Digitální archiv: standardy, koncepce, postupy

Digitální archiv: standardy, koncepce, postupy Zbyšek Stodůlka Brno, 11. 4. 2017

Digitální revoluce? archivy, knihovny, muzea konsolidovaly svou činnost po staletí v digitálním věku se přetváří s tím jak se mění společnost funkce zůstává, ale mění se možnosti, které technologie nabízí dokáží toho paměťové instituce využít?

Digitální evoluce od 70. let masivně informace v digitální podobě s digitalizací odvětví i digital-born dokumenty jediný originál, mnohdy nepřevoditelný do analogové podoby např. databáze, geodata

Kam s tím? Jak data do archivu získat? Jak se v nich orientovat? Jak je zpřístupnit?

Národní digitální archiv

Otevřený archivační informační systém (OAIS) Open Archival Information System původně práce na standardu ukládání digitálních dat generovaných kosmickým výzkumem referenční model pro popis procesů od 2003 jako ISO 14721 (rev. 2012), od 9/2014 ČSN ISO 14721

Informační balíčky

Informační balíčky Vstupní informační balíček (Submission Information Package SIP): informace zaslaná tvůrcem (původcem) archivu Archivní informační balíček (Archival Information Package AIP): informace uložená archivem Výstupní informační balíček (Dissemination Information Package DIP): informace zaslaná uživateli na vyžádání

Archivní informační balíček (AIP) ČSN ISO 14721

Funkční celky digitálního archivu

Příjem služby a funkce k balíčkům SIP (od tvůrců, tj. původců nebo od vnitřních prvků) zajišťuje: a) příjem balíčku SIP b) příprava obsahu na uložení a správu v archivu c) provedení kontroly kvality balíčku SIP d) vytváření archivního informačního balíčku AIP e) výběr popisných informací z balíčku AIP f) sladění aktualizací funkčních celků archivní uložení a správa dat

Archivní uložení služby a funkce k ukládání, udržování a získávání balíčků AIP zajišťuje: a) příjem balíčků AIP od příjmu b) přidání balíčků AIP do trvalého úložiště c) správu struktury úložiště d) obnovu datových nosičů, na kterých jsou jednotky uloženy e) provádění běžných a zvláštních kontrol chyb f) poskytování balíčků AIP zpřístupnění

Správa dat služby a funkce pro vkládání, udržování a zpřístupňování 1. popisných informací k identifikaci a popisu archivních jednotek 2.administrativních dat využívaných při správě archivu zajišťuje: a) správu funkcí archivní databáze (údržba šablon a definic pro zobrazení a integritu) b) provádění aktualizací databáze (načítání nových popisných informací a administrativních dat) c) provádění dotazů týkajících se dat za účelem vytváření odpovědí na tyto dotazy

Správa služby a funkce sloužící k provozu archivního systému zajišťuje: a)nabízení a vyjednávání dohod o dodávání dat s tvůrci b)provádění kontroly vstupních dat k dodržení stanovených standardů c) údržba správy a nastavení systémového hardwaru a softwaru d)sledování a vylepšování provozu archivu

Plánování uchovávání služby a funkce k doporučení zajištění dlouhodobé přístupnosti a srozumitelnosti informace uložené v archivu (například při zastarání původního počítačového prostředí) zajišťuje: a) vyhodnocování obsahu archivu a pravidelné doporučení aktualizace archivovaných informací b) doporučení přesunů stávajících archivních jednotek c) příprava doporučení standardů a pravidel d) poskytování pravidelných zpráv o analýze rizik a sledování změn v technologickém prostředí e) návrh šablon informačních balíčků a podporu k jejich přizpůsobení f) vytváření plánu přesunů prototypu softwaru a plánu testování (cíle stanovuje Správa)

Zpřístupnění služby a funkce 1. k podpoře koncových uživatelů při zjišťování existence, popisu, umístění a dostupnosti informací uložených v archivu 2. umožňující koncovým uživatelům požadovat a získávat informační produkty zajišťuje: a) komunikaci s koncovými uživateli ve věci příjmu požadavků b) uplatnění opatření k omezení přístupu k informacím c) vytváření odpovědí v podobě výstupních informačních balíčků DIP d) předávání odpovědí koncovým uživatelům

Další standardy využívané v LTP (výběr) ČSN ISO 16363 Systémy pro přenos dat a informací z kosmického prostoru - Audit a certifikace důvěryhodných digitálních úložišť DIN 31644 Information and documentation - Information und Dokumentation Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive Dublin Core standard metadatového popisu (http://dublincore.org) MODS popis a správa digitálních objektů a metadat (http://www.loc.gov/standards/mods) PRONOM registr formátů (http://www.nationalarchives.gov.uk/pronom)

PREMIS PREservation Metadata: Implementation Strategies datový model k popisu vazeb mezi jednotlivými objekty slovník ke standardizaci popisu vztahů základní kategorie: a) Intelektuální entita b) Objekt c) Událost d) Práva e) Agent v současnosti verze 3 http://www.loc.gov/standards/premis/v3

PREMIS (AIP)

METS Metadata Encoding & TransmissionStandard standard pro kódování popisných, administrativních a strukturálních metadat o objektech k jejich výměně Struktura: a) metshdr hlavička metadat b) dmdsec popisná metadata c) amdsec administrativní metadata d) filesec sekce objektů e) structmap strukturální mapa f) behavioursec pravidla chování http://www.loc.gov/standards/mets

Digitální archiv je komplexní informační systém je založen na detailním řízení procesů a rizik v oblasti: a)organizačního zajištění b)dlouhodobého financování c) potřebných lidských zdrojů d)popisu procesů a ukládací strategie e)analýze bezpečnostních rizik atd.

Uchovávací strategie - migrace převod obsahu do formátů se známou specifikací předpoklad dlouhodobé udržitelnosti např. JPEG, TIFF, PDF/A aj.

Uchovávací strategie - emulace původní technologické prostředí je vytvořeno virtuálně technologicky náročné vhodné pro programy

egovernment v ČR cíle 2007 zvýšení efektivity a transparentnosti ve veřejné správě nástroje elektronické komunikace síť kontaktních míst pro občany vznik základních registrů veřejné správy komunikační infrastruktura

Spisová služba elektronizace - během tzv. přechodného období (1. 7. 2009-1. 7. 2012) povinnost určených původců uvést výkon spisové služby, spisové řády a elektronické systémy spisové služby do souladu s platnou legislativou a Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby - zahrnuje i samostatné evidence dokumentů (dříve tzv. agendové informační systémy) - samospráva zaváděla essl v rámci rozsáhlých projektů rozvoje egovernmentu (např. typizovaněvnitřníintegrace úřadu) - státní správa realizovala úspěšně či neúspěšně dílčí projekty, někdy snaha o resortní koordinaci, častěji resortní roztříštěnost (podřízené organizace mnohdy bez řešení)

Životní cyklus dokumentu/spisu nepřerušen od vzniku až do uložení v archivu registraturní pomůcky se stávají archivními pomůckami (jednací protokol, elench, index) Zničení Příjem Evidence Oběh Vyřízení Uložení Výběr Uložení archivem

Dříve

Životní cyklus dokumentu/spisu během 20. století úpadek spisové služby nekompletní evidenční záznam do spisovny se ukládá podle nově sestavených soupisů část mizí Zničení Příjem Evidence Oběh Vyřízení Uložení Výběr Uložení archivem

Projekt Národní digitální archiv 2004: Usnesení vlády České republiky ze dne 7. ledna 2004 č. 11, k dlouhodobému uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě 2005: Při Národním archivu sestaven realizační tým digitálního archivu 2006: Usnesení vlády České republiky ze dne 10. května 2006 č. 500, o Národním plánu zavedení elektronického zadávání veřejných zakázek pro období let 2006 až 2010, předpokládá vznik digitálního archivu; shromážděny podklady pro výběrové řízení na zpracovatele projektu 2007: Vybrán zpracovatel projektu; práce na technologickém projektu 2008: Dokončen technologický projekt; usnesení vlády České republiky ze dne 21. dubna 2008 č. 447, k zabezpečení plnění úkolů ve věci vybudování Národního digitálního archivu; zpracován projektový záměr pro financování z ESF 2009: Dokončena dokumentace pro územní rozhodnutí pro hlavní pracoviště; dokončena studie proveditelnosti a CBA; dokončena objemová studie pro záložní pracoviště; připravována projektová žádost 2010: Podání projektové žádosti 2011: Schválení projektové žádosti, počátek realizace projektu (2011-2013), první výběrové řízení na dodávku technologií ICT, námitky uchazečů 2012: Rozhodnutí ÚOHS, zrušení soutěže; realizace stavebně-projektové části 2013: Druhé výběrové řízení na dodávku technologií ICT, po námitkách některých uchazečů proti vyřazení zrušení soutěže 2014: Implementace LTP Archivematica, vývoj návazných modulů, ukončení projektu; přechod do zkušebního provozu 2015: První skartační řízení z essl a uložení archiválií, rozvoj systému

Národní digitální archiv v legislativě (od 2012) Národní archiv ( 46 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě): a) ukládá archiválie v digitální podobě náležející do jeho péče a archiválie v digitální podobě náležející do péče Archivu bezpečnostních složek, státních oblastních archivů a archivů, které nejsou digitálními archivy a neukládají archiválie v digitální podobě na základě písemné dohody v jiném digitálním archivu, b) spravuje národní portál, c) plní pro archivy metodickou a poradenskou funkci v oblasti předarchivní péče o dokumenty v digitální podobě a v oblasti digitalizace archiválií v analogové podobě, d) provádí vědeckou a výzkumnou činnost na úseku životního cyklu dokumentů v digitální podobě, e) poskytuje archivům údaje potřebné pro evidenci archiválií v digitální podobě a služby pro shromažďování a zpřístupňování popisů archiválií v digitální podobě a replik archiválií v digitální podobě, f) vydává závazné stanovisko k žádosti o udělení oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě. Prostřednictvím Národního portálu zajišťuje: a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat ( 18b odst. 4 písm. a) AZ) b) vedení a zpřístupňování evidence Národního archivního dědictví ( 18b odst. 4 písm. b) AZ) c) příjem metadat popisů původců ( 18b odst. 4 písm. c) AZ) d) příjem metadat popisů archivů a kulturně vědeckých institucí ( 18b odst. 4 písm. d) AZ) e) příjem a prezentace archivních pomůcek v digitální podobě ( 18b odst. 4 písm. e) AZ) f) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě ( 18b odst. 4 písm. f) AZ) g) ve spolupráci s archivem, do jehož péče archiválie v digitální podobě náleží, vytváření, správu a zpřístupnění skupin metadat obsahujících: a) základní identifikaci archiválie, b) popis archiválie, c) evidenci subjektů oprávněných k přístupu k archiválii včetně rozsahu oprávnění ( 18c odst. 1 AZ)

Národní standard pro el. systémy spisové služby Příloha 1: Schéma XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi ERMS Příloha 2 : Schéma XML pro zaznamenání popisných metadat Příloha 3 : Schéma XML pro vytvoření datového balíčku SIP Příloha 4 : Schéma XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory digitálního archivu původci Příloha 5 : Schéma XML pro export a import spisového a skartačního plánu

Národní digitální archiv - principy doložitelný způsobu předání od původce (autenticita) kontrola autentizačních prvků, identifikace ev. validace formátů a vytvoření metadat pro budoucí využití migrace do dlouhodobě udržitelného formátu zachování původního objektu pro případnou emulaci uchování metadat v AIP balíčku i ve správě dat (oddělené části) komplexní zálohování úložiště, zálohy databází, transakční protokol atd. řízení přístupu k objektům (práva uživatelů, vyhrazené počítače) včetně řízení nahlížení (Archivní portál) splnění stavebně technických podmínek např. s využitím 61 zákona č. 499/2004 Sb. (ochrana před účinky elektromagnetického pole a požadavek nejméně dvou plnohodnotných úložišť vzdálených od sebe vzdušnou čarou nejméně 50 km) rychlejší zpracování díky metadatům (např. zatřídění ve spisovém plánu) a zpřístupnění badateli

Schéma NDA

Standardy a pravidla v NDA Národní standard pro elektronické systémy spisové služby: Příloha 2 : Schéma XML pro zaznamenání popisných metadat Příloha 3 : Schéma XML pro vytvoření datového balíčku SIP Příloha 4 : Schéma XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory digitálního archivu původci Příloha 5 : Schéma XML pro export a import spisového a skartačního plánu Další standardy: Dublin Core METS apeead apeeac-cpf EAG2012 SUZAP OAI-PMH

LTP + dostupnost + relativní rozšířenost + definovaný AIP + využití standardů (PREMIS, METS, BagIt atd.) + definice procesů (mikroslužeb) + přizpůsobení migračních strategií - bouřlivý vývoj a proměnlivý plán rozvoje - nepříliš kvalitní dokumentace - nestabilita - problémy s ne ASCII znaky - nutný vývoj vlastních funkcionalit digitálního archivu (příjem, správa dat, přístup, reportování atd.) - absence re-ingestu AIP nebo změny metadat (očekáváno od verze 1.5) - HW nároky

Národní digitální archiv II - cíle zvýšit robustnost, kapacitu, bezpečnost a funkcionality systému některé dosavadní moduly nahradit novými s novými funkcionalitami rozšířit možnosti autentizace o JIP, mojeid a datové schránky sjednotit komunikační rozhraní mezi moduly umožnit komunikaci s NDA přímo systémům spisové služby zjednodušit některé akce (skartační řízení) rozpočet: 53 mil. Kč zahájení: listopad 2016 plánované ukončení: září 2019

Z ERMS do digitálního archivu

Národní archivní portál

Z ERMS do digitálního archivu

Z ERMS do digitálního archivu identifikace, validace příprava zpracování (vytvoření adresářové struktury logs/metadata/objects a přesun příslušných objektů, standardizace názvu) vytěžování metadat do správy dat (např. entita: spis, díl typového spisu, dokument) zpracování předávání, návratová dávka s ID AIP, komponent, výsledky migrace a hash atd.) LTP Archivematica: metadata identifikace, validace, migrace vytvoření AIP distribuce k uložení strojové výsledky zpracování

Digitální archiv - AIP

INTERPI

zbysek.stodulka@nacr.cz http://digi.nacr.cz