Bytové družstvo D R U Ž B A, Ústí nad Labem, Dobrovského 869/15 S M Ě R N I C E č.1 / 2007 Práce s dlužníky (vymáhání pohledávek po lhůtě splatnosti a udělování ostatních výstrah)
čl. 1 ÚVOD Směrnice stanovuje pravidla v rámci platné legislativy a sjednocuje postup pro vymáhání pohledávek při nedodržování lhůt splatnosti ze strany uživatelů družstevních bytů, garáží i bytů ve vlastnictví a pohledávek souvisejících s pronájmem nebytových prostor (dále jen NP). Nedostatek finančních prostředků ve svém důsledku narušuje provoz domů a omezuje rozsah možností při údržbě a opravách bytových objektů, což se dotýká všech družstevníků - i řádně platících. čl. 2 POHLEDÁVKY 2.1. Pohledávky související s užíváním družstevních bytů a bytů ve vlastnictví a) Neuhrazené platby za užívání bytu a služeb s tím spojených (dále jen nájemné) veškeré částky platných předpisů nájemného, neuhrazené v běžně zúčtovávaných měsíčních obdobích b) Nedoplatky z vyúčtování zálohových plateb (dále jen VZP) nedoplatky z VZP za služby související s bydlením neuhrazené ve lhůtě splatnosti 2.2. Pohledávky související s pronájmem nebytových prostor (dále jen NP) a) Neuhrazené platby za pronájem NP veškeré částky za pronájem NP neuhrazené v termínech sepsaných v nájemních smlouvách b) Nedoplatky z VZP z NP nedoplatky z VZP za služby splatnosti související s pronájmem NP neuhrazené ve lhůtě čl. 3 KONTROLA STAVU NEUHRAZENÝCH PLATEB ZA UŽÍVÁNÍ BYTU, VYSTAVOVÁNÍ A ROZESÍLÁNÍ UPOMÍNEK - SANKCE 3.1. Neuhrazené platby nájemného Lhůta splatnosti - nejpozději do konce příslušného měsíce, jehož se platba týká (dle Stanov BD Družba) 2
3.2. Upomínání a) Měsíční upomínky za neuhrazené nájemné Zpracovává referent oddělení nájmu samostatně za měsíc leden, únor, duben, květen, červenec, srpen, říjen, listopad. V následujícím měsíci pouze za poslední dlužnou pohledávku nájmu vyšší než 50,- Kč, případně poplatek (úrok) z prodlení vyšší než 50,- Kč. Po vygenerování upomínek jsou opraveny případné chyby v přiřazení úhrad. Upomínky jsou zasílány obyčejnou poštou. Dlužníkovi je účtován poplatek za odeslání upomínky. b) Čtvrtletní upomínky za neuhrazené nájemné Zpracovává referent oddělení nájmu za předcházející čtvrtletí, za poslední 3 dlužné pohledávky nájmu. Tzn. v červenci za duben až červen, v říjnu za červenec až září a v lednu následujícího roku za říjen až prosinec předchozího roku. Upomínky budou zasílány za dlužné pohledávky nájmu vyšší než 50,- Kč, případně poplatek (úrok) z prodlení vyšší než 50,- Kč. Po vygenerování upomínek jsou opraveny případné chyby v přiřazení úhrad. Upomínky jsou zasílány doporučenou poštou. Dlužníkovi je účtován poplatek za odeslání upomínky. c) Roční upomínky za neuhrazené nájemné - před žalobou (roční) za uplynulý rok Zpracovává referent oddělení nájmu v srpnu. V upomínce jsou zahrnuty všechny dluhy předchozího roku a neuhrazený nedoplatek VZP. Po vygenerování upomínek jsou opraveny případné chyby v přiřazení úhrad. Upomínky jsou zasílány doporučenou poštou s doručenkou. Dlužníkovi je účtován poplatek za odeslání upomínky. Evidenci doručenek provádí sekretariát v modulu POŠTA a referent právního oddělení v modulu BYTOVÁ EVIDENCE. za měsíc 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 odeslání v 02 03 05 06 07 08 09 10 11 12 01 měsíci typ upomínky M M M M Č M R M Č M M Č M měsíční upomínka za uvedený měsíc Č čtvrtletní upomínka R roční upomínka za předcházející rok a VZP 3.3. Sankce Poplatek z prodlení a) U neuhrazených plateb souvisejících s bydlením členů BD se účtuje poplatek z prodlení podle platného nařízení vlády č. 142/94 Sb. ve výši 2,5 promile z dlužné částky za každý den prodlení, nejméně však 25 Kč za každý i započatý měsíc prodlení. Dnem prodlení se rozumí každý započatý den po uplynutí lhůty splatnosti. b) U vlastníků se účtuje úrok z prodlení výše úroků z prodlení odpovídá ročně výši repo sazby stanovené Českou národní bankou, zvýšené o sedm procentních bodů. V každém kalendářním pololetí, v němž trvá prodlení dlužníka, je výše úroků z prodlení závislá na výši repo sazby stanovené Českou národní bankou a platné pro první den příslušného kalendářního pololetí. 3
3.4. Výstrahy a) Výstrahy za dluhy Zpracovává referent právního oddělení měsíčně při dvou dlužných nájmech. Seznam dlužníků, kterým byla zaslána výstraha, předá referent právního oddělení na vědomí ČBE, obvodové radě dále OR) a výboru samosprávy (dále VS). Výstrahy jsou zasílány doporučeně s doručenkou. Výstraha je platná dokud není dluh uhrazen. Dlužníkovi je účtován poplatek za odeslání výstrahy. Evidenci doručenek provádí sekretariát v modulu POŠTA a referent právního oddělení v modulu BYTOVÁ EVIDENCE. b) Ostatní výstrahy Důvodem k výstraze je písemné podání stížnosti např. za porušení dobrých mravů, za tzv. černý podnájem, DŘ, Stanov apod. Na základě této stížnosti vybraný člen (členové) OR osobně ověří skutečnosti v ní uvedené. Je-li zjištěna oprávněnost stížnosti, pozve OR na jednání stěžovatele i osobu odpovědnou, případně zástupce VS (správce samosprávy), obě strany vyslechne a stanoví lhůtu k nápravě. Pokud k nápravě nedojde, OR předá projednanou výstrahu právnímu oddělení. Za nesplnění ohlašovací povinnosti, tzv. nelegální podnájem, je udělena sankce ve výši 1.000,- Kč. Navrhuje OR či ČBE. Zpracovává referent právního oddělení. Výstrahy jsou předávány na vědomí ČBE, OR a VS. Výstrahy jsou zasílány doporučeně s doručenkou. Výstraha je platná 1 rok od jejího udělení. Dlužníkovi je účtován poplatek za odeslání výstrahy. Evidenci doručenek provádí sekretariát v modulu POŠTA a referent právního oddělení v modulu BYTOVÁ EVIDENCE. c) Dohoda (splátkový kalendář) Zpracovává referent právního oddělení po dohodě s dlužníkem a sepsáním dohody o uznání dluhu. Při sepsání splátkového kalendáře je zastaven výpočet poplatku (úroku) z prodlení. V případě, že dlužník splátky nedodrží, nebo neplatí dál řádně nájem, je dohoda splatná ihned a poplatky (úroky) z prodlení jsou dopočítány zpětně. Dlužníkovi je účtován poplatek za sepsání Dohody (splátkového kalendáře)ve výši stanovené shromážděním delegátů (SD). d) Vyloučení s ukončením nájmu bytu Zpracovává referent právního oddělení, v případě nezaplacení dluhu, po výstraze při třech neuhrazených nájmech. Seznam dlužníků, kteří dluží tři nájmy návrhy na vyloučení, předá referent právního oddělení představenstvu ke schválení. Vyloučení jsou zasílány doporučeně s doručenkou. Seznam dlužníků, kteří byli vyloučeni z BD, předá právní oddělení na vědomí ČBE, OR a VS. Evidenci doručenek provádí sekretariát v modulu POŠTA a referent právního oddělení v modulu BYTOVÁ EVIDENCE. e) Výzva k vyklizení bytu Zpracovává referent právního oddělení do 7 dnů od data ukončení nájmu bytu 4
uvede uvedeném na vyloučení. Výzvy k vyklizení bytu jsou zasílány doporučeně s doručen kou. Seznam dlužníků, kterým byla zaslána výzva k vyklizení bytu předá referent právního oddělení na vědomí ČBE, obvodové radě a výboru samosprávy. Evidenci doručenek provádí sekretariát v modulu POŠTA a referent právního oddělení v modulu BYTOVÁ EVIDENCE. f) Žaloba na vyklizení bytu Jestliže dlužník nereaguje na žádný z předchozích bodů (zejména na výzvu k vyklizení bytu) a OBS, OR či právní oddělení se nedohodne s dlužníkem na jiném způsobu vyrovnání dluhů nebo urovnání dané situace (např. dobrovolné přestěhování do náhradního bytu, ubytovny apod.) zpracovává referent právního oddělení dle potřeby žalobu na vyklizení bytu k Okresnímu soudu v UL (dále jen OS UL), nejpozději však do 2 měsíců od lhůty uvedené ve výzvě k vyklizení bytu (tj. 75 dnů od doručení výzvy k vyklizení bytu). g) Výkon rozhodnutí - exekuce Referent právního oddělení zpracovává návrh na výkon rozhodnutí (exekuce) v případě, že povinný dobrovolně byt nevyklidí ve lhůtě uvedené v rozsudku po právní moci (žaloba na vyklizení bytu, platební rozkaz) a dále provedení organizačně zajišťuje. 4.1. Nedoplatky z VZP za byty čl. 4 KONTROLA STAVU NEUHRAZENÉHO VZP Lhůta splatnosti - do data uvedeného na vyúčtování 4.2. Upomínání Zpracovává referent právního oddělení v měsíci srpnu.upomínka je společná pro pohledávky na platbách za užívání bytu a VZP za uplynulý rok. Upomínky jsou zasílány do 31.8.následujícího roku referentem právního oddělení na doručenku. Upomínka obsahuje termín splatnosti a je podkladem pro žalobu. Dlužníkovi je účtován poplatek za odeslání upomínky. Evidenci odeslaných, vrácených upomínek provádí sekretariát v modulu POŠTA a referent právního oddělení v modulu BYTOVÁ EVIDENCE. Vrácené upomínky jsou zakládány do spisů ČBE. U reklamovaných VZP je zpracovávána roční upomínka do 7 dnů od ukončení reklamace a zasílána referentem právního oddělení do 7 dnů od jejího zpracování. 4.3. Sankce U nedoplatků VZP členům BD se účtuje poplatek z prodlení, vlastníkům se účtuje úrok z prodlení (viz bod 3.3., písm. a), b)) čl. 5 5
KONTROLA STAVU NEUHRAZENÝCH PLATEB ZA PRONÁJEM NP Lhůta splatnosti - do termínu, uvedeného v platné nájemní smlouvě 5.1. Kontrola stavu neuhrazených plateb za užívání NP Provádí průběžně referent právního oddělení společně s hlavní účetní 5.2. Uplatnění sankce U neuhrazených plateb za pronájem NP se uplatňuje úrok z prodlení dle 517 Obč. zákoníku (viz bod 2, písm. a) tohoto čl.) není-li ve smlouvě ujednáno jinak. 5.3. Upomínky za neuhrazené pohledávky na NP Zpracovává referent právního oddělení běžně, tj. do 30 dnů po splatnosti kterékoli platby. Upomínky zasílá referent právního oddělení do 15 dnů doporučeně na doručenku. Upomínka vždy obsahuje termín splatnosti a je podkladem pro žalobu. Evidenci odeslaných upomínek a doručenek provádí sekretariát v modulu POŠTA a referent právního oddělení v modulu BYTOVÁ EVIDENCE. Vrácené upomínky a doručenky jsou zakládány referentem právního oddělení do spisu 5.4. Předání podkladů Hlavní účetní předává na právní oddělení průběžně údaje o platbách pro kontrolu plateb předpisů NP. V případě neuhrazení upomenutých pohledávek do 10 dnů po uplynutí termínu uvedeného v upomínce předává hlavní účetní na právní oddělení potřebné podklady k dalšímu řešení. 5.5 Nedoplatky z VZP za pronajaté NP a) Lhůta splatnosti - do data uvedeného na vyúčtování b) Uplatnění sankce - NP uplatňuje se úrok z prodlení dle 517 Obč. zákoníku (viz bod 2, písm. a) tohoto čl.) c) Kontrola stavu provádí právní oddělení společně s energetikem BD a hlavní účetní do 31.3. následujícího roku u reklamací VZP NP se kontrola provádí průběžně po uplynutí reklamační lhůty d) Upomínky VZP NP zpracovává referent právního oddělení do 30ti dnů od uplynutí splatnosti VZP NP. Upomínky jsou zasílány referentem právního oddělení na doručenku. Upomínka obsahuje termín splatnosti a je podkladem pro žalobu. Dlužníkovi je účtován poplatek za odeslání upomínky. Evidenci odeslaných, vrácených upomínek a doručenek provádí sekretariát v modulu POŠTA a referent právního oddělení v modulu BYTOVÁ EVIDENCE. Vrácené upomínky a doručenky jsou zakládány do spisů na právním oddělení. U reklamovaných VZP NP je zpracována roční upomínka do 7 dnů od ukončení reklamace a zasílána referentem právního oddělení do 7 dnů od jejího zpracování. 6
e) Předání podkladů Vyúčtování NP zpracovává a podkladové materiály pro roční upomínky NP předává právnímu oddělení energetik BD spolu s dalšími podklady k vymáhání těchto pohledávek. čl. 6 NEUPLATNĚNÍ POPLATKU Z PRODLENÍ Neuplatnění poplatku z prodlení se týká jen dlužníků, kteří mají pohledávku související s užíváním družstevních bytů, či bytů ve vlastnictví a prokáží, že se ocitli v sociální tísni. K prokázání finanční nouze je třeba předložit doklad o pobírání dávek sociální péče do hranice životního minima. Tento doklad vystavuje příslušný městský nebo pověřený obecni úřad. Neuplatnění poplatku z prodlení v plné výši se týká jen dluhů vzniklých v době tímto potvrzením doložené tj. v daném kalendářním roce. čl. 7 PROMINUTÍ (ČÁSTEČNÉ PROMINUTÍ) SANKCÍ Představenstvo BD Družba má pravomoc prominout zcela nebo částečně poplatek z prodlení dlužníkovi na základě jeho zdůvodněné písemné žádosti, maximálně na úroveň částky, která představuje výši poplatku z prodlení v kalendářním roce žádosti o jehož prominutí je žádáno. Ostatní náklady spojené s uplatněním pohledávky se nepromíjejí. čl. 8 PRÁVNÍ VYMÁHÁNÍ POHLEDÁVEK PO LHŮTĚ SPLATNOSTI 8.1. Neuhrazené platby za užívání bytů a VZP - součinnost jednotlivých oddělení a) Ekonomický úsek účtárna nájemného ekonomický úsek účtárna nájemného předává právnímu oddělení pro vymáhání neuhrazených plateb za užívání bytu a VZP z bytů potřebné podkladové materiály, a to: platný nájemní předpis vč. zálohových plateb a údaj o výši předpisu (nebo přímo nájemní předpis) za žalované období VZP za dané období (včetně rozpisu skutečných nákladů) údaj o výši plateb na nájemní předpisy na žalované období na vyžádání právního oddělení předloží další případnou dokumentaci (písemnosti, poznámky, informace apod.) b) Energetik BD předává právnímu oddělení podpisové listiny (kopie) odečtů tepla, studené vody, 7
teplé užitkové vody c) ČBE předává právnímu oddělení na základě jeho požadavků potřebné podkladové materiály, nejdéle však do 31.8.: kopie požadovaných platných nájemních smluv případnou další dokumentaci (kopie dalších dokladů uložených ve spisech žalovaných osob, poznámky, informace apod.) d) Právní oddělení na upomínkách bude uvedeno vedle jména uživatele, kód bytu dle evidence ČBE, na základě převzatých důkazních materiálů dodaných ekonomickým oddělením účtárnou nájemného a ČBE žaluje pohledávku s návrhem na vydání platebního rozkazu v případech, kdy uživatel nezaplatil neuhrazené pohledávky za žalované období, a to do 15 dnů od převzetí podkladových materiálů z ČBE, nejdéle do 15.9. tento úkon provádí referent právního oddělení jednou ročně po vyúčtování zálohových plateb, popř. dle potřeby častěji, na (roční) upomínky na neuhrazené pohledávky za uplynulý kalendářní rok podává návrh na podání platebního rozkazu nejpozději do 15. 9. následujícího roku po vzniku pohledávky např. za rok 2006 žalovat do 15.9.2007, nezaplatí-li dlužník dobrovolně, co mu ukládá pravomocné rozhodnutí soudu v případě peněžního dluhu, zjišťuje právní oddělení ve spolupráci s exekutorem jeho majetkové poměry pro další postup (exekuce) nejdéle však do 6 měsíců od nabytí právní moci rozsudku: a) na EÚ číslo účtu dlužníka, jsou-li platby ve prospěch BD Družba prováděny trvalým příkazem, popř. byla-li některá z nich provedena převodem z účtu u peněžního ústavu ( 303 a násl. o.s.ř.) pro exekuci z účtu b) neoficiálními dotazy na zaměstnavatele pro exekuci na plat a na vlastnictví movitých věcí pro exekuci na věci movité (spolupráce se členy samosprávy) c) při vysokých dlužných částkách zjišťuje výpisem z katastru nemovitostí zda dlužník nevlastní nemovitost (cena nemovitosti nesmí být v nepoměru k dluhu) d) žádostí o pomoc soudu před nařízením výkonu rozhodnutí podle 259 nebo 260 o.s.ř. dále referent právního oddělení zpracovává návrh na výkon rozhodnutí (exekuci) na mzdu, věci movité, přikázáním z účtu, je-li předpoklad, že bude pohledávka alespoň částečně uspokojena, popř. návrh na výkon rozhodnutí vyklizení bytu není-li jiná možnost náhrady dluhu. Tyto úkony provádí průběžně nejméně jedenkrát za rok na základě vyčíslení neuhrazených pohledávek z ekonomického oddělení účtárny nájemného k danému dni, referent právního oddělení uzavírá dohody o uznání neuhrazené pohledávky na nájemném, VZP a jejího splácení podle těchto pravidel: pokud není pohledávka větší než 30.000,- Kč, sepisuje dohodu o jejím uznání a hrazení bez stanoviska dalších orgánů se splatností maximálně do 3 let je-li pohledávka vyšší než 30.000,- Kč nebo doba splatnosti vzhledem k finančním možnostem dlužníka (např. nižší měsíční splátky) delší, sepisuje referent právního oddělení tyto dohody na základě vyjádření OR nebo právníka BD s dobou splatnosti maximálně do 5 let vyjádření obsahuje výši měsíční splátky, počátek plateb dluhu a jejich ukončení, popř. další informace sloužící jako podklad k sepsání dohody. 8
za každou sepsanou dohodu je dlužníkovi předepsán poplatek za uzavření dohody, schválený SD, splatný vždy z první uhrazené splátky dohody má-li dlužník v průběhu roku pohledávky na nájemném i na VZP, může být na každý typ pohledávky uzavřena jedna dohoda a poplatek za sepsání dohody bude dlužníkovi započítán 2x na zajištění jedné pohledávky mohou být sepsány pouze 2 dohody dlužné pohledávky se vždy hradí v tomto pořadí: a) pohledávky na nájemném b) pohledávky na VZP c) pohledávky na poplatcích (úrocích) z prodlení za nájemné d) pohledávky na poplatcích (úrocích) z prodlení za VZP e) pohledávky na soudních poplatcích f) ostatní pohledávky vůči BD pohledávka se penalizuje: u členů BD poplatkem z prodlení, u vlastníků bytů úrokem z prodlení jen k datu podpisu dohody o uznání dluhu splátkového kalendáře. V případě, že dlužník splátky nedodrží, nebo neplatí dál řádně nájem, je dohoda splatná ihned a poplatky (úroky) z prodlení jsou dopočítány zpětně. 8.2. Neuhrazené pohledávky na platbách a VZP - pronájem NP - součinnost jednotlivých oddělení a) Ekonomický úsek - hlavní účtárna referent hlavní účtárny předává právnímu oddělení písemně informace o výši plateb na pronájem NP případně další potřebnou dokumentaci b) Energetik BD předává právnímu oddělení podklady z VZP podpisové listiny (kopie) odečtů tepla, studené vody a teplé užitkové vody vyúčtování zálohových plateb za dané období (včetně rozpisu skutečných nákladů) další potřebnou dokumentaci c) Právní oddělení - zpracovává převzaté důkazní materiály a vlastní doklady (platné nájemní smlouvy, výpisy z obchodního rejstříku, kopie živnostenských listů a pod.) - zpracovává do 30 dnů od vzniku jakékoliv pohledávky příslušnou upomínku s vyčíslením dluhu a s výstrahou, že v případě nezaplacení v termínu (do 15 dnů od převzetí) bude nájem vypovězen s jednoměsíční výpovědní lhůtou pro hrubé porušení smluvních podmínek; k tomu připojený doklad o doručení (třeba i náhradní - prostřednictvím bytového technika) - pokud dlužník nereaguje na měsíční či roční upomínku zpracovává výpověď z nájmu NP s jednoměsíční výpovědní lhůtou pro hrubé porušení smluvních podmínek do 2 měsíců od zaslání upomínky - nevyklidí-li dlužník dobrovolně NP, rozhodne představenstvo o jeho vyklizení vhodným způsobem, zejména s přihlédnutím k možnosti uskladnění zboží (např. potravin). - dle potřeby žaluje neuhrazenou pohledávku s návrhem na vydání platebního rozkazu nejdéle však do 2 měsíců od zaslání výpovědi z nájmu 9
- zjišťuje majetkové poměry dlužníka pro exekuce - referent právního oddělení uzavírá dohody o uznání neuhrazené pohledávky na platbách za pronájem NP a VZP NP a jejím splácení podle stejných pravidel jako v případě pohledávek souvisejících s užíváním bytů včetně úročení dluhu pouze poplatkem z prodlení ve výši 2,5 promile od prvního jejího vzniku. čl. 9 OBNOVENÍ ČLENSTVÍ A UZAVŘENÍ NOVÉ NÁJEMNÍ SMLOUVY 9.1. po vyloučení z družstva je možno obnovit členství pouze po uhrazení všech pohledávek družstva a zaplacení poplatku za znovupřijetí dle Stanov BD 9.2. na základě zaplacení všech pohledávek vůči BD (účetní doklad) vyčíslených k danému dni referentem právního oddělení a pominutí jiných důvodů vyloučení, vyzve referent právního oddělení bývalého člena k zaplacení poplatku za znovupřijetí a k provedení úkonů spojených se znovupřijetím za člena a ČBE s ním po jejich splnění uzavře novou nájemní smlouvu k bytu se současným zrušením původní nájemní smlouvy 9.3. nájem bytu je možné znovu uzavřít na základě potvrzení právního oddělení o uhrazení všech pohledávek, nájemní smlouvu uzavírá ČBE čl. 10 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ a) právní oddělení zpracovává pravidelně čtvrtletně zprávu o vývoji pohledávek po lhůtě splatnosti, především dlužného nájemného jako materiál pro jednání představenstva. b) právní oddělení a ekonomický úsek úzce spolupracují na úseku pohledávek na nájemném, VZP a NP. Za spolupráci odpovídají vedoucí organizačně právního a ekonomického úseku c) dlužníci - jejich kódy / 440 3 24 xx / s výší dluhu vyšší než 15.000,- Kč jsou zveřejňováni ve zpravodaji Družstevník d) představenstvo družstva v součinnosti s výkonným orgánem hledají a realizují opatření, směřující k rozšíření možností vystěhovávání neplatičů z družstevních bytů a tím i následnému snižování výše pohledávek vůči BD na úhradách za užívání bytu a ostatních platbách. e) dosavadní směrnice BD DRUŽBA schválená usnesením představenstva číslo 18/2006 ze dne 05.12.2006 se zrušuje. 10
f) tato směrnice byla schválena usnesením představenstva číslo 7/2007 dne 30.4.2007 kdy nabyla účinnosti.. Monika Sobotková, v.r. předseda představenstva 11