CENTRUM CELOŽIVOTNÍHO VZDĚLÁVÁNÍ JEZERKA O.P.S. Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Pracovní sešit Tento materiál byl zpracován v rámci projektu Komplexní vzdělávací program pro lektory zaměřený na Evropskou unii a zpracování evropských projektů, který je spolufinancován Evropskou unií. Pracovní sešit je určen jako doplňkový pracovní materiál ke studijnímu textu a slouží zejména k samostudiu, ale i k provádění cvičení během semináře. Autoři: Ing. Ondřej Škach PhDr. Tereza Škachová, PhD. Pardubice 2008, aktualizovaná verze Tento text neprošel redakční ani jazykovou korekturou.
1 Obecné úkoly 1.1 Uveďte, který software, podle vašeho názoru, je možné využít při tvorbě či realizaci projektu a rozdělte do uvedených kategorií: SW, se kterým umím pracovat, ale pro projekty se nehodí SW, se kterým umím pracovat a pro projekty se hodí SW, se kterým neumím pracovat, ale pro projekty se hodí 1.2 Uveďte, k jakým činnostem při řízení projektů mohou sloužit jednotlivé aplikace z MS Office: Aplikace K čemu může aplikace sloužit (ve vztahu k řízení projektů) MSO Word MSO Excel MSO Outlook MSO Access MSO PowerPoint 1.3 Existují i alternativní aplikace k MS Office. Uveďte příklad a jejich výhody / nevýhody oproti MS Office: příklad výhody nevýhody Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti - PRACOVNÍ SEŠIT Strana 1
2 Úkoly k MS Office Excel 2.1 Napište celý vzorec pro sečtení vyznačených buněk (B3, C5, D4 viz obrázek): 2.2 Uveďte, jakým způsobem je možné vzorec z buňky A4 (viz obrázek) zkopírovat do buněk B4, C4 a D4, aby se nám také sečetly hodnoty z řádků 1, 2 a 3 příslušného sloupce: 2.3 Napište, jakým způsobem je třeba upravit vzorec v buňce A4 =(A1- A2-A3)*E1, viz také obrázek, aby po zkopírování do buněk B4, C4 a D4, bylo stále násobeno buňkou E1: 2.4 Uveďte, ve kterém menu je možné upravit formát čísla (např. aby se u čísla zobrazoval symbol Kč, číslo bylo rozděleno po tisících a text byl tučně - jako na obrázku): Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti - PRACOVNÍ SEŠIT Strana 2
3 Úkoly k MS Office Project 3.1 Uveďte, zda projekt musí mít pevně definováno datum konce nebo začátku. Své tvrzení zdůvodněte: 3.2 Uveďte tři používané typy kalendářů a určete, jaký kalendář bude použit v uvedených případech: Typy kalendářů 1. 2. 3. Uveďte, jaký kalendář bude použit pro úkol, nepřiřadíme-li mu kalendář úkolu a nebude mít přiřazen žádný zdroj. Uveďte, jaký kalendář bude použit pro úkol, nepřiřadíme-li mu kalendář úkolu a bude mít přiřazen zdroj. Uveďte, jaký kalendář bude použit pro úkol, přiřadíme-li mu kalendář úkolu a bude mít přiřazen zdroj, jehož kalendář budeme respektovat. 3.3 Napište ke každému z typů vazby úkolů stručný popis a příklad použití: Typ vazby Grafické znázornění Popis Příklad použití Dokončení Zahájení (FS) Zahájení Zahájení (SS) Dokončení Dokončení (FF) Zahájení Dokončení (SF) Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti - PRACOVNÍ SEŠIT Strana 3
3.4 Časový údaj pro dobu trvání úkolu můžeme zadat pomocí klasických jednotek (tj. hodin, dnů atd.) nebo pomocí uplynulých jednotek (tj, uplynulé minuty, uplynulé hodiny atd.). Uveďte rozdíl mezi těmito typy jednotek: 3.5 Uveďte příklady možných omezení úkolů v čase a uveďte také, proč není výhodné některé typy omezení používat: příklady nevýhody 3.6 Napište ke každému typu zdroje stručný popis a příklad použití: Typ zdroje Popis Příklad použití pracovní materiálový nákladový 3.7 Uveďte možnosti definování sazeb (nákladů) za odvedenou práci pro pracovní zdroje: Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti - PRACOVNÍ SEŠIT Strana 4
3.8 Musíme v MSO Project Standard zdroje definovat lokálně pro každý projekt nebo můžeme sdílet zdroje pro více projektů? V případě že ano, jak? 3.9 Co je to přetížení zdrojů a jak ho lze odstranit? přetížení zdrojů možnosti odstranění 3.10 Jaký je v aplikaci vztah mezi prací, jednotkami přiřazení a dobou trvání? Vzorec Platí Neplatí Práce = Doba trvání * Jednotky přiřazení Doba trvání = Práce * Jednotky přiřazení Práce = Doba trvání / Jednotky přiřazení Doba trvání = Práce / Jednotky přiřazení 3.11 Uveďte, co je kritická cesta, jak ji můžeme v zobrazení zvýraznit a proč je jí třeba věnovat pozornost: co to je jak je možné zvýraznit proč je třeba věnovat pozornost Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti - PRACOVNÍ SEŠIT Strana 5
3.12 Uveďte, které proměnné se nemění při aktivované funkci řízení úsilím (plánování dle vynaložené námahy) při přidání dalších zdrojů k úkolu (min. jeden zdroj je již přiřazen): Jednotka Konstantní ano ne Práce Doba trvání Jednotky přiřazení 3.13 Uveďte, co je to směrný plán a k čemu slouží: co to je využití 3.14 Napište příklady skutečných hodnot, které můžeme zadávat při sledování průběhu projektu: 3.15 Uveďte, jaké máme výstupy z aplikace MSO Project pro prezentaci dat projektu: Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti - PRACOVNÍ SEŠIT Strana 6
4 Úkoly k problematice PR 4.1 Napište cvičně tiskovou zprávu se všemi formálními náležitostmi Hlavička, jméno organizace, popřípadě kontakty Tisková zpráva organizace Dne Zajímavý titulek - hlavní, stručné a výstižné sdělení článku Podtitulek - v případě, že nestačí titulek Čelo zprávy 1 stručný a maximálně výstižný odstavec, obsahuje jádro sdělení (odpovědi na základní otázky kdo, co, kdy a kde). Tělo zprávy - doplňkové informace (odpovědi na otázky jak a proč, vykreslení souvislostí a citace názorů autorit. Členění do tematických odstavců Hyperaktivní odkazy s doplňujícími informacemi Na pravé straně - heslovitě shrnout každý odstavec. Stručná charakteristika celého projektu Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti - PRACOVNÍ SEŠIT Strana 7
Stručná charakteristika a poslání organizace Tiskový kontakt (jméno, příjmení a kontakt) Přílohy tiskové zprávy (fotografie, prospekty, brožury apod.) 4.2 Vypište, které činnosti vykonává tiskový mluvčí vaší organizace a zhodnoťte jeho práci v čem je nenahraditelný a v čem naopak má mezery. Pokud vaše organizace tiskového mluvčího nemá, navrhněte činnosti, které by měl vykonávat Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti - PRACOVNÍ SEŠIT Strana 8