Komunikační plán Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Jihozápad Verze 1.0 ke dni 1. 11. 2013-1 -
OBSAH 1. Úvod 5 2. Rok 2014 z hlediska realizace 10 3. Cíle Ročního komunikačního plánu v roce 2014 11 4. Cílové skupiny 11 5. Výběr komunikačních nástrojů 12 6. Plánované komunikační aktivity v roce 2014 v závislosti na předpokládaných událostech 13 7. Plánované komunikační aktivity v časovém rozložení roku 2014 17 8. Indikativní rozpočet komunikačních aktivit na rok 2014 21 9. Zodpovědnost za řízení a realizaci 22 10. Monitorování a vyhodnocení Ročního komunikačního plánu 23-2 -
Evidence procesu přípravy, schválení a revizí (kapitoly) Komunikačního plánu ROP NUTS II Jihozápad Vydání č. Platné od: 1 1. 11. 2013 Zpracoval: Zrevidoval: Schválil: Jméno Podpis Jméno Podpis Jméno Podpis Mgr. Biňovcová, Ing. Čermáková Mgr. Radimec Bc. Kubice, Mgr. Šímová - 3 -
Seznam zkratek I&P OP KoP MV NRP NOK NSRR ÚRRRSJ RR ŘO SF TP VRR Informační a propagační Operační program Komunikační plán Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Jihozápad Monitorovací výbor Národní rozvojový plán Národní orgán pro koordinaci Národní strategický referenční rámec Regionální operační program regionu soudržnosti Jihozápad Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Regionální rada regionu soudržnosti Jihozápad Řídící orgán Regionálního operačního programu Jihozápad Strukturální fondy Technická pomoc Výbor Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad - 4 -
1. Úvod Roční komunikační plán Regionálního operačního programu Jihozápad vychází z požadavku rozpracování Komunikačního plánu na období 2007 2013 vždy pro období 1 roku tak, aby byly nastaveny časové a finanční horizonty plnění obsahu plánu (viz 324 G02 Metodika komunikace realizace fondů EU v programovém období 2007 2013 (transparentnost, koordinace, řízení komunikace): Metodika tvorby a realizace Komunikačního akčního plánu pro OP, Výstup II Metodika tvorby a realizace komunikačních plánů OP pro období 2007 2013, kterou zpracoval Odbor Rámce podpory Společenství MMR ČR a Eurion o.s.). Programové období 2007 2013 sice již končí, nicméně většina aktivit bude nadále pokračovat i v roce 2014 a v dalších letech. Cíle, které jsou uvedeny v Komunikačním plánu na období 2007 2013 se v roce 2014 nemění. Pouze se změní důležitost jednotlivých specifických cílů, navíc přibude cíl další. Tím je dostatečné a jasné informování veřejnosti o budoucnosti čerpání dotací z fondů EU a informování ch žadatelů o novém programovém období 2014 2020. Při sestavování ročního komunikačního plánu na rok 2014 budeme i nadále vycházet z Komunikačního plánu na období 2007 2013 s akcentem na nový, výše zmíněný cíl. V rámci rámcového Komunikačního plánu na období 2007 2013 nelze relevantně postihnout konkrétní reálné a zároveň podrobné časové rozlišení aktivit. Roční komunikační plán definuje jednotlivé komunikační aktivity v rámci období jednoho roku, zejména ve vazbě na významné události a akce týkající se realizace. V tomto smyslu je roční komunikační plán ROP Jihozápad pracovním materiálem sloužícím ke konkrétní realizaci komunikačních aktivit vedoucím k plnění komunikačních cílů včetně monitorování a hodnocení. Komunikační plán i roční komunikační plán jsou dokumenty, jimiž se řídí činnost řídícího orgánu v oblasti komunikace a publicity (viz Operační manuál kap. 17, Komunikace a publicita). Podkladem pro zpracování Komunikačního plánu byl zejména rámcový Komunikační plán na období 2007 2013 a pracovní publicitní plán na rok 2014. Ten sestavil tým publicity na základě zkušeností z předchozích let. V rámcovém dokumentu Komunikační plán na období 2007 2013 jsou uvedeny cíle i cílové skupiny, ze kterých budeme vycházet i při jeho rozpracování do ročního plánu komunikačních aktivit. Při plánování aktivit budeme přihlížet k plánování nového programového období. Realizace komunikačních aktivit v roce 2013 V roce 2013 se komunikační aktivity směřující k publicitě prováděly na základě zpracovaného Komunikačního plánu na období 2013. Komunikační plán na období 2013 byl zpracován v lednu 2013 a následně schválen Výborem Regionální rady usnesením č. 727/2013 ze dne 29. 1. 2013. Hlavní cíle komunikace v roce 2013: a) prohloubení základních komunikačních vazeb mezi a cílovými skupinami (prostřednictvím www stránek, informačních materiálů, zpravodajů a metodik, příruček, soutěží, inzercí a informací v denním tisku a ve specializovaných periodikách) b) zajištění publicity k 24. 29. výzvě c) zajištění hlavní informační aktivity v roce 2013 výroční konference 2013 Naplnění indikátorů v roce 2013 Komunikační aktivity byly plněny dle nastavených indikátorů KoP na období 2013 a v souvislosti s významnými událostmi průběhu realizace ROP NUTS II Jihozápad (vyhlášení výzev, průběžné hodnocení projektů, publikace projektů podpořených prostřednictvím ) - 5 -
za účelem naplnění hlavních cílů KoP 2007 2013. Všechny aktivity byly primárně zaměřeny na 3 cílové skupiny: široká veřejnost, žadatelé o dotace a skuteční příjemci podpory. Cílovou hodnotu nastaveného indikátoru vysoko překročil počet vytvořených a otištěných tiskových zpráv. V průměru vydáváme měsíčně 2 3 zprávy dle aktuální potřeby. S tímto souvisí i velký počet otištěných zpráv zachycených denním monitoringem tisku. Novinkou v tomto roce bylo měsíční vysílání reportáží na regionálních televizích. Od února jsme pravidelně odvysílali 2 reportáže za měsíc jednu na Jihočeské televizi, druhá běžela na TVZAK. Jedná se o reportáže, které pro nás dle smlouvy natáčela Jihočeská televize. Tímto došlo k efektivnímu využití natočeného materiálu. Vzhledem k tomu, že rok 2013 byl plný publicitních akcí, objednali jsme i větší počet typů propagačních předmětů. Ty sloužily především jako ceny do organizovaných soutěží. V roce 2013 jsme zorganizovali 6 seminářů pro žadatele. Toto číslo také převyšuje náš předpoklad. Oproti loňskému roku jsme zaznamenali mírný pokles v návštěvnosti webových stránek ROP Jihozápad. Na druhé straně došlo k navýšení počtu pravidelných odběratelů novinek z webových stránek. Ukazuje se, že návštěvnost webových stránek stoupá především v období vyhlášení velkých výzev, tedy je závislá na tom, zda má ROP zajímavé téma pro veřejnost. V roce 2013 jsme neshledali potřebu informovat veřejnost formou bulletinu, který byl v předchozích letech samozřejmostí. Údaje v tabulce jsou k datu 1. 11. 2013. Tabulku naplňování indikátorů naleznete na str. 7. - 6 -
Tabulka 1: Indikátory výstupů a výsledků zvolené ke sledování jednotlivých nástrojů informovanosti a publicity v roce 2013 k 1. 11. 2013 Celostátní a regionální seriózní deníky Odborná periodika Regionální rozhlas Regionální televize Počet vytvořených článků o vybraných a realizovaných projektech Počet vytvořených tiskových zpráv Počet vytvořených výzev (inzerce) 2013 MEDIÁLNÍ KAMPAŇ Dosažená 2013 95 130 110 131 6 6 Počet otištěných článků o vybraných a realizovaných projektech Počet otištěných tiskových zpráv Počet otištěných výzev (inzerce) 2013 Dosažená 2013 85 120 81 102 6 6 Počet vytvořených článků 30 30 Počet otištěných článků 28 28 Počet vytvořených rozhlasových zpráv a reportáží do ČRo ČB Počet vytvořených rozhlasových zpráv a reportáží do ČRo Plzeň Počet vytvořených televizních zpráv a reportáží 10 16 10 16 39 50 Počet vysílaných rozhlasových zpráv a reportáží na ČRo ČB Počet vysílaných rozhlasových zpráv a reportáží na ČRo Plzeň Počet vysílaných televizních zpráv a reportáží 10 16 10 16 39 63-7 -
Databázový mailing Metodiky, manuály příručky Informační publikace Bulletin Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Digitální média a multimédia ON-LINE KOMUNIKACE Počet webových stránek 2 2 Počet abonentních systémů 1 1 Počet vytvořených typů publikací Počet vytvořených informačních publikací Počet vytvořených bulletinů Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Počet vytvořených digitálních nosičů PUBLIKAČNÍ AKTIVITY Návštěvnost webových stránek www.rr-jihozapad.cz Počet registrovaných osob na www.rr-jihozapad.cz 720386 784050 148 186 14 14 Počet distribuovaných výtisků 3 600 3600 7 8 16 16 40 52 PŘÍMÁ KOMUNIKACE Počet distribuovaných informačních publikací Počet distribuovaných kusů bulletinů Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Počet distribuovaných digitálních nosičů 3 250 3250 5238 5238 2000 2039-8 -
Konference Informační semináře Semináře pro realizátory projektu Propagační předměty Komunikační plán Počet zorganizovaných konferencí Počet zorganizovaných seminářů pro žadatele Počet seminářů pro realizátory projektu Počet typů vytvořených propagačních předmětů 10 10 Počet účastníků konferencí 687 687 63 69 48 51 OSTATNÍ NÁSTROJE 34 53 Monitoring médií Počet otištěných výstupů 4850 5850 Počet účastníků na informačních seminářích Počet účastníků na seminářích pro realizátory projektu Počet distribuovaných propagačních předmětů Počet výstupů zachycených monitoringem 1330 1432 736 801 6 281 7304 4850 5850-9 -
2. Rok 2014 z hlediska realizace Rok 2014 představuje pro realizaci navázání na komunikační aktivity v roce 2013. V průběhu roku 2013 žadatelé předkládali projekty v rámci 24. 29. výzvy k různým oblastem podpory. V roce 2013 bylo možné komunikovat převážně pozitivní události jako úspěšné certifikace, úspěchy projektů v nejrůznějších soutěžích, vyhlášení výzev. Úřad Regionální rady se v roce 2013 zaměřil na posilování značky, na komunikaci s veřejností a s příjemci dotací. Realizoval již potřetí letní inzertní kampaň Tipy na výlet, která si kladla za cíl prezentovat široké veřejnosti úspěšně dokončené projekty v oblasti cestovního ruchu. Opět se nám zde velice osvědčil koncept propojení inzerátů v novinách a na internetu. S velkým úspěchem se také setkala soutěž KOMPAS hledá se nejlepší výlet s. Zúčastnilo se jí celkem 2108 soutěžících, kteří hlasovali v průběhu celého měsíce srpna. Nejvíce hlasů získal výlet "Konstantinovy lázně na kolech i pěšky", který se díky svým 623 hlasům umístil na prvním místě. V roce 2014 chceme na tyto kampaně navázat. Publicita podpořených projektů zůstane v roce 2014 nadále stěžejní komunikační aktivitou. Nově se také zaměříme na prezentaci budoucnosti čerpání evropských dotací. Kromě aktivit směřujících k trvale udržitelné publicitě jsme při návrhu ročního KoP zohlednili i očekávané události ve vztahu k realizaci ROP Jihozápad v průběhu roku 2014, které jsou shrnuty v následující tabulce. Zde musíme podotknout, že rok 2014 bude dosti specifický, vzhledem k ukončování programového období. V současné době je v plánu pouze jedna výzva, jejíž vyhlášení se plánuje na únor 2014. V závislosti na čerpání finančních prostředků však nevylučujeme vyhlášení některých dalších výzev. Tabulka 2: Předpokládaná publicita významných událostí v průběhu realizace v roce 2014 Termín Událost Publicita první čtvrtletí Vyhlášení 30. výzvy. k vyhlášení výzvy. Tisková konference. Zveřejnění dokumentace na webových stránkách. Inzerce. Seminář pro žadatele. druhé čtvrtletí Vyhlášení výsledků 27. a 29. výzvy. Tiskové zprávy, tisková konference a články k vyhlášení výsledků výzev. Zveřejnění výsledků na webových stránkách. Semináře pro příjemce. druhé čtvrtletí Ukončení předkládání projektových žádostí v rámci 30. výzvy. Tiskové zprávy a články k ukončení výzvy. druhé čtvrtletí Publicitní akce ke Dni Evropy PR. druhé čtvrtletí Publicitní akce ke Dni dětí PR. druhé/třetí čtvrtletí Putovní výstava Tiskové zprávy k jejímu průběhu. třetí čtvrtletí Vyhlášení výsledků 30. výzvy. Tiskové zprávy, tisková konference a články k vyhlášení výsledků výzvy. Zveřejnění výsledků na webových stránkách. Semináře pro příjemce. třetí čtvrtletí Billboardová kampaň Prezentace úspěšných projektů. třetí čtvrtletí Kampaň Tipy na výlet č. 4. Příprava a zveřejnění inzerátů. čtvrté čtvrtletí Výroční a odborná konference ROP Jihozápad 2014 a tisková konference. Finální zhodnocení implementace. Budoucnost čerpání evropských dotací. - 10 -
3. Cíle Ročního komunikačního plánu v roce 2014 Rok 2014 je rokem navazujícím na programové období 2007 2013. Plánuje se tedy vyhlášení posledních výzev a schválení posledních projektů k realizaci. Informační aktivity tedy logicky přesunou svoji aktivitu od žadatelů směrem k příjemcům. Cílem kampaně bude zajistit zdárnou realizaci podpořených projektů a udržet příjemce aktivní a pozorné i v době udržitelnosti projektů. Dalším cílem bude propagace projektů podpořených z. V roce 2014 se dále publicita zaměří na informování ch žadatelů a veřejnosti o budoucím programovém období. Pro úspěšnou komunikaci v roce 2014 budou významné všechny 3 specifické cíle uvedené v rámcovém Komunikačním plánu na období 2007 2013: Komunikace pro úspěch politiky HSS Zajistit a zvýšit prostřednictvím včasné, strukturované, dostatečné a kvalitní komunikace úspěšnost realizace nástrojů politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU v rámci regionu NUTS II Jihozápad prostřednictvím široké komunikace o existenci a možnostech čerpání dotací ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti v období 2007 2013 a o přidané hodnotě, kterou znamená pro širokou veřejnost. Komunikace pro úspěšný program Přispět k úspěšné realizaci prostřednictvím kvalitní komunikace ve vnitřním prostředí programu (uvnitř řídící a implementační struktury programu) a v jeho vnějším prostředí (vůči ostatním OP a dalším subjektům ovlivňujícím implementaci SF v ČR), zejména pak na strategické rovině ovlivňující směřování, postavení a realizaci. Komunikace pro úspěšný projekt Zajistit realizaci úspěšných projektů v rámci prostřednictvím včasné, strukturované a dostatečně kvalitní komunikace s mi i skutečnými příjemci. 4. Cílové skupiny Cílové skupiny komunikačních aktivit v roce 2014 budou v souladu s KoP následující: vnější cílové skupiny široká veřejnost politická reprezentace žadatelé žadatelé a koneční uživatelé cílové skupiny projektů realizovaných v rámci operačního programu média koneční příjemci a jejich partneři experti (expertní okolí) vnitřní cílové skupiny Regionální rada regionu soudržnosti Jihozápad (ŘO ) Monitorovací výbor Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad - 11 -
5. Výběr komunikačních nástrojů Komunikační plán Jako vhodné nástroje informovanosti a publicity byly identifikovány následující nástroje: Konference a veletrhy prezentace, posilování image a povědomí, budování partnerství a povědomí o přínosech pro rozvoj regionu. Informační letáky iniciace zájmu o detailnější informace a budování povědomí o přínosech politiky HSS a jejich nástrojů, případně přenos základních informací směrem k veřejnosti. Důležitá je distribuce a umístění plakátů a letáků. Webové stránky (www.rr-jihozapad.cz) stěžejní nástroj informační kampaně, který umožňuje oslovit široké spektrum cílových skupin ve značné hloubce a rozsahu sdělení. Konzultace osobní podávání informací, což umožňuje přesnější směrování informací, zpětnou vazbu, směrování na další informační zdroje, přímou distribuci publikací, digitálních médií, apod. Zpravodaje pravidelné informování široké i odborné veřejnosti o průběhu implementace, novinkách, apod. Zajišťuje kontinuální informovanost především ch žadatelů, žadatelů a příjemců. Propagační předměty nástroj budující povědomí o. Cílem je budování a posilování povědomí, budování image programu. Tiskové zprávy, tiskové konference zdroj informací pro média, veřejnost, sekundárně i další cílové skupiny. vhodný k rychlému informování o novinkách a průběhu realizace nástrojů politiky HSS. Workshopy, semináře zaměřeno na konkrétnější oblasti informací, případně koordinace (nebo účast) na regionálních akcích. Konkrétní obsah akcí bude odrážet potřeby jednotlivých cílových skupin. Aplikace jednotného vizuálního stylu Regionální rozhlas (zejména ČRo České Budějovice, Plzeň, Hitrádio Faktor), Regionální televize (zejména reg. redakce ČT, RTA, TV RT1, JČTV, ZAK a další) Z hlediska realizace jednotlivých komunikačních aktivit a jejich propojení s časovým harmonogramem byly navrženy následující tabulky: - 12 -
6. Plánované komunikační aktivity v roce 2014 v závislosti na předpokládaných událostech Tabulka 3: Plánované komunikační aktivity v roce 2014 v závislosti na předpokládaných událostech Komunikační aktivita Ve vztahu k publicitě Sdělení MEDIÁLNÍ KAMPAŇ Celostátní a regionální seriózní deníky Cílové skupiny Předběžný termín realizace vyhlášení 30. výzvy a dalších harmonogram, oblasti podpory, alokace, zveřejnění dokumentace k výzvám média v den vyhlášení Zasílání informací o významných událostech v průběhu realizace ROP Jihozápad tiskové zprávy (TZ) ukončení 30. výzvy a dalších výsledky 24., 25., 26., 27., 28., 29., 30. výzvy a dalších počet předložených žádostí, celkový finanční objem žádostí, další postup (hodnocení, výběr) počty projektů v jednotlivých oblastech podpory, alokace, výběr zajímavých projektů média média; příjemci dle ukončení v závislosti na zasedání Výboru Regionální rady průběžná publicita, PR ROP JZ/EU, propagace Tipů na výlet, konferencí a dalších významných akcí ÚRR, informování o budoucnosti čerpání dotací dle potřeby zajímavé projekty ROP JZ, funkce úřadu, zajímavé akce ROP JZ, budoucnost čerpání dotací z EU média; žadatelé rok články k výzvám vyhlášení, ukončení výzev a vyhlášení výsledků média; žadatelé rok Redakční články články ke kampani Tipy na výlet prezentace turistických projektů média červenec, srpen PR ukončených projektů; PR ROP JZ, informování o budoucnosti čerpání dotací dle potřeby průběžné informování o ukončených projektech ROP Jihozápad a akcích ÚRR, budoucnost čerpání dotací z EU a koneční uživatelé; média rok Odborná periodika (Evropské noviny, atd.) - 13 -
Podrobnější informace (články) o průběhu Zasílání aktualit a reportáží o průběhu realizace ROP Jihozápad Vysílání zpráv, příspěvků a reportáží o průběhu realizace ROP Jihozápad Primární komunikační nástroj ROP Jihozápad články k výzvám viz tiskové zprávy PR ukončených projektů; PR ROP JZ, informování o budoucnosti čerpání dotací dle potřeby vyhlášení, ukončení výzev a vyhlášení výsledků průběžné informování o ukončených projektech ROP Jihozápad a akcích ÚRR, budoucnost čerpání dotací z EU, případně další odborná témata média; žadatelé a koneční uživatelé; média Regionální rozhlas (zejména ČRo České Budějovice, Plzeň, Hitrádio Faktor) reportáže k výzvám viz tiskové zprávy PR ukončených projektů; PR ROP JZ, informování o budoucnosti čerpání dotací dle potřeby vyhlášení, ukončení výzev a vyhlášení výsledků. průběžné informování o ukončených projektech ROP Jihozápad a akcích ÚRR, budoucnost čerpání dotací z EU média; žadatelé a koneční uživatelé; média rok rok rok rok Regionální televize (zejména reg. redakce ČT, RTA, TV RT1, JČTV, ZAK a další) aktuální informace o průběhu ROP Jihozápad, PR ROP Jihozápad, informování o budoucnosti čerpání dotací aktuální informace o průběhu ROP Jihozápad, informování o budoucnosti čerpání dotací aktuality, zprávy a rozhovory ve vztahu k významným událostem v průběhu realizace ON-LINE KOMUNIKACE Webové stránky (www.rr-jihozapad.cz) aktuality, zprávy, vyhlášení výzev a výsledků, dokumentace, příručky, výsledky, termíny akcí, tabulky, seriál o úspěšných projektech, PR ÚRRRSJ a koneční uživatelé; média; žadatelé a koneční uživatelé; média; žadatelé rok dle dohody s TV redakcemi rok s přihlédnutím k důležitým akcím ve vztahu k výzvám a jejich hodnocení - 14 -
Registrace uživatelů na www.rrjihozapad.cz k pravidelnému odběru vybraných novinek Informování cílových skupin o jednotlivých OP, průvodce evropskými fondy - nástroj publicity NOK Brožury, letáky, příp. dotisk dříve vydaných Informační zpravodaj seznamující s aktuálními informacemi o průběhu ROP Jihozápad, distribuce elektronicky i v tištěné podobě CD (DVD), USB nosič s informacemi pro příjemce, propagační DVD shrnující výsledky aktuální informace o průběhu ROP Jihozápad aktuální informace z www.rrjihozapad.cz jsou zasílány abonentům 1x týdně média; žadatelé Webový portál (www.strukturalni-fondy.cz) existence a význam nástrojů politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU možnosti čerpání dotací ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti v období 2007 2013 PUBLIKAČNÍ AKTIVITY Informační publikace základní informace k, průběh, výsledky, PR ROP JZ, informování o budoucnosti čerpání dotací Bulletin ÚRRRSJ aktuální informace o, shrnující informace o činnosti ROP Jihozápad; PR ROP JZ Digitální média a multimédia veškeré dokumenty týkající se příjemců podpory; informace o realizovaných projektech a průběhu ROP Jihozápad; PR ROP JZ PŘÍMÁ KOMUNIKACE Informační semináře a koneční uživatelé; média; žadatelé veřejnost veřejnost veřejnost rok rok dle potřeby v průběhu celého roku dle potřeb v průběhu celého roku dle potřeby; měsíční výstup na DVD - 15 -
Pracovní semináře, workshopy pro žadatele pro veřejnost Pracovní semináře, workshopy pro příjemce Výroční konference Jednání Pracovní skupiny pro informování a publicitu fondů EU, s cílem sjednocení a koordinace publicity všech ŘO OP - nástroj publicity NOK Propagace ROP Jihozápad prostřednictvím 3D předmětů (tužky, bloky, USB nosiče, deštníky, tašky, vizitníky a další) výzvy, informování o budoucnosti čerpání dotací výzvy, zhodnocení celého programovacího období, informování o budoucnosti čerpání dotací semináře pro žadatele a veřejnost Semináře pro realizátory projektů semináře pro příjemce Konference představení výsledků ROP Jihozápad za celé období, velké projekty, činnost ÚRRRSJ, budoucnost čerpání dotací z EU, PR ROP JZ OSTATNÍ NÁSTROJE žadatelé, veřejnost příjemci média dle harmonogramu výzev dle harmonogramu výzev třetí čtvrtletí Účast na jednáních Pracovní skupiny pro informování a publicitu fondů EU EU fondy, OP, ROP Jihozápad a EU existence a možnosti nástrojů politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU, OP a ROP Jihozápad Propagační předměty existence ROP Jihozápad, kontaktní údaje, PR ÚRR úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad a koneční uživatelé dle vyhlášení termínů jednání MMR rok - 16 -
7. Plánované komunikační aktivity v časovém rozložení roku 2014 Tabulka 4: Plánované komunikační aktivity v časovém rozložení roku 2014 Období komunikace Realizace komunikačních aktivit 01/2014 02/2014 03/2014 04/2014 Regionální TV a rozhlas Regionální TV a rozhlas Putovní výstava Regionální TV a rozhlas Putovní výstava Regionální TV a rozhlas Putovní výstava Publicitní akce ke Dni Evropy Prezentace úspěšných projektů. Vyhlášení výsledků 27. 29. výzvy. Informace k výsledkům 27. 29. výzvy, průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalni-fondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Vyhlášení 30. výzvy. Výběr projektů a jejich grafické zpracování. Informace k 30. výzvě, průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalni-fondy.cz Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Prezentace aktuálního dění nebo úspěšných projektů. Příprava a propagace putovní výstavy. Průběžná aktualizace; propagace putovní výstavy, zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalni-fondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Prezentace aktuálního dění a putovní výstavy. Prezentace úspěšných projektů na různých místech Jihočeského a Plzeňského kraje. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; propagace putovní výstavy, aktualizace www.strukturalni-fondy.cz. Příprava a organizace akce. Analýza denního monitoringu tisku. - 17 -
Období komunikace Realizace komunikačních aktivit 05/2014 06/2014 Regionální TV a rozhlas Publicitní akce ke Dni Evropy Letní kampaň Tipy na výlet. Putovní výstava. Billboardovou kampaň Regionální TV a rozhlas Celostátní a regionální seriózní deníky. Prezentace úspěšných projektů. PR. Příprava článků, plán inzerce. Prezentace aktuálního dění, publicitní akce ke Dni Evropy a putovní výstavy. Prezentace úspěšných projektů na různých místech Jihočeského a Plzeňského kraje. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Příprava a grafické zpracování kampaně. Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Prezentace aktuálního dění nebo úspěšných projektů. Příprava článků a plán inzerce letní kampaň Tipy na výlet. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Billboardovou kampaň Publicitní akce ke Dni dětí Analýza denního monitoringu tisku. Příprava a grafické zpracování kampaně. PR. Regionální TV a rozhlas Prezentace úspěšných projektů. Billboardovou kampaň Prezentace úspěšných projektů prostřednictvím billboardů. 07/2014 Celostátní a regionální seriózní deníky. Inzerce článků letní kampaň Tipy na výlet. Prezentace aktuálního dění nebo úspěšných projektů. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. 08/2014 Regionální TV a rozhlas Prezentace úspěšných projektů. - 18 -
Období komunikace Realizace komunikačních aktivit 09/2014 10/2014 11/2014 12/2014 Billboardovou kampaň Celostátní a regionální seriózní deníky. Regionální TV a rozhlas Výroční a odborná konference Tištěná kampaň v regionálním tisku Regionální TV a rozhlas Výroční a odborná konference Tištěná kampaň v regionálním tisku Regionální TV a rozhlas Výroční a odborná konference Regionální TV a rozhlas Prezentace úspěšných projektů prostřednictvím billboardů. Inzerce článků letní kampaň Tipy na výlet. Prezentace aktuálního dění nebo úspěšných projektů. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Prezentace aktuálního dění nebo úspěšných projektů. Plán programu, zamluvení prostor, pozvání hostů. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Výběr projektů a příprava přílohy zaměřené na prezentaci úspěšných projektů v regionálním tisku. Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Pozvání veřejnosti. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Příloha zaměřená na prezentaci úspěšných projektů v regionálním tisku. Prezentace aktuálního dění a výroční konference. Analýza denního monitoringu tisku Prezentace úspěšných projektů. Realizace. Prezentace aktuálního dění a výroční konference. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Prezentace aktuálního dění nebo úspěšných - 19 -
Období komunikace Realizace komunikačních aktivit projektů. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. - 20 -
8. Indikativní rozpočet komunikačních aktivit na rok 2014 Pro zajištění informačních a propagačních aktivit budou v roce 2014 využity služby interního tiskového mluvčího a služby externích dodavatelů. Některé finanční částky za zpracování jednotlivých aktivit mediální kampaně proto nelze jednotkově vyčíslit vzhledem k tomu, že budou zajišťovány interně zaměstnanci Řídícího orgánu a tiskovým mluvčím (jediné výdaje jsou proto osobní náklady). Ostatní náklady spojené s komunikačními, publikačními a ostatními aktivitami budou hrazeny z finančních prostředků technické pomoci dle podmínek a definice programového dokumentu. Pro financování jednotlivých opatření informovanosti a publicity bude nutné dodržet legislativní podmínky definované ve stanoveních Nařízení Rady a Komise. Indikativní rozpočet jednotlivých plánovaných komunikačních aktivit v roce 2014 uvádíme v tabulce č. 5. Tabulka 5: Indikativní rozpočet komunikačních aktivit na rok 2014 Odhad ceny za Komunikační jednotku (Kč) aktivita vč. DPH Mediální kampaň Počet plánovaných jednotek Odhad celkové ceny (Kč) vč. DPH (vytvoření textu) 1 500 36 54 000 Články - 20 200 000 Televizní reportáže 60 500 12 726 000 Rozhlasová reportáž - - 400 000 PR akce - 3 600 000 Tiskové konference 3 000 4 12 000 Publikační aktivity Tisk PPŽ/PPP, výroční zpráva, ostatní publikace dle typu publikace dle potřeby 400 000 Bulletin 25 000 2 50 000 Inzerce Deník, MF Dnes, apod. 250 000 2 500 000 Přímá komunikace Pracovní semináře, workshopy pro žadatele Pracovní semináře, workshopy pro příjemce 1 500 2 3 000 1 500 2 3 000 Ostatní nástroje Konzultace a externí mluvčí - 12 200 000 Zajištění pořádání konference ROP Jihozápad 2014 100 000 1 100 000 Propagační předměty (tužky, USB flash, vizitníky, tašky, deštníky) dle typu předmětu dle typu předmětu Indikativní rozpočet celkem: 500 000 3 748 000 Kč vč. DPH - 21 -
9. Zodpovědnost za řízení a realizaci Za plánování a realizaci Ročního komunikačního plánu na úrovni odpovídá řídící orgán, tj. Regionální rada regionu soudržnosti Jihozápad. Realizace I&P opatření bude financována z prostředků prioritní osy 4 Technická pomoc. Roční komunikační plán zpracovává Oddělení monitoringu a publicity. Realizace požadavků na zajištění informovanosti a propagace zahrnuje širokou škálu informačních a komunikačních nástrojů, které se odvíjejí od povahy jednotlivých cílových skupin a typu zveřejňovaných informací. Mezi tyto nástroje budou patřit např. příprava propagačních materiálů, pořádání tiskových konferencí, organizování seminářů pro žadatele a příjemce, konferencí či provozování informačních internetových stránek (www.rr-jihozapad.cz). Součástí všech publikovaných materiálů týkajících se pomoci ze Strukturálních fondů bude jednotný vizuální styl v souladu s náležitostmi definovanými v čl. 9 prováděcího Nařízení Komise č. 1828/2006. - 22 -
10. Monitorování a vyhodnocení ročního Komunikačního plánu Monitorováním KoP je pověřen Monitorovací výbor, vlastní sledování ukazatelů (indikátorů) KoP pak zajišťuje manažer publicity (Oddělení monitoringu a publicity). Do pravomocí monitorovacího výboru spadá monitorování implementace programu na základě hodnocení finančních a věcných indikátorů, schvalování výroční a závěrečné zprávy o provádění programu. Součástí výročních a závěrečných zpráv o provádění programu jsou také informace o opatřeních přijatých Řídicím orgánem a monitorovacím výborem pro zajištění kvality a účinnosti opatření na podporu informovanosti a propagace programu, včetně konkrétních příkladů. Monitorovací výbor je průběžně informován o realizaci KoP a dílčích ročních plánech komunikačních aktivit, a to na základě zprávy podávané Řídicím orgánem na každém jednání Monitorovacího výboru, která se konají minimálně dvakrát ročně. Monitorování a hodnocení realizace ročního KoP je sledováno prostřednictvím ukazatelů na úrovni výstupů a výsledků realizovaných opatření informovanosti a publicity. Indikátory výstupů a výsledků jsou definovány pro snadnější sledování na úrovni jednotlivých nástrojů informovanosti a publicity. - 23 -