WAREHOUSE MANAGEMENT METHODS Rudolf Kampf 1, Jaroslav Morkus 2 ABSTRACT Paper deals with the methods of inventory control in warehouse management. The paper deals with a general description of the methods with reference to their advantage. KEY WORDS logistic chain, warehouse, management, information LANGUAGE OF THE PAPER Czech 1 doc. Ing. Rudolf Kampf, CSc. Univerzita Pardubice, Fakulta ekonomicko-správní, Studentská 95, Pardubice, email: rudolf.kampf@upce.cz 2 Ing. Jaroslav Morkus, Univerzita Pardubice, Dopravní fakulta Jana Pernera, Studentská 95, Pardubice, email: jaroslav.morkus@upce.cz 206
METODY ŘÍZENÍ SKLADŮ 13 th International Scientific Conference Skladové hospodářství lze definovat jako využívání finančních a věcných prostředků pro pořízení a uchování zásob a jejich vyskladnění. Od toho se odvíjí definice skladování, které zajišťuje uskladnění produktů v místech jejich vzniku a mezi místem vzniku a spotřeby. Také poskytuje vedení podniku nezbytné informace o stavu, podmínkách a rozmístění skladovaných produktů. Jelikož sklady v podstatě slouží k hospodaření se zásobami, tak se způsoby řízení skladů odvíjí od řízení zásob. Skladování má následující funkce: Přesun zboží: příjem, transfer či uskladnění, kompletace dle objednávky, překládání, expedice. Uskladnění zboží: přechodné uskladnění, časově omezené uskladnění. Přenos informací Skladování pomáhá udržovat kvalitu zákaznického servisu na požadované úrovni různými způsoby. Jedná se o motivy, proč vlastně využívat možnosti skladování. vyrovnávací funkce odchylek, které se v materiálovém toku mohou vyskytnout, zabezpečovací funkce zabraňující následkům nepředvídaných rizik ve výrobním procesu, případně změny v odbytu, apod., kompletační funkce pro vytváření specifického sortimentu dle individuálních požadavků zákazníků či odběratelů, spekulační funkce umožňující využití očekávaných změn cen na trhu, zušlechťující funkce poskytující jakostní změny na uskladněných produktech (kvašení, sušení, zrání vína apod.). Využívání skladů jako pouhých míst úschovy je stále více nahrazováno jejich využitím jako průtokových bodů. Ve větší míře se využívá informací, které umožňují realizovat menší dodávky dle přesnějších parametrů a sklady plní spíše konsolidační funkci, snižující přepravní náklady k získání lepších přepravních sazeb. 207
Mezi nejpodstatnější logistické systémy, které se zabývají řízením zásob, lze zahrnout následující: Kanban, Just in Time, Quick response, Efficient consumer response, Hub and spoke, Gross-docking, ABC analýza a mnohé další. Základem metody Kanban je vztah zákazník dodavatel ve výrobním procesu mezi jednotlivými pracovišti. Každým článkem výrobního řetězce je jak zákazník, tak dodavatel. Zákazník požaduje polotovary nebo suroviny po předcházejícím výrobním článku, tedy po dodavateli. Dodavatel jeho požadavky uspokojuje. Principy fungování metody Kanban jsou zásady, že za kvalitu je zodpovědný dodavatel, odběratel je povinen zakázku převzít, spotřeba matriálu je bez značných výkyvů a sortimentálních změn. Dodavatel ani odběratel nevytváří žádné zásoby. Zásadami pro fungování této metody je fakt, že řídit se jimi musí každé pracoviště podniku. Na základě KANBAN karty (což je v podstatě objednávkový list) příslušné pracoviště podniku odebere objednané množství společně s touto kartou a s nezbytným předstihem kartu pošle dodavateli jako další objednávku. Nevytváří se tedy výrobky na sklad, ale pouze na základě karty. Hlavní podstatou metody JIT je vyrábět jen to, co je potřebné a tak efektivně, jak je to jen možné a aby produkty byly dodány přesně v potřebný a dohodnutý časový okamžik. Z toho vyplývá všeobecně přijímané tvrzení, že tvorba zásob je v podstatě signálem určitých poruch ve výrobě či řízení. To ovšem neznamená okamžité odstranění veškerých zásob, ale odstranit příčiny vedoucí k jejich tvorbě. Hlavním prvkem zavedení systému JIT spočívá ve snaze snížení velikosti výrobních sérií, eliminaci činností, které nepřináší hodnotu, rychlém pohybu/průtoku materiálu (Lambert), maximálním důrazu na kvalitu, bezporuchovém výrobním zařízení a využití výrobních kapacit. Při tom by mělo jít o modulární strukturu výrobků, realizovat skupinovou technologii, zavést efektivní systém zásobování a využít týmovou práci. Určitou filosofií metody JIT je zásada, že každé odchylce ve výrobě a zásobování lze předcházet. Spolehlivé dodávky materiálu mohou zajistit pouze spolehliví dodavatelé, se kterými je nutno domluvit přesné dodávky požadovaného množství. Od dodavatelů jsou vyžadovány dodávky, většinou malé, ale mnohem častěji a v pravý čas. To vede 208
k minimalizaci nutné pojistné zásoby. Dalšími podmíněnými faktory pro implementaci je vhodné rozložení místa výroby a spotřeby, minimální dopravní náklady při spolehlivosti a plynulosti dodávek, omezení či úplná likvidace skladů. Je třeba konstatovat, že každé řízení zásob má svoje přednosti a nevýhody. Mezi nevýhody systému JIT patří většinou zvýšené jednotkové náklady na přepravu. Metoda Quick response (QR) zefektivňuje systém řízení zásob urychlením jejich toku. Implementace systému QR zahrnuje plnou implementaci systému JIT v rámci celého distribučního řetězce Podstatou je sdílení informací mezi všemi články řetězce. Jde především o poskytování informací, týkající se prodeje, objednávek či zásob. Hlavním předpokladem je pro zavedení využívání systému čárových kódů pro identifikaci produktů a dále elektronickou výměnu dat EDI. Tímto způsobem je umožněno sledování prodeje jednotlivých výrobků zákazníkům. Tyto informace jsou okamžitě předávány zpět ostatním článkům přes výrobce až po dodavatele surovin. Podle těchto informací výrobce následně naplánuje výrobu a zajistí dodávku surovin tak, aby byla zajištěna plynulá výroba a dodávání zboží k výrobcům a zákazníkům. Tímto je umožněno realizovat snížení zásob. Efficient consumer response (ECR) je v podstatě varianta systému QR, propojuje logistické řetězce přes výrobce, zprostředkovatele, distributory, velkoobchod až maloobchod. Hlavní cíl je uspokojit požadavky zákazníků. Hlavní prostředkem je opět identifikace pomocí čárových kódů, výměna dat, i peněz. Na základě těchto informací, které putují proti proudu zboží, jsou řízeny zásoby, distribuce, doplňování zboží. Probíhá snaha o minimalizaci skladových mezičlánků. ECR se opírá o strategii řízení logistických řetězců, vedoucích ke stabilizaci toků s minimálními zásobami zboží, strategii objektivního uspořádání sortimentu do výrobkových skupin, strategii uvádění nových výrobků na trh a promoční strategii. Podstatou koncepce cross-docking je to, že se produkty v podstatě neskladují. Skladů je využíváno jako určitých směšovacích distribučních center. Cílem této koncepce je využít výhod začlenění distribučního centra do dodavatelského řetězce mezi větší počet dodavatelů a maloobchodních sítí. Produkty se do distribučního centra přivážejí v celokamionových zásilkách od různých dodavatelů, následně jsou rozděleny v potřebném množství a spojeny s jinými výrobky do zásilky pro jednoho zákazníka. Tím zákazník nepřijde o výhodu velkých zásilek s nižšími přepravními náklady, kterých by za jiných okolností nemohl využít, neboť by se mu nevyplatilo pořídit velké zakázky od jednotlivých dodavatelů a na dodávky malého množství by zas měl nasazenou velikou přepravní sazbu. 209
Podstatou ABC analýzy je Paretova zákonitost, která říká, že většinou je 80 % důsledků vyvoláno pouze 20 % všech možných příčin. V rámci skladování je 80 % obratu zásob tvořeno 20 % sortimentu výrobků. Daný poměr je vždy přímo 80 : 20, je to pouze informativní a lze ho měnit podle specifických potřeb daného podniku. Sestavení analýzy probíhá na základě zvoleného kritéria, kterým bývá nejčastěji obrat v korunách, případně tržby, dodací lhůty apod. Vyjádřením procentického podílu na celkovém obratu se získá přehled o tom, které položky se nejvíce podílejí na obratu společnosti. Dále se položky seřadí sestupně a rozdělí se minimálně do tří skupin tak, aby položky A se podíleli přibližně na 80 % zásob obratu, položky B na 15 % a položky C na 5 %. Lze to ovšem přizpůsobit, aby to odpovídalo potřebám podniku. K řízení jednotlivých položek se přistupuje jiným stylem řízení. U položek skupiny A se provádí častěji inventura, objednávají se v menších dodávkách, ale častěji, pravidelně se hodnotí předpověď poptávky a sledují se nevyřízené objednávky a překročení dodacích lhůt. U skupiny B se je velikost objednaných dávek a zásob větší než u skupiny A. U skupiny C se provádí větší objednací množství, čímž je možno dosahovat vysoké úrovně dodavatelských služeb a inventury se provádí nahodile, méně často než u předešlých skupin A a B. Zásoby zboží v obchodě. Pro řízení zásob jsou důležité dodavatelské služby. Mezi tyto služby patří: dodací lhůty, dodací spolehlivost, dodací pružnost (flexibilita) a dodací kvalita. Nákup velkoobchodu, pokud jde o úroveň, může být velkoobchodní podnik samostatný (jako právní subjekt) nebo jako nákupní aliance a svazy, které mají ústřední a regionální sklady. Maloobchod může provádět přímý nákup, dodávky ve výrobě, u dovozce spotřebního zboží nebo nákup ve velkoobchodním skladu. Způsob nákupu může být různý: návštěva obchodního zástupce velkoobchodu v prodejně, telefonická objednávka, písemná objednávka, objednávka pomocí výpočetní techniky, objednávka ve vzorkovně u výrobce, nákup v samoobslužném velkoobchodě (MAKRO). Při rozpojení toku zboží se zásoby člení na okamžitou zásobu, kterou dáváme do objednávky, fyzickou zásobu velikost skutečné zásoby ve skladu, disponibilní zásobu, která je v požadavcích u dodavatele a průměrnou zásobu, která má význam pro vázanost finančních prostředků v zásobách. 210
Optimalizace zásob vyžaduje určit náklady spojené se zásobami, kterými jsou: pořizovací cena zásob, ostatní náklady spojené s pořízením, jako je pojištění, dále náklady na skladování (ošetření, hlídání a udržování zásob) a vzniklé náklady z důvodů nedostatku zásob. Metody na určení optimalizace zásoby jsou deterministické modely, které vychází z pevně stanovených velikostí poptávky a stochastické modely, které pracují se zásobou jako náhodnou veličinou popisovanou pravděpodobnostním rozdělením. Závěr Závěrem lze konstatovat, že metody řízení skladů a zásob je velmi rozsáhlé. Jde o logistické řízení pohybu zboží. Oblast metod řízení skladů pochopitelně souvisí nejen s logistikou, ale dotýká se také rizika podnikání či podniku. Zboží ve skladu může být různé a ekonomická situace může způsobit, že zboží, i když je třeba ideálně uskladněno, ztratí na svojí hodnotě ekonomickým vývojem. Některé zboží ztrácí svoji hodnotu (potraviny) dlouhou dobou skladování a jen výjimečné zboží (víno) může získat skladováním na hodnotě. Podnikatel může svým postojem k riziku se snažit zboží posouvat v přepravním řetězci urychleně, případně naopak zboží zadržuje ve skladu, protože věří ve zvýšení ceny zboží na trhu a tedy dosáhnutí většího zisku. LITERATURA [1] DONNELLY, J.R., JAMES H., GIBSON, James.L., IVANCEVICH, John,M.: Management, Praha: Grada Publishing, spol. s r.o. 1997, ISBN 80-7169-422-3. [2] GROS, Ivan.: Logistika, Praha: Vydavatelství VŠCHT, 1996, ISBN 80-7080262-6 [3] LAMBERT, Douglas, STOCK, James, ELLRAM, Lisa: Logistika, Brna, CPBooks, a.s., 2005, ISBN 80-251-0504-0 [4] PERNICA, P. Logistika: Vymezení a teoretické základy, 1. vydání Praha, Vysoká škola ekonomická v Praze, 1994, ISBN 80-7079-820-3 211