UŽIVATELSKÁ DOKUMENTACE PRO DODAVATELE Stav ke dni 1. 8. 2013 v. 2.0
Obsah: 1 Úvod... 3 1.1 Definice a zkratky... 4 1.2 Podmínky provozu... 4 1.3 Pokyny k užívání dokumentu... 4 1.4 Obecné informace o ovládání... 4 2 Uživatelé aplikace... 6 2.1 Registrace dodavatele... 6 2.2 Doplnění další oprávněné osoby... 9 2.3 Přihlášení uživatele... 10 2.4 Odhlášení uživatele... 11 2.5 Změna hesla... 11 3 Profily zadavatelů a veřejné zakázky... 13 3.1 Předběžná oznámení... 14 3.2 Veřejná zakázky, DNS... 15 3.3 Poskytování dokumentů veřejné zakázky, DNS... 16 3.4 Žádost o účast prokázání kvalifikace... 18 3.5 Podání elektronické nabídky... 20 3.5.1 Postup pro úspěšné odeslání elektronické nabídky... 22 3.6 Elektronická komunikace... 24 3.6.1 Odeslané zprávy - nová zpráva... 25 3.6.2 Přijaté zprávy... 26 3.7 Informace o dodavateli... 26
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 3/27 1 Úvod Elektronický nástroj pro zadávání veřejných zakázek ELZA (dále jen Systém) je zaměřen na podporu procesů při zadávání, zveřejnění, vyhodnocení a uzavírání veřejných zakázek (dále jen VZ) podle zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách a dalších legislativních pravidel - vyhláška č.9/2011. Systém je především zaměřen na procesy související se zadavatelem a jeho úkony, které musí provádět v zadávacím řízení a to tak, aby bylo prokazatelné a dostatečně zřetelné jeho konání. Systém je navržen jako webová aplikace, která je rozdělena do dvou základních celků a to na část určenou pro zadavatele a správce nazvanou Správa profilů a veřejných zakázek a na část určenou pro veřejnost a dodavatele označenou jako Veřejná část pro publikaci profilů a veřejných zakázek. Oba celky mezi sebou úzce spolupracují, tento dokument bude popisovat především funkce ve Veřejné části systému Profily zadavatelů. Předpokládanými čtenáři tohoto dokumentu jsou zájemci resp. dodavatelé, kteří mají zájem účastnit se zadávacích řízení veřejných zakázek. Dokument je určen jako pomůcka a obsahuje popis jednotlivých kroků, které musí uživatel vykonat pro dosažení určité funkčnosti. Obrázek 1 Hlavní stránka elektronického nástroje ELZA
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 4/27 1.1 Definice a zkratky ELZA obchodní název elektronického nástroje pro zadávání veřejných zakázek 1.2 Podmínky provozu Elektronický nástroj ELZA je spustitelný prostřednictvím internetového prohlížeče, optimalizovány jsou pro prohlížeče Internet Explorer od verze 9, Mozilla FireFox od verze 12.0, Google Chrome od verze 23. Struktura Systému odpovídá klasické třívrstvé architektuře. K datům se přistupuje pomocí tenkého klienta (internetového prohlížeče). Veškeré přístupy probíhají pomocí protokolu HTTPS, kryptovaným na základě serverového certifikátu od certifikační autority StartCom. Tím je zaručena identita provozovatele systému a zároveň je znemožněno odposlouchávání dat neoprávněnými subjekty. V průběhu užívání Systému je nutno provádět takové úkony, které vyžadují použití certifikátu elektronického podpisu. Z tohoto důvodů je vyžadována instalace JAVA pluginu. Postup instalace je uveden v dokumentu A-03-ELZA Pokyny k instalaci Java pluginu a elektronického podpisu 1.3 Pokyny k užívání dokumentu Odstavec označený Upozornění upozorňuje na dodatečné informace a souvislosti. Odstavec označený Důležité upozorňuje na důležitá fakta a podmínky, které musí být splněny pro správnou funkčnost popisované úlohy. Tučně názvy ovládacích prvků Kurzíva hypertextové odkazy na kapitoly dokumentace 1.4 Obecné informace o ovládání V rámci celého systému jsou používány ovládací prvky, které mají shodnou funkcionalitu. V případě jiného chování je popis ovládacího prvku uveden v příslušné kapitole. Logo Systém ELZA Na úvodní stránce elektronického nástroje pro zadávání veřejných zakázek je zobrazeno logo Systému, které současně slouží pro uživatele jako aktivní odkaz pro přechod na úvodní stránku. Funkční tlačítka: přechod ze seznamu na detail záznamu
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 5/27 přechod na předchozí formulář bez kontroly provedených změn a uložení záznamu obecné tlačítko pro ukládání změn provedených ve formuláři stažení a otevření dokumentu smazání záznamu přechod pro zobrazení detailu datové zprávy Navigace: Pro uživatele je připravena rychlá drobečková navigace v systému, pomocí které může uživatel přecházet do různých částí systému. Obecné informace: Úvodní formulář je rozdělen na dvě části, v levé části je panel pro Obecné informace pro uživatele s možností přihlašování do systému. Pravá část zobrazuje seznam aktivních profilů jednotlivých zadavatelů. Obrázek 2 Náhled na úvodní formulář
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 6/27 2 Uživatelé aplikace V rámci Systému Veřejná část jsou realizovány dvě úrovně přístupu. První úroveň zahrnuje volný přístup bez nutnosti registrace a druhá úroveň je určena pouze pro registrované uživatele systému. Role Dodavatel - oprávněná osoba dodavatele Role Dodavatel je určena všechny uživatelské účty pod kterými se registrují dodavatelé / uchazeči jednotlivých zadávacích řízení. Uživatel s touto rolí může v tomto systému získávat kompletní dokumentaci, kterou poskytuje zadavatel, může podávat žádost účast, nabídku v elektronické podobě a současně komunikovat se zadavatel prostřednictvím interní elektronické komunikace. 2.1 Registrace dodavatele Uživatelé elektronického nástroje se mohou registrovat po kliknutí na volbu Přihlášení/Registrace dodavatele. Při registraci jsou vyzváni k vyplnění registračního formuláře podle níže uvedených pravidel. Obrázek 3 Registrace dodavatele
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 7/27 Pravidla pro vyplnění registračního formuláře: Jako přihlašovací jméno je vyžadována e-mailová adresa, u které je při zadávání kontrolován správný formát. Platí, že nesmí být již v Systému evidována a slouží k založení uživatelského účtu dodavatele povinný údaj Zadané heslo a jeho potvrzení musí splnit: o Minimálně jeden znak malé písmeno o Minimálně jeden znak velké písmeno o Minimálně jeden znak číslo o Délka 8-20 znaku Identifikační číslo uchazeče (IČ) musí mít správnou délku a nesmí být již v Systému evidováno povinný údaj Daňové identifikační číslo nepovinný údaj ID datové schránky - nepovinný údaj Adresa uchazeče - povinný údaj Právní forma fyzická x právnická osoba povinný údaj Jméno a příjmení kontaktní osoby povinný údaj Telefon, fax nepovinný údaj V případě nesprávného vyplnění registračních údajů je zobrazeno chybové hlášení, které obsahuje zprávu, o jaké překročení registračních pravidel se jedná. Důležité: V případě, kdy v systému již existuje uživatelský účet s daným identifikačním číslem, nelze novou registrací vytvořit další účet. V tomto případě je zobrazeno hlášení o tom, že identifikační číslo je již v systému registrováno a informace o hlavní oprávněné osobě dodavatele, která má možnost doplnění další oprávněné osoby. Obrázek 4 Upozornění při duplicity registrace IČ V případě, kdy se při registraci zobrazí jiné chybové hlášení kontaktujte správce aplikace prostřednictvím aplikace pro hlášení problémů, kterou lze spustit z hlavní stránky v sekci Podpora, nebo zavolejte na telefonní čísla uvedená v sekci Kontakt.
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 8/27 Obrázek 5 Hlášení problémů s aplikací Po vyplnění formuláře a kliknutí volby Registrovat se provedou validační kontroly na správnost vyplněných hodnot. Do Systému se provede zápis uživatelského účtu a na uvedenou emailovou adresu v přihlašovacím jménu, Systém odesílá datovou zprávu obsahující instrukce pro dokončení registrace. Datová zpráva obsahuje aktivační odkaz s omezenou časovou platností. Uživatel v době platnosti aktivačního odkazu musí dokončit registraci a svůj účet zaktivovat. Pokud aktivuje účet mimo platnost aktivačního odkazu, uživatelský účet je smazán a musí se provést registrace znovu. Obrázek 6 Aktivační zpráva
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 9/27 Obrázek 7 Výsledné hlášení po neúspěšné aktivaci účtu 2.2 Doplnění další oprávněné osoby V případě, kdy dodavatel potřebuje rozšířit svůj pracovní tým o další oprávněné osoby, které mají mít možnost získání zadávací dokumentace resp. další informace, může hlavní oprávněná osoba dodavatele (zpravidla první registrovaný uživatel pro daného dodavatele) doplnit dalšího uživatele. Zobrazením Seznamu uživatelů a kliknutím na volbu Přidat uživatele se zobrazí formulář pro zadání identifikačních údajů. Po uložení nového záznamu se na zadanou emailovou adresu odešle aktivační zpráva. Aktivací účtu a zadáním přístupového hesla se může uživatel do aplikace přihlásit. Hlavní oprávněná osoba má možnost provádět reset hesla pro ostatní oprávněné osoby. Kliknutím na ikonu v seznamu uživatelů je odeslána na příslušnou adresu nová aktivační zpráva prostřednictvím které může uživatel nastavit nové uživatelské heslo.
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 10/27 Obrázek 8 Seznam oprávněných osob dodavatele 2.3 Přihlášení uživatele Přihlášení uživatele probíhá standardním způsobem, uživatel vyplní přihlašovací jméno (email) a heslo a klikne na tlačítko Přihlásit. Systém provede autorizaci a autentizaci přihlašovaného uživatele. Obrázek 9 Přihlášení dodavatele V případě nesprávného výsledku je zobrazeno chybové hlášení o špatně zadaných vstupních údajích resp. neplatnosti uživatelského účtu.
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 11/27 Obrázek 10 Chybové hlášení při přihlášení 2.4 Odhlášení uživatele Odhlášení uživatele lze provést po kliknutí na volbu Odhlásit. K automatickému odhlášení uživatele dochází po 10 minutách nečinnosti v aplikaci nebo při ukončení práce internetovém prohlížeči. 2.5 Změna hesla Změnu hesla může provést přihlášený uživatel prostřednictvím volby Nastavení. Zadáním nového hesla, jeho potvrzením se provede znovu nastavení přístupového hesla, které je platné pro následující přihlášení.
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 12/27 Obrázek 8 Změna hesla
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 13/27 3 Profily zadavatelů a veřejné zakázky Na úvodní stránce se zobrazuje seznam aktivních profilů zadavatelů registrovaných v tomto Systému. Po výběru konkrétního profilu se zobrazují informace odpovídající ustanovení vyhlášky č. 133/ 2012 Sb. o uveřejňování vyhlášení pro účely zákona o veřejných zakázkách a náležitostech profilu zadavatele. Informace zobrazované na profilu zadavatele: Obrázek 9 Základní informace na profilu zadavatele Název zadavatele IČ identifikační číslo zadavatele Adresa adresa zadavatele URL adresa jednoznačná adresa aktuálně používaného profilu zadavatele URL adresa elektronického tržiště je uváděna tehdy, pokud je zadavateli uložena povinnost k používání elektronických tržišť veřejné správy. Identifikátor profilu zadavatele ve Věstníku veřejných zakázek Správu zveřejněných informací na profilu zadavatele provádí zadavatel sám nebo pověřuje správce profilů. V případě, kdy zadavatel zahájil zadávací řízení, jsou pod profilem zadavatele v jednotlivých sekcích zobrazeny záznamy o veřejných zakázkách popř. předběžných oznámeních. Na profilu zadavatele jsou v jednotlivých sekcích zveřejněny informace o veřejných zakázkách ve struktuře: - Předběžná oznámení - Veřejné zakázky - Archiv veřejných zakázek
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 14/27 - DNS Obrázek 10 Profil zadavatele a seznam veřejných zakázek 3.1 Předběžná oznámení V této sekci je zobrazen seznam veřejných zakázek, u kterých má zadavatel povinnost uveřejnit dle zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách 86, 87, 88 předběžné oznámení a pravidelné předběžné oznámení. Součástí předběžného oznámení je dokument odůvodnění účelnosti veřejné zakázky, který je dostupný ke stažení po přihlášení uživatele do systému. Obrázek 11 Profil zadavatele a seznam jeho předběžných oznámení Výběrem záznamu o předběžném oznámení veřejné zakázky a kliknutím na ikonu předběžného oznámení. se zobrazí detail Obrázek 12 Detail Předběžného oznámení a seznam dokumentů V detailu vybraného předběžného oznámení veřejné zakázky jsou zobrazeny veřejně dostupné informace, lhůty a dokumenty. Stažení dokumentů je možno po kliknutí na ikonu. V případě, kdy není uživatel přihlášen do aplikace, je přesměrován na přihlášení popř. registraci do Systému viz kapitola Přihlášení uživatele. Jinak je uživateli nabídnuta volba pro uložení / otevření stahovaného dokumentu na lokální úložiště.
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 15/27 Upozornění Obrázek 13 Uložení/otevření dokumentu Systémem je automaticky vytvořen záznam v auditním systému o přihlášení dodavatele k veřejné zakázce a stažení dokumentu. 3.2 Veřejná zakázky, DNS V sekcí Veřejné zakázky jsou zobrazeny všechny veřejné zakázky, u kterých bylo zahájeno zadávací řízení a bylo provedeno jejich zveřejnění: otevřené řízení užší řízení jednací řízení bez uveřejnění jednací řízení s uveřejněním soutěžní dialog zakázky malého rozsahu zjednodušené podlimitní řízení veřejné zakázky malého rozsahu soutěž o návrh V sekcí DNS jsou zobrazeny všechny otevřené resp. uzavřené dynamické nákupní systémy zadavatele. Vzhledem k tomu, že obsah obou sekcí je v základním rozsahu totožný, platí pro jejich ovládání stejná pravidla. Výběrem záznamu o veřejné zakázce a kliknutím na ikonu se zobrazí detail veřejné zakázky.
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 16/27 Obrázek 14 Detail a dokumenty veřejné zakázky nepřihlášeného uživatele 3.3 Poskytování dokumentů veřejné zakázky, DNS Mezi dokumenty veřejné zakázky jsou zahrnuty veškeré dokumenty, které zadavatel musí dle zákona nebo může dle svého uvážení poskytovat na svém profilu zadavatele k příslušné veřejné zakázce. Pro zájemce/ dodavatele jsou dostupné po přihlášení do systému. Seznam typů veřejných dokumentů: - Zadávací dokumentace nebo textová část zadávací dokumentace - Odůvodnění veřejné zakázky - Kvalifikační dokumentace - Dodatečné informace - Výzvy ve zjednodušeném podlimitním řízení - Smlouvy, seznam subdodavatelů - Oznámení o prohlídce místa plnění - Ostatní dokumenty Upozornění Výše uvedený výčet typů dokumentů je pouze informativní, aktuální seznam typů dokumentů je podle nastavení číselníku v Systému. Stažení dokumentů je možno po kliknutí na ikonu. V případě, kdy není uživatel přihlášen do Systému, je přesměrován na přihlášení popř. registraci viz kapitola Přihlášení uživatele. Jinak je uživateli nabídnuta volba pro uložení / otevření stahovaného dokumentu na lokální úložiště. Systémem je automaticky vytvořen záznam v auditním systému o stažení zadávací dokumentace konkrétní veřejné zakázky registrovaným dodavatelem.
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 17/27 Důležité V případě, kdy je u daného záznamu o dokumentu zobrazena ikona, jedná se o dokument, který není od zadavatele volně ke stažení, ale zadavatel vyžaduje odeslání Žádosti o zadávací dokumentaci. Systém uživatele přesměruje na pokyny k odeslání žádosti popř. zobrazí informace o poplatku za stažení zadávací dokumentace. Žádost se posílá prostřednictvím tohoto Systému viz kapitola Elektronická komunikace. Obrázek 15 Detail veřejné zakázky a dokumenty ke stažení přihlášeného uživatele Zadavatel následně na základě odeslané žádosti o zadávací dokumentaci, provede uvolnění požadované dokumentace ke stažení pouze pro uchazeče, který danou žádost poslal a odešle uchazeči zprávu o uvolnění dokumentace ke stažení. Tato zpráva je odeslána do interní elektronické komunikace a na emailovou adresu dodavatele je zaslán informační mail. Důležité V určitých případech lze pro stažení těchto dokumentů může být zadavatelem určen poplatek za poskytnutí příloh zadávací dokumentace. V tomto případě musí uchazeč zaplatit příslušný poplatek zadavateli dle pokynů, které obdrží. Provedení plateb není v tomto systému realizováno.
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 18/27 Uchazeč pošle žádost o ZD Žádost o ZD Zadavatel schválí žádost a uvolní ZD ke stažení a zašle zprávu o uvolnění Zpráva o uvolnění ZD Uchazeč přijme zprávu a provede stažení ZD Důležité Obrázek 16 Schéma žádosti o zadávací dokumentaci V případě, kdy soubory zadávací dokumentace tvoří velký objem dat např. projektová dokumentace o objem 100MB, zadavatel před zveřejněním provádí komprimaci těchto datových souborů s využitím doporučeného komprimačního nástroje 7-zip. Velké soubory jsou rozděleny na menší s maximální velikostí 10MB. Pro získání takto zveřejněných dokumentů je tedy nutné stáhnout všechny části takto rozděleného souboru a pro dekomprimaci použít stejný nástroj tj. 7-zip. Podrobný návod k získání a používání komprimačního sw je uveden v dokumentu A-05-ELZA Pokyny pro práci s velkými dokumenty Obrázek 17 Stažení velkého objemu zadávací dokumentace 3.4 Žádost o účast prokázání kvalifikace Pro vybrané druhy zadávacích řízení (užší řízení, jednací řízení s uveřejněním, soutěžní dialog) je nutné před vlastním podáváním nabídky podat žádost o účast, kterou zájemce prokazuje svoji kvalifikaci. Pro veřejné zakázky těchto druhů se nabídka funkcí pro dodvatele rozšíří o další sekci Kvalifikace. Podání žádosti může dodavatel provést prostřednictvím připravené sekce Kvalifikace. Po kliknutí na volbu Podat žádost o účast, lze odeslat zadavateli elektronickou žádost opatřenou certifikátem elektronického
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 19/27 podpisu. Součástí žádosti jsou přiložené dokumenty, které obsahují vlastní prokazování kvalifikace dle pokynů uvedených ve kvalifikační dokumentaci od zadavatele. Obrázek 18 Podání žádosti o účast Důležité Podat žádost o účast prostřednictvím tohoto Systému lze ve lhůtě pro podání žádosti tj. od termínu zveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení do termínu podání žádosti o účast. Postup pro odeslání žádosti o účast: Obrázek 19 Detail podání žádosti o účast
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 20/27 V prvním kroku provádíme výběr dokumentů z lokálního úložiště svého počítače. Kliknutím na volbu Vybrat dokumenty je možno z lokálního úložiště označit dokumenty a následně tuto volbu potvrdit. Vytvoří se seznam vybraných dokumentů, které budou zahrnuty do žádosti o účast, kterou dodavatel prokazuje splnění kvalifikace. V tomto kroku lze některý z vybraných dokumentů odstranit kliknutím na ikonu. V druhé kroku určíme úložiště kvalifikovaného certifikátu elektronického podpisu viz dokument A-03-ELZA Pokyny k instalaci Java pluginu a elektronického podpisu Třetí krok obsahuje volbu Odeslání žádosti. Po spuštění této volby je zahájen proces, který provádí komprimaci všech dokumentů, které tvoří žádost. Následně je komprimovaný soubor podepsán certifikátem elektronického podpisu dodavatele a odeslán do datového úložiště Systému. Čtvrtý krok probíhá na straně Systému je ověřována důvěryhodnost a platnost použitého certifikátu elektronické podpisu. O výsledku je dodavatel informován zprávou dle pravidel elektronické komunikace viz kapitola Elektronická komunikace. Upozornění Před zahájením podávání žádosti o účast doporučujeme všechny dokumenty uložit do samostatného adresáře. V případě, kdy pracujeme s velkými dokumenty, je nutné provést komprimaci dle pokynů uvedených dokumentu A-05-ELZA Pokyny pro práci s velkými dokumenty Systémem je automaticky vytvořen záznam v auditním systému o zaslání žádosti o účast v zadávacím řízení. 3.5 Podání elektronické nabídky Pro podání elektronické nabídky pro veřejnou zakázku a předběžné nabídky pro DNS (dále nabídky) musí dodavatel splnit několik technických předpokladů, které jsou nezbytně nutné pro úspěšné podávání nabídky prostřednictvím tohoto Systému. Potřebné podmínky: - Instalace Java pluginu v používaném internetovém prohlížeči - Platný certifikát elektronického podpisu Podrobné pokyny k instalaci Java Pluginu a použití elektronického podpisu jsou uvedeny v dokumentu A-03-ELZA Pokyny k instalaci Java pluginu a elektronického podpisu Po splnění předchozích podmínek a přihlášení do Systému je možné zahájit podávání elektronické nabídky prostřednictvím tohoto nástroje kliknutím na volbu Podat nabídku resp. Podat Předběžnou nabídku. Spustí se speciální software pro přenos a podepisování nabídky. Tento nástroj provede současně i šifrování a podepisování elektronickým podpisem dodavatele.
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 21/27 Obrázek 20 Podávání nabídky Obrázek 24 Předběžné nabídky pro DNS Důležité Podat nabídku pro veřejnou zakázku standardních zadávacích řízení prostřednictvím tohoto Systému lze ve lhůtě pro podání nabídky tj. od termínu zveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo od termínu výzvy k podání nabídky do termínu podání nabídky. Podávání předběžných nabídek je možno kdykoliv v průběhu DNS. V první fázi zavádění dynamického nákupního systému je stanovena lhůta pro podávání předběžných nabídek, ve fázi jednotlivých cyklů DNS jsou termíny pro podávání předběžných nabídek součástí zveřejného zjednodušeného oznámení o zadání zakázky DNS. Vzhledem k tomu, čas potřebný na podávání nabídky je zavislý na rychlosti internetového připojení, je nutné zahájit podávání nabídky v dostatečném časovém předstihu před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 22/27 Obrázek 25 Detail podávání nabídky 3.5.1 Postup pro úspěšné odeslání elektronické nabídky V prvním kroku provádíme výběr dokumentů nabídky z lokálního úložiště svého počítače. Kliknutím na volbu Vybrat dokumenty je možno z lokálního úložiště označit dokumenty a následně tuto volbu potvrdit. Výběrem se vytvoří seznam vybraných dokumentů, které budou následně zahrnuty do nabídky. V tomto kroku lze některý z vybraných dokumentů odstranit kliknutím na ikonu. V druhé kroku určíme úložiště kvalifikovaného certifikátu elektronického podpisu viz dokument A-03-ELZA Pokyny k instalaci Java pluginu a elektronického podpisu Třetí krok obsahuje volbu Odeslání nabídky. Po spuštění této volby je spuštěn proces, který provádí komprimaci všech dokumentů, které tvoří nabídku. Následně je komprimovaný soubor zašifrován veřejnou částí šifrovacího klíče, který zadavatel vygeneroval při založení zadávacího řízení za účelem šifrování nabídek a je uložen v Systému. Stažení a použití šifrovacího klíče probíhá automaticky Systémem, dodavatel k vlastnímu šifrovacímu klíči nemá přístup. Po zašifrování a podepsání souboru elektronickým podpisem dodavatele je provedeno odeslání a uložení do datového úložiště Systému. Čtvrtý krok probíhá na straně Systému je ověřována důvěryhodnost a platnost použitého certifikátu elektronické podpisu dodavatele. O výsledku ověřování a uložení je dodavatel informován zprávou dle pravidel elektronické komunikace viz kapitola Elektronická komunikace. V případě kdy je nabídka Systémem přijata před uplynutím lhůty pro podání nabídky, je nabídka označena stavem nabídka přijata, v případě kdy je nabídka přijata po termínu, je označena stavem nabídka přijata po uplynutí termínu. Upozornění Před zahájením podávání nabídky doporučujeme všechny dokumenty uložit do samostatného adresáře. V případě, kdy pracujeme s velkými dokumenty, je nutné provést komprimaci dle pokynů uvedených dokumentu
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 23/27 A-05-ELZA Pokyny pro práci s velkými dokumenty O průběhu a výsledku celého procesu je zobrazena informační zpráva o přijetí nabídky a proveden zápis do auditních položek zadávacího řízení. Upozornění Obrázek 26 Zobrazení informační zprávy o přijetí nabídky V případě, kdy dosud neuplynul termín pro podávání nabídek nebo nabídka je již hodnocena (platí pro předběžnou nabídku pro DNS), může dodavatel již podanou nabídku zrušit pomocí volby Stáhnout nabídku. Nabídka je po té ze Systému smazána, existuje pouze záznam o provedeném úkonu stažení nabídky, kdy a kdo nabídku zrušil. Nabídku pro veřejnou zakázku lze poslat opakovaně do doby vypršení termínu pro podání nabídky, předběžnou nabídku lze poslat kdykoliv v průběhu DNS. Obrázek 27 Stažení podané nabídky veřejné zakázky V případě, kdy je po termínu podání nabídky pro veřejné zakázky nelze podávat další nabídky a nelze zrušit již podané nabídky. Zrušení již podané předběžné nabídky je možné pouze do okamžiku, než zadavatel zahájí její vyhodnocení tj. nabídka je ve stavu Nabídka je hodnocena. Důležité Dodavatel může podat aktualizaci své předběžné nabídky. V případě, kdy zadavatel provedl vyhodnocení předběžné nabídky a byly splněny podmínky stanovené zadavatelem, je předběžná nabídka převedena do stavu Nabídka zařazena do DNS tj. uchazeč byl na základě této nabídky zařazen do daného dynamického nákupního systému. Uchazeči je odeslána emailová zpráva. Předchozí předběžné nabídky uchazeče jsou převedeny do stavu Ukončena platnost.
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 24/27 Důležité Pro dynamický nákupní systém platí, že předběžná nabídka se vždy podává k hlavnímu záznamu DNS, nabídky se podávají vždy ke konkrétní zakázce DNS. Obrázek 21 Schéma pro podávání předběžných nabídek a nabídek pro zakázky DNS 3.6 Elektronická komunikace Sekce Elektronická komunikace je určena pro přímou elektronickou komunikaci mezi dodavatelem a zadavatelem. Dodavatel přijímá různé zprávy od zadavatele a sám může posílat zadavateli různé typy zpráv např. žádost o zadávací dokumentaci, žádost o dodatečné informace atd. V případě, kdy zadavatel určí, musí být veškeré datové zprávy opatřeny elektronickým podpisem dodavatele. Důležité Pro použití elektronického podpisu musí být splněny stejné podmínky, jako jsou uvedeny při podávání nabídky viz kapitola Podání elektronické nabídky.
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 25/27 3.6.1 Odeslané zprávy - nová zpráva Novou zprávu lze sestavit a zaslat po kliknutí na volbu Nová zpráva. Systém zobrazí formulář pro zadání vlastního obsahu zprávy. Postup pro úspěšné odeslání elektronické zprávy: Obrázek 22 Zadání elektronické zprávy V prvním kroku vybereme typ zprávy, předmět a vlastní text zprávy. V druhé kroku v případě, kdy součástí dané zprávy jsou přílohy, provádíme výběr dokumentů z lokálního úložiště svého počítače. Kliknutím na volbu Vybrat dokumenty je možno z lokálního úložiště označit dokumenty a následně tuto volbu potvrdit. Výběrem se vytvoří seznam vybraných dokumentů, které budou následně zahrnuty do datové zprávy. V tomto kroku lze některý z vybraných dokumentů odstranit kliknutím na ikonu. Ve třetím kroku určíme úložiště kvalifikovaného certifikátu elektronického podpisu viz dokument A-03-ELZA Pokyny k instalaci Java pluginu a elektronického podpisu Čtvrtý krok obsahuje volbu Odeslat zprávu. Po spuštění této volby je spuštěn proces, který provádí komprimaci všech dokumentů, které tvoří datovou zprávu a její přílohy. Následně je
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 26/27 provedeno podepsání souboru elektronickým podpisem dodavatele a odeslání a uložení do datového úložiště Systému. Pátý krok probíhá na straně Systému je ověřována důvěryhodnost a platnost použitého certifikátu elektronické podpisu dodavatele. O výsledku ověřování a uložení je dodavatel informován zprávou. Všechny odeslané zprávy jsou uloženy a lze je zobrazit v sekci Odeslané zprávy. 3.6.2 Přijaté zprávy V Přijatých zprávách se zobrazují veškeré datové zprávy, které zadavatel odeslal v rámci konkrétního zadávacího řízení danému dodavateli. Upozornění Z důvodů evidence přečtených zpráv Dodavatelem, je v tomto Systému ke každé zprávě, kterou Zadavatel odeslal, automaticky vygenerováno oznámení odeslané na kontaktní emailovou adresu. Tato zpráva je pouze informační a obsahuje pouze upozornění, že Zadavatel v rámci daného zadávacího řízení zaslal dodavateli zprávu, kterou si dodavatel může přečíst po přihlášení do tohoto Systému. Vlastní zpráva je zaslána do schránky Elektronické komunikace Přijaté zprávy. Zde je již konkrétní sdělení Zadavatele. Kliknutím na detail zprávy je tímto Systémem daná zpráva považována za doručenou a přečtenou. Obrázek 23 Stažení podané nabídky dodavatelem 3.6.3 Oznámení o zařazení uchazeče do DNS 3.7 Informace o dodavateli V části Dodavatel jsou zobrazeny identifikační údaje dodavatele, jméno a příjmení kontaktní osoby, kontaktní emailová adresa, se kterou komunikuje zadavatel v rámci vybraného zadávacího řízení veřejné zakázky. Tyto identifikační údaje jsou předvyplněny z registračních údajů a platí, že dodavatel může v rámci různých zadávacích řízení jmenovat jinou kontaktní osobu. Důležitým údajem je emailová adresa, která bude v rámci daného zadávacího řízení používána k odesílání upozorňujících zpráv od zadavatele. Dodavatel má možnost doplnit další oprávněnou osobu a její kontaktní údaje. V tomto případě budou informační zprávy posílány i na tyto kontaktní údaje Upozornění
A-02-ELZA-Uživatelská dokumentace pro dodavatele strana 27/27 Je důležité rozlišovat emailovou adresu uvedenou při první registraci jako přihlašovací údaje a emailovou adresu nastavenou v u identifikačních údajů dodavatele. První uvedená slouží k přihlášení do systému a v případném generování zapomenutého hesla, druhá adresa slouží v komunikaci mezi zadavatelem a dodavatelem v rámci daného zadávacího řízení. Obě adresy mohou být stejné nebo i různé dle potřeby dodavatele. Obrázek 24 Detail informací o dodavateli