Aplikační vzdělávací program

Aplikační vzdělávací program Studijní dokumentace projektu Podpora nabídky vzdělávacích programů pro pracovníky veřejného sektoru Plzeňského kraje Registrační číslo: CZ.1.07/3.2.02/02.0012

Tento studijní materiál byl vytvořen pro potřeby účastníkŧ komplexního vzdělávacího programu Podpora nabídky vzdělávacích programů pro pracovníky veřejného sektoru Plzeňského kraje organizovaného Útvarem koordinace evropských projektŧ města Plzně, p. o. (dále jen ÚKEP ). Vyuţívání v rámci výuky, ostatní vzdělávací činnosti, konzultací, jeho distribuce, tisk a elektronická archivace jsou moţné jen s písemným souhlasem ÚKEP. 2

Obsah 1 ZÁKLADNÍ INFORMACE K DOKUMENTU A KE STUDIU... 7 1.1 ZNALOSTI A KOMPETENCE ZÍSKANÉ STUDIEM... 7 1.2 DOPORUČENÍ PRO PRÁCI S DOKUMENTEM... 8 2 PREZENTAČNÍ DOVEDNOSTI... 9 2.1 POSTUP PŘI VYTVÁŘENÍ PREZENTACE... 9 2.1.1 Publikum... 11 2.2 POZORNOST A PAMĚŤ... 14 2.3 TYPY PREZENTACÍ... 21 2.3.1 Společné znaky prezentací... 22 2.3.2 Obsahová struktura jednotlivých typů prezentací... 28 2.4 PREZENTÁTOR... 32 2.4.1 Kompetence prezentátora... 32 2.4.2 Kouzlo prezentátora... 36 2.4.3 Tipy pro udržení pozornosti... 39 2.4.4 Řešení klasických problémů... 39 2.4.5 Tréma... 40 2.5 DOPORUČENÍ PRO PRÁCI S POWERPOINTEM... 42 2.5.1 Prezentace statistických údajů... 43 2.5.2 SmartArt, diagramy, schémata... 55 3 DOPORUČENÉ OKRUHY TÉMAT SKUPINOVÝCH PRACÍ... 59 3.1 ANALÝZA SOUČASNÉHO STAVU V PERSONÁLNÍM ZAJIŠTĚNÍ IS/IT... 60 3.2 ANALÝZA IS/IT V ORGANIZACI... 62 3

3.3 E-GOVERNMENT V ORGANIZACI... 64 3.4 NÁVRH NA ROZŠÍŘENÍ CZECH POINTS V RÁMCI PLZEŇSKÉHO KRAJE... 66 3.5 ZHODNOCENÍ AKTUÁLNÍHO STAVU TOKU INFORMACÍ V ORGANIZACI... 67 3.6 ANALÝZA PŘÍČIN VYSOKÉ FLUKTUACE ZAMĚSTNANCŦ V ORGANIZACI... 68 3.7 ZMĚNY V SYSTÉMU VÝBĚRU ZAMĚSTNANCŦ V ORGANIZACI... 70 3.8 VZDĚLÁVÁNÍ ZAMĚSTNANCŦ... 71 3.9 PŘEVZETÍ SPOLEČNOSTI ZE SOUKROMÉHO VLASTNICTVÍ ORGANIZACÍ VEŘEJNÉHO SEKTORU... 73 3.10 INTEGRACE ORGANIZACÍ VEŘEJNÉHO SEKTORU... 74 3.11 ORGANIZAČNÍ STRUKTURA... 75 3.12 ZHODNOCENÍ ŘÍZENÍ ZMĚNY V ORGANIZACI... 76 3.13 OPTIMALIZACE NEMOVITÉHO MAJETKU ORGANIZACE... 78 3.14 TVORBA ROZPOČTU ORGANIZACE... 80 3.15 ROZVOJ ORGANIZACE/CELKU VE VÝHLEDU NÁSLEDUJÍCÍCH MIN. 10 LET... 81 3.16 ANALÝZA A OPTIMALIZACE PROCESU V ORGANIZACI... 83 3.17 ZPRACOVÁNÍ MARKETINGOVÉ STRATEGIE PRO ORGANIZACI VEŘEJNÉHO ŠKOLSTVÍ... 84 3.18 PRIMÁRNÍ LÉKAŘSKÁ PÉČE V PLZEŇSKÉM KRAJI... 86 3.19 ZPRACOVÁNÍ MARKETINGOVÉHO PLÁNU PRO SPOLEČNOST S HROMADNOU DOPRAVOU... 87 3.20 ZMĚNA V SEGMENTACI KLIENTŦ MĚSTSKÉ KNIHOVNY... 89 3.21 SYSTÉM ODMĚŇOVÁNÍ V PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACI... 91 3.22 ZMĚNA V ORGANIZAČNÍ STRUKTUŘE MĚSTSKÉHO OBVODU... 92 3.23 PLÁN NA ROZŠÍŘENÍ SLUŢEB MĚSTSKÉHO ÚSTAVU SOCIÁLNÍCH SLUŢEB... 94 3.24 ANALÝZA OBVODNÍ SLUŢEBNY MĚSTSKÉ POLICIE... 96 4

3.25 FINANCOVÁNÍ MÚSS PLZEŇ... 97 3.26 ZŘÍZENÍ ELEKTRONICKÉHO DATOVÉHO SKLADU NA MMP OŢP... 99 POUŽITÁ LITERATURA... 101 DOPORUČENÁ LITERATURA PRO SAMOSTUDIUM... 102 5

Seznam zkratek ICT IS IT SBU SLEPT SWOT Informační a komunikační technologie Informační systémy Informační technologie Strategická obchodní jednotka Sociální, legislativní, ekonomické, politické a technologické faktory Silné stránky, slabé stránky, příleţitosti, hrozby 6

1 Základní informace k dokumentu a ke studiu Vzdělávací modul Aplikační vzdělávací program je koncipován odlišně od ostatních modulŧ tohoto výukového programu. Jeho cílem je zpracování týmové práce a její následná prezentace. Posluchači si uvědomí, nejen jak je dŧleţitá osoba prezentátora a jeho prezentační dovednosti, ale i dŧleţitost zapojení psychologických a pedagogických prvkŧ a pouček do samotné tvorby prezentace. V prŧběhu studia tohoto výukového modulu budou posluchači neustále rozvíjet své schopnosti a dovednosti a rozšiřovat si své znalosti o praktické znalosti, jejichţ osvojení budou prokazovat při prezentaci. Tento dokument obsahuje kromě textu týkajícího se prezentačních dovedností a tvorby prezentací i doporučená témata, která mohou posluchači zpracovávat. Témata jsou koncipována na poměrně obecné úrovni. Výběr tématu je plně v rukou posluchačŧ. Zpŧsob a přístup zpracování a týmové práce je rovněţ v rukou posluchačŧ, kteří tak prokáţí organizační a komunikační schopnosti při práci v týmu a analytické a návrhové schopnosti při práci na tématu/úkolu. 1.1 Znalosti a kompetence získané studiem Po absolvování modulu bude posluchač správně chápat roli jedince v týmu a práci týmu jako celku. Studenti by měli být schopni shromáţdit potřebné informace a na jejich podkladě kriticky zhodnotit danou problematiku, na základě provedené analýzy potom vytipovat kritická a úzká místa a navrhnout závěry, které povedou k jejich řešení. Rozvoj osobních znalostí a dovedností studenta po absolvování modulu: organizace práce v týmu pouze procvičení jiţ nabytých znalostí, problematika byla součástí modulu Aktuální otázky z veřejného sektoru; komunikační a prezentační dovednosti procvičení jiţ nabytých znalostí z modulu Osobní efektivita manaţera veřejného sektoru a další pohloubení těchto znalostí; shromaţďování relevantních informací; 7

správně analyzovat shromáţděné informace, získané poznatky kriticky hodnotit a vyvozovat z nich závěry; poznatky a závěry vhodně prezentovat včetně vyuţití prostředkŧ výpočetní techniky. 1.2 Doporučení pro práci s dokumentem Pro tento modul je materiál rozdělen do tří kapitol. Druhá kapitola je věnována prezentačním návykŧm a dovednostem. Tato kapitola rovněţ obsahuje kontrolní otázky a úkoly, které slouţí k ověření porozumění dané problematice. Další část se věnuje jiţ jednotlivým tématŧm/studiím. Kaţdá z podkapitol v této části představuje samostatný abstrakt pro jednotlivé studie, doporučení zdrojŧ pro čerpání vstupních informací a nasměrování na moduly, v kterých posluchači získali, nebo získají potřebné informace k doporučeným metodám (prezentace týmové práce je plánována aţ po absolvování všech modulŧ). Vodítkem ke zpracování kaţdého tématu je také 5 otázek. Jednotlivé týmy si vyberou z nabízených témat takové, které je zajímá, které povaţují za praktické pro svoje profesní zaměření a ke kterému cítí potřebu se vyjádřit. Uvedená témata slouţí jako vzorové návrhy. Studenti si mohou zvolit i vlastní téma, které více vyhovuje jejich zaměření a potřebám. Vhodnost vlastního tématu a cílŧ práce však doporučujeme konzultovat s příslušným lektorem. V dokumentu jsou uvedeny pouze základní informace, které se k dané problematice vztahují. Dostačují však k tomu, aby studenti byli schopni vyhodnotit, zda je pro ně téma vhodné či nikoliv. Shromáţdění detailnějších informací je jiţ úkolem jednotlivých týmŧ a náplní jejich samostatné práce. 8

2 Prezentační dovednosti Nejprve je nutné si vyjasnit samotný pojem prezentace. Medlíková (Medlíková, 2008) definuje prezentaci jako cílený a účinný přenos informací. Při prezentaci máte jedinečnou příleţitost přímo ovlivnit posluchače. Máte moţnost předloţit, ukázat, projevit své návrhy, myšlenky, stanoviska a názory. A to je i dŧvod, proč prezentovat. Mŧţete zaslat e-mail, jehoţ informační hodnota bude totoţná jako u osobní prezentace, ale nebudete s ním tolik úspěšní. Lidé mají tendenci věřit jiným lidem, nikoliv e-mailŧm. Prezentovat mŧţete rŧznými zpŧsoby slovně nebo vizuálně, sami nebo v týmu, s rŧzným stupněm zapojení podpŧrných prostředkŧ jako jsou multimédia, věcně či formou dramatického výstupu. Moţností je nepočítaně, vţdy byste však měli vzít v úvahu cíl prezentace a sloţení publika. Jinak budete postupovat v případě prezentace cílené na motivaci pracovníkŧ a jinak v případě prezentace výsledkŧ či úspěšnosti nějakého projektu. 2.1 Postup při vytváření prezentace Při tvorbě prezentace se doporučuje vyuţít známé Laswellovo pravidlo, které poskytuje dobrý návod, na co všechno je třeba myslet a zároveň znázorňuje postup přípravy. Vţdy postupujte po ose cíl výsledek. 9

Obrázek 1: Laswellovo pravidlo Zdroj: Medlíková, 2008, str. 19 V první řadě si musíte stanovit, jaký je vlastně cíl prezentace, nebo-li Čeho chcete dosáhnout?. Chcete někoho motivovat, zaujmout lidi pro změnu nebo informovat? Co je hlavní myšlenkou Vašeho projevu/prezentace? Výstup z auditu, analýza a návrhy na změnu, komentář k datŧm/situaci. Jak v tomto modelu znamená médium, resp. jakým zpŧsobem prezentujete, zda se jedná spíše o vizuální prezentaci, jaké pouţijete motivátory, přesvědčovací techniky apod. Oblast Kdo se týká samotného prezentátora. Měli byste si klást otázku, čím se budete od ostatních mluvčích odlišovat, co bude Vaše silná stránka. Mohou to být dlouholeté zkušenosti, empatie, dramatické prvky ve vystoupení apod. Otázka Komu se zaměřuje na publikum. Znalost publika je pro prezentaci velmi dŧleţitá. Ovlivňuje slovník, vystupování, image i samotné argumenty prezentace. Pokud budete např. prezentovat nutnost změny účetního systému pracovníkŧm oddělení informatiky, tedy technicky zaměřeným muţŧm, musíte v prezentaci pouţívat tvrdá data, technické argumenty, výsledky analýz. Pokud naopak tuto nutnost budete prezentovat uţivatelŧm, v případě účetního systému 10

tedy pravděpodobně spíše uţivatelkám, zaměříte se spíše na emocionální podání a empatii a budete zdŧrazňovat, jak jim nový systém ulehčí práci. Kontrolní otázky a úkoly kapitoly 2.1: K čemu slouţí Laswellovo pravidlo? Vyjmenujte 5 oblastí, které musíte při tvorbě prezentace vzít v úvahu. Co budete brát v úvahu při zodpovězení otázky Komu během tvorby prezentace? 2.1.1 Publikum Kaţdý posluchač je citlivý na jiný zpŧsob oslovení, vyhovuje mu jiný komunikační kanál. Medlíková (Medlíková, 2008) rozlišuje 3 základní typy osobního nastavení: vizuální typ zrakový; 11

audiální typ zvukový; kinestetický typ pohybový a emotivní. Většina lidí se skládá z určitého mixu výše uvedených typŧ. Proč je dobré vědět, ke kterému stylu posluchači tíhnou? Pokud svého posluchače znáte a vedete prezentaci stylem, který je mu blízký, budete mu sympatičtí a bude vás poslouchat, vaše informace lépe vstřebá a bude mít menší tendenci o nich pochybovat či se jim bránit. Jak jsou tedy rozdíly mezi jednotlivými typy? Vizuálové jsou citliví na grafické zpracování prezentace, vítají obrázky, grafy, schémata. Mají rádi technické prostředky při prezentaci a vesměs budou inklinovat k prezentaci v PowerPointu. Tuto prezentaci však mají tendenci číst. Proto je nutné vţdy, kdyţ se na plátnu objeví nový snímek, chvíli počkat a dát jim prostor, aby si ho mohli v klidu přečíst. V tento moment mají vizuálové uzavřené ostatní komunikační kanály, pokud budete mluvit, nebudou to vnímat. Tyto typy rovněţ dávají zcela jednoznačně přednost v první řadě představení celkového rámce a pak vítají přechod k detailŧm. Slova a fráze, kterými mŧţete na vizuály pŧsobit se vţdy nějak dotýkají zrakového či vizuálního vjemu je to jasné, pojďme si na to posvítit, perspektivní, scéna apod. Audiálové oproti tomu dávají přednost stručným materiálŧm, ale bohatému slovnímu projevu. Vítají diskuze, argumentace, otevřený stŧl. Je vhodné na ně pŧsobit pomocí otázek a odpovědí, reakcí na námitky, vtáhnutím do diskuze. Pokud je to jen trochu moţné pošlete jim materiály předem, ať se mohou připravit na diskuzi, kterou vnímají jako klíčovou. Protoţe se jedná o audiály, je nutné vhodně pracovat s hlasem modulovat ho, střídat s jinými tóny (hluboké tóny jsou lepší neţ vysoké). Buďte připravení na otázky a diskuzi, reagujte rychle, pokud neznáte na otázku odpověď, neprezentujte to jako fakt, ale zkuste do tématu vtáhnout ostatní. Klasický únikový manévr Nejsem si zcela jist, ale myslím, ţe Co myslíte vy? Jaké jsou vaše zkušenosti, názory.? Na tuto skupinu posluchačŧ zapŧsobíte nejlépe pomocí frází, které obsahují/souvisejí se zvukovým vjemem mluvit, zpráva, vyslovit, prohlášení, hovořit k věci, zaznít na konec atd. 12

Poslední skupinou jsou kinestetici, kteří oceňují dramatičnost, dynamiku a záţitky. Zde se vám vytváří největší prostor pro hraní, tato skupina ocení minihry, kvízy, multimediální obsah či modelování situací. Pokud na kinestetiky pŧjdete pouze s argumenty, ať jiţ podanými vizuálně či hlasově, pravděpodobně nepochodíte, je třeba na ně pŧsobit i emotivně a vtáhnout je do situace. Analogicky jako u ostatních skupin i zde slova, která na tento typ nejlépe pŧsobí, souvisí s jejich preferovaným vjemovým kanálem, tj. pohybem. Jako příklad mŧţeme uvést jdeme do sporu, pohyb, dynamický, přesunout, není se čeho chytit apod. V praxi ovšem není pravděpodobné, ţe byste měli takto homogenní skupinku posluchačŧ. Řešením je tedy vhodně nakombinovat všechny uvedené praktiky. Stačí uţ jen prezentace v PowerPointu, doplněná o malý kvíz a diskuzi. V tom případě vaše prezentace zaujme všechny výše uvedené typy posluchačŧ. Kontrolní otázky a úkoly kapitoly 2.1.1: Pro který typ posluchačŧ je klíčová diskuze při prezentaci? Popište typ kinestetikŧ. Co upřednostňují v prezentaci vizuálové? 13

2.2 Pozornost a paměť První, co si musíte při převodu prezentace do PowerPointu uvědomit je omezená kapacita pracovní paměti posluchačŧ. Je chybou domnívat se, ţe si posluchači z vaší prezentace automaticky odnesou vše. Vlastně mohou nastat tři situace neodnesou si nic, vybaví si jen některé informace, tj. získají pouze částečnou znalost. A poslední situace je situace optimální a cílená, kdy posluchači získají tzv. smysluplnou znalost. Posluchači porozumí tomu, co jim prezentátor chce sdělit, a dokáţí to uplatnit, příp. reprodukovat dál. Vědci se shodují v tom, ţe existují tři druhy lidské paměti: smyslová součást vědomí, slouţí k ukládání prvních vizuálních a sluchových vjemŧ, má potenciálně neomezenou kapacitu, vjemy v ní však mohou zŧstávat i méně neţ vteřinu; dlouhodobá část vědomí, kam si posluchači ukládají informace po delší dobu, od 30 sekund aţ po celý ţivot; rovněţ má neomezenou kapacitu; toto je místo, kam by si posluchači měli ukládat prezentované informace, měli by je umět odtud získat a pracovat s nimi; pracovní někdy téţ krátkodobá paměť; jedná se o část vědomí, pomocí které posluchači udrţují pozornost a je to místo, kde se dočasně udrţuje informace; pracovní paměť je i místo odpovědné za začlenění informací do dlouhodobé paměti. Pracovní paměť je kapacitně omezená. (Atkinson, 2008) Vztahy mezi jednotlivými typy paměti vhodně prezentuje následující obrázek. 14

Obrázek 2: Vztahy mezi jednotlivými typy pamětí Informace na vstupu Smyslová paměť Pozornost Pracovní paměť Dlouhodobá paměť Zdroj: převzato a přeloţeno z McLeod, 2008 Pracovní paměť je tedy moţné si představit jako ucho jehly. Toto ucho se snadno ucpe a nedovolí novým informacím, které na posluchače chrlíme, aby se začlenily do jejich dlouhodobé paměti. Jak tedy informacím pomoci, aby oním pomyslným uchem jehly prošly? Zde je nutné si uvědomit, jakým zpŧsobem se lidé učí. Studie (Atkinson, 2008) prokazují, ţe se lidé snadněji učí, pokud jim informace podáte rozčleněné do menších a srozumitelnějších částí. Jak výše uvedené informace promítnout do aplikace PowerPoint? Při tvorbě prezentace vyuţijte zobrazení Řazení snímkŧ, umoţní Vám rozdělit si prezentaci do menších logických celkŧ. Kaţdý logický celek začněte úvodním snímkem, ten by neměl být graficky přeplácaný, ale jednoduchý. Měl by zobrazovat jednoznačně hlavní myšlenku, která je v nadpisu snímku, příp. obrázek, který bude onu myšlenku ztvárňovat graficky. Snaţte se dodrţet pravidlo jeden snímek = jeden pojem (ne vţdy je to moţné, obzvlášť u prezentací slouţících ke školení je to prakticky nemoţné). Vyuţijte shrnovací snímky opakování je matka moudrosti, platí to i v prezentacích. Vţdy po odprezentování daného celku zařaďte shrnující snímek, kde shrnete, o čem jste mluvili. Je to i vhodné místo pro zapojení posluchačŧ, ať jíţ přímými otázkami či kvízem. Nebuďte uniformní, střídejte pozadí snímkŧ a jejich rozloţení, abyste udrţeli pozornost posluchačŧ. Drobné změny pozadí se hodí pro odlišení jednotlivých logických celkŧ. Úvodní a shrnující snímky mohou mít rozloţení snímku jiné neţ případě ostatních snímkŧ a mŧţete je odlišit i barevnou koncepcí, zelená na úvodním snímku evokuje start, červená na shrnovacím evokuje zase konec. 15

Pro zobrazení a podpoření vnímání logické souslednosti jednotlivých krokŧ procesu mŧţete opět pouţít grafickou pomŧcku, velmi často se pouţívají ztvárnění seznamŧ, kde se postupně odškrtávají jednotlivé kroky procesu. Pokud jste si pečlivě přečetli výše uvedená doporučení, jistě Vás napadlo, ţe na snímcích je hrozně málo textu. Pravděpodobně Vás to i vyděsilo, protoţe učit se prezentaci zpaměti je věc víc neţ jen časově náročná a navíc se mŧţete spolehnout, ţe Vám vţdy něco vypadne. Zde je opět vhodné vyuţít další funkci aplikace PowerPoint a to jsou Poznámky. Poznámky mají/mohou mít dvojí funkci. První funkce je směrována na posluchače. Mŧţete zde uvést podrobné vysvětlení daného pojmu. Pak je třeba myslet na to, ţe při tisku prezentace je nutné zvolit tisk i s poznámkami, jinak je posluchači neuvidí. Druhá funkce je funkce pro přednášejícího, patří sem přesná čísla, vodítka, připomenutí vtipŧ, historek či case study (=případovou studii, příklad), které chcete posluchačŧm při prezentaci povyprávět. Abyste tyto poznámky při prezentaci viděli Vy a pouze Vy, pouţijte tzv. Zobrazení předvádějícího. Toto zobrazení se musí nastavit na záloţce Prezentace v Office 2007 i 2010 (poslední zaškrtávací pole). Spustí se prŧvodce/nápověda, která Vám s nastavením pomŧţe. Grafickou podobu tohoto zobrazení uvádí níţe uvedený obrázek. Dvě poznámky k tomuto zobrazení: nastavení monitorŧ (monitor/displej notebooku a dataprojektor) nastavte na hodnotu Rozšířit, nikoliv Duplikovat (názvosloví se mŧţe u jednotlivých typŧ operačních systémŧ lišit); to, ţe máte zobrazení nastavení správně, poznáte snadno, na dataprojektoru musí být vidět plocha počítače/notebooku, ze kterého prezentujete, a na samotném počítači /notebooku uvidíte prezentaci; o ověřte si nejprve, co máte nastavené za pozadí rodina, mazlíčci či lechtivé fotografie sem nepatří a zapříčinili rozpaky nejednoho prezentátora; ideální je jednolitá barva nebo nějaký abstraktní motiv; 16

o pokud jsou zobrazení opačně, tj. plocha na notebooku a prezentace na dataprojektoru, pak na záloţce Zobrazení v PowerPoint 2007 a 2010 změňte monitor v rozklikávacím seznamu Zobrazit na (předposlední poloţka). Zobrazení předvádějícího je výhodné z vícera hledisek. Vidíte samotný snímek, Vaše poznámky, které se k němu váţí, náhledy několika dalších snímkŧ, čas, po který jiţ prezentujete a na kolikátém snímku prezentace právě jste. Na co je dŧleţité ještě myslet? Pokud máte v prezentaci poznámky pro prezentátora, netiskněte je posluchačŧm. V případě školících/lektorských prezentací například já pouţívám dva typy prezentace, doslovně dva soubory. Tyto dva soubory se liší pouze obsahem pole Poznámky, jednou pro mě při přednášce, jednou pro studenty pro jejich pozdější samostudium. Poznámky Vám budou nahrávat do pomyslných prezentátorských karet i dalším zpŧsobem. Je dŧleţité si uvědomit, jakými informačními kanály mŧţeme předávat posluchačŧm informace. Máme k dispozici verbální a vizuální kanál. Verbální kanál pracuje rychleji, u kanálu vizuálního napřed paměť přijme vizuální text, pak jej přetaví na slova a zpracovává verbálním kanálem. Není tedy účelné stejnou informaci podávat jak vizuálním tak verbálním kanálem, tj. mít na snímku napsáno to, co míníte říkat. Stejnou informací byste zahltili oba kanály, a protoţe informace přicházejí těmito kanály rŧznou rychlostí, musí je paměť ještě navíc utřiďovat. Výsledek? Pracovní paměť má nadbytek informací, je zahlcená, proces učení se zhorší. Navíc nešvar psaní textŧ/vysvětlení přímo na snímek má další dopady: příliš mnoho textu zapříčiní zmenšování písma, tj. špatnou čitelnost snímku; budete chtít přidat k textu ilustrační obrázek, protoţe je však snímek přeplněný textem, obrázek bude mít velikost poštovní známky, tj. bude pod rozlišovací schopnost většiny posluchačŧ; příliš mnoho textu na snímku Vás bude svádět k tomu, abyste jej četli namísto toho, abyste prezentovali; a s tím souvisí i poslední dopad; posluchači Vám dají najevo svou frustraci To mohl poslat mailem. 17

Jak by tedy měl vypadat ideální snímek? 1. Nadpis shrnuje základní myšlenku (lepší je pouţívat celé věty neţ hesla; vyvarujte se obecným nadpisŧm typu Hlavní body, Výhody atd.). 2. Tělo snímku obsahuje grafiku, která jednoduše ilustruje hlavní pointu snímku. 3. Do poznámky napište bliţší vysvětlení, text, který prezentujete. 18

Obrázek 3: Zobrazení předvádějícího Zdroj: vlastní

Kontrolní otázky a úkoly kapitoly 2.2: Jaký typ paměti je klíčový pro komunikaci s posluchači? Popište ji. Na co lze vyuţít pole Poznámky v PowerPoint? Vyzkoušejte si zobrazení předvádějícího.

2.3 Typy prezentací Existuje mnoho druhŧ prezentací a rŧzní autoři je dělí do rŧzných skupin, např. dle Hierholda (Hierhold, 2005) rozlišujeme 10 typŧ prezentací: pracovní jednání; projednání/posouzení projektu; formální prezentace před nadřízenými; odborná přednáška; motivační prezentace; obchodní prezentace; oficiální stanovisko pro veřejnost; informační (reportovací) prezentace; panelová prezentace; školení. Vzhledem k omezenému rozsahu tohoto materiálu, společným znakŧm některých z výše uvedených prezentací a také vzhledem ke sloţení posluchačŧ tohoto modulu omezíme typy prezentací na následující: informační prezentace; motivační prezentace; prezentace orientovaná na řešení, tj. řešitelská. V čem se tyto prezentace liší, vhodně demonstruje následující tabulka. 21

Tabulka 1: Typy prezentací Typ Příklad použití Výhody Nevýhody Informační Zpráva o stavu projektu, seznámení s novými postupy či směrnicemi. Rychlé a stručné shrnutí klíčových informací umoţní posluchačŧm rychlou orientaci. Malá nebo ţádná motivace posluchačŧ, chybí moţnost diskuze či jiné interaktivity, přehlcení posluchačŧ informacemi. Motivační Motivační setkání zaměstnancŧ, součást workshopu. Podporuje nadšení, baví, dobře zapamatovatelná. Fakticky zaloţeným typŧm bude proti srsti, pozor na přehnanou show, je vhodné mít moderátora, který se nebojí dramatických situací, potřeba mnoho materiálŧ. Řešitelská Návrh na změnu v rámci organizace, součást tréninkového semináře. Zdroj: vlastní a volně z Medlíková, 2008, str. 16-18 Vzbuzuje zájem a umoţňuje diskuzi a zapojení posluchačŧ, na rozdíl od motivační prezentace je však více pragmatická. Potřebuje zkušeného moderátora, který umí pracovat s dynamikou skupiny, je třeba připravit bohaté materiály, protoţe při samotné prezentaci není mnoho informací zmíněno. 2.3.1 Společné znaky prezentací Ač se jednotlivé typy prezentací liší co do obsahu, tak vţdy mají společnou osnovu, vţdy by měly obsahovat úvod, střed (samotný děj prezentace), shrnutí a závěr. V okamţiku, kdy začnete s vlastní prezentací, mají většinou Vaši posluchači rozutíkané myšlenky a myslí na mnoho jiných věcí, které jim ubírají pozornost. Kromě toho, ţe je omezená kapacita pracovní paměti, máte také jen pár minut, abyste udělali na posluchače první dojem a přesvědčili je, ţe mají svou pozornost Vám. Z toho dŧvodu je velmi dŧleţité správně zpracovat prvních pět snímkŧ prezentace, tj. úvod prezentace. 22

Při vytváření prezentace je dŧleţité si uvědomit, ţe nejdŧleţitější je její informační/verbální část, obrazová část má podpŧrnou roli. V první řadě se tedy zabývejte myšlenkami, které chcete posluchačŧm předat, organizujte je, navazujte, vybrušte pouţitý slovník. Obrázky apod. přidejte do prezentace aţ následně. 2.3.1.1 První snímek První snímek prezentace by měl vţdy obsahovat název prezentace a jméno prezentátora. Výzkumy dokazují (Atkinson, 2008), ţe prezentace, kde si posluchači nemohou spojit prezentaci s konkrétní osobou a obličejem, nejsou tak účinné. Autorŧ prezentace samozřejmě mŧţe být více, prezentovat ji však bude pravděpodobně pouze 1 člověk (příp. vícero u týmových prezentací) a tento prezentující bude navazovat emocionální kontakt s posluchači. Proto je nutné, aby si posluchači zapamatovali právě jeho jméno. 2.3.1.2 Úvodní část prezentace Po tomto prvním snímku následuje ona zmiňovaná úvodní část prezentace, oněch dŧleţitých 5 snímkŧ. V rám i těchto snímkŧ byste měli posluchačŧm odpovědět na otázky: kdy, kde, co, kam, proč a jak. Povšimněte si, ţe tyto otázky přímo podporují a vycházejí z Laswellova pravidla, viz výše. První snímek kdy a kde Kde nemusí nutně znamenat geografickou lokaci, mŧţe to znamenat obor činnosti, hlavní téma prezentace apod. Kdy znamená skutečně časový údaj, ať jiţ stanovený naprosto konkrétním datem či stanovený šířeji. Pamatujte, ţe je vhodné psát nadpisy celou větou (viz výše). 23

Příklady Jaký je současný stav implementace informačního systému Registr vozidel? Rozpočet marketingového útvaru pro rok 2013 se sníží! Jaká nová nařízení v zákoně o obcích vstupují v platnost v roce 2013? Druhý snímek kdo Hlavní roli ve Vaší prezentaci nehrajete Vy, ale vţdy Vaši posluchači. Pokud si toto uvědomíte, učiníte první krok k tomu, aby prezentace byla konstruována s ohledem na Vaše publikum, Vaši cílovou skupinu. Cílovou skupinou mohou být zaměstnanci celé organizace, jednoho útvaru, účastníci projektu, komise apod. Tím, ţe posluchačŧm zcela zřetelně přidělíte roli v prezentaci, mnohem snáze je vtáhnete do děje a získáte jejich pozornost. V nadpisu druhého snímku by se tedy jasně měla objevit odpověď na otázku kdo a dále nějaký stav posluchačŧ, se kterým budou všichni souhlasit. Příklady Musíme se připravit na dotazy občanŧ a médií. Hledáme řešení, jak omezit výdaje. Jaký budou mít změny dopad na Vás, na co se musíte připravit? Třetí snímek co aneb formulujte problém Na tomto snímku se pokusíte získat pozornost posluchačŧ nějakou údernou formulací problému. Vhodnou pomŧckou při formulaci mŧţe pro autory prezentace odpověď na otázku Co se stane, kdyţ nic nepodnikneme. 24

Příklady Občané i zaměstnanci jsou nespokojení kvůli častým a dlouhým výpadkům registru! Budeme muset propustit 2 zaměstnance! Ulehčí Vám změny práci nebo ji naopak ztíží? Čtvrtý snímek kam aneb co je cílem posluchačů Snímkem číslo 3 jste právě získali posluchačovu pozornost, postavili jste ho před problém, který se ho bezprostředně dotýká. Momentálně se Váš posluchač cítí poněkud nepříjemně a vyděšeně, konec koncŧ nikdo nemá rád problémy. Je na čase popsat situaci poté, co se vše vrátí do rovnováhy. V tomto snímku ale nebudete představovat řešení, to patří aţ do prostřední části prezentace, pouze namotivujete posluchače a vtáhnete je ještě více do své prezentace. Příklady Chcete, aby se výpadky systému snížili na únosnou míru. Nechcete propouštět, budeme hledat úspory jinde. Chcete začlenit nutné změny. Pátý snímek jak Představíte-li si třetí snímek popis problému jako výchozí stav a čtvrtý snímek jako cílový stav, pak pátý snímek si lze představit jako cestu mezi těmito dvěma stavy. Měli byste odpovědět na otázku Jak se dostaneme k cíli. Stále byste se však měli drţet na obecnější rovině, podrobnosti patří aţ do střední části prezentace. Příklady Najměte si externí testovací společnost, která bude odpovídat za funkčnost nasazovaných změn. Snížíme náklady pomocí lepší práce s dodavateli. Pomůžeme Vám implementovat změny s co nejmenším úsilím a co největšími přínosy. 25

Pokud jste pozorně četli výše uvedený text, pak Vám jistě neuniklo, že chybí odpověď na otázku proč. Celá otázka správně zní Proč jsme tady? a vlastně na ní reagujete napětím vytvořeným mezi snímkem 3 a 4, problémem a cílovým stavem. Toto je ono chybějící proč, které je pro posluchače důležité a pomocí kterého upoutáte jeho pozornost. Tímto krokem jsme zakončili první, úvodní fázi prezentace. Nelekejte se, pokud Vám vytvoření těchto prvních 5 snímků trvalo poměrně dlouhou dobu. Díky nim jste přizpůsobili svou prezentaci posluchačům a stanovili jste měřítka množství informací, které chcete sdělit, jasně jste definovali problém a jeho řešení, tj. účel prezentace. 2.3.1.3 Prostřední část prezentace Pro vytváření této části platí všechna předchozí uvedená pravidla, setkáte se zde ale s novými úkoly, se kterými se budete muset vypořádat a to je správné řazení a priorita snímkŧ. Plus zde platí ještě jedno dŧleţité pravidlo Předvádějte jen to, co posluchači potřebují vědět. Pro uspořádání obsahu Vám pomŧţe jednoduchá šablona obsahující tři sloupce: klíčový bod; vysvětlení; podrobnosti. Kaţdý sloupec udává jinou hloubku poskytovaných informací. Je vhodné se na druhou část prezentace dívat jako na větnou osnovu a vyuţít číslování. Dobrý zpŧsob při vytváření je např. vyuţití víceúrovňových seznamŧ ve Wordu. Pouţíváním hierarchických struktur a menších celkŧ usnadníte posluchači vstřebání informací. 26

Příklad 1) Věta k tématu (klíčový bod) ve Vaší prezentaci v podstatě nadpis. a) Vysvětlení. i) Podrobnosti. ii) Podrobnosti. b) Vysvětlení. i) Podrobnosti. ii) Podrobnosti. 2) Věta k tématu (klíčový bod). Vztah mezi klíčovým bodem a vysvětlením může vhodně prezentovat následující věta. Tři hlavní důvody, proč Klíčový bod jsou Vysvětlení 1, Vysvětlení 2, Vysvětlení 3. Podrobnosti by pak měly být odpovědí na otázky jak a proč u jednotlivých vysvětlení. Příklad Příkladem může být prezentace snížení rozpočtu marketingového oddělení. 1) Zavedeme hodnocení dodavatelů. a) Vyloučíme nekvalitní či nespolehlivé dodavatele. i) Ohodnotíme dodavatele z různých hledisek cena ve srovnání s konkurencí, včasnost dodávky, kvalita provedení na stupnici 0-100%. ii) Se všemi dodavateli, kteří nedosáhnou ani 30%, rozvážeme smlouvu. iii) Se všemi dodavateli, kteří dosáhnou 40-50%, si sjednáme schůzku a budeme žádat nápravu stavu. b) Budeme prohlubovat spolupráci s kvalitními dodavateli a budeme po nich požadovat množstevní slevy. Jak poznáte, zda se v prezentaci neodchylujete od účelu, který jste jí stanovili? Jak poznáte, že posluchačům skutečně sdělujete jen to, co potřebují vědět? 27

S tímto problémem Vám může pomoci poslední z úvodní pětice snímků (viz výše). Zahrňte pouze ty klíčové body, které podporují Vaše doporučení uvedené na pátém snímku, vše ostatní můžete vyloučit. V prezentaci trvající běžnou dobu, tj. 30 60 minut byste neměli nikdy uvádět více jak 3-4 klíčové body. Proč právě 3-4 klíčové body? Opět kvůli pracovní paměti posluchačů, více nových faktů posluchači bohužel nevstřebají. Při prezentaci postupujte hierarchicky a v podstatě v obráceném pořadí, než byste logicky čekali. Napřed představte vyhodnocení a až poté podpůrné detaily. Snížíte tak zátěž kladenou na posluchače a nezahltíte jejich pracovní paměť okamžitě detaily. A také si zajistíte, že posluchači si z Vaší prezentace odnesou ta nejdůležitější sdělení. 2.3.1.4 Závěr prezentace Závěr prezentace by se měl skládat z následujících částí: shrnutí toho nejdŧleţitějšího, co v prezentaci zaznělo stejně jako v ţivotě i v prezentaci platí, ţe opakování je matka moudrosti a musíte zajistit, aby si posluchači nejdŧleţitější fakta odnesli; poukázání na dosaţení cíle prezentace ujistěte posluchače, ţe Vám svou pozornost nevěnovali nadarmo; prostor pro diskuzi a otázky; poděkování za pozornost. 2.3.2 Obsahová struktura jednotlivých typů prezentací Jednotlivé typy prezentací, tak jak jsme si je uvedli v úvodu kapitoly 2.3, se odlišují strukturou dané prezentace. Pravidla týkající se hlavních částí prezentace (úvod, střed a závěr) jsou však i nadále platná. Teď se však na prezentaci budeme dívat z hlediska jejího informačního obsahu. 28