PŘÍLOHA Č. 4 K ZADÁVACÍ DOKUMENTACI VEŘEJNÉ ZAKÁZKY MALÉHO ROZSAHU Tvorba software pro reportování stavu projektů (dále jen IS) VERZE: finální DATUM: 6.9. 2013
1 ÚVOD Popis reportů potřebných pro sledování stavu a vývoje projektů MPSV je souborem typových reportů, jež je žádoucí získávat z dat evidovaných o projektech v resortním projektovém úložišti, které je v současné době realizováno prostřednictvím technologie Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS). Dokument obsahuje takové typy reportů, které efektivně podpoří procesy projektového řízení v rámci MPSV a umožní vedoucím pracovníkům pravidelně či na vyžádání získávat manažerský přehled o stavu jednotlivých projektů či průřezově o stavu více projektů zároveň. Dokument obsahuje pouze takové reporty, které je možné s odpovídajícím nástrojem (získaným z VŘ) vytvářet nad datovými strukturami MOSS. Tyto reporty byly identifikovány po konfrontaci požadavků odboru 14 s technologickými omezeními MOSS jakožto maximální možný kompromis, který byl po konzultacích potvrzen zástupcem odboru 13 MPSV. Tento dokument je výstupem zpracovávání Metodiky projektového řízení a slouží jako podklad pro rozhodnutí, jakým způsobem bude v rámci MPSV realizováno automatizované reportování o stavu projektů. Následně jako podklad pro výběrové řízení, v rámci kterého bude vybudován reportovací nástroj, jenž se dokáže napojit na datové struktury MOSS a z těchto dat generovat na vyžádání reporty pomocí předdefinovaných vizuálních šablon. Podmínkou VŘ je, že nástroj bude ve vlastnictví MPSV, aby případně v dalším období bylo možno pokračovat v rozšiřování reportování. 1.1 Vazba tohoto dokumentu na metodiku řízení projektů Dokumenty Obecná metodika řízení projektů i Podrobná metodika řízení projektů obsahují definici procesu 2.7 Reporting o stavu realizace projektu. Tento proces popisuje způsob reportování o projektu v rámci jeho běžného řízení a uživatelé status reportů, které během tohoto procesu vznikají, jsou zejména osoby s definovanými rolemi v daném projektu. Status report může být v případě potřeby předkládán i vedoucím pracovníkům MPSV, avšak vždy jako procesní krok plynoucí z metodiky řízení projektů. Tento dokument Popis reportů potřebných pro sledování stavu a vývoje projektů MPSV naproti tomu definuje reporty, které budou využívat vedoucí pracovníci MPSV, kteří si tyto reporty mohou kdykoliv vyžádat (či sami zobrazit) pro potřeby vykonávání své řídící funkce, bez vazby na metodiku řízení projektů. V dokumentu jsou uvedeny aktuálně vedením MPSV poptávané reporty a je možné, že v budoucnu se požadavky na agregované reporty budou vyvíjet nebo měnit (např. rozšiřovat). Popis reportů potřebných pro sledování stavu a vývoje projektů MPSV 2 / 12
2 PŘÍKLADY REPORTŮ Tato kapitola obsahuje reporty, které je možné s odpovídajícím nástrojem vytvářet nad existujícími datovými strukturami Projektového úložiště (MOSS). Reporty v této kapitole předpokládají tyto existující zdroje dat: Tzv. karta projektu, která se v rámci Projektového úložiště eviduje pro každý projekt, Seznam úkolů, které se v rámci Projektového úložiště evidují pro každý projekt. Všechny uvedené příklady reportů pracují s takovými typy vstupních dat, aby bylo možné reporty vytvořit běžnými SQL dotazy (tedy zejména s datovými poli číslo, číselník, datum, případně řádek textu). Karta projektu Níže je uvedena struktura Custom Listu, ve kterém jsou na Projektovém úložišti evidovány karty projektů (metadata o projektech). Evidovaný údaj Číslo Reg. č. projektu Název projektu Stručný obsah projektu Aktuální stav projektu Posl. změny Právní akty Rizika projektu Milníky v projektu Stav projektu Operační program Specifikace oblasti podpory Rozpočet Vyčerpáno Proplaceno poskytovatelem dotace Pracovní prostor Projektový manažer Kontaktní osoba nebo skupina Zahájení realizace Ukončení realizace Typ údaje číselník: Nezahájeno / Aktivní / Podstatná změna / Ukončeno číselník: IOP / OP LZZ / Interní / Tech. Asistence Číslo Číslo Číslo URL odkaz položka z adresáře Datum Datum Popis reportů potřebných pro sledování stavu a vývoje projektů MPSV 3 / 12
Příjemce podpory Kontakt Gestor projektu Pobočka ÚP Dodavatel POE Příkazce operace Výstupy projektu Kategorie číselník: IT / Zaměstnanost / Modernizace institucí / Support projekt / Podpora rodiny / Jiné Seznam úkolů u projektu Níže je uvedena struktura evidence úkolů u projektu na Projektovém úložišti. Evidovaný údaj Číslo Datum zadání Popis úkolu Odpovědná osoba Stav úkolu Způsob řešení úkolu Termín splnění Typ údaje Číslo Datum číselník: Nezahájeno / Zahájeno / Rozpracováno na 25% / Rozpracováno na 50% / Rozpracováno na 75% / Odloženo / Zrušeno / Dokončeno Datum Poznámka: každý projekt má právě jednu kartu projektu a ke každému projektu je evidován libovolný počet úkolů. Karta projektu a úkoly jsou tedy v relační vazbě 1:N. Popis reportů potřebných pro sledování stavu a vývoje projektů MPSV 4 / 12
2.1 Přehled čerpání rozpočtů projektů podle zdroje financování Smyslem tohoto reportu je poskytnout rámcový průřezový pohled napříč všemi projekty na stav čerpání projektových rozpočtů, které jsou pro lepší přehlednost rozděleny podle zdroje financování. Čerpání je uvedeno jak v absolutních hodnotách, tak procentuálně a dále pro každý zdroj financování jsou uvedeny souhrnné absolutní i procentuální hodnoty čerpání finančních prostředků. Jedná se o report, jehož vstupními daty jsou karty projektů. Vytištěno dne: Zdroj financování Reg. č. projektu Název projektu Rozpočet (tis. Kč) Čerpáno (tis. Kč) % IOP Projekt A 160 000 82 000 51% Projekt B 200 000 34 000 17% Projekt C 30 000 2 500 8% IOP celkem 390 000 118 500 30% OP LZZ Projekt D 72 000 2 000 3% Projekt E 150 000 71 000 47% Projekt F 45 000 43 000 96% OP LZZ celkem 267 000 116 000 43% Interní Projekt G 27 000 7 000 26% Popis reportů potřebných pro sledování stavu a vývoje projektů MPSV 5 / 12
Projekt H 120 000 110 000 92% Projekt I 31 000 1 000 3% Interní celkem 178 000 118 000 66% Tech. asistence Projekt J 2 000 1 112 56% Projekt K 3 000 2 100 70% Projekt L 32 000 12 187 38% Tech. asistence celkem 37 000 15 399 42% Popis reportů potřebných pro sledování stavu a vývoje projektů MPSV 6 / 12
2.2 Přehled rozpracovanosti úkolů v projektech Smyslem tohoto reportu je poskytnout rámcový průřezový pohled napříč všemi projekty na stav plnění úkolů u jednotlivých projektů, přičemž tento stav je definován nejen statusem a procentuálním plněním, ale pro lepší přehlednost je též signalizován obvyklými manažerskými barvami (zelená V POŘÁDKU, červená PROBLÉM). V reportu je porovnáváno aktuální datum (datum vytištění) s termínem úkolu a pokud je aktuální datum pozdější než termín úkolu a zároveň není úkol dokončen, je doplněn stav Po termínu. Pokud byl úkol zahájen, či je na určité procento rozpracován a není po termínu, je doplněn stav Rozpracováno. Pokud úkol nebyl zahájen a není po termínu, je doplněn stav Nezahájeno. Další stavy mohou být Odloženo, Zrušeno a Dokončeno. Úkoly s poznámkami jsou vyznačeny barevně podle Stavu úkolu. U každého úkolu (pouze u stavů Rozpracováno, Dokončeno a Po termínu pokud byl úkol zahájen) je dále uveden popis způsobu řešení úkolu. Jedná se o report, jehož vstupními daty jsou karty projektů a seznamy úkolů u projektů. Tyto dvě tabulky jsou v relační vazbě 1:N. Vytištěno dne: Reg. č. projektu Název projektu Úkol Termín Stav úkolu Stav plnění Řešení úkolu Projekt A Úkol A1 Nezahájeno 0% Úkol A2 Rozpracováno 15% Text řešení úkolu Úkol A3 Rozpracováno 75% Text řešení úkolu Úkol A4 Dokončeno 100% Text řešení úkolu Úkol A5 Po termínu 15% Popis reportů potřebných pro sledování stavu a vývoje projektů MPSV 7 / 12
Text řešení úkolu Úkol A6 Po termínu 0% Projekt A Průměrná rozpracovanost úkolů 34% Projekt B Úkol B1 Úkol B2 Odloženo Zrušeno Úkol B3 Po termínu 90% Text řešení úkolu Úkol B4 Rozpracováno 80% Text řešení úkolu Úkol B5 Rozpracováno 71% Text řešení úkolu Projekt B Průměrná rozpracovanost úkolů 80% Popis reportů potřebných pro sledování stavu a vývoje projektů MPSV 8 / 12
2.3 Přehled projektů podle data ukončení Smyslem tohoto reportu je poskytnout rychlý pohled na blížící se termíny ukončení projektů ve vztahu s průměrnou rozpracovaností jejich úkolů. Cílem je upozornit na projekty, jejichž rozpracovanost je neadekvátní vzhledem k blížícímu se termínu ukončení projektu a u nichž hrozí, že by práce pokračovaly i po tomto termínu. Takové projekty jsou opět pro lepší přehlednost vyznačeny barevně (červená PROBLÉM). Report obsahuje prostý přehled projektů (jejich registrační čísla a názvy) seřazený vzestupně podle termínu ukončení projektu. Na prvních místech seznamu jsou tedy projekty, které končí nejdříve. U každého projektu je dále uvedena průměrná rozpracovanost jeho úkolů (stejný údaj jako v předchozím reportu) a pokud do termínu ukončení projektu zbývá méně než měsíc a zároveň rozpracovanost úkolů je nižší než 95%, záznam je vyznačen červenou barvou. Jedná se o report, jehož vstupními daty jsou karty projektů a seznamy úkolů u projektů. Tyto dvě tabulky jsou v relační vazbě 1:N. Reg. č. projektu Vytištěno dne: Název projektu Rozpracovanost úkolů Termín ukončení Projekt A 34% Projekt B 58% Projekt C 27% Projekt D 10% Popis reportů potřebných pro sledování stavu a vývoje projektů MPSV 9 / 12
2.4 Aktuální stavy projektů Smyslem tohoto reportu je poskytnout rámcový průřezový pohled napříč všemi projekty na aktuální stav dění ve všech projektech. Obsahem tohoto reportu jsou slovní popisy stavu projektů, které vyplňují projektoví manažeři. Jedná se o report, jehož vstupními daty jsou karty projektů. Vytištěno dne: Reg. č. projektu Název projektu Aktuální stav Začátek a konec projektu Projekt A Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Projekt A Projekt B Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Projekt B Projekt C Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Slovní popis aktuálního stavu projektu od projektového manažera. Projekt C Popis reportů potřebných pro sledování stavu a vývoje projektů MPSV 10 / 12
2.5 Četnost aktualizací informací o projektech Smyslem tohoto reportu je poskytnout rámcový průřezový přehled napříč všemi projekty o tom, zda a jak pravidelně jsou aktualizovány informace o projektech projektovými manažery. Bez pravidelné aktualizace těchto informací totiž žádný z reportů v tomto dokumentu nemůže vzniknout, případně nebude mít správnou vypovídající hodnotu. V reportu je zjišťováno, kdy a ve kterých polích karty (metadat) projektu docházelo ke změnám. Jinými slovy jak často odpovědná osoba aktualizuje informace o projektu. U každého projektu je pak spočítána průměrná četnost (ve dnech) provádění změn v kartě projektu. Pokud je tato četnost vyšší než 7, je vyznačena červenou barvou (k aktualizacím informací by totiž mělo docházet minimálně jednou týdně). Jedná se o report, jehož vstupními daty jsou karty projektů a jejich přístupový log. Vytištěno dne: Reg. č. projektu Název projektu Datum aktualizace Aktualizované informace Začátek a konec projektu Projekt A Aktuální stav projektu Vyčerpáno Posl. změny Právní akty Rizika projektu Milníky v projektu Stav projektu Projekt A Průměrná četnost provádění změn v kartě projektu (ve dnech) 8 Projekt B Posl. změny Posl. změny Aktuální stav projektu Posl. změny Aktuální stav projektu Vyčerpáno Popis reportů potřebných pro sledování stavu a vývoje projektů MPSV 11 / 12
Posl. změny Právní akty Rizika projektu Milníky v projektu Stav projektu Projekt B Průměrná četnost provádění změn v kartě projektu (ve dnech) 2 Popis reportů potřebných pro sledování stavu a vývoje projektů MPSV 12 / 12