Technologická centra obcí ZKUŠENOSTI HOSTOVÁNÍ ŘEŠENÍ SPISOVÉ SLUŽBY Roman Zemánek ICZ a. s. 10.6.2010 DOKUMENT TCK - Důvěryhodná elektronická spisovna DŮVĚRNOST Pro zákazníky 1
Obsah: 1. Motivace pro řešení spisové služby v rámci TC obce 2. Spisová služba 3. Reference 4. Ukázka DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky
Motivace pro řešení spisové služby v rámci TC Legislativní požadavky egovernment - Technologická centra obcí DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky 3
Legislativní zázemí pro Spisovou službu V zákoně č. 499/2004 Sb.: Povinně spisovou službu musí vykonávat: obce a všechny jeho zřizované a zakládané organizace zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě Všichni původci musí povinně podle stanovaných pravidel přijímat, zpracovávat a uchovávat elektronické dokumenty (povinné požívání elekt. časového razítka, elekt. podepisování nebo označování dokumentů, Uchovávání elektr. Dokumentů způsobem zaručujícím: věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu, ato včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. ) Vyhláška č. 191/2009 Sb. upravuje podmínky vedení spisové služby, stanovuje povinné výstupní formáty (PDF/A, TIFF, ), Národní standard pro vedení elektronické spisové služby DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky 4
Požadavky na spisovou službu - Integrovaná konverze dokumentů do ukládacího formátu - Elektronické podepisování - Napojení na garantované úložiště TCK - Integrace na DS - Popsané API rozhraní - Zajištění maintenance - Ukládání el. dokumentů způsobem zaručujícím věrohodnost, čitelnost, neměnitelnost obsahu DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky 5
Výhody TC Výhody TC Centrální správa jednotlivých instancí SpS Jednotné řešení pro cílové organizace Jednotný soulad s legislativou Popsaná metodika práce s aplikací DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky 6
TC obce návrh řešení Varianty řešení: Provoz na novém HW nebo na současném Technologická podpora Outsourcing Vlastní zdroje Sdílená Podpora aplikace Metodická Administrační I. II. úroveň podpory dodavatelem DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky 7
Spisová služba DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky
Verze, moduly Šablony dokumentů Skenování/digitalizace OCR BAR code Integrace s Office Integ. s frank. strojem Integ. RŽP, OK Nouze Spisová služba Podpora komunikace s ISDS Statistiky Registratury Usnesení Úkoly Smlouvy Úřední deska Elektronická podatelna Testy a Certif., Výuk. program Integr. CzechPoint, ISDS Zabezpečení dokumentů Komponentové jádro e-spis Jádro DMS Jádro WF Databázový server Dokumentový server DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky
systém moderní a otevřený kvalitní nezávislost na prostředí (operační systém, databáze) třívrstvá architektura www klient komunikace s okolím (API) modulární rozšiřitelný systém www prohlížeč prezentační vrstva XML aplikační vrstva XML datová vrstva JAVA SQL server DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky
- funkce, klíčové výhody Funkce: Příjem a evidence Oběh a vyřizování Odesílání Ukládání Výhody: Memorandum pro spolupráci mezi výrobci spisových služeb Aktivní účast při rozvoji rozhraní na centrální agendy Soulad s legislativou a kontinuální vývoj produktu Soulad s čerpáním finančních prostředků z EU je součástí výukového programu ELEV v e-gon centru Sofistikovaná správa celku i jednotlivých instancí aplikace Jednoduché používání i pro ty, kteří dosud spisovou službu neznali DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky
Moduly - Podpora komunikace s ISDS Modul elektronické podatelny datových zpráv Modul konverze do výstupního formátu Modul elektronického podpisu Modul důvěryhodnosti -průkaznost a důvěryhodnost z pohledu platnosti obsahu, popřípadě přiřazených elektronických podpisů DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky
Hosting / Outsourcing od ICZ a.s. Výhody systému e-spis lite Nevyžaduje žádný nový hardware a software u zákazníka Návaznost na Technologické centrum kraje (TCK) Žádné vedlejší výdaje za školení práce konzultanta, cestovní výdaje, apod. V rámci služby je nabízené: aktualizace nových verzí (např.legislativní změny) instalace nových verzí základní administrace uživatelů systému e-spis LITE zálohování dat v technologickém centru ICZ a. s. školení formou e-learningu DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky 13
Realizované projekty DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky
Vybrané reference Praha školy a školská zařízení zřizované Magistrátem Hlavního města Prahy Městské části hlavního města Prahy Plzeň Magistrát, hosting mětských částí a městské policie Brno Magistrát, hosting městských částí a městské policie Ostrava Magistrát, hosting městských částí Most Magistrát, hosting městských částí Krajské úřady Organizace státní správy (SSHR, SRS,SFŽP, Národní parky ČR,...) Soukromá sféra (RBS, Commerzbank, Obrebank,EON,..) Celkem více než 460 zákazníků a 28 000 uživatelů DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky
Reálný provoz hostingu na TC Magistrát hl.města Prahy (od r. 2003) 22 velkých MČ a 31 malých MČ více jak 3000 uživatelů školy a školská zařízení, zřizované organizace uživatelů Magistrát města Brna (od r. 2007) 23 MČ více jak 2000 uživatelů Magistrát města Ostravy (od r. 2009) 22 obvodů více jak 1000 uživatelů Magistrát města Plzně (2009) 10 MČ, 97 organizací, více jak 2000 uživatelů DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky 17
Reálný provoz hostingu na TC Magistrát města Mostu (2009) 14 obcí, 35 organizací, více jak 50 uživatelů Magistrát města Liberce (od r. 2004) 5 organizací, 36 uživatelů Město Strakonice (od r. 2009) 12 organizací, 24 Uživatelů Město Dvůr Králové n/l. (od r. 2009) 40 organizací, 120 uživatelů Magistrát města Chomutova, Hradce Králové,Teplic, Město Milevsko, Český Krumlov, Litomyšl, Valašské Meziříčí, Vizovice, Moravská Třebová, Příbram.. DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky 18
Elektronická spisovna -Uplatnění v rámci životního cyklu dokumentu Vznik a vyřizování Důvěryhodné uložení Dlouhodobá archivace Externí subjekty Listinná E-mail Datové zprávy Spisová služba Agendové aplikace Elektronická spisovna Důvěryhodná kopie Skartace Sběr dokumentů (Digitalizace) Dlouhodobý elektronický archiv Vznik dokumentu a vyřizování DOKUMENT TCK Spisová služba Důvěryhodné Uložení (Střednědobé) DŮVĚRNOST Pro zákazníky Dlouhodobé uložení Vyřazení
Dotazy DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky
Děkuji za pozornost Roman Zemánek ICZ a.s. DOKUMENT TCK Spisová služba DŮVĚRNOST Pro zákazníky 21