MOBILITY ECTS-PŘÍJEZDY

MOBILITY ECTS-PŘÍJEZDY SLEZSKÁ UNIVERZITA V OPAVĚ, OBCHODNĚ PODNIKATELSKÁ FAKULTA V KARVINÉ Tisk:17.1.2013 12:04

Obsah OBSAH Obsah... 2 Úvod... 3 Schéma ECTS příjezdu studenta... 4 1) Přihláška zájemce ke krátkodobému pobytu... 6 2) Podpis LA a Tisk ECTS dokumentů... 12 3) Převedení zahraničního uchazeče mezi studenty... 12 4) Podpis CHanges Learning Agreement (CH-LA)... 13 5) Absolvování studia... 13 SU OPF v Karviné: ECTS-příjezdy Strana:2/13

Úvod ÚVOD Aplikace slouží školním ECTS koordinátorům ke správě studentských krátkodobých příjezdů prostřednictvím ECTS v informačním systému studijní agendy (dále jen IS/STAG). Z pohledu školy provozující IS/STAG se jedná o zahraniční studenty, kteří přijíždějí na krátkodobý pobyt na Slezskou univerzitu (dále jen SU). K aplikaci mají přístup pouze uživatelé s rolemi ECTS koordinátor instituce nebo ECTS koordinátor fakulty. Zatímco fakultní koordinátor může spravovat pouze příjezdy příslušející k jeho fakultě, institucionální koordinátor může spravovat výjezdy všech součástí SU. Aplikace neřeší podpis bilaterální dohody pro realizaci mobilit studentů mezi SU OPF a příslušnou fakultou zahraniční univerzity. Následující dokument popisuje proces příjezdu zahraničního studenta z hlediska jeho evidence a administrace v IS/STAG. Související dokumenty OPF: Název dokumentu Odkaz na webu OPF SU OPF v Karviné: ECTS-příjezdy Strana:3/13

Schéma ECTS příjezdu studenta SCHÉMA ECTS PŘÍJEZDU STUDENTA Mobility SU OPF v Karviné 31.1.2011 Proces:ECTS Příjezdy Příprava příjezdu Pobyt na SU OPF Návrat domů Začátek procesu ECTS - Příjezdy Uchazeč/Koordinátor Studijní referentka Koordinátor 1 Přihláška zájemce ke krátkodobému pobytu. 3 Převedení zahraničního uchazeče mezi studenty 5 Absolvování Termín Před příjezdem zahraničního studenta Termín Po příjezdu Termín Před návratem Uchazeč nebo Koordinátor zadá osobní údaje, data o vysílací škole, příjezdu, předmětech do e-přihlášky. Po příjezdu převede studijní referentka uchazeče vysílací školy mezi studenty. Absolvování Tisk a podpis Transcript of Records Koordinátor Příjezd Odjezd domů 2 Termín Podpis LA a tisk ECTS dokumentů Před příjezdem zahraničního studenta Došlo ke změnám ve volbě předmětů? Ne Konec procesu ECTS - Výjezdy Koordinátoři vysílací školy a oba koordinátoři cílové školy a student podepíší Learning Agreement. Ano Koordinátor 4 Podpis CH-LA Termín Nejpozději 15 dnů od začátku studia Student, oba koordinátoři vysílací a oba koordinátoři cílové školy podpis Changes Learning Agreement Obrázek 1 Schéma postupu příjezdu zahraničního studenta na krátkodobý pobyt na SU. SU OPF v Karviné: ECTS-příjezdy Strana:4/13

Schéma ECTS příjezdu studenta STAVOVÝ DIAGRAM PRO PŘÍJEZD STUDENTA. Stavový diagram slouží ke třem věcem: pro informaci uživatelům, aby si uvědomili, jak jednotlivé stavy navazují na sebe, aby bylo jasné, kdy se studentem na příjezdu pracuje koordinátor, studijní referentka, aby bylo jasné, kdy si může student sám změnit určité údaje. Fakultní koordinátor je zodpovědný za to, že se student na příjezdu nachází v tom stavu, který právě studuje, viz obrázek 5, záložka Arrival, pole Mobility Status. SU OPF v Karviné: ECTS-příjezdy Strana:5/13

1) Přihláška zájemce ke krátkodobému pobytu 1) PŘIHLÁŠKA ZÁJEMCE KE KRÁTKODOBÉMU POBYTU Zahraniční student, který se rozhodne, že by rád přijel na SU na krátkodobý studijní pobyt, si nejprve musí vybrat předměty, které má zájem studovat. Protože SU je nositelem ECTS Label, má na svých webových stránkách vystaven tzv. Information Package and Course Catalog (Slezská univerzita má tento package vystaven na adrese http://ects.slu.cz). Student si v tomto balíku najde předměty, o které má zájem. Zahraniční student si nyní potřebuje podat přihlášku ke krátkodobému pobytu, k čemuž využije právě portlet ECTS příjezdy studentů na krátkodobý pobyt. Aplikace se nachází na školním portále IS/STAG (stag.slu.cz) v záložce Uchazeč > ECTS-příjezdy. Student se přihlásí, vyplní své osobní údaje a další údaje související s příjezdem. Ve výsledku je jeho příjezd včetně dalších souvisejících informací evidován v systému a poté, co je mu přiřazen ECTS koordinátor, má tento koordinátor možnost studentovi přihlášku upravit. a) V nabídce Uchazeč > ECTS-Příjezdy si zahraniční uchazeč zvolí českou/anglickou verzi formuláře. Zadá jméno, příjmení, datum narození a pohlaví k vytvoření pseudorodného čísla. Obrázek 2 Vytvoření pseudorodného čísla. Zahraniční uchazeč vyplní jméno, příjmení, datum narození a pohlaví. Nakonec klikne na tlačítko Vytvořit pseudorodné číslo a přihlásit se. SU OPF v Karviné: ECTS-příjezdy Strana:6/13

1) Přihláška zájemce ke krátkodobému pobytu b) Zahraniční uchazeč zadá svoje osobní údaje (pole označená hvězdičkou má povinnost vyplnit). Obrázek 3 Vyplnění osobních údajů zahraničním uchazečem. SU OPF v Karviné: ECTS-příjezdy Strana:7/13

c) Zahraniční uchazeč vyplní údaje o vysílající univerzitě. 1) Přihláška zájemce ke krátkodobému pobytu Obrázek 4 Vyplnění údajů o vysílající univerzitě. SU OPF v Karviné: ECTS-příjezdy Strana:8/13

1) Přihláška zájemce ke krátkodobému pobytu d) Zahraniční uchazeč vyplní základní údaje o příjezdu. Šedě zobrazené údaje jsou pro uchazeče nepřístupné a vyplní je později fakultní ECTS koordinátor, který bude uchazeči přidělen. Obrázek 5 Základní údaje o příjezdu. Pole Arrival date, Departure date a Academic year you want to study musí být vyplněna. Po uložení tlačítkem Save zkontrolujte, zda pole Academic year you want to study skutečně odpovídá akademickému roku, ve kterém bude zahraniční student studovat. Pokud by se zobrazoval chybný akademický rok, chyba spočívá ve špatně zadaných datech Arrival date nebo Departure date. Pokud by se studium zahraničního studenta uložilo se špatným akademickým rokem nebo nevyplněnými (špatně vyplněnými) poli Arrival date nebo Departure date, nelze jeho studium správně administrovat! SU OPF v Karviné: ECTS-příjezdy Strana:9/13

1) Přihláška zájemce ke krátkodobému pobytu e) Zahraniční uchazeč zadá předměty, které chce studovat a které si vybral na Information Package and Course Catalog (viz http://ects.slu.cz). Předmět nejprve vyhledá, a potom přidá do seznamu. Obrázek 6 Vyhledání předmětu. Vyhledaný předmět zahraniční uchazeč přidá do seznamu zvolených předmětů kliknutím na tlačítko Add course. Musí dát pozor, aby předmět zadal do správného semestru (ZS nebo LS). Obrázek 7 Přidání předmětu do seznamu zvolených předmětů. f) Zahraniční uchazeč na záložkách Study plan a Study nevyplňuje nic. Po zařazení zahraničního uchazeče mezi studenty studijní referentkou se zobrazí obsah i těchto záložek. Poznámka: Jestliže ECTS-příjezd vyplňuje fakultní koordinátor, musí dát pozor, aby se v poli Acad.Yr. SU OPF v Karviné: ECTS-příjezdy Strana:10/13

1) Přihláška zájemce ke krátkodobému pobytu zobrazoval správný akademický rok. Podle tohoto roku se vybírají studijní plány, podle kterých může student studovat. Pokud se rok nezobrazuje nebo zobrazuje špatně, musí opravit vstupní údaje o datumech příjezdu, viz obrázek 5. Ve vybírání studijního plánu může pokračovat až potom, kdy se zobrazuje správný akademický rok. Nyní je příjezd zahraničního uchazeče evidován v IS/STAG. Poté, co je uchazeči přidělen fakultní ECTS koordinátor, má tento koordinátor možnosti popsané dále. Vyhledání zahraničního uchazeče. V horní části aplikace je formulář pro vyhledání uchazečů evidovaných jako žadatelé o krátkodobý příjezd. Kromě obvyklých položek jsou k dispozici další kritéria týkající se přímo příjezdů: Jsem koordinátor. Je-li vybráno ANO, pak vyhledá pouze takové studenty, u nichž je alespoň jeden příjezd, ke kterému jste přiřazen jako jeden z koordinátorů. Aktuálnost stavu. Je-li vybrána jedna z možností, pak vyhledá pouze takové studenty, u nichž je alespoň jeden příjezd, který je v daném stavu z hlediska časového. Tedy například Před příjezdem. Stav mobility. Vyhledá pouze takové studenty, u nichž je alespoň jeden příjezd nachází v zadaném stavu, tedy např. Vznikl krátkodobý pobyt. Po zadání parametrů a vyhledání se zobrazí seznam nalezených studentů. Klikáním na jejich osobní čísla můžete přepínat vybraného studenta: Obrázek 8 Vyhledání uchazečů o krátkodobý pobyt fakultním ECTS koordinátorem. a) ECTS koordinátor vyhledá uchazeče dle jím zadaných kritérií. b) Zobrazí se seznam uchazečů o krátkodobý pobyt odpovídající zadaným kritériím. Aktuální uchazeč je označen zelenou šipkou. ECTS koordinátor doplní uchazeči údaje o fakultním a univerzitním koordinátorovi na záložce Příjezd. c) ECTS koordinátor má možnost přidat nového uchazeče o krátkodobý pobyt, který si přihlášku z jakýchkoliv důvodů nepodal a kontaktoval SU jiným způsobem. Tlačítko funguje jednoduše po kliknutí na Přidat nového studenta se portlet přepne do stavu, v jakém jej vidí uchazeč. Očekává tedy registraci či přihlášení uchazeče. Koordinátor tedy postupuje stejně, jako by postupoval uchazeč (od bodu a) na straně 6). Jakmile se bude chtít koordinátor přepnout zpět zas do svého pohledu na portlet, má k dispozici zcela v horním levém rohu portletu tlačítko Zpět do pohledu koordinátora. d) ECTS koordinátor může také vložit nový příjezd uchazeči, který na SU již studoval a jehož osobní údaje jsou do IS/STAG již zadány. SU OPF v Karviné: ECTS-příjezdy Strana:11/13

2) Podpis LA a Tisk ECTS dokumentů 2) PODPIS LA A TISK ECTS DOKUMENTŮ Koordinátor si kdykoliv může vytisknout ECTS dokumenty vztahující se k jakémukoliv jím spravovanému příjezdu. V seznamu příjezdů jsou následující odkazy k tisku: SAF (Student Application Form). Základní informace o studentovi a jeho krátkodobém příjezdu. LA (Learning Agreement). Smlouva o studiu, dokument obsahující mj. seznam předmětů, které si student vybral ke svému studiu. CH-LA (Changes Learning Agreement). Dodatek, smlouva obsahující změny. ToR (Transcript of records). Dokument shrnující studentovo studium na krátkodobém pobytu. Obsahuje studované předměty a hodnocení. Student má možnost si tento dokument vytisknout na konci svého studia (originál mu ovšem vytiskne studijní referentka nebo koordinátor ECTS). 3) PŘEVEDENÍ ZAHRANIČNÍHO UCHAZEČE MEZI STUDENTY Po příjezdu zahraničního studenta na krátkodobý studijní pobyt ho studijní referentka převede do stavu student nabídkou Studenti > Převod ECTS v klientu IS/STAG. Studijní referentka: Obrázek 9 - Převedení zahraničního uchazeče mezi studenty studijní referentkou. 1) Kliknutím na tlačítko Nepřeveden si zobrazí nepřevedené zahraniční uchazeče. SU OPF v Karviné: ECTS-příjezdy Strana:12/13

4) Podpis CHanges Learning Agreement (CH-LA) 2) Vymaže všechny znaky z pole postfix. Na SU se přidělování osobních čísel zahraničním studentům neliší od českých. 3) Označí zahraniční uchazeče, které chce převést mezi studenty. Záznam se podbarví modře, a zároveň IS/STAG vygeneruje zahraničnímu uchazeči osobní číslo. Pokud by zahraničnímu uchazeči nebyl přiřazen studijní plán, musí mu ho studijní referentka přiřadit nyní. Seznam studijních plánů si zobrazí kliknutím na šipku dohledávače. 4) Označené zahraniční uchazeče převede mezi studenty kliknutím na tlačítko Převést. 4) PODPIS CHANGES LEARNING AGREEMENT (CH-LA) Zahraniční student si může do 15 dnů po začátku studia změnit studované předměty. Změny provede po konzultaci s ECTS koordinátorem fakulty na své přihlášce k ECTS příjezdům na krátkodobý pobyt (viz obrázek 6 a obrázek 7). Tamtéž si vytiskne si CH-LA, podepíše ho a předloží fakultnímu ECTS koordinátorovi, který provede příslušné změny v rozvrhu studenta. Je nutno CH-LA podepsat koordinátora cizí univerzity nebo CH-LA někde archivovat? 5) ABSOLVOVÁNÍ STUDIA Po absolvování studia na SU a po zadání známek vyučujícími si zahraniční student vytiskne Transcript of Records (dále jen ToR ), který obsahuje seznam absolvovaných předmětů včetně jejich hodnocení. ToR student podepíše a předá ho k podpisu také fakultnímu ECTS koordinátorovi. S podepsaným dokumentem ToR odjede zahraniční student domů. Krokem 5 je proces zadávání ECTS příjezdů zahraničního studenta na SU OPF do IS/STAG ukončen. SU OPF v Karviné: ECTS-příjezdy Strana:13/13