom sporení pravidelne mesačne pozadu vždy v deň určený na výplatu mzdy, najneskôr do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po období, za ktoré sa platia príspevky. Príklad: Dňa 14.05. sa uzavrie účastnícka zmluva so vznikom účasti od 01.06. Dňa 14.05. sa uzavrie dohoda o zrážkach zo mzdy, pričom v dohode o zrážkach zo mzdy bude uvedené Prvý príspevok bude zrazený zo mzdy za mesiac jún a odvedený v mesiaci júl. Obdobím, za ktoré sa príspevky platili, je mesiac jún. Príspevok v prípade neodpracovaného času z dôvodu PN, OČR a pod. V prípade dlhodobej PN, OČR a pod., ktorá trvá dlhšie ako jeden celý kalendárny mesiac, vyznačí zamestnávateľ túto skutočnosť ako prerušenie účasti zamestnanca na DDS na mesačnom výkaze platieb v rubrike typ príspevku kódom: C choroba (dlhodobá PN alebo OČR), D materská/rodičovská dovolenka, I iný dôvod. Ukončenie účasti V prípade, ak účastník ukončí účasť na doplnkovom dôchodkovom sporení z dôvodu skončenia zamestnania, alebo ak účastník zomrie, oznámi zamestnávateľ túto skutočnosť DDS. DDS túto skutočnosť zaeviduje do informačného systému a zamedzí sa tak zbytočnej administratíve spojenej so zisťovaním, prečo zamestnávateľ neodvádza príspevky za takéhoto účastníka. 2
Zasielanie mesačných výkazov platieb Pokiaľ budete odosielať mesačný výkaz cez internet, informujte sa u svojho dodávateľa mzdového softvéru, či podporuje mesačné výkazy (rozpisy príspevkov) vo formáte XML. V takom prípade Váš mzdový softvér vytvorí výkaz v správnej štruktúre, ktorý môžete ihneď odoslať cez našu internetovú stránku. Pokiaľ Váš mzdový softvér neumožňuje export XML výkazov, môžete nám ich zasielať vo forme excelovskej tabuľky, a to buď cez internet na našu stránku alebo e mailom. Zamestnávateľ, ktorý odosiela excelovskú formu mesačného výkazu platby, vyplní vo výkaze všetky údaje (výška príspevku účastníka zamestnávateľa, obdobie, typ príspevku a prípadne nových účastníkov) a tento súbor pravidelne aktualizuje alebo dopĺňa a posiela pravidelne do DDS. DDS neposiela výzvy na odoslanie výkazov! Ak sa zamestnávateľ rozhodne pre výkaz platieb formou excelovských súborov, vyplní tabuľku podľa pokynov na vypĺňanie mesačného výkazu platby a výkaz odošle cez internetovú stránku www.axa.sk, Správa príspevkov (v časti Dôchodkové sporenie Doplnkové dôchodkové sporenie). Výkaz platieb v excelovskom formáte je možné posielať aj e mailovou poštou. Pokyny na vypĺňanie mesačného výkazu platby v Exceli Údaje vyplňte nasledovným spôsobom: 1. Hlavička P. Č. poradové číslo mesačného výkazu platby od začiatku zasielania výkazov Obdobie Číslo účtu Účet DDS mesiac, za ktorý sa platia príspevky v tvare RRRRMM (R = rok, M = mesiac napr. 201101, čo znamená mesiac január roku 2011) číslo účtu organizácie, z ktorého je uskutočňovaná úhrada číslo účtu AXA d.d.s., a.s. 1423282008/1111; prípadná zmena bude vopred oznámená 3
VS Počet viet Celková suma Suma ZCZ Suma ZTZ Poznámka variabilný symbol platby; zhodný s číslom ZTZ (ak má ZTZ viac organizačných jednotiek, ktoré odvádzajú a vykazujú príspevky samostatne, DDS vytvorí súbor variabilných symbolov pre jednotlivé mzdové učtárne ako prílohu ZTZ) počet riadkov tela výkazu počet zápisov za jednotlivých účastníkov (nemusí sa zhodovať s počtom účastníkov, ak sa za niektorých účastníkov odvádza aj mimoriadny príspevok, alebo príspevky za viacero období; nepoužívať v bunke vzorec, len uviesť hodnotu!) suma všetkých príspevkov spolu vo výkaze v Eur (nepoužívať v bunke vzorec, len uviesť hodnotu!) suma všetkých príspevkov účastníkov v Eur; v prípade, ak zamestnávateľ odvádza za účastníka aj príspevok na doplnkové dôchodkové sporenie zo sociálneho fondu, tento vykazuje ako mimoriadny príspevok zamestnanca v novom riadku (nepoužívať v bunke vzorec, len uviesť hodnotu!) suma všetkých príspevkov za zamestnávateľa v Eur (nepoužívať v bunke vzorec, len uviesť hodnotu!) uveďte prípadné poznámky (uviesť príp. ukončenie PP, nástup na materskú dovolenku a pod.) (Nechať tretí riadok voľný na oddelenie hlavičky od tela výkazu!) 2. Telo výkazu P. Č. poradové číslo vety v mesačnom výkaze platby R. Č. rodné číslo (do roku 1953 sa používalo 9 ciferné RČ, odvtedy 10 ciferné uviesť tak ako je v ZCZ zmluve) Obdobie Kat 3 a 4 mesiac, za ktorý sa platí daný príspevok v tvare RRRRMM (R = rok, M = mesiac napr. 201101, čo znamená mesiac január roku 2011) ak zamestnanec vykonával v danom mesiaci práce zaradené do kategórie 3 alebo 4, uveďte číslo 1, v opačnom prípade číslo 0 4
Druh zamestnania pre VD Odpracované príspevok ZCZ nevypĺňa sa nevypĺňa sa výška príspevku účastníka (zamestnanca) v Eur príspevok ZTZ výška príspevku zamestnávateľa v Eur Typ príspevku uveďte kód príspevku veľké písmená: N normálny (riadny), M mimoriadny, P doplatenie za obdobie prerušenia; alebo uveďte príslušný kód dôvodu prerušenia účasti na sporení: C choroba, D materská dovolenka, I iný dôvod Ak zamestnávateľ odvádza za účastníka viac typov príspevkov (napríklad riadny a mimoriadny) prípadne príspevky za viacero období, potom každý typ príspevku a príspevky každého obdobia zapíšte do samostatného riadku ako ďalšiu vetu výkazu. 5
Vzor mesačného výkazu platby vytvoreného v Exceli P.Č. IČO Názov Obdobie Číslo účtu Účet DDS VS Počet viet Celková suma Suma ÚCZ Suma ZTZ Poznámka 1 1234567890 názov organizácie 201101 1234567890/0123 1423282008/1111 čísloztzzmluvy 6 33,2 13,28 19,92 hlavička výkazu P.č. Meno zamestnanca R.č. Obdobie Katg3a4 druh zam. pre VD odprac. príspevok úcz príspevok ztz Typ prísp. Číslo ÚCZ 1 Priezvisko Meno 1 rrmmdd/xxx1 201101 0 Nevypĺňať! Nevypĺňať! 3,32 9,96 N 123456789 riadny príspevok 2 Priezvisko Meno 1 rrmmdd/xxx1 201101 0 Nevypĺňať! Nevypĺňať! 6,64 0 M 123456789 mimoriadny príspevok 3 Priezvisko Meno 1 rrmmdd/xxx1 201012 0 Nevypĺňať! Nevypĺňať! 3,32 9,96 P 123456789 doplatok za 12/10 4 Priezvisko Meno 2 rrmmdd/xxx2 201101 0 Nevypĺňať! Nevypĺňať! 0 0 D 123456791 materská dovolenka 5 Priezvisko Meno 3 rrmmdd/xxx3 201101 0 Nevypĺňať! Nevypĺňať! 0 0 C 123456790 PN 6 Priezvisko Meno 4 rrmmdd/xxx4 201101 0 Nevypĺňať! Nevypĺňať! 0 0 I 123456793 ukončenie PP rozpis viet