Informační fragmentace Information fragmentation Ing. Bc. Marek Čandík, PhD. - Ing. Vladimír Šulc, Ph.D. Abstrakt Řízení osobních informací je činnost, kterou lidé provádějí za účelem získávání, organizování, údržby, získávání a používání osobních informací, jako jsou dokumenty (papírové a digitální), webové stránky a e-mailové zprávy atd. Problémem práce s informacemi je fragmentace informací, tj. data / informace se nacházejí v různých paměťových médiích a různých zařízeních. Článek popisuje problematiku fragmentace informací a správy osobních informací. Klíčová slova: personální informační management, informační fragmentace. Abstract: Personal information management is the activity that people perform to retrieve, organize, maintain, retrieve, and use personal information such as documents (paper and digital), websites and e-mail messages, etc. The problem of working with information is fragmentation of information, The data/information is found in different storage media and different devices. The article describes fragmentation of information and personal information management. Keywords: personnel information management, information fragmentation Úvod Progresivní vývoj prostředků informační a telekomunikační techniky nabízí množství možností pro získání informací. Uživatelé tak potřebné informace získavají z různých zdrojů, a pomoci různých zařízení. Informace jsou uložené v počítačích na pracovištích, v domácích noteboocích, tabletech, mobilních telefonech, v datových úložištích, na Internetu, ale třeba i na CD/DVD médiích, flash-discích, externích discích apod. To je velká výhoda, která plyne z toho, že 1
informace v digitální podobě jsou nehmotné a jsou vázané na nosič informace, kterým může být vhodné fyzické médium. Uživatelům se tak nabízí možnost výběru takových fyzických nosičů informací, které jsou pro ně atraktivní a uživatelsky vyhovující. Navíc, data/informace jsou obvykle uložena v různých formátech, v různých aplikacích. Problém nastává v okamžiku, kdy uživatel potřebuje s uloženými informacemi pracovat - svá data má uložena na více paměťových médiích, nejsou jednotného formátu ani typu, vnitřní struktura podobných, resp. vzájemně souvisejících informací je často značně variabilní, a tím snadno dochází k roztříštěnosti dat. Informace týkající se jednoho problému jsou umístěné na různých místech, v různých formátech a to poukazuje nasoulad mezi potřebani uživatele a možnostmi, které prostředky informační a telekomunikační techniky nabízí. Roztříštěnost dat/informací v různých paměťových médiích a v různých zařízeních, se nazývá informační fragmentace. Personální informační management Řízení osobních informací je činnost, kterou lidé provádějí za účelem získání, organizování, údržby, získávání a používání osobních informací, jako jsou dokumenty (papírové a digitální), webové stránky a e-mailové zprávy pro každodenní použití k dokončení úkolů (jako rodič, zaměstnanec, přítel, člen komunity apod.). Tato činnost je základem tzv. personálního informačního managementu (PIM - personnel information management). V ideálním světě máme správné informace ve správný čas, na správném místě, ve správné podobě a dostatečné úplnosti a kvalitě pro provedení aktuální činnosti. Nástroje a technologie nám pomáhají, abychom trávili méně času s obtížnými činnostmi správy informací. Získáváme tak více času k tomu, abychom kreativně a inteligentně využili informace, které máme k dispozici, abychom mohli něco udělat. Realita je ale jiná. Informace nejsou k dispozici vždy, když je potřebujeme, nebo tam, kde to potřebujeme. Informace, které potřebujeme k dokončení úkolu, mohou být rozptýleny na 2
různých místech (doma a práce) v různých počítačích a v různých formách (email, e-dokumenty, papírové dokumenty, webové odkazy) v rámci různých organizačních schémat. Často se setkáváme s informacemi, které jsou potenciálně užitečné, ale pro budoucí úkol, nikoliv pro úkol, který se nyní snažíme dokončit. Cítíme tedy potřebu správy informací pro osobní opakované použití - udržování nalezených věcí ("keeping found things found"). Mnohdy řešíme problém nalezení relevantních uinformací, tj. řešíme problém vyhledávání informací. Co se ale stane, jakmile se objeví informace? Jak si tyto informace uchováme, aby mohly být znovu zpřístupněny později, když vznikne potřeba těchto informací? Schopnost řídit informace pro opětovné použití, udržet nalezené věci, je základní součástí správného řízení osobních informací nebo personálního informačního managementu, který zahrnuje veškeré činnosti týkající se získávání nových informací (ať již záměrným vyhledáváním, nebo těch, které jsou výsledkem náhodných událostí), jejich organizací a případným opětovným přístupem k opětovnému použití. Cílem personálního informačního managementu je vyvinout strategie a nástroje, které zvyšují pravděpodobnost, že budeme schopni rychle a účelně oddělit požadované a užitečné informace od informací irelevantních, příp. informací s vysokou nadbytečnou hodnotou (redundancí). Personální informační management popisuje jak studium, tak praxi při skladování, organizování, získávání informací, jako jsou soubory či emaily, na podporu práce a úkolů uživatele. Je prostředím, ve kterém mají lidé přístup k správným informacím ve správný čas, na správném místě, ve správné formě, dostatečné úplnosti a kvalitě, aby byli schopni splnit úkoly jim zadané. Nástroje a technologie tak pomáhají trávit méně času s časově náročnými a k chybám náchylnými akcemi v informačním managementu. Máme pak více času na kreativní a inteligentní využití informací. 3
Informační fragmentace Informační fragmentace je popisována jako stav, kdy uživatel má svá data v rozdílných formátech, na více místech, spustitelných různými aplikacemi a nacházející se obvykle v jiném stupni vývoje. To často znamená, že uživatel musí znovu vyhledat informace, znovu vytvořit spojení s jinými informacemi a otevřít více aplikací. Způsobuje to časovou prodlevu i úsilí uživatele, které musí vynaložit ke znovu získaní potřebných informací. Proto lze konstatovat, že informační fragmentace je neefektivní. A jejím řešením je personální informační management. Pro správu osobních údajů je nyní k dispozici široká škála nástrojů a technologií. Tato rozmanitost se však stala součástí problému vedoucího k fragmentaci informací. Osoba může udržovat několik samostatných, zhruba srovnatelných, ale nekonzistentních forem pro elektronické dokumenty, papírové dokumenty, e-mailové zprávy a webové odkazy. Počet možností se může zvýšit, pokud má uživatel několik e-mailových účtů, používá samostatné počítače pro práci doma a v práci, používá chytrý telefon, atd. Hlavním důvodem pro správu osobních informací je zajištění možnosti opětovně tyto informace získat a znovu použít. Jones 1 kategorizoval personální informace do 6 typů: 1 Jones, William (2008). Keeping Found Things Found. Morgan Kaufmann Publishers. ISBN 978-0-12-370866-3. 4
Kontrolované nebo vlastněné námi (Owned by "me") - např. soubory, dokumenty, atd. O nás (About "me") - např. lékařské informace, daňové evidence. Nasměrované k nám (Directed toward "me") - např. e-mailové zprávy přijaté, telefonní hovory, atd. Odeslané/zveřejněné námi (Sent/Posted by "me") - např. e-mailové zprávy odeslané, fotky, atd. Ověřené námi (Experienced by "me") - např. přečtené knihy, navštívené webové stránky, atd. Relevantní (vhodné) pro nás (Relevant to "me") - např. reklamy, nepřečtené, ale související informace, atd. Informační fragmentace se obvykle dělí na: Aplikační fragmentaci je to typ informační fragmentace, který zahrnuje stejné informace, jež jsou uloženy v rozdílných aplikacích. Projektovou fragmentaci - je to typ informační fragmentace, která zahrnuje použití stejných informací napříč rozdílnými formáty souvisejícími se stejný souborem. Přístrojovou fragmentaci - je to typ informační fragmentace, k níž dochází, když lidé pracují s informacemi pomocí více rozdílných zařízení. Závěr Personální informační management popisuje jak studium, tak praxi při skladování, organizování, získávání informací jednotlivcem pro podporu jeho práce. Představuje metody a postupy, které řeší kategorizaci osobních informací. Hlavním důvodem je možnost znovu získání a použití informací. 5
Informaění fragmentace je jev, který nás provází každý den při práci s informacemi. Nejdůležitějším prvkem pro zvládání fragmentace je organizace a řízení informací, s nimiž nakládáme. Rozhodnutí o aktivním přístupu k řízení osobních informací a je velmi obtížné. Děláme chyby a tyto chyby mohou být nákladné. Uchováváme informace, které se ukázaly být horší než neužitečné - to může odvést pozornost od informací, které jsou skutečně užitečné. Pokud informace neudržujeme, musíme věnovat více času jejich nalezení (nebo v horším případě tyto informace ani nenalezneme). Je proto výhodné používat různé komeční nástroje sloužící k podpoře personálního informačního managementu. Literatura Jones, William. Keeping Found Things Found. Morgan Kaufmann Publishers. ISBN 978-0-12-370866-3, 2008. Jones, William. Finders, keepers? The present and future perfect in support of personal information management. First Monday Vol.9, No.3, 2004. Andrýsek, Marek. Informační fragmentace. Zlín: FAI UTB, 2014. Bien Tomáš. Competitive Intelligence: Aspekt ochrany informací a informačního systému. Praha: FF UK, 2012. Čunderlová Monika. Typologie informační fragmentace. Zlín: FAI UTB, 2016. 6