Školení obsluhy PC stručný manuál obsluhy pro používání PC

Transkript

1 Školení obsluhy PC stručný manuál obsluhy pro používání PC tabulkový procesor MS EXCEL Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 1

2 MS EXCEL - základy tabulkového procesoru Tyto programy jsou specielně navrženy na automatické zpracování dat (čísel i textu) v tabulkách, včetně automatického přepočítávání výsledků v závislosti na změněných hodnotách v buňkách. K dispozici je obrovské množství programově tříděných vzorců a funkcí. K pochopení a využití MS Excelu jsou tedy nutné jisté vědomosti z matematiky. Po spuštění programu MS Excel se objeví základní pracovní plocha Excelu se svými základními ovládacími prvky. - titulkový pruh - nabídka pruh MENU - panely nástrojů - řádek vzorců - záhlaví řádek a sloupců - pracovní plocha - záložky listů - stavový pruh Stejně jako ve Wordu, i v Excelu jsou jednotlivé sloupce, řádky a pak i buňky jednoznačně pojmenované. Adresa aktuální buňky se zobraztuje v levém rohu Řádku vzorců. Základní pojmy Buňka - jeden z "obdelníčků" Sloupec - buňky pod sebou Řádek - buňky vedle sebe Blok - vyznačená oblast buněk List - jedna vrstva buněk Sešit - více listů (i jeden) jako soubor Adresování buňky Adresování neboli odkaz na buňku znamená, do některé buňky napsat adresu jiné buňky, takto : Přímý jednoduchý odkaz : =B7 Přímý složený odkaz : =B7+C11 Vzdálený odkaz : =List2!C6 =List2!A1+List3!A1 Vzdálený odkaz : =[Sešit1]List1!$A$1 =[Sešit1]List1!$A$1+[Sešit1]List3!$B$7 Odkaz ve vzorci : =SUMA(J8:J13) =H4+SUMA(List2!K4:K11) Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 2

3 Základy tvorby tabulky 1) Má-li se tabulka tisknout, je nutno ji orámovat, popřípadě vystínovat. 2) Má-li mít tabulka vypovídací schopnost, je nutno vyplnit sledované hodnoty. 3) Má-li být tabulka funkční, je nutno vyplnit především vzorce do buněk s předpokládanými výsledky. Vlastní návrh tabulky Velkou víhodou (proti MS Wordu) je přesnost nastavování rozměrů sloupců i řádek. Velkou nevýhodou je, nemožnost slučování buněk. Proto před vlastní tvorbou je vhodné udělat náčrt a přesně určit počty sloupců a řádek. Pak lze šířku sloupců v tabulce libovolně měnit nebo nejdříve orámovat a pak měnit. ad 1, rámování a stínování tabulky vybrané buňce nebo oblasti (bloku) buněk lze přiřazovat okraje (rámování). Vše lze provádět pomocí myši a tlačítka OHRANIČENÍ v panelu nástrojů. Chceme-li však jiné (dvojité, čárkované, ) ohraničení, je nutno použít: nabídka pruh MENU - FORMÁT - BUŇKY, zobrazí se dialogové okno FORMÁT BUNĚK, kde zvolíme styl čáry a její umístění na buňce či bloku buněk. Výsledný efekt je pak velmi individuální. Postup při stínování je stejný jako ve Wordu. Buňky určené k vystínování, označíme jako blok a pak zvolíme jen odstín barvy (pokud tiskneme na čb tiskárně, jen odstíny šedé) v panelu nástrojů tlačítkem BARVA VÝPLNĚ. Nebo použijeme nabídku MENU - FORMÁT - BUŇKY, záložku VZORKY, kde si navolíme patřičnou barvu nebo Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 3

4 odstín šedi. Výsledná tabulka pak může vypadat následovně : Add 2, vyplnění hodnot Vyplnit hodnoty v tabulce znamená obdobnou činnost jsko ve wordu. MS Excel umožňuje navíc tzv. formátování buněk (nastavení vlastnosti buňce tak, že po vyplnění buňky hodnotou program sám provede formátování čísla v dané buňce) Prakticky to znamená, že vyplňujeme jen hodnoty a zobrazovaný tvar (přípona Kč, desetinná místa, atd.) se upravuje již automaticky. Formátovat buňky znamená zadat označeným buňkám jisté vlastnosti. Formátování buněk provádíme pomocí MENU - FORMÁT - BUŇKY, v našem případě se bude jednat o peněžní údaje, a proto zvolíme záložku ČÍSLO, kde vybereme MĚNA a potvrdíme tlačítko OK Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 4

5 Obdobně postupujeme i s jinýmy typy formátů hodnot v tabulce. Pak již jen vyplňujeme "syrové hodnoty. Ad 3, vzorce v tabulce Do hotové tabulky, do buněk, v nichž se mají zobrazovat výsledky (žlutá a oranžová políčka), ostatní buňky mohou být nevyplněné, vložíme tzv. vzorce (prvním znakem je rovnítko), čímž zajistíme provedení výpočtu dle zadaného vzorce, automatické vypočítání sledované hodnoty. Do buňky můžeme vložit v podstatě libovolný vzorec, respektující matematické zákony nebo již definované vzorce a funkce. a) přímé vkládání vzorce : znamená, že celý vzorec do aktivní buňky ručně vypíšeme z klávesnice. Do buňky G6 napíšeme : =D6-F6 a potvrdíme ENTER, objeví se výsledná hodnota (19500 Kč). Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 5

6 b) poloautomatické vkládání : tímto způsobem můžeme vkládat nejen jednoduché, ale i složité, předem definované, vzorce a funkce. Postup je jednoduchý, nabídka MENU - VLOŽIT - FUNKCE, objeví se dialogové okno VLOŽIT FUNKCI po výběru požadované funkce ze seznamu zadáme parametry (adresy spočítatelných buněk) a potvrzením tlačítky OK dojse k vyplnění a vypočítání vzorce. Další řádky můžeme vyplnit obdobně nebo tzv. posuvným vyplněním (výhodou je, že větší oblast vyplníme bez chyby a rychle) Postup: buňku se vzorcem určeným ke zkopírování aktivujeme, pak pravou klapkou myši uchopíme za pravý dolní okraj aktivní buňky a táhneme tak dlouho, až označíme požadovanou oblast buněk ke zkopírování vzorce, pustíme, objeví se systémové menu Zde vybereme nabídku VYPLNIT HODNOTY a pak i VYPLNIT FORMÁTY. Tím dojde k vyplnění označených buněk požadovaným vzorcem. Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 6

7 c) automatické vkládání : využíváme tehdy, jsou-li spočítatelné buňky bezprostředně následující a lze je označit jako souvislý blok. Postup je pak následující, nabídka MENU - VLOŽIT - FUNKCE, po zvolení požadované funkce, zvolíme a vybereme OBLAST, v níž budou spočítatelné buňky a potvrdíme tačítko OK dojde ke vložení sumačního vzorce a spočítání výsledné hodnoty. Adresování buněk Do vzorců nebo do buněk můžeme zadávat čísla (konstanty), proměnné (adresy buněk) nebo matematické konstanta (pí, ludolfovo číslo, ). Zadáváme-li adresy buněk, pak je zadáváme přímo, tzv. relativní odkaz, což znamená, že při posuvném vyplňování boněk stejným vzorcem se postupně mění i jednotlivé (sloupcové, řádkové) adresy ve vzorci. a) relativní odkazy b) absolutní odkazy c) vzdálená adresace buněk ad a) relativní odkazy relativní adresování buněk spočívá v zadání jejich skutečných jmen, názvů : = E4+F4 tento způsob je nejběžnější, ale skrývá, pro zautomatizované vyplňování následujících sloupců, řádků tzv. POSTUPNÝM VYPLŇOVÁNÍM, jisté úskalí. Vyplněním HODNOT se plynule změní i adresy sloupců, řádek ve vzorci přikopírovaném. Vzdálenost mezi vzorcem a adresovanou buňkou je stejná, jejich polohy jsou relativní, posuvné. Ad b) absolutní odkazy Absolutní adresování buněk ve vzorcích spočívá v jednoznačném pojmenování buňky pomocí adresy sloupce a řádky s využitím znaku "STRING" $ u některé nebo u všech položek adresy buňky ve vtorci, pak je vzorec : = $E4+F4 = $E$4+F4 = $E$4+$F4 = $E$4+$F$4 Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 7

8 tento způsob adresování se používá, pokud chceme zajistit neměnnost počáteční adresované buňky ve vzorci při postupném vyplňování oblasti vzorcem počítajícím s minimálně jednou konstantní vstupní hodnotou (buňkou) Vzdálenost mezi adresovanou buňkou a vzorcem se mění podle polohy vzorce, poloha vstupní buňky je absolutní, neměnná. ad c) vzdálené odkazy vzdálenými odkazy rozumíme odkaz na buňku z jiného listu otevřeného souboru (sešitu) nebo i z jiného sešitu na disku. =E10+F10+List3!K10 =E12+[Sešit2]List1!$J$12 tento způsob adresace se používá u rozsáhlých aplikací, kde velikost jednoho souboru by bala neúměrná a těžko sledovatelná, tisknutelná. Vzdálený odkaz propojuje do vzorce hodnoty buněk ležících na rů Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 8