GLOBUS ČR, K. S. Přehled elektronické komunikace B2B System GROW 23.8.2011 Verze 12CZ V dokumentu jsou zahrnuty možnosti a cíle elektronické komunikace ve společnosti GLOBUS ČR, k. s. Dokument slouží pro primární informování dodavatelů o elektronické komunikaci a využití B2B Systemu GROW.
Obsah Úvod... 3 Vymezení elektronické komunikace v GLOBUSu... 4 Transakční doklady/zprávy... 5 Požadavky... 5 Termíny... 5 Elektronická kmenová data... 6 Požadavky... 6 Termíny... 6 SRM (Supplier Relationship Managemet)... 7 Základních vlastnosti SRM... 8 Požadavky... 9 Termíny... 9 Registrační autorita... 10 Realizační team... 12 Další informace... 12 Transakční dokumenty... 14 Kmenová data... 15 2 S t r á n k a
Úvod Obsahem tohoto dokumentu je vymezení oblasti elektronické komunikace a možnosti využívané ve společnosti GLOBUS. Uveden je i stručný popis jednotlivých zpráv/dokumentů a jejich funkcí. Veškeré detailní informace poskytnou naše manažerky komunikace, jejichž seznam je uveden na straně 9. Tento dokument je platný od 1.1.2012. V rámci elektronické komunikace řešíme v současné době tři oblasti: 1) Transakční zprávy/dokumenty (objednávky, dodací listy, faktury,...) 2) Elektronická kmenová data 3) SRM systém pro podporu spolupráce s dodavateli 3 S t r á n k a
Vymezení elektronické komunikace v GLOBUSu B2B systém B2B GROW zastřešuje veškerou elektronickou komunikaci mezi společností GLOBUS a jejími dodavateli, tento systém umožňuje komunikovat různými způsoby, dle konkrétní technické připravenosti dodavatele. Jednotlivé možné způsoby elektronické komunikace v rámci B2B jsou popsány pod obrázkem. EDI obecně elektronická komunikace, tak jak je pojato v české legislativě, zahrnuje všechny způsoby elektronické výměny dokumentů. (Do nedávné doby byl pro elektronickou komunikaci používán pouze systém UN/EDIFACT a proto se při použití výrazu EDI nesprávně myslí jenom tento způsob komunikace.) B2B GROW = EDI + SRM Způsob komunikace UN/EDIFACT - VAN UN/EDIFACT - AS2 Elektronické dokumenty WS/XML B2B Portal Objednávky (ORDERS) Potvrzení objednávky (ORDRSP) Dodací listy (DESADV) Příjmy zboží (RECADV) Faktury (INVOIC) Kmenová data (PRICAT) UN/EDIFACT jeden ze způsobů elektronické výměny dat (EDI), založen na výměně textových souborů. Pro komunikaci je potřeba přístup k VAN síti nebo AS2 (speciální počítačová síť pro elektronickou výměnu dokumentů), který zajišťují jednotliví poskytovatelé (EDITEL, CCV,...). GLOBUS podporuje verzi D.01B. WS/XML webové služby a XML = moderní způsob elektronické výměny dokumentů, tento formát podporuje většina novějších systémů, komunikace probíhá přes internet => nízké náklady B2B Portál dodavatel nemusí mít systém umožňující elektronickou komunikaci a využívá služeb přímo na portálu B2B GROW GLOBUS. Dodavateli stačí pouze připojení k internetu a platný certifikát (viz. kapitola Registrační autorita) Celou elektronickou komunikaci dělíme na dvě části; první část zahrnuje transakční zprávy ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV a INVOIC, druhou je potom katalog s kmenovými daty (PRICAT). Potvrzovací zprávy se implementují dle potřeby k jednotlivým zprávám viz. další informace na konci dokumentu. 4 S t r á n k a
Transakční doklady/zprávy Hlavním cílem je 100% elektronická komunikace s našimi dodavateli v oblasti transakčních dokladů, tj. objednávek, dodacích listů a faktur. V současnosti (Září 2011) zpracovává elektronicky objednávky cca 95% dodavatelů, cca 75% dodavatelů zasílá elektronické dodací listy a 75% dodavatelů elektronické faktury. V případě elektronických faktur přecházíme na plně bezpapírovou fakturaci. V případě, že dodavatel nesplní podmínky elektronické komunikace, tj. nebude zpracovávat zprávy základního balíčku dle požadavků, bude aplikován 6 Dohody o nákupních podmínkách. Revize plnění probíhá vždy po uzavření kalendářního čtvrtletí a 6 je aplikován v případě, že zpracovávání příslušné zprávy neprobíhalo v rámci celého čtvrtletí, tj. pokud byla v průběhu čtvrtletí komunikace zahájena, 6 se za toto čtvrtletí neaplikuje. Od 1. 4. 2010 je spuštěn CS čerstvých potravin, všichni dodavatelé, kteří budou do tohoto skladu dodávat, musí potvrzovat obdržené objednávky. Potvrzení objednávky musí být odesláno v den přijetí objednávky. K přijetí slouží EDI zpráva ORDRSP, nebo funkcionalita poskytovaná B2B portálem GROW. Požadavky 1) U již komunikujících dodavatelů doplnit spektrum zpráv na rozsah základního balíčku 2) Přejít na plnou bezpapírovou fakturaci 3) Dodavatelé CS čerstvých potravin, musí potvrzovat všechny objednávky pomocí zprávy ORDRSP Základním balíčkem pro komunikaci bude Objednávka (ORDERS) potvrzovaná zprávou CONTROL, Dodací list (DESADV), Faktura (INVOIC) v bezpapírovém režimu podepsaná elektronickým podpisem a Kmenová data (PRICAT). Tyto zprávy budou povinné pro všechny naše dodavatele bez rozdílu. Pro dodavatele CS čerstvých potravin bude povinná zpráva ORDRSP. Zpráva potvrzení příjmu zboží (RECADV) bude volitelná. Termíny 1) Každý nový dodavatel od LEDNA 2012, musí ihned od začátku obchodního vztahu elektronicky zpracovávat základní balíček zpráv. 2) Všichni stávající dodavatelé, musí komunikovat kompletně v rozsahu základního balíčku zpráv. 3) Všichni dodavatelé, kteří elektronicky komunikují zprávu INVOIC, musí nejpozději do 31.3.2011 přejít na bezpapírovou fakturaci a podepisovat zprávu elektronickým podpisem. 5 S t r á n k a
Elektronická kmenová data Cílem tohoto projektu je provoz katalogu elektronických kmenových dat a jejich výměna s dodavateli elektronickou formou. V prvních fázích se bude jednat o dvoustrannou výměnu dat pomocí zpráv PRICAT (UN/EDIFACT), XML, importu XLS souborů na náš portál, nebo vyplňování dat do elektronických formulářů na našem portále B2B. Dalším krokem tohoto projektu je napojení do nadnárodního katalogu kmenových dat, který by měl být v ČR přístupný nejpozději koncem roku 2011. Elektronická kmenová data by měla zajistit, že budeme mít v systému správné údaje o artiklech, které jsou pak základem pro další obchodní spolupráci. Jedním z pozitivních přínosů je také rychlost. Automatizovaný výstup dat ze systému dodavatele a naopak automatizovaný vstup do systému na straně Globusu zajistí, že se nová data, nebo změny stávajících dostanou do našeho sytému rychleji. Zejména pak, když se jedná o změny na větších částech sortimentu. Požadavky 1) Zvolit si jeden ze způsobů výměny kmenových dat 2) Zkontrolovat úplnost dat ve vlastních interních systémech Termíny 1) Od roku 2012 bude výměna kmenových dat elektronicky povinná pro všechny dodavatele Možné způsoby výměny dat 1) UN/EDIFACT jeden ze způsobů elektronické výměny dat (EDI), založen na výměně textových souborů. Pro zasílání elektronických kmenových dat se používá standard zprávy PRICAT, GLOBUS podporuje verzi D.01B. 2) WS/XML webové služby a XML = moderní způsob elektronické výměny dokumentů, který probíhá přes internet. Formát XML se řídí standardem EDI zprávy PRICAT. 3) B2B Portál dodavatel využívá služeb přímo na portálu B2B GROW GLOBUS. Stačí pouze připojení k internetu a platný certifikát (viz. kapitola Registrační autorita). Jedná se pouze o výměnu dat mezi dodavatelem a Globusem. 4) SA2 je katalog kmenových dat podobný jako na portálu B2B GROW GLOBUS. SA2 je však součástí Globální datové synchronizace (GDSN), kterou zaštiťuje společnost GS1 Czech Republic (placená služba). Prostřednictvím SA2 lze vyměňovat data mezí více obchodními partnery (viz následující strana). Detailní informace o jednotlivých typech komunikace naleznete na http://www.globus.cz/globuscakovice/pro-dodavatele.html. 6 S t r á n k a
Řešení podporované sdružením GS1 Czech Republic Globální datová synchronizace (GDSN) efektivní řešení procesu zalistování výrobků Globální datová synchronizace je proces umožněný sítí nezávislých certifikovaných elektronických katalogů propojených přes Globální registr a centrální vyhledávač, které spravuje organizace GS1. Podstatou sítě GDSN je dostupnost stejných kmenových dat o celé hierarchii balení v daný okamžik a ve shodné kvalitě pro všechny uživatele nebo skupiny uživatelů této sítě. Cílem datové synchronizace je nahradit rozdílné zalistovací karty řetězců jednou datovou strukturou se shodným obsahem a za pomoci stejného procesu. Globální datová synchronizace je podporována, kromě společnosti Globus, ještě dalšími významnými obchodními řetězci. Přínosy GDSN pro obchodní partnery Sjednocení postupů při zalistování a datové struktury na celém trhu. Nižší náklady na výměnu a správu dat. Vysoká rychlost aktualizace a konzistentnost dat v celé hierarchii balení. Nástroje na zajištění kvality dat (verifikace a validace dat). Existence jediného místa pro jednorázové zveřejnění, vstup dat. Kontrola unikátnosti každé položky. Optimalizace logistických procesů - nákup, prodej, skladování atd. Snížení chybovosti v elektronické komunikaci - výměna objednávek a faktur. Vyšší rychlost uvádění výrobků na trh. Snížení objemu skladových zásob a zlepšení dostupnosti zboží. Rychlejší a snazší propagace. Zajištění globální viditelnosti zboží pro ostatní odběratele. Prohloubení spolupráce mezi partnery. Zvýšení produktivity práce zaměstnanců. Pozitivní dopad na tržby. Kmenová data jsou základní, dlouhodobě platné informace o produktech a obchodních partnerech, nutné k zajištění hladkého průběhu obchodních transakcí. Typickými příklady kmenových dat jsou název produktu, GTIN (Global Trade Item Number) - globální číslo obchodní položky, základní rozměry, hmotnosti, počet kusů v balení apod. Pro koho je GDSN určena? Synchronizace kmenových dat je vhodná pro firmy, které dodávají své výrobky do více obchodních řetězců a nabízejí více než 15 různých spotřebitelských jednotek. Obrat firmy by měl být nad 10 miliónů Kč za rok. Jak se do projektu datové synchronizace zapojit? Dostupnost služeb GDSN na českém trhu zajišťuje ve spolupráci s SA2 WorldSync sdružení GS1 Czech Republic prostřednictvím dceřinné společnosti GS1Servis.cz. Pro další informace o zapojení do datové synchronizace kontaktujte zástupce GS1Servis.cz: Karel Černý, e-mail: cerny@gs1cz.org, tel: +420 227 031 165 V ostatních případech se obracejte na svého manažera komunikace. Před zavedením datové synchronizace: Po zavedení datové synchronizace: Před zavedením datové synchronizace: Více informací o Globální datové synchronizaci můžete nalézt na webové stránce http://www.gs1cz.org 7 S t r á n k a
SRM (Supplier Relationship Managemet) Řízení dodavatelských vztahů Řízení dodavatelských vztahů (Supplier relationship management), reprezentuje další možnost jak zlepšit přesnost a rychlost transakcí mezi nakupujícím a dodavatelem, zvyšuje přínosy spolupráce mezi oběma stranami, přináší průběžné zlepšování a snižuje celkové náklady. Supplier relationship management představuje další vývojovou etapu k rozšíření vnímání dodavatelsko - odběratelského řetězce, je dalším krokem jak lépe a efektivněji tento řetězec řídit. Nacházíme se v informační společnosti, která klade hlavní důraz na efektivitu práce a kde čas je nedostatkovým zbožím. Je tedy potřeba se této společnosti přizpůsobit, což znamená pracovat s takovým nástrojem, který by uživatelům spoustu času ušetřil. Proto se zrodila myšlenka zavézt SRM, které umožní jak interním tak externím uživatelům vyhledat takovou informaci, kterou uživatel potřebuje efektivně a rychle. Cílem SRM bylo sjednotit několik aplikací, které již nyní používáme do jedné, tak aby bylo vše na jediném místě a tím by byly i pro ostatní uživatele tyto informace lehko dostupné (na určité úrovni oprávnění). Podstatné je, že velkou část informací v systému SRM chce společnost GLOBUS sdílet se svými dodavateli a jejich pracovníky zahrnout do jejich správy. Základních vlastnosti SRM Evidence základních údajů Jedná se o základní formulář informací o dodavateli. Tyto informace má pak každý uživatel SRM hned na očích, protože se jedná o výchozí formulář při zobrazení detailu každého dodavatele. Při změně základních údajů dodavatelem následuje schvalovací proces, ve kterém příslušný nákupčí změnu potvrdí a tím předá k dalšímu zpracování. Cílem je mít údaje ve všech systémech co nejaktuálnější. Kalkulační schéma Slouží jako podklad pro založení kalkulačního schématu pro výpočet nákupních cen. Na formuláři je i možné provést vzorový výpočet a ověřit tak, že je zamýšlené schéma výpočtu nákupní ceny v pořádku. Stejně jako v případě základních údajů, může změnu iniciovat i dodavatel a následuje podobný schvalovací proces. Kalkulační schéma je pak základním kamenem pro bezproblémovou likvidaci faktur za dodané zboží. Správa kontaktů 1) Kontaktní osoby: Tato funkce slouží pro evidenci kontaktních osob dodavatele. U každé kontaktní osoby pak lze nastavit oprávnění, zda může se systémem pracovat přes internet. Cílem je zajistit, aby byly kontakty co nejaktuálnější. Správnost vyplněných údajů je zajištěna tak, že dodavatel pouze podává návrh změny kontaktní osoby, a tuto změnu musí nejdříve aktivovat kompetentní uživatel (nákup, účtárna, manažer komunikace). 2) Kontaktní adresy: Tento formulář se funkcí velmi podobá předešlému bodu Kontaktní osoby. Eviduje však různé kontaktní adresy dodavatele. Výchozí adresou je adresa sídla firmy (je vyplněna vždy). Dalšími typy adres jsou odlišné adresy pro objednání, reklamace, vratky, atd. 8 S t r á n k a
(typy je možné přidávat). Dodavatel zde navrhne změnu, kterou v platnost uvede interní uživatel Globusu. Aktivity a Další informace: Tyto dvě funkcionality spojuje možnost libovolné nastavitelnosti. Aplikace je navržena tak, aby se mohla uživatelům přizpůsobit. Tato vlastnost nám umožňuje pružněji reagovat na požadavky uživatelů. Administrátoři systému mají právo přidat záložku ke každému detailu dodavatele a umístit do ní taková políčka, která jsou aktuálně potřeba. Dokumenty Umožňuje ukládat sdílené dokumenty na jedno místo, tak aby k nim měli přístup jak oprávnění uživatelé dodavatelů tak oprávnění uživatelé globusu. Podporovány jsou běžné typy dokumentů jako například txt, doc, docx, jpg, atd.. Systém eviduje uživatele, který dokument vložil/změnil a podporováno je i verzování dokumentů. Evidence dodacích plánů Integrace této funkcionality do jednoho celku s dalšími informacemi o dodavatelích má za cíl zefektivnit práci. Dodací plán má možnost přes internet spravovat přímo dodavatel a tak bude zajištěna jeho aktuálnost. Změna provedená dodavatelem je pouze návrhem, který musí odsouhlasit pracovník nákupu. Infoservis Z portálu B2B GROW se stává komunitní portál. Tuto komunitu tvoří pracovníci GLOBUSu a pracovníci všech našich dodavatelů. Je proto také nutné věnovat pozornost i určitému servisu pro uživatele. Z tohoto důvodu systém obsahuje funkce, které sice přímo nesouvisí s obchodem, ale mají ulehčit používání systému. Jsou to například: Homepage -: jedná se o hlavní stránku aplikace. Každý uživatel přihlašující se do systému má nastaven tento formulář jako výchozí. Na homepage má každý uživatel souhrn důležitých informací a údajů, které se ho v celém systému týkají. Nalezne zde různé informace, od plánovaných odstávek systému až po výčet změn, které budou obsahovat nové verze aplikace. Jsou zde pak odkazy na další části infoservisu - FAQ, fórum nebo ankety. Požadavky Je třeba určit oprávněné osoby a spolu s manažerkami komunikace, jim nechat zřídit přístup na portál B2B. Termíny Každý dodavatel by měl se systémem SRM pracovat nejpozději do 31. 12. 2011. 9 S t r á n k a
Globus Data Shop pro Dodavatele Smysl Zlepšit vzájemnou spolupráci s obchodními partnery na společném sortimentu Cíl - Nabídnout našim dodavatelům možnost spolupracovat na základě shodných podkladů o prodejích jejich sortimentu. - Nabídnout rychle a spolehlivě podrobné informace, které nejsou jinak získatelné, nežli přímo od Globusu - Umožnit nákup dat o odprodejích za mnohem nižší ceny, nežli je mohou dodavatele pořizovat u výzkumných agentur Představení projektu - Globus dodavatelé využívající elektronickou komunikaci mají v současnosti možnost denně stahovat z prostředí B2B svoje odprodejová data po jednotlivých prodejnách - Globus nabízí od ledna 2011 možnost získat z B2B portálu předpřipravené týdenní nebo měsíční reporty - Dodavateli budou v prostředí B2B nabízeny odprodeje za všechny jeho výrobky, které má v Globusu zalistované, nebo se prodávají. - Od srpna 2012 Globus nabízí získání těchto reportů i pomocí EDI kanálů (zpráva SLSRPT a INVRPT) - Dodavatel si vybere typ reportu, formát reportu, délku období, frekvenci dodání a frekvenci platby. - Na základě objednávky bude na B2B portálu připravena smlouva o prodeji Globus dat k elektronickému podpisu. Po podpisu smlouvy bude dodavateli vystavena faktura. - Po zaplacení faktury budou k dispozici ve zvolené frekvenci reporty ke stažení Nabízené reporty Od 1. 1. 2011 jsou v nabídce následující 3 základní reporty. Nabídka reportů se bude postupně rozšiřovat dle poptávky dodavatelů. Obsah Reportu 1 Celkové obraty za položky dodavatele EAN (GTIN), Název výrobku, Prodej Kč (s DPH), Prodej Kusů, Číslo Globus kategorie zboží, Název Globus kategorie zboží Obsah Reportu 2 Akční obraty za položky dodavatele EAN (GTIN), Název výrobku, Prodej Kč (s DPH), Prodej Kusů, Číslo Globus kategorie zboží, Název Globus kategorie zboží, Název akce, Číslo akce, Platnost akce od, Platnost akce do 10 S t r á n k a
Obsah Reportu 3 Celkové obraty za kategorii zboží Číslo Globus kategorie zboží, Název Globus kategorie zboží, Prodej Kč (s DPH), Prodej Kusů, Ceny Reportů - Cena reportu se odvíjí od typu, velikosti a délky období každého reportu - Ceny jednoho typu reportu se budou pohybovat od 200,- Kč/měsíc do 1600,-Kč/měsíc - Každý dodavatel cenu reportu vidí současně s nabídkou na B2B portále Kontaktní informace - Pro zpřístupnění DataShopu na B2B portálu kontaktujte svého manažera komunikace (viz. Informace o elektronické komunikaci) - Pro informace o nabídce a obsahu reportů kontaktujte vedoucího výzkumu trhu 11 S t r á n k a
Registrační autorita Abychom zajistili maximální podporu při zavádění elektronické komunikace a zvláště pak při používání B2B portálu, stali jsme se od července 2007, jako první obchodní společnost v ČR ve spolupráci s První certifikační autoritou, a.s. klientskou registrační autoritou. Nyní si může dodavatel certifikát pro přístup k B2B GROW SYSTEM jednoduše zřídit přímo v sídle společnosti Globus. Bližší informace viz. materiály k Registrační autoritě GLOBUS. Realizační team Každý dodavatel má přiřazenu jednu z manažerek komunikace, která primárně zajišťuje veškerou komunikaci s dodavatelem. Přiřazená manažerka komunikace k dodavateli je uvedena na titulní straně dokumentu. Všechny manažerky komunikace jsou vzájemně plně zastupitelné, ale mají i určité specializace, viz. níže. Manažerky komunikace: Vedoucí teamu: Lucie Čermáková, specializace elektronická kmenová data l.cermakova@globus.cz, 00420 283066167, 00420 724655863 Jitka Neumannová, specializace portál B2B, registrační autorita j.neumannova@globus.cz, 00420 283066193, 00420 724655862 Jana Ehrenbergerová, specializace zahraniční dodavatelé Luboš Rybár Další informace www.gs1.cz www.ecr.cz www.editel.cz www.ccv.cz j.ehrenbergerova@globus.cz, 00420 283066405, 00420 724655884 l.rybar@globus.cz, 00420 281048300, 00420 724655974 12 S t r á n k a
Všechny podporované dokumenty/zprávy v elektronické komunikaci ORDERS elektronická objednávka - dodavateli ji umíme poslat pomocí všech podporovaných způsobů EDI komunikace. Objednávky musí být potvrzené zprávou CONTROL. ORDRSP - elektronické potvrzení objednávky - přijímáme všemi podporovanými způsoby EDI komunikace. Zpráva by měla být v našem systému ještě před přijetím zprávy DESADV. DESADV elektronický dodací list - přijímáme všemi podporovanými způsoby EDI komunikace. Zpráva by měla být v našem systému ještě před prováděním fyzického příjmu zboží. RECADV elektronické potvrzení příjmu zboží - dodavateli ji umíme poslat pomocí všech podporovaných způsobů EDI komunikace. Jakmile je provedeno zaúčtování příjmu zboží je dodavateli poslána zpráva o skutečně přijatém množství a případné rozdíly vzhledem k objednanému eventuálně avizovanému množství (nahrazuje tzv. Důležitku, tj. informaci dodavateli o nesrovnalostech v příjmu zboží). INVOIC elektronická faktura - přijímáme všemi podporovanými způsoby EDI komunikace. Faktury musí být opatřeny elektronickým podpisem. PRICAT elektronická kmenová data - slouží k zalistování artiklů, provádění změn a přenosům cen INVRPT přehled stavu zásob SLSRPT přehled odprodejů CONTROL potvrzovací zpráva, která potvrzuje správné doručení zprávy příjemci APERAK potvrzovací zpráva, která potvrzuje, možnost zpracování elektronického dokumentu v systému AUTACK potvrzovací zpráva, která potvrzuje správnost elektronického podpisu COMDIS potvrzovací zpráva, která potvrzuje obsahovou správnost zprávy (např. faktury, zavedení v průběhu roku 2012) 13 S t r á n k a
Schéma výměny elektronických dokumentů: Transakční dokumenty a. Objednávka ORDERS GLOBUS zasílá ORDERS Dodavatel odpovídá CONTROL b. Potvrzení objednávky ORDRSP GLOBUS odpovídá CONTROL Dodavatel zasílá ORDRSP c. Dodací list DESADV GLOBUS odpovídá CONTROL Dodavatel zasílá DESADV 14 S t r á n k a
d. Potvrzení příjmu zboží RECADV GLOBUS zasílá RECADV Dodavatel odpovídá CONTROL e. Faktura INVOIC GLOBUS odpovídá CONTROL APERAK COMDIS Dodavatel zasílá INVOIC Kmenová data GLOBUS odpovídá CONTROL APERAK PRICAT Dodavatel zasílá PRICAT 15 S t r á n k a