S 002~ 2002 Sirius Zpracování formuláfiû a vytûïování dat
Zpracování formulářů a vytěžování dat Zrychlení práce, sníïení poãtu chyb, úspora pracovníkû, to jsou v hody pouïití systému pro zpracování formuláfiû a vytûïování dat. Pfiedev ím tam, kde je nutno pofiídit velké mnoïství dat z papírov ch dokumentû, je asistence systému Sirius neocenitelná. Dává k dispozici v echny moderní nástroje k dosaïení dokonal ch v sledkû. Modulární koncept Funkce systému Sirius pro zpracování formuláfiû a vytûïování dat poskytují nástroje pro hromadnou digitalizaci dokumentû a jejich pfiedzpracování, komfortní manipulaci s dokumenty v elektronické podobû, tj. jejich zafiazování do skupin, tfiídûní a vyhledávání. Z digitalizovan ch dokumentû je moïno vytûïovat data rûzn mi metodami od zcela automatick ch, které vyuïívají pokroãilé algoritmy rozpoznávání písma, aï po asistenci pfii ruãním pofiizování dat z dokumentû, které jsou strojovû neãitelné. VytûÏená data jsou transportována do aplikací v nadfiazen ch informaãních systémech. Pfii pfiípravû dokumentû a jejich metadat pro digitální archivaci je kromû ostatních modulû systému Sirius vyuïíván také modul pro zpracování formuláfiû a vytûïování dat. Twain Fax Import Dávkové Dávky Práva V stupní zpracování Vstupní porty skupin Pofiadaãe Databáze indexy data Soubory UÏivatelské rozhraní API Ovládání pamûèov ch systémû E-mail porty Export Tiskov manaïer
1. Fomuláře Pro zpracování v systému Sirius jsou vhodné pfiedev ím formuláfie navrïené pro optické rozpoznání písma, ale i bûïné pfiedti tûné formuláfie. DodrÏení pravidel návrhu formuláfie zvy uje kvalitu celého procesu vytûïování dat. Formuláfi mûïe obsahovat: BûÏné typy ãárov ch kódû Libovolné grafické prvky, podle kter ch lze formuláfi identifikovat pfii pozdûj ím ãtení Ruãnû vyplàovaná pole DRO B N Y L O U N I C E BRNE N SKA 1 8 ROBE R T I N G. 6 1 2 0 0 1 200 TISIC DVE ST Za krtávací políãka Strojem psané nebo pfiedti tûné texty bez omezení typu písma ZpÛsob plateb Bankovní spojení CGMB BANK Informace, které jsou ukládány pfii zpracování v grafické podobû, jako napfi. podpisy, obrázky apod. Sirius rozpozná formuláfi buìto podle ãárového kódu nebo grafického prvku, kter je pro urãit typ formuláfie jedineãn. Definování grafického prvku
2. Návrh šablony ablona popisuje kaïd typ formuláfie, postup pfii jeho zpracování, jednotlivé druhy ãtecích zón, databázová pole, do kter ch se ukládají vytûïená data, a kontrolní mechanizmy. Návrh ablony definování zóny s ãárov m kódem. Detail - zónové ãtení Skenování 3. 4. Zónové čtení Dokumenty jsou skenovány do dávek. V prûbûhu skenování je moïno provádût rozpoznávání typu dokumentu a sluãování vícestránkov ch dokumentû. Jsou podporovány skenery s ovladaãi typu TWAIN a ISIS. Obsluha mûïe komfortnû ovládat rûzné funkce skeneru, jako napfi. formát pfiedlohy a oboustranné/jednostranné skenování. Nerozpoznan m dokumentûm je moïné pfiifiadit ablonu ruãnû. Rozpoznáním dokumentu je vybrána pfiíslu ná ablona. Je provedeno zpracování obrazu (vyrovnání dokumentu a odstranûní neãistot), nalezení registraãních znaãek a pfiifiazení ablony. Databázová pole jsou automaticky plnûna daty z pfiíslu n ch zón nebo pfiedvolen mi hodnotami. Jsou provedeny kontroly a automatické opravy, vãetnû záznamu informací o chybách pro kaïd jednotliv znak z rozpoznávacího pole. DRO B N Y L O U N I C E BRNE Databázová pole jsou automaticky plnûna daty z pfiíslu n ch zón.
Verifikace 5. 6. Uvolnění dokumentů a dat Verifikace je proces, kter podstatnû zvy uje úroveà vytûïen ch dat. Systém Sirius podporuje jak automatickou verifikaci, tak i verifikaci operátorem. Automatická verifikace podporuje napfiíklad: Kontrolní mechanizmy pfii kaïdé zmûnû Seznamy povolen ch hodnot Slovníky Kontrolu na numeriãnost, modulo 10, 11 Podmínûné vazby mezi hodnotami polí Povinná/nepovinná pole Pfiedvolené hodnoty pro nevyplnûná pole Ruãní pfiifiazení ablony nerozpoznan m dokumentûm Dokumenty zpracované v dávkách jsou po verifikaci uvolnûny k pouïití. Pfiitom je provedena fiada operací. Dokument a vytûïená data jsou uvolnûna pro dal í zpracování buìto ruãnû nebo po provedení pfiedepsaného poãtu kontrol automaticky Uvolnûné dokumenty jsou uloïeny do databáze spolu s vytûïen mi daty VytûÏená data jsou exportována do cílové aplikace Pfii verifikaci vidí operátor detail dokumentu, kter právû opravuje. Opravovan znak je oznaãen.
Dávkové zpracování V echny operace pfii zpracování formuláfiû a vytûïování dat je moïné provádût v dávkovém reïimu. Dávkov systém zpracování dokumentû dovoluje pracovat s velk mi objemy dat, umoïàuje rozdûlovat zpracování na libovolné mnoïství pracovi È a vytváfiet specializovaná pracovi tû pro skenování, ãtení a verifikaci dat. Dávkov systém Sirius spolupracuje s fiadou vstupních portû a zafiízení pro digitalizaci dokumentû. Úlohy jsou zpracovávány na specializovan ch pracovi tích. Elsyst Engineering» Brnûnská 10, 682 01 Vy kov tel.: +420 517 334 070 2» fax: +420 517 334 071 ee@ee.cz» www.ee.cz