Zadávání diet, nepřítomnosti a odhlašování stravy klientů v IS Cygnus Nahrazuje: Verzi č. 1 platnou od 1.4.2016 Zadávání nepřítomnosti a odhlašování stravy klientů v IS Cygnus Proces Jméno a příjmení Funkce Podpis Domov pro seniory Rožnov pod Radhoštěm Julia Fučíka 1605 Rožnov pod Radhoštěm Zpracování: Mgr. M. Stejskalová vedoucí zařízení Ev. číslo: II PP 12/2016 Přezkoumání: Ing. I. Kleinová Ing. P. Holeksová manažer kvality interní auditor Verze: 02 Schválení: Mgr. M. Stejskalová vedoucí zařízení Datum schválení: 01.03.2019 1. Závaznost Dokument je závazný pro všechny zaměstnance zařízení, kteří zasahují do procesu zadávání nepřítomnosti a odhlašování stravy, neboť je zapotřebí, aby přihlášení/odhlášení stravy u klientů probíhalo stanoveným způsobem, poněvadž tyto informace jsou podkladem pro přípravu stravy ve stravovacím provozu a výpočet vratek klientům. 2. Pravomoci a odpovědnosti (1) Pracovník v sociálních službách (dále jen PSS ) - předává informace o přihlášení/odhlášení stravy, které klient na oddělení požaduje, vedoucí oddělení (dále jen VO ), v době její nepřítomnosti všeobecné sestře na oddělení. (2) Všeobecná sestra přijímá informace o přítomnosti/nepřítomnosti od klientů, zdravotnických zařízení, či rodinných příslušníků a předává je VO, v době její nepřítomnosti je zadává do IS Cygnus (dále jen C2 ). (3) Vedoucí oddělení: přijímá a zpracovává informace o přítomnosti/nepřítomnosti klientů od PSS, klientů, všeobecných sester, či rodinných příslušníků a zaznamenává je do C2, na konci měsíce provede kontrolu v C2 za svůj úsek, zda nepřítomnosti a odhlášky stravy u klientů jsou zadány v pořádku a předá informaci pokladní, že je možné měsíc uzavřít a data použít k výpočtu vratek. (4) Sociální pracovnice (dále jen SP ) - přijímá informace o přítomnosti/nepřítomnosti od klientů, zdravotnických zařízení, či rodinných příslušníků a předává je VO, případně je zadává do C2, zejména v případě přijetí či ukončení pobytu, kontroluje v těchto případech ve spolupráci s VO správné zadání přítomnosti/nepřítomnosti a odebraných jídel. Stránka 1 z 5 Verze 02
(5) Pokladní: po přijetí informace od VO o provedení kontroly nepřítomnosti a odhlášek stravy za daný měsíc, zpracovává vyúčtování poskytovaných služeb klientů v termínech v souladu se směrnicí, příjmy a výdaje do/z pokladny týkající se úhrady služeb zaznamenává do C2. 3. Popis procesu 3.1 Nastavení a změny diety, formy stravy, místa odběru (1) Při přijetí nového klienta do zařízení zadává dietu do C2 všeobecná sestra dle indikace lékaře (Přehled klientů sociální péče, Karta klienta, Zdravotnické údaje, Dieta). (2) Spolu s dietou zadá sestra také formu stravy, místo odběru a odebíraná jídla (Přehled klientů sociální péče, Karta klienta, Zdravotnické údaje, Forma stravy, Místo odběru, Odebíraná jídla). (3) Při změně diety v průběhu pobytu zadává změnu do C2 všeobecná sestra, dle indikace lékaře. O změně informuje SP e-mailem a případně i ústně, zapíše záznam do C2 a zároveň předá informaci týmu přímé péče na směně (PSS, VO). (4) Místo odběru a formu stravy může v kartě klienta v případě potřeby měnit i VO. O změně je vždy učiněn zápis v C2 (Přehled klientů sociální péče, Karta klienta, Sociální dokumentace, Záznam péče) a informován tým přímé péče. 3.2 Zadávání nepřítomnosti a odhlašování stravy (1) V případě nepřítomnosti klienta v zařízení, je nutno rozlišovat důvod nepřítomnosti, neboť ten má vliv na výplatu vratek. (2) Při plánované nepřítomnosti (zkratka DOV) má klient možnost si stravu odhlásit, a to nejpozději 2 dny dopředu do 16:30 hodin (např. při pobytu mimo zařízení plánovaném od středy, je nutno stravu odhlásit nejpozději v pondělí do 16:30 hod.). V takovém případě klientovi náleží vrácení peněz za suroviny stravovací jednotky v hodnotě odhlášené stravy za podmínek stanovených ve směrnici Stanovení výše úhrad za poskytnutí sociální služby a jejich vyúčtování (dále jen směrnice ) a dále poměrná část příspěvku na péči, a to za celé dny nepřítomnosti (od 0:00 do 24:00): do C2 navedeme ve všechny dny nepřítomnosti zkratku DOV, 1. a poslední den nepřítomnosti zadáme jako částečnou nepřítomnost a zatrhneme neodebraná jídla, pro zbylé dny navedeme celodenní nepřítomnost, 1. a poslední den zvolit Částečná nepřítomnost, vybrat DOV, označit neodebraná jídla, pro zbylé dny zvolit Celodenní nepřítomnost, vybrat DOV. Stránka 2 z 5 Verze 02
(3) Pokud při nepřítomnosti nevyužije klient možnosti odhlášení stravy, nebo pokud nedodrží nahlášený počet dnů nepřítomnosti, má nárok na vrácení příspěvku na péči za celé dny nepřítomnosti (od 00:00-24:00). Na vrácení částky za suroviny za řádně neodhlášenou neodebranou stravu nemá klient nárok (tj. za všechny celé dny nepřítomnosti náleží vratka příspěvku na péči, za neodhlášenou stravu nenáleží vratka za suroviny, za odhlášenou stravu náleží vratka za suroviny za podmínek stanovených ve směrnici): do C2 navedeme zkratku DOX na první 2 dny nepřítomnosti, následně navedeme zkratku DOV, při nenahlášeném prodloužení nepřítomnosti navedeme v neodhlášené dny opět zkratku DOX na první dva dny, kdy jsme již se stravou pro klienta opět počítali, následně opět zkratku DOV, 1 a poslední den nepřítomnosti navedeme částečnou nepřítomnost a zatrhneme neodebraná jídla, zbylé dny navedeme celodenní nepřítomnost, 1. a poslední den zvolit Částečná nepřítomnost, vybrat DOX nebo DOV (neodhlášeno/odhlášeno), označit neodebraná jídla, zbylé dny zvolit Celodenní nepřítomnost, vybrat DOX nebo DOV dle situace (neodhlášeno/odhlášeno). (4) Při hospitalizaci náleží klientovi vratka za suroviny za neodebranou stravu za podmínek stanovených ve směrnici: do C2 navedeme na všechny dny hospitalizace zkratku NEM, na 1. a poslední den navedeme částečnou nepřítomnost a označíme neodebraná jídla, na zbylé dny navedeme celodenní nepřítomnost, 1. a poslední den zvolit Částečná nepřítomnost, vybrat NEM, označit neodebraná jídla, zbylé dny zvolit Celodenní nepřítomnost, vybrat NEM. (5) Odhlašování stravy na žádost klienta: klient má možnost odhlášení jednotlivých jídel stravy, pak mu náleží za dodržení podmínek popsaných ve směrnici vrácení částky za suroviny za neodebraná jídla, odhlášení jídel je nutno provést 2 dny předem do 16:30 hod. nahlášením zaměstnancům daného úseku přímé péče (PSS, VO, všeobecná sestra), zápis do C2 Klienti, Přehled přítomnosti, vybrat klienta v řádku, označit den, vybrat Částečná nepřítomnost, označit neodebraná jídla, zvolit OD. Stránka 3 z 5 Verze 02
3.3 Postup při odhlašování stravy a zadávání nepřítomnosti při úmrtí klienta (1) Při úmrtí klienta zaměstnanec (VO, v době její nepřítomnosti všeobecná sestra) zkontroluje v přehledu přítomnosti způsob odhlášení stravy u klienta, případně opraví použité zkratky a odhlášky v přehledu přítomnosti. Změny nahlásí do stravovacího provozu. (2) SP provede změnu stavu klienta. (3) V den úmrtí klienta se vrací finanční částka za suroviny za neodebraná jídla za podmínek stanovených ve směrnici. (4) VO zaznamenají do C2 Klienti, Přehled přítomnosti, vybrat klienta v řádku, označit den, zvolit Částečná nepřítomnost, vybrat OD, označit neodebraná jídla. Související dokumenty: I SM 12/2015 - Stanovení výše úhrad za poskytnutí sociální služby a jejich vyúčtování Smlouva o poskytnutí sociální služby Stránka 4 z 5 Verze 02
SEZNAM REVIZÍ Datum Popis revize Jméno a příjmení Podpis 8.2.2019 Revize v plném rozsahu, uvedení do souladu s IS Cygnus 2 a platnou interní dokumentací. Mgr. M. Stejskalová ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají. Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis Stránka 5 z 5 Verze 02