SPISOVÝ, SKARTAČNÍ A ARCHIVNÍ ŘÁD

Druh dokumentu: VNITŘNÍ PŘEDPIS PŘEDSTAVENSTVA Účinnost od: Verze č.: Počet stran: Strana č.: 1.9.2014 3.2 13 1 Číslo výtisku: 1 Číslo kopie: Datum: Garant: Funkce: Podpis: 3.12.2009 JUDr. Zdeněk Čáp ředitel odboru legislativněprávního Datum: Ověřil: Funkce: Podpis: 4.12.2009 Jan Wiesner předseda Spisový, skartační a archivní řád byl schválen představenstvem dne 16. prosince 2009 Změna č.1: datum Garant: Ověřil: Změna schválena představenstvem dne 3.12.2013 JUDr. Zdeněk Čáp JUDr. Rostislav Dvořák 12. prosince 2013 Změna č.2: datum Garant: Ověřil: Změna schválena představenstvem dne 15.8.2014 JUDr. Zdeněk Čáp JUDr. Rostislav Dvořák 25. srpna 2014

25.8.2014 1.9.2014 3.2 13 2 OBSAH: Část I ZKRATKY A POJMY... 4 1.1 Zkratky... 4 1.2 Pojmy... 4 Část II ÚČEL... 5 Část III ZÁVAZNOST... 5 Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE... 5 4.1 Právní předpisy... 5 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty... 5 4.3 Přílohy... 5 4.4 Související šablony a formuláře... 5 Část V VÝKON SPISOVÉ SLUŽBY... 6 5.1 Přijímání písemností... 6 5.2 Třídění a evidence písemností... 6 5.3 Označování písemností... 7 5.4 Vyřizování písemností obecně... 9 5.5 Písemný styk předsedy, místopředsedů a generálního ředitele... 9 5.6 Lhůty k vyřizování písemností... 9 5.7 Podepisování písemností... 10 5.8 Používání razítek... 10 5.9 Odesílání a přeprava písemností... 10 5.10 Ukládání a zabezpečení písemností... 11 5.11 Příruční registratury... 11 5.12 Spisovna... 11 Část VI SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ... 12 6.1 Skartační řízení... 12 Část VII ARCHIVACE... 12 7.1 Příjem a evidence archiválií... 12 7.2 Dohled nad archiváliemi... 13 Část VIII PŮJČOVÁNÍ DOKUMENTŮ ZE SPISOVNY... 13 8.1 Půjčování dokumentů z příručních registratur nebo ze spisovny... 13

25.8.2014 1.9.2014 3.2 13 3 Číslo změny ZMĚNY V TEXTU Změny v textu Nahrazuje se (odstraněno) Vloženo Kapitola, bod Strana Kapitola, bod Strana Komentář 1. 4.4 5 Doplnění SF-/06b. 2. 5.1, 5.1.1 6 Formulační úprava.

25.8.2014 1.9.2014 3.2 13 4 Část I ZKRATKY A POJMY 1.1 Zkratky svaz předseda místopředseda generální ředitel spisový řád Svaz českých a moravských výrobních družstev předseda Svazu českých a moravských výrobních družstev místopředseda Svazu českých a moravských výrobních družstev generální ředitel Svazu českých a moravských výrobních družstev spisový, skartační a archivní řád 1.2 Pojmy archivace činnost upravená zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, týkající se uchovávání dokumentů trvalé hodnoty archiválie dokument, který má znaky určené zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, pro které má trvalou hodnotu dokument každá písemná, obrazová, zvuková, elektronická nebo jiná informace, ať již v podobě analogové či digitální osobní identifikační jedinečný alfanumerický kód přidělený každému zaměstnanci pro účely ověření kód jeho identity v rámci přebírání došlé pošty písemnost dokument v písemné formě; pro účel spisového řádu se za písemnost nepovažují noviny, časopisy, knihy, propagační tiskoviny a další tiskoviny obdobné povahy podatelna místnost určená k přijímání a odesílání písemností, jejíž provoz zajišťují určení zaměstnanci odboru rozpočtu a správy majetku příruční registratura místo určené k ukládání písemností (uzamykatelné skříně, místnost, trezor apod.) původce dokumentu útvar svazu, jehož činností dokument vznikl skartační řízení řízení, ve kterém se vyřazují dokumenty, které jsou nadále nepotřebné pro činnost svazu skartační lhůta lhůta, po kterou musí být dokument uchován před skartačním řízením; skartační lhůta počíná běžet dnem 1. ledna následujícího roku po vyřízení skartační znak písmeno (A, V, S), které označuje, jak má být s dokumentem ve skartačním řízení naloženo skartační znak A znak označující dokument, který bude po uplynutí skartační lhůty uložen do archivu skartační znak S znak označující dokument, který bude po uplynutí skartační lhůty fyzicky zlikvidován skartační znak V znak označující dokument, o kterém bude po uplynutí skartační lhůty teprve ve skartačním řízení rozhodnuto, zda dokument bude označen skartačním znakem A nebo S spis soubor písemností tvořících jeden celek spisová služba činnosti spojené s příjímáním, tříděním, označováním, evidencí, oběhem, vyřizováním, vyhotovováním, rozmnožováním, podepisováním, odesíláním a ukládáním písemností spisovna místo určené k ukládání všech vyřízených dokumentů útvar organizační jednotka v rámci vnitřní organizace svazu vnitřní sdělení forma písemnosti určená tímto spisovým řádem pro písemný styk mezi jednotlivými útvary svazu vyřízení činnost týkající se písemnosti a nebo jiného dokumentu, uskutečňovaná zaměstnancem anebo jinou osobou ke splnění povinností z pracovněprávního anebo jiného právního vztahu ke svazu; za vyřízení se nepovažují úkony, ke kterým dochází při přijímání, třídění, evidenci, odesílání, ukládání a skartaci dokumentů

25.8.2014 1.9.2014 3.2 13 5 Část II ÚČEL Účelem spisového řádu je upravit výkon spisové služby, včetně skartace a archivace písemností a jiných dokumentů. Část III ZÁVAZNOST Spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance, kteří ve svazu pracují s písemnostmi anebo jinými dokumenty. Vedoucí zaměstnanci jsou povinni kontrolovat dodržování spisového řádu, upozorňovat na zjištěné nedostatky, navrhovat a ukládat opatření k jejich nápravě. Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE 4.1 Právní předpisy Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty NP-02 Organizační řád NP-04 Směrnice řízení dokumentů a záznamů NP-10 Podpisový řád 4.3 Přílohy PR-/01 Spisový a skartační plán 4.4 Související šablony a formuláře SF-/05 SF-/06a SF-/06b SF-/07 SF-/08a-c SF-/09 SF-/10 SF-/11 SF-/12 SF-/13 SF-/14 SF-/15 SF-/16 SF-/17 Šablona vnitřního sdělení Šablona dopisu Šablona dopisu pracoviště Brno Šablona osobního dopisu předsedy Šablona osobního dopisu místopředsedy Štítek pro označení písemnosti Štítek pro označení souboru písemností Předávací seznam Protokol o průběhu skartačního řízení Skartační návrh Přírůstková kniha archivní Evidenční karta archiválie Evidence výpůjček ze spisovny Šablona osobního dopisu generálního ředitele

25.8.2014 1.9.2014 3.2 13 6 Část V VÝKON SPISOVÉ SLUŽBY 5.1 Přijímání písemností 5.1.1 Písemnosti doručené svazu v místě jeho sídla přijímá podatelna. Písemnosti doručované na jinou adresu svazu přijímá zaměstnanec určený ředitelem odboru rozpočtu a správy majetku, který plní povinnosti podatelny podle tohoto spisového řádu. 5.1.2 Při převzetí písemnosti je podatelna povinna zkontrolovat, zda je písemnost adresována svazu nebo zaměstnanci svazu, neporušenost obalu, v němž je písemnost doručována a pokud to způsob doručování písemnosti umožňuje i její úplnost. Zjištěné závady při doručování písemnosti uplatní podatelna při převzetí písemnosti. Písemnost, která není adresována svazu nebo zaměstnanci svazu, podatelna neprodleně vrátí osobě, jejímž prostřednictvím byla doručena. Jestliže je při doručování vyžadováno potvrzení o převzetí písemnosti, podatelna jménem svazu převzetí písemnosti potvrdí otiskem razítka svazu s uvedením dne převzetí a podpisu k tomu pověřeného zaměstnance. Každou převzatou písemnost označí na jejím obalu podatelna otiskem razítka obsahujícím údaj o datu převzetí; nemá-li písemnost obal, vyznačí takto údaj o datu převzetí na lístku, který k písemnosti připojí. 5.1.3 Písemnost, při jejímž doručování je vyžadováno písemné potvrzení o převzetí svazem, je podatelna povinna zapsat do Knihy došlé pošty, která je vedena centrálně v elektronické podobě. 5.1.4 Pokud je písemnost z jakýchkoliv důvodů doručena přímo některému útvaru svazu nebo jednotlivému zaměstnanci, je povinen ji neprodleně předat k zapsání. Není-li z písemnosti zřejmé komu je určena, je povinen předat ji sekretariátu SČMVD. 5.1.5 Pokud jsou k písemnosti přiloženy peníze nebo ceniny, zajistí pověřený zaměstnanec podatelny jejich bezpečné uložení a odevzdání příslušnému zaměstnanci nebo útvaru. 5.1.6 Elektronickou poštu přijímají zaměstnanci určení v e-mailových adresách, evidence je prováděna v rámci jednotlivých počítačových stanic a nesou za ni odpovědnost zaměstnanci, kterými byla elektronická pošta přijata. Vyžaduje-li obsah přijaté elektronické pošty vyřízení ve smyslu tohoto spisového řádu písemnou formou s odesláním v jiné, než elektronické podobě, je zaměstnanec, který ji přijal, neprodleně povinen takto přijatý dokument vytisknout a předat k zaevidování v rámci útvaru, do něhož je zaměstnanec podle NP-02 Organizační řád zařazen. Vytištěný dokument se pro účely podle tohoto spisového řádu považuje za písemnost, která byla příslušnému útvaru předána podatelnou a eviduje se v útvaru způsobem podle ustanovení bodu 5.2.7 tohoto spisového řádu. 5.1.7 Telefaxové zprávy přijímají jednotlivé útvary samostatně a za předpokladu, že jejich obsah vyžaduje vyřízení ve smyslu tohoto spisového řádu, evidují je způsobem podle bodu 5.2.7 tohoto spisového řádu. 5.2 Třídění a evidence písemností 5.2.1 Podatelna je povinna roztřídit přijaté písemnosti a předat je útvarům způsobem stanoveným tímto spisovým řádem v den, kdy je převzala. 5.2.2 Písemnosti adresované představenstvu, kontrolní komisi, předsedovi anebo některému z místopředsedů předává podatelna nerozbalené sekretariátu SČMVD.

25.8.2014 1.9.2014 3.2 13 7 5.2.3 Písemnosti adresované odborové organizaci anebo jednotlivým zaměstnancům předá podatelna nerozbalené rovněž přímo adresátům. 5.2.4 V ostatních případech podatelna předá písemnost po zjištění jejího obsahu útvaru, kterému je určena; není-li z obsahu písemnosti zřejmý jiný útvar, předá podatelna písemnost sekretariátu SČMVD. Sekretariátu SČMVD předává podatelna vždy písemnosti adresované svazu ze strany soudů a jiných státních orgánů. 5.2.5 Obálky písemností, u nichž je důležité datum odeslání poštou anebo převzetí svazem, jako např. přijaté faktury, přípisy od soudů, reklamace a uplatnění nároku, odvolání apod., se připojují k písemnosti trvale. Obálka se připojuje také tehdy, není-li z písemnosti patrný odesílatel. 5.2.6 Převzetí písemností, které se zapisují podle bodu 5.1.3 tohoto spisového řádu, potvrdí podatelně příslušný útvar v Knize došlé pošty při jejím předání, čímž se předání písemnosti podatelnou považuje za vypořádané. 5.2.7 Jednotlivé útvary evidují veškeré písemnosti převzaté od podatelny, anebo postoupené jim na základě rozhodnutí předsedy sekretariátem SČMVD, popřípadě jiným útvarem, v Knize došlé pošty samostatně. Písemnost se v Knize došlé pošty při jejím převzetí označí vedle údajů charakterizujících její obsah a určujících den, kdy byla útvarem převzata, též pořadovým číslem této knihy v rámci samostatné číselné řady pro každý kalendářní rok. 5.2.8 Útvar, který písemnost postupuje v rámci svazu jinému útvaru, tuto skutečnost rovněž vyznačí v Knize došlé pošty. 5.2.9 Vedoucí útvarů prověří převzaté písemnosti a podle potřeby připojí pokyny ohledně způsobu a lhůty jejího vyřízení. Převzetí písemnosti k vyřízení potvrdí příslušný zaměstnanec svým osobním identifikačním kódem v Knize došlé pošty, ve které současně písemnost označí spisovou značkou podle bodu 5.3.3 tohoto spisového řádu. 5.2.10 Písemnost, která byla útvaru přidělena z jakéhokoli důvodu nesprávně, musí být postoupena, neprodleně věcně příslušnému útvaru. Není-li z obsahu písemnosti jednoznačně zřejmé, který útvar je příslušný k jejímu vyřízení, musí být písemnost neprodleně postoupena sekretariátu SČMVD. 5.2.11 Útvarem převzaté dokumenty v písemné formě, které nejsou pro účely tohoto spisového řádu považovány za písemnost, se v Knize došlé pošty neevidují. 5.3 Označování písemností 5.3.1 Všechny převzaté písemnosti se v útvarech označují podle věcného obsahu spisovou značkou. Seznam spisových značek, které odpovídají věcnému obsahu písemností, je uveden ve spisovém a skartačním plánu (viz PR-/01 Spisový a skartační plán). Podle rozhodnutí vedoucího útvaru mohou být v rámci seznamu spisových značek stanoveného spisovým a skartačním plánem používány útvarem spisové značky v podrobnějším členění; seznam těchto podrobněji členěných spisových značek s vymezením věcného obsahu písemností, které jsou jimi označeny, musí být v takovém případě v útvaru uložen u zaměstnance pověřeného evidencí došlé pošty. Při podrobnějším členění spisových značek lze vytvářet další spisové značky buď doplňováním spisové značky uvedené v PR-/01 Spisový a skartační plán dalšími čísly v rámci nepřerušené číselné řady anebo doplňováním číselné řady spisových značek uvedených v PR-/01 Spisový a skartační plán o nové spisové značky tam, kde je tato číselná řada u jednotlivých agend přerušena, a to při zachování způsobu, jakým byly vytvořeny spisové značky podle uvedené přílohy spisového řádu.

25.8.2014 1.9.2014 3.2 13 8 5.3.2 Týká-li se došlá písemnost více věcí, z nichž každé přísluší jiná spisová značka, zvolí se ta, která odpovídá hlavní věci. 5.3.3 Spisovou značku písemnosti určuje zaměstnanec pověřený jejím vyřízením, a to při převzetí písemnosti k vyřízení podle bodu 5.2.9. tohoto spisového řádu. 5.3.4 Spisová značka označující písemnost se do vyřízení písemnosti vyznačí na obalu písemnosti štítkem pro označení písemností (viz SF-/09 Štítek pro označení písemnosti); na písemnosti se spisová značka nevyznačuje. Písemnosti se ukládají do příručních registratur útvaru podle bodu 5.10.1 tohoto spisového řádu. 5.3.5 Spisové značky slouží k propojení evidence v Knize došlé pošty s Knihou odeslané pošty a s uložením písemnosti v příruční registratuře útvaru a ve spisovně. Písemnosti musejí být v příruční registratuře i ve spisovně označeny a uloženy v členění odpovídajícím spisovým značkám podle spisového a skartačního plánu, případně doplněného podle bodu 5.3.1 tohoto spisového řádu o spisové značky podrobnějšího členění. 5.3.6 Spisovou značkou musí být označena také každá písemnost vytvořená pro vnitřní potřebu svazu; touto písemností se rozumí písemnost vytvořená zaměstnancem či jinou osobou v souvislosti s plněním úkolů svazu a obsahující údaje sloužící k plnění těchto úkolů. Označení písemnosti vytvořené pro vnitřní potřebu svazu se provede při jejím vzniku uložením do obalu písemnosti označeného štítkem pro označení písemnosti (viz SF-/09 Štítek pro označení písemnosti), anebo uložením v počítačové síti. 5.3.7 Evidence a číslování vydaných vnitřních předpisů se řídí NP-04 Směrnice řízení dokumentů a záznamů. 5.3.8 Odesílané písemnosti se (s výjimkou uvedenou v bodu 5.3.11 tohoto spisového řádu) označují jednacími čísly, která se jednotně tvoří takto: 135/14 1614/10 spisová značka podle spisového řádu číselné označení útvaru svazu pořadové číslo písemnosti podle Knihy odeslané pošty poslední dvojčíslí kalendářního roku 5.3.9 Jednací číslo slouží k propojení evidence převzatých písemností obsažené v Knize došlé pošty s uložením kopií odeslaných písemnosti, vztahujících se k těmto převzatým písemnostem, v příručních registraturách útvaru nebo ve spisovně a s údaji Knihy odeslané pošty. Knihu odeslané pošty vede svaz centrálně v elektronické podobě (viz SF-/03 Kniha odeslané pošty). 5.3.10 Jednací číslo je povinen v odesílané písemnosti uvést zaměstnanec pověřený jejím vyřízením. Po odeslání písemnosti je tento zaměstnanec povinen připojit kopii nebo stejnopis odeslané písemnosti k písemnosti, při jejímž vyřizování písemnost vznikla, a která je zapsána v Knize došlé pošty s tím, že jednací číslo odeslané písemnosti zaznamená v Knize došlé pošty, a to v kolonce Způsob vyřízení. 5.3.11 Číslem jednacím podle bodu 5.3.8 tohoto spisového řádu se neoznačují písemnosti, které nemají formu dopisu či vnitřního sdělení.

25.8.2014 1.9.2014 3.2 13 9 5.4 Vyřizování písemností obecně 5.4.1 Zaměstnanec, který dostane písemnost k vyřízení, musí ji ihned prohlédnout a vyřídit je ve lhůtách podle bodu 5.6.1 tohoto spisového řádu. 5.4.2 Zaměstnanec, který vyřizuje písemnosti, odpovídá za to, že věc, která se týká jiných útvarů svazu nebo vnějších orgánů a organizací, byla s nimi v průběhu vyřizování projednána. Současně odpovídá i za správnost formálního vyhotovení návrhu vyřízení (správné pokyny pro vyhotovení čistopisů, rozmnožení, označení spisu apod.). 5.4.3 Při vyřizování písemností písemnou formou je nutné dbát na stylistickou stránku, mluvnickou správnost, pravopis a jejich celkovou úpravu, která musí odpovídat vzorům uvedeným v šablonách SF-/05 až SF-/08a-c. 5.4.4 Pokud písemnost nedává podnět k dalšímu opatření, bere se písemnost na vědomí a uloží se. 5.4.5 Pokud to povaha písemnosti dovoluje, a je-li hospodárnější osobní, nebo telefonický rozhovor než písemná forma, vyřizuje se takto a vyřizující zaměstnanec je povinen zaznamenat údaje a informace o vyřízení buď přímo na písemnosti, nebo k ní připojit písemný záznam. 5.4.6 Písemný styk mezi útvary je prováděn vnitřním sdělením (viz SF-/05 Šablona vnitřního sdělení). 5.4.7 Odesílá-li se více vyhotovení písemnosti pro různé příjemce, vede odesílající útvar evidenci o počtu vyhotovení a příjemcích písemností. U dopisů je možno vést evidenci formou rozdělovníku přímo na vyhotovení, a to tak, aby příjemci byli uvedení na všech kopiích. 5.4.8 Pro činnosti spojené s vyřizováním nebo zpracováním vybraných druhů písemností může být stanoven závazný pracovní postup vnitřním předpisem. 5.5 Písemný styk předsedy, místopředsedů a generálního ředitele 5.5.1 Písemnosti adresované osobně předsedovi vyřizuje sekretariát SČMVD. Tyto písemnosti, jakož i písemnosti zpracované z vlastního podnětu předsedy, jsou vyřizovány formou jeho osobních dopisů (viz SF-/07 Šablona osobního dopisu předsedy). 5.5.2 Písemnosti adresované osobně místopředsedům, stejně jako písemnosti vyhotovené z jejich podnětu, jsou vyřizovány formou jejich osobních dopisů (SF-/08a-c Šablona osobního dopisu místopředsedy). Pro potřeby vzájemné informovanosti se odevzdá kopie takového dopisu sekretariátu SČMVD na vědomí. 5.5.3 Písemnosti adresované osobně generálnímu řediteli vyřizuje sekretariát SČMVD. Tyto písemnosti, jakož i písemnosti zpracované z vlastního podnětu generálního ředitele, jsou vyřizovány formou jeho osobních dopisů (viz SF-/17 Šablona osobního dopisu generálního ředitele). 5.6 Lhůty k vyřizování písemností 5.6.1 Písemnosti musejí být vyřízeny nejpozději do čtrnácti dnů ode dne doručení svazu nebo do lhůty, kterou určí vedoucí zaměstnanec, pokud z povahy věci nevyplývá lhůta kratší. Přednostně se projednávají a vyřizují písemnosti označené příslušným vedoucím zaměstnancem IHNED.

25.8.2014 1.9.2014 3.2 13 10 5.6.2 Nelze-li písemnost vyřídit ve stanovené lhůtě a vyžádá-li si vyřízení věci delší doby, musí zaměstnanec pověřený vyřízením o této skutečnosti nadřízeného vedoucího zaměstnance, popřípadě odesílatele písemnosti, ihned informovat. 5.6.3 Dopis, který upomíná vyřízení písemnosti starší jednoho měsíce, se pokládá za upomínku a vyřizuje se přednostně. 5.7 Podepisování písemností 5.7.1 Podepisování písemností se řídí NP-10 Podpisový řád. 5.7.2 Podpisová doložka musí obsahovat jméno a funkci. 5.7.3 Podepisuje-li se za schvalujícího zaměstnance jeho zástupce, připojí před svůj podpis zkratku v z. (v zastoupení). 5.7.4 Zaměstnanci, kteří písemnosti vyřizují a ti, kteří vyřízení kontrolují, parafují kopie čistopisu na důkaz, že správnost přezkoumali. 5.8 Používání razítek 5.8.1 Písemnosti svazu musejí být opatřeny otiskem jeho razítka jenom v případě, je-li to vyžadováno. 5.8.2 Razítko svazu lze vydat pouze na základě souhlasu předsedy. Každé razítko má své číselné označení. Každý útvar svazu může užívat přidělené razítko jen k označení svých písemností. 5.8.3 Ztrátu razítka je nutné hlásit sekretariátu SČMVD. Náhradní razítko nesmí být v případě ztráty vydáno se stejným číselným označením. 5.9 Odesílání a přeprava písemností 5.9.1 Písemnosti jsou odesílány prostřednictvím podatelny. 5.9.2 Písemnosti určené k odeslání musejí být náležitě vybaveny (včetně příloh), řádně adresně označeny včetně způsobu odeslání (např. doporučeně) a dle kapitoly 5.7 podepsány (ve stanovených případech i orazítkovány, viz kapitola 5.8). Je-li písemnost odesílána s dodejkou musí být na dodejce uveden též odesílající útvar a číslo jednací. 5.9.3 V případě, kdy se odesílá písemnost s dodejkou, vyznačí se v knize odeslané pošty rovněž den vrácení dodejky. Dodejka se ukládá spolu s kopií nebo stejnopisem písemnosti, které se týká. 5.9.4 Písemnosti jsou podatelnou odesílány zpravidla příští pracovní den. 5.9.5 Písemnosti, které se rozesílají hromadně, se mohou vypravovat podle rozdělovníků, předaných podatelně vyřizujícím útvarem.

25.8.2014 1.9.2014 3.2 13 11 5.10 Ukládání a zabezpečení písemností 5.10.1 Písemnost označenou dle bodu 5.3.4 tohoto spisového řádu ukládá zaměstnanec pověřený jejím vyřízením do příruční registratury, vylučující možnost přístupu ze strany neoprávněných osob; to platí i o kopii odeslané písemnosti. 5.10.2 Písemnosti, které spolu věcně souvisejí tak, že je účelné, aby při ukládání do spisu byly spojeny, se ukládají do samostatného spisu obsahujícího výlučně spolu navzájem související písemnosti uspořádané v jedné řadě podle doby svého vyřízení a jde-li o písemnosti vytvořené pro vnitřní potřebu, podle doby svého vzniku. Ostatní písemnosti se ukládají do spisů vytvořených samostatně pro každou spisovou značku, a to podle doby vyřízení nebo vzniku vždy v jedné řadě v rámci každého spisu. Všechny spisy se označují štítkem pro označení souboru písemností (viz SF-/10 Štítek pro označení souboru písemností). 5.10.3 Zaměstnanec je povinen zachovávat mlčenlivost o obsahu písemností, se kterými se při plnění svých povinností setkal. To neplatí v případě, kdy využití údajů obsažených v těchto písemnostech je nezbytné ke splnění povinnosti zaměstnance vyplývající z jeho právního vztahu ke svazu a nebo ke splnění jiné povinnosti zaměstnance podle právního předpisu; zaměstnanec je přitom oprávněn využít údaje obsažené v těchto písemnostech jen v rozsahu nezbytném ke splnění takové povinnosti. 5.11 Příruční registratury 5.11.1 Za správu příručních registratur jsou odpovědni zaměstnanci ukládající písemnosti podle bodu 5.10.1 tohoto spisového řádu do těchto registratur. 5.11.2 V příručních registraturách se ukládají kromě písemností vyřízených v rámci působnosti útvaru i písemnosti, které došly informativně z jiných útvarů a dále písemnosti, které mají povahu pracovních pomůcek. 5.11.3 V registraturách, popř. v pořadačích, musejí být písemnosti uspořádány tak, aby poskytovaly opticky přehled o uložených spisech a usnadňovaly zakládání a vyhledávání písemností. 5.11.4 Základním hlediskem pro ukládání písemností je věcné zařazování podle spisových značek. V rámci každé spisové značky se pak písemnosti zařazují podle data vzniku. 5.11.5 Ztrátu nebo zničení písemnosti ohlásí zaměstnanec svému vedoucímu, který provede další opatření. 5.11.6 Z příručních registratur se přemísťují vyřízené a pro běžnou práci nepotřebné písemnosti do spisovny. Výběr písemností pro přemístění provádějí zaměstnanci, kteří byli vyřizováním písemností pověřeni, a to spolu se zaměstnancem pověřeným výkonem spisové služby. 5.12 Spisovna 5.12.1 Písemnosti, které útvary pro běžnou činnost již nepotřebují, se přemisťují z příručních registratur k uložení do spisovny jednou ročně. Jednotlivým útvarům jsou termíny a postup pro předání do spisovny určovány na návrh ředitele odboru rozpočtu a správy majetku příkazem předsedy. 5.12.2 Spolu s písemnostmi se do spisovny ukládají i písemnosti obsahující jednotlivé evidence předávaných písemností podle tohoto spisového řádu. Do spisovny se ukládá rovněž Kniha

25.8.2014 1.9.2014 3.2 13 12 došlé pošty a Kniha odeslané pošty ve formě písemnosti, obsahující údaje evidované za období jednoho kalendářního roku. 5.12.3 Předávající útvar vyhotoví seznam předávaných písemností (viz SF-/11 Předávací seznam) a označí obal pořadovým číslem podle předávacího seznamu. 5.12.4 Pověřený zaměstnanec svazu spravující spisovnu potvrdí útvaru příjem přemísťovaných písemností do předávacího seznamu a ověří soulad údajů předávacího seznamu s předanými písemnostmi. V případě zjištění nesouladu musí pověřený zaměstnanec svazu spravující spisovnu vyznačit nesoulad v předávacím seznamu. Předávající je povinen uvést evidenci do souladu se stavem předávaných písemností. Část VI SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ 6.1 Skartační řízení 6.1.1 Po uplynutí skartačních lhůt (zpravidla jednou ročně) provádí skartační komise skartační řízení. 6.1.2 Skartační komisi jmenuje předseda (skartační komise by měla mít vždy lichý počet členů včetně předsedy skartační komise). Členem skartační komise je vždy pověřený zaměstnanec svazu spravující spisovnu. 6.1.3 Skartační řízení zahrnuje: a) odborné posouzení písemností a dalších dokumentů na jiných médiích, které mají pro svaz dokumentární hodnotu a zařazení písemností označených skartačním znakem V do písemností označených skartačním znakem A nebo S, b) vypracování skartačního návrhu a jeho schválení všemi útvary, z jejichž činnosti dokumenty vznikly, c) sepsání protokolu o průběhu skartačního řízení (viz SF-/12 Protokol o průběhu skartačního řízení) a jeho podpis nejméně dvěma členy skartační komise, přičemž jedním z nich musí být předseda skartační komise, d) předložení skartačního návrhu (viz SF-/13 Skartační návrh) k projednání s archivem, příslušným k tomu podle právních předpisů o archivnictví, e) určení dalšího postupu pro nakládání s dokumenty, a to buď vyřazením dokumentů včetně fyzické likvidace a nebo uložením do archivu v souladu se schváleným návrhem. 6.1.4 Skartační znak A je závazný pouze pro útvar, kterému byl dokument předán k vyřízení, anebo který je původcem dokumentu. V ostatních útvarech se další výtisky a kopie označují skartačním znakem S a vyřadí se ke skartaci ihned poté, co je útvar přestane používat pro běžný provoz. Část VII ARCHIVACE 7.1 Příjem a evidence archiválií 7.1.1 Ve spisovně jsou odděleně evidovány a archivovány dokumenty, jež jsou označeny skartačním znakem A (archiválie). 7.1.2 Archiválie jsou přijímány do spisovny zpravidla jedenkrát ročně na základě skartačního návrhu. 7.1.3 Do archivní péče se předávají originály dokumentů, nejsou-li k dispozici, musejí být uschovány průklepy, kopie, fotografie, opisy, apod.

25.8.2014 1.9.2014 3.2 13 13 7.1.4 Pověřený zaměstnanec svazu spravující spisovnu musí při přebírání zkontrolovat náležitosti archiválií stejně jako u dokumentů, jak je popsáno výše (tzn. zkontrolovat popis a vhodnost obalu). 7.1.5 Po převzetí archiválie zapíše do Přírůstkové knihy archivní (viz SF-/14 Přírůstková kniha archivní), zároveň založí evidenční kartu archiválie (viz SF-/15 Evidenční karta archiválie) a archiválie uloží na předem označené místo ve spisovně (police, regál), kde se nacházejí pouze archiválie. 7.2 Dohled nad archiváliemi Archiválie svazu musejí být vedeny a uloženy v souladu s právními předpisy. Část VIII PŮJČOVÁNÍ DOKUMENTŮ ZE SPISOVNY 8.1 Půjčování dokumentů z příručních registratur nebo ze spisovny 8.1.1 Ze spisovny zapůjčuje dokumenty pouze pověřený zaměstnanec svazu spravující spisovnu. 8.1.2 Vstupovat do spisovny je dovoleno jen s vědomím pověřeného zaměstnance svazu spravujícího spisovnu. 8.1.3 Dokumenty může pověřený zaměstnanec svazu spravující spisovnu nebo zaměstnanec pověřený vedením příruční registratury útvaru půjčit: a) předsedovi, b) generálnímu řediteli, c) vedoucímu útvaru, který ji do spisovny uložil. 8.1.4 V případě půjčování dokumentů, jež obsahují jakékoli osobní údaje, se postupuje v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. 8.1.5 Vypůjčení dokumentů zaznamená pověřený zaměstnanec svazu spravující spisovnu do evidence výpůjček ze spisovny (viz SF-/16 Evidence výpůjček ze spisovny). 8.1.6 Pověřený zaměstnanec svazu spravující spisovnu pravidelně kontroluje, zda byly zapůjčené dokumenty vráceny. Tato kontrola se provádí nejméně dvakrát ročně. Kontrola se provádí vždy před skartačním řízením. 8.1.7 Předávání vypůjčených dokumentů vnitřní poštou není přípustné. Zaměstnanci jsou povinni vypůjčené dokumenty vrátit neprodleně poté, jakmile je přestanou potřebovat. 8.1.8 Mimo svaz lze zapůjčit pouze ověřenou kopii dokumentu, a to na základě písemného rozhodnutí generálního ředitele, nebo ve výjimečných případech originál pouze pro potřebu získání notářského ověření. O takovéto zápůjčce musí být veden záznam. Kontrola zapůjčených dokumentů provádí k tomu pověřený zaměstnanec svazu spravující spisovnu. O ztrátě nebo poškození dokumentu uloženého ve spisovně, případně o jeho zničení, vyhotoví pověřený zaměstnanec svazu spravující spisovnu záznam a předá jej generálnímu řediteli, který rozhodne o dalším postupu.